BOS gio5 Davide Bonini - Carglass

Processo di bilanciamento produttività Esperienza Aziendale – Carglass Italia Davide Bonini 1

Carglass Italia fa parte del Gruppo Belron con sede in UK. Alcuni dati : •Belron e’ presente in 31 paesi con il marchio Carglass •Esistono nel mondo 1700 filiali e oltre 7000 unità mobili •Attualmente i dipendenti del gruppo sono oltre 22.000 2

CARGLASS ITALIA Più di 15 anni di esperienza 103 filiali 47 centri affiliati 150 veicoli per il servizio mobile 750 dipendenti Più di 450.000 interventi all’anno 1 intervento ogni 30 secondi 3

Scenario Struttura aziendale • 75% delle filiali rappresenta il 54% totale delle pratiche gestite. • Nella maggior parte dei casi 1 solo amministrativo di filiale è sufficiente, ma è fortemente sconsigliato avere filiali senza un amministrativo! Bassa produttività : • Amministrativi di filiale − Fcst 2008: IDL 65,6% − Bdg 2009: IDL 68% Legislazione sul lavoro rigida. 4

Obiettivo : Aumento della produttività indiretti Gli orari di apertura delle filiali portano a un’eccedenza del personale amministrativo di filiale Le filiali più grandi spesso lavorano sotto pressione ed hanno la necessità di essere supportate nelle attività di backoffice. In momenti di “picco” attività è complesso ed oneroso gestire la flessibilità del personale. Opportunità di bilanciamento della produttività 5

Bilanciamento delle risorse Tre Steps: • Scansione di tutti i documenti • Creazione di un canale di comunicazione tra le filiali • Impatto sulla produttività VERY HIGH LOW Saturazione amministrativi Per attività di backoffice 6

Step 1: Scansione e archiviazione ottica Sistema documentale : Per mezzo della scansione , archiviazione e condivisione dei documenti digitali tra filiali ed H.O. molte attività di backoffice possono essere ottimizzate . Ad Esempio : • Apertura (sinistri/pratiche) presso assicurazioni • Controlli su documenti senza autorizzazioni • Relazioni con agenzie assicurative • Recupero crediti e gestione errori procedurali • Ecc…….. 7

Modello di acquisizione dati 1 2 3 4 E.R.P. Barcode Generazione Verifiche Scansione massiva documenti Generazione Codice a barre documento 5 Riconoscimento barcode Schedulazione importazione 7 8 9 6 E.R.P. Job schedulato Evideza erriori Registrazioni Arricchimeto chiavi Archiviazione Revisione dati Arricchimenti Tabella di connessione Su server dedicato Revisioni con ERP ( ) 8

Step 2: Canale di comunicazione Canale di comunicazione • La sinergia di strumenti come sharepoint e web-archidoc ci hanno permesso di creare un canale di comunicazione tra le filiali regolati da specifici account per il monitoraggio degli utilizzi. Gestione remota • Le attività (all’interno di una griglia definita) possono essere svolte dalla filiale B sgravando la filiale A , volutamente non sono state inserite attività particolari come la gestione di cassa o i magazzini. Monitoraggio e controllo • Solo il dipartimento IT è autorizzato all’apertura del canale di comunicazione tra le 2 (o più) filiali • E’ stata creata una reportistica che permette il monitoraggio delle attività e del corretto utilizzo dello strumento 9

Step 3: Impatto sulla produttivita Transazioni senza carta • Non cè più trasferimento di carta tra le filiali ed H.O., grazie alla scansione e all’archiviazione ottica Filiale B lavora per conto della Filiale A Corretta allocazione delle ore lavorate • Le ore lavorate dalla filiale B per conto della filiale A sono correttamente allocate (in termini di costo e calcolo della produttività) alla filiale che riceve il supporto (A) La produtività del personale amministrativo di filiale aumenta 10

Grazie 11

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by Event4ITGroup on Nov 12, 2009

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