BOS gio5 Marco Ceccolini - Lombardia Informatica

La Digitalizzazione in Regione Lombardia EDMA – Il Sistema Documentale di Regione Lombardia Milano, DocuBusiness, 5 Novembre 2009 A cura di Marco Ceccolini

Lombardia Informatica S.p.A. Supporta Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l’efficacia e l’efficienza operativa del Sistema Informativo Regionale, nel contesto più ampio della governance regionale 1. Garante dell’efficacia e dell’efficienza dell’intero Sistema Informativo Regionale 2. Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione Centro di Competenza Area Documentale e Gestione Procedimenti Amministrativi Supervisiona e indirizza lo sviluppo dei sistemi per la gestione dei procedimenti amministrativi e del sistema documentale Definisce linee guida e indirizzi generali per le soluzioni progettuali basate sul sistema documentale 2

Agenda 1. Dalla carta al digitale: il documento informatico 2. I fattori abilitanti per il documento informatico 3. Il percorso di digitalizzazione 4. Regione Lombardia e la digitalizzazione 5. EDMA – Il Sistema Documentale di Regione Lombardia 6. La digitalizzazione degli Atti Formali di Regione Lombardia 3

Dalla carta al digitale: il documento informatico L’uomo mediante la scrittura, nel corso dei secoli, ha tramandato pensieri, informazioni, conoscenza “non sempre si è scritto con gli stessi segni grafici, non sempre si è scritto sulla carta, non sempre si è scritto con l’inchiostro, con la penna e con la mano” “il flusso degli elettroni nel computer è il nuovo inchiostro, i bit il nuovo alfabeto e la memoria della macchina la nuova carta” Renato Borruso, La scrittura elettronica ovverosia: Nascita ed evoluzione del documento informatico, Rivista di Diritto, Economia e Gestione delle Nuove Tecnologie nr. 2/2007, Nyberg Editore Documento informatico civilmente rilevante - art. 1 CAD lett. la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti 4

L’universo del Documento Informatico Protocollo Informatico Paternità Tracciabilità Integrità Documento informatico Memorizzazione Trasmissibilità 5

Il percorso della Digitalizzazione Normativa Normativa Cosa definisce Cosa definisce Testo Unica sulla Documentazione Amministrativa, DPR n.445 del 28/01/2000 DPR n.445 del 28/01/2000 disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di atti e documenti amministrativi Definisce le regole tecniche per la Firma Digitale, DPCM del 13/01/2004 DPCM del 13/01/2004 individuando la sicurezza dei prodotti e dei dispositivi di firma sicuri Deliberazione CNIPA n. 11 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 informatici. Definisce le regole tecniche per la riproduzione e del 19/02/2004 conservazione dei documenti necessari a garantirne la conformità agli originali Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la DPR n. 68 del 11/02/2005 DPR n. 68 del 11/02/2005 validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo Decreto Legislativo aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con 7 Marzo 2005 n. 82 7 Marzo 2005 n. 82 modalità informatiche 6

Regione Lombardia – Il contesto Regione Lombardia si articola in : Presidenza (articolata in 4 Direzioni Centrali) • Si colloca come elemento di indirizzo e allo stesso tempo di sostegno per le altre Direzioni 15 Direzioni Generali • Responsabili della gestione operativa delle politiche. • In particolare realizzano le azioni, erogano i servizi secondo le linee politiche espresse dalla Giunta Regionale e in modo particolare dell’assessore a cui fanno capo 7

Regione Lombardia – I Volumi documentali annui Enti Cittadini Imprese 1,5 milioni di Documenti amministrativi 800.000 Documenti protocollati 70.000 Documenti generati internamente 60.000 Fax 8

La dematerializzazione in Regione Lombardia Regione Lombardia dal 2006 ha avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in armonia con la normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza Efficienza Semplificazione Trasparenza 9

Il Sistema Documentale di Regione Lombardia Enterprise Document MAnagement L'insieme delle regole organizzative e delle infrastrutture tecnologiche adottate dalla Regione Lombardia per il trattamento e l'archiviazione in formato elettronico dei documenti di interesse regionale Gestione Documentale Protocollo Informatico Firma Digitale/Firma Elettronica Workflow Management integrato EDMA rappresenta il front-end dei principali canali comunicativi istituzionali di Regione Lombardia quali ad esempio la PEC 10

La dematerializzazione in Regione Lombardia 2008 – On Going Digitalizzazione e Conservazione sostitutiva Ott. 2007 – Nov. 2008 Avvio Gestione degli Atti Formali Gen. 2007 – Gen.2008 Avvio Protocollo e Servizi Documentali 2006 Realizzazione Sistema Documentale 11

Il life-cycle dei Documenti in Regione Lombardia Procedimenti interamente elettronici Casella di Doc. @ Posta Protocollo Gestione Generazione Gestione Elettro Certificata Informatico procedimenti nuovi documentale nico documenti protocollazione workflow I processi custodisce, automatica o management amministrativi archivia, semiautomatica system possono mantiene on smistamento, generare line firma nuovi doc. Doc. Demate Doc. cartaceo rializ Carta zazione ceo Procedimenti parzialmente cartacei (in ingresso e/o in uscita) 12

I Numeri in gioco Numero di utenti profilati a sistema 3.100 Numero di Connessioni Giornaliere ~3.000 Numero di servizi invocati giornalmente 400.000 Numero di Comunicazioni Elettroniche 41.000 Registrazioni di Protocollo 1.800.000 Numero di Delibere Annue 2.500 Numero di Decreti Annui 16.000 Numero di Atti Amministrativi Annui 5.400 Numero di Smart-card distribuite ad oggi 600 Numero di caselle PEC in esercizio 28 Documenti firmati digitalmente ~ 25.000 13

EDMA e i processi di Regione Lombardia Legislazione e Erogazione e Vigilanza e Informazione e Produzione Regolamentazione Sostegno Controllo Comunicazione Servizi EDMA assolve, od eroga servizi, alle applicazioni che coprono i principali Processi Core di Regione Lombardia • Legiferare : EDMA gestisce e governa l’intero ciclo di gestione degli Atti Formali • Erogare Finanziamenti : EDMA offre servizi relativi alla gestione documentale per i sistemi che trattano la gestione on-line dei finanziamenti • Comunicare/Informare : EDMA gestisce alcuni dei principale processi di comunicazione di Regione Lombardia 14

La digitalizzazione degli Atti Formali Legislazione e Erogazione e Vigilanza e Informazione e Produzione Regolamentazione Sostegno Controllo Comunicazione Servizi Abbandono definitivo della gestione cartacea, dando valore amministrativo alla sola versione digitale dell’Atto Formale di Regione Lombardia Process re-engigeering volto a semplificare, razionalizzare e standardizzare il modus operandi di legiferazione cartaceo di Regione Lombardia, e volto ad accogliere gli strumenti tecnologici a disposizione quale in particolare la firma digitale 15

Il life-cicle digitale della Delibera La digitalizzazione degli Atti Formali coinvolge in primis le Delibere, l’atto collegiale espressione principe del volere politico dell’Amministrazione Redazione Approvazione Firma Digitale Conservazione 16

I risultati attesi Efficienza Riduzione media della gestione dell’Atto tra i 3 ed i 7 giorni circa Semplificazione Riduzione del 50% delle attività (eliminazione o automatizzazione) Trasparenza Aumento del 75% delle fasi del procedimento che è possibile osservare 17

Grazie per l’attenzione Marco Ceccolini Centro di Competenza Area Documentale e Gestione Procedimenti Amministrativi Marco.Ceccolini@lispa.it Lombardia Informatica S.p.a. 18

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by Event4ITGroup on Nov 12, 2009

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