Incontro ven6 Mauro Conconi - Robert Bosch

La gestione ottimizzata dei processi di archiviazione documentale Case History BOSCH Mauro Conconi mauro.conconi@it.bosch.com Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 1

L’Azienda BOSCH Struttura del Gruppo BOSCH Gruppo Bosch Fatturato: 45,1 mld euro1) Dipendenti al 01/01/2009: 281.717 Tecnica per Tecnologia Beni di consumo e Autoveicoli Industriale Tecnologie costruttive Fatturato: 26,5 mld euro Fatturato: 6,7 mld euro Fatturato: 11,9 mld euro Percentuale sul tot: 59% Percentuale sul tot: 15% Percentuale sul tot : 26 % 1) Incluse altre aree di business Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 2

L’Azienda BOSCH Dati Salienti 2007 2008 Fatturato* 46.320 45.127 Dipendenti1) 271.265 281.717 in Germania 112.300 114.360 al di fuori della Germania 158.965 167.357 Investimenti in beni patrimoniali* 2.634 3.276 Costi Ricerca e Sviluppo* 3.583 3.889 Risultato ante imposte* 3.801 942 Risultato dopo imposte* 2.850 372 1)al 01 gennaio 2008/2009 * value in milioni di euro Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 3

Lo stato Iniziale Ciclo Passivo (fatture fornitori) - Documenti cartacei interni •Contabilità centralizzata e produzione su più sedi operative •Verifica informazioni per registrazione documento •Giro firma per autorizzazione al pagamento •Flusso cartaceo, fotocopie, fax, mail, telefono •Conservare e reperire documenti dall’archivio cartaceo Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 4

Obiettivi Centralizzazione Condividere i documenti fra le sedi sul territorio, centralizzare le funzioni di registrazione. Controllo Tenere sotto controllo la fattura fornitore, dall’arrivo al pagamento, attraverso le fasi di gestione. Verifica Verifica per il pagamento con tutte le funzioni che devono operare nel ciclo di approvazione. Conservazione Sostitutiva Registrata la fattura, fatta la scansione, attraverso il processo di estrazione dei metadati, il passaggio in Conservazione Sostitutiva diventa banale. Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 5

L’avvicinamento L’Archiviazione Documentale La gestione documentale è soprattutto un fattore organizzativo. Processo Condiviso Per raggiungere l’obiettivo è necessario un forte spinta dal Management dell’azienda, condivisione, approccio a Step. Gruppo di lavoro Il progetto è stato condiviso fra tutti i ruoli aziendali, concordate e definite le specifiche, fissati tutti punti di controllo. Sicurezza e policies aziendali È necessario il rispetto delle politiche di sicurezza, per gli accessi, per i dati e garantire l’affidabilità e le performance. Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 6

Vantaggi per l’azienda Riduce i costi di gestione Eliminando i costi di stampa, di produzione e distribuzione delle copie, di archiviazione e di ricerca dei documenti. Riduce i tempi di distribuzione Tramite notifiche inviate con e-mail il destinatario viene subito informato dell’arrivo del documento Razionalizza e condivide le informazioni aziendali L’applicazione del work-flow consente di organizzare e di condividere in modo ottimale i documenti tra tutti gli utenti coinvolti nel processo Migliora la sicurezza nel trattamento dei dati I documenti e le informazioni chiave sono memorizzate in un server di rete sottoposto a procedure di back-up. L’accesso alle informazioni viene permesso solo agli utenti autorizzati Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 7

Acquisizione documenti Documenti cartacei Acquisiti da Doc2Net server scanner/multifunzione Documenti multipli Documenti in formato digitale Documenti singoli (PDF) Allegati nell’e-mail Contenuti in un disco Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 8

Acquisizione documenti Segreteria Creazione della scheda del documento con tutti i dettagli e la scelta del flusso Server WEB Database SQL scheda documento Chiavi di ricerca Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 9

Tipi di Documento Documento generico E’ il tipo di documento con archiviazione più semplice, effettuato direttamente dalla segreteria e a solo scopo di archiviazione. Corrispondenza Permette alla segreteria che effettua l’inserimento di inviarlo all’attenzione di un responsabile. Il responsabile può distribuirlo agli utenti del suo ente. Fattura passiva Contiene informazioni chiave come importo, n.fattura,fornitore, n.ordine. Prevede un flusso di autorizzazione che va dalla segreteria fino al responsabile. Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 10

Ruoli Ruoli degli utenti Segreteria: acquisisce/inserisce i documenti Referente amministrativo: certifica i dati (fattura) Funzione competente: approva (fattura) o è destinatario (corrispondenza) Responsabile: autorizza il pagamento (fattura) Lettore: accesso ai documenti con permesso di lettura Attributi: Administrator: consente all’utente di gestire le anagrafiche del sistema e gli utenti Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 11

Documento Generico Flusso Nel caso di documento generico, è previsto l’inserimento da parte della segreteria senza alcun flusso di notifica. Il documento, una volta inserito, è consultabile da tutti in modalità LETTURA Utente che effettua un’azione Termine del flusso Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 12

Corrispondenza in Entrata Flusso Nel caso di corrispondenza, è previsto l’inserimento da parte della segreteria che lo invia al responsabile di un ente. In seguito il responsabile può ridistribuire il documento a uno o più utenti del suo ente. Solo gli utenti selezionati possono consultare il documento Utente che effettua un’azione Termine del flusso Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 13

Fatture Fornitori Flusso Nel caso di fattura, sono previsti quattro ruoli nel flusso dell’archiviazione del documento: Segreteria, Ref. Amministrativo, Funz. competente, Responsabile Ci possono essere 4 differenti situazioni: 2. Archiviazione del 1. Segreteria autorizzata Ref. amministrativo all’archiviazione se in possesso di CDC, conto e n. di ordine Utente che effettua un’azione Termine del flusso Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 14

Fatture fornitori 3. Archiviazione senza Funz. Competente 4. Flusso Completo Non è conoscenza del CDC e/o Conto Utente che effettua un’azione Termine del flusso Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 15

Esempio di caricamento In questa pagina si archiviano i documenti e si da inizio al workflow scegliendoli da un elenco di file disponibili Le chiavi di ricerca sono associate in modo automatico tramite il barcode. Sulla parte sinistra dello schermo appare l’anteprima del documento che può essere consultato in tutte le sue parti. Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 16

Esempio di ricerca In questa pagina si possono ricercare tutti i documenti presenti in Doc2Net. Nella parte superiore sono presenti numerosi campi di ricerca che permettono di filtrare i risultati della ricerca (1) Nella parte inferiore appaiono i risultati (2) e con un click sull’icona si può accedere alla scheda del documento (3). 1 3 2 Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 17

Acquisizione Documenti Processo Notturno per documenti Fattura Acquisizione Metadati, associazione con documenti tramite BarCode, Export verso sistema di Conservazione Sostitutiva Server WEB SAP Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 18

Tecnologie utilizzate Web Microsoft Windows 2003 server o superiore Internet Information Services 6.0 o superiore Framework 2.0 Database Microsoft SQL 2005 o superiore Strumenti di sviluppo Microsoft .Net 2005 Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights. 19

Incontro ven6 Mauro Conconi - Robert Bosch

by Event4ITGroup on Nov 16, 2009

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