1 Financial Statement Requirements Renewing a License

  • 564 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
564
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
9
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Financial Statement Requirements  Renewing a License  Financial statement­ A balance sheet listing all of the assets and liabilities of the company holding the license;  *The balance sheet should not contain personal assets or liabilities.  *A classified balance sheet is preferred over an unclassified balance sheet.  Classified­ separates assets and liabilities into current and non­current (long­term)  *The financial statement must be in exactly the same name as licensed.  *The balance sheet should contain a full date, including the month, day, and year.  ***Reviewed Financial Statement by an actively licensed CPA/PA is required if your monetary limit is over  $1,500,000.  Must be on GAAP basis, OCBOA financials are not accepted.   The reviewed financial statement  must contain a signed report page, balance sheet and full disclosure notes.  Audited financials are also  acceptable.  ***A self prepared or compiled financial statement is acceptable if your monetary limit is $1,500,000 or less.  ***If your company is a subsidiary of another company, the parent company must submit a guaranty agreement and a  financial statement.  ***A company’s financial statement should not include any personal assets or liabilities.***  A guide to classifying assets and liabilities:  CURRENT ASSETS are cash and those assets that are reasonably expected to be realized in cash or sold or consumed  within one year or within a business’s normal operating cycle if it is longer. Generally, current assets include the  following:  Ø  Cash and cash equivalents available for current operations  Ø  Marketable securities representing the investment of cash available for current operations, including  investments in debt and equity securities classified as trading securities.  Ø  Underbillings on work in progress  Ø  Inventories (to include materials and/or houses built for sale). Also, developed lots for sale. Raw, undeveloped  land is not a current asset.  Ø  Retirement Plans, specifically an IRA, 401K and Profit Sharing, will be allowed at 50% (Personal IRA’s not  allowed on Company Financial Statement)  Ø  Cash surrender value of life insurance policies (Not face value of life insurance)  Ø  Trade accounts receivable, notes and other receivables that are expected to be collected within one year  Ø  Prepaid expenses such as insurance, interest, rents, taxes, etc.  The following are not current assets, however, since they generally are not expected to be converted into cash within  one year:  Ø  Related party or owners receivables (not allowed as a current asset)  Ø  Cash restricted for special purposes (Restricted cash may be classified as a current asset if it is considered to  offset maturing debt that has been properly classified as a current liability, however.)  Ø  Long term investments  Ø  Receivables not expected to be collected within one year  Ø  Land and other natural resources  Ø  Depreciable assets (buildings, equipment, tools, etc.)  Ø  Prepayments or deferred charges that will not be charged to operations within one year  Ø  Notes receivables from stockholders 1 
  • 2. CURRENT LIABILITIES are obligations whose liquidation is reasonably expected to require (a) the use of current  assets or (b) the creation of the other current liabilities.  Generally, current liabilities include the following:  Ø  Line of Credit balances and credit card balances  Ø  Payables for materials and supplies  Ø  Amounts collected before goods or services are delivered (overbillings on jobs in progress)  Ø  Accruals for wages, salaries, commissions, rents, royalties, and taxes  Ø  Other obligations, including portions of long­term obligations, expected to be liquidated within one year*  *Current liabilities do not include long term notes, bonds and obligations that will not be paid out of current assets.  *If listing a long term liability you should classify the portion of the liability that is due within one year as a current  liability.  If no current portion of the liability is listed then a percentage of the liability will be classified as current for the  purpose of determining the working capital.  Supplemental Financial Statements:  *You may submit a personal financial statement or parent company financial statement in addition to  contractor’s financial statement to help support monetary limit.  A guaranty agreement must be signed by the person or company officer submitting the  supplemental financial statement  *These supplemental financial statements may be self­prepared or compiled.  *Working capital and net worth are calculated for supplemental financial statements. (Working Capital is  calculated for personal financial statements.)  *These values are then decreased by 50% and added to overall working capital and net  worth.  *A negative working capital or net worth is not reduced by 50%.  Supplemental financial statements may include an investment in the contractors company; however, the board will not  allow the value of the investment in the contractors company in calculating overall working capital and net worth.  Receivables from related parties will not be counted as a current asset (this also applies to the contractor’s financial  statement).  Retirement plans will be accepted on a personal financial statement as a current asset; however, the value of the  retirement plans will be reduced by 50% to account for tax liabilities.  Line of Credit  You must submit original letter of credit in board’s format.  *Any changes/omissions will render the line of credit obsolete in calculating working capital.  *Line of credit will be added to overall working capital.  (Does not affect net worth)  If contractor’s financial statement shows a negative working capital, the line of credit  amount added to working capital is reduced by 50%  Related Party Receivables (related party/owner/stockholder)­  Related Party Receivables are only accepted as a current asset if the related party submits a guaranty agreement  and a financial statement which shows they have the ability to pay the receivable within a year.  Monetary Limit Calculation  10 Times the lesser of total Working Capital and total Net Worth.  Working Capital = Total Current Assets minus Total Current Liabilities  Net Worth= Total Assets minus Total Liabilities  Example:  Monetary limit of $1,000,000 must show Working Capital and Net Worth of at least $100,000 2 
  • 3. Example Monetary Limit Calculation  This example contains a summary balance sheet for illustrative purposes; a summary balance sheet is not acceptable for  complying with the boards requirements.  Contractor’s Financial Statement  XYZ Contractor Company (name must be exactly as licensed)  Balance Sheet  MM/DD/YYYY  Assets  Current Assets                                                                                                      $14,000  Non­Current Assets  20,000  Total Assets                                                                                                            34,000  Liabilities  Current Liabilities  16,000  Long­Term Liabilities  10,000  Total Liabilities  26,000  Equity (Net Worth)  8,000  Total Liabilities and Equity  34,000  Working Capital = $14,000 – 16,000 = (2,000)  (Parenthesis around number denotes a negative value)  Net Worth = $34,000 – 26,000 = 8,000  Supplemental Financial Statement to support monetary limit.  (Guaranty Agreement must be properly filled out)  John and Jane Doe (must complete Guaranty Agreement)  Balance Sheet  MM/DD/YYYY  Assets  Current Assets                                                                                                      $4,000  Non­Current Assets  220,000  Total Assets                                                                                                            224,000  Liabilities  Current Liabilities                                                                                                  13,000  Long­Term Liabilities  140,000  Total Liabilities                                                                                                      153,000  Equity (Net Worth)  79,000  Total Liabilities and Equity                                                                                           224,000  Working Capital = $4,000 – 13,000 = (9,000)  (Parenthesis around number denotes a negative value)  Net Worth = $224,000 – 153,000 = 79,000  The working capital is taken at full value and the net worth is accepted at 50%, both are added to overall values.  The Contractor also submitted a properly completed Letter of Credit from a Bank for $100,000.  This letter of credit is reduced by 50% due to a negative contractor’s working capital.  Total Working Capital = (2,000) + (9,000) + 50,000 (50% of Line of Credit) = $39,000  Total Net Worth= $8,000 + 39,500 (50% of Personal Financial statement) = $47,500  These values support a maximum Monetary Limit of $390,000 (10 times lesser of W/C and N/W) 3 
  • 4. Contractor's Balance Sheet  License #:  License Name:  (The name on the balance sheet must match exactly with your license)  Address  Mode of Operation  _____  Sole Proprietor  ____Corporation  _____ LLC  ____ Partnership  Financial Statement as of  ____________  ________,  20______  (Month)  (Day)  (Year)  Current Assets  Dollars Only  Cash on hand and in the Bank  Accounts Receivable (Within 1 year)  Trade  Employees  Other: (Itemize)  Costs in excess of billings on uncompleted contracts  Marketable Securities, Stocks, and Bonds  Inventories­ Materials or Houses Built or Developed Lots for Sale  Retirement Plans (IRA; 401K; Profit Sharing) *Generally Only for Personal Financials  Cash Surrender Value of Life Insurance (Not Face Value)  Prepaid Expenses (Insurance, Taxes, Interest, Rents, Other)  Other: (Itemize)  A  Total Current Assets  Non­Current Assets  Accounts Receivable (amounts not due within 1 year)  Related Party Receivables  Long Term Investments  Land  Depreciable Assets  Buildings  Equipment  Tools  Furniture  Other: (Itemize)  B  Total Assets  Current Liabilities  Credit Cards (Balance)  Accounts Payable (Due Within 1 Year)  Accrued Salaries and Wages  Billings in excess of costs (uncompleted contracts)  Equipment Encumbrances (Due Within 1 year)  Real Estate Encumbrances (Due Within 1 year)  Line of Credit (Balance)  Other: (Itemize)  C  Total Current Liabilities  Long Term Liabilities  Accounts Payable (Due After 1 Year)  Equipment Encumbrances (Due After 1 year)  Real Estate Encumbrances (Due After 1 year)  Stockholder Payable  Other: (Itemize)  D  Total Liabilities  E  Net Worth  D + E  Total Liabilities and Net Worth  Working Capital = A – C =  ___________  Net Worth = B – D = Place in line E 4 
  • 5. License ID# 000______________  GUARANTY AGREEMENT  (Required with supplemental financial statements to increase working capital or net worth  or by parent companies indemnifying subsidiaries)  I/we, the undersigned person(s), natural or corporate, do hereby pledge and agree to guarantee the debts and  obligations of the within named contractor for all debts and obligations arising out of the contracting activities of  the Contractor as defined by TENNESSEE CODE ANNOTATED, section 62­6­101.  I/we the undersigned Guarantors, agree and contract to pay any and all debts and obligations of said Contractor  as provided for above should they fail and refuse to pay and/or default on same.  I/we the undersigned Guarantors, agree to furnish and supply the Board with any and all financial reports,  statements and information to which they may request in order to provide evidence of my/our financial security  and stability.  I/we understand and agree that where the words “indemnities” appear in Rule #0680­1­.13 of the rules of the  Board, it shall be in reference to this document, its title and wording to the contrary.  This document and the obligation undertaken shall expire and shall become null and void upon  expiration of  any license granted the Contractor by the Board or upon joint request, in writing, of the undersigned Guarantors  and the Contractor, with the approval of the Board, provided, however, that any and all debts and obligations  for, or arising out of work in process, upon the expiration, nullification and/or cancellation of this agreement,  shall be covered and the Guarantor(s) herein shall remain liable for same.  This GUARANTY AGREEMENT is being executed at the request of:  _______________________________________________________________________________________  (NAME AS ON LICENSE)  the contractor to which this document is applicable for the express purpose of providing additional financial  security and stability to, and for, said Contractor in order that they may obtain a license to engage in contracting  in the State of Tennessee, Board for Licensing Contractors.  *      *      *  __________________________________________  Name on Corporation’s Financial Statement  Name:_____________________________________  Please Check the Applicable Line  Title:______________________________________  ___Corporate Guaranty – Must be signed by Authorized  Corporate Official  __________________________________________  *Signature of Corporate Official or Personal Guarantor  ___Personal Guaranty – Must be signed by All Persons Named  __________________________________________  on Personal Financial Statement  Signature of Additional Personal Guarantor or Spouse  *As a corporate official, I am fully authorized to bind and  obligate  corporation  to  the  terms  and  conditions  of  this  document as stated herein.  NOTARIZE  Affirmed/witnessed and subscribed  before me this  _________  day of _____________________________,  20_____________.  ______________________________________________  My Commission Expires: _______________________________  Notary Public Signature  ­ Seal ­  *Corporate financial statements submitted to increase working capital and net worth of licensee, must complete corporate section.  ** Personal financial statements submitted, the personal guarantor(s) sign and signature of all persons named on financial statement, such as  SPOUSE, is required. 5 
  • 6. LINE OF CREDIT  TO BE WRITTEN ON BANK, SAVINGS & LOAN LETTERHEAD  (May be used to supplement Working Capital)  DATE  TO:  CONTRACTOR LICENSED NAME (Individual, Corporation, Partnership or LLC)  Address  City, State and Zip  RE:  Contractor’s License ID# 000_________  Dear Contractor:  You have requested of (Name of Bank, Savings & Loan (FDIC approved) to establish a line of  credit which will be available to (Name as on License) for use in conducting the contracting  business for which a license is being sought from the State of Tennessee Board for Licensing  Contractors.  We hereby establish a line of credit  for these purposes in the amount of $(Dollar Amount),  which will be maintained for a period of one (1) year from the date of license issuance, subject  to no adverse change in your financial condition.  As a condition of this arrangement, it is our understanding you will inform us and the Board  for Licensing Contractors of any significant change(s) in your financial condition during the  term of this commitment.  We the undersigned will endeavor to notify the Board for Licensing Contractors should we  become  aware  of  any  significant  change(s)  in  financial  conditions  of  the  above  named  applicant.  The  undersigned  hereby  agrees  to  notify  the  Board  for  Licensing  Contractors  should  we  withdraw and/or eliminate the above named applicant’s credit line.  By  ______________________________________  Name                                                    Title  SAMPLE LETTER ­­ FOR BANK USE ONLY  Contractor Instructions · To increase the working capital, a contractor may take this SAMPLE form to their bank · The line of credit (LOC) does not increase the net worth. (DO NOT add to Financial Statement!) · If a contractor’s working capital is negative, only 50% of the LOC’s value is applied · The LOC is for the contractor’s use and may be utilized at any time by the contractor · This format’s exact wording must be used in order for the Board to consider accepting · Original LOC document must be submitted; copies are not acceptable · Name on LOC must be in the EXACT NAME as on the license and financial statement · Lending institution must be a bank, savings and loan which is FDIC approved 6 
  • 7. SUPPLEMENTAL INFORMATION  Contractors with limits of $1,500,000 OR LESS may prepare their own financial statement.  If your monetary  limit is GREATER THAN $1,500,000, you MUST attach your CPA’s or Licensed PA’s REVIEWED OR AUDITED  financial statement.  FINANCIAL STATEMENT’s must be submitted in the EXACT name as licensed.  MONETARY LIMIT is based on 10 times the LESSER of working capital or net worth.  WORKING CAPITAL is  current assets minus current liabilities; NET WORTH is total assets minus total liabilities. The monetary limit  cannot automatically be increased; must submit revision request.  LINE OF CREDIT may be used to supplement working capital, only.  Must be in our format, on the Bank’s  letterhead, exact name of the license, and the original copy.  If your financial statement shows a negative  working capital, only 50% of the Line of Credit’s (do not add to financial statement) amount will be used.  GUARANTY AGREEMENT with a personal financial statement may be used to supplement financial statement.  However, only 50% may be used.  NOTE: The Guaranty must be signed by both husband and wife, and  notarized.  If your financial statement does not support your limit, you will be notified by mail to submit additional  information or accept a lower license limit.  Companies owned by another entity, the parent company must  supply financial statement with Guaranty.  RETIREMENT ­ To retire a license; please contact the Board office for the application; license must be current.  To bring out of retirement, simply complete “Renewal” and pay renewal fee of $200.00.  Retired licensee must  pay retirement renewal fee of $25.00 annually.  License cannot be in retirement more than 7 years.  REINSTATEMENT ­ A license which has been expired in excess of 12 months, the contractor would need to  complete  the  new  license  application;  expired  for  more  than  two  years,  must  request  waiver  of  exams.  Financial  statement  requirements  are  the  same  as  for  a  new  license  (see new license instructions in the  application).  NAME CHANGE/MODE OF OPERATION CHANGE /TRANSFER ­ Contact the Board office for the appropriate  forms to change mode of operation or to change the name.  For example, change to corporation, partnership,  Limited Liability Company or sole proprietor. You cannot operate in new mode until license has been approved  by the Board; cannot operate in new license name until approved. Do not send requests to change or revise  license with renewal!  CHANGE IN OWNERSHIP/MERGER/REORGANIZATION DUE TO BANKRUPTCY ­ License is considered  INVALID and you must apply for a new license.  Contact the Board or review the website for the new license  application.  If the qualifying agent remains, the exams do not have to be retaken.  REVISION INCREASE REQUEST – Financial statement requirements are the same as when applying for a  new license.  GENERAL LIABILITY INSURANCE  Effective July 1, 2007, contractors must provide proof of general liability insurance with the minimum amount of  coverage.  The amount is determined by the contractor’s license limit and is as follows:  Contractor’s License Monetary Limit  Minimum Amount Required  Up to $500,000  $100,000  Exceeding $500,000 to $1,500,000  $500,000  Exceeding $1,500,000  $1,000,000  Failure to provide proof of coverage or a notice of cancellation will cause your license to be invalid!  Any  untrue  statement  regarding  employees  and  not  providing  proof  of  workers  compensation  is  grounds for disciplinary action!  Working Capital and Net Worth Formula 7 
  • 8. Working Capital and Net Worth Calculation  The following formula is used to ensure your financial statement shows enough working capital and net worth to renew:  Current assets minus current liabilities = working capital / Total assets minus total liabilities = net worth  MONETARY LIMIT DETERMINATION FORMULA ­ WORKSHEET  WORKING CAPITAL  NET WORTH  $___________________ Current Assets  $___________________ Total Assets  ­  ­  $___________________ Current Liabilities  $___________________ Total Liabilities  =  =  $___________________ Working Capital  $___________________ Net Worth Monetary limit is based on 10 times the lesser of working capital and net worth.  An Unlimited license limit requires  $300,000 in both working capital and net worth.  (See page four (4) for additional financial instructions.)  Confidential Information:  Financial statements are considered confidential and may not be released to the public.  In addition, for public information request of copies, social security numbers are redacted on all forms.  8 
  • 9. Financial Statement Guidelines for New & Increase Applications  (These are instructions are from the new license application)  Licensed Certified Public Accountant (CPA)  Contact a Certified Public Accountant (CPA) or a Licensed Public Accountant (PA) actively licensed in the state  where your business operates.  In Tennessee, you may check with the “Tennessee Board of Accountancy” at  www.state.tn.us/commerce/boards/accountancy  and click on “licensee roster search” to verify they are properly licensed as a CPA firm and as an accountant.  Out of state contractors may use their CPA licensed in their state, as long as they are properly licensed an  accepted by the National guidelines.  The CPA/PA must prepare a financial statement with a: · “Reviewed” opinion (required for a monetary limit of $1,500,000 or less); or · “Audited” opinion (required for a monetary limit exceeding $1,500,000); based  on “Generally Accepted  Accounting Principles” (GAAP);  o  Compiled financial statements are NOT acceptable  o  Financial statements prepared on an income tax basis are NOT acceptable  o  Contractor licenses are issued according to the NAME appearing on the financial statement  and the name should match on ALL related information, such as the “Charter”, “Articles of  Organization”, “Line of Credit”, “Contractor’s Affidavit” or “Guaranty”.  New start­up businesses:  Contact your accountant on deciding how to operate.  Accounts, such as the  checking account, will need to be in the business name of how you will operate and contract. Your  accountant may advise whether capital needs to be placed into the business account and the time limit  required.  Your CPA/PA will need to prepare a “Review” or “Audit” on your contractor’s operating account.  For new contractors with financial statements showing “Cash” only instead of an operating business  statement, you must submit, in addition to the reviewed or audited financial statement, a “personal financial  statement”, with a guaranty agreement (spouses must also sign Guaranty).  Supplemental personal  statement is not required to be prepared by a CPA.  Monetary Limit Determination  The monetary limit is the total dollar amount per each individual contract or project.  A contractor cannot  split a contract into phases to work within their limit, however, a 10% tolerance is allowed (except for BC­  A/r).  A contractor with a monetary limit of $150,000 may contract up to $165,000 without being in violation.  In addition, there is no limit of the number of projects a contractor may perform.  Example: Monetary limits are based on the maximum of “10 times the lesser” of both working capital and  net worth, plus experience listed as working on these size projects (may be while working for other  contractors, spec homes or subcontracts, etc.).  A license limit of $150,000 must show working capital and  net worth of at least $15,000.  Since the limit is based on the lesser of the two, a contractor with a working  capital of $10,000 and net worth of $200,000 would qualify for $100,000, if experienced on these size jobs.  The contractor in this example may supplement a “Line of Credit” in the amount of $5,000 to increase  working capital or submit a personal financial statement with Guaranty.  Unlimited License Limit  To obtain an unlimited license, the contractor must show in excess of $300,000 in working capital and net  worth, experience, and an “Audited” financial statement.  Working Capital and Net Worth  Please ask your CPA/PA to determine the amount of your working capital and net worth.  Working capital is  “current assets minus current liabilities”.  Net worth is “total assets minus total liabilities”.  Monetary limit is  based on the lesser of both net worth and working capital, and experience. 9 
  • 10. Financial statement­ A balance sheet listing all of the assets and liabilities of the entity holding the  license:  o  The balance sheet should not contain personal assets or liabilities  o  A classified balance sheet is preferred over an unclassified balance sheet  (classified­separates assets and liabilities into current and non­current (long­term)  o  The financial statement must be in exactly the same name as licensed  o  The balance sheet should contain a full date, including the month, day, and year  CURRENT ASSETS are cash and those assets that are reasonably expected to be realized in  cash or sold or consumed within one year or within a business’s normal operating cycle if it is  longer. Generally, current assets include the following:  Ø  Cash and cash equivalents available for current operations  Ø  Marketable securities representing the investment of cash available for current operations,  including investments in debt and equity securities classified as trading securities.  Ø  Underbillings on work in progress  Ø  Inventories (to include materials and/or houses built for sale). Also, developed lots for sale. Raw,  undeveloped land is not a current asset.  Ø  Retirement Plans, specifically an IRA, 401K and Profit Sharing, will be allowed at 50%  Ø  Cash surrender value of life insurance policies  Ø  Trade accounts receivable and notes and other receivables that are expected to be collected within  one year  Ø  Prepaid expenses such as insurance, interest, rents, taxes, etc.  The following are not current assets, however, since they generally are not expected to be  converted into cash within one year:  Ø  Cash restricted for special purposes (Restricted cash may be classified as a current asset if it is  considered to offset maturing debt that has been properly classified as a current liability)  Ø  Long term investments  Ø  Receivables not expected to be collected within one year  Ø  Land and other natural resources  Ø  Depreciable assets (buildings, equipment, tools, etc.)  Ø  Prepayments/deferred charges that will not be charged to operations within one year  Ø  Notes receivables from stockholders  CURRENT LIABILITIES are obligations whose liquidation is reasonably expected to require  (a) the use of current assets or (b) the creation of the other current liabilities.  Generally,  current liabilities include the following:  Ø  Payables for materials and supplies  Ø  Amounts collected before goods or services are delivered (overbillings on jobs in  progress)  Ø  Accruals for wages, salaries, commissions, rents, royalties, and taxes  Ø  Other obligations, including portions of long­term obligations, that are expected to be  liquidated within one year*  Current liabilities do not include long term notes, bonds, and obligations that will not be paid out  of current assets.  All financial statements submitted should separate current portion of long term debt  according to  standard accounting principals. 10 
  • 11. Guaranty Agreement  A “Guaranty Agreement” (see sample format in this application) with personal or parent  company financial statement may be needed for the following: · Contractors  submitting  “cash”  only  financial  statements  due  to  being  a  new  company with no operating statement, will be required to submit a Guaranty with  their personal financial statement; · Spouse must also sign Guaranty Agreement, if applicant is married; · Contractors needing to supplement their working capital and/or net worth for their  monetary limit, may use personal statement at 50% value with Guaranty; · Contractors  where  their  company/subsidiary  is  owned  by  another  entity/parent;  must each submit  a Guaranty, with their owners financial statements; · Subsidiary contractors, which are without a reviewed or audited financial statement,  may submit a request for the board to accept an in­house financial statement in the  name to be licensed, with their parent company’s audited or reviewed statement  and a signed “Guaranty Agreement”.  Financial statements are considered confidential and not public information.  However, a Guaranty  Agreement is considered public information and may be released.  Line of Credit  A  Line  of  Credit  (LOC),  in  the  Board’s  exact  format,  in  the  exact  name  as  financial  statement, may be considered to supplement working capital.  The LOC must come from a  FDIC approved bank, savings and loan institution.  The sample format is located in the  contractor’s application.  If working capital is negative, the Board may consider no more  than 50% percent of LOC with guaranty agreement financials.  The Board will not issue a  license based on the sole value of a LOC and must accompany their entity’s CPA prepared  financial statement.  INFORMATION FOR FINANCIAL STATEMENTS  (You must provide your CPA or Licensed PA with this information!!)  NOTE  TO  CPA/LPA:  Please  advise  your  client  of  their  working  capital,  net  worth  and  monetary  limit,  and  let  them  know  our  in­house  auditor  will  review  prior  to  the  Board  meeting.  ALL  applicants  MUST  have  either  a  REVIEWED  or  AUDITED  financial  statement  prepared by a CPA or Licensed PA, in accordance with T.C.A. 62­6­111.  COMPILED STATEMENTS AND STATEMENTS PREPARED ON INCOME TAX  BASIS WILL NOT BE ACCEPTED!! · Licenses will be issued in the EXACT name that appears on the financial statement.  Be sure that the name on the financial statement and the name throughout your  application are the EXACT same.  (If a spouse’s name is on the statement, such as  “John and Mary Jones”, the license will be issued as “John and Mary Jones”). · Request for monetary limits GREATER than $1,500,000.00 requires an AUDITED  financial statement. · Request  for  monetary  limits EQUAL  TO  or  LESS  THAN  $1,500,000.00  require  a  REVIEWED  or  AUDITED  financial statement. 11 
  • 12. · ALL financial statements MUST be prepared by a CPA or PA. Their license must  be current and in good standing. · ALL financial statements MUST include the following:  1)  CPA signed opinion letter. This will provide the opinion on the licensee or  applicant exactly as the license will be issued.  2)  Balance sheet. The balance sheet must list the assets (separated into  current and long term); and the liabilities (separated into current and long  term) based on the Generally Accepted Accounting Principals (GAAP).  3)  Notes to the financial statement. This is requested to explain to the Board  how the figures were determined.  4)  Audited statements must include the profit and loss statement and cash flow  statement.  Note: The Board considers retirement plans, profit sharing plans, IRA’s, 401­K’s, etc., at  50% of their value. This is to allow for tax liability.  FINANCIAL  STATEMENTS  MUST  BE  PREPARED  ON  YOUR  CPA’S  OWN  FORM.  Financial statements MUST be current (current is no older than twelve (12) months).  In  addition to a reviewed or audited financial statement, the Board may require a personal  financial statement if you do not submit an operating statement or cash only. The personal  financial statement does not have to be prepared by a CPA or PA.  INFORMATION FOR MONETARY LIMITS  NOTE: CPA/PA’S ­ Please advise your client of their working capital and net worth­  Monetary limit is based 10 times the LESSER of WORKING CAPITAL, NET WORTH  and EXPERIENCE!  Working Capital is your current assets MINUS your current liabilities.  Net Worth is your total assets MINUS your total liabilities.  Example #1:  Current Assets:  $ 20,000.00  Total Assets:  $ 20,000.00  Current Liabilities:  ­  $ 10,000.00  Total Liabilities:  ­  $ 10,000.00  Working Capital:  =  $ 10,000.00  Net Worth:  =  $ 10,000.00  Monetary Limit Qualify:  $100,000.00  (must show experience, too!)  Example #2:  Company Working Capital:  $ 20,000.00  Company Net Worth:  $  20,000.00  Personal Working Capital:  $   2,000.00  Personal Net Worth:  $100,000.00  50% of Personal Working Capital: $  1,000.00  50% Personal Net Worth:  $  50,000.00  Line of Credit:  $ 10,000.00  Total Working Capital:  $ 31,000.00  Total Net Worth:  $ 70,000.00  Monetary Limit Qualify:  $300,000.00   (must show experience, too!) 12