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BOS gio5 Roberta Raimondi - DMA, SDA Bocconi
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BOS gio5 Roberta Raimondi - DMA, SDA Bocconi

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Break Out Session …

Break Out Session
Roberta Raimondi - DMA, SDA Bocconi
Giovedì 5 novembre '09
Il corretto uso del documento cartaceo: una print policy per la salvaguardia dell'ambiente e la riduzione dei costi

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  • 1. Il corretto uso del documento cartaceo: allineamento dinamico di informazioni, processi competenze nelle moderne organizzazioni aziendali Roberta Raimondi roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 2. agenda Lo Scenario il paradosso della carta e delle informazioni elettroniche: overload informativo, diminuzione della rilevanza dell’informazione e incremento dell’uso dei supporti cartacei negli ultimi anni, numeri e considerazioni sull’importanza strategica di “gestire i documenti” Le prospettive motivazioni sulle opportunità di introdurre sistemi di gestione documentale pervasivi e completi a livello enterprise. Integrati e coerenti lungo tutto il ciclo di vita dei documenti, motore di valore alle “informazioni” che vi risiedono e leva di differenziazione strategica approccio conservativo ed evolutivo: dalla dematerializzazione all’innovazione Le competenze necessarie Il ruolo del Document Manager L’ autovalutazione, come decidere da dove iniziare? lettura di modelli di comportamento e riflessione su approcci conservativi ed evolutivi nell’introduzione di sistemi di ECM: il maturity model roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 3. Problema 1: esplosione dei contenuti elettronici…sempre meno “sapienti”… “Every day, we create and store more information (in the digital format) than has been stored for most of our history on paper” John Battelle The Search How Google and its Rivals Rewrote the Rules of Business and Our Culture roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 4. Problema 2: il crescente rischio ambientale… Il Parlamento della UE ha approvato il pacchetto “clima-energia” volto a conseguire tre importanti obiettivi entro il 2020: •ridurre del 20% le emissioni di gas a effetto serra; •portare al 20% il risparmio energetico; •aumentare al 20% il consumo di fonti e rinnovabili (AIIM, State of ECM Industries, 2009) roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 5. Risposta: aumentano gli investimenti in sistemi di gestione documentale e delle informazioni… Il mercato di soluzioni rientranti nel settore dell’ ECM (Infrastrutture, software e servizi) ammontava nel 2007, nel mondo, a 2,9 miliardi di dollari (GartnerGroup) Gli investimenti sono in crescita: nel 2006 Assinform collocava l’ECM tra le prime cinque priorità delle aziende italiane e Dataquest nel 2007 afferma che cresceranno del 12% almeno fino al 2012. L’ECM è considerata da qualche anno a pieno titolo come parte dell’intrastruttura IT di un’azienda (AIIM, 2009) roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 6. Effetti della risposta: cresce il consumo carta negli ultimi 15 anni!! roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 7. Effetti della risposta: continuiamo ad inquinare!! The global information and communications technology (ICT) industry accounts for approximately 2 percent of global carbon dioxide (CO2) emissions, a figure equivalent to aviation, according to a new estimate by Gartner, Inc. Despite the overall environmental value of IT, Gartner believes this is unsustainable”. L’IT in Italia è responsabile delle emissioni di gas ad effetto serra per una percentuale che si attesta addirittura tra l’8% ed il 10%. roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 8. Effetti della risposta: siamo stati più sapienti?? roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 9. La riflessione sul paradosso: i business drivers di un progetto documentale, oggi Sapienza?? (AIIM, State of ECM Industries, 2009) Ecologia?? roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 10. La riflessione sul paradosso: i business drivers di un progetto documentale, oggi Se negli anni ‘80 il concetto di “paperless office” era sostanzialmente legato a come la tecnologia potesse migliorare l’efficienza degli uffici, oggi invece le organizzazioni stanno realizzando che il ridisegno e l’ottimizzazione dei processi, la dematerializzazione dei documenti e l’automazione di workflow ad alta intensità documentale possono portare innovazione nel business e benefici green quali i risparmi energetici dovuti alla razionalizzazione della carta, al suo uso e alla sua distribuzione sia all’interno dell’organizzazione sia all’esterno della stessa per mezzo dei servizi postali o elettronici. roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 11. La potenziale evoluzione delle imprese attraverso l’introduzione di sistemi di gestione documentale, come rispondere alla crisi? LE MACROCATEGORIE DI INTERVENTO sfruttamento delle potenzialità a livello operativo in cui il documento elettronico può essere inteso come strumento di adeguamento alla normativa, si procede con interventi di sostituzione di infrastrutture e con la digitalizzazione di supporti cartacei; DEMATERIALIZZAZIONE sfruttamento delle potenzialità a livello organizzativo in cui il documento elettronico viene inteso come elemento di rilevanza organizzativa, il suo scorrere nei processi viene reinterpretato attraverso interventi di razionalizzazione infrastrutturale, semplificazione e digitalizzazione nelle attività, nelle competenze, nei flussi informativi, nelle relazioni con attori esterni. INNOVAZIONE roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 12. La potenziale evoluzione delle imprese attraverso l’introduzione di nuovi sistemi di gestione documentale, come rispondere alla crisi? Approccio tradizionale, o conservativo •Focalizzazione su quali interventi su infrastrutture e/o servizi documentali per la riduzione immediata dei costi operativi: –pragmatismo, –visione di breve termine, –intervento tempestivo con acquisto di soluzioni contingenti –logica del costo Approccio evolutivo •Focalizzazione su come riflettere su un ridisegno dei flussi documentali per fare un prodotto o un servizio nuovo o diverso sul mercato: –innovazione incrementale del prodotto o del servizio: –strategia di differenziazione –Innovazione nei processi interni e nelle relazioni esterne –logica dell’investimento roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 13. Sfruttamento operativo: comportamento per la dematerializzazione Si implementano soluzioni per risolvere obsolescenze tecniche e/o economiche o adeguarsi a vincoli/obblighi normativi Si lavora su uno specifico flusso o sulla singola componente di infrastruttura, non correlandola ad una visione di processo, sul ciclo di vita dell’informazione Su questo si costruiscono modelli di ACQUISTO di prodotti e/o servizi che decidono soprattutto sulla base di: • Efficienza/performances tecniche • Compliance del processo • Prezzo Si misurano risultati secondo dimensioni: • Economiche • Temporali • Spaziali Non correlandole tra loro e nel tempo roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 14. Sfruttamento organizzativo nei progetti documentali: comportamento per l’innovazione Ogni decisione fortemente impattante sull’organizzazione e potenzialmente di valore strategico viene fatta precedere da un’accurata analisi ambientale e di rischio Le azioni si pianificano, la struttura aziendale si adegua alle scelte prese : • Valutando gli investimenti con un approccio continuo, in itinere • Individuando il perimetro dell’intervento, sovente più ampio di quello che considera un solo processo e/o un solo flusso • Lavorando su un modello informativo condiviso a livello enterprise • Allocando le risorse di conseguenza (tempo, risorse umane ed economiche) • Controllando i risultati “nel processo” Su questo di implementano modelli di PARNERSHIP E DI SERVIZIO, che portino competenze metodologiche e di processo, e integrino analisi organizzative e interventi di change management Le “misure” si trasformano in performances, tecniche, economiche, strategiche ed organizzative, nel tempo roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 15. La chiave: persone, processi, informazioni al centro della vita organizzativa (C.Egbu, K. Botterill, Information Technology for knowledge management: their usage and effectiveness, august 2002 - http://www.itcon.org/2002/8/) roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 16. L’efficienza operativa e l’estrazione del valore dalle informazioni digitali per il business prevede nuove competenze Nuovi modelli di introduzione e uso dei Modello informativo Sistemi ECM: Architetture in logica di servizio Componenti infrastrutturali Integrati Cultura adeguata Funzionalità applicative enterprise Repository unici Business process management ICT Business roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 17. Il Document Manager Ottimizza ed integra dinamicamente nei processi i flussi di informazioni non strutturate in azienda, in particolare attraverso la razionalizzazione di tutti i flussi di acquisizione, archiviazione, conservazione, distribuzione e stampa dei documenti Si inserisce nell’impresa con un ruolo di responsabilità e con competenze “trasversali” rispetto ai tradizionali profili di natura funzionale: le sue attività avranno effetto sulle dimensioni micro-organizzative e sull’architettura dei sistemi informativi aziendali, nonché sull’evoluzione dell’intero portafoglio applicativo roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 18. Il Document Manager: ruolo e responsabilità 1. · risponde concretamente al proliferare di progetti di Information Management non coordinati tra loro e all’incremento dei costi complessivi legati alla circolazione di documenti cartacei (produzione, gestione, stampa); 2. · adegua i processi e le applicazioni alle più recenti normative nazionali ed internazionali sul documento informatico, sulla trasparenza e interoperabilità dei processi, con particolare enfasi sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva; 3. · sviluppa la conoscenza complessiva dell’organizzazione, entro un contesto informativo finalmente disponibile. roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 19. Il Document Manager: gli ambiti di intervento ·Gli asset informativi; ·Le infrastrutture tecniche e i servizi applicativi; ·L’ architettura del sistema informativo, da rivedere in logica di servizio; ·I processi organizzativi document intensive; roberta.raimondi@sdabocconi.it
  • 20. A che punto siamo? Il maturity model dell’ECM Non gestione •Sostituzione “ macchia di leopardo” di infrastrutture e servizi legati al flusso 1 documentale •Nessun coordinamento organizzativo, persone dipendenti “dallo strumento” •Informazione non certa,difficilmente accessibile •Performances dei processi non misurabili Approccio •Document Life Cycle Parzialmente interessato con fasi non armonizzate 2 contingente: •Revisione flussi e/o processi in funzione di massima efficienza d’uso degli strumenti e/o compliance normativa IT driven •Informazioni non certe e incongruenti a livello enterprise. •Performances di processo legate a esperienze individuali implicite Approccio •Document Life Cycle Quasi Totalmente omogeneo 3 tradizionale: •Infrastruttura razionalizzata e in rete, sul fabbisogno dei flussi di attività nei processi: logica del servizio Process driven •Soluzioni SW Parzialmente Integrate con Document Life Cycle •Performances di processo formalizzate e misurate puntualmente Approccio •Document Life Cycle completamente rivisto, implementazione di best practices 4 evolutivo: •Centralizzazione e interoperabilità dell’informazione, usabilità della stessa Information Cultura dell’innovazione •Strumenti, Persone e Processi “Information Driven” e perimetro di intervento “enterprise”. Sviluppo dinamico e flessibile dei processi organizzativi driven •Funzionamento di infrastrutture, strumenti e sistemi legato ai fabbisogni di business •Performances di processo direttamente collegate al sistema di regole e strumenti “cablato” nei processi organizzativi
  • 21. Grazie per l’attenzione Roberta Raimondi - Senior Professor Bocconi School of Management Information Systems Unit Document Management Academy, Director roberta.raimondi@sdabocconi.it

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