ERP - INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

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TEMA 2 DE LA UNIDAD III. ERP - INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

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ERP - INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

  1. 1. Universidad de Oriente Núcleo de Monagas Ingeniería de Sistemas Cursos Especiales de Grado Automatización y Control de Procesos Industriales INTEGRACIÓN EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN UNIDAD III – SISTEMA DE PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL (ERP) Seminario: Sistemas de Gestión Empresarial para Procesos y Comunicación Industrial Equipo SCADA Vanessa A. Villalobos B. C.I.: 18.173.743 José D. Figuera M. C.I.: 16.516.398 Tutor: Jesús Chaparro Maturín, Marzo 2014
  2. 2. ÍNDICE INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1 MARCO TEÓRICO.................................................................................................. 2 1. SISTEMAS ERP ........................................................................................... 2 2. BENEFICIOS DE LA UTILIZACIÓN DE LAS ERP CON RESPECTO A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN................................................................ 2 3. ARQUITECTURA DE UN ERP ..................................................................... 3 3.1. ARQUITECTURA DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL............ 4 3.2. ARQUITECTURA DE UN ERP DESDE UNA PERSPECTIVA TÉCNICA.............................................................................................. 5 DISCUSIÓN ............................................................................................................ 7 CONCLUSIONES.................................................................................................... 9 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 10
  3. 3. 1 INTRODUCCIÓN En la actualidad el mercado y la dinámica competitiva entre las empresas cambia constantemente, es por ello que muchas son las empresas que están iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información existentes ante la necesidad de mantenerse competitivas. Las empresas pueden hacer uso de diversas aplicaciones informáticas y sistemas, que le permitan apoyar diferentes niveles de la organización y procesos de negocios, es decir programas de contabilidad, inventarios, entre otros. Sin embargo es frecuente encontrarse que dichas aplicaciones no están integradas, por lo tanto no comparten datos, lo cual produce un retraso en la gestión de la información y por tanto se ve afectada la toma de decisiones empresariales y por ende existirán deficiencias en los procesos y gestión gerencial. Sin embargo actualmente existen sistemas que permiten resolver este problema, al integrar las diferentes áreas y procesos de negocios de las empresas. Estos son los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) los cuales manejan, almacenan y distribuyen la información a través de los diferentes niveles de la organización. A continuación se estudiará más a fondo la manera y la importancia de la integración en la gestión de la información que ofrecen los sistemas de planificación de recursos a las empresas.
  4. 4. 2 MARCO TEÓRICO 1. SISTEMAS ERP Los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) o sistemas de planificación de recurso empresariales, es una aplicación o conjunto de aplicaciones informáticas que permiten gestionar los procesos de negocios de una compañía mediante un solo sistema integrado, capaz de satisfacer las necesidades de información de cada área o departamento de la misma. Estos sistemas permiten obtener modelos de gestión empresariales que integran todos los flujos de información, consiguiendo así controlar los procesos en distintas áreas. Existen multitud de paquetes de software ERP disponibles en el mercado, sin embargo cada empresa puede optar por construir uno a la medida de sus necesidades. Por lo general estos sistemas están divididos en módulos, cada uno de los cuales soporta un área concreta de la empresa, ya sea finanzas, producción, calidad, ventas, entre otras.[1] Las principales características de los sistemas ERP son: La modularidad, la integración de la información, la flexibilidad que poseen. 2. BENEFICIOS DE LA UTILIZACIÓN DE LAS ERP CON RESPECTO A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información. Se tratan de una sola aplicación que funciona utilizando diversidad de bibliotecas, y la información ingresada en él se compila en una extensa y organizada base de datos centralizada. Los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. Planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
  5. 5. 3 Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información. Mediante los sistemas ERP se puede integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.[2] Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM – Customer Resource Management), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). El ERP es la base en la que se sustentan otros módulos mayores en forma de extensiones que aumentan su funcionalidad. [4] Adicionalmente permite:  Integración de la información financiera. El Director ejecutivo, o máxima autoridad de una organización, siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.  Integración de la información de los pedidos de los clientes. Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto es más fácil. [3] 3. ARQUITECTURA DE UN ERP A fin de especificar de mejor manera la forma en que manejan la gestión de la
  6. 6. 4 información de una organización se presentan la arquitectura funcional y técnica de un sistema ERP. 3.1. ARQUITECTURA DESDE UNA PERSPECTIVA FUNCIONAL Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP están diseñados de forma modular. Cada uno de estos módulos o aplicaciones, tiene una función específica. Cada organización determina que módulos necesita utilizar al momento de implantar el ERP. Figura No. 01. Anatomía de un ERP Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura En la figura se puede observar el concepto de modularidad de un sistema ERP. Apreciamos en la parte central una base de datos que trabaja en dos direcciones, captando la información que proviene de distintas aplicaciones y entregando desde sus repositorios la información que estas aplicaciones necesitan para apoyar las diversas funciones de la empresa. En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y más cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo back-office. Más cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente y comerciales. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestión de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a gerentes y directivos. La integración entre todas las aplicaciones se realiza por intermedio de los datos contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con éstos sea actualizada automáticamente. Específicamente, las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo de los procesos de negocios que apoyen:
  7. 7. 5 procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y marketing, y procesos de recursos humanos. A continuación describiremos cada uno de ellos:  El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión de inventario, compras, planificación de producción, y manutención de planta y equipamiento.  El grupo de procesos financieros y contables incluye aplicaciones que apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas a pagar como a cuentas a cobrar, y además las relacionadas con gestión y presupuesto de flujos financieros, contabilidad de costes de producción, contabilidad del activo fijo o inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.  El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios, distribución, y facturación de productos y/o servicios, además de incorporar herramientas para gestión y planificación de ventas.  El grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que apoyan registro del personal, control de tiempos, cálculo de remuneraciones, planificación y desarrollo del personal, contabilización de beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes. [5] 3.2. ARQUITECTURA DE UN ERP DESDE UNA PERSPECTIVA TÉCNICA Desde una perspectiva técnica, los sistemas ERP actuales están diseñados y construidos utilizando dos elementos técnicos, una arquitectura cliente/servidor para su operación, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios para soportar las funcionalidades antes comentadas. La arquitectura cliente/servidor es una configuración descentralizada que se basa en un servidor que entrega servicios a un conjunto de clientes. El PC servidor está especializado en ciertos servicios, por ejemplo en la entrega de datos desde un repositorio. Cada cliente pedirá los servicios al servidor cuando no puedan realizarlos por sí mismos. La comunicación entre los clientes y el servidor se realiza por red en los ERP de arquitectura Offline, y vía internet en los ERP de arquitectura Online. El usuario interactúa solo con la porción del cliente en la aplicación, que generalmente consiste en la interface de usuario, el proceso de captura de datos, la consulta a la base de datos y la obtención de informes. El servidor realiza las funciones de fondo no visibles por los usuarios, como la administración de los dispositivos periféricos y el control de acceso a las bases de datos compartidas. La división exacta de las tareas entre clientes y servidores depende de los requerimientos de las aplicaciones, requerimientos de procesamiento, el número de usuarios y los recursos disponibles.
  8. 8. 6 Figura No. 02. Arquitectura Cliente/Servidor. Fuente: http://www.yourerpsoftware.com/content/25-arquitectura Se observa en la ilustración, la arquitectura cliente/servidor, donde “n” clientes se comunican con un servidor cuando desean acceder a los datos incorporados en un gran repositorio controlado por este último. La figura presenta la configuración más simple de cliente/servidor, aunque es posible que exista más de un servidor, cada uno de ellos especializado en un servicio, tales como impresión, acceso a Internet, seguridad, etc. Las bases de datos relacionales son un estándar en el actual desarrollo de sistemas de información para la empresa y su denominación deriva del uso de un modelo específico para organizar los datos. [5]
  9. 9. 7 DISCUSIÓN La integración de la información se ha convertido en uno de los principales ámbitos de estudio en lo que se refiere a la gestión y organización de empresas. Las organizaciones operan en un ambiente cada vez más complejo, internacionalizado y competente. En este contexto, la integración de la información se ha convertido en un punto clave para el éxito empresarial. Gracias al desarrollo de las tecnologías de la información, la gestión de los procesos de negocio y la información que éstos generan se ha desarrollado hasta el punto de convertirse en un factor diferencial para la empresa a la hora de competir en su sector. Cuando las organizaciones se encuentran en crecimiento, la información de las diferentes áreas que la integran ya no se puede administrar en archivos aislados, ya que los datos cada vez son más y requiere más tiempo verificar que cuadre la información y tenerla en el momento oportuno. Es por esto, que se vuelve indispensable contar con una solución que les permita gestionar de manera eficiente su información, que permita organizar los datos de forma estandarizada, integrar la información de las diferentes áreas y compartirla, reducir tiempos y optimizar los recursos, incluyendo cada una de las actividades que se realizan dentro de la organización. Los sistemas ERP deben integrar todas las áreas de una organización de manera que ésta tenga más control sobre su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditoría. Permitiendo disponer de una solución integrada para algunas de las funciones de la organización, lo cual garantiza la actualización continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geográficas donde se ubique la organización, mejorando así el proceso de la toma de decisiones. Así mismo se debe crear una Base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en la empresa independientemente de la ubicación geográfica, el acceso a la información a una base de datos única, centralizada e integrada mejora el proceso de toma de decisiones. Además el ERP debe ser capaz de extraer datos de estos sistemas y convertirlos en transacciones que generen las informaciones necesarias en los módulos auxiliares y en la contabilidad general. Lo importante es ofrecer varios mecanismos de integración adaptables a diferentes ambientes y culturas de los distintos departamentos de las empresas. La mayoría los sistemas de ERP modernos ofrecen herramientas de integración de datos de alguna índole. Muchos, sin embargo, proveen estas herramientas solo como un mecanismo de carga inicial de datos y en muchos casos la capacidad de integración transaccional masiva se maneja en base a código de programación personalizado que resulta complejo y costoso de desarrollar y mantener. Es por ello que se debe ofrecer tecnologías sumamente poderosas que permiten desarrollar integraciones altamente sofisticadas para que los diferentes
  10. 10. 8 sistemas se comuniquen de manera fácil y eficiente. En líneas generales los beneficios de los ERP en las empresas son las continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad, todos estos procesos se basan en tiempos de repuesta óptimos que permitan dar soluciones rápida y efectivas en el mundo tan acelerado que vivimos hoy en día. Los ERP se han convertido en la herramienta indispensable para combinar y estandarizar datos de diferentes aplicaciones. Es por lo tanto que un ERP debe ayudar a administrar e integrar la información y demás sistemas de información en una empresa, englobando todos sus procesos, como la gestión de materiales y cadena de suministro, contratos, ventas, contabilidad o Recursos Humanos, garantizando una operatividad adecuada y fluida. Además, gracias al ERP los beneficios empresariales se cuantifican más fácilmente, resultando en ahorros de costes y una mayor eficiencia.
  11. 11. 9 CONCLUSIONES  Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.  Ya que son sistemas integrados, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la organización.  En la utilización de este tipo de sistemas es posible el manejo eficaz de información, que permitirá no sólo la eficaz finalización de la operación, sino también obtener respuestas inmediatas a los problemas que puedan surgir y una notable disminución en los costos de las operaciones.  Los ERP permiten facilitar el acceso a toda la información de la compañía de forma confiable, precisa y oportuna, a través de la integración de datos.  Permiten optimizar la comunicación y compartir información entre diferentes áreas de la organización, por ende se eliminan operaciones y procesos innecesarios.  Se reducen costos al contar con una visibilidad en línea de lo que sucede en el negocio.
  12. 12. 10 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] Guia Tecnológica ERP. Gestión Integral en la Empresa. Disponible en: http://www.euskadinnova.net/es/enpresa-digitala/biblioteca/guias- tecnologicas/153.aspx (Consultado el 01 de Marzo del 2014) [2] QUE ES ERP. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/administracion- estrategia/estrategia/que-es-erp.htm (Consultado el 01 de Marzo del 2014) [3] ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml (Consultado el 01 de Marzo del 2014) [4] Sistema de planificación de recursos empresariales. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_ empresariales (Consultado el 01 de Marzo del 2014) [5] Los sistemas ERP. [Página en línea] Disponible en: http://www.yourerpsoftware.com/content/2-los-sistemas-erp (Consultado el 01 de Marzo)

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