Viktigheten av et godt intranett
- Praktisk bruk av SharePoint
Torbjørn Pedersen, teknologidirektør ErgoGroup
torbjorn.pedersen@ergogroup.no

Hvorfor intranett?
Dele
Dele
informasjon og Bruke skjema
dokumentmaler
nyheter
Telefonlister Presentasjoner Erfaringer
Dokumentarkiv Kalender Bilder
Oppgaver Nøkkeltall Hvem kan hva
2

Hvorfor intranett?
Dele
Dele
informasjon og Bruke skjema
dokumentmaler
nyheter
Hva ønsker vi å oppnå?
Hvilke effekter eller mål skal nås?
Hvordan skal vi måle dette?
Telefonlister Presentasjoner Erfaringer
Hvordan henger dette sammen med
organisasjonens strategi?
Dokumentarkiv Kalender Bilder
Oppgaver Nøkkeltall Hvem kan hva
3

Komplett rammeverk og
metodikk for innføring av
SharePoint
4

Rådgivning Forprosjekt / Planlegging
 Strategiforankring  Prosjektetablering og avgrensning
 ROI-tilnærming  Strategiplan for SharePoint
 Kultur og brukerforståelse  Design, interaksjonsdesign
 Informasjonsarkitektur
 Infrastruktur (teknologi, geografi)
 Operasjonelle hensyn
 Kvalitetssikring
 Opplæring
 Internkommunikasjon
Implementering Evaluering, måling, justering
 Installasjon  Prosjektevaluering
 Konfigurasjon  Plan for Fase n
 Utvikling  ROI-måling
 Test  Klimamåling, brukerfeedback
 Opplæring
 Informasjon
5

Gevinster og måling
• Måling skaper fokus og retning
• Effekter
– Redusert bruk av papir
– Redusert volum på e-post
– Effektivitet i møter
– Kvalitet og samordning
• Økonomiske mål
– Øke salg / produksjon / volum
– Kostnad / effektivitet
• Innovasjon
– Nye ideer
– Markedsmessige fortrinn gjennom delt kunnskap
• Trivsel
– Medarbeidertilfredshet
– Sykefravær
– Gjennomtrekk
6

Gevinster: Tid og effektivitet
• Ifølge analysebyrået IDC bruker
kunnskapsarbeidere omtrent 10 timer per uke
på å søke etter informasjon.
– 3,5 timer på søk som ikke fører frem ..
– Hvor mye koster det din bedrift?
• Vi trenger bedre verktøy enn filkataloger
– Tradisjonelle strukturer duger ikke i forhold til
nåtidens informasjonsmengder
• Effektivisering av arbeidsprosesser
– Informasjon tilpasset arbeidsoppgave og rolle
– Digitalisering av manuelle prosesser
– Arbeidsflyt
7

Eksempel på dagligdags informasjon og prosesser
Estimere
kundekrav 85% Ustrukturert
Motta Validere
spesifikasjon med teknisk
avd
Kostnads Beslutte Sette Godkjenne
estimering pris sammen tilbud
strategi tilbud
Potensiell Finne Registrere Fullføre salg Faktura
kunde Kvalifisert? verdibudskap tilbud Vinne?
Diskvalifiserte
muligheter CRM 15% ERP

Gevinster: Bedre presisjon
9

Gevinster: Effektiv tilgang til informasjon
10

Gevinster: Kultur
• Hvordan har vi det sammen / trivsel
• Arena for deling av ideer / kreativitet
• Samarbeid mellom flere personer / ansvarsområder
11

Viktigst: Bedre samhandling
Mennesker, på alle nivåer, skaper resultater
Mer effektive mennesker påvirker organisasjonens muligheter for å:
• Bygge og utvikle lønnsomme kundeforhold.
• Utvikle innovative produkter og tjenester.
• Øke effektivitet og redusere kostnader.
• Utvikle verdifulle leverandørforhold.
12

Samhandling
”I kunnskapsindustrien er ikke medarbeiderne dine
samlebåndsarbeidere, de er selve maskineriet, og relasjonene
mellom dem er limet som holder hele butikken sammen.”
Pål Leveraas, coach og mediemann
13

Trender og samhandling
Vi tror på
Vi arbeider til konkurranse-
andre tider, på Vi er bedre fortrinn gjennom
Vi vil utnytte Vi må hele tiden
andre steder og sammen enn kunnskap i
spisskompetanse bli mer effektive
gjennom ulike alene forretnings-
”enheter” prosesser og
kundedialog
14

Mennesker og samhandling i fokus
Kunnskap
og
relasjoner
Faglig og
.. og en god
sosial
søkemotor
involvering
Aktivitet i
prosjektrom Mennesker Erfaringer
Effektivitet
Blogger
og trivsel
Feeds
15

SharePoint Feature Areas
Server-based Excel Docs/tasks/calendars, blogs, wikis,
spreadsheets and data e-mail integration, project
visualization, Report Center, management “lite”, Outlook
BI Web Parts, integration,
KPIs/Dashboards offline docs/lists
Business
Intelligence Collaboration
Rich and Web forms Platform Enterprise Portal
based front-ends, LOB Services template, Site Directory,
actions, pluggable SSO Business Workspaces, Mgmt, Portal My Sites, social
Workspaces, Mgmt,
Processes Security, Storage,
Security, Storage, networking, privacy
Topology, Site Model control
Topology, Site Model
Content Search
Management
Integrated document Enterprise scalability,
management, records contextual relevance, rich
management, and Web content people and business data search
management with policies and
workflow

Utgangspunktet for samhandling
17

18

Bygger bro mellom asynkron
og synkron samhandling
19

Alternativt utgangspunkt for startside
med aggregering av innhold
20

Dokumentsenter med forslag til biblioteker,
noen kategoriseringer med mer.
21

Eksempel på hvordan HR-avdelingen sin side kan se ut for en
”besøkende”, altså en som ikke er ansatt i HR. Legg merker til
for eksempel ”Dine kontakter i HR”
22

HR-avdelingen sin side, men nå presentert for en ansatt der. Har nå
for eksempel KPIer, avdelingsoversikter og andre dokumenter. Listen
med kontakter er ikke relevant for ansatte, og vises derfor ikke.
23

Effektive møter
24

Social networking
My Site Features
25

Colleague Tracking
26

27

28

Dokumentmal for Utredningsseksjonen
29

Viktigheten av et godt intranett
- Praktisk bruk av SharePoint
Torbjørn Pedersen, teknologidirektør ErgoGroup
torbjorn.pedersen@ergogroup.no