Incontro ven6 Andrea Di Gesualdo - Mediaset

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Milano, 6 Novembre 2009 1

CONTENUTI 1. ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE (ATTIVO E PASSIVO) (2007-2008) • SVILUPPO DEL PROGETTO • BENEFICI E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI • VOLUMI • STRUMENTI • PROCEDURA 2. NUOVO PROCESSO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN AMBITO “FIP” (2009) • PROGETTO FIP (FAST INVOICE PROCESSING) • ANALISI DEL PROCESSO • BENEFICI E VANTAGGI 3. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (2008-2009) • OGGETTO • PROCEDURA E PRIMA FASE DEL PROGETTO (FATTURAZIONE ATTIVA E PASSIVA) • STRUMENTI (SOFTWARE, HARDWARE, ECC.) • RISOLUZIONE DEI PROBLEMI • SECONDA FASE DEL PROGETTO (LIBRI E REGISTRI FISCALI) 2

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE SVILUPPO DEL PROGETTO BENEFICI E TIPOLOGIA DOCUMENTI VOLUMI STRUMENTI PROCEDURA 3

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE • Il progetto di Archiviazione Documentale ha avuto inizio a partire dal mese di novembre 2006 con il processo di digitalizzazione dei documenti per una società del gruppo (“società pilota”). L’attività ha coinvolto sia il Ciclo Passivo sia il Ciclo Attivo. Con il primo gennaio 2007 l’archiviazione documentale è stata estesa ed è divenuta effettiva per tutte le società del Gruppo Mediaset. Dettaglio delle attività svolte Installazione delle postazioni di scansione/archiviazione documenti Messa in funzione delle postazioni e delle due stampanti destinate alla stampa delle etichette Assistenza e formazione agli utenti Organizzazione interna degli uffici per la gestione del lavoro di archiviazione documentale/scansione 4

BENEFICI E TIPOLOGIA DOCUMENTI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE BENEFICI: • Digitalizzazione dei documenti contabili (fatture, documenti di trasporto e altri allegati) • Facilità e rapidità di consultazione e visualizzazione dei documenti (direttamente dalla postazione dell’utente) • Razionalizzazione dei processi interni di gestione documentale (possono essere evitate e/o ridotte fotocopie, fax, ecc.) • Propedeutico allo sviluppo del progetto di conservazione sostitutiva-legale (eliminazione della carta) TIPOLOGIA DOCUMENTI: Ai fini dell’Archiviazione documentale, sono state individuate classi di documenti a cui corrispondono apposite “cartelle” di archivio in Sap: • Fattura (documento fiscale) • Documenti di trasporto (DDT) • Altri allegati – (tutto ciò che non è fattura e/o DDT, tra cui ad es. fatture siglate per il benestare al pagamento e allegati diversi) 6

VOLUMI Rilevazione al 31.12.2007 e al 31.12.2008 NUMERO PROTOCOLLI (ESERCIZIO 2007 E 2008) ESERCIZIO ESERCIZIO 2007 2008 FATTURE FORNITORI 84.690 95.352 FATTURE CLIENTI 12.757 4.862 TOTALE DOCUMENTI FATTURE 97.447 100.214 8

STRUMENTI A DISPOSIZIONE DEGLI UTENTI Gli strumenti a disposizione degli utenti sono i seguenti: • Etichette con codice a barre Etichette da utilizzare per il tipo documento Fattura (etichette ottenute con stampa a “rotolo” e che riportano sul codice a barre il codice società); Etichette per DDT e di altri allegati (etichette ottenute con la stampa laser su foglio A4); • “Penna ottica” per la lettura del codice a barre • N. 4 Postazioni di scansione composte da uno scanner e da un pc. 10

ETICHETTE ETICHETTA FATTURA ETICHETTA DDT E ALTRI ALLEGATI 11

PROCEDURA ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE 1. Apposizione dell’etichetta con codice a barre sui documenti contabili pronti per la registrazione in Sap, utilizzando: • etichetta a “rotolo” con codice società per il documento fattura • etichetta senza codice società per le DDT e altri allegati. 2. Registrazione della fattura. 3. Apertura (automatica) in Sap di un “Pop-Up” e immissione da parte dell’utente del codice a barre posto sull’etichetta del documento fattura tramite l’utilizzo della penna ottica. Lettura ottica del codice a barre tramite penna ottica anche per gli altri allegati (DDT e altri documenti). 4. Scansione di un lotto di documenti per la loro digitalizzazione e archiviazione (abbinamento immagine-registrazione tramite codice a barre). 13

2. Registrazione della Fattura 14

3. Lettura CODICE A BARRE (FATTURA) 15

Registrazione in SAP Abbinamento dei documenti MONITOR DI CONTROLLO Log dei documenti ancora da abbinare 16

NUOVO PROCESSO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN AMBITO “FIP” (FAST INVOICE PROCESSING) COS’E’ “FIP” CANALI DI RICEZIONE DELLE FATTURE PASSIVE DESCRIZIONE DEL PROCESSO ATTIVITA’ SVOLTE DALLA SOCIETA’ CHE EFFETTUA IL SERVIZIO DI SCANSIONE ATTIVITA’ DELLA DIREZIONE AMMINISTRATIVA STRUMENTI A DISPOSIZIONE OBIETTIVI E VANTAGGI 17

— COS’E’ “FIP” — FIP (Fast Invoice Processing) è un modello che permette una gestione automatizzata del processo di acquisizione, verifica, registrazione, gestione delle anomalie di “pre-contabilizzazione” e autorizzazione al pagamento delle fatture passive ed è finalizzato alla semplificazione e allo snellimento dei processi del ciclo passivo. 18

- CANALI DI RICEZIONE DELLE FATTURE PASSIVE - Il modello di riferimento proposto nell’ambito del progetto FIP prevede di centralizzare la ricezione delle fatture passive su canali specifici: – Canale postale (CP societarie) – Canale e-mail (indirizzi emails societari) – Canali interni (Punto di raccolta interno) – Canale fax (solo per urgenze) 19

- DESCRIZIONE DEL PROCESSO - Terze parti Focal Point/ Fornitori Gestione in Service Contabilità Fornitori Responsabili U.O. Invio Ricevimento, Gestione Documentale, Registrazione fatture e Gestione anomalie e Documenti scansione e Lettura OCR Conservazione Sostitutiva Certificaz. servizio reso SCANNER e OCR Attivazione Workflow SAP R/3 SAP R/3 Fatture cartacee, fax o e-mail STARLITE Web browser Archiviazione Archiviazione Digitale della carta 20

- ATTIVITA’ SVOLTE DALLA SOCIETA’ CHE EFFETTUA IL SERVIZIO DI SCANSIONE - Una società terza effettua le seguenti attività per conto delle società del Gruppo Mediaset: • Ritiro dei documenti cartacei (ft e nc) presso le CP dedicate • Apertura delle caselle emails e stampa dei documenti (ft e nc) ivi contenuti • Riordino e preparazione dei lotti di scansione • Apposizione barcode • Scansione dei documenti • Riconoscimento OCR (Optical Character Recognition) • Invio metadati e pdf delle ft/nc a Mediaset Nota: Eventuali documenti diversi e non contestuali alla fattura/nc (es. DDT) non saranno inclusi nel lotto di scansione e ritorneranno a Mediaset (punto di raccolta interno) attraverso corriere. 21

- ATTIVITA’ DELLA DIREZIONE AMMINISTRATIVA - – Ricezione dei metadati e dei files pdf delle ft/nc nella in-box di Sap (smistamento automatico delle fatture per utente) – Verifica fattura e registrazione documento a fronte immagine – Gestione anomalie e certificazione del servizio reso via “telematica” - STRUMENTI A DISPOSIZIONE - – Doppio monitor (uno per la visualizzazione dell’immagine, l’altro per la visualizzazione della maschera di inserimento in Sap) – Reportistica di monitoraggio (tracciabilità in ogni momento della fattura) 22

Fast Invoice Processing (FIP) Nuovi Strumenti a disposizione: registrazione a fronte immagine L’utilizzo del doppio monitor consente di registrare un documento a fronte immagine.. 23

- OBIETTIVI E VANTAGGI - – Paperless: eliminazione dei documenti cartacei e della loro (pesante) gestione (scansione, archivio fisico, fax, fotocopie, ecc.) – Registrazione a fronte immagine attraverso la precompilazione di alcuni campi nella maschera di inserimento in Sap – Gestione telematica delle “anomalie” – Attività a maggiore valore aggiunto per l’utente contabile – Monitoraggio puntuale del ciclo passivo – Maggiore efficienza nei processi 24

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OGGETTO PROCEDURA E PRIMA FASE DEL PROGETTO (FATTURAZIONE ATTIVA E PASSIVA) STRUMENTI RISOLUZIONE DI PROBLEMI SECONDA FASE DEL PROGETTO (LIBRI E REGISTRI FISCALI) 25

- CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA : OGGETTO - Il progetto di Conservazione Sostitutiva è stato sviluppato in due fasi differenti, distinte per l’oggetto di riferimento: •Prima Fase (2007-2008): Conservazione Sostitutiva Ciclo Attivo e Passivo: Fatturazione Attiva Fatturazione Passiva Il progetto ha avuto inizio a partire dal mese di ottobre 2007 per una società del gruppo (“società pilota”). Con il primo gennaio 2008 la conservazione sostitutiva è stata estesa ed è divenuta effettiva per il ciclo attivo e passivo di tutte le società del Gruppo Mediaset. • Seconda Fase (2008-2009): Conservazione Sostitutiva di: Libri e Registri Fiscali: Libro Giornale, Registri IVA Vendite, IVA Acquisti e Corrispettivi, Registro Beni Ammortizzabili Schede di Conto e Partitari Clienti e Fornitori Contabilità Banche e Derivati: estratti conto, ordini di bonifico, contabili bancarie, mandati,corrispondenza varia, ecc.; lettere di pagamento e contratti su derivati finanziari. La conservazione sostitutiva di Libri/Registri Fiscali e schede di conto/partitari Clienti e Fornitori, iniziata nei primi mesi del 2008, dopo un periodo di test (novembre-dicembre 2008) è stata rilasciata in effettivo a partire dal primo gennaio 2009 (“go-live”). Il progetto della conservazione sostitutiva della contabilità banche e derivati finanziari è stato completato a partire dal mese di maggio 2009 (in effettivo a partire dal 1 gennaio 2010). 26

- PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA- Per definire la procedura di conservazione sostitutiva, è stato redatto un Manuale della Conservazione nel quale sono stati indicati: • Il Responsabile della Conservazione (dati identificativi, compiti, responsabilità, atto di nomina, ecc.) • I Delegati della Conservazione Sostitutiva • Gli Utenti incaricati delle attività periodiche di controllo e relativa reportistica • I documenti oggetto di conservazione e quelli (temporaneamente) esclusi • Le modalità operative per la conservazione (tempistiche, attività di controllo e verifica, modalità di conservazione e reportistica) • Indicazioni circa il Software utilizzato, Certification Authority e “sicurezza dei dati” • Riferimenti Normativi • Glossario 28

- PRIMA FASE DEL PROGETTO: FATTURAZIONE ATTIVA E PASSIVA - Premessa: Il termine che viene rispettato per la conservazione sostitutiva sia delle fatture emesse sia delle fatture ricevute è di giorni 15 rispettivamente dalla data emissione e dalla data di registrazione dei documenti La procedura di conservazione sostitutiva prevede: 1. Attività preliminari Fatturazione Elettronica Lato Emittente Attività dei Capi struttura e dei Delegati alla Conservazione Sostitutiva (controlli e attività preventivi) 2. Conservazione Sostitutiva in senso stretto 29

1. ATTIVITA’ PRELIMINARI: - FATTURAZIONE ELETTRONICA LATO EMITTENTE - • Per quanto concerne il ciclo attivo Mediaset emette fattura elettronica lato emittente: il responsabile amministrativo che coincide con il Responsabile della Conservazione Sostitutiva ha delegato il responsabile della contabilità clienti ad apporre firma elettronica (smart card) e riferimento temporale sulle fatture emesse. Firma e riferimento vengono apposte all’atto dell’emissione della fattura e comunque prima dell’invio del documento all’esterno. • Non appena firma e riferimento vengono apposti sulle fatture attive, automaticamente il sistema inoltra un’email di notifica al delegato della conservazione sostitutiva con l’indicazione del totale fatture firmate e riferite per società e sezionale. Le fatture sono quindi processate in conservazione sostitutiva mediante apposizione di firma del delegato della conservazione sostitutiva e marca temporale sul lotto. 30

1. ATTIVITA’ PRELIMINARI: - ATTIVITA’ DEI CAPI STRUTTURA - • Ogni settimana i capi struttura (ciclo attivo e passivo) controllano attraverso un programma SAP i documenti archiviati per verificare che, nel periodo selezionato e a ciascuna registrazione sia allegata uno e un solo documento “fattura” in formato pdf (tutti i documenti devono avere un allegato di tipo fattura). • I capi struttura compilano un prospetto riepilogativo di sintesi (file salvato su una cartella di rete), in cui sono indicati, per ciascun periodo oggetto di archiviazione, per sezionale e società il totale dei “record” (registrazioni) e i numeri iniziali e finali di registrazione (tale prospetto, una volta compilato, è sottoposto alla verifica ulteriore dell’utente delegato alla conservazione sostitutiva). 31

1. ATTIVITA’ PRELIMINARI: - ATTIVITA’ DEI DELEGATI ALLA C.S. - • Verifica del report compilato dai capi struttura che contiene le seguenti informazioni: - Società e registri IVA - Periodo da conservare (dal - al) - numero partitario iniziale e finale (per sezionale) - numero di record • Inserimento Smart Card nell’apposito lettore • Verifica della validità del dispositivo di firma digitale, del certificato rilasciato all’azienda e la scadenza e numero di marche temporali rimanenti. 32

Controllo Sap (capi struttura-delegato conservazione) 33

Esempio prospetto (compilato dai capi struttura) 34

2. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN SENSO STRETTO • Tempistica: a) Conservazione entro 15 giorni dalla data di emissione (fatture emesse) e dalla data registrazione (fatture ricevute) b) Ogni settimana (il lunedì per il ciclo attivo, il giovedì per il ciclo passivo) vengono conservati legalmente i documenti emessi/registrati dal lunedì al sabato della settimana precedente c) Il cambio della data di registrazione in Sap avviene in automatico: per il ciclo attivo ogni lunedì; per il ciclo passivo ogni giorno (si deroga a questo principio solo sul finire del mese) 35

• Modalità di conservazione a) Esecuzione del programma di conservazione per registro Iva e società b) Invio automatico di un’e-mail di avvenuta conservazione agli utenti delegati alla conservazione in cui viene indicato: • società e Registro Iva • numero di record esaminati, conservati ed eventualmente falliti • periodo esaminato e conservato c) In caso di errore, il programma di conservazione invia un’email ai delegati d) I documenti conservati, distinti per sezionale, società e periodo, vengono salvati su una cartella di rete “Back-uppata” e) Ogni trimestre i documenti conservati, divisi per società e sezionali, vengono copiati su un DVD archiviato in armadio ignifugo presso la Direzione Amministrativa. Annualmente i documenti conservati, divisi per società e sezionali, vengono copiati due DVD archiviati in armadi ignifughi ubicati presso la Direzione Sistemi e presso la Direzione Amministrazione e Affari Fiscali. I DVD contengono anche il programma denominato Sam Viewer che permette di visualizzare i documenti conservati e di effettuare le ricerche degli stessi secondo i parametri e gli indici previsti dalla legge. f) Verifica trimestrale a campione e redazione di relativo verbale: - leggibilità dei documenti conservati - hash dei documenti informatici conservati - firma digitale e marca temporale sull’evidenza informatica conservata 36

Esecuzione programma di conservazione (per società e sezionale) 37

email di conferma di avvenuta conservazione 38

Visualizzazione Fattura Elettronica Lato Emittente (Formazione e Conservazione) 39

Processo di conservazione (1) Processo di conservazione sostitutiva Archivio (2) Estrazione Postazione di elettronico (SAP) documentale conservazione legale (SAM) Masterizzatore DVD Marcatura temporale Lettore smart card (3) Firma e (4) Processo di marca masterizzazione (1) Compilazione Prospetto (Capi Struttura) e Verifica (Delegato) 40

- STRUMENTI - • Postazione Conservazione Sostitutiva (dotata di stampante e lettore Smart Card) • Smart Card • Software di Conservazione (SAM) • Software per effettuare ricerche documenti archiviati (SAM VIEWER) • Masterizzatore 42

- RISULOZIONE DI PROBLEMI - 1) Assenza del documento Fattura sulla registrazione o duplicati in archivio (SAP) di documenti fattura: • si è predisposto un sistema automatico tale per cui se una registrazione non avesse un documento di tipo fattura allegato ovvero ne avesse più di uno (e l’errore fosse sfuggito ai controlli preliminari), il programma di conservazione blocca il processo inviando un’email con la segnalazione dell’errore ai delegati (in questo caso sarà sufficiente entrare nel log, recuperare la registrazione e intervenire per la risoluzione del problema: far allegare all’utente il documento alla registrazione ovvero cancellare il duplicato; quindi riavviare il processo di conservazione per quel sezionale e per lo stesso periodo). 44

- RISOLUZIONE DI PROBLEMI - 2) Conservazione di una fattura errata: conservazione di una fattura “errata” e rilevazione dell’errore solo in un momento successivo (es.: fornitore che a distanza di mesi comunica di aver errato un elemento fiscalmente non rilevante della fattura precedentemente inviata e invia nuovamente la fattura con le indicazioni corrette. Caso tipico dei Professionisti Tv): a) cancellazione documento originario (errato) dall’archivio Sap b) nuovo processo di archiviazione documentale in Sap (apposizione etichetta, scansione documento, abbinamento immagine-registrazione) e creazione di un nuovo “pdf” fattura (corretto) composto da almeno 3 pagine: • Fattura Corretta • Email e/o comunicazione diversa del fornitore con cui comunica l’errore (se si tratta di un errore del fornitore) • Fattura errata c) Inserimento in Sap di un campo note (per classificare la tipologia di errore e tenerne traccia) d) Conservazione sostitutiva del documento corretto (conservazione per singolo documento) e creazione di un “link” tra doc. errato e doc. corretto 45

- RISOLUZIONE DI PROBLEMI - Risultato in Conservazione sostitutiva: “Link” tra i due documenti: In fase di ricerca del documento (Sam Viewer) vengono rilevati entrambi i documenti (in maniera appaiata): • il documento errato (prima conservazione) • il nuovo e corretto documento (nuova conservazione). Quest’ultimo riporterà anche il campo note così come è stato compilato ed inserito in SAP (nota Sap su tipologia/natura di errore). 3) Interruzione del processo di Conservazione Sostitutiva per “anomalie” (assenza del Barcode su una registrazione contabile e “salti” di numerazione): • In ambito FIP è stato inserito un ulteriore controllo sulla presenza del Barcode di tipo Fattura apposto sul documento. Nel caso una registrazione contabile non avesse il corrispondente numero di barcode, la conservazione sostitutiva si interromperebbe e segnalerebbe l’errore tramite messaggio email ai delegati. • E’ stato inoltre previsto un ulteriore controllo di sequenzialità sui numeri dei protocolli tale per cui il programma della C.S. tiene memoria dell’ultimo protocollo conservato (per sezionale e società). Se dovesse essere rilevato un “salto” di numerazione, il processo si interromperebbe con segnalazione dell’errore via email (automatica) ai delegati alla C.S. 46

Ricerca Documento Sam Viewer 47

“Link” tra i due documenti 48

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OGGETTO PROCEDURA E PRIMA FASE DEL PROGETTO (FATTURAZIONE ATTIVA E PASSIVA) STRUMENTI RISOLUZIONE DI PROBLEMI SECONDA FASE DEL PROGETTO: (LIBRI E REGISTRI FISCALI) AMBITO DI APPLICAZIONE TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA GESTIONI “ERRORI” 49

SECONDA FASE DEL PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA -TEMPISTICA - 1) Registri IVA: • “formazione” mensile entro la fine del mese successivo cui si riferiscono le registrazioni contabili mediante apposizione di firma e marca temporale del delegato alla conservazione sostitutiva; • Conservazione sostitutiva annuale: indicativamente entro il 31 gennaio dell’anno successivo cui si riferiscono le registrazioni contabili viene creato un file contenente le impronte (evidenze informatiche) dei singoli files “formati” mensilmente secondo la logica della sequenza temporale. Lo stesso file viene firmato e marcato dal delegato alla conservazione sostitutiva. 2) Libro Giornale: • “formazione” mensile entro la fine del secondo mese successivo cui si riferiscono le registrazioni contabili mediante apposizione di firma e marca temporale del delegato alla conservazione sostitutiva • Conservazione sostitutiva annuale: indicativamente entro il 28 febbraio dell’anno successivo cui si riferiscono le registrazioni viene creato un file contenente le impronte (evidenze informatiche) dei singoli files “formati” mensilmente secondo la logica della sequenza temporale. Lo stesso file viene firmato e marcato dal delegato alla conservazione sostitutiva. 3) Schede di Conto e Partitari Clienti e Fornitori: conservazione sostitutiva annuale 4) Documenti Contabilità Banche e Derivati: conservazione sostitutiva annuale 50

SECONDA FASE DEL PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - PROCEDURA (LIBRI E REGISTRI FISCALI) - 1. Entro circa cinque giorni lavorativi prima di fine mese la contabilità generale elabora prima in prova e poi in definitivo lo spool di stampa dei Registri IVA/Libro Giornale. Lo spool, una volta lanciato in definito, è immodificabile ed è salvato sul content server. 2. Il responsabile della Contabilità Generale compila un prospetto di riepilogo con l’indicazione per società e Registro IVA/Libro Giornale del mese, totale pagine, range di numerazione documenti e l’ultima pagina del sezionale IVA/Libro Giornale. Della compilazione del prospetto viene data comunicazione al delegato alla Conservazione Sostitutiva 3. Le pagine dei Registri IVA/Libro Giornale sono numerate progressivamente 4. In ambito FIP il codice barcode è stato aggiunto quale elemento obbligatorio tra i campi indicati sul registro IVA. E’ quindi stato introdotto un controllo sui Registri IVA sulla presenza del codice barcode su tutte le registrazioni contabili: se una registrazione fosse priva del codice barcode, il sistema non consentirebbe l’elaborazione in definitivo dello Spool (e quindi il Registro IVA non potrebbe essere processato in conservazione sostitutiva) 5. Avvenuta la “Formazione” del Registro IVA/Libro Giornale, il programma della conservazione invia a SAP un messaggio di ritorno codificato da un “S” (sostitutiva) per segnalare alla contabilità generale che il processo ha dato esito positivo. 51

SECONDA FASE DEL PROGETTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA -GESTIONE ERRORI (LIBRI E REGISTRI FISCALI) - Gestione Errori su Registri IVA e Libro Giornale : 1. Nel caso in cui si verificasse un errore sul Registro IVA/Libro Giornale (es: salto di numerazione) è stata prevista la possibilità di allegare un documento di “NOTE” al registro/Libro e di conservare lo stesso documento insieme al registro IVA/Libro Giornale. Il documento di “NOTA” è predisposto sulla base di un modello condiviso ed è firmato dal responsabile societario. 2. In fase di ricerca del registro IVA/Libro giornale su Sam Viewer verrebbe visualizzata anche la nota relativa 3. La Nota è visualizzabile ed è facilmente individuata anche sull’archivio documentale di SAP. 52

Prospetto compilato dal responsabile della COGE 53

Indicazione in Sap dell’avvenuta C.S. e della Nota al Registro 54

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