BOS ven6 William Radaelli - AON

Il Broker: stare nel mezzo tra Assicurato e Compagnia Milano, 6 Novembre 2009 Ed. 1 - 01/2008 1

Aree di attività Consulenza Intermediazione Consulenza di Risk Management Assicurativa e Riassicurativa nelle Risorse Umane Servizi per migliorare i processi, la Attività di analisi, identificazione e Team di specialisti in grado di ottenere leadership e l'efficacia organizzativa. Il quantificazione dei rischi, nonché le migliori condizioni economiche e network globale di consulenti collabora servizi di consulenza nella prevenzione, normative dai principali mercati con le maggiori organizzazioni per controllo e gestione dei rischi. assicurativi e riassicurativi. aiutarle a migliorare le perfomance individuali ed organizzative. I maggiori Broker I maggiori Broker di nell’attività di intermediazione riassicurazione assicurativa e riassicurativa Commissioni/milioni Commissioni/milioni Aon Corp. $5.957 Aon Re Global US$ 958 US$ 922 Inc. $5.753 Guy Carpenter US$ 902 Marsh& McLennan & Co. Inc. US$ 860 Cos. Inc. $5.327 $5.402 Benfield US$ 657 Willis Group Group Ltd. US$ 696 Holdings Ltd. $2.856 US$ 606 $2.162 Willis Re US$ 598 Wells Fargo & Co. $1.428 US$ 156 $1.034 Towers Perrin US$ 165 BB&T Insurance Services Inc. $857 Cooper Gay US$ 138 $809 (Holdings) Ltd. US$ 133 Arthur J. Gallagher & Co. $852 US$ 91 $781 BSM Group US$ 108 Brown & Brown $784 Collins US$ 71 Inc. $603 US$ 59 Jardine Lloyd Thompson Group P.L.C. $748 $711 2007 2006 2008 2007 Fonte: Best Reviews, Agosto 2008 Fonte: Business Insurance 22 luglio 2009 e 21 luglio 2008 Insurance, 2

Aon si è attestata per il secondo anno il titolo di Miglior broker di assicurazione (Aon Corporation) e per il terzo Miglior broker di riassicurazione (Aon Re Global) Migliore consulente nel settore employee benefits (Aon Consulting Worldwide) 3

“Dematerializzazione” Sisnistri e Polizze Analisi e identificazione dei processi operativi Gestione critica dei processi (duplicazione degli archivi, utilizzo non completo delle funzionalità degli strumenti informatici, etc..) Processi operativi Costi elevati di gestione dell’archivio fisico presso fornitore esterno, stampanti, carta, posta, fax Premessa Regolamento 5/2006 che disciplina le attività di intermediazione assicurativa Accrescere l’efficienza aziendale eliminazione dei documenti cartacei dematerializzabili e razionalizzazione del flusso documentale Migliorare la trasparenza dell’operatività quotidiana accesso alla documentazione Obiettivi digitalizzata da parte di tutte le funzioni aziendali e dei soggetti interessati Condividere le informazioni riduzione della corrispondenza cartacea ed elettronica tra le filiali Carico Polizze Aree di intervento Gestione Sinistri 4

Struttura informatica interna 5

Sistema di gestione informatica dei documenti FASE ATTIVITÀ PRINCIPALI • Creazione di un sistema di 1 PROTOCOLLAZIONE autenticazione e classificazione del documento informatico • Interventi software sui sistemi: • Broker ADEGUAMENTO • Aon Care 2 STRUTTURA • SuperPeople INFORMATICA • Interventi hardware INTERNA •Acquisto installazione scanner professionali •Nuova infrastruttura di rete 3 REPOSITORY • Creazione di un unico archivio DOCUMENTALE digitale 6

Fase 1 - Protocollazione Registrazione Segnatura Classificazione Registrazione univoca della Assegnazione in maniera polizza e di tutto ciò che è ad univoca del n° di protocollo e del Organizzazione logica dei essa correlata bar code ai documenti in entrata documenti e in uscita •N° di protocollo •Impronta sul documento Repository Documentale informatico del Bar code Con l’introduzione del “Protocollo” si è passati ad un Il Repository Documentale sistema modulare, introducendo il concetto di (K-Files) ha una chiave unica “fascicolo elettronico di polizza” che contiene la di lettura basata sul Bar storia della polizza e di tutte le sue variazioni (quietanza, Code, gestendo e sinistro/i, ecc…). controllando qualsiasi Tale fascicolo sarà accessibile ed utilizzato dalle altre documento, grazie ad un applicazioni che costituiscono il sistema informatico, check-in/out, per poi gestire mettendo centralmente in condivisione le informazioni un fascicolo le polizze ed i a tutti i potenziali utilizzatori. sinistri i tanti fascicoli elettronici. 7

Protocollo e Bar Code ANNO: il contatore della numerazione è annuale, così facendo non 4 2 1 7 dovrebbe più verificarsi l’esigenza di ampliamento. SOCIETA’: si intende la società del gruppo Aon : 01 Aon S.p.A. 05 Aon Personal Line NUMERO 11 Aon Nikols Torino ANNO SOCIETA’ PROTOCOLLO 27 Aon Intermediazioni Assicurative APPLICATIVO D’ORIGINE: APPLICATIVO D’ORIGINE 01 applicazione Broker 02 applicazione SuperPeople 03 applicazione Aon CARE PARTE FISSA 04 applicazione Aon GATE NUMERO PROTOCOLLO: contatore progressivo inserimento polizze DATO UNIVOCO e sinistri, relativo alla società del gruppo

Protocollo e Bar Code APPLICATIVO UTILIZZATO: 1 2 5 1 applicazione Broker 2 applicazione SuperPeople 3 applicazione Aon CARE 4 applicazione Aon GATE OPERAZIONE OPERAZIONE: 10 Inserimento polizza 11 Quietanza APPLICATIVO PROGRESSIVO UTILIZZATO APPLICATIVO 12 Variazione polizza 13 Regolazione Premio 1n ? Polizza …. PARTE VARIABILE 20 Inserimento sinistro 21 Inserimento sinistro senza polizza DECLINAZIONE DATO 22 sinistro RSM 30 Emissione rimessa in conto 3? Emissione …. PROGRESSIVO APPLICATIVO: contatore progressivo inserimenti da stessa applicazione

Fase 2 - Adeguamento struttura informatica interna - Introduzione del Protocollo Informatico. - Inserimento dell’algoritmo di calcolo per la creazione del Bar Code. Broker - Inserimento del Bar Code nella stampa riepilogativa della polizza e del sinistro e di tutti i cambiamenti di stato. - Inserimento del “Protocollo” e del relativo Bar Code da associare al numero di Aon Care polizza della Compagnia Assicurativa. Super People - Interoperabilità con Broker per l’assegnazione univoca del “Protocollo”. 10

Fase 3 - Repository Documentale Unico archivio virtuale Software e protocolli standard di integrazione K-Files Web Soluzioni tecnologiche SuperPeople Aon Care Aon Gate Broker …………… eterogenee Aon PL Claims Privati Polizze/Sinistri ecc…. Funzioni aziendali Possibilità di “virtualizzare” un unico repository 11

Fase 3 - Archivio e Repository Documentale Il Repository dei documenti sarà l’unico archivio nel caso di documenti formati e trasmessi con strumenti informatici. Nel caso di documenti cartacei dovrà essere in stretta relazione con l’archivio tradizionale se necessario, ma dovrebbe essere prevista sempre la digitalizzazione di tali documenti. Il Repository sarà arricchito di tutte le informazioni necessarie in modo tale da: – Facilitare la ricerca dei documenti. – Garantire la sicurezza e gli adeguati livelli di accesso. – Rendere sempre individuabile la posizione fisica dei documenti cartacei. Il Repository consentirà: – La condivisione degli archivi di tutte le sedi del Gruppo Aon. – La circolarità delle informazioni all'interno dell'azienda. 12

Processo di protocollazione POLIZZA E/O PREMERE TASTO CARICO POLIZZA FUNZIONE F3 SINISTRO E/O SINISTRO IN ALLEGA IL DIGITALE BROKER DOCUMENTO IN DIGITALE P/S B POLIZZA E/O SINISTRO IN GENERAZIONE FORMATO NUMERO DI ELETTRONICO PROTOCOLLO (K-FILES) POLIZZA E/O PREMERE TASTO F6 PER SINISTRO CARICO POLIZZA SCANSIONE E/O SINISTRO IN STAMPA COPERTINA CON CARTACEO DOCUMENTAZIONE BROKER BARCODE DA APPORRE CON RELATIVE IN TESTA ALLA COPERTINE DOCUMENTAZIONE P/S B 13

Dematerializzazione Libro giornale Ed. 1 - 01/2008 14

Dematerializzazione Libro Giornale Analisi e identificazione dei processi operativi Gestione critica dei processi (attività altamente time consuming) Processi operativi Costi elevati di archivio fisico presso fornitore esterno, stampanti, carta Applicazione del Dm 23 gennaio 2004 che regolamenta la "dematerializzazione" dei Premessa documenti fiscalmente rilevanti quali il libro giornale, dove vengono annotate in ordine cronologico tutte le operazioni effettuate giornalmente dall'impresa Accrescere l’efficienza aziendale eliminazione dei documenti cartacei Obiettivi Saving dei costi di almeno il 40% Aree di intervento Amministrazione (dematerializzazione dei libri contabili 2008) 15

Libro giornale cartaceo vs libro giornale elettronico LIBRO GIORNALE LIBRO GIORNALE CARTACEO ELETTRONICO Marca da bollo €14.62 Marca da bollo elettronica da €14.62 ogni 100 pagine ogni 2500 registrazioni • Calcolo basato sul n° di pagina • Calcolo basato sul numero di registrazioni • Output files pdf archiviati su DVD 16

Esempio di riduzione costi per l’esercizio 2007 Libro Giornale cartaceo per l’anno 2007 Azienda N° di Costo valori Costo Totale Pagine bollati applicati Stampa Aon S.p.A. 103.783 € 15.155 € 830 € 15.883 Libro Giornale elettronico per l’anno 2007 Azienda N° di Costo valori Costo Totale FTE registrazioni bollati applicati Stampa Aon S.p.A. 882.817 € 5.176 € 0 € 5.176 - 67 % 17

Processo GENERAZIONE DEL 1 DOCUMENTO INFORMATICO PROCESSO DI 2 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 18

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by Event4ITGroup on Nov 12, 2009

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