Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt

on

  • 142 views

1. Communiceren vanuit de sneltrein

1. Communiceren vanuit de sneltrein
Sprekers: Hanneke Mesu/Jesse Sprokholt
Zaal: Auditorium, 296
Tijdvak sessie: 2

Statistics

Views

Total Views
142
Views on SlideShare
142
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
8
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt Sessie 1 Communiceren vanuit de sneltrein Hanneke Mesu en Jesse Sprokholt Presentation Transcript

  • Communiceren vanuit de sneltrein Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de organisatie tijdig bewust te maken van de verandering die Epic teweeg brengt? Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu
  • PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1 Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Implementatie Overview april 2012 mei – juli augustus - december januari-maart 2013 april -oktober november – januari 2014 continue • Contract 16 april • Bemensing projectteam • Training en certificering projectteams • Scope • PID • Validatiesessies 1 28, 29, 30 augustus • Validatiesessies 2 9,10,11oktober • Validatiesessies 3 6,7,8 november • Specialisme Analyse Sessies (SAS) •Broomweeks 4, 5 18 en 19 december • Start Readiness programma • Specialisme Analyse Sessie 3, 4 (SAS) • Inrichten Epic • Workflow Walk Through Maart • Unit testen • Integratietesten •Training super users september • Training eindgebruikers September –oktober • Go-Live 27 oktober 2013 • Ondersteuning op werkvloer • Optimalisatie • Optimalisatie
  • Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End- User Adoption Testing, Training, & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades Interactie intensiteit •Enthousiasmeren • Betrokkenheid verhogen •Informeren en steunen •Leiderschap aanspreken •Iedereen maakt kennis •Verwachtingen managen •Herpakken Laag Midden Hoog = intensiteit programma = intensiteit communicatie
  • • Project initiëren en afbakenen • Team samenstellen • Medewerkers certificeren • Site visits eerste interactie met de afdelingen • Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld • De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot • Net als het ongeloof dat jij het niet weet Enthousiast van start
  • Tips voor starters • Proof of Concept voor publiek • Zorg voor een goede basis, hou het simpel • Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie • Ben transparant • Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt • Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak
  • Betrokken valideren • Veel demo’s van een klein stukje Epic • Stemmen • Transparant delen van resultaten op intranet • Eerste bewustwording van komende veranderingen • Orderen staat centraal in Epic • Arts moet veel aan de knoppen • Veel aanpassingen in de werkwijze
  • Tips tijdens validatie • Zorg dat intranet op orde is • Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is • Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic. Red Red Red Yellow Yellow Yellow Green Green Green Blue Blue Blue N/A N/A N/A Total Assessed Total Total 120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts 120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA 639 79 267 183 134 7 670 72 277 164 110 16 684 50 215 197 212 10 11% 43%26% 17% 3% Red Yellow Green Blue N/A 12% 40% 27% 20% 1% Red Yellow Green Blue N/A 7% 31% 29% 31% 2% Red Yellow Green Blue N/A
  • • Introverte lange projectfase • Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige • Workflow Walkthrough en roadshow met demo Verwachtingsvol inrichten en testen
  • Tijd voor iets leuks • Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks • Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit • Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden
  • • Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30 • Maandelijkse Readiness bijeenkomsten • Readiness teams per afdeling afdeling • Beroep op leiderschap (door RvB) • Verwachtingsmanagement Readiness en transparantie
  • Een verandertraject met keiharde deadlines
  • • 9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken • Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode • Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en wanneer getraind • Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings • Oefenomgeving • Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal Kennismaken tijdens training
  • Tips voor bij de trainingen • Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel • Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren, catering, en zoek desgewenst een kolfruimte • Investeer in contact met de buurt • Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!
  • Adrenaline tijdens Go live • Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat • 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic • Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf • Dagelijkse superuser bijeenkomsten • Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur • Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen • Tipsheets • Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem
  • Tips bij Go live • Er is niets belangrijker dan de Go Live, voor niemand in de organisatie • Snelle en flexibele berichtgeving op homepage intranet • sfeerimpressie via dagelijkse journaal • berichten op homepage intranet • Vergeet patiënten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen • Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers gecontroleerd zijn • Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs
  • Herpakken bij nazorg en optimalisatie • Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun enthousiasme terugkrijgen • Betrek de organisatie bij het maken van keuzes • Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit • Echte aanpassingen pas na drie maanden • Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem • Rouwcurve…duurt een jaar
  • Tips Nazorg en optimalisatie • Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien • Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit • Vervolgtrainingen • Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden
  • Vragen?