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Manual Detalhado de Instrução ao Basecamp

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Treinamento passado aos colaboradores do Grupo Libertas S.A

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Manual Detalhado de Instrução ao Basecamp

  1. 1. Manual Detalhado de Instrução https://grupolibertas.basecamphq.com/ConteúdoPrimeiro Módulo ...................................................................................................... 2 1.1 Apresentação................................................................................................. 2 1.2 Funcionamento e Vantagens ......................................................................... 2 1.3 Escopo e Objetivos ........................................................................................ 3Segundo Módulo ..................................................................................................... 3 2.1 Registro de Usuário ....................................................................................... 3 2.2 Primeiro Acesso ............................................................................................. 5 2.3 Página Principal ............................................................................................. 6Terceiro Módulo ...................................................................................................... 6 3.1 Conhecendo os Campos ............................................................................... 6Quarto Módulo....................................................................................................... 12 4.1 Recomendações Importantes ...................................................................... 12
  2. 2. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Primeiro Módulo1.1 ApresentaçãoProvavelmente você já ouviu falar do Basecamp, um gestor de projetos online com maisde oito milhões de usuários ativos tendo como clientes a Warner, Adidas, Kellog´s e USAToday, mesmo com grandes empresas como parceiras, podemos dizer que a sua basede clientes é composta principalmente de pequenas e médias empresas.O Basecamp é um software criado pela 37signals, uma empresa americana, e éconsiderado por unanimidade a plataforma colaborativa de gestão de pessoas e projetosmais completa e versátil do mundo.Basicamente ao nível das funcionalidades, o Basecamp é muito mais do que uma simplesaplicação de gestão de tarefas. É na verdade um autêntico centro de controle para osseus projetos, uma vez que lhe possibilita o armazenamento de dados, textos,documentos, gestão de vários projetos em simultâneo com diferentes níveis de acessos,capacidade de organizar brainstormings coletivos em “White Board”, conversas em chatcom todos os colaboradores em simultâneo e muito mais.1.2 Funcionamento e VantagensAfinal como funciona o Basecamp? Esse grande software como já falado pode serutilizado para realizar sessões de brainstorming, reduzir o número de reuniões, conversassobre potenciais estratégias, e até mesmo realizar bate-papos com toda a equipe.O Basecamp é extremamente versátil, e permite-nos também coordenar toda a equipe deeditores, autores, colaboradores com as devidas permissões de visualização e interaçãoque cada um merece ter.A grande vantagem do Basecamp é que ele é extremamente simples. No site da empresatemos até um depoimento de um cliente contando como sua própria mãe ficougerenciando o negócio dela por um grande tempo, de tão simples que é o sistema.Podemos dizer que o nicho da 37 Signals é produzir sistemas que sejam simples e leves,mas que resolvam o problema na maioria dos casos. Para os usuários, isso significamenos tempo e esforço para aprender a usar o software e menos poluição visual na suatela. -2-
  3. 3. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.1.3 Escopo e ObjetivosEste manual vai se concentrar na funcionalidade e capacidades da solução do softwareBasecamp. O seguinte tutorial irá utilizar um exemplo simples de um projeto emandamento para facilidade de compreensão.Através deste manual, você será capaz de gerir de maneira eficaz as seguintesferramentas e capacidades:  Criação de projetos  Metas  Perfil do usuário  Mensagens  Lista de tarefas e afazeres  Marcos  Downloads de arquivos  WriteboardsSegundo Módulo2.1 Registro de UsuárioIremos dar agora o início ao Basecamp, até o momento foi apresentado a você apenas afunção e as vantagens deste gestor de projetos. Tudo começa com o recebimento de ume-mail, no qual o seu supervisor lhe convidará para participar de um projeto que irá seiniciar ou que já está em andamento. Confira abaixo a imagem:Acessando o link acima que estará em seu e-mail, iniciaremos o passo seguinte que seráo do seu cadastro junto ao programa. Segue abaixo a imagem, no qual será necessário oregistro dos seus dados: -3-
  4. 4. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Após esse processo você estará adentrando ao sistema, no qual irá conhecer todos osseus campos e suas funcionalidades no próximo módulo.Após salvar o seu login e a sua senha, em caso de problemas com os dados cadastrados,favor entrar em contato com o seu supervisor ou peça o reenvio de senha no própriobasecamp. https://grupolibertas.basecamphq.com/ -4-
  5. 5. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.2.2 Primeiro AcessoSeja bem vindo a sua nova plataforma! Imediatamente após o seu login no basecamp,acesse o campo “My Info” que estará no canto direito superior de sua tela. Após essepasso, você irá clicar em “Edit your personal information” conforme a figura abaixo:Nesse acesso, além de editar suas informações pessoais você também poderá ajustar alinguagem do programa para português, horário, foto e outros dados. -5-
  6. 6. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.2.3 Página PrincipalApós alterar a linguagem para português, horário e atualizar outras informações, iremosagora conhecer a função de cada campo e como utilizá-la.A imagem acima refere-se à página inicial do Basecamp, nela teremos várias informaçõesimportantes, um exemplo é o seu calendário que informa alguma atividade a realizarnaquele mês. O programa também mostra se você possui alguma meta atrasada, tarefasdesignadas por você ou de algum supervisor e outros campos para a criação de um novoprojeto ou para acessar um plano já existente.Obs. Para acessar a página inicial do seu basecamp, deve utilizar o campo “Painel deControle”.Terceiro Módulo3.1 Conhecendo os Campos -6-
  7. 7. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Para você administrador, o Basecamp permite a criação de diversos projetos para secomunicar com seus colaboradores ou até mesmo para se organizar. Observe que oprograma lista todos os projetos que o colaborador está associado.Conforme a imagem da página anterior, para iniciar um novo projeto, basta clicar no íconede criação, seguir os passos adiante e logo após configurá-lo. Observe que o Basecampinforma a você o significado de todos os campos resumidamente ao clicar em suasatividades, como podemos ver abaixo:Obs. Para colaboradores não existirá a opção criar um novo plano, sendo assim,aparecerá apenas seus projetos que já estará disponível para o mesmo utilizá-lo.Iremos abaixo conhecer todos os atributos disponíveis após criar um projeto. -7-
  8. 8. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Através do campo Pessoas e Permissões, temos o acesso à equipe de determinadoprojeto. Para você administrador, o Basecamp permite-lhe adicionar o número de usuáriosque desejar ao sistema, e em seguida definir os níveis de acesso de cada um delesindividualmente, atribuir um projeto, entre outras opções interessantes. Já os usuários têma opção de visualizar todos os dados dos colaboradores de seus projetos para contato.Os Resumos de atividade do Basecamp são basicamente o mural de atividade realizadonum determinado projeto. No exemplo acima pode-se ver um resumo da atividaderealizada no projeto da Escola Criatividade que temos dentro do nosso Basecamp, onde oautor Diogo coloca regularmente as atividades que vai realizando, nomeadamente aorganização dos conteúdos que pretende publicar, quais já foram publicados, metas,objetivos, etc. -8-
  9. 9. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Os WriteBoards do Basecamp funcionam basicamente como os “WhiteBoards” dasescolas, ou seja, quadros brancos colaborativos onde toda a equipe pode colocarinformações acerca do projeto ou das idéias que se pretendem implementar. OsWriteBoards não têm limites ao nível da criação, ou seja, você pode criar quantos quadroscolaborativos desejar, e depois definir as permissões dos usuários que podem acessaresses quadros e participar das discussões.A plataforma de Arquivos tem a vantagem de você poder guardar todos os arquivos quedesejar diretamente no seu Basecamp, sejam eles ficheiros de documentos Word ouExcel, PDF’s, Vídeos, etc. Esta é também uma forma interessante de você manter umhistórico dos seus ficheiros mais importantes, ficando com acesso a eles a partir dequalquer lugar do mundo, bastando para isso uma conexão à internet. -9-
  10. 10. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.As Mensagens têm a vantagem de poderem ser realizadas por várias pessoas emsimultâneo, gerando excelentes insights e trocas de opiniões em tempo real. O Basecamppermite-lhe criar mensagens e debates facilmente, sobre vários assuntos anexados a umdeterminado projeto em concreto. Como pode ver na figura acima, alguns tópicos temcerca de 180 mensagens, o que significa que é possível gerar uma grande quantidade decomentários e idéias partilhadas em simultâneo por toda a equipe.Através do Calendário do Basecamp, tanto os colaboradores quanto os administradorespoderão criar metas e eventos do seu projeto, além de saber se essas atividades estãosendo cumpridas ou não. -10-
  11. 11. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.A listagem de Tarefas nada mais é que uma lista de “To-Do” bem simples, com adiferença de que você pode delegar uma tarefa para uma pessoa da equipe e iniciardiscussões relacionadas à tarefa. Imagine criar uma tarefa como exemplo “escolher novolayout do site”, postar imagens com os layouts propostos, discutir sobre eles, chegar auma conclusão, sem precisar parar para fazer uma reunião. Agora imagine quanto tempouma reunião sobre isso poderia levar. Observe na imagem acima que além de criar novastarefas, você poderá ver quais atividades foram atribuídas a você.Conforme a introdução na imagem acima, o atributo Horas ajuda você administrador ecolaborador a controlar o tempo gasto de um projeto e tarefa através de uma planilha. -11-
  12. 12. Instruções para utilização do Basecamp – Grupo Libertas Participações S.A.Quarto Módulo4.1 Recomendações Importantes  Todo o acesso relacionado ao basecamp será exclusivamente online;  Link de acesso ao Basecamp https://grupolibertas.basecamphq.com/  Não se deve utilizar o usuário de outro colaborador;  Para a utilização do mesmo, pedimos a preferência da mais recente versão do navegador Mozilla Firefox  Em caso de qualquer dúvida ou erro do Basecamp, favor entrar em contato através do nosso e-mail suporte@grupolibertas.com.br -12-

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