Il Programma
Gestione Documentale Digitale
del Gruppo Reale Mutua
Reale Mutua Assicurazioni – Giovanni Piccinelli – Riproduzione Vietata

Il Gruppo Reale Mutua in Italia
2000 Dipendenti
800 Agenzie
45 Centri Liquidazione Danni
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Gestione dei documenti
I documenti rappresentano il contenitore principale della conoscenza che
può essere trasferita tra diversi soggetti interni/esterni all’azienda e spesso
rappresentano il principale elemento gestionale dei processi aziendali.
MODALITA’
TRADIZIONALE DI
SCAMBIO
DOCUMENTI IN
AZIENDA
Ritardo nell’accesso all’informazione
CRITICITA’ Usura e smarrimento doc. originali
Ingombro e necessità di archivi di grande capienza
EFFETTI Costi indiretti di recupero dell’informazione
INDESIDERATI Mancanza di sicurezza nell’accesso al documento
INEFFICIENZE Necessità di personale addetto
Dispersione dell’informazione
Duplicazione dei documenti
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Gestione dei documenti - alcuni risultati dell’analisi
• Elevato impiego di risorse (tempo e costi) per attività
• Invio e ricezione fax
• Fotocopiatura
• Gestione documenti tramite corrispondenza tradizionale
• Gestione di “seguiti” non propri
• Forte asincronia tra la disponibilità e l’aggiornamento dei dati
strutturati nei confronti dei non strutturati
• Duplicazioni e smarrimenti documenti e lunghi tempi per il
reperimento dagli archivi cartacei centrali
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Programma di Gestione Documentale Digitale in GRMA
Il Gruppo Reale Mutua ha avviato a fine 2006 il percorso per la
costruzione di un sistema integrato di gestione documentale
digitale
Nel corso del 2007 è stato attivato un Gruppo di Lavoro coordinato
dalla funzione Organizzazione, che ha strutturato l’iniziativa secondo
quattro filoni di attività
1. Piattaforma di Document Management
2. Razionalizzazione dispositivi di stampa
3. Piattaforma integrata Fax Server/Posta Elettronica
4. Conservazione Sostitutiva e razionalizzazione stampe
Ciascun filone di attività si caratterizza come “autoconsistente” ed è
stato concepito per integrarsi nel modello complessivo del sistema
GDD a tendere.
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Programma di Gestione Documentale Digitale in GRMA
A dicembre 2007 è stato formalizzato un Comitato di Progetto
costituito dai ViceDirettori Generali e dal Direttore Centrale Risorse in
RMA, finalizzato a indirizzare ed approvare le principali scelte
progettuali
Sono state adottate logiche di assegnazione delle priorità degli
interventi basate sui seguenti criteri :
Aree aziendali a maggior “traffico e volume documentale” con
priorità ai processi di business assicurativo
Processi e documenti condivisi con la Rete di Vendita
Integrazione con applicativi di archiviazione ottica già esistenti
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Una definizione
Un sistema di Gestione Documentale Digitale
non è un ulteriore software da acquistare ed integrare, ma un vero e
proprio insieme di prassi aziendali e di strumenti, tra loro integrati,
per la gestione delle informazioni non strutturate (documenti)
all’interno dei processi aziendali, integrato ove possibile e necessario,
con i sistemi applicativi gestionali.
Il successo di un modello integrato di gestione documentale,
trasversale ai processi aziendali, è direttamente proporzionale al
vantaggio percepito degli utilizzatori e contribuisce alla riduzione
dei costi aziendali complessivi – TCO - (processi, strumenti, supporti,
logistica,etc).
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Strumenti per la gestione digitale dei documenti
SCANNER
SISTEMI
@
APPLICATIVI
POSTA
ELETTRONICA
FAX
@ PIATTAFORMA
DOCUMENTALE
DISPOSITIVI
MULTIFUNZIONE
SERVER
PERSONAL
COMPUTER
Rossi Mario
2009/123456
Denuncia
STAMPANTE
8
ETICHETTATRICE
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Sistema “integrato” di Gestione Documentale Digitale
FAX SISTEMI
“VANTAGGIO
“VANTAGGIO SERVER APPLICATIVI
PERCEPITO !!!”
PERCEPITO !!!” @
@
DISPOSITIVI
MULTIFUNZIONI
POSTA PROCESSI
ELETTRONICA
DOCUMENTI
CARTACEI PIATTAFORMA
DOCUMENTALE
TELEFONO POSTA
ELETTRONICA
CONSERVAZIONE FIRMA DIGITALE
CERTIFICATA
9
SOSTITUTIVA
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Aree e criteri di intervento
Si può intervenire per razionalizzare e smaterializzare i processi
documentali agendo sulle attività improduttive quali distribuzione,
archiviazione, ricerca.
L’adozione di sistemi di gestione digitale dei documenti porta
efficienza ed efficacia, in misura maggiore quando vi è :
Necessità di consultazione di uno stesso documento in punti
geograficamente distanti (spazio)
Simultaneità e continuità della disponibilità di un documento (tempo e
frequenza di consultazione)
Necessità di ricerche cross e/o comparate sui contenuti dei documenti
Opportunità per una gestione documentale sostitutiva
Non tutti i processi divengono maggiormente efficienti in caso di
digitalizzazione dei documenti cartacei
(“euforia documentale”)
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Principali obiettivi del Programma GDD
1. Piattaforma Documentale
Disporre di un “repository” digitale da utilizzare per contenere tutti i
documenti rilevanti per i principali processi aziendali (Sinistri,
Portafoglio, Amministrazione, etc. –> fascicolo digitale) integrato sia con
il parco applicativo sia con gli altri strumenti di gestione
documentale (posta elettronica, fax server, scanner, multifunzioni, etc.)
2. Razionalizzazione dispositivi di stampa
Portare il rapporto utenti/dispositivi dall’ 1,58 (rilev. 01/2007) al 4-4,5
Aumentare il numero punti copia (bn/colore) e scansione (colore)
Completare l’integrazione in rete dei dispositivi
Migliorare la gestione delle “macchine” portandola agli standard di
mercato attraverso l’upgrade tecnologico e riducendo il TCO
Garantire l’integrabilità con la piattaforma documentale
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Principali obiettivi del Programma GDD
3. Piattaforma integrata Fax server/Posta elettronica
Distribuzione capillare dello strumento in Azienda (Sede e Rete)
Ricezione digitale dei documenti dall’esterno
Tempestività di accesso alle informazioni
Annullamento tempi di attesa e del rischio smarrimento dei documenti
Riduzione dei costi dei consumabili e delle criticità legate agli strumenti
4. Conservazione sostitutiva e razionalizzazione delle stampe
Riduzione dei costi legati alla produzione, autenticazione e archiviazione
dei documenti (bollati e giornali)
Facilità e tempestività di accesso alla consultazione
Risparmio costi intorno al 70 %
Individuazione stampe residue prodotte da host, eliminazione di quelle
inutili e progressiva dematerializzazione delle rimanenti
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Risultati attesi a regime
dall’integrazione del sistema Gestione Documentale con i processi aziendali
Creazione, archiviazione e distribuzione controllata e sicura dei documenti
Rapido reperimento e recupero dei dati pregressi (es. riapertura sinistri)
Riduzione dei tempi di risposta e dei cicli di lavorazione dei documenti
Sincronizzazione e disponibilità immediata delle informazioni distribuite
geograficamente in ogni punto della rete
Diminuzione dei rischi derivanti dalla circolazione di copie di documenti non
allineati/aggiornati/corretti
Riduzione dei costi relativi a :
attività legate ai processi (tempo)
gestione della carta (spazi fisici, stoccaggio, personale di gestione,
recupero documenti etc.)
ridondanze, copiatura, spedizione e ritardi
Migliore coordinamento tra le funzioni aziendali.
Miglioramento nel servizio nei confronti dei clienti
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Principali risultati raggiunti fino ad oggi (10/2009)
Razionalizzazione dispositivi documentali
Aumentato il rapporto utenti/dispositivi da 1,58 a 3,52 passando da 956
dispositivi presenti a circa 500 (per Reale Mutua), tramite introduzione
dispositivi multifunzione (di UOA e di Dipartimento), e conversione dei recapiti
fax tradizionali sulla piattaforma fax server
Le Società del Gruppo (Italiana, La Piemontese, Banca Reale) hanno avviato il
progetto nel corso del 2009 sul modello seguito dalla Capogruppo.
Piattaforma Fax Server/Posta elettronica
Nel corso del 2009 sono stati assegnati circa 300 recapiti fax server utilizzati
da circa 700 utenti.
Alcuni uffici hanno modificato i loro processi in funzione del fax server
Distribuiti recapiti secondo logiche “1 a 1” e “1 a n”.
Entro fine 2009 distribuzione a tutto il personale addetto alla liquidazione sinistri
dislocato sul territorio nazionale (circa 300 recapiti)
Utilizzo in quattro mesi a campione ;
3.771 inviati per 14.684 pagine
15.900 ricevuti per 62.397 pagine
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Principali risultati raggiunti fino ad oggi (10/2009)
Conservazione sostitutiva e razionalizzazione stampe
Completata l’analisi sui costi dell’attuale gestione di emissione e stampa
giornali e bollati assicurativi.
Valutazione proposte dell’ outsourcing e preparazione del capitolato per la
richiesta servizi a fornitore esterno
Eliminazione progressiva delle stampe emesse da host
Cantieri Piattaforma Documentale
Ottobre 2009 : erogazione formazione al personale e inizio roll-out sui Centri
Liquidazione Danni del nuovo processo documentale Sinistri (“strategico”)
Termine progetti “tattici” in aree di nicchia: polizze convenzioni Vita e trattati di
riassicurazione.
Progettazione nuovo processo documentale portafoglio
Progettazione nuovo processo documentale “back office di Agenzia”
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Lesson Learned
• Disegnare innovazioni di processo e strumentali tenendo
presente il “vantaggio percepito” dell’utente
• Introdurre gradualmente le soluzioni monitorando
costantemente i feedback
• Integrazione strumenti documentali: indispensabile !
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Grazie per l’attenzione !
Giovanni Piccinelli
Reale Mutua Assicurazioni
Direzione Centrale Risorse
Organizzazione
giovanni.piccinelli@realemutua.it
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