Gestão da Produtividade Administrativa

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O panorama atual do mundo dos negócios, devido em grande parte à forte competição, assim como consumidores mais exigentes e a imensa quantidade de informações, tem exigido que as organizações busquem cada vez mais formas que as ajudem a melhorar a eficiência em todas as suas áreas. Visando atender as necessidades impostas da forma mais eficiente possível, as organizações além de melhorar os seus processos produtivos, eliminando desperdícios e otimizando a utilização de seus recursos nas fábricas, estão buscando alternativas de melhorar também a produtividade em seus processos administrativos. Dessa forma, a gestão da produtividade administrativa nas organizações vem se tornando cada vez mais crucial em um ambiente de crescente abertura externa e globalização dos negócios e está se tornando um dos quesitos essenciais na formulação das estratégias de competitividade das organizações. Atualmente, qualquer empresa sem eficiência em seus processos administrativos, dificilmente será bem sucedida ou até mesmo sobreviver por muito tempo nesse cenário. Partindo-se de uma fundamentação bibliográfica, o desenvolvimento deste artigo é focado para esse novo cenário no mundo dos negócios e está centrado nas estratégias e questões relacionadas para melhoria do desempenho da produtividade administrativa das organizações. São ainda detalhados os principais problemas que atrapalham a produtividade administrativa, listando e discutindo conceitos, assim como avanços recentes sobre o tema e também buscando alternativas para melhorar e tornar mais ágeis os processos dos escritórios.

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Gestão da Produtividade Administrativa

  1. 1. 1 Faculdade Anglo Americano Curso de Pós Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas GESTÃO DA PRODUTIVIDADE ADMINISTRATIVA Evilasio Cesar Modesto da Silvai Orientador: Thiago WeingartnerRESUMOO panorama atual do mundo dos negócios, devido em grande parte à forte competição, assim comoconsumidores mais exigentes e a imensa quantidade de informações, tem exigido que as organizações busquemcada vez mais formas que as ajudem a melhorar a eficiência em todas as suas áreas. Visando atender asnecessidades impostas da forma mais eficiente possível, as organizações além de melhorar os seus processosprodutivos, eliminando desperdícios e otimizando a utilização de seus recursos nas fábricas, estão buscandoalternativas de melhorar também a produtividade em seus processos administrativos. Dessa forma, a gestão daprodutividade administrativa nas organizações vem se tornando cada vez mais crucial em um ambiente decrescente abertura externa e globalização dos negócios e está se tornando um dos quesitos essenciais naformulação das estratégias de competitividade das organizações. Atualmente, qualquer empresa sem eficiênciaem seus processos administrativos, dificilmente será bem sucedida ou até mesmo sobreviver por muito temponesse cenário. Partindo-se de uma fundamentação bibliográfica, o desenvolvimento deste artigo é focado paraesse novo cenário no mundo dos negócios e está centrado nas estratégias e questões relacionadas para melhoriado desempenho da produtividade administrativa das organizações. São ainda detalhados os principais problemasque atrapalham a produtividade administrativa, listando e discutindo conceitos, assim como avanços recentessobre o tema e também buscando alternativas para melhorar e tornar mais ágeis os processos dos escritórios.Palavras-chave: Melhoria das Organizações. Fatores Humanos. Escritório Enxuto.ABSTRACTThe current situation of the business world, largely due to strong competition, too demanding consumers and thevast amount of information has required companies to seek more ways to help them improve efficiency in allareas. In order to satisfy the demands of the most efficient manner possible, as well as companies improve theirprocesses, eliminating waste and optimizing the use of its resources in the factories, are also seeking alternativesto improve productivity in its administrative processes. Thus, the management of administrative productivity incompanies has become increasingly crucial in an environment of increasing external openness and globalizationof business and is becoming one of the crucial areas in the formulation of strategies for competitiveness.Currently, any company without your efficiency in administrative processes is unlikely to be successful or evensurvive for long in this scenario. Based on a foundation of literature, the development of this article is focused onthis new scenario in the business world and is focused on strategies and issues related to improving theproductivity performance of administrative organizations. Details are still the main means of increasingproductivity, listing and discussing concepts, as well as recent advances on the subject and also seek ways toimprove and become more agile processes offices.Keywords: Improvement Organizations. Human Factors. Lean Office.
  2. 2. 21 Conceito de Produtividade Nos últimos tempos surgiu uma literatura abundante sobre produtividade,estimulando o debate e discussões sobre diferentes pontos de vista para a gestão da mesmadentro das organizações. Vários exemplos de metodologias adotadas para a melhoria daprodutividade nas mais variadas organizações formam a filosofia de gestão e de ações. Deacordo com Walton (1993), o resultado de vários métodos de melhoria da produtividade émisto, pois varia desde o mais recomendado e de sucesso nas organizações, até o maislimitado e convencional. A procura por maior produtividade nas organizações começou com Taylor no fim doséculo XIX, evoluiu com Henry Ford e a Produção em Massa (Martins & Laugeni, 2005). Noentanto, o grande salto no aumento da produtividade aconteceu com o surgimento do modelojaponês chamado Lean Production – Produção Enxuta, pois este método é definido como umsistema de baixo desperdício. Mas o segredo do sucesso japonês não é só a utilização deconceitos e a tecnologia utilizada, mas também o modo especial de administrar as pessoas. Otreinamento em todos os níveis da organização e a rotatividade nas funções de chefia,possibilitando o conhecimento dos vários setores da organização, o que tem sido a base doprograma de melhoria da produtividade no Japão (Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G, 1993).Também muitas organizações têm encontrado, nos Programas de Qualidade Total, uma saídapara alcançar maior produtividade e competitividade onde constata-se que este é um modelode racionalização visando em primeiro lugar, à máxima produtividade e à redução de custos(Monaco & Guimarães, 2000). Já a produtividade para Pritchard (1990), possui um enfoque diferenciado, onde otermo produtividade tem significado diferente para pessoas diferentes, contudo, dentro de umsentido generalista a maioria das definições se encaixa em uma das três categorias que o autorapresenta. A primeira visão é aquela em que produtividade é uma medida de eficiência, muitousada junto aos economistas e engenheiros, que conseguem vislumbrá-la a partir do resultadoem cifras. A segunda é uma combinação entre eficiência e eficácia. A terceira visão chama aatenção pelo seu aspecto abrangente, pois considera qualquer coisa que faça a organizaçãofuncionar melhor. Nesse ponto de vista, a definição de produtividade considera a eficiência ea eficácia, além de questões como absenteísmo, desistência, confiança, inovação, etc. Às vezes, produtividade pode ser interpretada como equivalente a produção, ou comoequivalente a eficiência em produção ou fornecimento de serviços. Nenhum dos dois écorreto. Enquanto produtividade é a soma total do produto gerado por unidade de insumoutilizado, produção é, meramente, o total do produto gerado. Entretanto, um aumento na
  3. 3. 3produção não necessariamente significa incremento de produtividade. Similarmente,produtividade não é apenas eficiência (fazer certo as coisas), mas também eficácia (fazer ascoisas certas). Em outras palavras, produtividade não é uma mera perseguição de eficiência,mas também de eficácia, porque ambas – eficiência e eficácia – afetam o desempenho, doqual produtividade é uma medida. Em uma visão simplificada, o conceito de produtividade está geralmente associado adois tipos de procedimento: tentar reduzir os gastos com determinados processos ou tentarrealizar um número maior de processos com os mesmos recursos. Assim, a realização dastarefas da “maneira certa”, de forma inteligente, com menor esforço e aproveitando da melhormaneira os recursos, permite a qualquer organização obter ganhos que se traduzem na sualucratividade. Para unir eficiência e eficácia em todos esses processos, os executivos contam com oauxílio da tecnologia da informação. Mas ela sozinha já não basta. É preciso que asorganizações estejam preparadas para, se necessário, rever seus processos de negócios, abrir-se para uma maior integração com os outros participantes de suas cadeias produtivas e sermais flexíveis e rápidas nas suas decisões. Ou seja, é preciso trabalhar com as melhoresferramentas existentes, com o melhor processo, com o menor custo e no menor tempopossível. Diante dessa nova realidade, a produtividade – antes normalmente relacionada aodesempenho de um processo ou de uma pessoa – passa a ser encarada como o resultado de umesforço de grupo. A busca por produtividade será, portanto, um processo sem fim, onde amelhoria da produtividade da empresa estará associada à função e ao resultado da eficiênciagerencial, sendo sinônimo de uma gestão voltada a resultados.2 Produtividade e a Tecnologia da Informação Em um mundo cada vez mais dinâmico e caracterizado pela velocidade com que osnegócios acontecem, utilizar ferramentas que agilizam processos e economizam tempo passoua ser primordial. Quando falamos de ambientes administrativos, essa afirmação torna-se aindamais evidente, pois a Tecnologia da Informação – TI, por vários anos foi considerada comoum item de suporte para as organizações e que a princípio não gerava qualquer retorno para osnegócios. Mas as aplicações de TI foram melhorando dentro das organizações e em poucotempo ela começou a automatizar vários processos, melhorando e otimizando as atividades.Dessa forma, a utilização da TI deixou de ser uma questão essencialmente técnica e assumiuuma importância estratégica, passando a ser considerada como um fator de sobrevivência paraas organizações e também destacando-se como uma vantagem competitiva atualmente e o
  4. 4. 4sucesso empresarial está totalmente ligado a uma integração bem sucedida de TI com onegócio. Alguns autores apontam a TI como uma ferramenta para aumento da produtividade esegundo Foina (2001), a TI pode ser conceituada como: “[...] um conjunto de métodos eferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade dasinformações dentro da malha empresarial [...]” e para atingir os seus objetivos, a TI deve agirsobre os seguintes pontos: a) Definir conceitualmente os termos e vocábulos usados na empresa; b) Estabelecer o conjunto de informações estratégicas; c) Atribuir responsabilidades pelas informações; d) Identificar, otimizar e manter o fluxo de informações corporativas; e) Mecanizar os processos manuais; f) Organizar o fluxo de informações para apoio às decisões gerenciais. A união desses componentes faz com que as organizações tenham melhor atuação noatual ambiente econômico, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informaçõesde forma eficiente. As ofertas de benefícios de TI incluem, além da produtividade, a reduçãode custos, a melhoria da qualidade, o aumento da flexibilidade e a inovação, que devem seravaliados em termos de impacto no desempenho empresarial. Por outro lado, alguns especialistas citam o tema “Paradoxo da Produtividade” doprêmio Nobel de 1987, onde Robert Solow proferiu a seguinte frase: “Os computadores estãopor toda parte menos nas estatísticas de produtividade” dando início ao debate sobre oimpacto negativo da TI na produtividade. Nesse caso é necessário verificar onde a produtividade está sendo medida e tambémde como a medimos, pois a relação entre investimentos em TI e ganhos de produtividade podenão ser a mesma para diferentes escalas. Nessa definição de conceitos de medição daprodutividade, um exemplo bem clássico é quando a produtividade do trabalho administrativoé um indicador que utiliza no seu denominador o total de horas trabalhadas. Por exemplo,quando uma empresa disponibiliza laptops para seus funcionários, e os mesmos passam autilizar suas horas de folga para preparar reuniões, relatórios e outras tarefas, pode gerar umaumento fictício de produtividade, visto que as horas de folga não são computadas nodenominador desse indicador. Assim, para alguns especialistas, há uma grande dificuldadepara relacionar TI com a produtividade, fazendo com que a TI aparentemente não gerariabenefícios voltados para a produtividade, mas isso não significa que não existam ganhos, poisa TI não se resume exclusivamente a produtividade.
  5. 5. 5 No entanto, Quinn (1996) adverte: não é só investir em tecnologia como indicador deprodutividade, mas saber gerenciar os investimentos para obter maior produtividade, pois a TIacumula informações, mas estas só têm valor quando forem bem gerenciadas ecompartilhadas. Nenhuma tecnologia é capaz de transformar o modo como são feitos osnegócios, mas pode aumentar a velocidade do processo, melhorar a qualidade e reduzirdespesas propiciando assim vantagem competitiva às organizações (Davenport, 1998). Essesbenefícios intangíveis podem explicar uma maior lucratividade, mesmo sem o aumento daprodutividade.3 Fatores Humanos e a Produtividade Em algumas organizações o melhor exemplo de um bom funcionário é aquele quechega cedo na empresa e sai tarde, sendo que alguns especialistas ainda defendem isso comosendo um diferencial. A gestão admira isso, causa uma boa impressão e aparentementeexpressa comprometimento com a empresa. Mas por outro lado, em qualquer organização, um termo comum de se ouvir é oabsenteísmo – que é a ausência temporária do trabalho por vários motivos, fazendo com quedeterminada área tenha baixa produtividade dentro da organização. Porém, atualmente umassunto que mais tem preocupado as organizações é o assunto presenteísmo – que significaestar fisicamente presente no ambiente organizacional, porém mentalmente e emocionalmenteausente, ou seja, o funcionário está ali, mas não consegue ter uma boa produtividade narealização de suas tarefas. São vários os aspectos ligados aos próprios fatores humanos, e queprejudicam o pleno desempenho da produtividade administrativa. Todas as pessoas podem terproblemas em uma ou várias áreas de suas vidas, como a financeira, social, emocional,relacionamento familiar, falta de organização pessoal, falta de foco e concentração, estresse,etc, e que acaba por influenciar também a área profissional. Muitas organizações preocupadas com sua produtividade têm elaborado váriosprogramas internos para a manutenção da produtividade de seus funcionários. Com foconesses programas, a organização ganha em todos os sentidos, pois aumenta diretamente aprodutividade e diminui bastante a rotatividade dos funcionários. Dessa forma, isso representalucro para a empresa, pois as despesas de rescisão de contrato de trabalho, somadas asdespesas contratuais de um novo funcionário e a todo seu processo de treinamento,representam uma grande perda de recursos financeiros e de tempo.
  6. 6. 63.1 Organização Pessoal e a Produtividade Algumas pessoas têm como hábito deixar em cima da mesa pilhas de papéis edocumentos, que não ocupam só espaço, mas também roubam minutos preciosos de trabalho,para procurarem o que desejam, e por isso é necessário checar os mesmos várias vezes.Resumindo, organização na mesa de trabalho é sinônimo de produtividade. Normalmente a tendência é a urgência se sobrepor à importância e, por isso,acontecimentos urgentes sempre têm vínculo com prioridades e prazos de outras pessoas. Adiferença entre uma pessoa ocupada e uma produtiva é que as pessoas que estão sempreocupadas dificilmente conseguem entregar um trabalho antes do prazo. Já as produtivassempre estão pensando em formas diferentes de entregar antes do prazo. Isto acontece porque as pessoas ocupadas tendem a ocupar essas horas com qualquercoisa, mesmo que o prazo esteja folgado, diferentemente das pessoas produtivas, que tentamaproveitar ao máximo o tempo para realizar a tarefa antes do prazo. As pessoas ocupadas sedistraem muito facilmente, sendo que qualquer interrupção parece relevante, e o que éimportante, mas não urgente, é deixado para depois. Em compensação, as pessoas produtivasfazem questão de entender exatamente onde precisam chegar, pois elas criam os seus própriosplanos de execução de maneira diferente.3.2 Gestão do Tempo e a Produtividade A necessidade das organizações de fazer o maior número de atividades com o menornúmero de pessoas possível tem feito com que muitos profissionais fiquem sobrecarregados echeios de prioridades na agenda de trabalho, e fazendo com que muitos profissionais nãoconsigam gerenciar o tempo corretamente para cumprir todos os seus compromissos. A má gestão do tempo disponível e o acúmulo de tarefas podem acarretar emdesgastes, estresse, cansaço físico e psicológico, além de dificuldades de concentração. Umexemplo bem interessante seria o termo “tempo é dinheiro” que todo mundo conhece, mas nomundo dos negócios os empresários conhecem esse conceito muito mais, pois os funcionáriossão pagos pelo tempo em que permanecem nas organizações e pelo que produzem nesteperíodo, qualquer distração pode ser considerada um prejuízo ou um risco à produtividade. A gestão do tempo é considerada um paradoxo, pois sabemos que não é possívelgerir o tempo, mas é possível nos gerenciar para com relação ao tempo que temos disponível.3.3 Reuniões nas Organizações e a Produtividade As reuniões nas empresas são consideradas uma poderosa estratégia de gestãoquando bem empregada, porém, quando mal conduzidas, elas são a maior responsável pela
  7. 7. 7baixa produtividade administrativa, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elasgeram altos gastos para as empresas. A decisão de mobilizar integrantes de setores ou uma parte da equipe para arealização de uma reunião deveria exigir mais planejamento e cuidados dos que osnormalmente dispensados para esta atividade. Também é necessário as empresas estarematentas ao ritmo em que as reuniões acontecem, pois enquanto nas grandes corporações écomum ouvir queixas sobre o excesso de reuniões, nas pequenas empresas o problemageralmente é o oposto. Se uma reunião se faz necessária a todo momento é sinal de que háalgo errado, e se reuniões acontecem em demasia em uma empresa é sintoma de que aorganização não tem foco, alerta Sérgio Guimarães, consultor de produtividade da Academiado Tempo. Já o consultor da Franklin Covey, João Palmeira da Silva Junior, sugere a avaliaçãode dois pontos: objetivo e custo - item muitas vezes não verificado em muitas empresas. Aprimeira pergunta a ser feita é se a reunião contribui para as prioridades mais importantes daempresa, onde é recomendado descartar a reunião caso a resposta seja negativa. A segundapergunta é quanto ao custo, fazendo uma conta simples e bastante expressiva, calculando ocusto por hora de cada um dos profissionais convocados e multiplicar pelo tempo previsto deduração da reunião e somar para chegar ao valor final. A conta ajuda a conhecer, de formaclara, quanto está sendo investido naquela reunião, ou o tamanho do desperdício, caso ela nãoatinja os objetivos esperados.3.4 Foco e a Produtividade Atualmente o que as organizações mais procuram em um funcionário pode serresumido em apenas uma palavra: resultado. Mas ocorre que alguns funcionáriosdesenvolvem alguns maus hábitos e talvez muitos com o passar do tempo em umaorganização. Observando os funcionários trabalhando, tornam-se evidentes os seus diferentesestilos e hábitos de trabalho, onde alguns perdem o foco com diversas outras atividades, taiscomo ligações, e-mails, internet, celular, etc. Assim, um ingrediente que está em falta no dia-a-dia das pessoas na maioria das organizações, cada vez mais, é o foco. A internet e o próprioambiente de trabalho na área administrativa têm sido fatores determinantes para muitosfuncionários deixarem de manter o foco e a concentração em suas tarefas, diminuindo aprodutividade. No caso do ambiente de trabalho de publicitários, analistas, pesquisadores, jornalistase outras inúmeras profissões onde pensar é o trabalho principal, qualquer distração doambiente de trabalho é capaz de afetar drasticamente a produtividade. Assim, colegas que
  8. 8. 8falam demais, uma sala barulhenta, televisão, celular de colega com toque alto, barulho deobra, são considerados também inimigos da produtividade administrativa. No caso da internet, ela gera interrupções e provoca desvio de prioridades na áreaadministrativa, atuando como um verdadeiro "ladrão de tempo”. Por exemplo, se umfuncionário ficar duas horas navegando na internet ou em alguma rede social, Facebook, MSNou Twitter em apenas um dia, foram duas horas perdidas de trabalho e se isso ocorrerdiariamente, ao final de um mês teremos uma queda substancial de produtividade. O usoexcessivo das redes sociais e a navegação na internet fazem as pessoas se distanciarem dofoco principal da empresa, que são os resultados. Há também a questão do email nas empresas, onde o problema não é a existência domesmo, mas como as pessoas o têm utilizado. Na área administrativa, o e-mail se tornou omaior vilão da produtividade, quase empatando com reuniões, onde os funcionários estãoviciados no mau uso dessa ferramenta. O bom uso do e-mail consegue definir o profissionalprodutivo do funcionário improdutivo. As pessoas recebem muitos emails durante o horáriode trabalho que só atrapalham a sua rotina profissional, tais como anúncios publicitários,descontos, conteúdo religioso ou mesmo piadas enviadas por colegas. Resumindo, para alcançar grandes resultados, é preciso ter foco, pois sem foco,nenhum funcionário fará o seu melhor trabalho.3.5 Motivação e a Produtividade Uma empresa existe apenas para gerar lucratividade e passa toda a sua existênciapensando nela. Como toda a concorrência faz o mesmo, todas as organizações tambémexigem mais dos seus funcionários, pois as pessoas são em média 80% de uma empresa, e édelas que se obtém a produtividade. Independente do setor ou ramo de atividade, o grandedilema das organizações é alcançar e manter resultados positivos e consistentes deprodutividade. Diante desse contexto, a motivação merece um destaque especial, pois semmotivação não há aumento expressivo de produtividade, nem tampouco resultadosexcepcionais, pois o bom desempenho depende de quanto motivado está o funcionário. Arazão pela qual algumas organizações trabalham tão insistentemente a motivação é que ela émais facilmente influenciável que as demais características das pessoas como traços depersonalidade, aptidões, habilidades, etc. Segundo Chiavenato (2002): A motivação no trabalho deve ser alcançada e mantida para o bom funcionamento da organização e a satisfação dos colaboradores, fazendo com que todos realizem suas funções propiciando melhor rendimento das tarefas exigidas. No ambiente organizacional é de fundamental importância que todos se respeitem, no sentido literal da palavra, fazendo com que o trabalho flua de uma maneira agradável e
  9. 9. 9 que todos possam sentir-se motivados e desempenhar cada vez melhor suas tarefas em seus trabalhos. Em qualquer empresa, se o único incentivo que ela disponibiliza ao funcionário é osalário mensal, provavelmente, o profissional vai produzir de acordo com o que ganha. Mas,se há motivação e reconhecimento, o funcionário vai vestir, com orgulho, a camisa daempresa. Sendo assim, se o objetivo é melhoria da produtividade, pode-se afirmar quemotivar, reconhecer e recompensar é uma receita perfeita para desenvolver o que empresa temde mais importante: o capital humano. A motivação é um dos inúmeros fatores quecontribuem para o bom desempenho nas organizações. Entretanto, quando falamos em motivação devemos lembrar que as expectativas sãodiferentes para cada funcionário, pois o que funciona para uma pessoa, nem sempre funcionapara os outros, assim como o que interessa a uma pessoa em determinada época pode nãointeressar depois de algum tempo. Por isso, não se pode pensar que uma única ação deestímulo motivacional vai funcionar para toda uma equipe. O gestor deve ouvir atentamente oque estimula sua equipe e oferecer estímulos diferentes para as pessoas, como por exemplo:um elogio, propor desafios no trabalho, projetos novos, valorizar bons trabalhos, etc. Talvez quando a produtividade for vista pelos empregados como um meio desatisfazer suas necessidades é provável que isto resulte em índices elevados de produtividadee dessa forma, assim que os empregados tiverem suas necessidades satisfeitas através derecompensas condicionadas à produtividade, é provável que o processo se repita. O desenvolvimento do processo motivacional nas organizações é o elemento-chavede uma gestão estratégica voltada para resultados. Motivar a equipe de funcionários éessencial para aumentar e manter uma boa produtividade nas organizações, pois pessoasmotivadas produzem mais.3.6 Estresse e a Produtividade Atualmente o excesso de cobrança no trabalho, a carga excessiva de atividades, osprazos curtos, nível de instabilidade no emprego e a competição exagerada no ambientecorporativo, geralmente fazem parte da vida dos profissionais. Só que essas exigências podemafetar o ritmo físico e psicológico do trabalhador, gerando o chamado "estresse do trabalho".Atualmente o que mais se vê nas organizações são pessoas estressadas, infelizes, descontentescom seu emprego, sua empresa, o mercado, o governo, a vida e, como conseqüência, comdesempenho aquém da qualidade e produtividade exigida pela organização. O estresse é um dos problemas mais comuns nesses casos e que também se torna umvilão quando o assunto é produtividade. Além de afetar o rendimento, ele também pode ser
  10. 10. 10percebido pela manifestação de alguns sintomas físicos: como fadiga, dor no pescoço e nacabeça, irritabilidade, sensação de angústia, insônia, falta de concentração e dificuldades navisão. Ele deve ser combatido desde o nível inicial, quando ele ainda não está comprometendoo desempenho do funcionário. Quanto mais tarde deixar para tratar essa patologia, maisvisível ela pode se tornar diante da equipe e causar um ambiente desfavorável para aprodutividade e junto aos colegas de trabalho.3.7 Finanças Pessoais e a Produtividade Um outro importante fator que impacta a produtividade é quando o funcionário,preocupado com as suas finanças, começa a reduzir sua atenção para outros assuntos que nãosejam a sua vida financeira, o que dentro das organizações pode levar a falhas, retrabalho,acidentes, além de é claro, a baixa produtividade. Muitas vezes também acontece defuncionários que pedem para ser demitidos de modo a receber o FGTS – Fundo de Garantiapor Tempo de Serviço para sanar dívidas, assim como também antecipar o décimo terceirosalário, onde todas essas ações tomam tempo e saem do foco produtivo. Qualquer empresa pode tem um programa interno focado em finanças pessoais, poispropicia uma redução no volume de faltas, maior grau de concentração, menos índices deretrabalho e paradas. Treinar o funcionário sobre finanças pessoais, pensando em longo prazo,aumentará sua consciência em relação à produtividade por ter menor estresse com suasfinanças. Inclusive a imagem da empresa é beneficiada por conta de sua preocupação com obem estar e a qualidade de vida de todos que nela trabalham. Deve-se lembrar que o problemafinanceiro não está ligado ao salário, mas sim ao uso inadequado dos recursos financeiros, ouseja, não é porque a empresa paga altos salários que estará garantindo saúde financeira à suaequipe.4 Lean Thinking e a Produtividade O conceito Lean Thinking – Mentalidade Enxuta teve suas origens no SistemaToyota de Produção – STP. Este termo, cunhado por James Womack e Daniel Jones,pesquisadores do IMVP – International Motor Vehicle Program, recebe várias outrasdenominações na literatura: Lean System – Sistema Enxuto, Lean Manufacturing –Manufatura Enxuta, Lean Production – produção enxuta. Segundo Salvany (2006), o conceito Lean Thinking parte do princípio de que hádesperdícios em todos os lugares em uma organização, tendo uma abrangência bem ampla,que busca aumentar a eficiência em qualquer processo, tornando a empresa mais competitiva,por meio da eliminação de atividades que não agregam valor aos seus processos produtivos,
  11. 11. 11de negócios e de apoio. Com isso, se ganha maior eficácia, a empresa otimiza custos emelhora a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes. Os conceitos Lean têm sido utilizados crescentemente em diversas organizaçõesindustriais como um método para otimizar a fabricação automotiva, e por esta razão, estetermo é normalmente associado ao chão da fábrica, mas os bons resultados obtidos dessaexpansão indica a oportunidade de utilização desses conceitos na área administrativa, sendochamado de Lean Office ou Escritório Enxuto. Para Hines et al., (2004), o objetivo do Lean Office é reduzir ou eliminar osdesperdícios ligados ao fluxo de informações, uma vez que apenas 1% das informaçõesgeradas agregam valor. Essa prática já funciona em muitas organizações nos dias de hoje, tanto que, segundoHerzog (2003), a Alcoa e a Bosch melhoraram muito a eficiência dos processosadministrativos ao estenderem o conceito Lean também para as áreas administrativas. Essasorganizações identificaram e eliminaram desperdícios nos fluxos de informações, queresultaram na redução significativa nos tempos de processos administrativos e napadronização de muitas atividades nos escritórios, que refletiu nos resultados financeiros deambas as organizações. Ainda, segundo Herzog (2003), a tarefa de transpor os conceitos da linha demontagem para o escritório não é simples. No escritório, o desperdício também existe, mas seapresenta de maneira menos óbvia aos olhos dos funcionários. Se na fábrica a paradarepentina de uma máquina ou a falta de insumos pode causar desperdício, no escritório podehaver descontinuidade devido à perda de informações na passagem entre pessoas edepartamentos. Outro conceito que causa estranhamento é a padronização, os adeptos da mentalidadeenxuta afirmam que é possível especificar a maneira e o tempo exato para realizar qualquertarefa repetitiva. "Mas o funcionário do escritório tende a achar que o seu trabalho, aocontrário das tarefas de um colega da linha de produção, não está submetido a uma rotina",diz José Roberto Ferro (2010), presidente do Lean Institute. A metodologia Lean Office, num primeiro momento parece meio sem sentido, tendoem vista todos os seus conceitos e nomenclaturas. Mas a busca constante por aumento deprodutividade, competitividade e redução de custo, tem feito as organizações a buscaremalternativas para melhorarem os seus processos administrativos. Apesar de ser poucodifundida na área administrativa, os resultados dessa metodologia são expressivos na reduçãodo retrabalho, na maior agilidade no processamento, redução no tempo da informação parada
  12. 12. 12e na melhor visibilidade do processo, assim como apresentando bons resultados,principalmente na desburocratização dos processos.5 Indicadores de Desempenho e a Produtividade Passar a medir a produtividade não significa aumentá-la, pois a importância de semedir a produtividade está no fato de poder saber onde, quando e por que a produtividade foibaixa, ou seja, quais foram os fatores que influenciaram em um baixo índice de produtividade.As informações geradas através de indicadores de produtividade e o seu constantemonitoramento são muito importantes, pois são usadas como ferramenta de gestão paraauxiliar os administradores na tomada de decisão. Conforme Silva & Zotes (1996), aprodutividade é um componente do sucesso e fator de competitividade das organizações, porisso se faz importante o seu monitoramento através de indicadores que apóiem decisõesadministrativas. Confirmando isso, também para os autores Ribeiro, C. A. e Camargo, M. L G,(1993), a elaboração e aplicação de conceito de indicadores de desempenho são fundamentaispara o desenho de um programa de produtividade que seja eficaz na proposta de conduzir àmelhor gestão. Como indicadores medem numericamente atributos de um processo ou de seusresultados, com o objetivo de comparar esta medida com metas numéricas preestabelecidas,eles são essenciais ao planejamento e controle dos processos das organizações, pois asmedidas permitem comunicar as expectativas de desempenho a todos os funcionários, assimcomo também: a) Conhecer o desempenho das organizações; b) Identificar problemas e permitir soluções; c) Auxiliar na tomada de decisão e replanejamento; d) E que os funcionários saibam o que é esperado deles e conheçam o seu potencial. Desta forma, eles visualizam a importância da medição e auxiliam a evitar arepetição de erros. Cada função, assim como cada indivíduo, deve assumir a responsabilidadepor uma operação sem erros. Portanto, os indicadores são utilizados para focar a atenção emáreas que necessitem de melhorias, para se alcançar maior produtividade. Conforme Oliveira(1999), para a criação de indicadores deve ser levada em conta certas características: a) Simplicidade – deve ser facilmente compreendido pelos participantes do processo; b) Baixo custo – o indicador deve ter um custo inferior ao benefício que produz; c) Representatividade – deve representar o processo ou resultado a que se refere;
  13. 13. 13 d) Estabilidade – deve ser gerado baseado em procedimentos rotineiros. Os indicadores de desempenho de produtividade permitem que o processopermaneça sob controle ao longo do tempo, desde que as ocorrências fora dos padrõesestabelecidos sejam investigadas e tenham suas causas identificadas e eliminadas. Destaforma, é possível aprender com os problemas que surgem, evitando a reincidência da questãoe também se tornam capazes de prover aumentos de produtividade através de metas justas. Assim, o sucesso de uma organização está condicionado à eficácia com que os seusprocessos internos são executados. Porém, qualquer processo para ser bem gerenciado, tem anecessidade de que ele seja bem definido e possua indicadores de desempenho. Se não houveresses indicadores, o processo não será bem controlado e por isso, os indicadores dedesempenho podem e devem ser utilizadas como termômetro da produtividade administrativade uma empresa.
  14. 14. 14CONSIDERAÇÕES FINAIS Este artigo teve por objetivo dar uma visão panorâmica das principais questõesrelacionadas à produtividade administrativa. Dessa forma, as considerações no decorrer desseartigo, conduzem a duas importantes definições: onde a produtividade não é somente obter omáximo de eficiência "fazendo certo as coisas", mas atingir o máximo de eficácia "fazendo ascoisas certas", ou seja, é a capacidade de se produzir mais utilizando cada vez menos e emmenos tempo. A gestão da produtividade administrativa tem como denominador comum o seuinteresse em conseguir melhorar o rendimento do trabalho nos escritórios. Está claro que talrendimento envolve uma série de fatores, tais como qualidade e quantidade de informaçõesempregadas; atualização tecnológica utilizada; habilidade profissional dos empregados;condições ambientais de trabalho, motivação, organização pessoal, foco, etc. O fator humano, quando lhe é dado o devido valor, tem muito a oferecer a empresaem termos de produtividade, pois mesmo que as organizações utilizem máquinas paradesenvolver a atividades operacionais são os funcionários que estão manejando essasmáquinas que ditam o ritmo de trabalho, e se o funcionário estiver motivado irá buscar omelhor desempenho da máquina a qual lhe compete à responsabilidade. Porém, o ideal é queo trabalhador não encare o trabalho como obrigação, em sim, o ideal seria que a suaprodutividade se equiparasse à de um trabalho voluntário. Resumindo, alcançar a máxima produtividade das equipes é o desejo de qualquerempresa que almeja o sucesso de seu negócio, e a boa utilização do horário disponível detrabalho pelos seus funcionários é fundamental para se alcançar aumentos de produtividade.Por fim, é importante salientar que em se tratando de produtividade, não há solução padrãopara problemas específicos. Cada empresa tem sua realidade. Com esse trabalho, o objetivo de aprendizagem foi alcançado, pois odesenvolvimento deste permitiu a aplicação dos conceitos estudados ao longo da pós-graduação em Gestão Estratégica de Pessoas, assim como o estudo de um importante assuntopara as organizações e suas tendências. Como principal sugestão para trabalhos futurosrelacionados ao tema produtividade, destaca-se a necessidade de um estudo para adequar umaorganização utilizando o BPM – Business Process Management, que tem como objetivo,acompanhar sistematicamente como os recursos (físicos, financeiros, humanos, tecnológicosetc) de uma organização são alocados e convertidos em ações operacionais na busca dasmetas organizacionais, a partir da definição de prioridades.REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICASCHIAVENATO, I. Gerenciando pessoas: como transformar gerentes em gestores depessoas. 4 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002.DAVENPORT, T. H. Ecologia da Informação: por que só a tecnologia não basta para osucesso na era da informação. São Paulo. Futura, 1998.FERRO, J. R. Novas fronteiras de aplicação do sistema Lean em serviços. Lean InstituteBrasil. Disponível em <http://www.lean.org.br>. Acesso em: 16 Jul. 2011.
  15. 15. 15FOINA, P. S. Tecnologia de Informação: Planejamento e Gestão. 1. ed. São Paulo: Atlas,2001.GUIMARÃES, S. Reuniões mais Produtivas. Academia do Tempo.<http://academiadotempo.blogspot.com/2010/05/reunioes-inuteis.html> Acesso em 06 Ago.2011.HERZOG, A.L. - O escritório enxuto: Lembra do modelo de produção enxuta daToyota? Funcionou nas fábricas. Agora, as empresas tentam levá-lo para aadministração. Revista Exame, Abril, Edição 0789 - 2003.<http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/0789/noticias/o-escritorio-enxuto-m0043269> Acesso em 30 Jul. 2011.HINES, P.; HOLWEG, M.; RICH, N. Learning to Evolve - A Review of ContemporaryLean Thinking. International Journal of Operations & Production Management, v. 24,n. 10, p. 994-1011, 2004.JUNIOR, J. P. S. Reuniões mais Produtivas. Academia do Tempo.<http://academiadotempo.blogspot.com/2010/05/reunioes-inuteis.html> Acesso em 06 Ago.2011.MARTINS, P. G.; LAUGENI, F. P. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Saraiva,2005.MONACO, F. F. & GUIMARÃES, V. N. Gestão da Qualidade Total e Qualidade de Vidano Trabalho. Revista de Administração Contemporânea - RAC - v.4, nº.3, p.71, set/dez.2000.OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebolcas de. Excelência na Administração Estratégica: acompetitividade para administrar o futuro da empresas. São Paulo: Atlas, 1999.PRITCHARD, R. D. Measuring and Improving Organizatinal Productivity: a praticalguide. New York: Praeger Publishers, 1990.QUINN, J. B. Empresas muito mais Inteligentes. São Paulo: MAKRON Books, 1996.RIBEIRO, C. A. C. & CAMARGO, M. L. G. Programas de produtividade no setorpublico: uma discussão acerca de alguns elementos básicos. Revista Indicadores deQualidade e Produtividade, (1), 1, 67-80. 1993.SALVANY, M. (Org.). Workshop Introdução ao Lean: projeto Lean Consultores.Barueri: [s.n.], 2006.SILVA, H. B. & ZOTES, L. P. Administração da Produção. 16º ENEGEP. Piracicaba. SãoPaulo, 1996.WALTON E. R. Tecnologia de Informação: O uso de TI pelas empresas que obtêmvantagem competitiva. 1ª Ed. São Paulo, Atlas, 1993.i Bacharel em Administração com Habilitação em Análise de Sistemas pela FSG – Faculdade da Serra Gaúcha;Acadêmico de Pós-Graduação em Gestão Estratégica de Pessoas da Faculdade Anglo Americano.

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