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1ºeventos curso

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  • 1. Curso deEVENTOS
  • 2. Curso de EVENTOS• Comunicación• • La importancia de la comunicación en• un evento.• • Plan Estratégico de comunicación en• los eventos.• • Como gestionar la comunicación en situaciones• de crisis.• • RRPP / Gabinete de Prensa / Comunicación• con los medios.
  • 3. BRIEF PARA EVENTOS• Un brief claro y preciso de tu evento permitirá al organizador saber lo que necesitas. El brief es esencial para que tu organizador haga un buen trabajo.• El brief es el primer elemento de comunicación con tu organizador. Es útil no sólo para explicarles lo que necesitas sino también para que pienses muy bien lo que quieres conseguir con tu evento (este es un paso vital, a menudo mal hecho). El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del trabajo del organizador y de la relación entre ambos.
  • 4. BRIEF PARA EVENTOS• 1) Objetivos del eventoAnte todo, asegurate de que un evento es la manera adecuadade alcanzar tus objetivos. Piensa en qué consiste este evento,qué se quiere conseguir y de quién.
  • 5. BRIEF PARA EVENTOS• 2) El público objetivo¿A quién se dirige este evento? Comunica al organizador los datosimportantes de tu público:- ¿Cuántos invitados?- Cargos, edades, otros datos demográficos como sexo, países deorigen…- Necesidades especiales (por ej.: traducción para parte del público),- Elementos "culturales" (gente seria, divertida, formal, creativa, etc.).- Si asisten pagando una entrada• - ¿A qué eventos ha asistido tu público en el pasado, en general? Etc.
  • 6. BRIEF PARA EVENTOS• 4) Presupuesto• ¿Con qué presupuesto cuentas para el evento? Si lo puedes desglosar en categorías según el tipo de servicio, ayudarás al organizador en su selección de proveedores (tanto para catering, tanto para animación, etc.)
  • 7. BRIEF PARA EVENTOS• 5) Contenido y programa• Es la parte principal del brief: aquí defines el estilo del evento, si hay un tema y sobre todo el detalle de todo lo que va a ocurrir hora por hora (o más bien, minuto por minuto…).
  • 8. BRIEF PARA EVENTOS• 6) Actividades post-evento• Indica lo que tiene que hacer el organizador después del evento. ¿Tiene que pedir reacciones y comentarios a los asistentes? ¿Escribir un informe sobre el evento?, Si es así, ¿Con qué información?
  • 9. BRIEF PARA EVENTOS• 7) Datos de contacto• Suministra todos los datos de contacto tuyos y de tu equipo, indicando las distintas responsabilidades de cada uno para que el organizador sepa a quien contactar para cada tipo de asunto. Incluí teléfonos y e-mail.
  • 10. BRIEF PARA EVENTOS• 8) Información adicional• En general, dá mucha información a tu organizador acerca del evento y de tu empresa, para que pueda montar un evento a medida que tenga en cuenta quienes son. Si tu evento tiene un tema particular, adjuntá todo el material informativo que dispongas sobre este tema (direcciones web donde encontrar más información, lista de colores o de elementos gráficos, etc.).
  • 11. • 3) Fecha, hora y lugar• Fecha: Indicá cuándo tiene que celebrarse el evento y si hay flexibilidad en cuanto a fechas.• Hora: A qué hora empieza y termina. Esto ayudará a definir el contenido posible (si hay tiempo para un coffee break, qué tipo de animaciones se pueden plantear, etc.) y el ritmo (cuánto puede durar cada sesión...) del programa.• Lugar: Si tenés preferencias en cuanto a tipo de lugar o de configuración, indicalas (por ej.: un lugar histórico, un ambiente medieval, una sala moderna con lo último para audiovisuales, etc.).
  • 12. • La importancia de la comunicaciónen un evento• organizar quizás es una de las disciplinas que requieren de más flexibilidad, control y supervisión para que todo lo que se ideó y construyó cumpla su objetivo. Son muchos los detalles que hay que tener en cuenta. La supervisión, la trazabilidad en el antes, en el durante y en el después son indispensables.
  • 13. Como trabaja una empresa de Eventos• http://www.neozink.com/portfolio.html#all• http://www.eventoclick.com/eventos/animad ores/animacion/top-ideas-actividades- originales-indoor--outdoor--activic.html
  • 14. Planificación.• Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los objetivos.
  • 15. Producción• Son, lo que podríamos llamar actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto.
  • 16. Explotación.• Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho. Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado (fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado, ajustándose al calendario y planing previsto, así como a su correspondiente checklist. También es bueno contar con planes alternativos para situaciones imprevistas.• En actos o eventos importantes, es muy importante hacer un ensayo general, para que todo discurra con normalidad llegado el día. Sería un paso intermedio entre la fase de producción y la de explotación.
  • 17. Conclusiones.• Es la fase posterior a la celebración del evento; en ella se evalúan todas las actividades desarrolladas, de forma detallada; se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. Es una "evaluación de calidad" de todo el trabajo desarrollado.