La gestione ottimizzata dei processi di archiviazione documentale
Case History BOSCH
Mauro Conconi
mauro.conconi@it.bosch.com
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
1

L’Azienda BOSCH
Struttura del Gruppo BOSCH
Gruppo Bosch
Fatturato: 45,1 mld euro1)
Dipendenti al 01/01/2009:
281.717
Tecnica per Tecnologia Beni di consumo e
Autoveicoli Industriale Tecnologie costruttive
Fatturato: 26,5 mld euro Fatturato: 6,7 mld euro Fatturato: 11,9 mld euro
Percentuale sul tot: 59% Percentuale sul tot: 15% Percentuale sul tot : 26 %
1)
Incluse altre aree di business
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
2

L’Azienda BOSCH
Dati Salienti
2007 2008
Fatturato* 46.320 45.127
Dipendenti1) 271.265 281.717
in Germania 112.300 114.360
al di fuori della Germania 158.965 167.357
Investimenti in beni patrimoniali* 2.634 3.276
Costi Ricerca e Sviluppo* 3.583 3.889
Risultato ante imposte* 3.801 942
Risultato dopo imposte* 2.850 372
1)al 01 gennaio 2008/2009
* value in milioni di euro
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
3

Lo stato Iniziale
Ciclo Passivo (fatture fornitori) - Documenti cartacei interni
•Contabilità centralizzata e produzione su più sedi operative
•Verifica informazioni per registrazione documento
•Giro firma per autorizzazione al pagamento
•Flusso cartaceo, fotocopie, fax, mail, telefono
•Conservare e reperire documenti dall’archivio cartaceo
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
4

Obiettivi
Centralizzazione
Condividere i documenti fra le sedi sul territorio, centralizzare le funzioni di
registrazione.
Controllo
Tenere sotto controllo la fattura fornitore, dall’arrivo al pagamento, attraverso le fasi
di gestione.
Verifica
Verifica per il pagamento con tutte le funzioni che devono operare nel ciclo di
approvazione.
Conservazione Sostitutiva
Registrata la fattura, fatta la scansione, attraverso il processo di estrazione dei
metadati, il passaggio in Conservazione Sostitutiva diventa banale.
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
5

L’avvicinamento
L’Archiviazione Documentale
La gestione documentale è soprattutto un fattore organizzativo.
Processo Condiviso
Per raggiungere l’obiettivo è necessario un forte spinta dal Management dell’azienda,
condivisione, approccio a Step.
Gruppo di lavoro
Il progetto è stato condiviso fra tutti i ruoli aziendali, concordate e definite le
specifiche, fissati tutti punti di controllo.
Sicurezza e policies aziendali
È necessario il rispetto delle politiche di sicurezza, per gli accessi, per i dati e
garantire l’affidabilità e le performance.
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
6

Vantaggi per l’azienda
Riduce i costi di gestione
Eliminando i costi di stampa, di produzione e distribuzione delle copie, di archiviazione
e di ricerca dei documenti.
Riduce i tempi di distribuzione
Tramite notifiche inviate con e-mail il destinatario viene subito informato dell’arrivo
del documento
Razionalizza e condivide le informazioni aziendali
L’applicazione del work-flow consente di organizzare e di condividere in modo ottimale
i documenti tra tutti gli utenti coinvolti nel processo
Migliora la sicurezza nel trattamento dei dati
I documenti e le informazioni chiave sono memorizzate in un server di rete sottoposto
a procedure di back-up. L’accesso alle informazioni viene permesso solo agli utenti
autorizzati
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
7

Acquisizione documenti
Documenti cartacei
Acquisiti da Doc2Net server
scanner/multifunzione
Documenti multipli
Documenti in formato digitale Documenti singoli
(PDF)
Allegati nell’e-mail
Contenuti in un disco
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
8

Acquisizione documenti
Segreteria
Creazione della scheda del documento con tutti i
dettagli e la scelta del flusso
Server WEB
Database SQL
scheda documento
Chiavi di ricerca
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
9

Tipi di Documento
Documento generico
E’ il tipo di documento con archiviazione più semplice, effettuato direttamente dalla
segreteria e a solo scopo di archiviazione.
Corrispondenza
Permette alla segreteria che effettua l’inserimento di inviarlo all’attenzione di un
responsabile.
Il responsabile può distribuirlo agli utenti del suo ente.
Fattura passiva
Contiene informazioni chiave come importo, n.fattura,fornitore, n.ordine.
Prevede un flusso di autorizzazione che va dalla segreteria fino al responsabile.
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
10

Ruoli
Ruoli degli utenti
Segreteria: acquisisce/inserisce i documenti
Referente amministrativo: certifica i dati (fattura)
Funzione competente: approva (fattura) o è destinatario (corrispondenza)
Responsabile: autorizza il pagamento (fattura)
Lettore: accesso ai documenti con permesso di lettura
Attributi:
Administrator: consente all’utente di gestire le anagrafiche del sistema e gli utenti
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
11

Documento Generico
Flusso
Nel caso di documento generico, è previsto l’inserimento da parte della segreteria
senza alcun flusso di notifica.
Il documento, una volta inserito, è consultabile da tutti in modalità LETTURA
Utente che effettua un’azione
Termine del flusso
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
12

Corrispondenza in Entrata
Flusso
Nel caso di corrispondenza, è previsto l’inserimento da parte della segreteria che lo
invia al responsabile di un ente.
In seguito il responsabile può ridistribuire il documento a uno o più utenti del suo ente.
Solo gli utenti selezionati possono consultare il documento
Utente che effettua un’azione
Termine del flusso
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
13

Fatture Fornitori
Flusso
Nel caso di fattura, sono previsti quattro ruoli nel flusso dell’archiviazione del documento:
Segreteria, Ref. Amministrativo, Funz. competente, Responsabile
Ci possono essere 4 differenti situazioni:
2. Archiviazione del
1. Segreteria autorizzata
Ref. amministrativo
all’archiviazione
se in possesso di CDC, conto
e n. di ordine
Utente che effettua un’azione
Termine del flusso
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
14

Fatture fornitori
3. Archiviazione senza Funz. Competente 4. Flusso Completo
Non è conoscenza del CDC
e/o Conto
Utente che effettua un’azione
Termine del flusso
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
15

Esempio di caricamento
In questa pagina si archiviano i documenti e si da inizio al workflow scegliendoli da un elenco di file
disponibili Le chiavi di ricerca sono associate in modo automatico tramite il barcode.
Sulla parte sinistra dello schermo appare l’anteprima del documento che può essere consultato in
tutte le sue parti.
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
16

Esempio di ricerca
In questa pagina si possono ricercare tutti i documenti presenti in Doc2Net.
Nella parte superiore sono presenti numerosi campi di ricerca che permettono di filtrare i risultati
della ricerca (1)
Nella parte inferiore appaiono i risultati (2) e con un click sull’icona si può accedere alla scheda del
documento (3).
1
3
2
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
17

Acquisizione Documenti
Processo Notturno per documenti Fattura
Acquisizione Metadati, associazione con documenti
tramite BarCode, Export verso sistema di
Conservazione Sostitutiva
Server WEB
SAP
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
18

Tecnologie utilizzate
Web
Microsoft Windows 2003 server o superiore
Internet Information Services 6.0 o superiore
Framework 2.0
Database
Microsoft SQL 2005 o superiore
Strumenti di sviluppo
Microsoft .Net 2005
Internal | Department | 28/04/2009 | © Robert Bosch GmbH 2009. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction,
editing, distribution, as well as in the event of applications for industrial property rights.
19