Incontro ven6 Giovanni Piccinelli - Gruppo Reale Mutua

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I CASI DI ECCELLENZA in ambito PA, Finance, Industria
Venerdì 6 novembre '09
Giovanni Piccinelli - Gruppo Reale Mutua
Il Programma di Gestione Documentale Digitale del Gruppo Reale Mutua

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Incontro ven6 Giovanni Piccinelli - Gruppo Reale Mutua

  1. 1. Il Programma Gestione Documentale Digitale del Gruppo Reale Mutua Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  2. 2. Il Gruppo Reale Mutua in Italia 2000 Dipendenti 800 Agenzie 45 Centri Liquidazione Danni 2 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  3. 3. Gestione dei documenti I documenti rappresentano il contenitore principale della conoscenza che può essere trasferita tra diversi soggetti interni/esterni all’azienda e spesso rappresentano il principale elemento gestionale dei processi aziendali. MODALITA’ TRADIZIONALE DI SCAMBIO DOCUMENTI IN AZIENDA Ritardo nell’accesso all’informazione CRITICITA’ Usura e smarrimento doc. originali Ingombro e necessità di archivi di grande capienza EFFETTI Costi indiretti di recupero dell’informazione INDESIDERATI Mancanza di sicurezza nell’accesso al documento INEFFICIENZE Necessità di personale addetto Dispersione dell’informazione Duplicazione dei documenti 3 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  4. 4. Gestione dei documenti - alcuni risultati dell’analisi • Elevato impiego di risorse (tempo e costi) per attività • Invio e ricezione fax • Fotocopiatura • Gestione documenti tramite corrispondenza tradizionale • Gestione di “seguiti” non propri • Forte asincronia tra la disponibilità e l’aggiornamento dei dati strutturati nei confronti dei non strutturati • Duplicazioni e smarrimenti documenti e lunghi tempi per il reperimento dagli archivi cartacei centrali 4 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  5. 5. Programma di Gestione Documentale Digitale in GRMA Il Gruppo Reale Mutua ha avviato a fine 2006 il percorso per la costruzione di un sistema integrato di gestione documentale digitale Nel corso del 2007 è stato attivato un Gruppo di Lavoro coordinato dalla funzione Organizzazione, che ha strutturato l’iniziativa secondo quattro filoni di attività 1. Piattaforma di Document Management 2. Razionalizzazione dispositivi di stampa 3. Piattaforma integrata Fax Server/Posta Elettronica 4. Conservazione Sostitutiva e razionalizzazione stampe Ciascun filone di attività si caratterizza come “autoconsistente” ed è stato concepito per integrarsi nel modello complessivo del sistema GDD a tendere. 5 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  6. 6. Programma di Gestione Documentale Digitale in GRMA A dicembre 2007 è stato formalizzato un Comitato di Progetto costituito dai ViceDirettori Generali e dal Direttore Centrale Risorse in RMA, finalizzato a indirizzare ed approvare le principali scelte progettuali Sono state adottate logiche di assegnazione delle priorità degli interventi basate sui seguenti criteri : Aree aziendali a maggior “traffico e volume documentale” con priorità ai processi di business assicurativo Processi e documenti condivisi con la Rete di Vendita Integrazione con applicativi di archiviazione ottica già esistenti 6 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  7. 7. Una definizione Un sistema di Gestione Documentale Digitale non è un ulteriore software da acquistare ed integrare, ma un vero e proprio insieme di prassi aziendali e di strumenti, tra loro integrati, per la gestione delle informazioni non strutturate (documenti) all’interno dei processi aziendali, integrato ove possibile e necessario, con i sistemi applicativi gestionali. Il successo di un modello integrato di gestione documentale, trasversale ai processi aziendali, è direttamente proporzionale al vantaggio percepito degli utilizzatori e contribuisce alla riduzione dei costi aziendali complessivi – TCO - (processi, strumenti, supporti, logistica,etc). 7 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  8. 8. Strumenti per la gestione digitale dei documenti SCANNER SISTEMI @ APPLICATIVI POSTA ELETTRONICA FAX @ PIATTAFORMA DOCUMENTALE DISPOSITIVI MULTIFUNZIONE SERVER PERSONAL COMPUTER Rossi Mario 2009/123456 Denuncia STAMPANTE 8 ETICHETTATRICE Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  9. 9. Sistema “integrato” di Gestione Documentale Digitale FAX SISTEMI “VANTAGGIO “VANTAGGIO SERVER APPLICATIVI PERCEPITO !!!” PERCEPITO !!!” @ @ DISPOSITIVI MULTIFUNZIONI POSTA PROCESSI ELETTRONICA DOCUMENTI CARTACEI PIATTAFORMA DOCUMENTALE TELEFONO POSTA ELETTRONICA CONSERVAZIONE FIRMA DIGITALE CERTIFICATA 9 SOSTITUTIVA Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  10. 10. Aree e criteri di intervento Si può intervenire per razionalizzare e smaterializzare i processi documentali agendo sulle attività improduttive quali distribuzione, archiviazione, ricerca. L’adozione di sistemi di gestione digitale dei documenti porta efficienza ed efficacia, in misura maggiore quando vi è : Necessità di consultazione di uno stesso documento in punti geograficamente distanti (spazio) Simultaneità e continuità della disponibilità di un documento (tempo e frequenza di consultazione) Necessità di ricerche cross e/o comparate sui contenuti dei documenti Opportunità per una gestione documentale sostitutiva Non tutti i processi divengono maggiormente efficienti in caso di digitalizzazione dei documenti cartacei (“euforia documentale”) 10 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  11. 11. Principali obiettivi del Programma GDD 1. Piattaforma Documentale Disporre di un “repository” digitale da utilizzare per contenere tutti i documenti rilevanti per i principali processi aziendali (Sinistri, Portafoglio, Amministrazione, etc. –> fascicolo digitale) integrato sia con il parco applicativo sia con gli altri strumenti di gestione documentale (posta elettronica, fax server, scanner, multifunzioni, etc.) 2. Razionalizzazione dispositivi di stampa Portare il rapporto utenti/dispositivi dall’ 1,58 (rilev. 01/2007) al 4-4,5 Aumentare il numero punti copia (bn/colore) e scansione (colore) Completare l’integrazione in rete dei dispositivi Migliorare la gestione delle “macchine” portandola agli standard di mercato attraverso l’upgrade tecnologico e riducendo il TCO Garantire l’integrabilità con la piattaforma documentale 11 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  12. 12. Principali obiettivi del Programma GDD 3. Piattaforma integrata Fax server/Posta elettronica Distribuzione capillare dello strumento in Azienda (Sede e Rete) Ricezione digitale dei documenti dall’esterno Tempestività di accesso alle informazioni Annullamento tempi di attesa e del rischio smarrimento dei documenti Riduzione dei costi dei consumabili e delle criticità legate agli strumenti 4. Conservazione sostitutiva e razionalizzazione delle stampe Riduzione dei costi legati alla produzione, autenticazione e archiviazione dei documenti (bollati e giornali) Facilità e tempestività di accesso alla consultazione Risparmio costi intorno al 70 % Individuazione stampe residue prodotte da host, eliminazione di quelle inutili e progressiva dematerializzazione delle rimanenti 12 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  13. 13. Risultati attesi a regime dall’integrazione del sistema Gestione Documentale con i processi aziendali Creazione, archiviazione e distribuzione controllata e sicura dei documenti Rapido reperimento e recupero dei dati pregressi (es. riapertura sinistri) Riduzione dei tempi di risposta e dei cicli di lavorazione dei documenti Sincronizzazione e disponibilità immediata delle informazioni distribuite geograficamente in ogni punto della rete Diminuzione dei rischi derivanti dalla circolazione di copie di documenti non allineati/aggiornati/corretti Riduzione dei costi relativi a : attività legate ai processi (tempo) gestione della carta (spazi fisici, stoccaggio, personale di gestione, recupero documenti etc.) ridondanze, copiatura, spedizione e ritardi Migliore coordinamento tra le funzioni aziendali. Miglioramento nel servizio nei confronti dei clienti 13 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  14. 14. Principali risultati raggiunti fino ad oggi (10/2009) Razionalizzazione dispositivi documentali Aumentato il rapporto utenti/dispositivi da 1,58 a 3,52 passando da 956 dispositivi presenti a circa 500 (per Reale Mutua), tramite introduzione dispositivi multifunzione (di UOA e di Dipartimento), e conversione dei recapiti fax tradizionali sulla piattaforma fax server Le Società del Gruppo (Italiana, La Piemontese, Banca Reale) hanno avviato il progetto nel corso del 2009 sul modello seguito dalla Capogruppo. Piattaforma Fax Server/Posta elettronica Nel corso del 2009 sono stati assegnati circa 300 recapiti fax server utilizzati da circa 700 utenti. Alcuni uffici hanno modificato i loro processi in funzione del fax server Distribuiti recapiti secondo logiche “1 a 1” e “1 a n”. Entro fine 2009 distribuzione a tutto il personale addetto alla liquidazione sinistri dislocato sul territorio nazionale (circa 300 recapiti) Utilizzo in quattro mesi a campione ; 3.771 inviati per 14.684 pagine 15.900 ricevuti per 62.397 pagine 14 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  15. 15. Principali risultati raggiunti fino ad oggi (10/2009) Conservazione sostitutiva e razionalizzazione stampe Completata l’analisi sui costi dell’attuale gestione di emissione e stampa giornali e bollati assicurativi. Valutazione proposte dell’ outsourcing e preparazione del capitolato per la richiesta servizi a fornitore esterno Eliminazione progressiva delle stampe emesse da host Cantieri Piattaforma Documentale Ottobre 2009 : erogazione formazione al personale e inizio roll-out sui Centri Liquidazione Danni del nuovo processo documentale Sinistri (“strategico”) Termine progetti “tattici” in aree di nicchia: polizze convenzioni Vita e trattati di riassicurazione. Progettazione nuovo processo documentale portafoglio Progettazione nuovo processo documentale “back office di Agenzia” 15 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  16. 16. Lesson Learned • Disegnare innovazioni di processo e strumentali tenendo presente il “vantaggio percepito” dell’utente • Introdurre gradualmente le soluzioni monitorando costantemente i feedback • Integrazione strumenti documentali: indispensabile ! 16 Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata
  17. 17. Grazie per l’attenzione ! Giovanni Piccinelli Reale Mutua Assicurazioni Direzione Centrale Risorse Organizzazione giovanni.piccinelli@realemutua.it Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata

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