2.
Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de
información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede
incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se
quiera.
La base de datos o banco de datos (su abreviación es BB.DD.) esta compuesta por un
conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso.
Hoy por hoy y debido al desarrollo tecnológico de campos como la
informática, electrónica, la mayoría de estas bases de datos están en formato digital
(electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema al momento de
almacenar datos.
3.
4. Organización de la Base de Datos
Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar
información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar.
Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos.
Se elige el comando Ordenar del menú Datos.
Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la
ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente.
Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en
blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe
fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el
botón Aceptar para ordenar los datos.
5.
Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la
parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de
encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:
6.
Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes
condiciones:
1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna
de otra información
2. La primera fila, esta destinada a los títulos o nombres de los campos
3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.
4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda
5. Cada columna debe usar el mismo formato
6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa
ordenamientos
7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.
8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos
7. Función
Descripción
BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de las entradas
seleccionadas en la base de datos
BDCONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen
números en la base de datos
BDCONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías de la base
de datos
BDEXTRAER
Extrae de la base de datos un único registro que
cumple los criterios especificados
BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas
seleccionadas de la base de datos
BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas
seleccionadas de la base de datos
8. BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de
registros de la base de datos que cumplen los
criterios especificados
BDDESVEST
Calcula la desviación estándar a partir de una
muestra de entradas seleccionadas en la base de
datos
BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar en función de la
población total de las entradas seleccionadas de la
base de datos
BDSUMA
Agrega los números de la columna de campo de los
registros de la base de datos que cumplen los
criterios
BDVAR
Calcula la varianza a partir de una muestra de
entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP
Calcula la varianza a partir de la población total de
entradas seleccionadas de la base de datos
9. Ejercicio
Crea una base de datos de facturas para una tienda de
electrodomésticos. Cada registro corresponderá a un
electrodoméstico comprado por un cliente un determinado día.
Como un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese
día, a cada factura le pueden corresponder varios registros.
Los campos serán los siguientes:
Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero.
Fecha.
Cliente: nombre y apellidos del cliente.
Artículo.
Precio.
Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).
10. Introduce estos datos en la base de datos:
Los dos últimos campos son campos calculados
11. Una vez creada la base de datos, ordénala
de las siguientes formas:
Por cliente y para cada cliente por artículo
(en ambos casos de menor a mayor).
Por artículo, por cliente y por fecha (de
más reciente a más antiguo).
Por número (de mayor a menor),
por cliente y por artículo. Por total, por
artículo y por fecha.
12. Buscar y reemplazar
Se
selecciona el comando Buscar del menú Edición, esta
opción buscar y selecciona en la celda o en la hoja
seleccionada el texto que se le especifique.
13.
14.
15. Extraer registros con filtro
El filtrado de datos de una lista permite encontrar
subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar
filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor
mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en
el menú Datos Filtros.
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del
encabezado de cada campo para elegir en uno o varios
campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse
de que no hay otro activado ya, esto se puede comprobar
mirando si existe o no una marca de activación al lado de la
opción Datos Autofiltro.
