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Para Segundo año de Bachillerato, especilidad Contabilidad y Administración.

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  1. 1. Comunicación, Archivo de laInformación y Operatoriadel TecladoMódulo para 2do año de Bachillerato17/03/2011www.educatmas.comLcdo. Euler Vladimir Terán YépezAlumn@:…………………………………………………………………………………………Versión: 2013
  2. 2. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [2]Datos Introductorios del Módulo.Introducción.La presente programación académica corresponde al Módulo de Comunicación, Archivo delaInformación y Operatoria del Teclado, Módulo transversal en los nuevos Ciclos ProfesionalesTécnicos, del Segundo Año de Bachillerato y que se configura con la intención de acercar alalumno a una serie de conocimientos e informaciones en torno a las situaciones que plantea elfactor humano dentro del mundo productivo de la empresa, la forma de resolverlas del modo máspositivo y eficaz, y como todo ello incidirá sobre él como trabajador, en su futuro profesional.Sistema de Evaluación.Se seguirá un sistema de evaluación continua, basado en los siguientes elementos:La evaluación, será continua en todas y cada una de las evaluaciones del ciclo formativo, de talforma que la falta de asistencia y de puntualidad del alumnado al 60% o más del horario lectivoconllevará la imposibilidad de aplicar los criterios de calificación establecidos para la evaluaciónordinaria en el correspondiente trimestre, sin perjuicio de la posibilidad de su recuperación.El grado de participación, intentando determinar el nivel de atención, interés y trabajo delalumno.Se realizarán ejercicios en relación con los contenidos, intentando dar el máximo dinamismo ycarácter práctico al Módulo. Estos ejercicios serán tanto individuales como de grupo o colectivos,con lo que a su vez se promoverá la integración de los alumnos y su capacidad de trabajo enequipo, obteniendo así la consecución de objetivos específicos de este Módulo y aplicandoestrategias desarrolladas como parte de los contenidos.Puntualmente se realizarán controles de conocimientos básicos sobre los contenidos, partiendode los cuales podrán acreditarse mayores niveles de dominio de los mismos, lo que permitirá unagradualización del desarrollo de éstos por parte del profesor. Estos controles pueden ponerse sinnecesidad de avisar previamente.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 Datos introductorios al Módulowww.educatmas.com
  3. 3. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [3]Criterios de Evaluación.La nota de la evaluación se determinará considerando:• La asistencia a clase y la puntualidad, que se valorará con un 40% del parcial deactuación, de modo que al faltar dos horas a clase perderá un punto. Asimismo por cadatres faltas de puntualidad a las actividades lectivas, se considerará como una falta deasistencia.• El interés y la dedicación en las tareas de clase y casa, la ejecución correcta de losejercicios, ponderando el tiempo de su realización, las intervenciones en las puestas encomún de las actividades y los trabajos individuales, que se valorará en un 25%.• Los exámenes escritos u orales y la realización, si procede, de trabajos en grupo, quedeterminará el 25% de la nota final por cada uno de sus respectivos parciales.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 Datos introductorios al Módulowww.educatmas.com
  4. 4. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [4]Unidad I. La Empresa y su EntornoPRESENTACIÓN.-El concepto de empresa puede entenderse de diferentes maneras en función del punto de vistadesde el que se mire. Así, para el trabajador la empresa es una fuente de empleo, es decir, sulugar de trabajo, mientras que para el empresario es una organización destinada a ganar dineromediante la fabricación, comercialización o prestación de bienes y servicios. ¿Desde qué otrospuntos de vista podemos entender el concepto de empresa?En esta primera unidad dedicada al estudio de la empresa, las clasificaremos en función dedistintos criterios. ¿Qué tipos de empresas sabrías nombrar en función de la actividad realizada?¿Y en función de la forma jurídica?Veremos que el funcionamiento de cualquier empresa viene determinado por factores internos yexternos. ¿Sabrías nombrar algún hecho que sucedió fuera de la empresa y que afectó a sufuncionamiento?Por lo tanto, a lo largo de esta unidad intentamos que os acerquéis al ámbito de la empresa deforma que conozcáis qué se entiende por empresa, los tipos de empresa existentes, loselementos internos y externos que determinan su funcionamiento y cómo se organiza unaempresa.Estos conceptos te serán de gran ayuda para comprender mejor el entramado mundo de laempresa en la que trabajarás en el futuro.Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de….• Adquirir una visión general de los que es la empresa y el entorno que lo rodea.• Conocer aquellos elementos internos y externos que determinan el funcionamiento deuna empresa.• Saber identificar los distintos tipos de empresas en función de una serie de variablescomo son el tamaño, el sector de actividad y la forma jurídica.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  5. 5. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [5]CONCEPTO DE EMPRESA.Antes de definir lo que entendemos por empresa, debemos comenzar enmarcando el conceptodentro de la realidad en que se concibe. Así, no podemos definir la empresa sin tener presente sucarácter indisciplinario.DEFINICÓN DE EMPRESA.La empresa es una unidad económica deproducción, de aprovisionamiento, decomercialización, de administración y/o deinvestigación en la que intervienen bienes,factor humano y estructura organizativa, a finde alcanzar algunos determinados objetivos,actuando bajo condiciones de riesgo.Por ello, antes de iniciar el funcionamiento deuna empresa, es importante el análisis de cuáles son las necesidades del mercado, de lasexistencia o no de competencia y, sobre todo, un análisis detallado del entorno, para conocer laviabilidad o no de la actividad empresarial.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  6. 6. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [6]Para comprender mejor lo expuesto en el párrafo anterior, debemos conocer el significado de lostérminos marcados en negrita, los cuales son:Mercado.- Lugar donde se lleva a cabo el intercambio de los bienes y servicios ofrecidos por lasempresas.Competencia.- Rivalidad entre dos o más empresas que desarrollan la misma actividad.Entorno.- Todo lo que rodea a la empresa y que por tanto, influye en su funcionamiento.ELEMENTOS DE LA EMPRESA.Si nos detenemos analizar cuáles son los elementos que posee toda empresa, coincidiremos enafirmar que hay: Personas Empresario Trabajadores o empleados Bienes Patrimonio Materiales Estructura Organizativa.La empresa está integrada por personas, bienes y una estructura organizativa.Ahora intentaremos hablar de algunos que los conforman:Empresario.- Persona física o jurídica, que aporta el dinero a la empresa, toma decisiones y sobretodo asume riesgos.Trabajador.- Persona que aporta su trabajo a cambio de una remuneración.Materiales.- Conjunto de materias primas, productos intermedios, maquinaria, etc., necesariospara la obtención de los bienes y servicios de la actividad desarrollada en la empresa.Estructura organizativa.- Representación jerárquica de las funciones y áreas departamentales dela Empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  7. 7. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [7]FUNCIONES DE LA EMPRESAComo ya comentamos en su definición, la empresa puede llevar a cabo una serie de funcionesque suelen coincidir con sus distintas áreas de trabajo, aunque no necesariamente tiene quedesempeñarlas todas. A continuación comentamos brevemente cada una.La función de organización de organización es la responsable de la estructura organizativa de laempresa.Gracias a la función de producción la empresa fabrica bienes para su venta.Además la empresa debe gestionar sus productos y factores de producción dentro de la empresa.Es decir, debe saber que necesita para la fabricación, cuándo debe fabricar, cómo almacenarlo,etc. Es lo que se conoce como función de aprovisionamiento.Una vez que ya tiene el producto terminado debe colocarlo en el mercado. Es decir, la empresadesempeña una serie de actividades encaminadas a la venta y distribución de su producto. Dichasactividades delimitan la función de comercialización de la empresa.Al hablar de la función financiera de la empresa, podemos diferenciar dos subfunciones. Laprimera es la función de financiación la cual tiene como finalidad la captación de todos aquellosrecursos necesarios para poder realizar la función de producción al menor coste posible.La segunda subfunción es la de inversión, que se encarga de gestionar los recursos financierosobtenidos de forma que se consigan los mayores beneficios.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  8. 8. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [8]Por último podemos hablar de una función de investigación. Dicha función tiene como objetivo larealización de estudios e investigaciones en cualquier parte de la empresa con el objetivo depoder efectuar mejoras. A esta función se la conoce también por las siglas I+D (investigación ydesarrollo).La función de administración es la que hace referencia a aquellas actividades de coordinación detodos los factores humanos. Incluye la gestión del personal de la empresa.ACTIVIDADES PROPUESTAS.1. Completa las siguientes afirmaciones, con las palabras indicadas en su lugarcorrespondiente.Producción capital beneficio sueldos El fin de la empresa es la obtención de un…………………………………………………. La empresa es una unidad económica de………………………………………………; produce bienes yservicios. La empresa es una organización que utiliza trabajo y…………………………………………….. :proporciona trabajo remunerado y emplea capital. La empresa proporciona beneficio al empresario, ………………………………………… a lostrabajadores, bienes y servicios a la sociedad.2. Coloque las siguientes funciones con sus correspondientes Departamentos.Inversión transformación toma de decisiones compra de materiales Aprovisionamiento ……………………………………………………….. Financiación ……………………………………………………….. Dirección ……………………………………………………….. Producción ………………………………………………………..Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  9. 9. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [9]ELEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.Existen una serie de factores o elementos que determinen el funcionamiento y la posicióncompetitiva de la empresa, es decir que influyen en la marcha de la empresa.ELEMENTOS INTERNOS.Los elementos internos (variables endógenas) incluyen aquellos factores inherentes a la propiaempresa que nos permiten establecer sus puntos fuertes y débiles. Dichos elementos seidentifican con las distintas áreas funcionales de la empresa.ELEMENTOS EXTERNOSToda organización se encuentra inmersa en un entorno(variables exógenas, todo lo que rodea a la empresa y que, portanto, influye en su funcionamiento) que la condiciona y con el que interactúa. La empresa, portanto, debe identificar su entorno y vigilar constantemente su evolución, para descubrir de esemodo las posibles oportunidades y amenazas que se pueden presentar.MACROENTORNO.El macroentorno hace alusión a aquel entorno general que rodea a la empresa y que es común alas empresas de un determinado sector y/o país.Tradicionalmente, se ha analizado el macroentorno considerando seis dimensiones:Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  10. 10. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [10] Entorno natural o físico Entorno demográfico Entorno económico Entorno tecnológico Entorno socio-cultural Entorno político-legalEl entorno físico viene definido en la empresa porlos recursos naturales empleados, las condiciones climáticas y las características geográficas delárea donde la empresa desarrolla habitualmente su actividad.Dentro del macroentorno una de las dimensiones más relevantes es la relativa a la demografía,en la que se estudian diversos aspectos de la población tales como su tamaño, densidad, edad,sexo, movimientos migratorios, etc.Hacemos referencia en este entorno al conjunto de factores y tendencias que determinan ocondicionan la capacidad de compra en el mercado. Debemos por tanto prestar mucha atención afactores tales como: nivel de renta, impuestos, nivel de precios, tipo de interés, tipo de cambio,etc.El desarrollo tecnológico es uno de los factores que facilitan la introducción de nuevos productos,nuevos procesos o nuevas ideas en los mercados.En este entorno viene determinado por los factores culturales y sociales que afectan ydeterminan el comportamiento de las personas que forman el mercado. Hablaos en este caso delconjunto de normas, creencias y valores fundamentales presentes en toda sociedad.Cuando nos referimos a este entorno, hablamos del conjunto de políticas, normas, reglamentos yleyes que definen el marco en el que las personas y organizaciones realizan sus actividades.Hablamos de las políticas monetarias y fiscales.MICROENTORNO.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  11. 11. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [11]El microentorno hace referencia al entornoespecífico de una empresa en particular. Estemicroentorno está formado por todas aquellasfuerzas que tienen una influencia directa en elproceso de intercambio que mantiene laempresa con su entorno.Si analizamos, aunque de forma breve, cada uno de los componentes del microentorno nosencontramos con: Los proveedores Los clientes La competenciaAhora se explicarán de forma rápida cadauno de los componentes:Los proveedores son personas queabastecen a la empresa de los productos o servicios necesarios para su actividad.Los clientes son personas que compran o hacen uso de los productos y servicios que ofrece laempresa.La competencia es la rivalidad entre dos o más empresas que desarrollan la misma actividad.TIPOS DE EMPRESA.Podemos hablar de distintos tipos de empresas en función de determinadas variables.EN FUNCIÓN DE LA FORMA JURIDICA.La primera distinción que debemos realizar es si se trata de una empresa individual o de unaempresa colectiva.En la empresa individual una persona física desempeña las funciones empresariales.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  12. 12. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [12]En la empresa colectiva las funciones empresariales son realizadas por grupos de personas.Sociedad de Responsabilidad Ilimitada.- En estas sociedades, los socios responden de las deudascon todo su patrimonio, es decir, si la empresa no puede hacer frente a las deudas que se lepresenten, lo harán los socios con sus bienes personales.Sociedad Mixta.- En estas sociedades algunos de sus socios tienen responsabilidad ilimitada yresponden a las deudas si la empresa no lo hace, mientras que otros socios responden de formalimitada, es decir, únicamente con el capital aportado.Sociedad responsabilidad limitada.- En ellas los socios solo responden a las deudas con el capitalaportado, de forma que si la empresa no puede pagar la totalidad de sus deudas no puede acudiral patrimonio personal de sus socios. Puede ocurrir que el socio de forma particular respondaante la deuda de la empresa.EN FUNCIÓN DE LA PROPIEDAD DE BIENESPodemos distinguir entre empresas públicas, privadas y mixtas, según los bienes pertenezcan alEstado, a los particulares o a ambos.Las empresas públicas son aquellas cuyo capital pertenece al Estado o a una entidad de carácterpúblico, siendo la participación en la gestión de las mismas total del Estado o entidad pública,estando reguladas por el derecho público. Ejemplos: EcuaTV.Las empresas privadas, son aquellas cuyo capital pertenece a particulares y están reguladas por elderecho empresarial. Ejemplos: Conecel, Nestlé, el pequeño comerciante tradicional, etc.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  13. 13. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [13]Las empresas mixtas son aquellas cuyo capital escompartido por las entidades públicas y empresasprivadas.Otro aspecto que diferencia a empresas públicas yprivadas son los objetivos que persiguen. (Lasempresas privadas persiguen objetivos personales ylas empresas públicas objetivos sociales.)EN FUNCIÓN DEL SECTOR DE ACTIVIDADNos encontramos con tres tipos de empresasdistintas según el sector de actividad en el que laempresa trabaje: Las empresas primarias Empresas secundarias Empresas terciariasLas empresas primarias también denominadas empresas extractivas, se dedican a actividadesrelacionadas con los recursos naturales como: la agricultura, extracciones mineras, ganadería,bosques, pesca o caza. Son empresas que se caracterizan por la obtención directa de bieneseconómicos, sin llevar a cabo ningún tipo de transformación posterior.Las empresas secundarias denominadas también transformadoras, son aquellas dedicadas a laelaboración y transformación de materias primas. Corresponden por tanto a las actividadesindustriales como: industria, construcción, producción de energía.Las empresas terciarias conocidas como empresas de servicios, que comprenden todas lasdemás actividades. Se dedican por tanto: al transporte, comercio, espectáculos y otros serviciosen general (educación, formación y desarrollo).Dentro del sector terciario o de servicios podemos realizar una nueva clasificación de lasempresas debido a la importancia que adquiere la actividad comercial en el mundo empresarial.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  14. 14. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [14]EN FUNCIÓN DEL TAMAÑO.A lo largo de los años ha existido gran controversia a lahora de definir lo que se entiende por tamaño o dimensiónde la empresa. De entre los criterios posibles para clasificarlas empresas en función de su tamaño, los más utilizadosson: Volumen de ventas Número de trabajadores Activo neto Beneficios brutos Recursos propios Valor añadido.Se afirma que lo mejor es utilizar una combinación de varios criterios, si bien se acepta de formauniversal e internacional la clasificación en función del número de trabajadores.Algunos de los criterios utilizados son: Una empresa será pequeña si posee menos de 50 trabajadores Una empresa será mediana cuando tiene más de 50 y menos de 250 trabajadores Una empresa será grande si posee más de 250 trabajadores.Junto al criterio número de trabajadores, también se suele emplear el volumen económico de lasoperaciones que realizan (cifra de ventas). Atendiendo a este criterio podemos concluir losiguiente: Empresa pequeña si factura menos de 50 millones al año Empresa mediana si factura entre 50 y 1.000 millones al año. Empresa grande si factura más de 1.000 millones al año.ACTIVIDADES PROPUESTAS.3. Indica a qué tipo de entorno empresarial pertenece cada uno de los siguientes factores,seleccionando si pertenece al macroentorno o microentorno.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  15. 15. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [15]Macro( ) Micro( ) El cambio climático mundial.Macro( ) Micro( ) El envejecimiento de la población ecuatoriana.Macro( ) Micro( ) La evolución de la tecnología informática.Macro( ) Micro( ) Un proceso productivo revolucionario en un sector de actividad.ESQUEMA – RESUMENLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  16. 16. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [16]Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 2013 La empresa y su entorno. Unidad Iwww.educatmas.com
  17. 17. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [17]Unidad II. Organización de la Empresa.PRESENTACIÓN.Como has visto en la unidad anterior la empresa está compuesta, básicamente, por bienes deequipo y personal, pero: ¿Cómo se distribuyen estos componentes en la empresa? ¿Qué cargodesempeña cada uno miembro del personal? ¿De quién recibe las ordenes? ¿A quién se las dan?De estas cuestiones surgen situaciones que platean la necesidad de una organización eficaz queordene estos componentes en la empresa, y así de forma coordinada, alcanzar los finespropuestos.En la unidad veremos que existen distintas formas de organizar una empresa ya que no es lomismo la organización de una gran multinacional que la de una empresa pequeña y familiar; ni laorganización de una empresa privada comparada con la de una entidad pública. Así, podemosdeducir que el tamaño de una empresa, al actividad que desarrollan, el trato entre personas, elobjetivo que persiguen, etc., son variables que determinan el tipo de organización.También veremos que en una empresa se organiza en departamentos, que tienen asignadoscomo responsable, a una o varias personas que lo dirigen y coordinan. De esta distribuciónresultan departamentos como Administración, Relaciones Públicas, Marketing, dependiendosiempre de las necesidades de la empresa.Como sabrás, en la empresa existen unas personas que mandan y otras que obedecen. Pues bien,los distintos tipos de organización y los departamentos que la forman regulan este flujo deautoridad, así como la comunicación entre ellos.Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de….• Tener una visión completa de lo que es una organización.• Conocer los tipos de organización empresariales más importantes.• Analizar los departamentos más generales en las empresas, así como sus funciones.• Comprender la importancia de la comunicación interdepartamental.Teniendo presente estas circunstancias, veamos cómo organizar una empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  18. 18. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [18]ORGANIZACIÓN.CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN.Toda empresa, para conseguir sus objetivos, necesita dotarse de una organización. Los objetivosde las empresas no se consiguen por si solos. Así, una empresa requiere de unos medios físicos,humanos y financieros que, combinados de forma adecuada, permitan alcanzar los fines fijadospor la empresa.PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN.1. Fijación de objetivos: La empresa debe tener claro qué es lo quiere conseguir.2. Unidad de intenciones: Todas las actividades deben estar orientadas hacia los objetivospropuestos.3. Permanencia en el mando: Debe existir siempre una autoridad visible.4. Dirección unificada: Cada miembro de la empresa debe recibir órdenes de un únicosupervisor.5. Diferenciación de funciones: Cada miembro de la empresa posee una serie de funciones.6. División del trabajo: Cada persona se especializa en aquello que posea mejores aptitudes yhabilidades.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  19. 19. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [19]7. Jerarquización: Los miembros de la empresa deben tener claro quiénes son las personas quepueden “mandar” y las que tienen que “obedecer”.8. Coordinación y control: Las personas que poseen personal a su cargo son responsables decoordinarlo y controlarlo.9. Uniformidad de actividades: El trabajo a realizar por un determinado miembro de laempresa debe englobar tareas y actividades similares.Además las empresas para representar su organización interna utilizan los organigramas, esdecir, gráficos que en forma de esquema recogen la división de funciones en la empresa con losdistintos órganos y departamentos que la componen y las relaciones entre los mismos.ACTIVIDADES PROPUESTAS.4. ¿Qué es una organización?. Señale la información correcta.( ) Es un conjunto de personas que trabaja en la empresa.( ) Es una empresa encargada de llevar la gestión al día de otras empresas.( ) Es una combinación eficaz de todos los elementos que intervienen en la empresa.( ) Es el conjunto de actividades desarrolladas en la empresa.TIPOS DE ORGANIZACIÓN.Desarrollaremos brevemente los tipos de organización empresarial más importantes:• Organización LinealLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  20. 20. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [20]• Organización Funcional• Organización Divisional• Organización Matricial• Staff de Apoyo.Organización Lineal.Se trata de una organización simple, donde el poder se centra en el mando de línea que lo ejercepersonalmente.Organización Funcional.Toda organización debe realizar ciertas actividades para llevar a cabo su trabajo. Estas actividadesnecesarias para el buen funcionamiento de la organización son las funciones de la empresa.Cada una de las funciones está a cargo de un departamento que combina los distintos puestos detrabajo para ejecutarlas correctamente. Hablamos por tanto, de una estructura dividida endepartamentos funcionales (marketing, finanzas, producción, etc.) cada uno de los cuales estádirigido por un supervisor o directos de departamento que depende del director General.La división de la organización en departamentos permite disponer en cada uno de ellos deexpertos en un determinado campo, como por ejemplo: producción, finanzas, marketing,contabilidad, etc. De esta forma un contable es más eficiente cunado trabaja con otros contable opersonas que poseen una preparación, pueden compartir conocimientos para llevar a cabo mejorel desempeño de su trabajo.Frente a la ventaja anterior, surge el inconveniente de que en este tipo de organizaciones, loscontactos entre los miembros de la empresa no son tan fluidos, dado que, los contactos seLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  21. 21. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [21]establecen principalmente entre los miembros de un mismo departamento, manteniéndoseindependientes del resto de los departamentos de la empresa.Organización Divisional.Cuando las empresas crecen es conveniente que adopten estructuras divisionales, pues sucomplejidad aumenta de forma considerable.La mayoría de las grandes empresas de los países desarrollados emplean este tipo de organizaciónde una forma o de otra.Organización Matricial.Existe un diseño de organización, denominado organización matriz, que pretende maximizar lasventajas y minimizar los inconvenientes de la estructura funcional y de productos o proyectos.Este tipo de organización es muy utilizado por empresas de carácter industrial y por empresas delsector público como las agencias de salud pública y servicios sociales.Ejemplo: una empresa dedicada a la fabricación de automóviles que, en estos momentos,ensambla dos modelos de autos distintos. El organigrama de la figura puede representar suorganización matricial.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  22. 22. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [22]Las características más destacadas de este tipo de organización es la existencia de un doble flujode autoridad: la autoridad funcional que fluye verticalmente de arriba abajo y la autoridad deproyectos que fluye horizontalmente.De este modo, el personal asignado al departamento de fabricación, comercial, personal, etc., nosolo pertenece a un departamento funcional sino también a un determinado producto oproyecto.Las organizaciones matriciales permiten una mayor coordinación y actuaciones más rápidas antelos problemas.Staff de Apoyo.Además, podemos encontrar en los organigramas de las organizaciones anteriormente analizadasla figura de los staff, que son órganos de apoyo a la dirección y en ocasiones órganos deasesoramiento técnico.Los staff son órganos de apoyo a la dirección o de asesoramiento técnico.ACTIVIDADES PROPUESTAS.5. Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.a) En las organizaciones lineales existe un contacto fluido entre todos los miembros dela organización. ( )b) Las organizaciones funcionales se caracterizan por la existencia de especialistas encada una de las áreas funcionales o departamentos. ( )Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  23. 23. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [23]c) En una organización divisional cada una de sus divisiones trabaja según las órdenesque recibe de la dirección General de la empresa, manteniendo contactos continuoscon el resto de divisiones de la organización. ( )d) En una organización matricial cada departamento trabaja de forma independiente alresto de departamentos de la empresa. ( )DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.Cada una de las personas que ocupan los distintospuestos de la organización esagrupada endepartamentos cada uno de los cuales está bajo elmando de un superior.TIPOS DE DEPARTAMENTOS.La departamentalización en la empresa puede llevarsea cabo siguiendo diversos criterios, siendo los másgenerales por funciones, por productos y por áreasgeográficas o mercados.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES.La agrupación de los puestos de trabajo en departamentos puede realizarse según las funcionesque se lleven a cabo en la empresa: comercial, producción, compras, económico-financiera, etc.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  24. 24. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [24]Esta departamentalización supone la agrupación de las actividades basándose en los distintosproductos o líneas de producto que la empresa produce o comercializa.DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ÁREAS GEOGRÁFICAS O MERCADOS.Cuando la empresa opera en varios mercados o áreas geográficos, la necesidad de conocer lascaracterísticas específicas de las áreas o mercados aconseja proceder a la departamentalizaciónbasándose en áreas geográficas o de mercado.FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS.El criterio más utilizado para establecer los departamentos de la empresa es el funcional. Sianalizamos la actividad de la empresa, podemos distinguir con claridad las siguientes funcionesdepartamentales:• Aprovisionamiento.o Compras de materias primaso Almacenamiento de materias primas oproductos terminadoso Control de stocks.• Produccióno Fabricación de Productoso Transformación de materias primas• Financiacióno Inversión, financiación, administración y gestión de recursos financierosLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  25. 25. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [25]o Control interno de cobros y pagos.o Contactos externos con empresas financieras.• Personalo Contratación del personal de la empresao Gestión de nóminaso Formación y capacitación del personal.• Administracióno Llevar al día la documentacióno Registro de documentos y su posterior archivoo Contabilidado Liquidación de impuestos• Comercializacióno Gestión de ventas (cliente y facturación)o Estudios de mercadoo Promocióno PublicidadACTIVIDADES PROPUESTAS.6. Escriba el nombre de las funciones, asociándolas con los correspondientes Departamentosfuncionales encargados de su ejecución.Administración Producción Aprovisionamiento ComercialAlmacenamiento de materias primas ……………………………………..Liquidación de impuestos ……………………………………..Gestión de ventas ……………………………………..Transformación de materias primas ……………………………………..RELACIONES ENTERDEPARTAMENTALES.La comunicación es algo inherente al funcionamiento de la empresa. El problema no está en si esnecesaria o no la comunicación, sino en si se encuentra bien o mal a lo largo de la organización.El diseño de la organización debe permitir la comunicación en tres direcciones: hacia abajo, haciaarriba y horizontalmente. Estas tres direcciones constituyen el marco en el que se produce lacomunicación.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  26. 26. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [26]• Comunicación hacia abajo.E este caso la información fluye desde la dirección hasta los niveles intermedios oinferiores de la empresa. Por ejemplo: del director general a los mandos intermedios y deéstos a los empleados.• Comunicación ascendente.Es la información que llega a los directivos de la empresa provenientes de los niveles másbajos de la organización. De este modo los subordinados transmiten a los altos mandossus inquietudes, aspiraciones, dificultades, quejas y opiniones.¿Cómo puede un empleado comunicar con sus jefes de más alto nivel?o A través de sus superioreso A través de los buzones de sugerenciaso A través de reuniones en grupoo A través de los procedimientos formales establecidos en la empresa.Por ejemplo, acudiendo a la secretaría del director y rellenando una carta o formularioque será entregada posteriormente al mismo.• Comunicación lateral.Se entiende por comunicación lateral la información y contactos establecidos entre losdistintos departamentos de la empresa. Por ejemplo, la comunicación entre eldepartamento comercial y el departamento productivo.En conclusión, podemos decir que la comunicación debe establecerse entre todos losdepartamentos, pues en mayor o menor medida existe en algún momento consultas o peticionesde información de unos a otros. Es cierto que hay unos departamentos que están más en contactoque otros, pero eso no quiere decir que la relación con el resto de los departamentos no exista.No obstante, la empresa debe desarrollar unos mecanismos mediante los cuales se logre que losdistintos departamentos creados en la empresa actúen coordinadamente para que esta puedaalcanzar los objetivos que se ha fijado.Estos mecanismos reciben el nombre de integración. Como mecanismos de integración másdestacables, podíamos citar los sistemas de trabajo en grupo que permiten resolver problemas otomar decisiones en conjunto. Estos grupos de trabajo están formados por miembros de losdistintos departamentos de la empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  27. 27. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [27]Además del trabajo en grupo, ¿cómo pueden losdepartamentos ponerse en contacto los unos con los otrospara coordinarse correctamente?Los medios de comunicación más empleados dentro de laempresa son, como ya sabemos, el teléfono, el fax y elcorreo interno. No obstante, desde hace unos años laempresa empieza a hacer uso de las nuevas tecnologías de lainformación, basadas en los ordenadores, facilitando la tareay comunicación directa entre unos y otros departamentos dela organización.Los ordenadores permiten establecer en las empresas bases de compartida con la que lainformación puede aparecer simultáneamente y en cualquier momento, en todos losdepartamentos donde sea necesario, pudiéndose dar respuesta a cualquier pregunta de losclientes.ESQUEMA – RESUMENLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  28. 28. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [28]Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Organización de la Empresa. Unidad IIwww.krauserwin.info
  29. 29. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [29]Unidad III. Comunicaciones OralesPRESENTACIÓN.Tanto dentro de la empresa como fuera de ella la comunicación es de vital importancia. Preguntascomo: ¿Con quién hablas?, ¿A quién escribes?, Cómo debo dirigirme a mis superiores?, ¿Cómodebo hacer las presentaciones?, ¿Es un cliente importante?. Y muchas más preguntas que puedandeterminar tanto el éxito de la empresa como el personal. A lo largo de la unidad daremosrespuesta a estas preguntas y a otras que seguro te estás haciendo.Cuando hablamos de la comunicación lo primero en lo que pensamos es en un teléfono o en unacarta, lo que llamamos Comunicación Oral o Comunicación Escrita, respectivamente. En estaunidad desarrollaremos sobre todo la oral; así conoceremos, cómo responder una llamadatelefónica, como comunicar mensajes, cómo saludar o presentar a una persona, cómo concertarcitas, etc., situaciones que se dan en la empresa y que debemos saber solventarlas lo mejorposible.Seguramente tendrás teléfono pero, ¿tienes contestador automático, teléfono móvil obuscapersonas?. Existen, como ves, medios y equipos para comunicarse oralmente. Estos equiposson habituales en las empresas, tanto para comunicarse internamente como con personas delexterior. En la unidad verás algunos de los más importantes y cómo funcionan.Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de:• Entender lo que es la comunicación• Desarrollar una buena comunicación oral• Conocer qué se entiende por confidencialidad en la comunicación• Utilizar las normas existentes para la adaptación de una actitud cortés y eficiente en lacomunicación oral.• Conocer las finalidades, usos y limitaciones de los distintos medios y equipos decomunicación oral.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  30. 30. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [30]LA COMUNICACIÓN.Antes de comenzar a profundizar en las comunicaciones orales y escritas (unidades posteriores),hemos creído interesante introducir este epígrafe a fin e poder comprender mejor los conceptosque iremos analizando y situarnos mejor en el tema.DEFINICION DE COMUNICACIÓN Y EL PROCESO COMUNICATIVO.Entendemos la comunicación como aquel proceso que tiene por objeto la transmisión y/ointercambio de información entre personas.Además, en este proceso de comunicación o proceso comunicativo podemos distinguir una seriede etapas que explicaremos en el cuadro siguiente :Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  31. 31. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [31]Además, en este proceso intervienen una serie de variables externas o internas, que determinanque el proceso tenga éxito o por el contrario fracase.ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓNA continuación vamos a comentar muy brevemente los elementos queintervienen en el proceso de comunicación:El emisor es la fuente de la comunicación. Es decir, la persona que envía el mensaje, que tieneinterés por comunicar algo a alguien.La codificación es la elección de los símbolos, ya sean palabras, imágenes o sonidos, utilizados porel emisor para transmitir un mensaje. Por ejemplo, el uso del inglés para realizar un catálogo deartículos de perfumería.Existen una serie de variables que pueden dificultar o interferir el proceso de la comunicación, sonlo que conocemos como ruido. Cuando hablamos de ruido no solo debemos pensar en sonidosque se sobreponen a la comunicación como el traqueteo de una máquina o el zumbido de unteléfono.El canal es el medio a través del cual se transmite el mensaje. Nos encontramos con gran cantidadde medios, el teléfono, el buscapersonas, la televisión, el ordenador.El mensaje es la informaciónque el emisor desea transmitir al receptor.La retroalimentación consiste en la evaluación de la respuesta dada por el receptor. Por ejemplo,tú, emisor, envías información a un determinado cliente sobre sofás que tu empresa vende. Elcliente recibe la información y te comunica su decisión de comprar cien sofás.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  32. 32. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [32]La descodificación es la interpretación que hace del mensaje el receptor.El receptor es la persona o personas a las quienes va dirigida la información transmitida por elemisor.ACTIVIDADES PROPUESTAS.7. Piensa en una llamada telefónica que recibes en un idioma que dominas escasamente, enla que un hotel te comunica que has ganado un fin de semana en Galápagos. Ubica loselementos de la comunicación en su lugar correspondiente.Emisor canal receptor mensajeYo : ………………………………………….Hotel : ………………………………………….Teléfono : ………………………………………….Premio : ………………………………………….Tipos de comunicación.La comunicación oral implica la emisión de información a través de las palabras, de la voz.La comunicación escrita supone la emisión de información a través de un conjunto de grafismos,de la escritura…No podemos dejar de comentar otro tipo de comunicación que enocasiones es ampliamente utilizando: la comunicación visual. En estetipo de comunicación no se emplea ni la voz ni los grafismos. El usode símbolos, colores, etc., son ejemplos de comunicación visual.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  33. 33. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [33]Comunicación Oral: Normas de comunicación oral utilizadas en laempresa.Para conseguir un correcto lenguaje oral existen una serie de normas que debes conocer. Nocreas que únicamente las podrás utilizar en tu trabajo; también te serán de gran utilidad en elresto de tus relaciones (familiares, amigos, entre otros).El contenidoEl contenido de la expresión oral debe ser claro y conciso.Antes de realizar una comunicación oral es necesario:identificarse, señalar los objetivos y explicar el nivel deconfianza.Podemos dar una serie de normas que pueden facilitartelas relaciones con grupos de la empresa. Observa elcuadro siguiente:Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  34. 34. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [34]Una correcta utilización del lenguaje oral constituye la clave del éxito de una comunicación oraleficiente.Ahora hablaremos de la normas de actuación durante las relaciones de grupo:Es muy importante que motives a las personas a que participen en la conversación. De esta formaconocerás quiénes son y qué es lo que desean, piensan,… Por ello, deja que se expliquen, aunqueno estés de acuerdo en lo que dicen; ya te tocará el turno de intervenir.La empatía hace referencia a la capacidad de poderse identificar con el estado de ánimo de otrapersona. Es importante que intentes desarrollar esta capacidad para comprender mejor a losindividuos con los que te relaciones.Debes ser capaz de evitar que aparezcan tensiones emocionales que impidan una conversaciónobjetiva, e incluso que interfieran en la interpretación de lo que otro señala. Por tanto, si alo largode una conversación observas que las personas están dejándose influenciar por sus sentimientos,actúa de mediador intentando una situación de equilibrio.Acorde a la mediación se encuentra la dirección. Debes facilitar la comunicación e intentar que laconversación nos e desvíe de los temas importantes que deben ser tratados.ACTIVIDADES PROPUESTAS.8. En relación al concepto de “empatía”, señala la afirmación correcta.a) Es peligroso utilizarla ( )b) Es importante desarrollar esta capacidad. ( )c) Permite señalar los objetivos de la reunión. ( )d) No es fundamental en la comunicación oral. ( )Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  35. 35. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [35]La forma.Independientemente de las normas que hemos analizado en elepígrafe anterior, existen otra serie de normas que hacenalusión no al contenido sino a la forma.La Voz.La voz juega un papel muy importante en lacomunicación oral. La pronunciación, la dicción y el léxicocontribuyen a que el lenguaje se convierta en todo un arte. También contribuyen el énfasis y elvolumen empleados.Las Normas de Cortesía.Existen determinadas normas de cortesía que permiten quenuestras relaciones con el entorno en el que vivimos seanplacenteras. En este apartado vamos a comentar únicamenteaquellas normas de cortesía más utilizadas en la comunicaciónoral dentro del ámbito de la empresa.Las normas de cortesía se basan en la consideración hacia losdemás.Analizaremos brevemente los siguientes aspectos:• La cortesía en la concertación de citas.• La cortesía en la presentación• La cortesía al hablar por teléfono.• Otras normas de cortesía dentro de la empresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  36. 36. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [36]A la hora de establecer una cita, ésta debe ser solicitada de forma que la otra persona puedaaceptarla o rechazarla sin ningún tipo de coacción. Es importante que si la cita se concertó conbastante tiempo de antelación, se llame por teléfono unos días antes de la misma paraconfirmarla.En caso de que la otra persona no pueda asistir, y así te lo comunique, debes de comportarte concortesía y por lo menos no mostrarle tu enojo.Al efectuar una presentación, la norma de cortesía más conocida es la de nombrar en primerlugar a la persona de menor categoría.Ante personas de la misma categoría, la persona más joven debe ser presentada a la de mayoredad.En el cuadro siguiente aparecen algunas sugerencias que te pueden ser de gran ayuda a la hora deefectuar o recibir llamadas en la empresa donde trabajes.ACTIVIDADES PROPUESTAS.9. Debes anular una cita entre tu superior y el representante de la Comunidad de Quitoporque cuando tu superior la aceptó no se acordó que coincidía con una Feria. ¿Cómo laanularías? Marque la opción correcta.a) Llamaría a dicha persona, indicando el motivo de la anulación y comentaría laposibilidad de una nueva reunión. ( )b) Anularía la cita sin dar ninguna explicación. ( )c) No la anularía, acudiría otra persona en su lugar. ( )Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  37. 37. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [37]d) Llamaría para cambiar la reunión a una fecha adecuada a mi superior. ( )Confidencialidad en la comunicación.Dependiendo del puesto que ocupes dentro de la empresa, tendrás acceso a mayor o menorinformación. En cualquier caso, debes actuar con confidencialidad, de lo contrario, te puedesencontrar con graves problemas que pueden conllevar desde una simple reprimenda por parte detu supervisor hasta problemas de carácter legal.La confidencialidad en la comunicación no es más que actuar con prudencia y discreción a la horade dar información a otros individuos, ya sean de la propia empresa o ajenos a ella.Sin querer asustarte, queremos que recuerdes que en el puesto de personal administrativo y encualquier otro dentro de la empres, se debe actuar con confidencialidad.Comunicación oral: medios y equipos.Existen diversos medios y equipos para establecer la comunicación oral. En este puntoanalizaremos los que consideramos más importantes, dedicándole un mayor tiempo al medio porexcelencia: el teléfono..Teléfono.En tu trabajo puede que sea muy frecuente tanto recibircomo realizar llamadas telefónicas. En ambos casos debessaber cómo hacerlo. Si recuerdas en el punto anterior tedimos una serie de normas sobre la forma de uso delteléfono. Aquí vamos a hacer alusión al aspecto funcional,es decir, a como efectuar llamadas, ya sea una llamada atu ciudad, dentro de tu misma provincia, a otrasprovincias o a otros países.Para realizar una llamada a cualquier persona o empresaLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  38. 38. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [38]que se encuentre dentro de la ciudad o dentro de la provincia en la que te hallas, únicamentedebes marcar el número del abonado.Si tienes que efectuar una llamada a alguien que se encuentre que se encuentra en otraprovincia, deberás marcar el prefijo de esa provincia y seguidamente marcar el número delabonado.Si deseas realizar una llamada a otro país, deberás tener presente varios pasos:1. En primer lugar debemos marcar el número 00 (Prefijo Internacional) y esperamos laseñal de un sonido agudo.2. Seguidamente marcamos el número del país al que deseamos llamar.3. Posteriormente el numero de la ciudad.4. Por último marcamos el número del abonado, persona o empresa con la que deseamoscontactar.Ejemplo: Imagine que tu empresa se encuentra en Quito(Ecuador) y deseas llamar a un clientecon domicilio en Montecarlo (Mónaco).1. Marcas el 00 y esperas sonido : 002. Marcas el número del país, Mónaco: 333. Marcas el número de la ciudad, Montecarlo: 934. Luego ya puedes marcar el numero del abonado: 235987Las guías telefónicas te pueden ser de gran ayuda para conocer prefijos, números de abonados,etc. Será práctico disponer de unas guías actualizadas.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  39. 39. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [39]Magnetófono.Fue en el año 1936 cuando se eligió el término“magnetófono” para designar el primer aparato de registrosonoro sobre banda magnética. La empresa encargada desu fabricación fue la firma alemana AEG-Telefunken.En esencia, el magnetófono es un aparato utilizado paraefectuar grabaciones de voz y después poder escucharlas.Para escuchar la grabación, se debe rebobinar la bandamagnética sobre la bobina suministrada y se la hace pasarotra vez por delante de la cabecera magnética conectada ala entrada del amplificador.Una vez escuchada la grabación es posible borrarla. Hasta ahora hemos descrito los primerosaparatos. Sin embargo, la tecnología evoluciona. En la actualidad el primitivo magnetófono hacaído en desuso para dejar paso a lo que conocemos como “casete”. Y estos a su vez dar paso alas grabadoras con memoria incorporada.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  40. 40. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [40]En la empresa estos aparatos suelen ser empleados principalmente para:• Dejar constancia de una reunión.• Realizar dictados sin que la auxiliar deba estar presente.• Preparar discursos, conferencias.El antiguo magnetófono, casete, o memoria incorporada, puede ser útil para dejar constancia deuna reunión. Ahora bien, debemos ser prudentes a la hora de emplearlo.Es conveniente:• Comunicar el uso de dicho aparato a los participantes en la reunión (siempre que tu cargote permita recurrir a él sin consulta previa).• Pedir permiso para poder utilizarlo.Además, este aparato puede ser empleado para realizar dictados sin que el auxiliaradministrativo, o persona encargada de transcribirlo, deba estar presente. De esta forma, el queefectúa el dictado se encuentra con mayor tiempo de reflexión y en un ambiente más privado ypersonal.El resultado se traduce en un dictado final y en una transcripción más eficiente. Esta segundaconsecuencia se deriva de la posibilidad de auxiliar de poder escuchar el dictado cuantas vecesnecesite para poder escuchar el dictado cuantas veces necesite para transcribirlo correctamente.Otro uso frecuente del magnetófono es la preparación de discursos, conferencias y otrasoperaciones en público. Los mandos intermedios y la alta dirección suelen darte este empleo almagnetófono a fin de poder escuchar a priori lo que más tarde deberán comunicar a otraspersonas y efectuar las modificaciones pertinentes en caso de haber errores ( por ejemplo,palabras mal sonantes, mala pronunciación, entre otros).Interfono.El interfono es un aparato que sirve para comunicarsede una habitación a otra dentro de un mismo edificio.Este aparato es de uso muy frecuente sobre todo engrandes empresas. Sirve como medio de comunicaciónentre un auxiliar y su superior sin la necesidad de tenerque desplazarse.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  41. 41. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [41]El auxiliar aprieta un botón situado en un aparato (interfono) colocado encima de su mesa detrabajo y en el despacho del superior suena un pitido. El superior responde al pitido y se comunicacon el auxiliar. La comunicación también puede ser iniciada por el superior a través del mismoprocedimiento.En la actualidad los teléfonos están preparados para realizar la tarea del interfono. El efectuarllamadas de un despacho a otro no supone ningún coste, pues la línea es la misma.DictáfonosEl dictáfono, como su propio nombre indica, es utilizado para recoger y reproducir un dictado.Te puedes encontrar con diversas modalidades de dictáfonos. Algunos permiten que mientras seestá realizando el dictado, se realice una transcripción. En otros casos puedes encontrarte con unsistema centralizado en el que los dictados son grabados y posteriormente enviados a las distintaspersonas que deben transcribirlos.El dictáfono graba y reproduce como un casete, pero tiene unas características muy específicaspara el dictado.Buscapersonas.A este aparato también se lo conoce como mensáfono porsu abreviación “busaca”.El buscapersonas nos permite transmitir una comunicaciónrápida a cualquier persona, siempre que se encuentredentro del radio de acción que cubre el sistema.Cada usuario del sistema de buscapersonas posee un número(p.e 2727). Si deseas comunicarte con el usuario 2727, enprimer lugar debes llamar al servicio central, el cual posee unnúmero de abonado en la compañía operadora (por ejemplo3338899).La aparición de la telefonía móvil reemplaza al buscapersonas.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  42. 42. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [42]Esquema – ResumenLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  43. 43. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [43]Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicaciones Orales. Unidad IIIwww.krauserwin.info
  44. 44. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [44]Unidad IV. Operatoria de Teclados enOrdenadores y máquinas electrónicas.PRESENTACIÓN.Con la irrupción de los ordenadores en la oficina ha desaparecido la típica imagen en la que variassecretarias pasaban el día mecanografiando textos a una velocidad endiablada. Esto nos podríainducir la idea de que ya no se necesita, como comúnmente se dice, saber "escribir a máquina".Nada más lejos de la realidad.La operatoria de teclados, es decir, el conocimiento del manejo de un teclado, ha pasado a tenermayor importancia, incluso, que hace algunos años. En la actualidad, no son las secretarias lasúnicas que deben enfrentarse a un teclado, toda aquella persona que trabaje con un ordenadornecesita utilizarlo. En especial, aquellas que escriben documentos o introducen datos de formacontinua en un ordenador.Tengan por seguro que todo el tiempo que se dedique a conocer el teclado lo verárecompensado; te permitirá desplegar toda tu capacidad en el trabajo a mayor velocidad yprecisión.Al finalizar el estudio de esta unidad serás capaz de:• Conocer las diferencias entre los ordenadores y las máquinas de escribir• Saber en qué partes se divide un teclado• Adoptar la postura adecuada para trabajar con el teclado• Aprender a utilizar un teclado con soltura utilizando la metodología de “escritura altacto”.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  45. 45. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [45]MÁQUINAS DE ESCRIBIR. TIPOSEn toda esa evolución, podeos encontrarnos con tres tipos de máquinas de escribir:• Máquina de escribir mecánicas• Máquinas de escribir eléctricas• Máquinas de escribir electrónicasMáquinas de escribir mecánicas.- Las máquinas de escribirmecánicas son totalmente manuales.Máquinas de escribir eléctricas.- Las máquinas de escribir eléctricascomienzan la automatización y controlan la impresión de las teclas.Máquinas de escribir electrónicas.- Las máquinas de escribirelectrónicas son las más avanzadas y las que actualmente secomercializan.ACTIVIDADES PROPUESTAS.10. Coloca cada palabra en el espacio, al final de las afirmaciones siguientes:.Electrónicas eléctricas mecánicas eléctricas y electrónicas• Incorporan circuitos electrónicos. ……………………………………………………Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  46. 46. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [46]• La intensidad con que imprimen los caracteres dependen de la presión que elmecanógrafo ejerce sobre las teclas. ……………………………………………………….• Comenzaron la automatización de gran parte de los procesos habituales en elmecanografiado de textos. …………………………………………………………….• Es la máquina la que controla la fuerza con que se imprimen los caracteres en el papel.………………………………………………………………..Diferencias entre un Ordenador y una Máquina de EscribirVamos a comparar la capacidad de la máquina deescribir más potente, la electrónica, con la de unordenador. Para ello definiremos inicialmente qué es unprocesador de texto.Procesadores de texto.- Son programas informáticosque están desarrollados para manejar documentos,actualmente incluyen toda una serie de numerosasutilidades y herramientas versátiles.Utilidades de un procesador de Texto.• Se almacenan, y por tanto podemos recuperarlos en el momento en que deseemosvolver a utilizarlos.• Se modifican, con toda una gama de posibilidades como borrar, mover parte de untexto o copiarlo de un lado a otro, buscar una palabra o reemplazar por otra.• Se imprimen cuantas veces deseemos, ya sea todo el texto o solo parte de él.• Se incluye diferentes aspectos, a través de interlineados, alineaciones (justificado,centrado, etc.), sangrías, tabulaciones.• Se incluyan diferentes aspectos en su letra con toda clase de tipos, tamaños, estilos(negrita, cursiva, subrayado, etc.).• Tener personalizado el aspecto de sus páginas definiendo varios tamaños de papel,cabeceras y pies de página, márgenes, numeración de líneas.• Aumento de su impacto visual incorporando gráficos, dibujos, esquemas, tablas,bordes o sombreados.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  47. 47. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [47]Herramientas de un procesador de texto:• Corregir la ortografía u obtener sinónimos de cualquier palabra dada.• Ordenar cualquier lista u obtener cartas modelo.• Trabajar con varios documentos a la vez, de tal forma que se puede transferirinformación de uno a otro.• Realizar otras operaciones, según de qué procesador se trate.Principales ventajas de un ordenador (procesador de palabras) respecto a una máquinade escribir.• Los ordenadores poseen una capacidad casi ilimitada de almacenamiento.• Permiten recuperar cualquier trabajo grabado anteriormente para utilizarlo de nuevo,ya sea para imprimirlo una vez más como para modificarlo y obtener un nuevodocumento.• Capacidad de utilizar varios documentos a la vez, y por tanto de transferir texto deunos a otros.• Posibilidad de incorporar todo tipo de recursos tipográficos que te permitiránobtener unos documentos elegantes y vistosos.• Oportunidad de incluir gráficos, dibujos y esquemas explicativos acerca del temasobre el trate el documento.• Acceso a herramientas de corrección ortográfica y de ayuda a redacción de textos,como por ejemplo la obtención de sinónimos o de clasificación.Los procesadores de texto permiten toda una serie de utilidades que hacen muysuperiores a cualquier máquina de escribir.Los ordenadores pueden ser utilizados para otros objetivos además del manejo de textos, porejemplo, para controlar la contabilidad, facturación, dibujar, etc.ACTIVIDADES PROPUESTAS.11. Marque si son verdaderas o falsas las siguientes afirmaciones:Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  48. 48. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [48]• La máquinas de escribir más modernas ofrecen las mismas posibilidades que unprocesador de textos ( )• Los procesadores de textos suelen tener herramientas que corrigen la ortografía de lostextos. ( )• Otra característica de los procesadores de textos es que permiten incluir imágenes ydibujos ( )• Las máquinas de escribir pueden almacenar el documento escrito para recuperarloposteriormente. ( )El Teclado de un Ordenador.A partir de estos momentos vamos acentrarnos en los teclados de ordenadorporque, en la actualidad, son los máshabituales en cualquier empresa.De todas formas, debes tener en cuenta quetodos los teclados poseen un mismo funcionamiento básico, debido a que, tanto las letras delalfabeto como los números, se encuentran siempre en la misma disposición.Los primeros ordenadores personales que aparecieron en el mercado incorporando el llamadoteclado estándar. Este disponía de 86 teclas distribuidas en tres bloques: Teclas de función,teclado alfanumérico, y teclado numérico.Teclas de Función.- Doce teclas, identificadas de F1 hasta F12, situadas en la parte superior delteclado. Cada programa informático asocia acciones propias a estas teclas, de tal forma que alpulsarlas se ejecutan.Teclas alfanuméricas.- Es la parte central del teclado expandido de un ordenador. Con élescribimos los textos, pues contiene todos los caracteres que podemos teclear. Se le conocetambién por teclado QWERTY, nombre dado por las seis primeras teclas de su hilera dominante.El teclado estándar, como cualquier otro, disponía de teclas que incorporaban en sí misma másde una función. Con el tiempo se observó que algunas de estas teclas ofrecían a la vez utilidadesLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  49. 49. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [49]de uso muy común, por lo que llegaba a ser incómodo. Esto obligó a extender el tecladoincorporando teclas que asumieran estas funciones de uso habitual, dando paso al que en estosmomentos es el teclado por excelencia: el teclado extendido.Teclado expandido: Es el teclado más extendido actualmente en los ordenadores y estácompuesto por 105 teclas.Estructura del Teclado Expandido.El teclado expandido está compuesto por 102 teclas que pueden estructurarse en 5 bloques.Las Teclas del Teclado Expandido: Su FunciónEn este bloque de información vamos a conocer algunas de las teclas que poseen los tecladosexpandido de un ordenador y su función, es decir, qué obtenemos cuando pulsamos.Teclado Alfanumérico.Una característica de las teclas que forman el teclado alfanumérico es que, con la misma tecla, seobtienen dos y hasta tres caracteres diferentes.• Tecla Bloq Mayús• Tecla Shift• Tecla Alt Gr• Tecla ControlLa tecla “Bloq Mayús” permite alternar la escritura entre minúsculas y mayúsculas, esta soloafecta a las teclas con letras del alfabeto. Cuando la tecla está desactivada todas se escriben enminúsculas, y si está activada se obtienen sus mayúsculas.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  50. 50. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [50]Para saber si está activada “Bloq Mayús” debe observar su indicador que aparece en la partesuperior derecha del teclado. Si esta encendido quiere decir que está activada. Con la tecla “BloqMayús”, que se encuentra a la izquierda del teclado alfanumérico, puedes activarla o desactivarla.Existen en el teclado alfanumérico dos teclas Shift, una a cada lado. Vienen identificadas por sunombre. Se utilizan siempre junto con otra tecla, la función que obtienen depende de con quétecla se usa.• Pulsando una tecla que contiene números o signos, obtendremos el signo que seencuentra en la parte superior de la tecla.• Si se utiliza con una tecla que contiene una letra del alfabeto, cambia su escritura, esdecir, si estamos escribiendo en minúsculas la escribe en mayúsculas o viceversaLa tecla “Alt Gr” también para funcionar debe pulsarse a la vez con otra, y en concreto, nospermite obtener el tercer signo que contienen algunas teclas. Este signo lo puede observar en elfrontal de la tecla o como un tercer signo en su superficie.Las dos teclas “Control” que poseen el teclado alfanumérico no tienen una funciónpredeterminada, dependen del programa informático que esté utilizando en ese momento.Teclado Numérico.El teclado numérico posee teclas con dos acciones diferentes,dependiendo si está activado o no el “bloque numérico”.Sabemos que está activado porque está iluminado su indicador(parte superior derecha del teclado). Para activar y desactivar el“Bloq Num” debes pulsar la tecla con el mismo nombre queaparece en la parte superior del teclado numérico.Veremos la función de cada una de las teclas dependiendo de si está o no activado el “Bloq Num”.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  51. 51. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [51]Teclas de Cursor.Son cuatro flechas las cuales indican la dirección de movimiento del cursor en la pantalla.Teclas de Ayuda a la Edición de Textos.Las teclas que forman el bloque de ayuda a la edición de texto pueden variar su funcióndependiendo del tratamiento de textos que se utilice.ACTIVIDADES PROPUESTAS.12. Indica en qué parte del teclado expandido están las teclas que permiten escribir lossiguientes símbolos.• Tecla intro. ……………………………………………………………………………………………………• Las letras del alfabeto. …………………………………………………………………………………..• Signos de puntuación. …………………………………………………………………………………..• Números. ……………………………………………………………………………………………………..Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  52. 52. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [52]INTRODUCCIÓN A LA OPERATORIA DEL TECLADOSCon este tema iniciamos la operatoria de teclados propiamente dicha, es decir, comenzamos aadquirir la habilidad de manejar un teclado.Escritura al Tacto.Desde hace mucho tiempo se conoce la técnica de escritura al tacto o método ciego. Estapretende que el usuario conozca de forma intuitiva la posición de cada tecla, de tal forma, que laescritura se realice de forma mecánica, sin mirar el teclado.Esto, sumado a la capacidad de no mirar al teclado, hace mejorar nuestra concentración y ellopermite:• Aumentar la precisión en la escritura y, en consecuencia cometer menoserrores.• Aumentar la velocidad• Disminuir el cansancio.Hileras del Teclado.Algunas de las hileras aquí expresadas puedencambiar por diversos motivos, pero en sumayor parte por los diferentes modelos deteclados existentes actualmente en los mercados.El teclado alfanumérico se compone de cuatro hileras: superior, dominante, básica o normal einferior.Hilera Superior: Fila de la parte superior del teclado alfanumérico, contiene las teclas º 1 2 3 4 5 67 8 9 0 ‘ ¡ çHilera dominante: Fila del teclado alfanumérico que posee las teclas Q W E R T Y U I O P `+Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  53. 53. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [53]Hilera básica o normal: Fila del teclado alfanumérico en la que están situadas las telas guías.Contiene las teclas: A S D F G H J K L Ñ ´Hilera inferior: Fila de la parte inferior del teclado alfanumérico, compuesto por las teclas: < Z X CV B N M , . –Posición Adecuada de las Manos.Si tenemos que ser capaces de escribir sin mirar al teclado, deberemos saber siempre sobre quéteclas están situadas nuestros dedos, de tal forma que, con esa referencia, podamos alcanzar elresto del teclado.Por este motivo, el método de escritura al tacto, tiene como pilar principal de su metodología lacolocación de ambas manos sobre las teclas guías. Estas teclas guías. Estas teclas están situadasen la hilera normal o básica.Teclas Guías: Teclas sobre las que se colocan inicialmente los dedos y que sirve de referencia parapoder acceder al resto del teclado, son A S D F G H J K L Ñ y la barra espaciadora. El tecladonumérico posee sus propias teclas guías: 5 6 7 e intro o enter.En la figura se observa cómo se colocan las manos: ligeramente curvadas, se apoyan suavementesobre las teclas. La mano izquierda se sitúa sobre las teclas A S D F, y la derecha sobre J K L Ñ. Lospulgares de ambas manos se hacen cargo de la barra espaciadora.A cada dedo se le marca un dominio, es decir, una tecla es pulsada siempre por el mismo dedo.Cuando queramos pulsar una tecla que no está entre las básicas, desplazaremos el dedo queLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  54. 54. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [54]corresponda hasta pulsarla, permaneciendo el resto de los dedos sobre sus teclas guías. Una vezpulsada, el dedo regresará inmediatamente a su posición en la hilera básica.Los movimientos deben ser suaves y las manos no deben adoptar posturas raras; cuando hemosdicho que al pulsar una tecla el resto de los dedos permanecen sobre las teclas guías, noqueriendo decir que se queden inmóviles, simplemente que no deben perder la referencia de suposición.Posición Adecuada del CuerpoPara evitar estos problemas, cuando se sitúen a trabajar en frentede la máquina siga las siguientes recomendaciones:• El cuerpo debe estar recto y centrado respecto a lasteclas G y H.• La espalda descansará sobre el respaldo de la silla.• Los codos estarán ligeramente por delante del cuerpo.• Los brazos colgarán un poco, permaneciendo relajados.• Los pies apoyados en el suelo.• Y debe recordar, las manos descansarán suavemente con una leve inclinación, sobrelas teclas guías.Una mala postura ante el teclado acarrea tanto una bajada en el rendimiento como problemas desalud.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  55. 55. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [55]ACTIVIDADES PROPUESTAS.13. Indica si son verdad o falsa las siguientes afirmaciones.• Pulsando la tecla “Intro” el cursos (Línea parpadeante) baja l una línea. ( )• La tecla “Alt Gr” convierte el texto en mayúsculas. ( )• Las teclas de cursos solo permiten el desplazamiento a izquierda y derecha. ( )• Al pulsar la tecla “Inicio” el cursor se desplaza al inicio del documento. ( )Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  56. 56. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [56]Esquema – ResumenLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Operatoria de Teclados. Unidad IVwww.krauserwin.info
  57. 57. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [57]Unidad V. La Comunicación Escrita I.PRESENTACIÓNSi Es bien ya conocemos en qué consiste la comunicación oral dentro de la empresa, en las dosunidades siguientes vas a poder aprender todo los necesario para “controlar” la comunicaciónescrita.¿Qué forma deben tener los escritos? En esta unidad apuntaremos los requisitos que deberáncumplir y te mostraremos cual debe ser su estructura. Así, tanto en unacomunicación con un cliente de la empresa, como en una carta a un amigo o a un familiar,será interesante poner en práctica estas normas.Si escribiremos: arch. 2, t. 3, vol. 34, pág. 67, art. 2, ¿qué estaríamos diciendo? Pues pensarque hablamos en otro idioma. En cierto modo así es, pues se ha utilizado el lenguaje de lasabreviaturas. Algunas son bastante conocidas, pero otras no se utilizan con frecuencia. Serámuy útil conocerlas pues te ayudarán a comprender documentos escritos.¿Cómo se realizarán estos escritos? O ¿Qué nos apoyamos para comunicarnos de formaescrita? Veremos los medios necesarios para llevar a cabo tus escritos. Debes conocer cuáles el uso de los distintos equipos y medios de la comunicación escrita. Nosfamiliarizaremos con: la máquina de escribir, el ordenador, el fax, el correo electrónico, etc.AL finalizar esta unidad, estarás en condiciones de dominar los aspectos másimportantes de la comunicación escrita, estando mucho más preparado para comenzar ycomprender la unidad siguiente.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  58. 58. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [58]NORMAS DE EXPRESIÓN ESCRITA UTILIZADAS EN LA EMPRESAEl objetivo de toda comunicación escrita es que el receptor o destinatario de lacomunicación comprenda nuestro mensaje, consiguiendo de él la respuesta deseada.REQUISITOS PRINCIPALESPara lograr el objetivo anteriormente citado, toda comunicación escrita debe reunir una serie derequisitos.ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN ESCRITALcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  59. 59. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [59]Una vez hemos visto los requisitos básicos que toda comunicación escrita debe seguir, pasandoa comentar cuál debe ser su estructura.Independientemente del tipo de carta que debamos escribir, todo escrito debe constar de trespartes:• Introducción.- En la introducción debemos exponer el objetivo delescrito. De esta forma el receptor del mensaje podrá desde elcomienzo, centrarse en el tema.• Cuerpo.- El cuerpo del escrito es la parte más importante. En ellase efectúa el desarrollo explicativo del escrito. En él, ydependiendo de la clase de escrito, se puede informar, solicitaralgo, exponer hechos, etc.• Conclusión.- La conclusión es la parte final. Puede constar de unabreve frase resumen o incluso únicamente de una breve despedida. Es la forma habitualde finalizar cualquier comunicación.Este es un ejemplo de una carta.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  60. 60. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [60]ACTIVIDADES PROPUESTAS.14. Coloca cada una de las partes del escrito a su lugar correspondiente.CUERPO CONCLUSIÓN INTRODUCCIÓNAmigo Pepe:Siento no haber podido i a felicitarte por el día de tu cumpleaños.Me levante con un dolor de garganta y de cabeza terribles.Aunque me tome una aspirina, los dolores persisten. Comencé aponerme pero por momentos. El termómetro marcó 39 grados detemperatura. Ante ello, opté por meterme en la cama y no salir.Cuando vino el médico de urgencia dijo que tenía un fuerte catarro yme recetó unas pastillas. Llevo ya 4 días en casa y hoy me encuentromejor.El sábado me acercaré a tu casa para felicitarle y probar esta tortade chocolate que espero me hayas guardado. Un saludo.ALGUNAS NORMAS DE REDACCIÓN BÁSICASHasta ahora hemos analizado los requisitos principales y estructura esencial que debe poseertodo escrito. En este punto comentaremos alguna de las normas de redacción básicas a fin demejorar la comunicación escrita.• Neologismos.- Acepciones nuevas de una palabra o palabras nuevas que se introducenen la lengua española (por ejemplo rascacielos y televisión).• Barbarismos.- Vicio del lenguaje que consiste en pronunciar o escribir mal las palabras(por ejemplo, “en base a” [basándose en], “abogao” [abogado] o carácter [carácter]).• Solecismo.- Falta de sintaxis. Error cometido contra la exactitud o pureza del lenguaje(por ejemplo, me se olvidó).Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  61. 61. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [61]ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALESEn la empresa se utilizan con mucha frecuencia una seriede abreviaturas. Será necesario que conozcas elsignificado de las abreviaturas más importantes con el finde evitar sorpresas. Su conocimiento no sólo te permitiráinterpretar completamente textos que las contengan, sinotambién utilizadas como referencia en tus escritos, para tomar notas (por ejemplo en unaconferencia), etc.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  62. 62. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [62]ACTIVIDADES PROPUESTAS.15. Coloca las partes de una carta asociándolo al contenido de la misma.CONCLUSIÓN CUERPO INTRODUCCIÓNMEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITAMáquina De Escribir Eléctrica Y ElectrónicaDesde que en 1866 salió al mercado la primera máquinade escribir, la evolución tecnológica ha conseguidograndes cambios. Ha dejado de utilizarse la máquinamanual, donde todas las operaciones de ajustar márgenes,centrar papel, etc., debía realizarlas el quemecanografiaba, para dejar paso a la máquina eléctrica y la máquina electrónica.Pese al avance tecnológico que han protagonizado las máquinas de escribir, muchas empresashan dejado de utilizarlas y las han sustituido por los ordenadores.El OrdenadorBreve resumenExpansión de hechosObjetivo del escritoLcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  63. 63. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [63]Fax Y TelefaxEn el campo de las comunicaciones escritas, el fax nos permite, víared telefónica, enviar copias exactas de documentos dentro delterritorio nacional e internacional. Además puede funcionar comouna copiadora normal.El telefax es una variación del fax que incluye la posibilidad d uso delteléfono. Es decir, además de gozar del servicio que puede ofrecer unteléfono normal, tenemos, la posibilidad de disponer de un servicio defax.Existen empresas que poseen impresoras fax que se adjuntan como primera página deldocumento a enviar por fax.Correo ElectrónicoEl correo electrónico es un sistema que permite a una persona oempresa comunicarse tanto interna o externamente, transmitiendode forma electrónica texto, datos, imágenes o voces a través dealguna estructura de comunicación informatizada y los sistemaspúblicos o privados de telecomunicaciones.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  64. 64. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [64]Dicha información se basa en el hecho de que los mensajes viajan por vía telefónica y porsatélite (similitud con el teléfono) y dichos mensajes son enviados a un determinadodestinatario a una dirección concreta (similitud con el ccorreo).Para la puesta en marcha de este medio de comunicación, será necesario disponer de:• Un ordenador que procese y almacene datos.• Un programa informático especial que ejecute las órdenes.• Terminales que crean mensajes y los transmiten.• Red de comunicaciones (Internet).¿Cómo enviar un mensaje a través del correo electrónico?Para enviar un mensaje debes conocer la dirección del destinatario; de la misma manera que ladirección de una carta está formada por nombre, apellidos dirección, ciudad, etc., el correoelectrónico tiene unos aspectos peculiares. La dirección está formada por:• El nombre de identificación de la persona ( por ejemplo, euler_teran)• El signo @ (llamado comúnmente “arroba”).• El nombre que identifica a la computadora del usuario ( por ejemplo, yahoo.com)Ejemplo:La dirección de su profesor, podría ser:euler_teran@yahoo.comTodo mensaje de correo electrónico incluye:Una vez tenemos escrito el mensaje, no nos queda más que enviarlo pulsando un botón o iconodel ordenador.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  65. 65. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [65]Esquema – Resumen.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  66. 66. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [66]Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 La Comunicación escrita I. Unidad Vwww.krauserwin.info
  67. 67. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [67]Unidad VI. La Comunicación Escrita IILcdo. Euler V. Terán Yépez Ver.1.2 La Comunicación Escrita II. Unidad VIwww.krauserwin.info
  68. 68. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [68]Unidad VII. La Correspondencia en laEmpresa.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 La Correspondencia en la Empresa. Unidad VIIwww.krauserwin.info
  69. 69. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [69]Unidad VIII. Sistemas de Clasificaciónde la documentación.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 S. C. D. Unidad VIIIwww.krauserwin.info
  70. 70. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [70]Unidad IX. El Archivo.Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 El Archivo. Unidad IXwww.krauserwin.info
  71. 71. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [71]Índice General.DATOS INTRODUCTORIOS DEL MÓDULO. ...................................................................................................2INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................. 2SISTEMA DE EVALUACIÓN. ................................................................................................................................... 2CRITERIOS DE EVALUACIÓN. ................................................................................................................................. 3UNIDAD I. LA EMPRESA Y SU ENTORNO....................................................................................................4PRESENTACIÓN.- ........................................................................................................................................... 4CONCEPTO DE EMPRESA............................................................................................................................... 5DEFINICÓN DE EMPRESA. ......................................................................................................................... 5ELEMENTOS DE LA EMPRESA.................................................................................................................... 6FUNCIONES DE LA EMPRESA..................................................................................................................... 7ACTIVIDADES PROPUESTAS....................................................................................................................... 8ELEMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS............................................................................................................. 9ELEMENTOS INTERNOS............................................................................................................................. 9ELEMENTOS EXTERNOS ............................................................................................................................ 9MACROENTORNO. .................................................................................................................................... 9MICROENTORNO. ................................................................................................................................... 10TIPOS DE EMPRESA...................................................................................................................................... 11EN FUNCIÓN DE LA FORMA JURIDICA..................................................................................................... 11EN FUNCIÓN DE LA PROPIEDAD DE BIENES............................................................................................ 12EN FUNCIÓN DEL SECTOR DE ACTIVIDAD ............................................................................................... 13EN FUNCIÓN DEL TAMAÑO..................................................................................................................... 14ACTIVIDADES PROPUESTAS..................................................................................................................... 14ESQUEMA – RESUMEN................................................................................................................................ 15UNIDAD II. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. ........................................................................................... 17PRESENTACIÓN. .......................................................................................................................................... 17ORGANIZACIÓN........................................................................................................................................... 18CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN............................................................................................................... 18PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN........................................................................................................................... 18ACTIVIDADES PROPUESTAS..................................................................................................................... 19TIPOS DE ORGANIZACIÓN....................................................................................................................... 19Organización Lineal.............................................................................................................................................. 20Organización Funcional. ...................................................................................................................................... 20Organización Divisional........................................................................................................................................ 21Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Índice Generalwww.krauserwin.info
  72. 72. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [72]Organización Matricial......................................................................................................................................... 21Staff de Apoyo. .................................................................................................................................................... 22ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................22DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA..............................................................................................................23TIPOS DE DEPARTAMENTOS....................................................................................................................23DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES. ...................................................................................................... 23DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS...................................................................................................... 23DEPARTAMENTALIZACIÓN POR ÁREAS GEOGRÁFICAS O MERCADOS................................................................. 24FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS. ..................................................................................................24ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................25RELACIONES ENTERDEPARTAMENTALES.................................................................................................25ESQUEMA – RESUMEN.................................................................................................................................27UNIDAD III. COMUNICACIONES ORALES....................................................................................................29PRESENTACIÓN............................................................................................................................................29LA COMUNICACIÓN. ....................................................................................................................................30DEFINICION DE COMUNICACIÓN Y EL PROCESO COMUNICATIVO. .........................................................30ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN .......................................................................................................31ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................32Tipos de comunicación. ...........................................................................................................................32COMUNICACIÓN ORAL: NORMAS DE COMUNICACIÓN ORAL UTILIZADAS EN LA EMPRESA.................................................33El contenido.............................................................................................................................................33ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................34La forma. .................................................................................................................................................35La Voz................................................................................................................................................................... 35Las Normas de Cortesía. ...................................................................................................................................... 35ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................36Confidencialidad en la comunicación......................................................................................................37COMUNICACIÓN ORAL: MEDIOS Y EQUIPOS. ...........................................................................................................37Teléfono...................................................................................................................................................37Magnetófono...........................................................................................................................................39Interfono..................................................................................................................................................40Dictáfonos ...............................................................................................................................................41Buscapersonas.........................................................................................................................................41ESQUEMA – RESUMEN ......................................................................................................................................42UNIDAD IV. OPERATORIA DE TECLADOS EN ORDENADORES Y MÁQUINAS ELECTRÓNICAS.......................44PRESENTACIÓN.................................................................................................................................................44ACTIVIDADES PROPUESTAS. ....................................................................................................................55UNIDAD V. LA COMUNICACIÓN ESCRITA I.................................................................................................57Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Índice Generalwww.krauserwin.info
  73. 73. Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [73]UNIDAD VI. LA COMUNICACIÓN ESCRITA II............................................................................................... 67UNIDAD VII. LA CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA............................................................................... 68UNIDAD VIII. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN....................................................... 69UNIDAD IX. EL ARCHIVO. .......................................................................................................................... 70ÍNDICE GENERAL....................................................................................................................................... 71Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Índice Generalwww.krauserwin.info

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