2. El
Archivo
Es el resultado de un proceso que nos
permite guardar en un orden
sistemático diversos objetos;
elementos, documentos, para
garantizar la preservación de la
memoria de la organización y facilitar
la consulta y la localización de
información sobre sus actividades,
siempre que ello se ha requerido.
5. Carpeta de cartón
cerrada
Acordeón
De dos, tres o
cuatro gavetas
(metal, madera o
plástico)
Convencional
Tipos de archivo
Estante
Puede ser de metal, madera o ladrillo.
Son de gran tamaño.
Electrónicos
Como discos
magnéticos, y
discos ópticos,
computadoras que
almacenan
información.
6. Procedimiento para
archivar
Inspección: se verifica la aprobación para archivar el documento.
Clasificación: De acuerdo con los datos que trae el documento,
nombre del destinatario, localidad organización y asunto.
Codificación: En cada documento se coloca o indica
un código que señala donde será archivado.
Distribución: Después de su codificación se agrupan
los documentos en estricto orden alfabético.
Archivo: se coloca cada documento en las
carpetas correspondientes.