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Introduction au cahier des charges fonctionnel, présentée en session plénière dans le cadre de l'action de formation CNRS de type ANGD intitulée : "Gestion numérique des sources de la recherche en …

Introduction au cahier des charges fonctionnel, présentée en session plénière dans le cadre de l'action de formation CNRS de type ANGD intitulée : "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales, organisée du 11 au 15 octobre 2010, à Aussois.
Cf. http://www.digitalhumanities.cnrs.fr/wikis/sourcesnumeriques2010/

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  • 1. Introduction au cahier des charges fonctionnel Un outil orienté "besoins" et "résultats" et non "solutions" ou "moyens" Emmanuelle Morlock-Gerstenkorn Service d'ingénierie documentaire de l'ISH - MutEC ANGD "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales", Atelier “Organiser”, Aussois, 12 octobre 2010
  • 2. Le CdCF : Définition Selon la norme AFNOR NF X50-151, un CdCF est : •  Un document par lequel le demandeur exprime son besoin (ou celui qu'il est chargé de traduire) en termes de finalités, sans référence aux solutions techniques susceptibles d’y répondre. Selon le CNES : •  Le CdCF exprime la demande en termes de besoins et de services attendus et non pas en termes de solutions et de moyens de réalisation.
  • 3. Le CdCF : qu'est-ce que c'est ? •  L'expression d'un besoin à satisfaire : o  formalisé dans un écrit o  qui ne préjuge pas de la solution technique o  mais assortie de contraintes et de critères •  Une étape de la phase de conception du projet : o  sesitue à la fin des études préalables et avant l'étude technique o  constitue le "livrable" de l'étape d'analyse fonctionnelle du besoin •  Un outil pour rechercher des solutions optimisées et comparer des offres
  • 4. Le CdCF : ce n'est pas... •  Des spécifications •  Deux concepts à distinguer : (attention : "Cahier des o  "exprimer un besoin" charges" et vs "Spécifications" sont o  "indiquer comment réaliser parfois employés l'un pour le besoin" l'autre) •  Le "cahier des clauses •  Le CdCF et les CCTP sont techniques deux outils distincts, le CCTP particulières" (CTTP) des dérive du CdCF marchés publics •  Un schéma ou un •  Le CDCf doit être et rédigé diagramme et/ou compris par l'utilisateur
  • 5. Le CdCF : à quoi ça sert ? •  Le CdCF offre un support explicite pour la recherche de solutions (brainstorming) •  Il permet une comparaison objective des solutions (rentabilité, avantages/inconvénients) •  Il constitue la référence du besoin, le support du dialogue et de la coopération entre les partenaires (ainsi qu'un document contractuel) => Il permet de se mettre d'accord sur ce qui est vraiment attendu du projet et évite les surprises et les pertes de temps en cours de projet.
  • 6. Le CdCF et l'analyse fonctionnelle •  Repose sur une analyse fonctionnelle qui consiste a : o  Rechercher les besoins, o  les ordonner, o  les caractériser selon des critères d'appréciation, des niveaux et flexibilité, o  les hiérarchiser, o  les valoriser en leur attribuant un poids en valeur relative ou absolue. •  Questions à se poser pour valider un besoin : o  A qui ou à quoi le produit rend-il service ? o  Sur quoi agit-il ? o  Dans quel but est-il créé ? o  Pourquoi ce besoin existe-t-il ? o  Qu'est ce qui pourrait le faire évoluer ? Le modifier ? Le supprimer ?
  • 7. CdCF : caractérisation des fonctions Indication des fonctions dans un cahier des charges fonctionnel N° Fonction Critères Niveau Flexibilité F K Transporter 1 objet 5 •  Longueur du •  1m •  0,01 F2 déplacement •  Masse •  3kg •  +- 5% F3 Echelle de hiérarchisation des fonctions Flexibilité K Importance Classe de flexibilité 1 Souhaitable F0 flexibilité nulle – niveau impératif. 2 Nécessaire F1 flexibilité faible – niveau peu négociable 3 Importante F2 flexibilité bonne – niveau négociable 4 Très importante F3 flexibilité forte – niveau très négociable 5 Vitale
  • 8. Le CdCF : comment le rédiger Pas de "plan type", mais une structure en 3 ou 4 parties : 1.  La présentation générale du problème (contexte) : positionnement et objectifs du projet (raison d'être, objectifs, pilotage, rôles respectifs, procédures de validation...) 2.  L'énoncé fonctionnel du besoin : besoins, contraintes, exigences, critères d'appréciation et niveaux des critères 3.  Appel aux variantes 4.  Cadre de la réponse : grille d'évaluation
  • 9. Le CDCf : bonnes pratiques 1 •  Confier la rédaction à un non technicien •  Traquer les ambiguïtés (une seule interprétation possible : celle de la MOA) •  Distinguer les fonctions principales (pour lesquelles le produit est réalisé) et fonctions secondaires (besoins complémentaires ou utilisations particulières) •  Se concentrer sur les "3 piliers" du besoin : o  la cible (l'utilisateur) o  le domaine (le métier) o  les objectifs finaux (à atteindre pour que ce soit considéré comme réalisé)
  • 10. Le CdCF : bonnes pratiques 2 •  S'il y a appel d'offres : o  formuler les questions de manière à obtenir des réponses quantifiées (pour faciliter l'évaluation) o  anticiper l'automatisation du processus d'évaluation •  Le faire relire par un juriste avant de le diffuser à l'extérieur. •  Soigner la lisibilité (le CdCF peut cependant être vague contrairement aux spécifications).
  • 11. Le CdCF : à éviter dans la rédaction •  Eviter les formulations ambigües : o  rapidement, adéquat, et/ou, etc…, "dans l’état de l’art", suffisant, ancien, nouveau, augmenter, diminuer, "non limité à …", minimiser, maximiser •  Proscrire les formes passives et négatives, "est", "doit"... •  Eviter les expressions trop restrictives (le cahier des charges peut être vague, contrairement aux spécifications) o  "inférieur ou égal à 30kg" plutôt que "de 30kg"
  • 12. En guise de conclusion.... Risque : Recommandation : •  Non adéquation •  Déterminer le juste besoin / solution besoin fonctionnel dans le CDCf •  Exprimer les contraintes techniques dans les Spécifications Un cahier des charges correct exprime un besoin nécessaire, réalisable (pas seulement techniquement) et vérifiable.
  • 13. CdCF : pour aller plus loin •  Cours de Rémi Bachelet sur l'analyse fonctionnelle o  http://rb.ec-lille.fr/gestion_projet.htm •  "Cahiers des charges et Spécifications", présentation de Manoel Dialinas (2008) o  http://www.in2p3.fr/actions/formation/ConduiteProjet06/ doc-dialinas.pdf •  "Cahier des charges fonctionnel" in Guide normatif simplifié du CNES o  http://squalps.cnes.fr/cnes_final_5_fr/ homeSommaire.html

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