BOS gio5 Roberto Boccasso - Omron Europe

Document Management

MI PRESENTO ROBERTO BOCCASSO European Strategic Projects Manager Focus su progetti strategici con ambito globale e attinenza soprattutto con IT e Logistica In Omron dal 1998 dopo 10 anni in una società di revisione e consulenza Omron Italia (1998-2006) Customer Service, Logistic and IT Manager Controller Omron Europe (2006-2009) European Business Services Manager European Business Infrastructure Manager

AGENDA L’Azienda – Omron Workflow Management – Esperienze Sistemi Informativi Note Spese Processo Obiettivi Applicazione Risultati Domande e Risposte

L’AZIENDA - OMRON Founded: May 10, 1933 Workforce: 32.634 Global HQ: Kyoto, Japan Net Sales (FY06): 5.08 Billion € (+17.5% vs F05) To the machine, the work of the machine, to man the thrill of further creation Kazuma Tateisi

L’AZIENDA - OMRON Asia Europe • Sales Office 13 • Sales Office 26 • Factories 3 • Factories 4 • R&D Center 1 • R&D Center 4 Japan • Sales Office Internal Market • Factories 18 • R&D Center 7 China • Sales Office 8 • Factories 7 North & South America • R&D Center 2 • Sales Office 13 • Factories 4 • R&D Center 2

L’AZIENDA - OMRON Industrial Automation Electronic components Social systems Healthcare Others Industrial Automation 44 % Electronic components 20 % Social systems 21 % Healthcare 8% Others 6% CARD

L’AZIENDA - OMRON Color Sensing Label Photo-Electric Photo- Detection Sensing Temperature Control Touch Screen Operator Interface ID Systems Servo control Smart Smart Modular PLC Platform Programming Configuration Monitor-tracking Monitor- Flux Vector Motor Control

L’AZIENDA - OMRON OMRON EUROPE B.V. Established: 1974 Workforce: 1.585 (IAB) Employees 19 National Sales Companies 26 Sales Offices Net Sales FY06 (IAB): 552 M€ (+7%) FIN N S EST DK LAT RU IRL LIT GB BL NL PL B D CZ UKR SK F CH A MO H Amsterdam Head Quarter SL RO HRO P BOS SER E IT BU ALBMA GR TR Sede di Milano

WORKFLOW MANAGEMENT ESPERIENZE Post-Vendita Richieste clienti (resi, anomalie di spedizione, anomalie della fattura,……) Riparazioni Gestione Note Spese Ordini Clienti Per il 90% sono ricevuti via fax che è un documento elettronico

FRAMEWORK What gets measured, gets done measured, EliminateDo not forget to turn out the light Go green if you can Simplify Automate Standardize Consolidate Outsource Continuous Improvement

SISTEMI INFORMATIVI EDI DATA WAREHOUSE

NOTE SPESE – VECCHIO PROCESSO Compilazione Approvazione Codifica Controllo Registrazione Pagamento Giustificativi Giustificativi Il processo è sequenziale in quanto il documento cartaceo nota spesa è utilizzato per effettuare le varie attività Il tempo del processo è influenzato dal percorso che deve effettuare il documento e dalla localizzazione degli attori che devono intervenire nel processo

NOTE SPESE - OBIETTIVI Ridurre i tempi di processo Eliminare la nota spese cartacea (i giustificativi devono continuare ad essere gestiti per motivi fiscali) Aumentare la frequenza di rimborso delle note spese da 1 volta al mese a 2 volte al mese Eliminare le Carte di Credito aziendali con addebito sul conto corrente aziendale per sostituirle con Carte di Credito aziendali con addebito sul conto corrente del dipendente Estratto Conto Addebito in Carta di Credito Conto Corrente Rimborso Rimborso Spese Spese MESE 1 MESE 2

NOTE SPESE – CARTE DI CREDITO Le Carte di Credito aziendali con addebito sul conto corrente dell’azienda comportavano un elevato dispendio di risorse soprattutto per la riconciliazione degli estratti conto con le note spese Le Carte di Credito aziendali con addebito sul conto corrente del dipendente vengono fornite gratuitamente (eliminato anche l’addebito dell’invio dell’estratto conto e del bollo) con alcuni benefici aggiuntivi 30 giorni di valuta fra la data dell’estratto conto e l’addebito sul conto corrente Coperture assicurative aggiuntive Iscrizione a programma premi Possibilità di utilizzo per spese personali E’ stato opportuno differenziare la tipologia di carte di credito (oro e argento) per motivi di “status”

NOTE SPESE – NUOVO PROCESSO Compilazione Approvazione Registrazione Pagamento Codifica Giustificativi Controllo Separazione del flusso cartaceo (giustificativi) dal flusso elettronico (nota spese) L’attività di controllo, che richiede la disponibilità fisica dei giustificativi, è indipendente dal processo elettronico in quanto è possibile effettuare aggiustamenti a posteriori Il controllo dei giustificativi può avvenire a campione Anche il controllo del contenuto dei giustificativi può essere effettuato a posteriori e in caso di necessità

NOTE SPESE - APPLICAZIONE L’applicazione è stata sviluppata su piattaforma Lotus Notes/Domino Lotus Notes/Domino è generalmente conosciuto per la posta elettronica ma dispone di un proprio ambiente di sviluppo che può utilizzare linguaggi standard (Java,…..); è perfettamente integrato con la posta elettronica E’ un vero database documentale; l’oggetto principale dell’applicazione è il “documento” Non è un’applicazione di Workflow Management ma il processo può facilmente essere riflesso nell’applicazione

NOTE SPESE - APPLICAZIONE Si appoggia ad altri database Notes che contengono informazioni di supporto Employee database per gestire il ciclo di approvazione, il centro di costo del dipendente,…. Address Book per selezionare altre persone Omron che hanno beneficiato della spesa (Pranzi,…) Chart of Accounts per la codifica in automatico delle spese

NOTE SPESE - INSERIMENTO PRANZI BIGLIETTI SPESE AUTO PEDAGGI

NOTE SPESE - INSERIMENTO TAXI COSTI DI COMUNICAZIONE PERNOTTAMENTO ALTRO

NOTE SPESE - INSERIMENTO Il sistema genera un numero sequenziale per i giustificativi che deve essere trascritto sul giustificativo stesso

NOTE SPESE - CODIFICA Avviene per il 99% in automatico utilizzando le informazioni richieste al momento dell’inserimento Compilazione Approvazione Registrazione Pagamento Codifica

NOTE SPESE - PROCESSO Per alcune spese è richiesto l’inserimento di note aggiuntive Ogni documento contiene un log delle attività svolte durante il processo che permette anche il controllo dei tempi dello stesso

NOTE SPESE - APPROVAZIONE Un’icona mostra lo status della Nota Spese nel processo A tutti i giustificativi inviati per l’approvazione viene assegnato un codice (AAAASS) che corrisponde a quello della busta contenente i giustificativi

NOTE SPESE – INTEGRAZIONE CON LA POSTA ELETTRONICA Alcune fasi del processo generano una mail in automatico per richiedere un’azione (approvazione) o informare di un’attività compiuta (avvenuta approvazione)

NOTE SPESE - PROCESSO Il processo è gestito nell’applicazione mediante un cambiamento di status del documento

NOTE SPESE – CONTROLLO GIUSTIFICATIVI Avviene a campione utilizzando alcune regole definite per ogni persona Nuovi assunti: 100% dei giustificativi A seconda dei risultati può essere modificato

RISULTATI L’eliminazione delle attività manuali ha permesso un risparmo in Italia di 1,5 FTE (Full Time Equivalent) I tempi del processo si sono ridotti drasticamente E’ la prima applicazione che gestisce un processo a livello europeo e i risultati positivi hanno permesso di “aprire la porta” ad ulteriori applicazioni

GRAZIE PER L’ATTENZIONE To the machine, the work of the machine, to man the thrill of further creation Kazuma Tateisi

BOS gio5 Roberto Boccasso - Omron Europe

by Event4ITGroup on Nov 12, 2009

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