Mettre en place un intranet de veille territoriale

Mise en œuvre d’un Portail Intranet & Extranet pour la veille et l’intelligence territoriale Université Toulouse I MASTER Intelligence économique 10 novembre 2005

Sommaire
Introduction : portail et gestion de contenu (1h00)
portails web  sites vitrines
Rubriques et services proposés
Les grandes fonctions et rubriques d’un portail intranet
Etudes de cas (2h00)
Exemples de portails
Navigation et démonstration
Organisation et mise en œuvre (1h00)
Aspects techniques
Organisation humaine
Erreurs à éviter
Diagnostic : (non prévu)
mise en oeuvre dans le cadre de son activité
Questions & échanges
17/07/11

Portail web ≠ site vitrine
Portail Web - intranet :
pouvoir accéder en un seul et même site à toutes les informations disponibles dans l’organisation
tendre vers l’exhaustivité, décrire la réalité de ce qui se passe ou se produit comme information dans l’organisation
Permettre la diffusion d’une information dynamique et mise à jour en temps réel
Objectif : informer, c’est un outil d’information et d’échange
Site vitrine :
Présenter de manière succincte les atouts de l'organisation
L’essentiel étant diffusé, les informations ne doivent théoriquement pas être modifiées
Objectif : communiquer sur son meilleur jour , C’est un outil de communication externe
17/07/11

Système : d’information # informatique
La confusion existe généralement entre système d’information et système informatique.
Une organisation/entreprise peut très bien avoir un système d’information qui n’est pas en relation étroite avec son système informatique.
Le système informatique peut très bien servir à autre chose que gérer l’information
Le système d’information peut encore parfois s’affranchir de l’informatique
17/07/11

Portail intranet ; révélateur de l’organisation
Un portail intranet peut être un outil pour aider à gérer les flux d’information, mais ne génère en rien une organisation (ce n’est pas parce qu’on propose un gestionnaire d’agenda que les utilisateurs vont mieux gérer leur temps)
Un portail intranet accompagne la politique de diffusion ou d’organisation de l’information, il n’est en rien une solution miracle qui permet de mieux gérer son rapport à l’information et à la documentation
Il cherche à proposer sur un site unique l’ensemble des services liés à l’information apporté par l’organisation
Sans une organisation interne, le portail intranet d’information devient rapidement une coquille vide
17/07/11

L’information & la documentation et les portails intranet
L’information et la documentation peuvent avoir des rôles et des objectifs différents selon les organisations :
Assurer la gestion d’un centre de documentation (classement, indexation, prêt, gestion des abonnements, archivage,…)
Assurer des missions de veille pour des départements ou des utilisateurs particuliers (recherche et diffusion d’informations,..)
Produire des rapports, des statistiques, des études ou dossiers thématiques (recherche, analyse, mise forme)
Diffuser une actualité (alerter, animer et sensibiliser les utilisateurs)
Construire une connaissance ou un savoir technique (Knowledge Management)
17/07/11

Exigences d’un portail intranet de veille & d’information
Permettre aux travailleurs ou utilisateurs du savoir non-techniciens de créer, gérer et publier leurs propres informations sur les portails pour une utilisation rapide ;
Distribuer des informations sécurisées, à jour et exactes pour le support de multiples initiatives de portail - extranets partenaires , intranets employés et sites de contact clients ;
Fournir des informations rapides et ciblées et personnaliser le contenu pour les différents publics et rôles.
Ajouter l'intelligence de contenu afin d'accroître pertinence et ciblage des informations fournies aux utilisateurs ;
S'intègrer aux applications de l’organisation et aux silos d'informations disparates et les rendent facilement accessible via des portails. Etc.
17/07/11

Extranet # intranet : définition
Un extranet est une extension du système d'information de l'entreprise ou de l’organisation à des partenaires situés au-delà du réseau.
De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site internet, il s'agit d'un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise, à ses partenaires ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources informatiques de l'entreprise par l'intermédiaire d'une interface Web.
17/07/11

Services & rubriques proposés par un portail intranet Liste non exhaustive des services proposées par un portail de contenu dans une organisation (domaine des possibles)
Agenda partagé
Documentation en ligne
Gestion des abonnements,
Gestion des actualités
Gestion de réunions
Forums de discussion
Gestion de planning
Evènements (salon , conférence,..)
Gestion des Newsletters
Moteur de recherche
Phototèque & vidéothèque
Ressources à disposition
Liens utiles, bookmarks
Sondages en ligne
Ressources disponibles
Compétences disponibles
Foire aux questions (FAQ)
Modèles de documents
Gestion de projets
Gestionnaire de tâches
Notifications
Alertes
17/07/11

Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Organisation simplifiée
On y trouve une liste de rubriques « empilées » qui permettent d’accéder à plus ou moins de services
Organisation en mode projet
Le projet est le cœur du système, toutes les rubriques lui sont liées, permet un fonctionnement et une analyse par projet jusqu’à pouvoir gérer des processus métiers liés aux projets
Organisation pour la veille
Le portail a une orientation « veille » avec tous les services que cela peut comporter de recherche, classement, indexation, diffusion, analyse, etc.
17/07/11

Organisation pour la documentation et l’archivage
On y trouve tous les outils adaptés pour la documentation et l’archivage (thésaurus, gestion des prêts, gestion des abonnement, etc.)
Organisation par communautés
Peuvent rejoindre le mode en projet, organisé par centre d’intérêt de chaque communautés, comportent peu d’outils d’indexation, fonctions de stockage simplifiées, interfaces simplifiées, peu d’outils statistiques
Tendances actuelles des portails :
Apporter le plus de fonctions possibles, intégration des outils les plus performants de chaque type, pour en faire un outil intégré global
17/07/11

Diffuser - Alerter
Partager - Echanger des informations & des documents
Rechercher des informations
Analyser - Formaliser - Synthétiser l’information
Classer - Archiver la documentation (Numérique et papier)
Collaborer dans le cadre de la production d’une information
Capitaliser des savoirs-faire et de la connaissance
Protéger l’information se trouvant sur le serveur
17/07/11

Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet
Diffuser & Alerter
La fonction essentielle d’un portail intranet est de diffuser une information à un public ciblé et ceci de manière simplifiée et rapide.
Cette fonction de diffusion et d’alerte peut cependant prendre différentes formes et peut faire appel à différents types de technologies internet, elles peuvent être plus ou moins automatisées et paramétrables
De la plus simplifiée qui consiste en un affichage sur le portail web à la plus récente, l’envoi par SMS
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les Flux RSS XML, les Newsletters, les alertes par mail ou par SMS
17/07/11

Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet
Partager-Echanger des informations & des documents
La tendance actuelle des portails est d’offrir la possibilité aux utilisateurs ou communautés de partager et d’échanger tout type de documents
La diffusion simple d’information sur un portail Web ou un Weblog permet de réaliser cette fonction de partage, par simple publication sur celui-ci
Des systèmes plus évolués permettent non seulement de publier cette information mais, échanger, enrichir
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestion des versions de documents, Forums, liste de diffusion, ..
17/07/11

Rechercher une information
Un portail est essentiellement composé d’une multitude d’information et de documents disponibles aux utilisateurs
Ces informations sont en général gérées par un moteur de base de données qui peut être plus ou moins puissant
La solution la plus simple et souvent la plus utilisée est la recherche par mots clés en utilisant un moteur de recherche
Aujourd’hui les moteurs permettent une indexation, non seulement sur des fichiers textes, des champs spécifiques mais également sur différents types de fichiers y compris images, photos, vidéo, pdf,…
Les bonnes vieilles méthodes manuelles d'indexation restent utilisées mais dans un cadre spécifique, tendent à disparaître au fur et à mesure de l’évolution technologiques et des performances des moteurs
17/07/11

Analyser - Formaliser - Synthétiser
Les données actuelles disponibles sur Internet sont nombreuses et parfois trop abondantes.
L’essentiel de ces informations sont diffusées de manière brutes, non traités et analysées, elles relatent des faits, de l’actualité. Il faudrait parler plus de données que d’information
Pour donner du sens aux données, il faudra donc utiliser des moyens ou des outils d’analyse qui vont donner un peu plus de sens
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Cartographie des données, graphiques, synthèses manuelles, analyse lexicographique.
17/07/11

Classer - archiver
Les premiers outils documentaires informatiques étaient orientés essentiellement sur les métiers de la documentation, ils ont existé bien avant l’ère de l’Internet.
Nombreux sont les logiciels et outils existants sur le marché (ex : Alexandrie un des plus connu dans le monde de la doc.)
Aujourd’hui ces outils s’ouvrent à l’environnement utilisateurs et intègre des fonctions portails tout en conservant la puissance d’un outils documentaire spécialisé.
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : upload de fichier, gestion de photothèques, indexation automatique
17/07/11

Collaborer - groupeware
L’utilisation de l’Internet apporte de nouveaux mode de travail et de fonctionnement dans les organisations
Qu’ils soient synchrones ou asynchrones ces outils permettent de s’affranchir de nombreuses réunions étapes, facilitent le suivi de l’évolution des projets, l’accès aux bases de références utiles aux projets et aux
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestionnaire de projet, gestionnaire de resousrces et de tâches, Agenda partagé, synchronisation PC/Serveur, Chat, Netmeeting, video-conferencing,..
17/07/11

Capitaliser des savoir et savoir-faire
Les nouveaux enjeux de l’informatique communicante se situent dans la capitalisation des savoirs et savoir-faire
Certes, Internet à fluidifié les échanges de manière croissante, mais l’information essentielle, s’est à dire les savoir-faire et la connaissance réelle de l’organisation ont du mal à être stockées
Pourtant la capitalisation des actions menées servent à l’amélioration des niveaux de réponses et donc de la productivité des organisation
On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les FAQ, Annuaires de compétences, vidéos,..
17/07/11

Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple digimind Evolution
Fonctionnalités évoluées d’administration, de surveillance, de workflow, d’alertes et d’analyse. L’équipement complet…pour la veille.
17/07/11

Organisation fonctionnelle d’un intranet de veille Exemple Ariège Expansion
Un outil complet pour la veille territoriale
17/07/11 Fichier clients, institutions, prospects E-mailing Mailing courrier Etiquettes Statistiques Visite prospection Formulaire Web Information presse (SIG -Optionnel) Alimentation Exploitation Intranet Fichier zones, territoires, communes, canton, bassins Fichier Documentation Structure fonctionnelle d’un intranet de veille « global » d’une organisation Publication sur le Web Exploitation Extranet Fichier de Thématiques de veille Listes de diffusion Thématiques Exploitation Intranet - Veille thématique - Gestion de la doc° Fichier Production Fichier Sources/Experts Courriers Abonnements Etudes CD-Rom Analyse de presse Communiqué de presse Rapport d’étonnement Bookmark communs Expertise métier Capital / savoir-faire Projets - Affaires

Besoins & solutions (exemples) Axe Budget - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions payantes hébergées - ASP Budget Niveau de maîtrise informatique Solutions gratuites hébergées - ASP Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Digimind Easy-KM

Besoins & solutions (exemples) Axe Services disponibles - Niveau de maîtrise informatique 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions hébergées payantes ou gratuites Services Niveau de maîtrise informatique Solutions gratuites hébergées - ASP Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva CRP Wiki Digimind Easy-KM

Besoins & solutions (exemples) Axe Services disponibles - Budget 17/07/11 Evolué Faible Faible Evolué Solutions hébergées payantes Services Solutions gratuites hébergées Solutions gratuites logiciels libres Solutions propriétaires évoluées SPIP Blog Mayeticvillage OpenGW PHP Nuke eZePortal Webspère PE Documentum Duereva Wiki Budget Digimind Easy-KM

D’autres références et analyses sur les intranets & outils de veille
Cartographie des outils de veille
Veille magazine n°86 Septembre 2005
http://vtech.canalblog.com
Liste d’outils ou de solutions disponibles
http://solutions.journaldunet.com/0509/050928_panorama_veille.shtml
http://www.zeknowledge.com/solutions_technologiques_km.htm
17/07/11

Etudes de cas : Systèmes d’intranet pour la veille
Hebdopresse.com
Weblogs
Centre de ressources MPE
Easy-KM
Extranet Ariège Expansion
Digimind Evolution workflow de veille (non disponible)
17/07/11

Hebdopresse.com
Fonctions essentielles :
Produire une lettre d’information hebdomadaire sur l’économie régionale en partageant le travail de dépouillement et de collecte de l’information issue d’une analyse de presse de plus d’une trentaine de revue et hebdomadaire.
Organisation humaine :
Travail en réseau de documentalistes professionnelles
Information & documentation :
Répartition d’un plan de dépouillement selon une 20taine de thème
Choix et saisie des synthèse d’articles effectués de manière décentralisée sur chaque département et chaque CCI productrice.
Organisation informatique :
Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint
Affichage des informations saisies sur site web
Diffusion par mail sous la forme d’une Newsletter
17/07/11

Weblogs
Diffuser un fil d’actualité sur Internet, permettre aux visiteurs de poster des commentaires ou des remarques sur les informations produites. Permettre l’accès à la production d’information à des non informaticiens. Fonction journal généralement associée calendrier des publications
Organisation humaine :
Peut être gérer par une seule personne administrateur du Blog, dans le cas des Wiki collaboration multiple possible
Information & documentation :
Structuration de l’information assez simple, thèmes aux choix de l’administrateur, classement thématique ou chronologique
Organisation informatique :
Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint
Affichage des informations saisies directement sur le Blog
Diffusion par mail sous la forme de Newsletters
17/07/11

CRR Midi-Pyrénées Expansion
Assurer le partage d’information sur l’économie de Midi-Pyrénées, partager de l’information sur les secteurs stratégiques définis
Utilisation de l’extranet par les chargés de mission de Midi-Pyrénées Expansion et des agences de développement de Midi-Pyrénées
Alimentation des rubriques et chargement des documents ou photos par le centre de documentation de Midi-Pyrénées et les centres de ressources quand ils existent, des Agences départementales
Information & documentation
Dépouillement des revues effectuées par Centre de Doc de MPE
Newsletter envoyée chaque semaine sur les nouveaux articles rentrés
Organisation informatique
Accès par mot de passe pour les membres, pas de version Web ouvert aux internautes
17/07/11

CRP En ligne
Assurer le partage d’information sur la création d’entreprise ou d’autres formation, assurer le suivi des stagiaires, mettre à disposition les supports de cours. Accès via http://www.crpenligne.com
Animation et suivi par les responsables du stage
Utilisation du gestionnaire en ligne par les stagiaires
Informations et documentation technique mis en ligne par les animateurs et intervenants des formations
Possibilité de stockage et d’échange d’information (sources, liens utiles, ..) par les stagiaires
Accès par mot de passe
17/07/11

Yahoo groups - Veille
Assurer la diffusion et l’échange d’information sur la veille et ses implications dans l’entreprise, via une liste de diffusion
Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables
Inscription libre sur http://fr.groups.yahoo.com/group/veille/
Chaque membre de la liste peu diffuser de l’information ou ses questions par mail ou via l’interface yahoo
Service hébergé chez yahoo
Les posts sont automatiquement indexés sur le moteur de recherche yahoo.fr
17/07/11

Mayeticvillage
Permettre à une communauté fermée d’utilisateurs d’échanger des documents ou des informations
Possibilité sur le même service d’ouvrir un agenda partagé, une photothèque partagée,des documents consultables
Inscription libre et gratuite sur http://www.mayeticvillage.fr
Chaque membre de la communauté peut avoir accès en fonction de ses droits à plus ou moins de services en ligne
Service hébergé , gratuit ou payant selon la formule choisie
17/07/11

Martinet-on-line.com
Diffuser sur le web une veille sur la veille et l’intelligence économique
Pour le webmaster se faire connaître et tisser des relations
Alimentation essentiellement effectuée par le webmaster
Accès en lecture et en saisie sur http://www.martinet-on-line.com
Chaque membre du portail peut faire des commentaires ou envoyer des posts
Service hébergé chez FAI, développé avec PHP Nuke
17/07/11

Extranet Ariège Expansion
Assurer la veille et le partage d’information sur les entreprises et l’économie du département de l’Ariège, partager et diffuser de l’information sur les secteurs stratégiques
Assurer la gestion des projets de l’agence, multiples fonctionnalités
Publication de certaines informations disponibles sur les sites web de l’agence et sur un portail dédié http://extranet.ariege-expansion.com
Utilisation et saisie des informations par l’ensemble des utilisateurs et des partenaires de l’agence
Le portail est organisé pour la veille, chaque document ou information est indexé par un thème de veille et une localisation géographique
Serveur hébergé et développé en interne
17/07/11

Organisation et mise en œuvre d’un Intranet - Extranet de veille
Aspects techniques
Aspects humains
Aspects liés à la documentation et l’information
Les erreurs à ne pas commettre
17/07/11

Les freins aux bon développement d’un portail intranet - extranet de veille
Goulets d'étranglement informatiques dans le processus de contribution au contenu.
Surcharge administrative dans le processus de publication vers le portail.
Employés et partenaires ne trouvent pas les informations dont ils ont besoin.
Les clients du portail ne peuvent pas accéder à des informations exactes et à jour.
Les différents portails (pour les clients, partenaires et employés) ne sont pas synchronisés.
Unifier le contenu et l'infrastructure de contenu entre les portails pour fournir une expérience utilisateur cohérente.
Les utilisateurs doivent accéder à de multiples applications et référentiels pour tout leur contenu.
Intégrer le contenu entre les silos et les applications d'entreprise
17/07/11

Circuit de validation oui ou non ?
La veille collaborative ou veille collective fait de l’intranet de veille une œuvre d’information collective pour autant elle touche à un sujet sensible de l’organisation qui nécessite parfois un circuit de validation .
L'apparition des communautés de pratiques change la donne en matière de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance entre lecteurs et contributeurs devient prépondérante
"Quatre formes de validation sont identifiables : la validation par un responsable hiérarchique , la validation par un exper t -présenté comme légitime sur les contenus abordés-, la validation par un responsable de la communication , ou bien encore, une validation effectuée par le contributeur lui-même, faisant du coup apparaître l'absence de chaîne de validation à proprement parler"
17/07/11

Développement interne, solution du marché ou externalisation du développement ?
Réponse en terme de coût : aujourd’hui de nombreuses solutions existent et souvent peu onéreuses ; chercher d’abord ce type de solutions, si en plus votre problématique est générique
Réponse en terme d’efficacité : Un développement ad-hoc collera toujours plus à votre problématique si celle-ci est spécifique.
17/07/11

Animation de la veille & production de contenu via l’intranet ?
Les outils existent ou en tout cas peuvent être développé facilement avec toutes les techniques disponibles aujourd’hui.
L’efficacité du système n’en sera pas pour autant augmentée
=> Un intranet de veille a besoin d’un Superviseur : animateur de la veille, formateur, coach, garant d’un système performant.
17/07/11

Les erreurs à ne pas commettre
Oublier qu’un intranet de veille est un outil collectif (utilisation réelle des données et production de contenu par l’ensemble)
Ne pas remettre en cause ses stratégies de veille
Ne pas évaluer l’efficacité de son système de veille porté par l’intranet (statistiques, ..)
Accumuler et empiler des données sans jugement sur leur portée pratique pour les actions et décisions. (Pensez à l’analyse et aux conclusions)
17/07/11

Mettre en place un intranet de veille territoriale

by Woomeet on Jul 17, 2011

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