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  • 1. Pietro Luca AgostiniPietro Luca Agostini Comitato ConvegniComitato Convegni DocuBusinessDocuBusiness dottore commercialistadottore commercialista –– revisore contabilerevisore contabile docente universitariodocente universitario pietroluca.agostini@unicatt.itpietroluca.agostini@unicatt.it - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - La Conservazione Sostitutiva tra processiLa Conservazione Sostitutiva tra processi inin--househouse e in outsourcing:e in outsourcing: norme, prassi, organizzazione dei processi e configurazioni contnorme, prassi, organizzazione dei processi e configurazioni contrattualirattuali STUDIO AGOSTINISTUDIO AGOSTINI MilanoMilano pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com CONVEGNO Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Digitalizzare e Dematerializzare senza timori
  • 2. ► (INTRODUZIONE) Il QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO PER L’OUTSOURCING DELLA FATTURAZIONE E DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ► ORGANIZZAZIONE DEI PROCESSI E CONFIGURAZIONI CONTRATTUALI AGENDAAGENDA pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 3. Nel campo della fatturazione la norma fondante la possibilità di emettere la fattura mediante soggetti terzi è l’ Art. 21, c. 1, d.p.r. 633/72: “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo… IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Emissione del cliente o in outsourcing pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 4. L’ Art. 21, c. 1, d.p.r. 633/72 consente anche che il terzo emittente sia collocato al di fuori del territorio dello Stato: … L’emissione della fattura, cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo residente in un Paese con il quale non esiste alcun strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza è consentita a condizione che ne sia data preventiva comunicazione all’amministrazione finanziaria e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l'attività da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni precedenti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul valore aggiunto. Con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate sono determinate le modalità, i contenuti e le procedure telematiche della comunicazione. La fattura si ha per emessa all'atto della sua consegna o spedizione all'altra parte ovvero all'atto della sua trasmissione per via elettronica. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Emissione del cliente o in outsourcing pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 5. Fattura emessa dal Cliente o da terzi (art. 21, comma 1, del DPR 633/72) Fattura del cliente Fattura di terzi La nuova norma consente al cliente di sostituirsi al fornitore nel compito di emettere la fattura È possibile che un’azienda affidi la fatturazione a soggetti esterni in “outsourcing” oppure a società del gruppo In entrambe le ipotesi è necessario un apposito incarico e, in ogni caso, resta ferma la responsabilità dell’emittente IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Emissione del cliente o in outsourcing pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 6. C. 45/2005: 2.2.2 Emissione della fattura da parte del cliente o di un terzo - Anche in assenza di espressa previsione normativa, si ritiene che il cedente o prestatore debba autorizzare preventivamente il cliente o il terzo all’emissione della fattura e che entrambe le parti diano il consenso alle procedure di emissione da adottare. … Tra l’altro, nell’ipotesi di emissione della fattura da parte del cliente ovvero di un terzo non incaricato della gestione della contabilità, la fattura emessa deve essere inviata al cedente o prestatore, oppure al soggetto depositario delle scritture contabili da lui stesso indicato, affinché siano posti in essere gli ulteriori obblighi di registrazione del documento, di liquidazione e di versamento dell’imposta dovuta. Fattura del cliente o di terzi (art. 21, comma 1, del DPR 633/72) Fattura del cliente Fattura di terzi EMITTENTE TENUTARIO SCRITTURE CONTABILI ACCORDO PREVENTIVO INVIO IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Circolare 45/2005: emissione del cliente o in outsourcing pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 7. Fattura di terzi: CHI FIRMA? (art. 21, comma 1, del DPR 633/72) DOCUMENTO GIÀ REDATTO DOCUMENTO DA “ASSEMBLARE” DOCUMENTO DA “ASSEMBLARE” Firma qualificata dell’EMITTENTE Firma qualificata dell’OUTSOURCER In entrambe le ipotesi è necessario apporre la dizione prevista dall’art. 21, comma 2, lettera h. (?) C. 45/2005: 2.5.2.1. Riferimento temporale e firma elettronica qualificata - Al riguardo occorre tener conto degli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, a seconda che questi prevedano l’invio del documento finale già redatto oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale. Nel primo caso l’emittente è sempre il cedente/prestatore che deve pertanto apporre la propria firma elettronica. Nel secondo, invece, emittente è il soggetto terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento e che, di conseguenza, dovrà apporre la propria firma elettronica. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera h), del DPR n. 633 del 1972). IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Circolare 45/2005: il firmatario digitale pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 8. C. 45-2005: 2.4.3. Momento di emissione della fattura - Nell’ipotesi in cui l’incarico di emettere fattura sia affidato al cliente, destinatario del documento, l’emissione della fattura coincide con la sua compilazione, posto che viene a mancare una effettiva spedizione e/o trasmissione del documento redatto. Qualora, invece, l’incarico sia affidato ad un terzo, il momento di emissione coincide con quello della spedizione e/o trasmissione da parte del terzo al cliente. Fattura del cliente o di terzi: MOMENTO DI EMISSIONE (art. 21, comma 1, del DPR 633/72) Fattura del cliente Fattura di terzi L’EMISSIONE coincide con la compilazione L’EMISSIONE coincide con la spedizione/trasmissione da parte del terzo al destinatario IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Circolare 45/2005: momento di emissione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 9. Accessi, ispezioni e verifiche (art. 52, comma 4, DPR 633/72) “L’ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie e che si trovano nei locali in cui l’accesso viene eseguito o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche istallate in detti locali” “L’ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie e che si trovano nei locali in cui l’accesso viene eseguito o che sono comunque accessibili tramite apparecchiature informatiche istallate in detti locali” IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO Circolare 45/2005 e art. 52 d.p.r. 633/72 C. 45/2005: 4. CONTROLLO DEI DOCUMENTI CONSERVATI ELETTRONICAMENTE Per apparecchiature informatiche istallate nei locali in cui è eseguito l’accesso, l’ispezione o la verifica, deve intendersi qualunque tipo di strumento/dispositivo che consenta agli organi di controllo dell’Amministrazione finanziaria l’ispezione documentale di cui all’articolo 52 del DPR n. 633 del 1972. pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 10. Art. 3 D.M. 23 gennaio 2004 “Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie” Art. 3 D.M. 23 gennaio 2004 “Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie” 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. ART. 3 IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO D.M. 23 gennaio 2004 e Circolare 45/2005: i 15 gg. C. 45-2005: 3.1.1. Conservazione delle fatture emesse in formato elettronico Si ritiene che il processo di conservazione delle fatture elettroniche debba essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall’articolo 3, comma 2, ultimo periodo del D.M., fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione … . VIENE CONFERMATO ANCHE DALLA C. 36/2006 pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 11. La delega alla Conservazione sostitutiva (art. 5 Deliberazione CNIPA 11/2004) 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione sostitutiva presso terzi pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 12. C. 36-2006: 7.4. Responsabile della conservazione. Compiti. • Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente. • Il responsabile, a sua volta, può delegare in tutto o in parte le sue funzioni a persone che, come precisato all’articolo 5 della delibera CNIPA, “per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate”. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione e la prassi interpretativa pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 13. Deliberazione CNIPA 11/2004 Art. 5. Responsabile della conservazione 1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema diconservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La deliberazione CNIPA 11/2004 pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 14. Deliberazione CNIPA 11/2004 Art. 5. Responsabile della conservazione 1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva: … c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La deliberazione CNIPA 11/2004 pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 15. Deliberazione CNIPA 11/2004 Art. 5. Responsabile della conservazione … 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva puo' delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attivita' ad una o piu' persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva puo' essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati,i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. 4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale e' svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La deliberazione CNIPA 11/2004 pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 16. ► PRASSI TRIBUTARIA DI RIFERIMENTO: Agenzia delle Entrate - Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 - Oggetto: D.M. 23 gennaio 2004, articolo 21 d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 - Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. In tutti i casi in cui il contribuente affida, in tutto o in parte, il processo di conservazione a soggetti terzi continuerà a rispondere nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Eventuali inadempienze del soggetto incaricato della conservazione non potranno essere opposte all’Amministrazione finanziaria per giustificare irregolarità o errori nella tenuta e nella conservazione della contabilità o, più in generale, di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione e la prassi interpretativa pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 17. ► PRASSI TRIBUTARIA DI RIFERIMENTO: (segue) Agenzia delle Entrate - Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 Tanto premesso, si ritiene che qualora la Banca abbia ricevuto da altre società del Gruppo o da clienti terzi l’incarico della conservazione sostitutiva delle fatture, debba procedere alla conservazione anche nell’ipotesi in cui tali documenti siano messi a sua disposizione oltre il termine di quindici giorni dalla loro emissione o ricezione. Difatti, il mancato rispetto del termine quindicinale prescritto dall’articolo 3, comma 2, ultimo periodo, del D.M. può, comunque, essere addebitato esclusivamente al contribuente emittente o destinatario della fattura, atteso che, il conferimento dell’incarico della conservazione ad un soggetto terzo non trasla in capo a quest’ultimo gli obblighi di corretta e tempestiva emissione, registrazione e conservazione delle fatture. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione e la prassi interpretativa pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 18. ► PRASSI TRIBUTARIA DI RIFERIMENTO: (segue) Agenzia delle Entrate - Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 – 2) Sulla scorta della premessa effettuata al punto precedente, è possibile risolvere anche l’ulteriore quesito posto dall’istante in merito all’applicabilità all’incaricato della conservazione delle sanzioni amministrative per le violazioni di norme tributarie. Come innanzi chiarito, il conferimento a terzi dell’incarico di effettuare la conservazione sostitutiva non incide sugli obblighi di corretta tenuta e conservazione di libri, registri, scritture, fatture e di tutti i documenti prescritti dalla normativa fiscale, che continuano a gravare sul contribuente. Eventuali inadempienze dei suddetti obblighi che diano luogo all’applicazione di sanzioni vanno, dunque, essere addebitate al soggetto tenuto al rispetto delle prescrizioni in materia di corretta tenuta e conservazione della contabilità. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione e la prassi interpretativa pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 19. ► PRASSI TRIBUTARIA DI RIFERIMENTO: (segue) Agenzia delle Entrate - Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 – Tuttavia, la disciplina del concorso di persone nell’illecito, contenuta nell’articolo 9 del d.lgs. 18 dicembre 1997, n. 472 – secondo cui quando più persone concorrono in una violazione, ciascuna di esse soggiace alla sanzione per questa disposta – comporta che se l’applicazione della sanzione è conseguenza di un azione o omissione, dolosa o colposa, dell’incaricato della conservazione questi è tenuto a rispondere della sanzione in concorso con il contribuente. IL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVOIL QUADRO DI RIFERIMENTO NORMATIVO La conservazione e la prassi interpretativa pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 20. In base alla normativa ed alla prassi esaminate la delega alla Conservazione sostitutiva può essere configurata secondo diverse modalità, alle quali ovviamente corrisponderanno differenti configurazioni contrattuali E’ infatti possibile delegare all’esterno: ► sia l’incarico di Responsabile, che il procedimento di conservazione; ► solo il procedimento di conservazione o parte di esso; ► solo il ruolo di Responsabile della conservazione o alcune delle funzioni; E’ inoltre possibile avvalersi di più outsourcer e di più Responsabili (RISOLUZIONE N. 364/E del 3 ottobre 2008) ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 21. Inoltre la prassi interpretativa ci suggerisce che anche la fase di emissione possa essere configurata all’esterno secondo almeno due modalità differenti: inoltro all’outsourcer di documenti stabilizzati o inoltro di flussi di dati da stabilizzare in file documentali. ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione ► Le due modalità hanno diretta rilevanza nel regime delle responsabilità, come viene evidenziato dalla diversa titolarità della firma digitale. Ancora, tipicamente, la fase di emissione viene supportata attraverso la gestione della multicanalità, la quale a sua volta viene gestita dai diversi operatori in maniera diversificata, attraverso servizi accessori (ad es. la postalizzazione) ► Ne consegue che anche l’emissione potrà essere regolata da diverse configurazioni contrattuali pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 22. Si consideri inoltre che le funzioni di emissione e di conservazione, come pure i servizi ad esse accessori, sono esternalizzabili separatamente e presso soggetti diversi ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione ► Se, quindi, si incrociano le differenti possibilità di gestione della conservazione, con le diverse possibilità di gestione dell’emissione e dei servizi accessori a ciascuna delle prestazioni principali, si ottiene una complessa matrice di situazioni alle quali, necessariamente, devono corrispondere configurazioni contrattuali differenziate pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 23. La risposta degli outsourcer alla diversità delle esigenze aziendali è tipicamente quella di un’offerta di servizi modulari, integrabili in funzione delle specifiche necessità ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione ► E’ quindi chiaro che alla modularità dei servizi sottoscrivibili debba corrispondere la modularità dei contratti ad essi sottostanti. ► Una tipica soluzione, peraltro molto diffusa nella contrattualistica relativa ai servizi informatici, è la predisposizione di un contratto- quadro nella struttura generale del quale integrare i diversi moduli contrattuali di servizio. pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 24. ► Una prima questione diviene, nel caso l’outsourcer sia il medesimo per entrambi i servizi principali (modalità forse predominante), se sia possibile e/o ragionevole utilizzare un unico contratto (quadro) o due contratti distinti. ► Innanzitutto si osserva che l’emissione delle fatture e la conservazione sostitutiva delle stesse (peraltro spesso erogata assieme alla conservazione di altri documenti) sono due servizi distinti e distinguibili che, dal punto di vista procedurale e giuridico, condividono ben pochi punti in comune. ► Tipicamente i due servizi condividono solo, ed in maniera parziale, servizi accessori (tipicamente quelli a supporto dell’inoltro dei file documentali o dei dati dall’outsourcee all’outsourcer) ► I due servizi si avvalgono poi di servizi accessori non condivisi ad es. postalizzazione per l’emissione, scansione ai documenti analogici per la conservazione ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 25. L’esperienza suggerisce l’utilizzo di contratti (quadro) distinti, in quanto: La normativa specialistica di riferimento non è comune. I profili di responsabilità non sono comuni. La conservazione prevede la presenza di una tecnico-giuridica (il Responsabile) con esplicite funzioni progettuali e di attestazione, l’emissione no. In sintesi è opportuno che il Responsabile mantenga un ruolo di estraneità rispetto alle fasi di formazione, inoltro ed emissione dei documenti. ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 26. E’ bene che il Responsabile non sia coinvolto nelle procedure, per quanto legittime, di correzione degli errori nella trasmissione dei documenti. Secondo la miglior consuetudine internazionale è opportuno che il dovere/potere di chiudere il processo di conservazione da parte del Responsabile avvenga sulla base di un ORDINE IRREVOCABILE DI CONSERVAZIONE ASSOCIATO AD UN INSIEME ASSOLUTAMENTE DETERMINATO DI DOCUMENTI Per ottenere l’esatta individuazione dei documenti, è necessario che le fasi di formazione, inoltro, emissione si siano stabilizzate, anche ai fini di ridurre la difficoltà di gestione, procedurale e giuridica, degli errori. ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 27. Peraltro si suggerisce l’adozione di uno schema analogo anche per la fase di emissione (ovviamente non avente come destinatario dell’ordine il Responsabile della conservazione), allo scopo di evitare la commistione dell’outsourcer in fattispecie a rilevanza amministrativa e penale tipiche della fase di emissione ma non di quella di conservazione ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 28. Il Responsabile detiene contemporaneamente responsabilità progettuali e responsabilità operative. La normativa elenca solo una parte delle funzioni svolte (nel rapporto di servizio) dall’outsourcer (di entrambi i servizi principali) e dal Responsabile. La determinazione di dettaglio di tutte le funzioni e le modalità di svolgimento delle stesse dovranno essere statuite in sede contrattuale. La natura delle funzioni implica la necessità che il Responsabile detenga un potere di intervento sulla struttura di servizio interna od esterna della quale necessariamente deve avvalersi. Si consideri che per come è configurato oggi il ruolo del Responsabile il suo rapporto con le strutture delegate deve necessariamente essere continuativo. ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 29. OUTSOURCEE OUTSOURCER EMISSIONE CONSERVAZIONE pdf pdf pdf pdf RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE HELPDESK CONSOLLE DI CONSERVAZIONE ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione errori di trasmissione correzione degli errori di trasmissione SERVIZI ACCESSORI ALL’EMISSIONE SERVIZI ACCESSORI ALL’EMISSIONE ED ALLA CONSERVAZIONE SERVIZI ACCESSORI ALLA CONSERVAZIONE (ES. SCANSIONE E ASSOC. CHIAVI DI RICERCA) SERVIZI ACCESSORI ALLA CONSERVAZIONE (es.: back-up, intervento pubblico ufficiale, macerazione documenti analogici) ORDINE IRREVOCABILE DI EMISSIONE ORDINE IRREVOCABILE DI CONSERVAZIONE pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 30. In generale lo spostamento troppo a monte della linea di demarcazione tra le sfere di azione di outsourcee ed outsourcer, per quanto in apparenza giuridicamente più semplice, pregiudica gravemente la flessibilità delle procedure e rende più macchinosa la gestione di errori assolutamente irrilevanti dal punto di vista giuridico e tributario. Peraltro, tale tipo di impostazione non è gradita agli outsourcee, che già devono comunque prevedere un irrigidimento delle proprie procedure amministrative. Lo spostamento più a valle della linea di demarcazione aumenta la flessibilità del servizio in fase di inoltro/ricezione dei documenti, ma deve tuttavia essere accompagnata da presidi procedurali e giuridici forti nelle fasi di emissione e conservazione. ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI L’impostazione della questione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 31. ASPETTI TECNOLOGICI ► KNOW HOW PREGRESSO ► RIFERIMENTO A STANDARD E BEST PRACTICES INTERNAZIONALI PREDISPOSIZIONE DI PROCEDURE SICURE RISPETTO A TUTTI I “CASI D’USO” PER UN SERVIZIO DI LUNGA DURATA ASPETTI ORGANIZZATIVI ► DIMENSIONAMENTO ED ORGANIZZAZIONE DELL’INFRASTRUTTURA LOGISTICA E TECNOLOGICA ► DIMENSIONAMENTO ED ORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE ASPETTI GIURIDICI ► BEST PRACTICES PROFESSIONALI NELLA GESTIONE DEGLI ACCESSI E NEL PASSAGGIO DI CONSEGNE ► CONTRATTUALISTICA E LDS ASPETTI PROCEDURALI ► KNOW HOW PREGRESSO ► RIFERIMENTO A STANDARD E BEST PRACTICES INTERNAZIONALI ► LDS PROTOCOLLO INFORMATICO _______________________LIVELLI DI SERVIZIO OPERATIVI ______________________________SLA ________________________________RISPONDENZA GIURIDICA ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI I livelli di servizio pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 32. ► E’ necessario che il Responsabile della conservazione non solo “si muova” in un contesto dove possa trovare il supporto operativo specialistico ed interdisciplinare necessario (tecnologico – organizzativo – giuridico) … ► N.B. - L’ART. 5 D. 11/2004 CNIPA PREVEDE SOLO FUNZIONI MINIMALI ► PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI ► GESTIONE DEGLI ACCESSI AUTORITÀ E POLIZIA FINANZIARIA ► GESTIONE DEGLI ACCESSI AUTORITÀ E POLIZIA GIUDIZIARIA ► GESTIONE DEGLI ACCESSI DEL CLIENTE E DEI SUOI AVENTI CAUSA ► GESTIONE DELLE PATOLOGIE DEL RAPPORTO DI SERVIZIO ► SUCCESSIONE NEL CONTRATTO ► PASSAGGIO DI CONSEGNE … ► … ma anche che tali competenze si consolidino dinamicamente in procedure standardizzate all’interno della struttura di servizio nella quale opera. PREDISPOSIZIONE DI PROCEDURE SICURE RISPETTO A TUTTI I “CASI D’USO” PER UNA CONSERVAZIONE DI LUNGA DURATA COMPETENZE INTERDISCIPLINARI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ASPETTI CONTRATTUALISTICIASPETTI CONTRATTUALISTICI Il ruolo del Responsabile pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 33. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare l’oggetto dei contratti (quadro e moduli), in quanto siamo (spesso) in presenza di contratti atipici (nei quali si possono/potrebbero ravvisare elementi della prestazione d’opera, dell’appalto, del mandato, del deposito, della locazione, etc.) si tratta di contratti (quadro) che devono prevedere un regime di collaborazione individuare bene il (o meglio avere consapevolezza del) confine tra obbligazioni di risultato e obbligazioni di mezzi Verificare le regole da applicare in caso di variazione della normativa vigente, in particolare quando rendano necessario per il fornitore investire in tecnologie o procedure con conseguente decisione regolamentazione in merito all’eventuale ribaltamento dei costi, in tutto o in quota parte, sull’outsourcee. Ancora, deve essere normato se, in caso di disaccordo in merito alle modifiche ai servizi da effettuare, il fornitore sia tenuto o meno, in pendenza di decisione, a dare seguito alle richieste di variazione avanzate dal committente. LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 34. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare i poteri di controllo in relazione ai servizi prestati. Trattandosi di servizi ad altissima responsabilità, che vengono gestiti sostanzialmente integralmente presso le sedi del fornitore, il contratto deve prevedere un diritto di ispezione e controllo in capo al committente con previsione di meccanismi penalizzanti in caso di evidenze di comportamenti difformi rispetto a quelli pattuiti fissando quindi i limiti oltre i quali vi sia un diritto espresso di risoluzione ex art. 1456 c.c. Verificare il regime delle garanzie Utile sarebbe prevedere una garanzia fidejussoria che renda effettiva la tutela del committente, soprattutto nel caso il fornitore non possieda intrinsecamente una forza finanziaria sufficiente al risarcimento. pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione
  • 35. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare il regime di responsabilità del fornitore. È fondamentale che opportuni allegati consentano di individuare senza ambiguità i documenti da sottoporre ai servizi. tutta una serie di specifiche tecniche (verifiche di congruità dei documenti e dei formati; backup, disaster recovery, riversamenti diretti e sostitutivi, etc.) verranno tipicamente normate attraverso allegati specifici. sarà assolutamente consigliabile normare il comportamento che il fornitore dovrà tenere in sede di accesso ispettivo ai documenti da parte delle pubbliche amministrazioni (tra le altre, ma non solo, l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria) e di altri soggetti legittimati (revisori, certificatori, etc.) pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione
  • 36. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare la solidità e la stabilità (presumibile durata) dell’outsourcer. Verificare la competenza del Responsabile della conservazione (se esterno), dei suoi delegati e i documenti di nomina e di delega, nonché come viene normata la successione negli incarichi. Sia che il Responsabile sia interno, sia che sia nominato presso il fornitore del servizio (caso più frequente), verificare che allo stesso siano effettivamente disponibili gli strumenti per l’esatta esecuzione del proprio incarico. Verificare che esista un Manuale del responsabile del processo di conservazione e farsene rilasciare almeno un estratto costantemente aggiornato. Verificare la predisposizione di idonei strumenti per l’esatta individuazione (non quindi solo generica, per astratte categorie) dei documenti da sottoporre al processo di emissione e di conservazione. pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione
  • 37. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - (segue) ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare la non commistione (preferibilmente anche “fisica”) dei propri documenti digitali con quelli di altri soggetti. Stabilire come vengono gestiti gli errori. Stabilire le tempistiche del processo (ad esempio, stabilire il termine contrattuale entro il quale devono essere inoltrati documenti che devono essere emessi o conservati nel rispetto di un termine legale) e le conseguenze per il loro mancato rispetto. Nel caso di documenti a valenza tributaria, prevede a chi compete il periodico invio dell’impronta degli stessi all’amministrazione finanziaria. Prevedere le dovute denunce alle competenti autorità (ad esempio, per tenuta di scritture contabili) e le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo. Verificare che il fornitore abbia predisposto le procedure e gli strumenti necessari per consentire le ispezioni sui documenti e per la produzione di copie conformi. pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione
  • 38. - Tutti i diritti sono riservati all’Autore - (segue) ALCUNI CONSIGLI SPECIFICI Verificare le convenzioni sulla prova (ad esempio, gestione dei log e delle firme digitali attestanti i tempi di invio dei documenti e la loro integrità). Verificare che il Manuale del responsabile preveda una idonea gestione delle marche temporali. Molto importante: verificare la durata del contratto e le clausole di rinnovo e di successione nello stesso. Verificare che il contratto preveda idonee procedure di riconsegna, con l’adeguata assistenza, dei documenti in perfetto stato di conservazione nel caso di cessazione (anticipata) del contratto. … … RICORDARSI CHE IL CONTRATTO POTRA’ ESSERE ACQUISITO IN SEDE DI ISPEZIONE TRIBUTARIA pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com LE CLAUSOLE CONTRATTUALILE CLAUSOLE CONTRATTUALI Punti di attenzione
  • 39. IL RUOLO DELLIL RUOLO DELL’’OUTSOURCEROUTSOURCER La necessità di stabilità ► La questione centrale riguarda non la normativa in sé, ma L’APPROCCIO METODOLOGICO col quale l’outsourcer affronta i progetti di servizio, ricordando soprattutto che la notevole durata del rapporto necessita, a garanzia del cliente, una forte stabilizzazione dell’outsourcer,, sia come soggetto aziendale e giuridico, sia a livello di consolidamento delle procedure interne e della loro costante manutenzione. DOCUMENTO DOCUMENTO OUTSOURCER / PROCEDURE CLIENTE CONTRATTO CONTRATTO E’ PREFERIBILE CHE L’OUTSOURCER DELLA CONSERVAZIONE ABBIA UN PRESUMIBILE CICLO DI VITA PIÙ LUNGO DEL CLIENTE E DEL DOCUMENTO. LA STABILITLA STABILITÀÀ DELLDELL’’OUTSOURCEROUTSOURCER CONTRATTO pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com
  • 40. RIFERIMENTIRIFERIMENTI Agostini P.L., Naggi R. (2008) B2G Electronic Invoicing as Enforced High Impact Service: Open Issues, selected paper for ITAIS 2008, Paris, France Agostini P.L., vom Brocke J., Simons A., Sonnenberg C., Zardini A. (2008) Value Assessment of Enterprise Content Management Systems: A Process-oriented Approach, selected paper for ITAIS 2008. Paris, France Agostini P.L., Faggioli G. (2008) Fatturare e conservare - Il quadro normativo, la prassi interpretativa e le implicazioni organizzative ICT Professional – Settembre 2008, Soiel International, Milano Agostini P.L., Naggi R. (2008) Do policies enforcing B2G Electronic Invoicing procedures succeed in achieving adoption also in the B2B environment? A research outline, selected paper for IIWIS 2008, Galway, Ireland Agostini P.L. (2008) La fatturazione elettronica: considerazioni organizzative, quadro normativo, prassi e punti di attenzione nell’implementazione delle procedure. Sistemi & Imprese, Luglio 2008 – Este, Milano Agostini P.L., Vavalli V.U. (2008) La fatturazione elettronica mediante Electronic Data Interchange (EDI), «Il Fisco», N. 12 marzo 2008, Leggi d’Italia Professionale, Wolters Kluwer, Roma Agostini P.L. (2008), E-invoicing and electronic invoice presentment and payment (EIPP., selected paper, in Atti del Workshop «SIWIS: SWISS - ITALIAN Workshop on Information Systems» (St. Gallen, 6 giugno 2007), LUISS, Roma Agostini P.L. La dematerializzazione delle fatture in Italia: quadro normativo, prassi e punti di attenzione nell’implementazione delle procedure” in “Dalla fattura elettronica alla semplificazione dei processi di business” a cura di Enzo Brembilla e Roberta Raimondi, ClubTi – Assolombarda, Milano 2007, pp. 33-41 Agostini P.L., Faggioli G. (2007) Aspetti contrattuali della conservazione sostitutiva in outsourcing, in «Office Automation», 2007, luglio, Milano, 43-45 Agostini P.L. (2006), “The role of electronic invoicing in generating new models for enterprise and banking integration” - Case Study., Selected Paper for Catholic University – London School of Economics, International Conference on “Coordination and Cooperation across Organisational Boundaries”, April 20-21 2006, Catholic University, Milan. Agostini P.L. (2006), L’emissione delle fatture tramite e-mail. Le leggi illustrate – N. 4 aprile 2006 – Roma Agostini P.L. (2006), Agostini P.L. (2005), E-invoicing: dall’innovazione giuridica all’innovazione organizzativa Case study: Il ruolo dei nuovi outsourcer. , Selected Paper itAIS 2005 - 2nd Conference of the Italian Chapter of AIS, “Organising Information Systems - Evolution of Studies in the Field –”, 01 – 02 December 2005, University of Verona Agostini P.L., Mantese G. (2005), La fatturazione per via elettronica ed il riferimento temporale: considerazioni critiche e indicazioni operative, «Il Fisco» N. 26-2005, Leggi d’Italia Professionale, Wolters Kluwer, Roma. Agostini P.L. (2005), E-mail e fatturazione, Iged.it – versione cartacea – N. 2 – 2005. Agostini P.L., Mantese G., Nessi M. (2004), Alcune considerazioni in merito all’archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, «Il Fisco» n. 39-2004 - ETI-De Agostini, Roma.
  • 41. FINE PRESENTAZIONEFINE PRESENTAZIONE Pietro Luca AgostiniPietro Luca Agostini dottore commercialistadottore commercialista –– revisore contabilerevisore contabile docente universitariodocente universitario pietroluca.agostini@unicatt.itpietroluca.agostini@unicatt.it STUDIO AGOSTINISTUDIO AGOSTINI MilanoMilano pietroluca.agostini@gmail.compietroluca.agostini@gmail.com ►DISCUSSIONE

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