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  • 1. Conselho Directivo DESPACHO 17/CD/06 NORMAS GRÁFICAS PARA DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS Tendo em conta que: a) O logótipo de uma instituição é o primeiro veículo da sua imagem e deve acompanhar todos os seus documentos e estacionário (envelopes, papel de carta, papel de fax, cartão pessoal, etc.), consubstanciando na forma e cor o posicionamento que a instituição pretende no presente e no futuro; b) A imagem veiculada deve sustentar a unidade e coerência interna de uma instituição; c) A comunicação numa organização da Administração Pública deve ser formalmente efectuada, recorrendo, sobretudo, à Informação, ao Oficio, à Carta, ao Fax e ao Mail; d) É necessário que estes instrumentos obedeçam a determinadas regras formais, de modo a que, na mesma instituição, haja coerência; e) É necessário que estes instrumentos obedeçam a determinadas regras formais, enquadradas no protocolo institucional da Administração Pública; f) Não se pode esquecer que, sobretudo para o exterior, a imagem transmitida por estes documentos pode ser determinante na opinião que formam sobre a instituição e o seu funcionamento; g) Os princípios da qualidade também se aplicam à normalização de procedimentos, e o ISA pretende aplicá-los. Determino que: Toda a Escola passe a ter em consideração a aplicação das seguintes normas gráficas aos diversos documentos que produza: 1. Logótipo Formato rectangular, composto por estilização de águia e expressão escrita com lema em latim em faixa de transição (Hinc patriam sustinet). Composição a duas cores – verde escuro e verde claro (cor de Agronomia), sendo este último utilizado com degradée. Expressão escrita na base com identificação da Escola (Instituto Superior de Agronomia), seguida da Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 2. Conselho Directivo identificação da Universidade (Universidade Técnica de Lisboa) em letra tipo Akzidenz Grotesc BE Bold. Logotipo simplificado em termos de componentes e cores, face ao anterior, por questões estética e económica. Na bandeira institucional será permitida a utilização do logótipo anterior, mais complexo em termos de componentes e cores. 2. Envelopes Os diferentes formatos de envelope utilizados, cuja aquisição deve ser, numa perspectiva de economia de escala, efectuada pela Divisão Financeira, devem conter apenas o logótipo acima descrito, seguido do endereço postal do ISA. 3. Informação É o documento através do qual as Chefias ou Técnicos se dirigirem à Chefia a que reportam, propondo ideias/projectos, pedindo autorização, dando conhecimento de factos. É sempre dirigido à Chefia imediata que, tendo autoridade para tal, emite um Despacho com a decisão sobre o assunto em causa. Caso não tenha, emite um parecer que dirige ao seu superior para que este emita o Despacho. Tem de ser numerado para que possa constar dos registos do Secretariado do Serviço e encontrado no futuro, caso necessário. Quando segue para os Órgãos de Gestão tem de dar entrada no Expediente. Deve ser assinado pelo autor. 3.1. Definição de página: Tipo de papel: A4 Margens: Superior: 2cm., Inferior:1,25 cm., Esquerda: 3cm., Direita: 2cm., Cabeçalho e Rodapé: 1,27cm. Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 3. Conselho Directivo 3.2. Cabeçalho: Logótipo a P&B com tamanho 1,88cm. x 4,63cm. Identificação da Divisão, Departamento ou Unidade Orgânica a Times New Roman 8, bold. 3.3. Texto: Tabela com 2 colunas: uma para Parecer e outra para Despacho a Arial Narrow 12, bold. Deverá sempre constar no campo “Informação nº” a numeração sequencial por ano, iniciais do Serviço/Departamento responsável pelo conteúdo e ano a que se refere o número. Todo o texto é a Times New Roman 12. Identificar sempre o cargo e o nome da pessoa que assina. 4. Ofício É o documento utilizado na comunicação entre os serviços e as entidades externas. Nunca pode ser assinado pelos Técnicos, mas apenas pelas chefias, obedecendo ao seguinte protocolo: a chefia só pode assinar os Ofícios que se dirigem a pessoas com o seu nível hierárquico ou abaixo. Se tiverem nível acima terá de ser assinado pelo seu superior. Exemplo: o Chefe de Divisão só assina Ofício para Chefes de Divisão ou abaixo. Acima tem de ser o Presidente do CD. Tem de ser numerado para que possa constar dos registos do Secretariado do Serviço e encontrado no futuro, caso necessário. Tem sempre de dar saída no Expediente, onde lhe é colocada uma referência própria. 4.1. Definição de página: Tipo de papel: A4 Margens: Superior: 5cm., Inferior:2 cm., Esquerda: 3cm., Direita: 2cm., Cabeçalho e Rodapé: 1,27 cm. 4.2. Cabeçalho: Logótipo a Cores ou a P&B com tamanho 2,51cm. x 6,16 cm. Identificação da Divisão, Departamento ou Unidade Orgânica a Arial 9, bold. Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 4. Conselho Directivo 4.3. Endereço: Times New Roman 12, normal. Tabulação a 8 cm. Utilizar sempre as expressões Exmo.(a) Senhor(a) se for um Oficio não dirigido a um nome, mas apenas ao cargo (Ex. Exmo.(a) Senhor(a) Director de Marketing da Matutano). Sempre que possível, é desejável que o nome da pessoa seja indicado a seguir à função (personalização da carta). Neste caso, ajustar o género do Exmo. ou Exma.. 4.4. Identificação do Oficio/Carta: Arial, 11, itálico Para facilitar a identificação do documento a que nos referimos, poderemos identificar a eventual Ref. do Oficio/Carta a que estamos a responder (Sua referência / S/comunicação). Deverá sempre constar a “Nossa referência”(numeração sequencial por ano, iniciais do Serviço/Departamento responsável pelo conteúdo, ano a que se refere o número) e a “data” em Arial 11, bold. 4.5. Assunto: “Assunto” a Arial 12, bold e restante texto a Times New Roman 12, itálico. Caso se ajuste o tamanho do texto por questões estáticas (ver item abaixo), o mesmo deverá ser feito a esta parte do Oficio/Carta. 4.6. Texto: Times New Roman 12. Pode ser 13 ou 14 se o texto for pouco e for necessário criar uma mancha mais estética na página. Se mais do que 1 página, numerar no canto inferior direito. Identificar sempre o cargo e o nome da pessoa que assina. Se com anexos, colocar no final da folha: Em Anexo: Cópia do documento ...... (tamanho 10) Colocar sempre no fim, no canto inferior esquerdo iniciais da pessoa que minutou o oficio (i.e., escreveu) e da pessoa que conferiu ou assinou (Ex: CA/PL) a tamanho 10. Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 5. Conselho Directivo 4.7. Rodapé: Times New Roman 9, bold e itálico (copiar modelo). Personalizar o Telefone, Fax e E-mail do Serviço/Departamento ou utilizar os telefones e fax gerais. 5. Carta É o documento utilizado na comunicação interna entre os serviços, sempre que seja necessário um carácter mais formal (por exemplo, para pedir colaboração). Tem formato semelhante ao Ofício, embora não tenha de dar saída no Expediente. Não pode ser assinada pelos Técnicos, dado que é endereçada a Dirigentes. Tem de ser numerado para que possa constar dos registos do Secretariado do Serviço e encontrado no futuro, caso necessário. 6. Fax É o documento utilizado na comunicação mais célere entre os serviços/instituições e o exterior, sempre que o assunto seja simples, sem grande carácter vinculativo. Tem de ser numerado para que possa constar dos registos do Secretariado do Serviço e encontrado no futuro, caso necessário. Pode ser assinado pelos Técnicos caso lhes tenha sido delegada competência para tal, no âmbito das suas tarefas. 6.1. Definição de página: Tipo de papel: A4 Margens: Top: 2cm., Bottom:1 cm., Left: 1cm., Right: 1cm., Header:1cm. e Footer 1,27cm. 6.2. Cabeçalho: Logótipo a P&B com tamanho 2,51cm. x 6,16cm. Morada do ISA (CG Times 11), seguida de Identificação da Divisão, Departamento ou Unidade Orgânica (CG Times 12, bold) e Telefone, Fax e E-mail do Serviço/Departamento ou utilizar os telefones e fax gerais (CG Times 11). Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 6. Conselho Directivo 6.3. Identificação do Fax: Arial, 11, bold Deverá sempre constar no campo “Fax nº” a numeração sequencial por ano, iniciais do Serviço/Departamento responsável pelo conteúdo e ano a que se refere o número. Se mais do que uma página ou página de rosto, colocar o nº de páginas incluindo o rosto, i.e., pôr sempre o nº total que a pessoa há-de receber no seu fax, para que possa conferir se chegou tudo. Utilizar, sempre que dirigido a uma função ou pessoa, as expressões Exmo.(a) Senhor(a) no campo “PARA”. 6.4. Texto: Times New Roman 12. Pode ser 13 ou 14 se o texto for pouco e for necessário criar uma mancha mais estética na página. Identificar sempre o cargo e o nome da pessoa que assina. 7. E-mail Tendo em conta que é um meio de comunicação cada vez mais utilizado, é importante, por questões práticas e também formais, seguir algumas regras denominadas de netetiqueta, tais como: a) Pôr sempre o Assunto. b) Escrever mensagens claras e sucintas. c) Não escrever em maiúsculas (é como se estivesse a gritar com o destinatário). d) É boa prática deixar linhas em branco entre blocos de texto. Dessa forma, o texto fica organizado e mais fácil de ler, mesmo que a mensagem seja longa. e) Definir assinatura a aparecer no final de cada mensagem, em que constem a identificação e morada da Escola/Universidade e do Departamento/Serviço, Tel., Fax e E-mail. O ideal é que tenha no máximo 4 linhas. f) Sempre que dirigido a uma população mais ampla, como acontece quando se utilizam as mailling list, colocar Exmo.(a) Senhor(a) para englobar todos os receptores. Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 7. Conselho Directivo g) Terminar, sempre que possível, com “Os melhores cumprimentos” e identificar sempre o cargo e o nome da pessoa que assina. h) Enviar anexos apenas quando solicitado, e apenas em último caso para listas. Ter em conta que devem ter o menor peso possível e, de preferência serem substituídos por um apontador indicativo da sua localização (seja na Internet, seja na rede local). i) Ao responder, não inclua todo o conteúdo da mensagem respondida: deixe apenas o suficiente para enquadrar a sua resposta. 8. Declarações É um documento com carácter de prova, e afirma determinada situação/condição sobre um indivíduo ou instituição (por exemplo, que desempenha(ou) determinada função, que tem determinado tempo de serviço, etc.). Só pode ser assinada pela Chefia que tenha competência para atestar o conteúdo, tem de se basear em dados e tem de ser autenticada por carimbo ou selo branco. Inicia-se com a palavra DECLARAÇÃO centrada na folha, e com o texto, “Declara-se, para os devidos efeitos, que fulano de tal …..” Pode ou não ter o logótipo a encima-la, dado que é autenticada. 9. Requerimento Qualquer pessoa pode elaborar e assinar um Requerimento. Trata-se de uma solicitação aos serviços de algo para determinado fim (por exemplo, autorização para ter determinado horário de trabalho). É dirigido à Chefia que pode autorizar, começa por “Fulano de tal vem requerer a V.Exa. que se digne autorizar….”. Termina com a expressão “Pede deferimento”, é assinado e datado. Tem de dar entrada no Expediente. Este documento pode ou não ter logótipo a encimá-la. Em anexo encontram-se modelos dos diversos documentos acima descritos, que se encontrarão também disponíveis on-line, com acesso reservado com password, sendo enviada Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 8. Conselho Directivo para cada responsável de Departamento/Unidade Orgânica uma disquete com os modelos já adaptados a cada uma das designações. Lisboa, 15 de Dezembro de 2006 O Presidente do Conselho Directivo Prof. Cat. Pedro Leão de Sousa Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt
  • 9. Conselho Directivo ANEXO Modelos de Documentos que deverão vigorar no ISA a partir de 18 de Dezembro de 2006 Tapada da Ajuda, 1349-017 Lisboa, Portugal Telefones: 21-3653100 Telefax: 21-3653238 E-mail: cdisa@isa.utl.pt