Összegzés                     A magyarországi   konferencia, szakmai kiállítás és vásárok szervezői,         kivitelezői k...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés                                                           ...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés „Amikor a változás szelei fújnak, a kétkedők falakat húzna...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA fogyasztók egyre körültekintőbben járnak el, amikor vásár...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésEgy kapcsolat mindig az első találkozással kezdődik!Feltett...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA kezdeti lépésekAdatbázis építéseA kutatáshoz adatbázist é...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA felmérés módszertanaA gazdasági élet pezsgése szempontjáb...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA felmérés eredményeTagságA válaszoló 63 MaReSz tag között ...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvények időszakaA rendezvényeknek két fő szezonját j...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA látogatottság becsült adatai alapján a rendezvények többs...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezéskedveskednek, vagy pedagógusok bevonásával, különféle játsz...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA megkérdezettek 59%-a arról számolt be, hogy 2009-ben csök...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésnem tettek volna semmit, a nem változtatók, pedig azt érzet...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvények összbevételeA válaszadók 33%-a elmondása ala...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésÉrdekes képet mutat a bevételek mértékének megoszlása a bőv...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésNéhány rendezvény kifejezetten arra épít, hogy elsősorban, ...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésterületük. Azt is elmondták, hogy nincs annál rosszabb a re...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésmegrendelőkről beszélni, inkább alkalminak minősítették a m...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA szervezők általában személyes, jó kapcsolatban vannak a t...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA kérdőívben külön is rákérdeztünk, hogy igényelnének-e kül...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésTöbblettámogatás a résztvevő cégek számáraA rendezvény sike...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvényszervezők többsége szerint a kiállításokra azér...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA szervezés legdrágább részeA kérdésünk arra vonatkozott mi...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA legnagyobb költségnek a reklámot, és a hirdetési költsége...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés       vagy éppen megrendelje ezeket. Azt érzik, hogy a koo...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés       Sajnos, a rendezvényszervezők körében is ugyanazt a...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés                         A kutatás finanszírozója és kivite...
Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésJegyzetekwww.alitera.hu                              28    ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

ALITERA Kft. - Összegzés a kiállítás, vásár és rendezvényszervezők körében végzett felmérésről

624 views
564 views

Published on

Megkérdeztük ügyfeleinket, partnereinket, hogy mit gondolnak a kialakult gazdasági helyzetről, és azok várható hatásáról az ügyfélkapcsolatok terén 2009 év elején. A cégvezetőket akkoriban az érdekelte, hogy milyen a legköltséghatékonyabb reklám, amivel az ügyfélszerzés és ügyfélmegtartás céljai is elérhetőek. Ezért az ügyfélkapcsolatok terén olyan megoldások iránt érdeklődtek, amelyek a spórolás mellett egyfajta minimális ügyfél-kiszolgálási szint biztosítását is lehetővé teszik.
Többen megfogalmazták, hogy úgy sikerült a költségeket lefaragni, hogy 2009-ben biztosan nem mennek konferenciára, kiállításokra. Az érvrendszer is ehhez igazodott: „Úgysem hozta meg sosem a várt eredményt.” Persze ennek ellenkezőjét is hallottuk, hogy „Most kell menni kiállításokra, vásárokra, mert, akit most látnak, azt megjegyzik a vevők”.
Felkeltette a kíváncsiságunkat, hogy vajon, ha ennyire szélsőséges a megítélése a kiállítások, vásárok sikerességének, és ezzel együtt jelentősen csökkennek a cégek marketingre, céges megjelenésre fordított kiadásai, akkor vajon hogyan élik meg ezt a helyzetet azok, akiknek ez a munkájuk, feladatuk, akik abból élnek, hogy konferenciákat, kiállításokat, vásárokat szerveznek?
Számunkra, mint ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó szervezet számára egyértelmű, hogy mindent megelőz, mindenekfelett áll a minőségi, szolgáltatói szemléletű állandó ügyfélkapcsolat.
Ötletünkkel megkerestük a szakmai képviseletek vezetőit, hiszen kíváncsiak voltunk arra, hogy mi a véleményük a szakma jelenlegi helyzetéről. Felvettük a kapcsolatot a MaReSz (Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége) Főtitkárával, Horváth Ágnes asszonnyal, valamint MKVSZ (Magyarországi Kiállítás- és Vásárszervezők Szövetsége) Főtitkárával Nagy Károly úrral. Örömmel fogadták kutatási elképzelésünket, és a felajánlásunkat, és mi pedig saját költségvetésünkből finanszíroztuk a kutatást. A kutatás azóta is egyedülálló, és több egyetemi hallgató használta már fel szakdolgozatához, mint fellelhető szekunder kutatást.
Talán érdemes egy kicsit most áttekinteni, hogy látták a saját helyzetüket 2009-ben a rendezvényszervezők, és így elméletben legalább összehasonlítani, hogy a kilátások és a lehetőségek mennyit és hogyan változtak az utóbbi 3 év alatt.
Minden kérdésre örömmel válaszolok, keressenek bátran!

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
624
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ALITERA Kft. - Összegzés a kiállítás, vásár és rendezvényszervezők körében végzett felmérésről

  1. 1. Összegzés A magyarországi konferencia, szakmai kiállítás és vásárok szervezői, kivitelezői körében végzett felmérésről 2009. júliusALITERA Ügyfélkapcsolati Kft. 1188 Budapest, Nemes u. 111.Katona Erzsébet ügyvezető@ iroda@alitera.hu +36 30 5858197 +36 1 2944205 +36 1 2974597 http://alitera.blogspot.com http://alitera.hu
  2. 2. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés TartalomBevezető .......................................................................................................................................... 3 Az ötlet ........................................................................................................................................ 4 Szakmai szervezetek ................................................................................................................ 5A kezdeti lépések .......................................................................................................................... 6 Adatbázis építése ...................................................................................................................... 6 A kérdőív összeállítása ............................................................................................................. 6 A felmérés módszertana .......................................................................................................... 7A felmérés eredménye ................................................................................................................. 8 Tagság ......................................................................................................................................... 8 Profil ............................................................................................................................................ 8 Rendezvények típusa ................................................................................................................ 8 A rendezvények időszaka ......................................................................................................... 9 A válság hatása .......................................................................................................................11 A megbízások mértéke ..........................................................................................................11 Akik csökkenést tapasztaltak ...........................................................................................12 Akik növekedést tapasztaltak ...........................................................................................13 Akik nem tapasztaltak változást ......................................................................................13 A rendezvények összbevétele ................................................................................................14 A rendezvény szervezése ........................................................................................................15 A szervezés kezdete ................................................................................................................16 Csak a közreműködőkről .......................................................................................................17 Szponzorok ...............................................................................................................................18 Szervezés külsős cégekkel.....................................................................................................19 Többlettámogatás a résztvevő cégek számára ..................................................................21 Az elégedettség mérése .........................................................................................................22 A szervezés legdrágább része................................................................................................23 Problémák ................................................................................................................................24Összegzés......................................................................................................................................25 Jegyzetek ..................................................................................................................................27www.alitera.hu 2 2009. szeptember 20.
  3. 3. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés „Amikor a változás szelei fújnak, a kétkedők falakat húznak föl, az optimisták pedig vitorlákat.”BevezetőA gazdasági élet minden szereplőjének van ügyfele, ezért kijelenthetjük, hogy egy cégstabilitásának záloga a minőségi ügyfélkapcsolat. Az ügyfelek nem misztikus lények,hiszen mi magunk vagyunk az ügyfelei sok-sok szervezetnek, cégnek.Az ügyfélkapcsolatok minőségét nem varázslással kell elérni, hanem az egyszerű értékekfolyamatos biztosításával. Köztudottan elsősorban azok társaságát keressük, és abbanbízunk meg leginkább, akikkel sokat beszélünk, és jól érezzük magunkat vele.Valószínűleg annak a barátunknak fogadjuk el legkönnyebben véleményét vagy tanácsát,akivel a legtöbbet találkozunk, és a legtöbbet beszélgetünk, pedig lehet, hogy egy másikismerősünk okosabb tanácsot adna, mert jobban ért hozzá, van szaktudása. Minél többidőt töltünk valakivel, annál több dologban egyet fogunk érteni vele, és annál inkábbkötődni fogunk hozzá.Több kutatás is alátámasztja azt a közismert nézetet, hogy az ügyfelek legtöbbször nem alegjobb szolgáltatást nyújtó céget keresik fel, hanem azt, aki a legtöbb reklámmal vanjelen, és/vagy személyes kommunikációt folytat velük. A legtöbb ember szereti, hatörődnek vele, foglalkoznak a problémáival, megértik és, ha finoman irányítják!Az ügyfélmegtartásban a megértés elsődleges jelentőségű, ebben sokan egyetértenek,azonban a megvalósításban már jelentős nézetbeli és módszertani eltérések vannak. Azügyfélkör bővítése első hallásra nagyon egyszerűnek tűnik: kell egy jó termék vagy egy jószolgáltatás, némi reklám, és már érkeznek is az ügyfelek, a vevők. „Ha jók vagyunk,akkor úgy is viszik a hírünket” vallja sok vállalkozás még manapság is.2008 őszétől gazdasági környezetünk változása az emberek magán és cégeshangulatára igen negatív hatással van. Sokféleképpen reagáltak, vagy kényszerültekreagálni a cégek az éppen aktuális helyzetre. A mindenhonnan hallható szó, mint a„válság” egyértelműen úgy hangzott a médiákon keresztül, mint ami csakis negatívváltozást jelent, aminek rossz, vagy még inkább sokkal rosszabb lesz az eredménye.Hangos kommunikáció zajlott már 2009. év elején a gazdasági sajtóban arról, hogy miértnem jó megoldás, ha rögtön a marketing költségekből vesz vissza a cég válság idején.Szakértők sokasága szólt arról, hogy ha a vállalkozás teljesen beszünteti akommunikációját, az bizalmatlanságot szülhet a fogyasztóban. Ezét azt ajánlották, hogytalálják meg azt a „minimális jelenlétet”, ami ahhoz szükséges, hogy a meglévő és leendőügyfelek lássák, hallják, azaz ismert maradjon a vállalkozást. Később több tanulmányfigyelmeztetett arra, hogy az internet kivételével a reklámbevételek egyértelműcsökkenését várják minden médiatípusra a szakemberek. A vállalkozások pedig éppenezért nagyon szeretnék csak hatékony, mérhető, azaz visszaigazolható eredménytprodukáló reklámokra költeni a csökkenő keretet.A Szonda Ipsos 2008 végén publikált kutatásából kiderült, hogy a romló körülményekhatására megnő a reklám információs szerepe, a vásárlásösztönzéssel szemben.www.alitera.hu 3 2009. szeptember 20.
  4. 4. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA fogyasztók egyre körültekintőbben járnak el, amikor vásárlói döntéseiket meghozzák,így pedig felértékelődik a reklámokból feléjük áramló információ szerepe, és ez a jelenségpedig a részletes információközlésre alkalmas, hiteles médiumok szempontjából lehetkedvező.Ez a tendencia a kiállítások vásárok és konferenciák szervezői számára is kihívást jelent,ezért tartottuk különösen fontosnak, hogy meg tudjuk, hogyan birkóznak meg vele.Az ötletMegkérdeztük ügyfeleinket, partnereinket, hogy mit gondolnak a helyzetről. Arrólbeszélgettünk, hogy milyen a legköltséghatékonyabb reklám, amivel az ügyfélszerzés ésügyfélmegtartás céljai is elérhetőek. A cégvezetők az olyan megoldások iránt érdeklődtek,amelyek a spórolás mellett egyfajta minimális ügyfél-kiszolgálási szint biztosítását islehetővé teszik.Az elkeseredést, a kilátástalanságot tükröző, és a látszat optimista, „majd csak leszvalahogy” típusú kijelentések sokasága arra indított bennünket, hogy ösztönözzükügyfeleinket, ne hagyják, hogy eluralkodjon ez a negatív hangulat rajtuk, hiszen mindeztaz ügyfeleik is érzékelhetik. Ebben a helyzetben egy apró gesztusnak is nagyobb értékelehet, mint korábban, és üzenethordozó jellege is nagyobb jelentőségű. Egyetlen rövidkommunikációs zavar azonban, azonnali ügyfélvesztéssel járhat.Az már nem új felismerés, hogy, ha nem teszünk semmit, akkor nem is fog történnisemmi, jó meg aztán pláne nem. Ezért sokaknál a fő szempont a költséghatékonyságlett, azaz igyekeztek a legpazarlóbb és a legeredménytelenebb kiadásokat megkeresni,és ezeket kiváltani hatékony, és lehetőleg olcsóbb megoldásokkal.Sok cégnél a költségként látható, hatásosságát illetően nem egyértelműen hasznosnakítélt marketing kiadásokat csökkentették, minden szakmai intelem ellenére. Jól lehetkomoly és súlyos döntéseket kellet hozni, amelyhez képest a marketing szerepénekcsökkenése eltörpült.Többen megfogalmazták, hogy úgy sikerült a költségeket lefaragni, hogy az idén nemmennek konferenciára, kiállításokra. Az érvrendszer is ehhez igazodott: „Úgysem hoztameg sosem a várt eredményt. A sok és egyre csak több az ezzel járó kiadás, ebben avilágban pedig teljeséggel felesleges rongyrázás.” És persze ennek ellenkezőjét ishallottuk, hogy „Most kell menni kiállításokra, vásárokra, mert, akit most látnak, aztmegjegyzik a vevők”. Mindig vannak, akik éppen most akarnak váltani, válságban megmég többen, hiszen ők is költséghatékonyan gondolkoznak.Felkeltette a kíváncsiságunkat, hogy vajon, ha ennyire szélsőséges a megítélése akiállítások, vásárok sikerességének, és ezzel együtt jelentősen csökkennek a cégekmegjelenésre fordított kiadásai, akkor vajon hogyan élik meg ezt a helyzetet azok,akiknek ez a munkájuk, feladatuk, akik abból élnek, hogy konferenciákat, kiállításokat,vásárokat szerveznek?Számunkra, mint ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó szervezet számára egyértelmű, hogymindent megelőz, mindenekfelett áll a minőségi, szolgáltatói szemléletű állandóügyfélkapcsolat.www.alitera.hu 4 2009. szeptember 20.
  5. 5. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésEgy kapcsolat mindig az első találkozással kezdődik!Feltettük magunknak a kérdést, vajon hogyan lehet kapcsolatokat építeni a cégeknek avevőkkel, ügyfelekkel, fogyasztókkal, ha lemondunk az ilyen típusú találkozásilehetőségről? Úgy gondoltuk, a legegyszerűbb, ha magukat az érintetteket, a konferencia,kiállítás és vásárszervezőket, a szakma képviselőit kérdezzük meg, és a szervezés,lebonyolítás közreműködőit.Szakmai szervezetekÖtletünkkel megkerestük a szakmai képviseletek vezetőit, hiszen kíváncsiak voltunk arra,hogy mi a véleményük a szakma jelenlegi helyzetéről. Felvettük a kapcsolatot a MaReSz(Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége) Főtitkárával, Horváth Ágnesasszonnyal, valamint MKVSZ (Magyarországi Kiállítás- és Vásárszervezők Szövetsége)Főtitkárával Nagy Károly úrral. Örömmel fogadták kutatási elképzelésünket, és afelajánlásunkat.Mindketten elmondták, hogy még nem volt olyan kutatás, amikor a szakma művelőitkérdezték volna meg arról, hogy érzik magukat, a jelenlegi gazdasági körülményekhogyan befolyásolják tevékenységüket, vagy mit tesznek, vagy tettek annak érdekében,hogy a vásár és kiállítás szervezők sikere a kiállítók és vásárokon résztvevők sikere islegyen. Kíváncsiak arra is, hogy a szakmában dolgozó tagságnak, és a többi szakmaicégnek mi a meglátása a problémákat illetően, milyen jövőképük van. Mivel, mi külső harmadik  személyként fogjuk megszólítani a cégeket, így objektívebb és őszintébbvéleményeket fogunk kapni, ezért lehet nagy jelentősége a kutatásunknak.Cégünk felajánlotta kutatást és az arról, készülő tanulmányt mindkét szervezet, valaminta válaszadók számára is.A MaReSz főtitkára, Horváth Ágnes olyan fontosnak tartotta a szakma képviselői körébenkészülő kutatást, hogy felajánlotta a kutatás eredményét közzé teszi a MaReSz 2009.szeptemberi Hírlevelében. Az MKVSZ főtitkára Nagy Károly úr, pedig kilátásba helyezteegy taggyűlésen történő prezentálás lehetőségét.Érdekes egybeesést tapasztaltunk gondolatainkkal, és egyben a kutatás aktualitásáterősítette az a cikk, amelyik a Népszabadság 2009. június 18.-i számában (röviddel aprojektünk elindítása után) jelent meg, Cudar világ jár az expókra címmel. Az elsőmondatok alapján igen pontosan lehetett érzékelni, hogy a kiállítások és vásárszervezőkszámára nagy kihívást jelent az idei év.A cikk írója kiemelte, hogy „a kreatív dolgozókat tartják meg a vásárszervezők.” Valaminta meginterjúvolt szakemberek arról számoltak be, hogy manapság kevesebb a kiállító, ésa vállalatok egyre kisebb helyet bérelnek a vásárokon. Megoldásként úgy érzik aszervezőcégek, hogy kénytelenek „újabb lábakat növeszteni”, ha át akarják vészelni agazdasági válságot. Sokat ér most a kreativitás, állapítja meg a cikk írója.Úgy éreztük felajánlásunk jó időben történt, és az eredménye jó kezekbe kerül.www.alitera.hu 5 2009. szeptember 20.
  6. 6. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA kezdeti lépésekAdatbázis építéseA kutatáshoz adatbázist építettünk, és ehhez úgy tettünk, mint mindenki más, akinekszüksége van konferencia szervezőre, szakmai kiállítás szervezőre, vásárszervezőre éskivitelezőre, konferenciahelyszínre: elkezdtünk az Interneten kutatni.Alapkoncepciónk az volt, hogy mivel országos, vagy nemzetközi konferenciák, kiállítások,vásárok vannak hazánkban szerte az országban, így a cégeknek elemi érdekük, hogy azInterneten jelen legyenek. Tehát a cégek felkutatásának elsődleges, és egybenkizárólagos lelőhelye az Internet volt. A MaReSz és az MKVSZ honlapján található tagságadatait szintén csatoltuk az adatbázisunkba.Magyarország területén 248 céget találtunk, akik a konferencia, kiállítás-, ésvásárszervezés valamilyen területével foglalkoznak, és jelen vannak az Interneten,elérhetőségeik nyilvánosak. A MaReSz 98, az MKVSZ 11 tagja szerepelt a szervezetekhonlapján, és így a mi adatbázisunkban is. További 139 szakmabeli céget találtunk.Az Interneten gyűjtött adatok naprakészségéről ad némi képet az a tény, hogy 32 tévesszám volt, 10 szám, amin csak fax hangot hallottunk, és nagyon sokszor hívtuk ésmégsem tudtunk meg semmit, mert nem vették fel a telefont 52 cég esetében.A kérdőívünkre 125 konferenciát kiállítást, vásárokat, szervező, közreműködő cégképviselője válaszolt, ebből 63 MaReSz tag, 5 MKVSZ tag, és 57 olyan cég, aki nem tagjae két szervezet egyikének sem. Az összes megkeresett 248 cégből 29 volt elutasító, és mint fentebb jeleztük  94 vállalkozással nem tudtunk kapcsolatot teremteni.A kérdőív összeállításaNagyon sok segítséget kaptunk különféle rendezvényeket szervező, kivitelező cégekképviselőitől, vezetőitől. Hosszasan és alaposan átbeszélték velünk a szakmaisajátosságokat, rávilágítottak az érzékeny területekre, és persze az aktuális problémákra.A kérdések vázlatát megbeszéltünk a MaReSz, valamint az MKVSZ főtitkáraival is, ígyalakult ki az a kérdőív, melyet Call Centerünk rendszerébe felprogramoztunk.A kérdőív természetesen nem fedhetett le minden szakmai sajátosságot, azonban a miszakmai felelősségünk, hogy olyan formában kérdezzünk, hogy az eredményeketértelmezni, összevetni, összefüggéseket tudjunk feltárni.Számunkra, kiemelt fontosságú az ügyfélorientált ügyintézői magtartás. Mi, akikügyfélkapcsolatokkal foglalkozunk, az ügyfeleink ügyfeleit keressük fel telefonon, csakegyüttműködően, ügyfél centrikusan szólalhatunk meg. Valljuk, hogy ennek érdekébencsakis udvarias, kedves, beszélgetéseket folytathatunk. Nemcsak oktatjuk, hanem agyakorlatban is alkalmazzuk azt az alapelvünket, hogy mindig szakszerű, aktívbeszélgetésvezetéssel érjük el a célunkat, jelen esetben azt, hogy megtudjuk avéleményüket.www.alitera.hu 6 2009. szeptember 20.
  7. 7. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA felmérés módszertanaA gazdasági élet pezsgése szempontjából uborkaszezonban kezdtünk a munkához,mégpedig nyáron. Az év minden szakában vannak rendezvények, és a köztes időszakbanfolynak az előkészületek a következő rendezvényekre. Ebben semmi rendkívülit nincs,sok szakma hasonlóan dolgozik, szezon, utószezon, holtszezon váltogatja egymást.A kérdőíveket telefonos kikérdezés módszerével töltöttük ki. A módszer sajátosságánál,és a kiértékelhetőség biztosításánál fogva törekedtünk a választható, besorolhatóválaszok előkészítésre, de megfelelő teret hagytunk a kifejtési lehetőségre is. Nagyjából20-30 kérdést tettünk fel (a válaszadó szakmai hovatartozásának függvényében, aszervezőktől többet, míg a közreműködőktől kevesebbet kérdeztünk). Egy-egy kérdőívteljes kitöltése átlagosan 8-10 percet vett igénybe, de számos megkérdezettel 25 percetis meghaladó beszélgetést folytattunk. Az aktív beszélgetések során jutottunk olyaninformációkhoz, melyeket levélben, emailben, vagy akár online kitöltés esetén sosemtudtunk volna meg.A konkrét hívásokat megelőzően Call Centerünkben dolgozó operátoraink képzést kaptaka kiállítás és vásárszervezés sajátosságaiból, valamint a kérdőív felvételének jelenkutatásra vonatkozó sajátosságából, módszertanából.A cégek elérése 50%-os volt, ami átlagosnak mondható, nem rosszabb más évszakhoz,és szakmai csoporthoz képest, jól lehet, ehhez az átlagosnál sokkal többször kellett acégeket hívni. Összesen a kutatás érdekében 740 hívást indítottunk, és 42 operátorimunkaórát töltöttünk telefonálással. Az előkészítés, felkészítés munkaidejét, valamint atanulmány elkészítését, és az elemző munkát nem számoltuk.A kutatáshoz mindenképpen az adott cég vezetőjét kívántuk megszólítani, a teljes körű,hiteles válaszok érdekében. Az esetek többségében nagyon kedves, készséges titkárnők,munkatársak segítségével jutottunk el hozzájuk. Ügyfélként bántak velünk, korrekttájékoztatást, időpontot kaptunk, nagyfokú segítőkészséget tapasztaltunk. A MaReSztagok között volt, aki szabadságáról hívott vissza bennünket, hogy részt vegyen akutatásban.Természetesen az elutasítás nyílt, „Hagyjanak békén, van nekem elég bajom!”formájával, és a modern, burkolt „Küldje el e-mailben!” típusú válaszokkal is találkoztunk,de nem nagyobb arányban, mint ahogy más kampányok esetében (ami viszont ennél acélcsoportnál a vártnál kedvezőtlenebb).A MaReSz tagok örömmel vették tájékoztatásunkat, hogy a Hírlevélben megkapják akutatásról készülő tanulmányt, a többi válaszadó pedig email címét is megadta, hogybiztosan megérkezzen hozzá az eredmény.www.alitera.hu 7 2009. szeptember 20.
  8. 8. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA felmérés eredményeTagságA válaszoló 63 MaReSz tag között 1 tag úgy nyilatkozott, hogy már nem tagja a MaReSz-nek, 1 tag mondta magát MKVSZ tagnak, és a többi cég között 3 „új” MaReSz tagrabukkantunk.A MaReSz tagok közül 19, az MKVSZ-ből 2, és az egyéb szakmabeliek közül 25 cég tagjamás szakmai szervezetnek is. A szakmában dolgozó válaszadók 42%-a nem tagjasemmilyen szervezetnek. A MaReSz 31 tagja tudta, hogy hány éve tagja szervezetnek,(ebből egy alapító tagra is bukkantunk), és 9 tag 10 vagy annál több éve rendelkezikfolyamatos tagsági jogviszonnyal. A MaReSz tagok közül többen elmondták, hogy kéttagozatban is jelen vannak, de csak ott jelöltük, ahol szavazati joggal rendelkezik.A MaReSz rendezvénytechnika és kellékes tagozatát is felfedeztünk, és megtudtuk, hogyeszközkölcsönző tagozat is indulni fog.ProfilA 125 cég között 34 cég alapvetően rendezvényszervező (konferencia, kiállítás, vásár),54 cég közreműködő (pl. rendezvényhelyszín, gasztronómia, stb.), és 34 cég mindkettőtevékenységet végzi.Rendezvények típusaA konferencia és a szakmai kiállítás a legnagyobb arányú a rendezvények típusa között,összesen a rendezvények 64%-át adja ez a két rendezvénytípus.www.alitera.hu 8 2009. szeptember 20.
  9. 9. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvények időszakaA rendezvényeknek két fő szezonját jelölték meg a válaszadók, az évszakokmegnevezésével, ennek alapján látható, hogy a tavasz és az ősz az erősebb szezon.A rendezvények területi jellege alapján 27% nemzetközi, 41% országos, 32% helyi-regionális.www.alitera.hu 9 2009. szeptember 20.
  10. 10. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA látogatottság becsült adatai alapján a rendezvények többsége 500 fő alatti. (Ebben azátlagban elsősorban a konferenciák nagy száma a meghatározó)A rendezvények a látogatók számára alapvetően ingyenesek. Többen elmondták, hogynem örülnek ennek, de úgy gondolják nem éri meg a kockázatot. A kiállítások szakmaiprogramjai többnyire továbbra is belépőjegyesek. Többen adnak olyan belépőjegyet,amely egyben egy voucher is, és a rendezvény alatt váltható be valamilyenkedvezményre, apróságra. A családosoknak kedvezményekkel, és külön programokkalwww.alitera.hu 10 2009. szeptember 20.
  11. 11. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezéskedveskednek, vagy pedagógusok bevonásával, különféle játszóházakkal biztosítják agyermekek felügyeletét, elfoglaltságát, hogy a szülők nyugodtan nézelődhessenek.A kiállító cégek és a vásározók a látogatók számában mérik sikert, tehát kiemelten fontosa minőségi és mennyiségi látogatottság biztosítása.A kiállítók, vásározó cégek száma egy-egy rendezvényen átlagosan 80 körüli, azonbanrendkívül nagy különbségeket kaptunk az egy-egy rendezvényen jelenlévő cégek számában,ami akár 5-tól 350-ig is terjedhet. A kisebb kiállítói létszám inkább a konferenciákon,kongresszusokon standot állítókra, míg a népesebb jelenlét a vásárokra, expókra jellemző.A válság hatásaAktuális kérdésünk a válság hatására vonatkozott, és választani kellett a felsoroltakközül. A konferenciaszervezők közül tapasztalták a legtöbben, hogy kevesebb résztvevőjelentkezett a rendezvényeikre. A kiállítás és vásárszervezők jellemzően azzal találkoztak,hogy kevesebben is jelentkeztek és azok is inkább olcsóbb helyeket kerestek.A rendezvények helyszínét adó közreműködők azt tapasztalták, hogy idén a 4 csillagosszállodák helyett többen megelégedtek a 3 csillagos szállással, és a svédasztaloskiszolgálás helyett megfelelt a menü, tehát az olcsóbb megoldásokat keresték a cégek.A megbízások mértékeA megbízások mértékének megítélése igen érdekes eredményeket hozott. Arra voltunkkíváncsiak, hogy mekkorának érzik a változás mértékét, és mit tettek ebben a helyzetben.www.alitera.hu 11 2009. szeptember 20.
  12. 12. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA megkérdezettek 59%-a arról számolt be, hogy 2009-ben csökkent a megrendeléseikszáma, sőt 2% számára pedig a csökkenés olyan mértékű volt, hogy meg is szűnnek,tevékenységüket befejezik. 31% számára a helyzet nem változott, és 8% kifejezett növekedésttapasztalt.Többen megjegyezték, hogy az éve eleje nagyon nehéz volt, mára azonban azt tapasztalták,hogy kezdenek visszatérni a cégek. Nyár elején már jelentkeztek a multinacionális cégek, demára már a kisebb szervezetek is visszatérőben vannak. A kiállítás szervezők ezzel együttnagyon érzik a szakmai kiállítások jelentős csökkenését, megszűnését.Ennek tükrében különösen érdekes annak összevetése, hogy azok, akik csökkenésttapasztaltak mit tettek annak érdekében, hogy ez a helyzet megváltozzonAkik csökkenést tapasztaltakA csökkenő megrendelések, lehetőségek miatt 26% bővítette a szolgáltatását, viszont 33%semmit nem tett annak érdekében, hogy a helyzet megváltozzon.A „több lábon állásért” meglépett szolgáltatásbővítések igen sokfélék. Megmutatkozik bennüka kreativitás, a túlélésért való küzdelem, új utak keresése. Ilyenek, mint beléptető kártyakészítése, hitelügyintézés, ingatlanforgalmazás, hamvasztásos temetés, esküvő szervezés,dekorációs kellékek bérbeadása, több online szolgáltatás nyújtása, nyomdai prospektuselőállítása, saját tréningek cégeknek, családi és gyermek programok, látogatói akvizíció,beutaztatás, vendéglátás, többféle alacsonyabb árú szolgáltatás bevezetése, új ügyfelekkeresése.Egy válaszadó rendkívül érdekes szolgáltatással bővítette tevékenységét: a mosollyal. Összességében elmondható, hogy a változtatók sokkal optimistábbak voltak, mint, akiksemmit nem tettek. Az optimisták pedig úgy vélték, sokkal nagyobb csökkenésük lenne, hawww.alitera.hu 12 2009. szeptember 20.
  13. 13. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésnem tettek volna semmit, a nem változtatók, pedig azt érzeték, hogy bármit tennének, ezen ahelyzeten úgysem változtatna.A csökkenés átlagos mértékének megítélése azok között, akik tettek valamit 35% volt, és akiknem tettek semmit, ők 34 % csökkenést éreztek! Ez mindenképpen azt mutatja, hogy nagyonnagy várakozás és egyben óriási erőfeszítés volt a szolgáltatás bővítése a cégek életében!Akik növekedést tapasztaltakA növekedést tapasztaló cégek (8%), fele komoly lépéseket tett, annak érdekében, hogysikeres legyen, viszont a másik fele nem tett semmi pluszt.Akik nem tettek semmit, azok elmondták, hosszú évek munkájának az eredménye, hogy ilyensikereket értek el, éppen ezért semmi új szolgáltatáson nem gondolkodnak.A növekedést tapasztaló cégeknél meglépett változtatások, szolgáltatásbővítések:bankkártyás fizetés bevezetése, helyszínbiztosítás, stúdió berendezés készítése, építése,fotózás, workshop, modelltábor, folyamatosan bővített ügyfélkör, erős marketing.Azok, akik bővítették a szolgáltatásukat, az átlagos összbevétel növekedés mértékét 22%-osnak mondták. Akik nem tettek semmi különöset, de mégis növekedést tapasztaltak,átlagosan 12%-nak érezték ezt a mértéket.Akik nem tapasztaltak változástA változást nem tapasztaltak 79%-a semmit nem fejlesztett, és mindössze ötöde (21%)bővítette szolgáltatását.Tehát elmondható, hogy azok, akik pszichésen pozitívan állnak a helyzet megváltoztatásához,azaz, ha tesznek a változás érdekében, ha cselekvően áll hozzá, akkor ez a bevételeken ismeglátszik, ami pedig tovább növeli a pozitív életérzést, tehát ezek egymást erősítő tényezők.www.alitera.hu 13 2009. szeptember 20.
  14. 14. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvények összbevételeA válaszadók 33%-a elmondása alapján az általuk szervezet rendezvények összbevétele aválaszolók negyedének 1 millió Ft alatt van, és ugyancsak közel egynegyedének 10-20 millióFt között van.Érdekessége ennek az adatnak, hogy azok, akik bővítették a szolgáltatásaikat, átlagosanközel dupla annyi összbevételről nyilatkoztak (23 M Ft), mint, akik nem bővítették (12 M Ft).www.alitera.hu 14 2009. szeptember 20.
  15. 15. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésÉrdekes képet mutat a bevételek mértékének megoszlása a bővítéseket végző és nemvégző cégek között a szervezeti hovatartozást illetően is. A bővítést végzők magasabbbevétele mögött egyrészt az állhat, hogy a bővítést végzők sikeresebbek lettek, másrésztviszont, csak a nagyobb bevétellel rendelkezők engedhettek meg maguknak jelentősebbbővítéseket. Úgy gondoljuk mindkét tényező szerepet játszott, de a felmérés ennek atényezőnek a vizsgálatára nem terjedt, nem terjedhetett ki.Az MKVSZ tagság „kiemelkedése” az általuk szervezett rendezvények (expók, vásárok)sajátosságaiból erednek, viszont itt az átlagnál jóval nagyobb a különbség a bővítőkjavára. (A válaszadók aránylag csekély száma némiképp bizonytalanná teszi, hogy azeredmény mennyire lehet általánosítható az expószervezők szélesebb körében.)A rendezvény szervezéseA rendezvényszervezés meghatározó eleme, célcsoportja maga a kiállító vállalkozás,szervezet. Lényeges a rendezvényszervezése szempontjából, hogy milyen csatornákonkeresztül jut el a cégekhez a szervező.A válaszok alapján az látható, hogy a szervezők elsődlegesen az ajánlásra építenek,kiegyenlítetten használják a telefonos, személyes megkeresést, és a hirdetést, reklámot is. Azinternet is egyre inkább elterjed, mint hirdetési felület, és mint interaktív információs csatorna,sőt mint jelentkezés gyűjtő (regisztráló) hely is. Milyen módon, csatornákon kerülnek kapcsolatba eddig nem ismert, új résztvevőkkel? Személyes Telefonos megkeresés megkeresés 20% 21% Szervezők, közvetítők útján 13% Hirdetés, reklám 19% Ajánlás útján 27%A válaszadók többsége nagyon nagy hangsúlyt fektetett arra, hogy kiemelje a kialakultkapcsolatok jelentőségét. Kifejezetten büszkék arra, hogy személyes jó kapcsolatot ápolnaksok kiállítóval. Szerintük a rendezvényszervezés kizárólag bizalmi kapcsolatokon alapul, úgygondolják, nem lehetséges másképpen kiállítókat toborozni.www.alitera.hu 15 2009. szeptember 20.
  16. 16. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésNéhány rendezvény kifejezetten arra épít, hogy elsősorban, vagy kizárólagosan a térségbentalálható cégeket, vállalkozásokat hívja meg, és a közreműködőket is onnan választja.Ezzel szemben a nagylátogatottságú (több ezres) rendezvények szervezői szerint kizárólag azújdonság az, ami eladható, tehát állandó kutatásban vannak, keresik az újabb és újabbkiállítókat, szponzorokat.A szervezés kezdeteA válaszadók elmondták, hogy ma már, aki csak arra épít, hogy a „tavalyi” (korábbi)résztvevőket keresse fel, annak nagyon meg kell küzdenie a rendezvény előtti utolsószakaszban, hogy meglegyen a kívánt kiállítói létszám. A kiállító cégek profilváltása (rosszabbesetben megszűnése) is indokolja a folyamatos új kapcsolatok keresését, de volt, aki azújdonságok, a változatosság érdekében tartja ezt fontosnak. Az, hogy a cégek ismeretlenül,maguk jelentkezzenek egy-egy rendezvényre szinte elenyésző.A szervezéshez külsős közvetők igénybe vétele a legkisebb mértékű. Többen elmondták, hogyigénybe vettek ilyen szolgáltatást, de csalatkoztak benne, így inkább maguk oldják meg.Például, nem hisznek a telefonos megkeresésben, ezért levelet küldenek, és erre várják ajelentkezőket, jól lehet, csak abból tudják meg, hogy megszűnt egy cég, ha visszajön a levél.Ellenben voltak olyanok is, akik kifejezetten igénylik ezt a segítséget, akik szívesen és gyakranbíznak meg külsős szervezőket a toborzással, de inkább csak az utolsó időszakban, ugyanisakkor már nincs idejük a póttoborzásra (türelmük sem sokkal több). Úgy gondoljákgazdaságossági szempontból sem éri meg nekik ezzel foglalkozni, hiszen az utolsóidőszakban rengeteg a teendő, ezért különösen nagy energiát vonna el más, sokkal fontosabbdologtól. Ők elégedettek, hiszen elkelnek a kiállító standok, pavilonok, nincs kiadatlanwww.alitera.hu 16 2009. szeptember 20.
  17. 17. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésterületük. Azt is elmondták, hogy nincs annál rosszabb a rendezvényszervezők számára, mintaz, ha üresen maradnak helyek.A konferenciaszervezők elmondták, hogy alapvetően a rendezvény típusa határozza mega szervezés kezdetét. Nemzetközi konferencia esetében, minimum 1 évvel előtte el kellkezdeni a szervezést, akár kiállító, akár résztvevőkről legyen szó. Többen elmondták,hogy az a tapasztalatuk, manapság nem éri meg túl korán elkezdeni a szervezést, mertannyira változó a helyzet. Biztonságosabb, ha a 3 hónapnál nem korábbi a szervezés,igaz, pontosan ezért is használnak több csatornát. Jelentős még a rendezvény előttinéhány hét (2-3 hetet, maximum 1 hónapot értenek ez alatt), és ez igen intenzívtoborzást jelent, amelyhez adott esetben igénylik a külső segítséget is.Vannak, akik egész évben folyamatosan gyűjtik a jelentkezőket, a hirdetések és emailkampányok segítségével.A rendezvények szervezésével többségében egy-egy szervezőcégnél 2-3 munkatársfoglalkozik, a leggyakoribb az 1-5 fő foglalkoztatása. A konferencia szervezőknél dolgoziktöbb munkatárs szervezőként, jellemzően 5-10 fő.Csak a közreműködőkrőlA kutatásban a közreműködőknek néhány speciális kérdés tettünk, fel, ésértelemszerűen nem kérdeztük ezt a célcsoportot a szervezéssel kapcsolatban.Közreműködőként válaszoltak a rendezvénygasztronómia, rendezvényhelyszín,rendezvénytechnika, rendezvényügynökség, kiállítás-kivitelező cégek képviselői, azaz akikrendkívül fontos szerepet betöltve, a rendezvények hátterét biztosítják.A szervezőkkel, megbízókkal való kapcsolatuk jellegét firtató kérdésre igen óvatosanválaszoltak a cégek képviselői. Elmondták, hogy ma nem lehet kizárólagoswww.alitera.hu 17 2009. szeptember 20.
  18. 18. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésmegrendelőkről beszélni, inkább alkalminak minősítették a megbízásokat, még akkor is,ha ezek a megbízások többé-kevésbé évek óta rendszeresek voltak. A kizárólagosmegbízókkal alapvetően a konferenciák és a kulturális rendezvények hátterét biztosítócégek körében találkoztunk.A rendezvények háttérmunkáját végző cégek szolgáltatásait leginkább a konferencia és aszakmai kiállításokat szervező, rendező cégek veszik igénybe.SzponzorokA konferenciák, szakmai kiállítások esetében rendszeresen vannak a rendezvényeknekszponzorai. A szponzorok jellemzően vállalkozások, cégek, akik anyagilag is támogatják arendezvényt. A szakmai kamarák valamint az önkormányzat szponzori támogatásánakinkább presztízs szerepe van.A kutatás során a konferenciaszervezők elmondták, hogy nagyon nehéz manapságszponzort találni. Sok esetben azt tapasztalták, hogy maguk a cégek keresnekszponzorokat, így a cégek közvetlenül kapnak támogatást, ezért a kiállítás szervezők nemnagyon tudnak költségeket csökkenteni.Néhány rendezvényt a szponzorok kisebb mértékben támogatnak pl. értékes díjak,nyeremények felajánlásával.A gyógyszeripari cégek, kutatóközpontok állandó szponzorai több orvos kongresszusnak,így ezek a rendezvények az átlagosnál biztosabb alapokkal rendelkeznek.www.alitera.hu 18 2009. szeptember 20.
  19. 19. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA szervezők általában személyes, jó kapcsolatban vannak a támogatókkal, akiknek arendezvény előtt fél évvel küldik ki a felkérő levelet.Szervezés külsős cégekkelA szervezőket arról kérdeztük meg, hogy milyen területekhez igényelnek, vagyigényelnének a közeljövőben külsős segítséget.A legtöbb külsős támogatást a konferenciaszervezők vesznek igénybe. Hasonlóansokfélét igényelnek a szakmai kiállítások szervezői is, alapvetően az első 4-5 területig.További szolgáltatást is megjelöltek, gyakran vesznek igénybe dísznövénybérlést is.A résztvevők toborzásához külső segítségre többen nem is gondoltak még, és elképzelnisem tudják, hogy ki lenne az, aki ebben úgy tudna segíteni, ahogy azt ők teszik.Néhányan elmondták, hogy évek óta így dolgoznak, hogy az első jelentkezési hullámotkülsős céggel bonyolítják, és ők csak a pontosítással, és a konkrét ajánlatokkalfoglalkoznak.www.alitera.hu 19 2009. szeptember 20.
  20. 20. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA kérdőívben külön is rákérdeztünk, hogy igényelnének-e külső segítséget aszervezéshez, a kiállítók, látogatók toborzásához. A többség nem kérne segítséget,azonban akik kérnek, azok a rendezvény előtt 1 hónappal kérnének külsős cégtőlszervezési támogatást.Amikor más szövegkörnyezetben és konkrétabban megfogalmazva kérdeztünk rá, sokkaltöbben válaszolták azt, hogy igényelnék ezt a támogatást, mint amikor a csakfelsorolásban szerepelt ez a kérdés.www.alitera.hu 20 2009. szeptember 20.
  21. 21. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésTöbblettámogatás a résztvevő cégek számáraA rendezvény sikeressége nagymértékben múlik azon, hogy maguk a résztvevő, kiállítócégek mennyire érzik azt sikeresnek. Sok múlik az előkészítésen, azon, hogy a szervezőkhogyan és milyen többlettámogatást nyújtanak a cégek számára. A cégek csak akkorfognak jelentkezni újabb rendezvényekre, ha azt érezték, hogy mindenben azigényeiknek, elvárásaiknak megfelelően alakították a feltételeket, a körülményeket, sőtsegítették abban őket, hogy minden üzleti partnerük értesüljön arról, hogy milyen kiválórendezvényen vannak jelen.Ez általánosan igaz, és van közvetett hatása is, mert ha egy-két próbálkozás nem hozzameg a várt eredményt, akkor máskor, mások rendezvényein sem kíván majd megjelenni.A „várt eredmény” pedig egy nagyon is szubjektív kategória, mindazt jelenti, amitől egycég azt érzi, hogy azért a pénzért, amit ő kifizetett, különleges bánásmódban részesül, és,hogy az üzleti sikereihez is jelentős mértékben hozzájárul a kiállításon, vásárokon valórészvétele.A válaszadó szervező cégek töredéke, összesen 19%-a nyújt ilyen lehetőséget ügyfelei,partnerei részére.A leggyakoribb támogatás a partnereik számára az elégedettség mérése, valamint reklámés hirdetési felület biztosítása a rendezvények kiadványaiban, és az Internet is szerepetkapott, pl. a rendezvény honlapján. Néhányan további támogatást is megemlítettek:szállás, utazás megszervezése, színes programok a közönség igényei alapján,vendégkönyv, szolgáltatási csomag, melyet a rendezvény partnerei nyújtják egymásnak,például magánmentő szolgálat, biztonsági szolgálat, vagy egy meghatározott méretűkiállítóhelyet, standot ingyen biztosítanak. Egyetlen cég van csak, aki a kiállító cégekpartnereivel is foglalkozik: számukra levélben meghívót küld a rendezvényre.www.alitera.hu 21 2009. szeptember 20.
  22. 22. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA rendezvényszervezők többsége szerint a kiállításokra azért nem jelentkeznek a cégek,mert az emberek ma már mindent megtalálnak és megkapnak az Interneten, és ők issokkal olcsóbban meg tudják ott magukat mutatni.Az elégedettség méréseA leggyakoribb mérési eszköz az önként kitöltött kérdőív a rendezvény alatt. Az e-mailbenküldött kérdőívek kiegészítő jellegűek.Telefonos után követést is alkalmaz néhány szervező, a rendezvényt követő néhány hételteltével. Így sokkal komplexebb véleményeket kapnak, mert az volt a tapasztaltuk, hogy arendezvény alatt kitöltött kérdőív nagyon konkrét, adott helyzetre érvényes, míg, ha későbbkérik ki a véleményt, akkor jóval több dolgot tudnak meg, és emiatt sokkal hatékonyabb azután követés. Ráadásul az ügyfeleknek is jól esik, mert érzik, hogy még az után is gondolnakrájuk, hogy tőlük egyelőre nem várható további közvetlen üzleti haszon.Többen nem csak a résztvevők, hanem a látogatók elégedettségét is mérik, természetesenebben az esetben az elsődleges az önkéntesen kitöltött kérdőív. Nagyon sikeresek azok aszervezők, akik a látogatók elégedettségi mérésének eredményét megosztják a kiállítócégekkel, hiszen egyfajta „ingyenes” piackutatás ez a cégek számára. Megtudhatják mi volt alegnépszerűbb és miért, mit hiányoltak, mit kerestek, stb. A következő rendezvényrehatalmas muníciót jelenthet a szervezőknek és a kiállítóknak egyaránt.A kérdőív hasznosságának megítélése igen figyelemre méltó, hiszen a 38% „Teljesmértékben”, és az 58% „Elég jól” eredmény összességében komoly segítséget nyújt arendezvényszervezőknek a további fejlődéshez, a rendezvény színvonalának emeléséhez.www.alitera.hu 22 2009. szeptember 20.
  23. 23. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA szervezés legdrágább részeA kérdésünk arra vonatkozott mit éreznek a legnagyobb költségnek a szervezésben. Ahangsúly az érzeten volt, mert azt akartuk megtudni mit tartanak drágának. Amit nemszeretünk, vagy nem hiszünk abban, hogy a számunkra eléggé hasznos, arra sajnáljuk a pénztkiadni, azt drágának tartjuk.www.alitera.hu 23 2009. szeptember 20.
  24. 24. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésA legnagyobb költségnek a reklámot, és a hirdetési költséget érzik a válaszadók, és kicsitkevesebbnek gondolják a szervezők jutalékát, a munkatársak bérét. A reklám szükségességétsenki nem vitatja, de a megítélése sokszor még mindig a „szükséges rossz” kategóriába esik.Mivel a reklámok hatását nehezen tudják mérni önmagukban a hirdetők, valamint a sajátmarketinget is sokan minimális szintre csökkentették, így ezt tartják a legnagyobb kiadásnak,Többen elmondták, hogy mivel alapvetően ajánlással dolgoznak, és az ismerősökreszámítanak, csak azért reklámoznak, mert, hogy nézne ki, ha nem tennék.Többen úgy vélik, hogy lassan nem lesz szükség a kiállításokra, mert a különféle szakmákképviselői jobban megtalálják egymást az Interneten, mint egy-egy kiállításon, és persze acégeknek ez a legolcsóbb megoldás is, így a szervezők hirdetnek akármennyit, nem lesznekkiállítók akkor sem.ProblémákZáró, kifejtő kérdésünk arra vonatkozott, hogy milyen problémákat lát a szakmában, és milyenmegoldást képzelne ezekre a problémákra.  A legtöbben azt mondták el, hogy óriási visszaesés van a kiállítás szervezésben, kivitelezésben, mert a cégek nem akarnak részt venni rendezvényeken, mert teljesen visszafogják a marketing költségeket, mert nem kötnek üzletet, és mert nem lehet mérni az eredményességet.  Néhányan úgy vélik, hogy nehéz a cégek érdeklődését felkelteni, a szakmai kiállításokra egyszerűen nincs igény. Vannak, akik úgy látják, hogy az exportképes magyar gyártó vállalkozások száma lecsökkent, és ezért csökken vele együtt a nemzetközi vásárok, és magyarországi kiállítások száma is.  A legnagyobb kihívás most a minőség szinten tartása. Sokan aggódnak a szakmai színvonalért, hogy a cégek spórolása miatt nem lehet majd színvonalas kiállításokat, vásárokat szervezni. Ráadásul nem lehet több pénzt kérni a kiállítóhelyek területéért, pedig az összes költség emelkedik.  A szállodák nagyon kiszolgáltatottak, hiszen szorosan együttműködnek a szervezőkkel, de azok is rendkívül nehéz helyzetben vannak, akik saját maguk is szervezők, úgy fogalmazták meg: „Ha rosszul megy a cégeknek, nekünk is rosszul megy.” Hátrány még az is, hogy egy bizonyos szint alá nem mehetnek, ha pedig tartani akarják a színvonalat, akkor pedig az árakkal nem tudnak lépést tartani.  Többen a hiányolták a pályázati lehetőségeket, és néhányan keserűen állapították meg, ha van is pályázat, azon hogy nagyon nehéz nyerni, inkább lehetetlen.  Néhányan komoly problémának vélik, hogy nincs elég nagy rendezvényhelyszín Budapesten, sok komoly rendezvénytől esik el így a főváros. Volt, aki  épp ellenkezőleg  úgy gondolja, túlságosan fővárosközpontú a rendezvényszervezés.  Többen elmondták, hogy azon gondolkoznak, beszüntetik a tevékenységüket, és más vállalkozásba fognak. Rendkívül érdekes volt, hogy többen az állami intézkedéseket hiányolták, hogy legyen valaki, aki koordinálja a rendezvényeket,www.alitera.hu 24 2009. szeptember 20.
  25. 25. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés vagy éppen megrendelje ezeket. Azt érzik, hogy a koordinálatlanság következtében egyes kiállítások felaprózódnak, egymásra szervezik azokat.  Viszonylag sokan panaszkodtak szakmai inkorrektségre, a tartozások nehéz behajtására, a nagyon rossz fizetési morálra, és a sok megbízhatatlan alvállalkozóra. Aggódnak a szakmáért. Úgy vélik, hogy ma mindenki lehet rendezvényszervező, és ez a szakma hírnevét rontja.  Többen megfogalmazták, hogy sokkal több segítséget várnának a MaReSz -től, és volt olyan MKVSZ tag, aki a két szervezet összefogását szeretné látni. Többen úgy vélték, hogy azt kellene elérni, hogy a szakma színvonala ne romoljon, legyen összetartás, igazi szakmai együttműködést, kellene elérnie a szervezeteknek a szakma és a tagság érdekében.ÖsszegzésA kutatás alapján egyértelműen kiderült komoly nehézségekkel küzd arendezvényszervezők, közreműködők többsége. A kiútkeresése már nem olyanegyértelmű, a többség nem igazán tett tevőlegesen annak érdekében, hogy elmozduljonerről a holtpontról.  A kisebb része hatalmas erőfeszítések árán bővített szolgáltatását, és ők optimistábban, bizakodóan tekintenek az év hátralévő részére. Nagyon kis részük növelte bevételét igen komoly mértékben, és már az első félévben.  Azonban rendkívül kevesen akarják megtudni, hogy az általuk szervezett rendezvénnyel milyen mértékben elégedettek a kiállítók és a látogatók, valamint, arra sem keresnek választ, hogy mire lenne igényük. Szinte elenyésző azoknak a szolgáltatásoknak az száma, amelyek a kiállítók partnereivel is foglalkoznak.  A látogatók toborzására alapvetően a hagyományos reklám és hirdetési formákat használják, de a többség már az Internet adta lehetőséget is felfedezte.  A kiállítók felkutatását, toborzását is hagyományos módon végzi a többség, és alapvetően zártkörben, ismerősöket, régi kiállítókat kérnek fel, döntőek a személyes kapcsolatok.  Nem vizsgálják, és nem vonnak le következtetést a bevett szokásokhoz való ragaszkodás és a csökkenő megrendelések között. Úgy vélik rajtuk kívülálló okokból jutottak ide, így a változtatás sem az ő feladatuk és kötelességük. A zártság megnyilvánult abban is, hogy  a szakma jellegéhez képest  viszonylag magas volt a kutatásban való részvétel visszautasítása is.  A szakmai összefogás hiányát, az inkorrektséget, a szakma felhígulását is felelősnek tartják a szakma jelenlegi állapotáért. Különösen érdekes összevetni ezt az igényt azzal a ténnyel, hogy milyen sokan elzárkóztak a válaszadástól.  Sokan várnak valódi segítséget a szakmai szervezetektől: konkrét megrendelések biztosításától a szakma összefogásának elősegítésén át, az erőteljesebb érdekképviseletig.www.alitera.hu 25 2009. szeptember 20.
  26. 26. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés  Sajnos, a rendezvényszervezők körében is ugyanazt a tanult tehetetlenséget tapasztaltuk, mint több más szakma képviselőinél. Azért furcsa ez, mert a rendezvényszervezőknek hivatásából adódóan gazdaságélénkítő feladata van, hiszen a kongresszusok, konferenciák, szakmai kiállítások és vásárok kifejezetten ilyen szerepet kell, hogy betöltsenek.A felmérés során kiderült az is, hogy az optimista szemlélettel, a szolgáltatásokbővítésével, az egyedi, különleges attrakciókkal, kreatív ötletekkel talpon lehet maradni,sikereket lehet elérni, bevételt lehet növelni.  A rendezvényszervezők körében a 21. század technológiáinak alkalmazása még nagyon kezdetleges módon van jelen a szervezés előkészítésében. Az Internet adta lehetőségek, az interaktivitás jobb kihasználása éppen úgy hiányzik, mint a modern ügyfélszerzési formák, a többcsatornás ügyfélkapcsolatok előnyeinek megragadása, a feladatok racionalizálása, kiszervezési (outsourced) lehetőségek igénybevétele a költséghatékony szervezés érdekében.  Igen alacsonyszintű az ügyfélkapcsolatok ápolása, az elégedettségi mérések, a partnerek üzleti sikerinek támogatása különféle szolgáltatásokkal, a partneri, üzleti találkozók elősegítése.A kutatás számos problémát, és vele együtt megoldási lehetőségeket is feltárt. Reméljük,hogy kutatásunkat hasznosan tudják felhasználni a rendezvényszervező szakmaképviselői, hogy mindannyiunk örömére sok szép, rangos kiállításon, rendezvényenvehessünk részt az elkövetkezendő évtizedekben. Köszönjük minden válaszadónak a közreműködését, amely nagy segítség volt a rendezvényszervező szakmát átfogó kutatásunkhoz!A gazdasági élet szereplői számára az ügyfél a létezés alapja, ezért minden olyan döntés,amely az ügyfelek elégedettségét növeli, nagyon jó döntés. Mi azt a célt tűztük ki magunkelé, hogy vállalkozásunk humán és technikai erőforrásaival támogatást nyújtsunk aminőségi ügyfélkiszolgálásban, értékesítésben, a fejlődni, piaci pozícióját megerősíteniszándékozó vállalkozások számára. Operátoraink kedvessége hallatán mindenpartnerünk ügyfele azt érzi, hogy megkülönböztetett bánásmódban van része,szakszerűen foglalkoznak vele, és tudja, hogy valóban fontos a hívásunk.További felvilágosítás a kutatás eredményeiről és az egyéb lehetőségekről:Alitera Ügyfélkapcsolati Kft.Katona Erzsébettel: 30-5858197email: iroda@alitera.huhonlap: www.alitera.huwww.alitera.hu 26 2009. szeptember 20.
  27. 27. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezés A kutatás finanszírozója és kivitelezője az ALITERA Ügyfélkapcsolati Kft.Támogatás Call CenterrelA Virual Call Center Kft. telemarketing és ügyfélszolgálati callcenter rendszerét használjuk. A teljes körű,VoIP technológián alapuló távközlési szolgáltatás is a rendszer része, ezáltal a hívások minőségekifogástalan.A VCC rendszer rendkívül rugalmas, webes felületen keresztül saját magunk menedzseljük a teljesrendszert. Olyan adatmezőket, kérdőívet (scriptet) programozunk és töltünk fel, amilyent az adott feladatmegkövetel. A központi (hosztolt) platformnak köszönhetően igen üzembiztos, állandó a fejlesztés, így azügyfeleink egyedi igényei is könnyen, rugalmasan kezelhetőek.Lehetőségünk van az értékesítés előkészítésére, kutatások, felmérések marketingtevékenységekelvégzésére, ügyfél-vevőszolgálati funkciók ellátására, azaz mindarra, amelyre megbízóinknak azügyfélkapcsolatok ápolásához szüksége van.A kimenő kampányok teljes mértékben függetlenek egymástól, zárt rendszerűek, csak dedikált személyekkezelhetik. A kampányok adataihoz az operátorok csak a szükséges mértékben férnek hozzá. Megoldhatóaz is, hogy Ügyfeleink - internet-hozzáférés esetén bárhonnan - "élesben" kövessék saját kampányukalakulását.A kérdőív szerkesztőprogram segítségével válaszoktól függő elágazásokat, különféle összetett kérdésekettudunk felprogramozni, így rendkívül pontos, lényeges információt kaphatnak megbízóink ügyfeleiktől atermékeikről, szolgáltatásaikról. Az adatok feldolgozása, elemzése a továbbiakban a hagyományoseszközökkel (pl. Excel) könnyen, gyorsan elvégezhető.A kvótázás segítségével lehetőség van például adott területi, életkorbeli, felhasználás módja szerintiszűrőket alkalmazni a megfelelő mintavétel kialakításához, vagy több üzletkötő számára, különfélemennyiségben, különféle helyekre időpontot egyeztetni egy ütemben, egy kampányon belül.Munkatársak kiválasztásávalA vállalat számára megfelelő munkatársi profil kialakítása, a munkatársak kiválasztásának teljes körűbonyolítása, elsősorban az ügyfél-vevőszolgálat, személyes és telefonos értékesítés területére. Hirdetésírása, önéletrajzok elemzése, strukturált interjúztatás, tesztek elemzése, konkrét javaslattétel.Tréninggel, képzésselAz ügyfelekkel foglalkozó új, illetve kevés gyakorlattal rendelkező munkatársak számára szakmai ismeretekoktatása. A meglévő ismeretek karbantartása, a munka folyamán felmerült ügyfél-vevőkezelési problémákfeltárása, a helyes módszertan kiválasztása és begyakorlása. Kompetencia alapú fejlesztés:eladástechnika és ügyfélkiszolgálás személyesen és telefonon.Munkahelyi közösségek számára csapatépítő tréningek, az interperszonális, együttműködési képességekfejlesztése a csoportdinamika alkalmazásával, az igényekhez alkalmazkodó időtartamban.Egy-egy tréning, vagy tréning sorozat lezárásakor részletes elemzés készítése, amely magában foglalja atesztek kiértékelését, és a további fejlesztési és képzési területek megjelölését is, feltárva az adottszervezet közösségének erősségeit ésJól látható, hogy callcenterünkkel, amely magában foglalja gyakorlott operátorainkat, szakmai tudásunkat,és a korszerű technológiát, aktív szerepet töltünk be a különféle típusú ügyfélkapcsolatok ápolásában.Hatékonyan, megbízható, egyedi hangvétellel, magas szakmai minőségben, ellenőrizhető módon,beruházást nem igénylő, megfizethető, garantált költségekkel, elhivatottan dolgozunk a hosszú távúügyfélkapcsolatokért.További szakmai cikkeink a www.alitera.hu oldalon, valamint a blogon található: http://alitera.blogspot.comwww.alitera.hu 27 2009. szeptember 20.
  28. 28. Kutatás: konferencia  kiállítás  vásárszervezés  kivitelezésJegyzetekwww.alitera.hu 28 2009. szeptember 20.

×