• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
BOS ven6 Catia Colella - TNT Post
 

BOS ven6 Catia Colella - TNT Post

on

  • 1,489 views

La revisione dei processi porta a velocità di risposta e risparmio economico

La revisione dei processi porta a velocità di risposta e risparmio economico
Catia Colella - TNT Post
Venerdì 6 novembre '09

Statistics

Views

Total Views
1,489
Views on SlideShare
1,488
Embed Views
1

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 1

http://www.slideshare.net 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    BOS ven6 Catia Colella - TNT Post BOS ven6 Catia Colella - TNT Post Presentation Transcript

    • Attivazione e Archiviazione Contratti clienti indirizzato TNT Post Candidato: Colella Catia
    • Presentazione Società TNT Post TNT Post è il primo operatore privato di servizi postali in Italia e opera dal 1998. TNT Post intende fornire al cliente servizio di RECAPITO CERTIFICATO attraverso l’utilizzo di uno strumento denominato “Formula Certa”. Volumi contratti Anno 2007 = 1.130 Anno 2008 = 1.305 (+16% dell’anno precedente) Anno 2009 = 2.100 (+ 40% dell’anno precedente) Volumi buste anno 2009 = 200 milioni
    • Natura del Progetto Innovativo Scopo del progetto è avere una gestione documentale dei contratti all’interno dell’area “indirizzato” in termini di: Revisione del processo di attivazione contratti Introduzione di un database di consultazione dei contratti Scansione dei contratti Archiviazione con chiavi indicizzate del contratto scansito Collegamenti tra il “database dei contratti” e i database aziendali Il progetto include anche altre fasi del “ciclo di vita del cliente” – Note di Credito – Gare d’appalto - Fatture
    • Il progetto nel dettaglio – Situazione Attuale AS 400 1 schermata Database scollegati: ad ognuno di questi passaggi è necessario 3 schermate ripetere le stesse informazioni di FC seguito indicate in ciascuna fase 4 fogli excel del processo: -Codice Cliente 1 foglio word -Ragione Sociale -Fax -Codice Fiscale 2 email -Partita IVA -Telefono -Via Firma contratto -Civico -Provincia 1 scansione e archiviazione -CAP server condiviso -Città -email Invio contratto al cliente
    • Il progetto nel dettaglio - Workflow Arrivo Verifica manuale contratto dal Contatto HANDS dei contratti territorio NO cliente/agente CONTROLS /KA/partner tempo I dati sono stimato corretti e per sufficienti attivazione SI contratti Data Entry su vari sistemi 50 minuti (fatturazione/database ad a contratto* hoc/fogli excel) Punti Critici Archiviazione elettronica e cartacea del contratto DELIVERY Invio copia cartacea *non è incluso il tempo della firma del contratto, dell’invio del contratto al cliente, dell’archiviazione elettronica e cartecea
    • Il progetto nel dettaglio- Obiettivo 1 schermata Firma Invio 5 contratto contratto al schermate 2 email cliente Attraverso pulsante AS 400 “CARICAMENTO DATI FC” DB FC + + + Aggiornamento dati da FC verso ECM Scansione contratto copia azienda ECM Archivio in ECM Contratti Risparmio 40 minuti* *non è incluso il tempo della firma del contratto, dell’invio del contratto al cliente, dell’archiviazione elettronica e cartecea
    • Metodo di Lavoro – Dettaglio Punti Critici 1. Creazione Protocollo 2. Inserimento dati AS400 Login AS400 3. Inserimento dati “Formula Certa” Login “Formula Certa” 4. Inserimento dati “Excel 1” apertura file excel per aggiornamento numeri contratto 5. Inserimento dati “Excel 2” apertura file excel per inserimento “Nome Cliente” e “Key Account/Partner/Agente” 6. Inserimento dati “Excel 3” apertura file excel per inserimento “email del cliente” 7. Compilazione “Scheda Attivazione” apertura foglio excel per servizi aggiuntivi non presenti su Formula Certa 8. Compilazione “Scheda Operativa” apertura foglio word per descrizione operatività 9. Generazione Credenziali di accesso “Formula Certa” 10. Generazione “Bolla di Affido” per spedizioni con “Formula Certa” 11. Invio via email di comunicazioni al cliente : punti 9 e 10 12. Invio via email di comunicazioni agli operativi : punti 7 e 8 13. Firma contratto AD 14. Archiviazione elettronica e cartacea del contratto 15. Invio copia cartacea firmata da AD al cliente(in copia l’agente/partner/KA)
    • Metodo di Lavoro - Proposte Eliminazione di “codici inutilizzati e inutilizzabili” Analisi con Ufficio Marketing – Commerciale - Operativo Analisi con Struttura IT: acquisto software e/o competenze collegamenti tra i vari database esistenti aziendali
    • Fasi del progetto - Analisi Analisi situazione attuale Definizione del workflow attuale Studio dettagli fasi del processo Individuazione “punti critici” Analisi collegamenti con altri database aziendali Analisi possibile reportistica
    • Fasi del progetto – Condivisione Condivisione dell’analisi con: Struttura IT Marketing Commerciale Operations Altre strutture aziendali Inserimento nel progetto delle altre fasi del “ciclo di vita” del cliente
    • Fasi del progetto – In Progress Ricerca vendor sul mercato da parte dell’IT Ricerca soluzioni alternative da Operations
    • I risultati – Già Raggiunti Progetto in sviluppo Coinvolgimento IT e aziende esterne Coinvolgimento Operation Sensibilizzazione aziendale Motivazione e incentivazione struttura dedicata
    • I risultati - Attesi Riduzione della fase di attivazione cliente di 40 minuti* Gestione elettronica di Contratti Note di Credito Fatture Gare d’appalto Collegamento informatizzato del “ciclo di vita” del cliente all’interno dell’azienda * A cui bisogna aggiungere il tempo della firma del contratto, dell’invio del contratto al cliente, dell’archiviazione elettronica e cartecea
    • I risultati – Struttura ECM Il Db di FC aggiorna i dati sul Db Contratti attraverso il “Codice Cliente” o attraverso la “Partita IVA” o “Codice Fiscale” Contratti DB FC Il Db di FC aggiorna i dati sul Db note di Credito attraverso il “Codice Cliente” e si collega al db Note di delle fatture attraverso il numero della fattura Credito ECM Deve essere previsto un accesso da Customer Gare Service per l’archiviazione delle gare Il Db di FC aggiorna i dati sul Db Contratti attraverso il “Codice Cliente” Fatture
    • Conclusioni Progetto in evoluzione Coinvolgimento di altre attività nel progetto Note di credito – firma elettronica digitale Gare d’appalto – gestione della documentazione e archiviazione (la firma elettronica digitale non è ancora accettata per le gare d’appalto) Fatture – archiviazione Coinvolgimento di altre strutture aziendali
    • Lesson Learned Analisi attività nel suo complesso Coinvolgimento dell’intera azienda nelle attività in corso Ricerca soluzioni “globali” Attenzione allo “spreco” di risorse e mezzi