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Criterios estratégicos para la selección de un sistema de gestión erp

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  • Actualmente el criterio sobre el costo ha cambiado, hay ERP gratuitos, por lo cual una PYME puede contar con todas las herramientas de las Grandes Compañias, un ejemplo es: www.netzenmba.com
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  • 1. Criteriosestratégicospara laselección deun Sistemade GestiónERPEvaluando SoftwareLa evaluación, selección y puestaen marcha de un sistema deGestión Empresarial (ERP) setransformó en un procesoprofesional para el cual la gerenciay dirección de la empresa debenprepararse. Se trata de solucionarun problema de negocio que seorigina cuando la organizacióncree que el sistema en uso no esútil o no da garantías paraacompañar la evolución de laempresa. Es decir, que previo a lainstancia de evaluación hubo unconjunto de ideas previas quefuncionaron como disparadores.
  • 2. EN QUÉ CONSISTE EL PROCESOEl objetivo del proceso de selección es encontrar el producto de softwareadecuado tanto tecnológica como económicamente y que a su vez hagaviable un determinado diseño de negocios.Es importante destacar que "H A C E R V I A B L E U N D E T E R M I N A D OD I S E Ñ O D E N E G O C I O S " es la clave del enfoque que se dará a la selección.Cuando una empresa compra software desarrollado, está eligiendo tantofuncionalidad como conocimiento (Know How) de la industria que estáembebido en ese producto. Ese Know How se lo conoce como las prácticasgeneralmente utilizadas. Por lo tanto como el proyecto tiene quecompatibilizar ambos elementos, hay un proceso de adaptación mutua. Esdecir que el software se adapta a ciertos procesos de la empresa y laorganización adopta cierto know how del software. De manera que hacerviable un determinado diseño de negocios encuentra un significado másamplio entre lo que se hace, lo que se quiere hacer y lo que se debe hacer.Sin embargo, en el proceso de evaluación y selección la funcionalidad es unade los 6 criterios estratégicos que la Dirección y alta gerencia deben tener encuenta.S EIS CRITERIOS CLAVESAsí como la selección de un tándem producto/proveedor/ implementador esuna tarea operativa que requiere realizar un minucioso trabajo deinvestigación y comparación, la misma debe estar guiada por ciertoslineamientos estratégicos que deben considerar al menos 6 ejes claves.
  • 3. Cobertura funcionalNo se trata solo de saber si los productos en evaluación cumplen con losrequerimientos mínimos del negocio, sino también de la capacidad de estossistemas para • Soportar cambios repentinos producidos por factores internos o externos con la mayor independencia posible del proveedor. • La solución a los “detalles” o dicho de otra forma, a las funciones y procesos particulares que requiere un negocio, conocidos como las prácticas poco comunes. Estas prácticas poco comunes están relacionadas con el tipo de industria o servicio y las normativas legales aplicables a esa industria o servicio en un determinado mercado geográfico.Estado de la tecnologíaLa importancia de esta evaluación tiene que ver con la forma en la que laempresa compromete su futuro.Los vendedores que aún están en tecnologías antiguas dicen que mientrasque el “antiguo” software cubra las necesidades empresariales, la nuevatecnología no es la conductora del cambio. Pero esto no es tan cierto. Si bienla tecnología es la que sigue a la estrategia de negocios, la tecnología es unpoderoso habilitador para aprovechar nuevas oportunidades.Aspectos económicosHay varios indicadores que permiten medir el aspecto económico. Si bien elcosto de un proyecto está dado por la suma de varios costos (hardware,software, servicios y otros), una evaluación completa debería considerar: • El valor del servicio de soporte anual para los siguientes 5 años. • El costo de mantener actualizado el software en el mismo período. • Cuantas actualizaciones (Upgrades) tendrá el producto en ese periodo y el costo de implementarlas, tanto en términos de servicios a contratar a un proveedor como en recursos internos.Una recomendación: no siempre el software más barato es el másconveniente. Desconfíe del proveedor que le “regala” las licencias de uso.Proveedor / ImplementadorEn algunas ocasiones, proveedor e implementador son la misma empresa.En cualquier caso, coincidan o no, a evaluación debe contemplar lacontinuidad del producto, experiencia en general y en particular en el tipo deindustria del que está evaluando, la calidad del servicio de soporte,metodología de implementación, país o lugar de residencia y trayectoria.Recursos humanosUna implementación de ERP es un proyecto que se hace al menos con dospartes: el implementador y la empresa cliente. Por lo tanto el aporte derecursos humanos y materiales es de ambas partes.El equipo de implementación de la empresa está formado por las mismaspersonas que trabajan en la organización y que deberán realizar un esfuerzo
  • 4. extra para que el proyecto alcance sus objetivos. De manera que si laempresa cliente no tiene en cuenta esta variable, corre serios riesgos defracasar en su intento.Factores organizacionalesFinalmente existen un conjunto de factores organizacionales que sonparticulares de cada empresa y que influyen en el proyecto de evaluación yselección. Estos factores impactan en la decisión de producto de diferenteforma y son: formación de los recursos humanos; distribución geográfica de lacompañía; cantidad de usuarios involucrados en el uso del ERP, proyeccióndel negocio tanto nacional como internacional, integración con otrasplataformas tecnológicas y cuestiones particulares del modelo de negocios.Esta síntesis muestra la importancia de planear el proyecto de evaluación yselección de software y preparar a los ejecutivos de la empresa para ello. www.evaluandosoftware.com

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