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效率會議與腦力激盪
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效率會議與腦力激盪

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Transcript

  • 1. 效率會議與腦力激盪
    李佳泓(David)、林飛比、林佑憲
    劉康杰(Nick)、魏如慧(小光)
  • 2. 效率會議
    有效率的會議不會自然而然出現
    需要用心地準備規劃與執行
  • 3. 為什麼要談效率會議
    因為有些會議很沒效率 >”<
    公認的糟糕會議
    沒有明確的目的
    沒有清楚的agenda(議程)
    主題混在一起,討論混亂無效率
    沒有明確的結論
  • 4. 開會前(1/3)
    會議目的
    認識朋友、定期碰面、擬定計畫、腦力激盪
    進度討論、問題解決、進度報告、資訊分享
    與會者的角色
    來開會的是誰? 誰應該出席? 每人的角色?
    一定要有主席與記錄
    主席的角色:
    時間控制、平衡發言、離題與爭執的處理
    輪流? 現場抽籤? 隊長?
    怎樣叫做一份好的會議記錄
  • 5. 開會前(2/3)
    準備好Agenda(議程)
    哪些要在會議中討論?
    Agenda安排的技巧
    Bell Shaped
    重要的放中間(如果有人會遲到早退…)
    有爭議、需要討論的放後面
    Ending(輕鬆有趣的議題、Follow Up確認、下次會議)
    時間的分配
    Lunch Time、Tea Time
    在Agenda上標示議題的類型
    (A)ction、(I)nformation、(V)ote
  • 6. 開會前(3/3)
    準備所需要資料
    先寄給其他人看過?
    現場展示?
    負責人?
    其他設備
    地點:Layout、Seating、周圍的誘惑….
    要方便討論、可以看到其他所有人、足 夠的空間
    工具:Projector、白板、紙筆
    Notebook
  • 7. 會議中(1/2)
    提早抵達
    安排會議室
    發放資料
    準時開始(很重要!)
    介紹成員
    說明規則
    e.g. 手機…
  • 8. 會議中(2/2)
    重點放在Processing Information(處理資訊)
    而不是Giving Information(提供資訊)
    確保每一個人都充份了解討論的內容
    確認結論。有「議」必有「決」
    行動計畫:工作分配、負責人、完成時間
    準時結束會議
    會議品質… 也不是把agenda跑完就好。
  • 9. 會議後
    • 會議記錄分享、閱讀
    • 10. 確認責任歸屬
    • 11. 會後檢討
    • 12. 後續行動
  • 其他
    會議效率不是主席一個人的責任,每個與會者都有責任。
    面對破壞會議效率的與會者該如何處理?
    保持良性互動,多讚美、多感謝
    請假制度-切忌無故消失
    如何讓與會人士更專心?
    不要在會議裡製作、編輯文件!
    如何讓線上會議有效率?
  • 13. 遇到業師,聰明提問
    與業師見面前的準備
    先準備資料寄給業師
    先想好問題
    提問技巧
    清楚定義問題
    切忌太廣泛的問題
    先想辦法想個答案
  • 14. 腦力激盪
    三個和尚沒水喝
    三個諸葛亮如何能勝過一個諸葛亮
  • 15. 何時來做腦力激盪
    利用腦力激盪會議進行創意發想
    很多人一起想,比一個人關起門來想,可以有更多神奇有創意的idea
    定義明確的問題
    限定時間丟出idea
    從別人的idea想出更多的idea
    可以笑,不能批評
    好用的N次貼
  • 16. 腦力激盪七大原則 (from IDEO)
    1) Defer judgment(慢點鞭)
    2) Encourage wild ideas(請狂野)
    3) Build on the ideas of others(疊上去)
    只說and,不說but
    4) Stay focused on the topic(別離題)
    5) One conversation at a time(別插嘴)
    6) Be visual(寫下來)
    畫下來更好,畫很醜也沒關係 ← 但是要看得懂
    7) Go for quantity(衝.量)
  • 17. 怎麼失敗?
    擔心別人的看法,怕被笑、丟臉
    老是等著聽別人的意見
    等到輪到他的時候才想講話
    怎麼成功?
    可以笑,不能批評
    不要太快幹掉(看起來好像)很笨的idea
    不要用專業壓制討論
    事前做些相關背景研究
    注意聽.人.家.講.話
    把你們想出來的idea --------> 好好幹
  • 18. Q
    &
    A

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