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Dematerializzazione documentale e imprese di assicurazione: le nuove norme dell'ISVAP Serena Marzucchi DOCUBUSINESS Milano, 6 novembre 2009

INDICE Il Regolamento ISVAP n. 27 emanazione del Regolamento obiettivi e novità flessibilità immodificabilità Tenuta e conservazione dei registri assicurativi obbligo di registrazione obbligo di conservazione dei registri assicurativi conservazione digitale conservazione dei documenti assicurativi 2

IL REGOLAMENTO ISVAP N. 27 LA NORMATIVA PREVIGENTE risaliva al 1988 > scarse conoscenze tecnologiche rispetto alle attuali non prevedeva modalità alternative alla tenuta cartacea LA NUOVA DISCIPLINA… 20 ANNI DOPO Il Codice delle Assicurazioni demanda ad un successivo Regolamento ISVAP la fissazione delle norme in materia di tenuta e conservazione dei registri Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 (post pubblica consultazione): allineamento con normativa fiscale che supera l’obbligo di bollatura e vidimazione di cui all’articolo 2421 c.c. ammissibilità della tenuta informatica dei registri limite: rispetto degli obblighi fiscali (versamento imposta di bollo (d. lsg. n. 237/1997) 3

IL REGOLAMENTO ISVAP N. 27 OBIETTIVI NOVITÀ garantire maggiore FLESSIBILITÀ nella scelta delle il supporto cartaceo non è più modalità di tenuta e conservazione l’unica modalità di tenuta dei dei registri registri assicurare IMMODIFICABILITÀ meccanismi informatici in delle informazioni contenute nei sostituzione della bollatura e registri della numerazione 4

IL REGOLAMENTO ISVAP N. 27 FLESSIBILITÀ nella tenuta dei registri assicurativi PRINCIPIO DELL’EQUIVALENZA REGISTRO CARTACEO tenuto nel rispetto dell’art. 2421 cc REGISTRO INFORMATICO tenuto e conservato nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale NESSUNA COMUNICAZIONE ALL’ISVAP SULLE MODALITÀ DI TENUTA 5

IL REGOLAMENTO ISVAP N. 27 IMMODIFICABILITÀ nella tenuta dei registri assicurativi TECNICA DEL RINVIO Regolamento n. 27 non stabilisce “come” tenere e conservare i registri in modo informatico Rinvio mobile alle REGOLE TECNICHE stabilite dal CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE e dalle norme di attuazione ADEGUAMENTO AUTOMATICO delle modalità di conservazione nel caso di modifica delle regole tecniche a seguito di successivi sviluppi tecnologici 6

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI OBBLIGO DI REGISTRAZIONE DELLE OPERAZIONI Le annotazioni sono effettuate nei diversi registri entro 60 giorni dalla data cui le operazioni si riferiscono : su supporto cartaceo: nel rispetto dell’articolo 2421, co. 3, cc (bollatura e vidimazione) su supporto informatico: 1) nel rispetto delle norme del CAD (firma digitale che attesta paternità del documento e fornisce immodificabilità al documento) >> il supporto informatico “informale” è un futuro supporto cartaceo; 2) rispetto del DM 23/1/2004 (imposta di bollo per i documenti fiscali informatici) 7

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DEI REGISTRI ASSICURATIVI La conservazione dei registri avviene alla chiusura di ciascun trimestre SOLARE (31 marzo – 30 giugno – 30 settembre – 31 dicembre) MODALITÀ conservazione cartacea > mediante la stampa del documento conservazione digitale > secondo le regole previste per i documento originali non unici dal CAD e dalle norme di attuazione (delibera CNIPA) 8

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI CONSERVAZIONE DIGITALE I registri tenuti su supporto informatico non sono “emessi” ma soggetti ad aggiornamento continuo > alla chiusura di ciascun trimestre vengono resi immodificabili come documenti informatici e poi conservati in maniera digitale Fase 1: memorizzazione del documento •leggibilità del documento •ordine cronologico delle registrazione • possibilità di ricerca e estrazione dei dati Fase 2: immodificabilità del documento •apposizione marca temporale e firma digitale che attesti la provenienza del documento > limiti temporali non previsti ma impliciti (almeno alla chiusura del trimestre) Fase 3: conservazione del documento •apposizione marca temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione alla chiusura di ciascun trimestre (Del. CNIPA 11/2004) 9

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI Durante il periodo di conservazione (anche in corso) è possibile procedere alla conservazione digitale sostitutiva dei registri cartacei. Procedimento previsto = conservazione digitale dei registri informatici (MEMORIZZAZIONE – IMMODIFICABILITÀ – CONSERVAZIONE) Non c’è un termine Distruzione cartaceo a completamento della procedura di conservazione sostitutiva 10

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI dove sede legale dell’impresa - in altro luogo previa comunicazione ad ISVAP (es. conservazione c/o un outsourcer) per quanto tempo 20 anni per registro contratti emessi rami vita 10 anni per gli altri registri basi di dati predisposizione di basi di dati per estrazione e elaborazione di informazioni contenute nei registri ispezioni ISVAP 11 anche sulla regolarità della conservazione digitale

TENUTA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ASSICURATIVI documenti assicurativi cartacei conservati per 10 anni (salvo tempo maggiore previsto dal Regolamento) modalità conservazione: tutti i documenti: supporto cartaceo documenti diversi dai contratti: memorizzazione su supporti di immagini ex art. 2220 c.c. (principio di corrispondenza e leggibilità) contratti di assicurazione: regole previste dal Codice dell’amministrazione digitale per la conservazione digitale sostitutiva dei documenti originali unici (marca temporale e firma digitale qualificata di un pubblico ufficiale) > v. ora nuovo articolo 23, comma 5, CAD, modificato dal decreto anticrisi 12

CONTATTI SERENA MARZUCCHI Sezione Consulenza Legale serena.marzucchi@isvap.it 13

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