Retour d’expérience sur le déploiement de GWALENN, la solution e-Parcours en Bretagne. De la co-construction à l’adhésion, vers une multiplication des usages

Retour d’expérience sur le
déploiement de GWALENN, la solution
e-Parcours en Bretagne
De la co-construction à l’adhésion, vers une multiplication des usages
- 22 mai 2019 -

2GCS e-Santé Bretagne / Médialis
Intervenants
Renaud LEFEVRE Gwenaëlle LE GARREC Erwann GRAVOT
Directeur
06 47 49 49 12
renaud.lefevre@esante-
bretagne.fr
Cheffe de Projets
06 29 64 30 76
gwenaelle.legarrec@esante-
bretagne.fr
Directeur Associé
06 74 67 31 52
egravot@medialis.com

Sollicitation des Dispositifs
d’Appui à la Coordination
(DAC) auprès de l’ARS
Bretagne pour un Système
d’Information Partagé
Genèse de GWALENN
Lancement des réflexions Lancement de l’appel d’offres
Même besoin
=> dématérialiser les
informations utiles à la
prise en charge des
patients
Sélection de l’outil
proposé par
2015 Fin 2016 2017
• Analyse des offres
• Intégration à l’appel
à projets SNAC
• Choix de l’éditeur
Faits marquants Faits marquants Faits marquants

Co-construction autour de GWALENN
L’ensemble des acteurs de terrains
et des représentants des professionnels
de santé
Répondre aux attentes et besoins des professionnels
Besoin : un outil commun pour faire du partage et de
la coordination de l’usager
Réunir l’ensemble des acteurs autour de la table afin
de partager les besoins communs
Pas un logiciel métier MAIS un outil SI parcours pour
communiquer en temps réel entre acteurs
Permettre à chacun quelque soit sont lieu et mode
d’exercice d’intervenir et de participer au parcours
cohérent de la personne accompagnée
Travailler ensemble pour faire bien mieux et bien
plus en mutualisant les compétences et les moyens
humains et financiers à l’outil
La force du collectif La volonté des acteurs de terrains

Contenu de l’offre à fournir par le prestataire
Point
d’entrée 1
Point
d’entrée 2

Pourquoi
Nom breton qui signifie « cercle » qui fait référence au cercle de
soins, élément important dans le parcours de la personne
Outil numérique commun au service des parcours
Choisi par l’ensemble des acteurs du projet

• S’intègre à l’e-Parcours Bretagne actuellement en cours de
déploiement sur les 3 territoires pilotes bretons
• En interaction avec son environnement avec des outils
numériques tels que :
Serveur régional de
rapprochement d’identités

11GCS e-Santé Bretagne / MédialisGCS e-Santé Bretagne / Médialis
Lancement des travaux avec l’éditeur

Les facteurs clés de succès identifiés
Une très forte implication des
acteurs
Démarche Quick-Win pour
répondre aux attentes
prioritaires
(implique solution déjà adaptée
au besoin)
Solution intuitive et attractive
Des équipes (GCS e-Santé Bretagne et
Médialis) présentes sur le terrain
Une dynamique évolutive (nouvelle
version chaque mois)
Transfert de compétences (support 1
et formations gérés par le GCS e-Santé
Bretagne)

Cadrage du projet
Déploiement auprès de 5 DC pilotes +
20 DC
Mise en place des fonctionnalités
métiers attendues dans la solution
Hébergement par la région
Intégration à l’ENRS
Interopérabilité annuaire régional
Réalisation de développements
spécifiques
• Guichet d’orientation
• Portail Partenaires
• Envoi de documents par MS Santé
• DMP Comptabilité
• Interopérabilité ROR
• Ligne de vie
Périmètre du projet initial Développements spécifiques

• Etablissements et services handicap
◦ ADAPEI Nouelles Côtes d’Armor, AFM Téléthon Bretagne, Mutualité 56, Association la Bretèche, Fondation Bon
Sauveur, Les Ateliers du Douet, ...
• 6 MAIA :
◦ MAIA de Brest
◦ MAIA Dinan Armor
◦ MAIA EAS Vannetais
◦ MAIA Est Cornouaille
◦ MAIA Ouest Cornouaille
◦ MAIA Pays de Rennes
• 2 PTA :
◦ ASNF
◦ Betek Pen
• 1 Réseau de santé
◦ Réseau Accompagné
Présence de la solution Médiateam en Bretagne
Etablissements et services handicap (ESMS)
6 MAIA
2 PTA
1 Réseau de santé

Stratégie et pilotage du projet

Organisation du projet
GCS e-Santé Bretagne Médialis
Julie PETITCOLLOT
Chef de Projet dédié
Chef de projet
technique
Responsable
service client
SCRUM Master Responsable
formations
Gwénaëlle LE GARREC
Chef de Projet
Olivier LE BOURCE
Chef de Projet
Maëva AMELOT
Chef de Projet
GCS e-Santé Bretagne Médialis

Courbe de déploiement d’un projet e-Parcours
Territoire
Services / Parcours
Territoire
pilote
Région
Infra-
territoires
régionaux
Périmètre initial
Nouveaux services
Nouveaux parcours
Démarche Quick-Win
5 pilotes sur échelle régionale
puis extension progressive
Vague 2
Vague 1

• Phase 1 – Co-Construction de l’outil : ateliers de paramétrages
• Phase 2 – Paramétrage de l’outil et tests
• Phase 3 – Déploiement auprès des sites pilotes (période de VSR)
• Phase 4 – Bilan et signature de la VSR
• Phase 5 – Déploiement de Gwalenn sur la Bretagne
Expérimentation / VSR
Développements spécifiques, mise en recette puis en production
Co-Constructiondel’outilet
déploiement
Phases
techniques

• Démarche AGILE SCRUM
• Gestion d’une « Liste de Courses » (le backlog)
• Priorisation des demandes les unes par rapport aux autres avec des représentants
• Livraison d’une nouvelle version tous les mois incluant des évolutions (SPRINTS mensuels)
• Communication auprès des utilisateurs
Démarche itérative
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

• A partir d’octobre 2017 : Groupes de travail - Ateliers thématiques
Co-construction de l’outil
• Représentants de la communauté
• Chef de projet Médialis
• Coordinateur opérationnel du projet (GCS)
Membres
• Affiner le besoin utilisateur d’après le cahier des
charges prédéfini
• Valider le paramétrage proposé en séance
• Assurer le reporting vers le comité projet
Missions
• Dossiers des usagers
• Activité
• Gestion des accès
• Statistiques
• Générateur de documents
• PPS / PSI
• Guichet d’orientation
• Portail partenaires
Thématiques
• Reprise de données
Accompagnements spécifiques
Octobre 2017

Adaptabilité et paramétrage de la solution
Contenu du
dossier
(formulaires, etc.)
Parcours
(étapes, entrées,
sorties, …)
Référentiel
d’activité
Profils de droits Design
• Adaptation en Groupes de Travail avec des représentants, futurs utilisateurs
Co-construction à la volée des formulaires pendant les Groupes de Travaux
Octobre 2017

Adaptabilité et paramétrage de la solution
Ex : gestionnaire de formulaires WYSIWYG
Contenu du
dossier
(formulaires, etc.)
Parcours
(étapes, entrées,
sorties, …)
Référentiel
d’activité
Profils de droits Design
• Adaptation en Groupes de Travail avec des représentants, futurs utilisateurs
• Co-construction à la volée des formulaires pendant les Groupes de Travaux
Paramétrage du champ

Déploiement auprès des sites pilotes Mars 2018
Formations
Mise à disposition de
Gwalenn
Mise à disposition d’un
cahier de tests
Accompagnement des
structures
(support en présentiel du
GCS e-Santé Bretagne et de
Médialis ou par téléphone)
Période de VSR 5 mars – 17 avril 2018
3 PTA : Appui Santé du Pays de Fougères – APS - Cap Santé Armor Ouest
2 MAIA : MAIA de l’EAS de Pontivy - MAIA du Pays de Morlaix (porteuses de CLIC)

• A la fin de la période de VSR :
• Réunion de bilan de la VSR : 17 avril 2018
Accord des sites pilotes et du GCS e-Santé Bretagne pour déployer GWALENN
sur le territoire breton
Premiers résultats et GO pour déploiement
Nombre de
dossiers créés
Nombre de
fiches de suivi créées
236 1 421
Avril 2018
✓ Des utilisateurs satisfaits
✓ Déjà de nombreuses demandes
d’évolution
- L’annuaire et son utilisation

Chantiers complémentaires post VSR

• Bretagne : première vague aux formations interRAI-HC pilotées par la CNSA
• Médialis : éditeur engagé auprès de la CNSA et plusieurs régions
pour intégrer le référentiel dans sa solution
• Bretagne région pilote
• Planning :
◦ Développements : T4 2017 à T1 2018
◦ Tests : T2 2018
◦ Mise en production : juillet 2018
Intégration d’interRAI-HC à GWALENN Juillet 2018

Besoin :
◦ Outil de signalement, repérage et orientation. Workflow d’acceptation/refus/relai des demandes.
Cible prioritaire :
◦ PTA et MAIA
◦ Partenaires, notamment acteurs dans le médico-social
Démarche :
◦ Co-construction à 100% avec les acteurs
◦ Groupe de travail :
− Définition des données à échanger
− Stabilisation du workflow (envoi et acceptation des demandes)
− Travail sur l’ergonomie
◦ Important travail de spécification fonctionnelle
Guichet d’orientation Avril 2019

Besoin :
◦ Une interface simplifiée, adaptée à un usage sans formation préalable et en mobilité
Cible prioritaire :
◦ Partenaires des PTA et MAIA équipées de GWALENN (libéraux, hospitaliers, services, etc.)
Démarche :
◦ Identification des fonctionnalités essentielles :
− Dossier administratif, Projet de coordination (PPS/PSI)
− Cercle de soins
− Cahier de liaison
− Guichet d’orientation pour pouvoir effectuer des signalements
◦ Restriction des droits et simplification de l’interface
◦ Tests en situation réelle et adaptation de l’ergonomie
◦ Amélioration du workflow d’enrôlement des partenaires
Portail Partenaires Avril 2019
En consultation
seule pour l’instant

38 dispositifs déployés
À venir
Juin 2018T0 + 3 mois Octobre 2018T0 + 7 mois
Janvier 2019T0 + 10 mois
À venirMai 2019
T0 + 14 mois

• Chaque DAC bénéficie d’une journée de formation (par groupe de 10 personnes)
• Début d’utilisation suite à la formation
• Les premières formations ont été assurées par la chef de projet Médialis en binôme
avec la chef de projet du GCS e-Santé Bretagne pour un transfert de compétences
• Transfert de compétences auprès du GCS e-Santé Bretagne
➢ Formations aujourd’hui principalement assurées par le GCS e-Santé Bretagne
Formation des utilisateurs

• Etat des lieux en Bretagne : 6 MAIA et 2 PTA utilisatrices de l’outil
• Depuis l’arrivée de , un process mis en œuvre :
1. étude de l’existant avec la structure concernée
2. reprise des données
3. ajout de fonctionnalités complémentaires qui permettent le partage et la mise à
disposition des fonctionnalités existantes à l’ensemble des utilisateurs de GWALENN soit
auprès des 38 structures, actuellement déployées
Un passage de relais

GWALENN, c’est un outil d’information partagé pour
l’ensemble des métiers de la coordination.
Sylvie Métayer
Directrice de la PTA Appui au Parcours de Santé (56)
Une dynamique régionale forte
Animation de projet Participation des acteurs
• Mobilisation des acteurs de terrain
• Implication de chacun aux
différentes étapes du projet de
GWALENN
• En fonction des thématiques,
différents acteurs de la
coordination participent aux
Groupes de Travail
• Mise en place d’un Club
Utilisateurs
Adhésion à l’outil
Retours positifs des acteurs du projet
GWALENN permet de faire le lien entre les
professionnels de santé et les professionnels de la
coordination.
Anaïs Clerc
Chargée de mission – URPS Médecins Libéraux Bretagne
L’ensemble des fonctionnalités de GWALENN
correspond bien au besoin de la vie quotidienne de
notre structure.
Sophie Graviou
Pilote MAIA Cap Santé Armor Ouest (22)
Animation de projet Participation des acteurs Adhésion à l’outil

Evolution de l’usage de GWALENN
Chiffres au 21 mai 2019
0
2 000
4 000
6 000
8 000
10 000
12 000
0
20 000
40 000
60 000
80 000
100 000
120 000
140 000
160 000
180 000
Usages de GWALENN
Fiches d'intervention Dossiers
10 017 dossiers
170 043 fiches de suivis

Et demain ?
Nouvel Appel à Manifestation d’Intérêt
• Diffusion de l’AMI en avril 2019 afin
d’étudier l’opportunité d’intégrer les CLIC,
réseaux spécifiques et PCPE à GWALENN
• Souhait pour les CLIC d’intégrer un outil tel
que GWALENN dans leur quotidien
Ouverture vers de nouveaux acteurs
• Volonté d’étendre le périmètre d’actions de
GWALENN auprès des acteurs au sens large du
cercle de soins

Merci pour votre attention
Pour des échanges ou une démonstration
Stand
D61

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