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  • 1. MANUAL OUTLOOK EXPRESS Introducción a Outlook Express Con una conexión a Internet y Microsoft Outlook Express puede intercambiar mensajes de correo electrónico con cualquiera en Internet y unirse a cualquier número de grupos de noticias. El Asistente para la conexión a Internet le ayuda a conectarse a uno o varios servidores de correo o de noticias. Necesitará la siguiente información de su proveedor de servicios Internet (ISP) o del administrador de su red de área local (LAN): • Para agregar una cuenta de correo necesita el nombre de cuenta y la contraseña, así como los nombres de un servidor de correo entrante y otro saliente. • Para leer noticias necesita el nombre del servidor de noticias al que desea conectarse y, si es necesario, el nombre de cuenta y la contraseña. • En los temas siguientes se explica cómo empezar a recibir y enviar correo electrónico, además de cómo ver y unirse a grupos de noticias. Arrancar Microsoft Outlook Arranque Microsoft Outlook; se le presentará una pantalla parecida a la siguiente:
  • 2. Como agregar una cuenta de correo o de noticias Necesitará la siguiente información del ISP o del administrador de la LAN: • En el caso de cuentas de correo, necesitará saber el tipo de servidor de correo que utiliza (POP3, IMAP o HTTP), el nombre de cuenta y la contraseña, el nombre del servidor de correo entrante y, en el caso de POP3 e IMAP, el nombre del servidor de correo saliente. • En el caso de una cuenta de noticias, necesitará saber el nombre del servidor de noticias al que desea conectarse y, si es necesario, el nombre de cuenta y la contraseña. Realice lo siguiente: 1) En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico. Aparecerá la siguiente ventana, en el caso en que usted no tenga configurada una cuenta de correo previamente:
  • 3. 2) Elija Agregar una nueva cuenta de correo electrónico. 3) Presione Siguiente. Aparecerá la siguiente ventana:
  • 4. 4) Seleccione el tipo de servidor; en la mayoría de los casos es POP3. 5) Presione Siguiente. Aparecerá la siguiente ventana: 6) Ingrese su nombre, su dirección de correo, los nombres de los servidores entrante y saliente y su contraseña. 7) Presione Siguiente. Aparecerá la siguiente ventana:
  • 5. 8) Haga clic en Finalizar. Sugerencias • Cada usuario puede crear varias cuentas de correo o de noticias si repite el procedimiento anterior para cada cuenta. • Puede obtener una cuenta de correo gratuita en Hotmail, que utiliza servidores HTTP. Como cambiar la configuración de una cuenta de correo o de noticias   existente. 1) En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas. 2) En la ventana que aparece, seleccione Ver o cambiar cuentas de correo existentes. 3) Presione Siguiente. Aparecerá la siguiente ventana:
  • 6. 4) Seleccione la cuenta de correo que desea editar, y presione Cambiar. 5) Cambie la información necesaria en cada una de las fichas y presione Siguiente. 6) Presione Finalizar. Los protocolos IMAP y HTTP IMAP (Internet Message Access Protocol, Protocolo de acceso a mensajes de Internet) y HTTP (Hypertext Transfer Protocol, Protocolo de transferencia de hipertexto) son protocolos de Internet para el acceso a los mensajes almacenados en un servidor. Mediante IMAP o HTTP puede tener acceso al correo electrónico desde cualquier equipo que tenga una conexión a Internet. Una vez configurada la cuenta IMAP, puede especificar las carpetas que desea mostrar y las que desea ocultar. Las cuentas HTTP siempre muestran todas las carpetas disponibles. Tener una cuenta en el servidor permite ahorrar tiempo ya que sólo se descargan los encabezados de los mensajes, de forma que pueda elegir qué mensajes desea descargar más tarde y ver en su totalidad. Cuando trabaja sin conexión, puede leer y responder a todos los mensajes de correo como haría cuando trabaja conectado. La próxima vez que trabaje conectado, la cuenta de correo del servidor sincronizará el correo del equipo con el servidor. Durante el proceso de sincronización, las acciones que realice en su cuenta se efectuarán en el servidor.
  • 7. Para enviar un mensaje de correo electrónico 1) En la barra de herramientas, haga clic en el botón Nuevo. Aparecerá la figura siguiente: 2) En los cuadros Para y/o CC, escriba el nombre de correo electrónico de cada destinatario, separándolos con una coma o un punto y coma ( ; ). Si desea agregar nombres de correo electrónico desde la Libreta de direcciones, haga clic en Para …, Aparecerá la figura siguiente:
  • 8. y seleccione los nombres, y de acuerdo a lo que desee, presione cualquiera de los botones : Para, CC y CCO. Haga clic en Aceptar. 3) En el cuadro Asunto, escriba un título para el mensaje. Lo que escriba en Asunto es importante para el destinatario, porque es lo primero que leerá, cuando reciba su mensaje 4) Escriba el mensaje y haga clic en el botón Enviar de la barra de herramientas Standard. Notas: • Si tiene configuradas múltiples cuentas de correo y desea utilizar una diferente a la predeterminada, haga clic en el campo De y después en la cuenta de correo que desee utilizar (Si no observa el campo De, haga clic en Ver y luego Campo De) • Si redacta el mensaje sin conexión, se guardará en la Bandeja de salida. Se enviará automáticamente al conectarse de nuevo. • Si desea guardar un borrador del mensaje para seguir trabajando en él más tarde, haga clic en el menú Archivo y después en Guardar. También puede hacer clic en Guardar como para guardar un mensaje de correo electrónico en el sistema de archivos en formato de correo (.eml), texto (.txt) o HTML (.htm) (figura siguiente).
  • 9. Diseños de fondo con los mensajes salientes Con los diseños de fondo de Outlook Express puede crear mensajes atractivos tanto para correo electrónico como para grupos de noticias. Un diseño de fondo es una plantilla que puede incluir una imagen de fondo, colores de fuente únicos para el texto y márgenes personalizados. 1) Para aplicar diseños de fondo a todos los mensajes salientes, haga clic en el menú Herramientas, Opciones, Formato de correo. Aparecerá la figura siguiente:
  • 10. 2) En el área Diseño de fondo y fuentes, haga clic en Selector de diseño de fondo. Aparecerá la figura siguiente:
  • 11. 3) En el área Diseño de fondo, seleccione alguno a su gusto. 4) Haga clic en Aceptar. Como aplicar diseños de fondo a un mensaje individual • Haga clic en el menú Acciones; seleccione Nuevo mensaje de correo con y, después, seleccione un diseño de fondo. Notas: • Para aplicar o cambiar el diseño de fondo después de iniciar un mensaje, haga clic en el menú Formato, seleccione Aplicar diseño de fondo y, después, seleccione un diseño de fondo. Como crear diseños de fondo para los mensajes salientes Puede utilizar el Asistente para diseños de fondo con el fin de crear nuevas apariencias para los mensajes de correo electrónico y de grupos de noticias. • Si desea utilizar el diseño de fondo que ve en un mensaje enviado por otro usuario, seleccione el mensaje y, en el menú Archivo, haga clic en Guardar como diseño de fondo.
  • 12. • Un archivo de diseño de fondo es un archivo HTML y puede modificarse en Outlook Express. En una nueva ventana de mensaje, haga clic en el menú Ver, Modificar origen, Origen para hacer cambios. • Cuando cree un diseño de fondo, procure que el tamaño del archivo sea menor de 10 KB. Las imágenes y otros objetos pueden hacer que el archivo sea demasiado grande y no se pueda descargar fácilmente. Como insertar una tarjeta de presentación en todos los mensajes En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y seleccione la ficha 1) Redactar. En la sección Tarjetas de presentación, active la casilla de verificación 2) Correo o Noticias y seleccione una tarjeta de presentación en la lista desplegable. 3) Para insertar su tarjeta de presentación, primero debe crear un contacto para usted en la Libreta de direcciones. Notas: • Normalmente utiliza una tarjeta de presentación para incluir información detallada acerca de usted. Sin embargo, puede incluir la tarjeta de presentación de cualquier contacto existente en la Libreta de direcciones. • Para cambiar información contenida en una tarjeta de presentación, haga clic en el botón Modificar. • Para agregar una tarjeta de presentación o una firma a un mensaje individual, en una ventana de mensaje, haga clic en el menú Insertar y, después, haga clic en Firma o en Mi tarjeta de presentación. Para agregar una firma a los mensajes salientes En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic 1) en la ficha Firmas. Para crear una firma, haga clic en el botón Nueva y después, escriba 2) texto en el cuadro Modificar firma o haga clic en Archivo y busque el texto o el archivo HTML que desee utilizar. Active la casilla de verificación Agregar firmas a todos los mensajes 3) salientes. Notas: • Si desea utilizar distintas firmas para cuentas diferentes, en el área Firmas, seleccione la firma, haga clic en el botón Avanzadas y seleccione la cuenta con la que desee utilizar la firma. • Si desea utilizar una firma sólo para mensajes individuales, asegúrese de desactivar la casilla de verificación Agregar firmas a todos los mensajes
  • 13. salientes. Cuando redacte el mensaje, haga clic en el menú Insertar, seleccione Firmas y haga clic en la firma deseada. Para insertar un archivo en un mensaje 1) Haga clic en cualquier lugar de la ventana de mensaje. En el menú Insertar, haga clic en Archivo adjunto y busque el archivo 2) que desee adjuntar. Seleccione el archivo y haga clic en Adjuntar. 3) Aparecerá el nombre del archivo en el cuadro Adjuntar del encabezado del mensaje. Notas: • También puede agregar un archivo de texto (*.txt) al cuerpo del mensaje de correo si hace clic en el menú Insertar y, después, hace clic en Texto de archivo. Para incluir un sonido en un mensaje  1) Haga clic en cualquier lugar de la ventana de mensaje. En el menú Formato, seleccione Fondo y haga clic en Sonido. 2) 3) Escriba el nombre del archivo que desea incluir y el número de veces que desea reproducirlo. Para insertar una imagen en un mensaje 1) En el mensaje, haga clic en el lugar donde desee que aparezca la imagen. En el menú Insertar, haga clic en Imagen y, después, haga clic en 2) Examinar para buscar el archivo de imagen. 3) Especifique la información deseada de diseño y espaciado para el archivo de imagen. Notas: • Si no puede seleccionar el comando Imagen, asegúrese de que está habilitado el formato HTML; para ello, haga clic en el menú Formato de la ventana de mensaje y, después, haga clic en Texto enriquecido (HTML). Aparecerá un punto negro junto al comando cuando esté seleccionado. • Si los destinatarios del mensaje no pueden ver las imágenes insertadas, haga clic en el menú Herramientas y, después, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Enviar, haga clic en Opciones de HTML y asegúrese de que
  • 14. está seleccionada la opción Enviar imágenes con los mensajes. Después, vuelva a enviar el mensaje. • Para insertar una imagen de fondo en el mensaje, en la ventana de mensaje haga clic en el menú Formato, seleccione Fondo y haga clic en Imagen. Haga clic en el botón Examinar para buscar el archivo que desea utilizar. Para insertar un hipervínculo o una página HTML en un mensaje 1) En la ventana de mensaje, haga clic en el lugar donde desee agregar el hipervínculo o el texto de la página Web. Para agregar un hipervínculo, haga clic en el menú Insertar y, después, 2) haga clic en Hipervínculo. Seleccione el tipo de archivo y escriba la ubicación o la dirección del vínculo. Para agregar una página HTML, haga clic en el menú Insertar y, después, haga clic en Texto de archivo. Cambie el contenido del cuadro Tipo de archivos a Archivos HTML y busque el archivo que desee agregar. Notas: • Si no puede seleccionar el comando de menú Hipervínculo, asegúrese de que está habilitado el formato HTML; para ello, haga clic en el menú Formato en la ventana de mensaje y, después, haga clic en Texto enriquecido (HTML). Aparecerá un punto negro junto al comando cuando esté seleccionado. • Para crear un hipervínculo a partir de texto de un mensaje, basta con seleccionar el texto antes de crear el hipervínculo. Para cambiar la prioridad de un mensaje saliente de correo Cuando envía un nuevo mensaje o una respuesta a un mensaje, puede asignar al mensaje una prioridad de forma que el destinatario sepa que debe verlo inmediatamente (Prioridad alta) o que puede leerlo cuando tenga tiempo (Prioridad baja). Un mensaje con prioridad alta tiene un signo de admiración al lado, mientras que uno de prioridad baja tiene una flecha hacia abajo. En la ventana Nuevo mensaje, haga clic en el botón Prioridad de la barra de herramientas y seleccione la prioridad que desee. O bien, haga clic en el menú Mensaje, seleccione Establecer prioridad y, después, seleccione una opción de prioridad. Notas: • Esto asigna la prioridad para el mensaje actual únicamente. Para corregir la ortografía de los mensajes o Outlook Express utiliza el mismo corrector ortográfico incluido en los siguientes programas de Microsoft Office 95 y Office 97: Microsoft Word,
  • 15. Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Si no tiene instalado alguno de estos programas, el comando Ortografía no estará disponible. • En la ventana Mensaje nuevo, haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas o bien, haga clic en el menú Herramientas y, después, haga clic en Ortografía. Sugerencia Para personalizar el funcionamiento del corrector ortográfico, en el menú • Herramientas, haga clic en Opciones y seleccione la ficha Ortografía. Como eliminar un mensaje de correo 1) Seleccione el mensaje en la lista de mensajes. 2) En la barra de herramientas, haga clic en el botón Eliminar. Notas: • Para restaurar un mensaje eliminado, abra la carpeta Elementos eliminados y arrastre el mensaje de nuevo a la Bandeja de entrada o a otra carpeta. • Si no desea guardar los mensajes de la carpeta Elementos eliminados al salir de Outlook Express, haga clic en el menú Herramientas y, después, en Opciones. En la ficha Mantenimiento, active la casilla de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir. • Para vaciar manualmente todos los elementos elilminados, seleccione la carpeta Elementos eliminados y, en el menú Edición, haga clic en Vaciar la carpeta Elementos eliminados. Como eliminar un mensaje de una cuenta de correo http 1) En la lista Carpetas, seleccione la cuenta HTTP (por ejemplo, una cuenta de Hotmail). 2) En la lista de mensajes, seleccione el mensaje o los mensajes que desee eliminar. 3) En la barra de herramientas, haga clic en el botón Eliminar. 4) Se moverá el mensaje a la carpeta Elementos eliminados. Notas • Es posible que el servidor de correo HTTP no le permita vaciar la carpeta Elementos eliminados de la cuenta de correo HTTP, como puede hacer con las cuentas POP3. • Algunos servidores de correo HTTP, como Hotmail, vacían automáticamente la carpeta Elementos eliminados de forma periódica, según sus propios programas. Como mover o copiar un mensaje a otra carpeta
  • 16. 1) En la lista de mensajes, seleccione el mensaje que desee mover o copiar. 2) En el menú Edición, haga clic en Mover a la carpeta o en Copiar a la carpeta y seleccione la carpeta de destino. Notas: • También puede mover un mensaje si lo selecciona en la lista de mensajes y lo arrastra a una nueva carpeta. Para leer mensajes de correo sin conexión o • Cuando trabaja sin conexión, Outlook Express descarga los mensajes de correo en su equipo local. Si elige volver a trabajar conectado, se quitarán los mensajes marcados para eliminar, se enviarán los mensajes de la Bandeja de salida y se completarán todas las demás acciones realizadas sin conexión. • Hay dos situaciones en las que conviene utilizar Outlook Express sin conexión: • Si su ISP le cobra por hora o si sólo tiene una línea telefónica. En estas condiciones, quizá desee reducir el tiempo que pasa conectado. • Si utiliza un equipo portátil para leer los mensajes mientras está de viaje o en cualquier otro momento que no tenga conexión a Internet. Para configurar Outlook Express para reducir el tiempo que está   conectado  Utilice este procedimiento para configurar Outlook Express de manera que se desconecte automáticamente después de seleccionar Enviar y recibir en el menú Herramientas. Entonces, podrá leer y redactar mensajes sin conexión sin incurrir en gastos ni ocupar una línea telefónica. 1) En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. 2) En la ficha Conexión, seleccione Colgar después de enviar y recibir. 3) Si se conecta a un servidor IMAP o http, haga clic en el nombre del servidor en la lista de carpetas y asegúrese de que están seleccionados los elementos que desea ver sin conexión. Notas: • Para volver a conectarse con el fin de enviar o recibir mensajes, haga clic en el menú Herramientas, seleccione Enviar y recibir y elija la opción deseada. • Si selecciona una carpeta IMAP cuando está sin conexión y no ha activado Trabajar sin conexión en el menú Archivo, Outlook Express volverá a conectarle y no colgará cuando haga clic en Enviar y recibir. Como leer mensajes cuando no tiene conexión a Internet
  • 17. 1) En el menú Herramientas, seleccione Opciones. 2) En la ficha General, busque el campo Si mi equipo no está conectado en este momento y seleccione Conectar sólo cuando no trabaje sin conexión. 3) Si se conecta a un servidor IMAP o http, haga clic en el nombre del servidor en la lista de carpetas, asegúrese de que estén seleccionados todos los elementos que desea ver sin conexión y haga clic en Sincronizar la cuenta ahora. 4) En el menú Archivo, haga clic en Trabajar sin conexión. Nota • Para comprobar el tipo de cuenta que tiene, haga clic en el menú Herramientas y, después, haga clic en Cuentas. Seleccione su cuenta de correo electrónico y haga clic en Propiedades. El tipo de cuenta aparecerá en la ficha Avanzadas. Para   cambiar   la   lista   de   carpetas,   la   barra   de   estado   o   las   barras   de   herramientas de Outlook Express • Para ocultar o mostrar la lista de carpetas, la lista de contactos, la barra de Outlook, la barra de estado o las barras de herramientas, haga clic en el menú Ver, haga clic en Diseño y seleccione las opciones deseadas. • Para ver subcarpetas en la lista de carpetas, haga clic en el signo más (+) que hay a la izquierda de cada uno de los elementos principales en la lista de carpetas (Carpetas locales, el servidor de correo, servidores de noticias, etc.). Todas las subcarpetas aparecerán bajo su carpeta principal o servidor y el signo más se convertirá en un signo menos. Si hace clic en el nombre de una carpeta principal en lugar de hacer clic en su signo más, las subcarpetas se mostrarán en el panel principal de Outlook Express, no debajo de la carpeta o del servidor de la lista de carpetas. • Para ver la ventana inicial de Outlook Express, que contiene vínculos a las principales tareas de Outlook Express, así como una Sugerencia del día, haga clic en Outlook Express en la parte superior de la lista de carpetas. Para importar mensajes desde otros programas de correo Mediante el Asistente para importación de Outlook Express puede importar fácilmente mensajes de correo desde diversos programas de correo electrónico de Internet, como Netscape Communicator y Eudora, así como desde Microsoft Exchange y Microsoft Outlook. 1) En el menú Archivo, seleccione Importar y haga clic en Mensajes. 2) Seleccione el programa de correo electrónico desde el que desee importar mensajes y haga clic en Siguiente. 3) Compruebe la ubicación de los mensajes y haga clic en Siguiente.
  • 18. 4) Elija Todas las carpetas para importar todos los mensajes y haga clic en Siguiente. También puede elegir Las carpetas seleccionadas para importar mensajes de una o varias carpetas. 5) Haga clic en Finalizar. Como exportar elementos desde Outlook Express Puede exportar elementos en Outlook Express para utilizarlos en otros programas, incluyendo programas de Microsoft y otros programas de software. Entre estos elementos se incluyen: • Libreta de direcciones. Puede exportar su Libreta de direcciones desde Outlook Express de forma que pueda utilizarse en otros programas de correo de Microsoft, como Outlook. • Mensajes. Puede exportar mensajes de una o varias de sus carpetas Para exportar una Libreta de direcciones 1) En el menú Archivo, seleccione Exportar y haga clic en Libreta de direcciones. 2) Elija un formato para la exportación. Si desea exportar la Libreta de direcciones directamente desde Outlook Express, elija Libreta personal de direcciones de Microsoft Exchange. Si desea utilizar un archivo con información de direcciones separada por comas, seleccione Archivos de texto. 3) Haga clic en Exportar. 4) Elija el perfil más adecuado para el uso previsto para la Libreta de direcciones exportada y haga clic en Aceptar. Agregar contactos a la Libreta de direcciones Son diversas las maneras de agregar direcciones de correo electrónico y otra información de contacto a la Libreta de direcciones: Se puede configurar Outlook Express para que cuando responda a un mensaje, la persona a la que responde se agregue automáticamente a la Libreta de direcciones. Además, en cualquier momento en que envíe o reciba un mensaje en Outlook Express, puede agregar el nombre del destinatario o del remitente a la Libreta de direcciones. Para agregar todos los destinatarios de respuestas a la Libreta de direcciones 1) En Outlook Express, haga clic en el menú Herramientas y después en Opciones.
  • 19. 2) En la ficha Enviar, haga clic en Agregar a la Libreta de direcciones a las personas a las que responda. (a) Para agregar un nombre individual a la Libreta de direcciones desde Outlook Express • En el mensaje que está viendo o al que está respondiendo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el nombre de la persona y, a continuación, haga clic en Agregar a la Libreta de direcciones. • En la lista de mensajes de la Bandeja de entrada o de otra carpeta de correo, haga clic con el botón secundario del mouse en el mensaje y, a continuación, en Agregar remitente a Libreta de direcciones. Para agregar un contacto a la Libreta de direcciones 1) En la Libreta de direcciones, seleccione la carpeta a la que desea agregar el contacto. Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas y, a 2) continuación, haga clic en Nuevo contacto. En la ficha Nombre, escriba como mínimo el Nombre y los 3) Apellidos del contacto. Es necesario que cada contacto tenga un nombre para mostrar. Si escribe un nombre, un segundo nombre o el apellido, éste aparecerá automáticamente en el cuadro Mostrar. Puede modificar el nombre para mostrar escribiendo un nombre diferente o seleccionándolo del cuadro de lista desplegable. Dicha lista contiene las variaciones del nombre, segundo nombre y apellidos, así como de lo que haya escrito en el cuadro Sobrenombre o en el cuadro Organización de la ficha Trabajo. 4) Agregue la información que desee en cada una de las otras fichas. Notas: • No se olvide de incluir la dirección de correo electrónico del contacto. Aunque la Libreta de direcciones se puede utilizar con diferentes finalidades, su mayor ventaja consiste en proporcionar la dirección de correo electrónico a la hora de redactar un mensaje. • Si incluye la dirección (calle, plaza, etc.) de un contacto en la ficha Domicilio o en la ficha Negocios, puede hacer clic en el botón Ver mapa situado en cada una de estas fichas para mostrar un mapa con la dirección. Cuando haga clic en Ver mapa, se abrirá Expedia Maps en su explorador con un mapa que puede imprimir con la dirección de su contacto. Como buscar a personas y empresas en Internet En la Libreta de direcciones, haga clic en el botón Buscar 1) personas de la barra de herramientas. O bien en Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Buscar y haga clic en Personas. Seleccione el directorio en el que desea buscar en la lista 2) desplegable Buscar en.
  • 20. En la ficha Personas, escriba el nombre o la dirección de correo 3) electrónico de la persona a la que está desea encontrar y, a continuación, haga clic en Buscar ahora. -O bien en la ficha Avanzadas, para definir el criterio de búsqueda que desee utilizar, rellene los tres cuadros superiores y haga clic en Agregar. Agregue todos los criterios de búsqueda que desee y haga clic en Buscar ahora. (Para quitar un criterio de búsqueda que haya agregado, seleccione el elemento que desee del cuadro de lista Definir criterios y, después, haga clic en el botón Quitar. O bien, si desea eliminar todos los criterios de búsqueda y comenzar de nuevo, haga clic en el botón Borrar todo.) Sugerencias • Su búsqueda será más efectiva si usa empieza por o es. Verbos como contiene, termina en o se parece pueden hacer que su búsqueda tarde mucho más, quizá tanto que la búsqueda no se completará. Cuanto más exacto sea el criterio de búsqueda, más rápido será el resultado. • Si su búsqueda es demasiado amplia, el número de resultados coincidentes puede exceder los límites del servidor o la configuración del servicio de directorio puede no estar establecida para tratar todos los resultados coincidentes devueltos. Puede cambiar la configuración de este servicio de directorio.

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