s06 Gestión y Administración Organizacional

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s06 Gestión y Administración Organizacional

  1. 1. 1 GESTIÓN Y DESARROLLO DE SOLUCIONES TELEMÁTICAS ESPECIALIZACIÓN EN TELEMATICA Universidad del Cauca Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones Instituto de Postgrado en Electrónica y Telecomunicaciones Universidad Autónoma de Occidente Escuela de Postgrados
  2. 2. 2 GESTIÓN Y ADMINISTRACION ORGANIZACIONAL Temario 1. La Organización y los enfoques utilizados en el estudio de su gestión y administración. 2. El proceso de toma de decisiones. 3. El rol del administrador. 4. La Función de Planeación. 5. La Administración Estratégica. 6. La Función de Diseño Organizacional. 7. Tipos de Estructuras Organizacionales. 8. La Función de Dirección. 9. La Motivación del Personal. 10. Las Comunicaciones. 11. El Liderazgo. 12. La Función de Control.
  3. 3. 3 La Organización Conceptos Generales Organización: Sistema Socio – Técnico organizado para realizar un propósito. Personas Equipos Materiales Dinero Información Tecnología Bienes Servicios Imagen
  4. 4. 4 La Organización Conceptos Generales Definiciones de Organización • Robert Miles: Coalición de grupos de interés interdependientes, que comparten una base común de recursos, rinden homenaje a una misión común y dependen de un contexto mayor para su legitimidad y desarrollo. • Richard Hall: Colectividad con unos límites relativamente identificables, un orden normativo, rangos de autoridad, sistemas de comunicaciones y sistemas de pertenencia coordinados. Existe de manera relativamente continua en un medio y se embarca en actividades que están relacionadas, por lo general, con un conjunto de objetivos.
  5. 5. 5 La Organización Conceptos Generales Definiciones de Organización • Richard Osborn, James Hunt y Lawrence Jauch: Colectividad de personas que pueden entrar a formar un contrato que los compromete jurídicamente. Se utiliza la capacidad jurídica para hacer contratos porque se requiere que la entidad sea reconocida por otros y que pueda actuar como colectividad. Los conceptos sobre organización no son ajenos a los momentos históricos y suponen un entendimiento de sus dinámicas internas, estructuras, tensiones y resultados.
  6. 6. 6 La Organización Conceptos Generales Definiciones de Organización • Don Tapscott: Casi todo el mundo coincide en que es necesario un cambio a partir de la jerarquía burocrática tradicional. La nueva organización tiene muchos nombres: Peter Drucker – Organización en Red; Peter Senge – Organización en proceso de aprendizaje; Davidow y Malone – Corporación virtual; Peter Keene – Organización relacional; Tom Peters – Organización loca; Lo cierto es la necesidad de un cambio fundamental.
  7. 7. 7 La Organización Conceptos Generales Definiciones de Organización • Charles de Gaulle: ¿Cómo se puede gobernar un país con 246 variedades de queso? • Petronius Arbiter (año 60 a.c.): Llegué a aprender tarde en la vida que tenemos la tendencia a enfrentar cualquier situación nueva mediante la reorganización, y este puede ser un maravilloso método para crear la ilusión de progreso, mientras se genera confusión, ineficiencia y desmoralización. • Don Tapscott: En lo fundamental, las compañías necesitan nuevas estrategias para la nueva economía.
  8. 8. 8 La Organización Conceptos Generales Elementos de una Organización Personas Recursos Conocimiento Tecnológico Conocimiento Administrativo Medio Ambiente Interno Medio Ambiente Interno Medio Ambiente Externo Fuerzas
  9. 9. 9 La Organización Conceptos Generales Elementos de una Organización • Personas: Toman y ejecutan las decisiones. • Recursos: Elementos materiales necesarios (físicos, financieros, etc.) • Conocimiento tecnológico: Requerido para producir bienes y servicios. • Conocimiento Administrativo: Requerido para poner en funcionamiento la organización. • Medio Ambiente Interno: Clima Organizacional; Características propias percibidas por los miembros, y que pueden afectar el trato con sus integrantes y el medio externo. • Medio ambiente externo: Otras organizaciones y sectores sociales que influyen y afectan la organización. • Fuerzas externas: Económicas, políticas, culturales, ecológicas, sociales, tecnológicas, etc. • Fuerzas Internas: Contrarrestan las presiones externas.
  10. 10. 10 La Organización Conceptos Generales Otros Elementos • Estructuras: Medios formales y semiformales utilizados para dividir y coordinar el trabajo y establecer patrones estables de comportamiento. • Procesos: Comportamientos, actitudes e interrelaciones en los niveles individuales, grupales y entre los grupos, tales como liderazgo, comunicación, toma de decisiones, administración de conflictos, etc.
  11. 11. 11 La Organización Conceptos Generales Organización como Sistema Abierto • Sistema: Todo unitario organizado, compuesto por partes (subsistemas) interdependientes, con límites identificables entre ellos y el medio ambiente externo. Puede ser abierto o cerrado. • Organización: Sistema socio-técnico abierto, compuesto de un conjunto de subsistemas. Recibe entradas que transforma y retorna al medio externo. Una organización no es simplemente un sistema técnico o social, sino la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologías.
  12. 12. 12 La Organización Conceptos Generales Organización como Sistema Abierto • Sistema Técnico (Tecnologías): Afectan el tipo de insumos requeridos por la organización, la naturaleza de los procesos de transformación y los productos obtenidos del sistema. • Sistema Social: Determina la eficacia y eficiencia de la utilización de la tecnología. El punto de vista de sistema abierto reconoce que las organizaciones se encuentran en una relación dinámica con su medio ambiente externo.
  13. 13. 13 La Organización Conceptos Generales Clasificación de las organizaciones • Propiedad: Públicas, privadas, mixtas. • Tamaño: Pequeñas, medianas, grandes, corporaciones, conglomerados. • Utilidades: Con ánimo de lucro, sin ánimo de lucro. • Procesos: Producción en masa, por pedidos, continuos, etc. • Productos: Bienes o servicios. • Compromiso de sus integrantes: Voluntarios, no voluntarios. • Naturaleza del medio ambiente externo: Estable o dinámico, simple o complejo, receptivo u hostil.
  14. 14. 14 La Organización Conceptos Generales Clasificación de las organizaciones • Parsons: Según su contribución a la sociedad – Organizaciones de producción de bienes. – Organizaciones orientadas a objetivos políticos. – Organizaciones integrativas para la solución de conflictos o la motivación social. – Organizaciones que tratan de preservar la continuidad social (educativas, culturales, expresión).
  15. 15. 15 La Organización Conceptos Generales Clasificación de las organizaciones • Mintzberg, las clasifica según su estructura: – Estructura simple: Pequeñas, con poca tecnología, supervisión directa, poder centralizado y medio ambiente externo estable. – Burocráticas: Gran tamaño, estandarización de trabajo, estructura administrativa elaborada, poder centralizado, medio externo estable. – Burocráticas Profesionales: descentralización vertical y horizontal, Empleo especializado, medio externo estable y complejo. – Divisiones: Grandes corporaciones o instituciones públicas, con estructura propia por división, poder en la gerencia media y mercados diversificados. – Adhocráticas: Sin división precisa del trabajo, informal, poca planeación y control, medio externo dinámico y complejo.
  16. 16. 16 Gestión y Administración Conceptos Generales Gestionar: • (De gestión) • Tr. Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Gestión: • (Del Lat. Gestĭo, -ōnis). • f. Acción y efecto de gestionar. • f. Acción y efecto de administrar.  de negocios: Cuasicontrato que se origina por el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueño. Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.
  17. 17. 17 Gestión y Administración Conceptos Generales Administrar: • (Del lat. administrare) • Tr. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. • Tr. Dirigir una institución. • Tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. • Tr. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad. • Tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo. • Tr. Conferir o dar un sacramento. • Tr. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento. • Tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto. Fuente: Diccionario de la Real Academia de la lengua Española – Vigésima segunda edición.
  18. 18. 18 Gestión y Administración Conceptos Generales Concepto de Administración. • Forma de coordinar las organizaciones. Campo de estudio desde hace 100 años aproximadamente. No hay un concepto unificado. • Leon Blank Bubis: Campo de conocimiento para diseñar organizaciones y coordinar sus actividades eficientemente, tomando en cuenta el medio ambiente externo y la tecnología usada para el cumplimiento eficaz de su misión.
  19. 19. 19 Gestión y Administración Conceptos Generales Funciones de la Administración. • Planeación: Investigar y analizar condiciones futuras para escoger un curso de acción según condiciones externas y potencialidades internas. Comprende: Misión, objetivos , estrategias. • Diseño Organizacional: Forma de asignar, agrupar y relacionar personas, recursos y tecnología para formar sistemas y subsistemas, teniendo en cuenta la estrategia, los objetivos y la misión. • Dirección: Motivación y guía de las personas para el trabajo conjunto, buscando usar los recursos y la tecnología en desarrollo de la estrategia. • Control: Determinar nivel de eficacia de la estrategia en el logro de los objetivos y cumplimiento de la misión. Mejoramiento, ajuste y corrección de la estrategia.
  20. 20. 20 Gestión y Administración Conceptos Generales Concepto de Eficiencia. • Se refiere a qué también se desarrollan las actividades internas sin tomar en cuenta el medio externo. Básicamente mide la relación producto/insumos. Concepto de Eficacia. • Se refiere a cómo actúan las organizaciones tomando en cuenta el medio ambiente externo y las actividades internas. Básicamente mide el nivel de éxito en la labor organizacional. ¡Se puede ser eficiente sin ser eficaz!
  21. 21. 21 Gestión y Administración Conceptos Generales Enfoques Administrativos. • Tradicional o Clásico: Organización como una estructura formal y rígida. Interés en la eficiencia y productividad. Medio externo estable. • Frederick Taylor: Enfoque mecanicista – División del trabajo, métodos científicos, control de tiempos, motivación económica, capacitación y dotación. (Frank Gilbreth, Lilian Gilbreth, Henry Gantt). • Henry Fayol: Cinco funciones – Planeación, Organización, Mando, Coordinación y Control. 14 principios de aplicación universal (tiempo, selección de personal, programación, presupuestos). Énfasis en la estructura sobre las interrelaciones y dinámica organizacional. Enfoque estático.
  22. 22. 22 Gestión y Administración Conceptos Generales Enfoques Administrativos. • Comportamiento Humano: Énfasis en el comportamiento humano en la organización, desde la perspectiva individual y grupal. Se basa en los desarrollos de las ciencias sociales (psicología, sociología, antropología, ciencia política). Centrada en la motivación y la satisfacción de necesidades. Reconoce la organización informal (cultura organizacional). (Elton Mayo, Douglas McGregor, Maslow, etc.) No todos los problemas organizacionales son de relaciones humanas.
  23. 23. 23 Gestión y Administración Conceptos Generales Enfoques Administrativos. • Sistémico: Énfasis en los componentes, sus interacciones y sus efectos sobre el resto de la organización (interdependencia). Impulso al concepto de información gerencial. Articulación de objetivos de los componentes al objetivo general del sistema. Las interacciones entre subsistemas no siempre son elementos mecánicos del sistema. Alta complejidad en las interacciones. Problemas de abstracción del concepto de sistema.
  24. 24. 24 Gestión y Administración Conceptos Generales Enfoques Administrativos. • Contingencial: Énfasis en las interrelaciones entre las variables clave y los subsistemas de la organización, para determinar causas de relación. Reconoce naturaleza multi-variada y dinámica de las organizaciones dependiendo de las circunstancias. Las guías de acción para determinar la forma de administrar no son extensibles y requiere habilidades especiales para el diagnóstico.
  25. 25. 25 Gestión y Administración Conceptos Generales Enfoques Administrativos. • Sistémico Socio-Técnico: Balance en la importancia relativa entre el sistema técnico y el sistema social de la organización y reconocimiento de la influencia recíproca entre ambos. El estudio organizacional es muy complejo y no está suficientemente desarrollado.
  26. 26. 26 Gestión y Administración Conceptos Generales El Medio Ambiente Externo. M.A.E. dominante, Organizaciones dominadas (pequeñas, muy reguladas, más pequeñas que las Competidoras) Relación Simbiótica Equilibrada Organización Dominante (Monopolios sin regulación) Alto Medio Bajo Bajo Medio Alto ControldelM.A.E. Control de las Organizaciones
  27. 27. 27 Gestión y Administración Conceptos Generales El Medio Ambiente Externo. • Todo lo que está por fuera o no forme parte de la organización. • Este concepto general no diferencia: – Los elementos explícitamente relevantes para la organización y que están en contacto con ella. – Elementos potencialmente relevantes y en contacto indirecto. – Elementos residuales que no influyen en la organización. • La afectación del entorno sobre la organización y la reacción de esta dependen de: – La clase y calidad de información que llega a las personas que toman decisiones. – La manera como las personas interpretan y utilizan la información proveniente del entorno (actitudes y objetivos) • Las estrategias seleccionadas dependen de la interpretación de la información.
  28. 28. 28 Gestión y Administración Conceptos Generales El Medio Ambiente Externo. • El M.A.E. Se puede clasificar en: – General: Afecta por igual a todas las organizaciones de una determinada región geográfica o sociedad. – Específico: Afecta a una determinada organización de manera directa. Fuerzas específicas que pueden afectar el éxito de una organización. • El M.A.E. General comprende un conjunto de factores o aspectos económicos, socio-culturales, tecnológicos, políticos, jurídicos y ecológicos, que deben ser tenidos en cuenta en relación con las organizaciones. • El M.A.E. Específico está compuesto por el conjunto de grupos y organizaciones que, estando por fuera de la organización, proporcionan las entradas, ejercen presión sobre las decisiones, compran o usan sus productos. Está mas sujeto al control e influencia de la organización.
  29. 29. 29 Gestión y Administración Conceptos Generales Factores del M.A.E. General. • Factores Económicos: Estado general de la economía en la sociedad en que está inserta o actúa. Los principales elementos son: disponibilidad de crédito, tasa de inflación, nivel de desempleo, crecimiento económico, tasas de interés, etc. • Factores Tecnológicos: Clase y velocidad del cambio tecnológico para resistir la obsolescencia y realizar innovaciones. • Factores Jurídicos: Leyes, regulaciones y requisitos vistos como restricciones u oportunidades. Leyes contra monopolios, salario mínimo, leyes medio ambientales, impuestos, protección al consumidor, propiedad industrial, etc.
  30. 30. 30 Gestión y Administración Conceptos Generales Factores del M.A.E. General. • Factores Socio-Culturales: Comprende las creencias, valores, normas, actitudes, estilos de vida y experiencias colectivas de las personas que componen el entorno o ámbito de acción de la organización. • Factores Políticos: Especialmente los derivados de las presiones de los grupos de presión: ligas de consumidores, organizaciones gremiales, etc. • Factores Ecológicos: Comprende los aspectos relacionados con la conservación y uso de los recursos renovables y no renovables, el efecto de los productos y procesos de transformación, etc. Hoy constituye una de las principales preocupaciones.
  31. 31. 31 Gestión y Administración Conceptos Generales Factores del M.A.E. Específico • Proveedores: Proporcionan personal, capital, materias primas, etc. Se requieren relaciones firmes. • Clientes y Consumidores: Consumen o usan los productos. Requerido un estrecho y permanente conocimiento de sus tendencias y prioridades. • Competidores: Comprende los que compiten por los clientes y los que compiten por las entradas. • Instituciones de Regulación: Superintendencias, oficinas de planeación, institutos descentralizados, etc.
  32. 32. 32 Gestión y Administración Conceptos Generales Tipos de M.A.E. (Fred Emery, Eric Trist – Tavistock - Londres) Tipo Movimiento Interconexión Adaptación I Plácido Aleatorio Tácticas II Plácido Conglomerado Estrategias III Perturbado Reactivo Operaciones IV TurbulentoMutual – Causal Acuerdos
  33. 33. 33 Gestión y Administración Conceptos Generales La Tecnología Organizacional. • Conjunto de conocimientos, métodos y procesos que se utilizan para la transformación de las entradas en productos finales. • Sólo desde hace 40 años se considera a la tecnología como una variable importante en la administración organizacional. • La tecnología no se refiere sólo al ámbito de la automatización, mecanización o sistematización. • No existe una sola clasificación de la tecnología organizacional.
  34. 34. 34 Gestión y Administración Conceptos Generales Clasificación de la Tecnología Organizacional. • Joan Woodward (1958): – Producción por unidades o pequeños lotes: Nivel de mecanización o automatización menor; Personal muy calificado o especializado. Ej.: Astilleros, Muebles, Constructoras, etc. – Producción en masa o grandes lotes: Nivel de mecanización o automatización varias desde medio a muy alto; Personal semi-calificado o no calificado. Ej.: Electrodomésticos, Automóviles. – Procesos continuos: Nivel muy alto de automatización; Personal altamente calificado para el control del proceso. Ej.: Química, Refinerías, Embotelladoras, etc.
  35. 35. 35 Gestión y Administración Conceptos Generales Clasificación de la Tecnología Organizacional. • Grupo de Aston (Inglaterra): – Tecnología de Operaciones: Técnicas utilizadas en las actividades del flujo de trabajo: “Dotar de equipos y determinar la secuencia de actividades”. – Tecnología de Materiales: Las características de los materiales utilizados en el flujo de trabajo. – Tecnología del Conocimiento: Características del conocimiento utilizado en el flujo de trabajo, la tecnología y complejidad tecnológica.
  36. 36. 36 Gestión y Administración Conceptos Generales Clasificación de la Tecnología Organizacional. • Charles Perrow (usa): – Concepto de Tecnología: Acciones que una persona realiza sobre un objeto, con o sin ayuda de herramientas o aparatos mecánicos, para transformarlo. – Tareas o actividades rutinarias: Tareas bien establecidas sobre materias primas esencialmente iguales. Baja incertidumbre en métodos y poco cambio en tareas. – Tareas no rutinarias: Pocas técnicas bien establecidas; Baja certeza sobre los métodos y variedad en tareas. Materias primas no estándar.
  37. 37. 37 Gestión y Administración Conceptos Generales Clasificación de la Tecnología Organizacional. • S. Lall (Usa – 1992): – Clasifica las tecnologías por su grado de complejidad (básica, intermedia y avanzada) para cada uno de los cuales es necesario desarrollar capacidades en los ámbitos de incorporación de tecnología (inversión), en el uso de las tecnologías (producción: procesos y productos) y en el intercambio de tecnologías (vinculación). Las capacidades exigidas varían desde sencillas y rutinarias, basadas en la experiencia, pasando por las de adaptación y duplicación, basadas en la búsqueda, hasta las innovadoras de alto riesgo, basadas en la investigación.
  38. 38. 38 Gestión y Administración Conceptos Generales Tecnología Organizacional. • Elección Tecnológica: Presionada por el entorno (competencia, legislación, desarrollo) y por condiciones internas (obsolescencia, costos, etc.) • En las organizaciones, generalmente coexisten varios tipos de tecnologías lo cual hace más complejo los procesos de administración y capacidades a desarrollar. • La tecnología impacta el sistema social de la organización, demandando grados diversos de complejidad estructural, diferentes tipos de coordinación, toma de decisiones y comunicación.
  39. 39. 39 Gestión y Administración Conceptos Generales El proceso de toma de decisiones. • Las organizaciones se consideran un sistema de toma de decisiones. Las decisiones son el elemento que activa la administración. • Decisión: Elección que se hace entre varias alternativas disponibles. Juicio que se hace en una situación determinada frente a cursos de acción alternos. • Su importancia depende del número de personas o recursos que involucra. Por la prioridad en términos de tiempo que demanda. • Las decisiones pueden ser programadas o no programadas.
  40. 40. 40 Gestión y Administración Conceptos Generales Modelos del proceso de toma de decisiones. • Modelo de racionalidad económica: Centrado en maximizar los logros y supone que se pueden identificar todas las alternativas y considerar las consecuencias. Demanda información confiable. – Descubrir problema. – Determinar objetivos. – Establecer criterios (Costo-Beneficio). – Identificar alternativas – Establecer consecuencias. – Seleccionar e implementar alternativa. Se considera un modelo ideal.
  41. 41. 41 Gestión y Administración Conceptos Generales Modelos del proceso de toma de decisiones. • Modelo de racionalidad limitada: Centrado en obtener una solución satisfactoria o aceptable. Recurre a la heurística para minimizar la complejidad. – Definir problema y determinar objetivos. – Establecer criterios de nivel apropiado. – Utilizar heurística para identificar una alternativa. – Evaluar alternativa para determinar si es aceptable. – Implementar alternativa. Se considera un modelo descriptivo de la toma de decisiones.
  42. 42. 42 Gestión y Administración Conceptos Generales Condiciones para tomar decisiones. Absoluta Certeza Absoluta Incertidumbre Disminución de Información Aumento de Información Probabilidades Objetivas Probabilidades Subjetivas Riesgo
  43. 43. 43 Gestión y Administración Conceptos Generales Factores que influyen en la toma de decisiones. • Importancia de la decisión. • La presión del tiempo. • El gusto por el riesgo. • Los valores del decisor. • Las normativas. • Las políticas organizacionales.
  44. 44. 44 Gestión y Administración Conceptos Generales El Rol de Administrador. Roles Interpersonales Roles de Decisión Roles de Información - Figura representativa - Líder - Enlace - Innovador - Manejador de Problemas - Ubicador de recursos - Negociador - Observador o Monitor - Propagador de Información - Vocero
  45. 45. 45 Gestión y Administración Conceptos Generales Qué se espera del Administrador: • Solucionar problemas. • Escuchar. • Administrar su tiempo. • Comunicarse de forma clara. • Motivar a su personal. • Respeto por los demás. • Que proporcione una visión clara del trabajo. • Soporte presiones.

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