Archivo historico de cali taller 1

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Archivo historico de cali taller 1

  1. 1. EMILCEN MUÑOZ - MAURICIO BOWERSARCHIVO HISTORICO DE CALI 2010 “Los archivos juegan un papel esencial en la vida institucional de un Estado. Lejos de ser el olvido son la memoria; lejos de contraponerse a la vida moderna, apoyan con precedentes la toma de decisiones presentes y futuras, y cimientan la memoria colectiva de una nación….los archivos son la evidencia de las acciones de la sociedad, constituyen su memoria, moldean su identidad y son base de la sociedad de la información. Así mismo la democracia participativa se sirve de ellos para garantizar el libre acceso a la información estatal cumpliendo una labor esencial en el buen gobierno y la responsabilidad pública…” (Archivo General de la Nación) Carrera 5No 6-05 885 88 55 – 124 e-mail. archiscali@hotmail.com www.cali.gov.co/cultura.php
  2. 2. ARCHIVO HISTORICO DE CALI TALLER 1 EMILCEN MUÑOZ MUÑOZ emil549@hotmail.com MAURICIO BOWERS BEJARANO mauriciobowers@hotmail.com Grupo 1 Profesor MÓNICA SOLÓRZANO SALAZAR TEORIA ARCHIVISTICA msolorzano@uniquindio.edu.co UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIDBA CALI, 3 DE ABRIL DE 2010
  3. 3. CONTENIDO INTRODUCCION ____________________________________________________________ 5ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC ____________________ 61. Aspectos administrativos - AHC ______________________________________ 6 1.1. Reseña Histórica _______________________________________________________ 6 1.2. Ubicación ______________________________________________________________ 6 1.3. Estructura Orgánica ____________________________________________________ 72. Aspectos Específicos - AHC __________________________________________ 8 2.1. Objetivos de la Organización _____________________________________________ 8 2.1.3.1. Secretaria de Cultura y Turismo _______________________________________ 83. Generalidad del Archivo – AHC _______________________________________ 9 3.1. Función del Archivo: ____________________________________________________ 9 3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidad ______________________ 9 3.4. Almacenamiento de la información ______________________________________ 10 3.5. Series Documentales: (Descripción) _____________________________________ 10 3.6. Personal y sus Funciones ______________________________________________ 12 3.7. Dotación: Muebles y Equipos ___________________________________________ 12 3.8. Software y Hardware para manejo de Archivos ___________________________ 13 3.9. Actividades Que Realiza el Archivo ______________________________________ 13 CONCLUSIONES ___________________________________________________________ 14 Anexos - Fotos _____________________________________________________________ 16 Archivo Histórico de Cali ___________________________________________________ 16 Deposito de Archivo ________________________________________________________ 16 Sala de Consulta ___________________________________________________________ 17 Organización de Fondos Cajas desacidificadas, __________________ 17 Como llegan los documentos _______________________________________________ 18
  4. 4. Formato de ficha ___________________________________________________________ 18Documentos de Archivo ____________________________________________________ 19Libro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563) ______ 19Estantería _________________________________________________________________ 20Investigación – copia de documentos________________________________________ 20Catalogo – Formato papel___________________________________________________ 21Exposición de documentos Urnas de vidrio ________________________ 21Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla) _______________________ 22Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica ________________ 22Autores del Informe ________________________________________________________ 23Bibliografía _________________________________________________________________ 23
  5. 5. INTRODUCCIONEl presente informe muestra la investigación realizada en el Archivo Histórico deCali, donde se especifican sus aspectos administrativos: cuál es su historia yorganización, a demás sus aspectos específicos, sus funciones e importanciapara la sociedad, su organización, los fondos que la conforman, su estructurafísica y las generalidades del archivo como tal.En él se determina la importancia de los archivos, su papel en sociedad y en lasinstituciones.
  6. 6. ARCHIVO HISTÓRICO DE SANTIAGO DE CALI – AHC1. Aspectos administrativos - AHC1.1. Reseña HistóricaPor Real Cédula de 1573 el Rey de España ordenó que los cabildos llevaran librosde Actas: El de Santiago de Cali se había anticipado 10 años a esta disposición.Estos valiosos documentos fueron conservados en un cuarto, por mucho tiempo,encontrándose en lamentable estado de abandono, siendo necesario organizarlosya que constituían para la ciudad un patrimonio invaluable. Por esta razón, en1904 se firmó un contrato para encuadernarlos y en 1918 se comprometió unapartida de $500.oo para su sostenimiento. Sin embargo era prioritaria la completaorganización de esta información, y por esta razón en el año de 1958, se creó elArchivo Histórico De Cali, mediante el decreto Municipal No.378, del mes de junio.1.2. UbicaciónEl Archivo Histórico ha funcionado en diversas sedes como el EdificioMoncaleano, los sótanos del Centro Administrativo Municipal y en el Edificio delPalacio Nacional, sitios técnicamente poco apropiados para la conservacióndocumental.Para su mejoramiento, en febrero de 2000 se ubicó en el segundo piso del edificiodonde hoy funciona la Secretaría de Cultura y Turismo Municipal. Esta edificaciónfue adquirida en el año de 1997 por el Municipio de Santiago de Cali,convirtiéndose en una de las sedes más completas para dinamizar la actividadcultural de la ciudad. Esta construcción que ocupa un lote de diecisiete mil metroscuadrados se compone de biblioteca infantil, sala bibliográfica especializada enarte y cultura, sala especializada para invidentes, videoteca, salones de exposiciónde artes plásticas, sala equipada con medios para grabación audiovisual,audioteca y un conjunto de auditorios y salas donde se ofrecen conferencias ytalleres permanentes y espacios para la investigación. Esta edificación fueconstruida y dirigida por el arquitecto Rogelio Salmona y fue galardonada con elPremio Nacional de Arquitectura en la Bienal de 1989-1991.
  7. 7. Se encuentra ubicado en la carrera 5 No 6 – 05, en el centro histórico de la ciudadde Cali.Teléfono: 885 8855 – Ext. 210.Oficina 209 sala de consulta, 210 depósitos del archivo.Horario de atención: lunes a viernes - 8:00 a.m. 3:30 p.m. jornada continua.Correo electrónico: archiscali@hotmail.com1.3. Estructura Orgánica SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO DE CALI Secretario: Argemiro Cortés Buitrago ADMINISTRACIÓN Asesora Administrativa Amparo Saa Ortiz COORDINACIÓN Licenciado En Historia Carlos Mario Recio ASISTENTE Historiador Rodrigo Marlon Mejía AUXILIAR Estudiante Julián López
  8. 8. 2. Aspectos Específicos - AHC2.1. Objetivos de la Organización2.1.1. Objetivo General:Preservar y organizar aquellos documentos de archivo de conservaciónpermanente, que reflejan hechos con valor histórico, procedentes de laAlcaldía de Santiago de Cali, Las notarias, el concejo municipal, y elcircuito judicial, con el fin de conservar la memoria h istórica, Legal,Jurídica y Administrativa de la ciudad.2.1.2. Objetivos Específicos: Divulgar el conocimiento histórico y cultural de la comarca del Valle del Cauca, Santiago de Cali, y la región del Suroccidente Colombiano. Recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar, reproducir y difundir el patrimonio documental de los fondos que la constituyen.2.1.3. Misión y Visión:El archivo histórico de Santiago de Cali, no cuenta con misión y visión, está se rigepor la misión y visión de la Secretaria de Cultura y Turismo de Santiago de Cali,que es el ente encargado de su administración.2.1.3.1. Secretaria de Cultura y TurismoMisión:Su misión es promover y divulgar las diferentes manifestaciones artísticas tantonacionales como extranjeras, formar públicos, contribuir a la conservación ydifusión del patrimonio cultural intangible, generar procesos para el desarrollourbano y fortalecer espacios para el sano esparcimiento, la convivencia yconstrucción de relaciones sociales basadas en el respeto por la diversidad y elpluralismo, sin distingos de razas, religión, credo o cultural, mediante la realizaciónde eventos artísticos, culturales y recreativos.Visión:Convertir al Teatro al Aire Libre los Cristales, en el mejor y más completoescenario al aire libre existentes en el municipio de Cali, dotándolo de lainfraestructura requerida para la presentación de espectáculos masivos,generando un mayor impacto en los visitantes y habitantes de la ciudad a nivelcultural y de recreación.
  9. 9. 3. Generalidad del Archivo – AHC3.1. Función del Archivo:Las funciones del archivo histórico de Cali se encuentran enmarcadas dentro delas actividades que buscan recopilar, organizar, custodiar, conservar, investigar,reproducir y difundir el patrimonio documental de nuestra región. Por lo tanto,proteger la memoria y abrir canales de comunicación son parte fundamental delpropósito del AHC, el cual pone a disposición de toda la ciudadanía caleña, todo elacervo documental que reposa en sus instalaciones, así como actividades deextensión y difusión.3.2. Ubicación física dentro de la estructura de la entidadEl archivo está ubicado en el segundo piso del edificio de la Secretaria De CulturaY Turismo De Cali (antiguo edificio de la FES).Cuenta con una Sala de Consulta General para usuarios, dos depósitos alternosequipados con los requerimientos específicos de disposición y conservacióndocumental, en la parte física (estantería, anaqueles, cajas, etc.,) aun no cuentacon control medio-ambiental (control de temperatura y nivel de humedad relativa).Dichos depósitos se encuentran separados de la sala de consulta y su paso esrestringido como medida de seguridad y custodia de los documentos.Hace parte de sus instalaciones una pequeña sala de conferencias, donde tienelugar la oferta cultural ofrecida por este centro de investigación y como espacio deinvestigación por parte de estudiantes de Archivística y Paleografía. El usuariotambién podrá encontrar dentro de las instalaciones del Centro Cultural de Cali,exposiciones del acervo documental y una colección de fotografías del Cali Viejo,perteneciente a un archivo privado del señor José Luis Zorrilla.3.3. Organización de la DocumentaciónEn el archivo histórico de Santiago de Cali, por ser un archivo histórico no manejalas tablas de retención y las series documentales, ya que estas vienenorganizadas desde los entes que forman el acervo del AHC.El AHC está compuesto por los siguientes fondos: Fondo concejo Fondo Escribanos
  10. 10. Fondo Notarial Fondo Alcaldía Fondo Judicial Fondo Impresos Fondo Fotográfico Fondo Cabildo3.4. Almacenamiento de la informaciónEl AHC almacena la información en dos salas que están equipadas para dichafunción, en ella los archivos se almacenan en cajas y carpetas desacidificadas,aunque la gran mayoría de los documentos les llegan ya empastados como es elcaso de los documentos notariales o los contables de la alcaldía de Santiago deCali.Para el almacenamiento posee estanterías de almacenamiento dinámico y fijas.3.5. Series Documentales: (Descripción)3.5.1. Fondo ConcejoEn este se encuentra documentación producida entre los años 1830 y 1964, y sepueden encontrar Libros Capitulares, Actas del Concejo, Acuerdos Municipales, laGaceta Municipal y el Archivo del Concejo. Este fondo constituye la memoria de laciudad, al custodiar y preservar los documentos que hacen referencia a susorígenes.3.5.2. Fondo CabildoComprende los Libros Capitulares de 1563 a 1830, donde podemos encontrarActas del Cabildo, Acuerdos, Cédulas Reales, Autos de buen gobierno, ventas deesclavos entre otros.3.5.3. Fondo EscribanosCuenta con los documentos emanados por los llamados escribanos en eseentonces, que luego fueron reemplazados en cierto modo por los notariospúblicos, que eran los encargados dar fe.
  11. 11. 3.5.4. Fondo NotarialEste acervo cuenta con los documentos de las primeras notarías que existieron enSantiago de Cali, como son la Notaría Primera, que abarca el periodo 1850 a 1968y Notaría Segunda que va desde 1850 hasta 1964. En él podemos encontrarprotocolos de reconocimientos, testamentos, ventas, hipotecas, entre otros.Para ubicar una escritura pública son necesarios básicamente tres datos que son:Número de la escritura pública, - Año de protocolización de la escritura, -Notaríaen que se realizó la protocolización.3.5.5. Fondo ImpresosAbarca el período comprendido entre los años 1888 y 1995. Comprende entreotros la gaceta departamental, gaceta municipal, anales de la asambleadepartamental y diarios oficiales.3.5.6. Fondo JudicialSe encuentran los procesos judiciales seguidos ante la instancia competente entrelos siglos XVI hasta la primera mitad del Siglo XX. En su primera fase deorganización, el fondo judicial quedó dividido en dos subfondos: Tribunal yJuzgados.Como herramienta descriptiva, el fondo cuenta con un inventario físico que reseña2.352 documentos y un catalogo que resume alrededor de 400 expedientesjudiciales que datan desde 1608 hasta 1957.3.5.7. Fondo AlcaldíaEn este fondo se encuentran consignadas las gestiones de índole administrativa yjurídica desarrolladas por esta Entidad, lo mismo que la correspondencia quecirculaba entre este organismo y los diferentes estamentos de la sociedadcomprendida entre los años 1900 y 1985.3.5.8. Fondo FotográficoEs una colección de fotografías del Cali viejo que se encuentra en exposiciónpermanente en los pasillos del segundo piso del centro cultural de Cali, estospertenecen al archivo privado de José Luís Zorrilla.
  12. 12. 3.6. Personal y sus FuncionesEl AHC cuenta en el momento con tres personas para el funcionamiento delarchivo como tal, estas personas son:3.6.1. Coordinación: Está a cargo del historiador Carlos Mario Recio, el seencarga de recibir, organizar y revisar los documentos que llegan de las distintasentidades que conforman el archivo. También es el encargado de los talleres,seminarios y exposiciones que se realizan en el AHC.3.6.2. Asistente: El historiador Rodrigo Marlon Mejía está encargado tambiénde organizar y evaluar la documentación que llega al ACH, se encarga de guiar alos investigadores, estudiantes o entidades que necesitan el servicio del archivocon la búsqueda del documento y uso del mismo.3.6.3. Auxiliar: es el estudiante Julián López, está encargado de la búsquedade las escrituras públicas que reposan en el AHC, como también de la mensajeríao correspondencia dentro del archivo y las dependencias de la alcaldía deSantiago de Cali.3.7. Dotación: Muebles y EquiposEn cuanto a los muebles del AHC para el personal son escritorios en madera,sillas ergonómicas para el empleado y el visitante.En cuanto a la sala de consulta tiene 8 puestos de trabajo individual con atrilespara la consulta de los documentos, y una mesa de reuniones con 10 puestospara reuniones grupales también en madera, el catalogo es un mueble en maderaque contiene unos A-Z donde se encuentra todos los archivos del AHC.Tienen 3 computadores clones es decir equipos genéricos no de marca como(COMPAQ, HP, Dell, IBM), una impresora helewt Packard desk jet 2160, unafotocopiadora ricoh 1760. No tienen equipos de aire acondicionado, ni higrómetro(medidor de humedad relativa) ni sensores de humo.En cuanto al personal usan batas blancas, tapabocas y guantes de látex para lamanipulación de los documentos, igualmente a las personas que vienen aconsultar los documentos que contiene el archivo.
  13. 13. 3.8. Software y Hardware para manejo de ArchivosEl software para el manejo de archivos utilizado por AHC es el WINISIS que espropiedad de la UNESCO, El Micro CDS/ISIS fue diseñado para el registro dedocumentos. Su mayor uso se da en el campo bibliográfico, pero es igualmenteaplicable al registro de legajos personales, historias clínicas, información jurídica,expedientes, documentación de proyectos y en general, a toda base de datos queposea información estructurada en "fichas", con datos textuales (formados por unao más palabras).Una de las principales ventajas que ofrece el diseño del programa, es sucapacidad de manejar un número ilimitado de bases de datos, cada una de lascuales puede contener datos totalmente diferentesEn cuanto al Hardware el AHC utiliza equipos Clones (no de marca) que cumplena cabalidad con las funciones de le entidad con Windows y office y el programaWINISIS en red.3.9. Actividades Que Realiza el ArchivoDentro de las finalidades del AHC, esta difundir la información y por esto realizaactividades en compañía de otras entidades con el fin de dar a conocer y resaltarla importancia de los documentos que custodia.En las actividades que ofrece, está el resaltar la celebración del Bicentenario, yaque como memoria pública son parte esencial de los recuerdos colectivos quefortalecen la identidad de la sociedad.También desarrollan talleres sobre sensibilización; acercamiento y conocimientode la institución para niños y jóvenes; una inducción acerca de las fuentes y elArchivo Histórico como centro que conservación de la memoria de nuestrasociedad y espacio de investigación dirigido a estudiantes de primaria ysecundaria, una muestra fotográfica permanente sobre Cali de la primera mitaddel siglo XX; inventario de los bienes culturales muebles de Santiago de Cali,compuesto de fichas técnicas y diapositivas de los diferentes bienes; taller deconservación y primeros auxilios a documentos.
  14. 14. CONCLUSIONESCon la visita realizada al Archivo Histórico de Santiago de Cali, comprendimos laimportancia que tienen los archivos para la sociedad, empresas, investigadores ypersonas inmersas en el mundo de la archivística y la documentación.Esta visita nos permitió comprender cómo va organizado un archivo y el tiempo deque dura cada uno, desde el momento de creación de un documento.Comprendimos que los archivos son fundamentales, mantienen vivo el interés pornuestra historia, a través de su difusión se fortalecen los espacios destinados a lareflexión de como se desenvuelve el ser humano en cada época o siglo vivido, eldebate y conocimiento, como hacían uso de la información y documentos creadospor él.En el caso del AHC a pesar de que ya tiene muchos años de creado aún falta pororganizar, digitalizar y ordenar la totalidad de los fondos la componen.Observamos que las personas encargadas de administrarlo lo hacen con base a laley 594 de 2000 o ley general de archivos de Colombia y la ley 80 de 1993 con lacreación del archivo general de la nación o parámetros establecidos por estaentidad.La realidad es que en Colombia a pesar de llevar 10 años con la ley 594 de 2000muchas instituciones públicas les hace falta dar la importancia que se merece a lagestión de archivos, ya que en ellas no se contrata el personal idóneo o preparadopara dicha labor o al menos un equipo interdisciplinar para la creación y buenfuncionamiento de los departamentos de archivo en el país.Las entidades de administración pública se ven envueltas en un sin número deactividades bajo su administración, el caso del AHC, es administrado por laSecretaria de Cultura y Turismo de esta ciudad, quien no ha entregado suficienterecurso para el manejo y mantenimiento optimo de este archivo, exponiendo a sínuestra memoria histórica a riesgo de deterioro.Es también de anotar que la mayoría de personas que estamos en el mediobibliotecario le restamos la importancia que tienen los archivos, porque creemosque son menos importantes y que no son tan utilizados como los libros o lasrevistas o documentos de consulta y ahora con la revolución tecnológica, el mundode la WEB.
  15. 15. Este taller teórico práctico, enseña la realidad de los archivos y la importancia quehan adquirido en los últimos tiempos. Las universidades, empresas necesitan deesta información para ser más competitivas y crear nuevo conocimiento mejorandoel existente y facilitando la búsqueda de información. Esta nueva búsqueda deinformación exige que los archivos sean organizados y utilicen estándares para suconsulta a nivel a mundial.Las sociedades han tomado como referencia para la reivindicación de la historia,eventos, sucesos y hechos trascendentales, que tiene un significado relevante enlas transformaciones o desarrollo de las culturas y que se encuentrandocumentados en los Archivos Históricos.Por último, sabemos que todavía falta mucho para adecuar y estructurar losarchivos del país, es por esto que se debe luchar contra la falta voluntad política yejercer un verdadero esfuerzo de parte de las personas que trabajan en el mediopara difundir esta ciencia. Cabe aun así resaltar que en Colombia, la ley generalde archivos, las instituciones universitarias y estado, han hecho énfasis en laimportancia de estos, y al mismo tiempo están aportando al conocimiento yverdadero uso de los archivos para el país. Esperemos que ahora con elBicentenario de nuestro país, demos la importancia que se merecen los archivos,ellos nos muestran de dónde venimos, que hacemos hoy en día y hacia dondepodemos ir.
  16. 16. Anexos - FotosArchivo Histórico de CaliDeposito de Archivo
  17. 17. Sala de ConsultaOrganización de Fondos Cajas desacidificadas,
  18. 18. Como llegan los documentosFormato de ficha
  19. 19. Documentos de ArchivoLibro capitular No. 1 Documento más antiguo (1563)
  20. 20. EstanteríaInvestigación – copia de documentos
  21. 21. Catalogo – Formato papelExposición de documentos Urnas de vidrio
  22. 22. Exposición fotográfica – Cali Viejo (José Luis Zorrilla)Exposición de Actividades de Divulgación Cultural e Histórica
  23. 23. Autores del Informe Mauricio Bowers Emilcen Muñoz Bibliografía Archivo Histórico de Cali http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=828 Video - visita y Entrevista a Rodrigo Marlon Mejía Asistente del Archivo Histórico de Cali Folleto informativo – Archivo Histórico de Cali Folleto Actividades – Archivo Histórico de Cali.

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