Succesvol werken met vrijwilligersWorkshop
Succesvol werken met vrijwilligersInhoudsopgave1. Inleiding                                                              1...
Succesvol werken met vrijwilligers      Ken uw vrijwilliger, zijn motivatie en zijn onvrede, en u weethoe u de kwaliteit v...
Succesvol werken met vrijwilligers1. InleidingOrganisaties steken veel tijd in de werving en selectie van vrijwilligers. O...
Succesvol werken met vrijwilligers2. Wat beweegt vrijwilligers2.1. De motivatie van vrijwilligers              Honderd vri...
Succesvol werken met vrijwilligers2.2 De motivatie van organisaties om met vrijwilligers te werkenOrganisaties kunnen vers...
Succesvol werken met vrijwilligers  De vrijwilliger biedt:                          De organisatie vraagt:  tijd, energie,...
Succesvol werken met vrijwilligersHet resultaat van de drie stappen kun je op twee niveaus aflezen:1. Het niveau van de vr...
Succesvol werken met vrijwilligers3. Het vrijwilligerskwadrant3.1 De kwaliteiten van vrijwilligersIn het vorige hoofdstuk ...
Succesvol werken met vrijwilligersHet tweede aspect heeft betrekking op het gedrag van de vrijwilliger ten aanzien van des...
Succesvol werken met vrijwilligers4. Vrijwilligers begeleidenEen van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligersw...
Succesvol werken met vrijwilligers•   komt het werk tegemoet aan de persoonlijke doelen en verwachtingen van de    vrijwil...
Succesvol werken met vrijwilligersBij telefonische hulpdiensten is zelfontplooiing een belangrijk motief omvrijwilligerswe...
Succesvol werken met vrijwilligers•   Erbij horen gaat over de mate waarin mensen binnen of buiten de groep staan of    zi...
Succesvol werken met vrijwilligers5. Interne CommunicatieWerken met vrijwilligers betekent werken met mensen die vaak maar...
Succesvol werken met vrijwilligersMiscommunicatie kan verschillende oorzaken hebben. Degene die direct invloed kanuitoefen...
Succesvol werken met vrijwilligersStap 5 Voorspelbaar en creatief gebruikenPer keer dat je iets kwijt wil moet je als zend...
Succesvol werken met vrijwilligers6. Inspraak en medezeggenschapHet is belangrijk dat vrijwilligers binnen organisaties in...
Succesvol werken met vrijwilligers7. Waardering en erkenningWie erkenning krijgt voor zijn inzet en activiteiten weet dat ...
Succesvol werken met vrijwilligersDe gemeente Zeist kent daartoe drie mogelijkheden:• Het Waarderingssymbool, ook wel de O...
Succesvol werken met vrijwilligers8. OrganisatiecultuurOf vrijwilligers zich thuis voelen binnen een organisatie hangt med...
Succesvol werken met vrijwilligers• Wat wordt er van vrijwilligers verwacht? Welke eigenschappen en kenmerken?• Wat wordt ...
Succesvol werken met vrijwilligers1. De familiecultuurEen zeer vriendelijke werkomgeving die lijkt op een grote familie en...
Succesvol werken met vrijwilligersbijdrage kunnen leveren aan veranderingen. Zijn er voldoende financiële middelen omgewen...
Succesvol werken met vrijwilligersGeraadpleegde literatuurC. van Dam e.a.    Zicht op zorg en welzijn: vrijwilligers. NIZW...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Werken met vrijwilligers

1,612

Published on

200701311107216790

Published in: Lifestyle
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,612
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
29
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Werken met vrijwilligers

  1. 1. Succesvol werken met vrijwilligersWorkshop
  2. 2. Succesvol werken met vrijwilligersInhoudsopgave1. Inleiding 12. Wat beweegt vrijwilligers 2 2.1 De motivatie van vrijwilligers 2 2.2 De motivatie van organisaties om met vrijwilligers te werken 3 2.3 Management van motivatie 3 2.4 Drie stappen in de management van motivatie 43. Het vrijwilligerskwadrant 6 3.1 De kwaliteiten van vrijwilligers 6 3.2 Vier typen vrijwilligers 64. Vrijwilligers begeleiden 8 4.1 Taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding 8 4.2 Informele begeleiding 9 4.3 Begeleiding op afspraak 9 4.4 Groepsprocessen 10 4.5 Eisen aan de begeleider 115. Interne Communicatie 12 5.1 Het belang van communicatie 12 5.2 Veel voorkomende knelpunten in de interne communicatie 12 5.3 In vijf stappen naar een goede interne communicatiestructuur 136. Inspraak en medezeggenschap 157. Waardering en erkenning 168. Organisatiecultuur 18 8.1 Wat is organisatiecultuur? 18 8.2 Zicht op de eigen organisatiecultuur 18 8.3 Vier cultuurtypen 19 8.4 Verandering van organisatiecultuur 20Geraadpleegde literatuur 22 Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist
  3. 3. Succesvol werken met vrijwilligers Ken uw vrijwilliger, zijn motivatie en zijn onvrede, en u weethoe u de kwaliteit van uw organisatie en uw diensten kunt optimaliseren Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist
  4. 4. Succesvol werken met vrijwilligers1. InleidingOrganisaties steken veel tijd in de werving en selectie van vrijwilligers. Op vele manierenproberen zijn de juiste vrijwilliger te zoeken voor openstaande vacatures. Steeds meerorganisaties zorgen voor een duidelijke taakomschrijving en profiel van de vrijwilliger.Daarmee hopen zij problemen in de samenwerking en een vroegtijdig afhaken vanvrijwilligers te voorkomen.Veel organisaties zijn zich ook bewust van een goede introductieperiode. Zij zorgen vooreen goed inwerkprogramma en een evaluatie van die introductieperiode. Het einde vande introductieperiode betekent vaak ook het einde van de intensieve bemoeienis met devrijwilliger. Als de vrijwilliger na de introductie begeleiding krijgt is die meestal gericht opde inhoud en voortgang van het werk. Bij problemen hangt het van de vrijwilliger af of hijof zij tijdig aan de bel trekt.Maar ook na de introductie is de aandacht voor de vrijwilligers van groot belang.In deze workshop bespreken we de noodzaak om te blijven investeren in de vrijwilligersen besteden we aandacht aan de mogelijkheden om gericht te werken aan het bindenvan de vrijwilligers.Kort gezegd: Wat kunt je doen om vrijwilligers enthousiast en gemotiveerd te houden? Werken met vrijwilligers is ervoor zorgen dat de vrijwilligers willen blijven Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 1
  5. 5. Succesvol werken met vrijwilligers2. Wat beweegt vrijwilligers2.1. De motivatie van vrijwilligers Honderd vrijwilligers, honderd motieven voor vrijwilligerswerkVrijwilligerswerk heeft in de loop van de tijd veel concurrentie gekregen van anderevormen van vrijetijdsbesteding. Het is één van de mogelijkheden voor vrijetijdsbestedinggeworden. Het vinden en binden van vrijwilligers lijkt hierdoor steeds moeilijker teworden.Mensen hebben minder tijd dan vroeger en zijn daardoor kritischer ten aanzien van hoezij deze tijd gebruiken. De vrijwilliger van nu heeft een veel duidelijker beeld over wathij/zij komt halen door het doen van vrijwilligerswerk dan de vrijwilliger van vroeger. Deene vrijwilliger is op zoek naar uitdaging en spanning, terwijl de ander juist rust enregelmaat in het vrijwilligerswerk zoekt.Een onderzoek onder vrijwilligers leverde de volgende cijfers op:Persoonlijke motivatie en voldoening rond vrijwilligerswerk %Ik vind het leuk om te doen 73Ik ben gevraagd 48Het gaat om mensen zoals ik 37Mensen ontmoeten, vrienden maken 32Verbreding van mijn levenservaring 31Dingen doen waar ik goed in ben 27Ik voel mij verwant met anderen 25Morele, religieuze, politieke principes 24Zien van resultaten 23Nieuwe vaardigheden leren 21Actief en in goede gezondheid blijven 18Ik vind het spannend en uitdagend 14Sociale erkenning, positie in de samenleving 10Geen van deze 2Motieven vrijwilligerswerkGrofweg kunnen we een aantal soorten motieven onderscheiden:1. De mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen, zelfontplooiing. Nieuwe vaardigheden leren, kennis vergroten.2. Behoefte aan waardering en je nodig voelen. Als individu gezien willen worden en erkenning krijgen voor wie je bent en wat je doet.3. Deel uit willen maken van een groep. Ergens bij willen horen, onderdeel willen zijn van een groter geheel. De identiteit van de groep straalt uit naar het groepslid.4. Nieuwe sociale contacten willen aangaan, nieuwe ervaringen opdoen met andere mensen.5. Behoefte aan veiligheid en zekerheid. Regelmaat en structuur nodig hebben en behoefte hebben aan duidelijke regels en afspraken.6. Compensatie voor wat men mist in andere bezigheden of betaald werk.7. Uitdrukking kunnen geven aan waarden, normen of idealen. Door vrijwilligerswerk zijn mensen in de gelegenheid om betrokkenheid te tonen, mensen te helpen of zich in te zetten voor een goed doel. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 2
  6. 6. Succesvol werken met vrijwilligers2.2 De motivatie van organisaties om met vrijwilligers te werkenOrganisaties kunnen verschillende motieven hebben om met vrijwilligers te werken.Enkele veel voorkomende motieven zijn:• Kostenbesparing: met vrijwilligers kun je meer activiteiten uitvoeren. Of, met vrijwilligers kun je dezelfde activiteiten doen voor minder geld.• Draagvlak en legitimatie: vrijwilligers zorgen voor draagvlak in de omgeving of samenleving en daarmee voor legitimatie van de organisatie. Bijvoorbeeld: Amnesty of de Fietsersbond.• Gelijkwaardige relatie: de relatie tussen vrijwilligers en klanten is gelijkwaardiger waardoor er minder afstand ontstaat. Bijvoorbeeld de speeltuinvereniging.• Informatie: werken met vrijwilligers zorgt voor meer verbindingen met de buitenwereld, waardoor de mogelijkheid bestaat om meer informatie uit de omgeving op te vangen. Bijvoorbeeld het welzijnswerk in de buurt.• Kwaliteit: met vrijwilligers is er meer tijd voor klanten, waardoor ze meer aandacht krijgen. Dat verbetert de kwaliteit van het werk. Bijvoorbeeld het zorgcentrum.Wanneer een organisatie alleen met vrijwilligers werkt vanuit het motief vankostenbesparing dan levert dat een negatieve motivatie voor vrijwilligers op. Je motiveertvrijwilligers niet door hen te vertellen dat ze nodig zijn uit economische motieven.Organisaties hebben wat te bieden aan vrijwilligersOrganisaties zijn zich meer bewust van wat ze vragen van vrijwilligers dan van hetgeenzij te bieden hebben aan vrijwilligers.Kijkend naar wat organisaties te bieden hebben kunnen we drie factoren onderscheiden.1. De organisatie zelf en het doel: hoe aantrekkelijk is het soort organisatie en het ideaal wat ze vertegenwoordigt.2. De inhoud van het werk: welke activiteiten mogen de vrijwilligers uitvoeren en op welke motieven van vrijwilligers spelen die in?3. De werkomgeving: sociale contacten, sfeer, middelen, opleiding, enz.Wat organisaties te bieden hebben noemen we de opbrengsten van de organisatie.2.3 Management van motivatieWerken met vrijwilligers is ervoor zorgen dat de vrijwilligers willen blijven.Wanneer willen vrijwilligers blijven? Als ze werk doen, wat naar hun gevoel zinnig is enwat bij hun past, als ze sociale contacten hebben waar ze wat aan hebben, als ze bijeen organisatie actief zijn, die naar hun gevoel zinnig werk doet. Kortom, als zegemotiveerd zijn en blijven.Werken met vrijwilligers is daarom management van motivatie: het doelbewust inspelenop de motieven van de vrijwilligers, hen gemotiveerd houden en hen dankzij diemotivatie laten werken aan het bereiken van de doelen van de organisatie.Sociaal contractJe probeert eigenlijk een sociaal contract tot stand te brengen dat voor beide partijenbevredigend is. De vrijwilliger wil tijd en energie steken in activiteiten die hem of haar watopleveren, die tegemoet komen aan zijn of haar behoeften/motieven. De organisatie wildat het werk van de vrijwilligers resultaten opleveren die voor de organisatie van vitaalbelang zijn.Een organisatie dient zich bewust te zijn van deze ruil en de ruil zo optimaal mogelijk temaken. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 3
  7. 7. Succesvol werken met vrijwilligers De vrijwilliger biedt: De organisatie vraagt: tijd, energie, kwaliteiten, werkzaamheden om de eigenschappen doelstelling te bereiken De vrijwilliger vraagt: De organisatie biedt: bevrediging van de opbrengsten die inspelen behoeften wat betreft op de behoeften van de tijdsbesteding, contacten, vrijwilliger nodig voelen, intellectuele uitdaging, enz.2.4 Drie stappen in de management van motivatieManagement van motivatie is een voortdurend proces. Mensen veranderen, organisatiesveranderen, motieven veranderen. Dus ook hoe je vrijwilligers gemotiveerd houdtverandert. Daarom is het belangrijk om actief de ruil tussen organisaties en vrijwilliger tebeïnvloeden en te sturen.Management van motivatie verloopt in drie stappen:1. Ken de vrijwilligers en hun motieven: wat beweegt de vrijwilligers? Zonder te wetenwat mensen beweegt is het moeilijk ze in beweging te krijgen. Hierbij gaat het niet alleenom het motief waar vrijwilligers mee binnenkomen, maar ook om het peilen van demotivatie gedurende het vrijwilligerswerk.2. Weet wat de organisatie wil met de vrijwilligers en wat ze hen te bieden heeft.Wat wil de organisatie met vrijwilligers bereiken en wat heeft ze vrijwilligers te bieden omde ruil (energie/tijd werkzaamheden voor organisatie) compleet en aantrekkelijk temaken? Welke symbolische en materiële opbrengsten kunnen worden ingezet omvrijwilligers te motiveren?3. Stem de motieven van de vrijwilliger en het aanbod van de organisatie op elkaar af.Voortdurend moeten de motieven van de vrijwilligers gepeild worden om het aanbod vande organisatie daarop af te kunnen stemmen.Stap 1 Stap 2kennen motieven vrijwilliger bepalen aanbod van de organisatie Stap 3 afstemmen van motieven en aanbod organisatie Tevredenheid vrijwilligers Resultaten organisatie Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 4
  8. 8. Succesvol werken met vrijwilligersHet resultaat van de drie stappen kun je op twee niveaus aflezen:1. Het niveau van de vrijwilliger: hoe staat het met de inzet, de motivatie voor zijn of haartaken, is er de intentie om meer voor de organisatie te gaan doen of juist de intentie totvertrekken? In hoeverre is de vrijwilliger tevreden?2. Het niveau van de organisatie: leiden de activiteiten van de vrijwilligers tot degewenste resultaten? In welke mate leveren zij een bijdrage in het bereiken van deorganisatiedoelen?Conclusie:Management van motivatie is het voortdurend tot stand brengen van een voor beidepartijen (vrijwilliger en organisatie) bevredigende ruil. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 5
  9. 9. Succesvol werken met vrijwilligers3. Het vrijwilligerskwadrant3.1 De kwaliteiten van vrijwilligersIn het vorige hoofdstuk hebben we stilgestaan bij de verschillen in motivatie vanvrijwilligers. De boodschap was duidelijk: organisaties moeten inspelen op de wensen enbehoeften van de (potentiële) vrijwilliger.Maar er zijn meer verschillen tussen vrijwilligers die van belang zijn. Vrijwilligers hebbenimmers verschillende kwaliteiten in huis. De ene vrijwilliger is een geboren organisator,de andere vrijwilliger is heel goed in het verzorgen of begeleiden van mensen. Niet allevrijwilligers zijn dus geschikt voor alle taken! Weten wat welke groep zoekt, leuk eninteressant vindt, en goed kan, is dus van groot belang voor vrijwilligersorganisaties. Enhet is de kunst voor organisaties om in te spelen op de kwaliteiten van de vrijwilligers.Om meer inzicht te krijgen in het verschil tussen vrijwilligers en hoe hier mee om te gaanis onderzoek gedaan naar verschillende typen vrijwilligers. Resultaat van dezeonderzoeken is een typologie van vier typen vrijwilligers, het vrijwilligerskwadrant. Ditkwadrant maakt individuele verschillen tussen vrijwilligers inzichtelijk.3.2 Vier typen vrijwilligersIn het vrijwilligerskwadrant kan een onderscheid tussen 4 typen vrijwilligers wordengemaakt. Deze vier typen hebben ieder andere kwaliteiten. De verschillen in kwaliteitenhebben tegelijk een weerslag op de wensen en behoeften ten aanzien van hetvrijwilligerswerk. In het kwadrant worden deze verschillen aan de hand van tweeaspecten helder gemaakt.Het eerste aspect draait om de vraag hoe de vrijwilliger het werken in eenvrijwilligersorganisatie ervaart en benut. Gebruikt de vrijwilliger het vrijwilligerswerk alsmogelijkheid om te experimenteren, te ondernemen, uitdagingen aan te gaan en kansenaan te grijpen? Of zoekt de vrijwilliger juist een plek die rust, zekerheid en veiligheidbiedt? Uitdaging Vrijwilligerswerk biedt mogelijkheden Ondernemer Stimulator Egogericht Omgevingsgericht Zelfbevestiging Aanpassen aan de omgeving Bekwaamheid Acceptatie Onafhankelijkheid Regelaar Dienstverlener Veiligheid Vrijwilligerswerk is een doel op zichzelf en biedt zekerheid Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 6
  10. 10. Succesvol werken met vrijwilligersHet tweede aspect heeft betrekking op het gedrag van de vrijwilliger ten aanzien van desociale omgeving. Vertoont de vrijwilliger egogericht gedrag, op zoek naarbekwaamheid, onafhankelijkheid en zelfbevestiging? Of vertoont de vrijwilliger juistomgevingsgericht gedrag, op zoek naar acceptatie?Met behulp van deze twee aspecten kan een onderscheid gemaakt worden tussen viertypen vrijwilligers. Deze vier typen zijn: ondernemers, stimulatoren, regelaars endienstverleners.Een korte beschrijving van de vier verschillende typen vrijwilligers:1. Ondernemers zien het vrijwilligerswerk als een uitdaging en een manier om zichzelfte ontwikkelen. Zij zijn meer gericht op zelfbevestiging dan op acceptatie door anderen.Zij hebben een actieve en initiatiefrijke houding. Openheid, ruimte om te groeien en ominvloed uit te oefenen zijn voor hen van belang.2. Stimulatoren zien vrijwilligerswerk eveneens als een omgeving vol kansen, maardaarbij hebben zij behoefte aan acceptatie en erkenning van hun omgeving. Het werkdat zij verrichten moet wel resultaten opleveren. Samenwerking, begeleiding enfeedback vinden zij belangrijk.3. Voor dienstverleners is het doen van vrijwilligerswerk een doel op zichzelf dat rust enzekerheid biedt. Evenals stimulatoren zijn ze gericht op sociale acceptatie. Zorg vooranderen en waardering zijn voor hen van belang. Gemakkelijk haalbare doelen, eenheldere structuur en een duidelijke taakafbakening bieden hen de zekerheid waar zijbehoefte aan hebben.4. Voor regelaars is, net als voor dienstverleners, het doen van vrijwilligerswerk eendoel op zichzelf. Zij zijn erg betrokken bij de organisatie en trekken graagverantwoordelijkheid en controle naar zich toe, waarbij zij meer gericht zijn op zichzelfdan op de sociale omgeving. Duidelijke afspreken, regels, en het uitoefenen van invloedzijn voor hen van belang.Kwaliteiten van de vier typen vrijwilligersIeder type vrijwilliger heeft ook bepaalde kwaliteiten. Onderstand vind je per type eenaantal voorbeelden van de kwaliteiten die kenmerkend zijn voor dat type vrijwilliger.De typen en hun kwaliteitenOndernemers Stimulatoren Dienstverleners Regelaarsambitieus energie bescheiden ordelijkkan overtuigen goede luisteraar praktisch oplettendzelfverzekerd bemiddelaar behulpzaam gedisciplineerdorganisator tactvol rustig bedachtzaaminitiatiefrijk flexibel zorgzaam serieuszelfstandig inlevingsvermogen doelgericht zorgvuldigavontuurlijk inspireren trouw toegewijdinventief aansturen inlevingsvermogen zelfstandig begeleiden Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 7
  11. 11. Succesvol werken met vrijwilligers4. Vrijwilligers begeleidenEen van de belangrijkste voorwaarden voor goed vrijwilligerswerk is een juistebegeleiding van de vrijwilligers. Begeleiding is het zodanig ondersteunen van vrijwilligersdat ze hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren en zich optimaal kunnenontplooien. Daarbij moet tegelijkertijd aandacht zijn voor hun persoonlijk welbevinden.De begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd op de behoefte van devrijwilligers, de complexiteit van de taak of het specifieke doel van de organisatie.Begeleiden is een kwestie van maatwerk.Een goede begeleiding bevordert:• de motivatie• de bereidheid van vrijwilligers om doelgericht te werken• de betrokkenheid van vrijwilligers• de mogelijkheden voor vrijwilligers die speciale aandacht behoeven, zoals ex- psychiatrische patiënten.4.1 Taakgerichte en persoonsgerichte begeleidingIn de begeleiding kunnen we onderscheid maken tussen taakgerichte enpersoonsgerichte begeleiding. De taakgerichte begeleiding heeft betrekking op dewerkzaamheden die de vrijwilliger uitvoert. Persoonsgerichte begeleiding richt zich ophet persoonlijk functioneren en de belangen van de vrijwilliger zelf. In de praktijk zullentaakgerichte en vrijwilligersgerichte begeleiding in elkaar overlopen. Veelal zijn detaakuitoefening en het persoonlijk welbevinden tegelijkertijd onderwerp van gesprek.Taakgerichte begeleidingBij de taakgerichte begeleiding staan het werk, de voortgang, de middelen, desamenwerking, de organisatie, enzovoort, centraal. Het gaat om zaken die een directerelatie hebben met het doel van de organisatie.Er zijn zes deelterreinen te onderscheiden waarop taakgerichte begeleiding plaatsvindt:• inhoud van de taken• contact met de doelgroep• samenwerking met andere vrijwilligers• samenwerking met beroepskrachten• contacten buiten de instelling• positie in de organisatiePersoonsgerichte begeleidingBij de persoonsgerichte begeleiding staat het functioneren van de vrijwilligers centraal.We kunnen een onderverdeling maken in zorg voor het welbevinden van de vrijwilligeren aandacht voor de ontwikkeling en ontplooiing van de vrijwilliger.Met de aandacht voor de ontwikkeling en ontplooiing willen we de vrijwilligers zodanigondersteunen dat zij in staat zijn om hun persoonlijke doelen te realiseren, voor zoverdat binnen de organisatie mogelijk is.Onderwerpen die binnen de persoonsgerichte begeleiding aan de orde kunnen komen:• hebben de vrijwilligers het idee dat zij en hun bijdrage welkom zijn?;• voelen vrijwilligers zich thuis in de groep waarin zij werken en ervaren zij steun van de groep?;• zijn de vrijwilligers tevreden over de aard van het werk?;• hoe ervaren zij het werk, welke positieve en negatieve gevoelens roept het werk op? Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 8
  12. 12. Succesvol werken met vrijwilligers• komt het werk tegemoet aan de persoonlijke doelen en verwachtingen van de vrijwilligers?;4.2 Informele begeleidingDe begeleiding van vrijwilligers vindt voor een groot deel plaats tijdens spontane,informele contacten tussen beroepskrachten/begeleiders en vrijwilligers. De informelebegeleiding betekent voor vrijwilligers vooral dat zij ook zonder afspraak op iemand terugkunnen vallen. Iemand die vragen kan beantwoorden en behulpzaam kan zijn in lastigesituaties. Iemand die zijn of haar (professionele) betrokkenheid toont en voor vrijwilligersaanspreekbaar is.Voor de begeleider biedt het informele contact de mogelijkheid om tussentijdseinformatie te verzamelen over het welbevinden van de vrijwilligers en de voortgang vanhet werk. Ook biedt informele begeleiding de mogelijkheid om negatieve signalen techecken zonder er meteen een officieel gesprek van te maken, wat door vrijwilligers alsbedreigend ervaren kan worden.De informele begeleiding kan zowel taakgerichte als persoonsgerichte elementenbevatten.4.3 Begeleiding op afspraakMet begeleiding op afspraak bedoelen we de meer geformaliseerde begeleiding.Belangrijk is dat de manier van begeleiden past bij de vrijwilligers. Voor sommigevrijwilligers is een al te formele aanpak ongewenst, terwijl anderen dat juist zeerwaarderen. Ook de frequentie van de begeleiding kan zeer verschillen en hangt nauwsamen met de aard van het werk. De ene vrijwilliger krijgt wekelijks eenbegeleidingsgesprek en de andere vrijwilliger neemt slechts jaarlijks deel aan eenoverleg.De begeleiding op afspraak is onder te verdelen in individuele begeleidingsgesprekkenen begeleidingsgesprekken met groepen.Individuele begeleidingsgesprekken1. Werkbegeleiding: Wanneer een vrijwilliger alleen werkt ligt het voor de handindividuele gesprekken te voeren. De taakgerichte begeleiding staat daarbij voorop maarer kan ook ruimte zijn voor persoonsgerichte begeleiding.2. Voortgangsgesprekken: Deze zijn te vergelijken met functioneringsgesprekken, maarzijn niet bedoelt om te beoordelen. Het gaat in voortgangsgesprekken met name ompersoonsgerichte begeleiding. Naast het bespreken van het functioneren van devrijwilliger kunnen ook knelpunten in de samenwerking met anderen en wensen tenaanzien van vrijwilligerstaken aan de orde komen. Voor vrijwilligers kunnen dezegesprekken een belangrijke uitlaatklepfunctie hebben. Organisaties zien dezegesprekken als een goed middel om tijdig signalen te krijgen over de tevredenheid vande vrijwilligers en te voorkomen dat onvrede zich ophoopt.3. Loopbaanbegeleiding: Meer dan bij de voortgangsgesprekken is het loopbaangespreker op gericht de vrijwilliger te behouden voor de eigen organisatie. De motivatie van eenpersoon om vrijwilligerswerk te doen kan veranderen tijdens het doen van hetvrijwilligerswerk. De wensen waarmee men is binnengekomen zijn (gedeeltelijk) vervulden er ontstaan nieuwe uitdagingen.Ook kunnen de persoonlijke omstandigheden van de vrijwilliger veranderen waardoorandere wensen en verwachtingen actueel worden. Het is belangrijk om in de begeleidingvan vrijwilligers op dergelijke verschuivingen in de motivatie in te spelen. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 9
  13. 13. Succesvol werken met vrijwilligersBij telefonische hulpdiensten is zelfontplooiing een belangrijk motief omvrijwilligerswerk te doen. In de begintijd ligt het accent met name op het verwervenvan kennis en (gespreks)vaardigheden. Na verloop van tijd zijn zij meer gericht op deeigen houding ten opzichte van het werk. Weer later vindt men vaak een nieuweuitdaging in taken binnen de organisatie, zoals commissiewerk of mentorschap.Loopbaanplanning en loopbaanbegeleiding kunnen ook voor vrijwilligerswerk een goedinstrument zijn om vrijwilligers gemotiveerd te houden.Voor vrijwilligers die het vrijwilligerswerk gebruiken als een opstap naar betaald werkwerkt het motiverend als ze taken kunnen uitvoeren die hun voorbereiden op betaaldwerk. Ook dit kan een aandachtspunt zijn van loopbaangesprekken.4. Eindgesprekken: Deze gesprekken, ook wel exitgesprekken genoemd, wordengehouden als de vrijwilliger heeft besloten de organisatie te verlaten. Het eindgesprekkan de organisatie informatie opleveren over hun omgang met vrijwilligers. Heteindgesprek is bovendien een goede gelegenheid om nog eens waardering voor devrijwilliger uit te spreken.Begeleidingsgesprekken met groepen1. Werkoverleg: Bij werkoverleg ligt de nadruk op de inhoud van het werk en niet op devrijwilligers zelf. Werkoverleg vindt met vaste regelmaat plaats tussen leidinggevende ofbegeleider en vrijwilligers. Belangrijke onderwerpen zijn de voortgang van het huidigewerk, bespreking van de manier waarop ze een bepaalde taak uitvoeren en wanneer zehet uitvoeren. Er kan ook worden gepraat over de werkomstandigheden en het beleid.Door werkoverleg kan de kwaliteit van het werk in de gaten gehouden worden. Deregelmaat van het werkoverleg zorgt ervoor dat de vrijwilligers op gezette tijdeninformatie krijgen over allerlei zaken en de manier van werken kan worden bijgesteld.Voor de organisatie levert het werkoverleg tevens informatie op over de sfeer bij devrijwilligers en over de zaken die goed en minder goed gaan.2. Groepsgesprekken: In organisaties waarin veel vrijwilligers een eigen taak uitoefenenkunnen groepsgesprekken worden georganiseerd. Deze gesprekken zijn vooralpersoonsgericht. Daarnaast biedt het de mogelijkheid algemene informatie over tebrengen en signalen op te vangen over de tevredenheid van de vrijwilligers over hunwerk en de organisatie.3. Intervisie: Intervisie is een manier om met collegas problemen op het werk tebespreken en te zoeken naar oplossingen. Tijdens de bijeenkomst brengen vrijwilligerseen werkprobleem in. Dit probleem wordt gezamenlijk besproken en geanalyseerd omvervolgens samen naar oplossingen te zoeken. Zo blijven problemen in het werk geenindividuele verantwoordelijkheid en wordt van elkaars ervaring en kennis gebruikgemaakt.Intervisie wordt vaak ingezet bij vrijwilligers die te maken hebben met klantcontacten inde hulp- en dienstverlening. Het is niet noodzakelijk dat de vrijwilligers precies hetzelfdewerk doen, wel dat zij het werkveld van de andere vrijwilligers kennen of herkennen.4.4 GroepsprocessenExtra aandacht is nodig voor groepen die als team dienen te functioneren. Wanneer devrijwilligers van een team onderling goed kunnen samenwerken weten zij meer tebereiken. Een tweede voorwaarde voor een goed werken team is dat de sfeer uitstekendis.Elke groep worstelt met drie themas: erbij horen, invloed uitoefenen en genegenheid.De begeleider dient oog te hebben voor deze drie themas Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 10
  14. 14. Succesvol werken met vrijwilligers• Erbij horen gaat over de mate waarin mensen binnen of buiten de groep staan of zich voelen staan. Voelen mensen zich geaccepteerd, mogen ze zijn zoals ze zijn of moeten ze iets inleveren om erbij te horen?• Het tweede thema is invloed uitoefenen: wie bepaalt wat er gebeurt, zijn er subgroepjes, wordt de positie van de begeleider aangevallen of niet?• Genegenheid vormt het derde thema. Vinden de groepsleen elkaar aardig, wat willen ze met elkaar delen, in hoeverre voelen ze zich deel van een groep en hebben ze het over wij. Soms ontstaan vriendschappen en verhoudingen binnen de groep en zien mensen elkaar ook buiten de groep. Als mensen elkaar te aardig vinden mag er geen kritiek geuit worden en wordt de groep minder productief.4.5 Eisen aan de begeleiderNiet iedereen is even geschikt als begeleider. Zelfs iemand die prima in staat is betaaldekrachten aan te sturen is niet automatisch geschikt voor het begeleiden van vrijwilligers.Een goede begeleider van vrijwilligers:• is overtuigd van de waarde van vrijwilligerswerk en accepteert de inbreng van vrijwilligers;• kan zowel denken vanuit het perspectief van de doelstelling van de organisatie als vanuit het perspectief van de vrijwilligers;• verdiept zich in de wensen, verwachtingen en motieven van vrijwilligers;• heeft zicht op de concrete taken die een vrijwilliger moet uitvoeren;• dient als begeleider geaccepteerd te worden - voorwaarden voor acceptatie zijn wederzijds respect en wederzijds vertrouwen;• weet de juiste balans tussen betrokkenheid en distantie te vinden;• kan vrijwilligers zowel taakgericht als persoonsgericht begeleiden;• heeft plezier in zijn/haar werk. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 11
  15. 15. Succesvol werken met vrijwilligers5. Interne CommunicatieWerken met vrijwilligers betekent werken met mensen die vaak maar een klein deel vande tijd in de organisatie aanwezig zijn. Ze zijn dus niet bij alle gebeurtenissen betrokken,horen minder vanzelfsprekend wat er gebeurt in de wandelgangen. Het betekent ook datje werkt met mensen die in principe vrij zijn om te kiezen welke informatie ze wel enwelke informatie ze niet tot zich willen nemen.Dit heeft effect op de manier waarop je in het werk de interne communicatie moetregelen.5.1 Het belang van communicatieCommunicatie is de uitwisseling van informatie tussen alle betrokkenen van eenorganisatie. Hier concentreren we ons op de uitwisseling van informatie tussen devrijwilligers en de leiding/beroepskrachten. Daarbij gaat het niet alleen om letterlijkeinformatie maar ook om ervaringen en opvattingen. De informatie betreft de inhoud,organisatie en ontwikkeling van het werk, het beleid ten aanzien van vrijwilligers en hetbeleid van de organisatie in het algemeen.Het belangrijkste kenmerk van goede communicatie is wederkerigheid: uitwisseling vaninformatie tussen twee of meer partijen. Goede communicatie is dan ook dé voorwaardevoor democratische besluitvorming.Interne communicatie kent verschillende belangen:• het is een uitdrukking van de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor de organisatie• het heeft een positieve invloed op de kwaliteit van de activiteiten en van het beleid• het vergroot de betrokkenheid van alle partijen• het vergroot de uitstraling naar buiten5.2 Veel voorkomende knelpunten in de interne communicatie1. Vrijwilligers betrekken bij beleidHet is moeilijk om de vrijwilligers betrokken te houden bij ontwikkelingen in deorganisaties. Het blijkt vaak moeilijk om het beleid (en met name beleidsveranderingen)aanvaardbaar over te brengen.2.Informatie doorstroming / verstoppingVeel vrijwilligers klagen dat ze niet voldoende geïnformeerd zijn, terwijl gelijktijdig deberoepskracht klaagt dat de informatie niet wordt opgepakt. Ergens lijkt het of deverzonden informatie niet gezien wordt en de door de vrijwilligers gewenste informatieniet gevonden wordt.3. Verhouding betaalde kracht / vrijwilligerVooral in organisaties waar vrijwilligers nauw samenwerken met beroepskrachten looptde onderlinge communicatie vaak niet soepel. Vrijwilligers hebben het idee dat ze nietvoor vol worden aangezien. Beroepskrachten hebben het te druk om extra uitleg entoelichting te geven aan vrijwilligers.4. Inspraak via de derdenIn organisaties waarin vrijwilligers een sterk emotionele band hebben met de organisatiekunnen onprettige plannen of gebeurtenissen leiden tot revolutie en lawaai (naar de persgaan). De bestaande communicatiekanalen worden niet meer gebruikt. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 12
  16. 16. Succesvol werken met vrijwilligersMiscommunicatie kan verschillende oorzaken hebben. Degene die direct invloed kanuitoefenen op de communicatie is de zender. De zender heeft er bovendien belang bijdat zijn doel wordt bereikt.De zender dient zich te realiseren:• wat de doelgroep aan informatie nodig heeft (en wat niet!) en• hoe en waar die doelgroep te bereiken is.5.3 In vijf stappen naar een goede interne communicatiestructuurHet cruciale punt bij het opzetten van een goede informatiestroom met vrijwilligers zit inhet goed doordenken van de vraag: welke informatie stuur je aan wie en waarom? Voorhet opstellen van een goed systeem van interne communicatie kun je de volgendestappen doorlopen.Stap 1 Analyseer rol / taak / doel van vrijwilligers in je organisatie.Wat wil de organisatie met vrijwilligers, welke taak of positie hebben ze?In een organisatie waar vrijwilligers vooral in de uitvoering actief zijn zal decommunicatie net name gaan over allerlei concrete werkzaken. Denk bijvoorbeeld aande zorginstelling. In een vereniging waarin vrijwilligers niet alleen de uitvoering doen,maar ook belangrijk zijn voor beleidskeuzen moet over heel andere onderwerpen en ineen eerder stadium worden gesproken.Stap 2 Van de vrijwilligers naar verschillende doelgroepenDe tweede stap is de groep vrijwilligers goed bekijken en beoordelen of er groteverschillen zijn. Verdeel ze als het ware in zo klein mogelijke groepen die gelijk zijn watbetreft voor jou belangrijke punten: soort werk, werklocatie, plaats in de organisatie,opleiding, typen vrijwilligers, …. Welke punten dat zijn is voor elke organisatieverschillend.Stap 3 Wat is de informatiebehoefte per doelgroep?Inventariseer vervolgens wat de informatiebehoefte per groep is. Wat moeten ze wetenom hun werk goed te kunnen doen, wat willen ze weten om betrokken te blijven?Bedenk ook:• welke standaardinformatie een vrijwilliger in het begin nodig heeft;• welke informatie met een zeker regelmaat verandert (roosters, nieuwe medewerkers, etc.);• hoe vrijwilligers het best incidentele informatie kunnen vinden.Stap 4. Bedenk een combinatie van middelen voor elke doelgroepEr zijn nogal wat mogelijkheden om informatie te verstrekken: op schrift of mondeling, ineen blaadje op een prikbord, tijdens werkbijeenkomsten of per internet.Een groep vrijwilligers die op wisselende tijden werkt, maar wel altijd op een vaste plekkomt, kan erg geholpen zijn met een goed logboek, waarin alle ontwikkelingen wordenvermeld. Een groep vrijwilligers die allemaal vanuit hun eigen huis hun eigen werk doenmoet de informatie regelmatig aan huis bezorgd krijgen.Vrijwillige bestuurders kunnen in hun vergaderstukken wel een stevige beleidsnota aan.Voor vrijwilligers die vooral in de uitvoering bezig zijn, moet beleidsinformatie vertaaldworden in termen die bij en passen en moet de informatie worden samengevat.Maak voor elke groep een goede combinatie van middelen. Zorg dat de middelenaansluiten bij wat gewoonlijk gedaan wordt. Zorg er voor dat de middelen helder zijn inhet gebruik. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 13
  17. 17. Succesvol werken met vrijwilligersStap 5 Voorspelbaar en creatief gebruikenPer keer dat je iets kwijt wil moet je als zender goed nadenken welke doelgroep wat nuecht nodig heeft. Stuur niet alles op dezelfde manier naar iedereen. Welk middel is voordie boodschap het meest geëigend? Zorg dat de middelen zoveel mogelijk voorspelbaargebruikt worden. Dan weten vrijwilligers waar ze welke informatie kunnen vinden enzoeken.Als je incidenteel echt belangrijke nieuwe dingen wilt overbrengen (nieuw beleid,reorganisatie, andere werkmethodes), wees dan wel heel creatief en aarzel niet om veelverschillende middelen tegelijk te gebruiken. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 14
  18. 18. Succesvol werken met vrijwilligers6. Inspraak en medezeggenschapHet is belangrijk dat vrijwilligers binnen organisaties inspraak hebben. Het bevordert debetrokkenheid van vrijwilligers bij de organisatie en levert de organisatie informatie opover de ideeën, wensen en gevoelens van de vrijwilligers.Verschillende vormen van inspraakInspraak en medezeggenschap kan op meerder manieren en op meerdere niveausbinnen de organisatie spelen. Binnen een beroepsorganisatie met een vrijwilligerstak zalde inspraak zich eerder beperken tot de manier van werken en het signaleren vanproblemen in de samenwerking tussen betaalde en onbetaalde medewerkers. Binneneen organisatie met alleen vrijwilligers praten de medewerkers op andere manierenmee, bijvoorbeeld via een ledenvergadering. De vrijwilligers hebben dan ook invloed ophet beleid van de organisatie, op de keuze voor doelgroepen, de soorten activiteiten dieverricht worden, enzovoort.De mate waarin een organisatie een vrijwilligersorganisatie is, bepaalt meestal de matewaarin vrijwilligers inspraak hebben. In principe vallen daarin drie niveaus teonderscheiden:• visie en beleid (de uitgangspunten en doelen van de organisatie);• leiding en structuur (de manier waarop de organisatie wordt vormgegeven);• de uitvoering van het werk.In alle gevallen is het belangrijk dat vrijwilligers in enigerlei vorm mee kunnen pratenover hun werk. Invloed hebben op de manier waarop je werkt, is van groot belang voorhet gevoel van eigen maken van je werk en je ermee verbonden voelen. Dat beïnvloedtvervolgens het gemotiveerd blijven van de vrijwilligers.Inspraak kan op verschillende manieren plaatsvinden. Mogelijkheden zijn:• Werkoverleg;• Een vrijwilligersvertegenwoordiger in het bestuur. Dit komt met name voor in een organisatie met veel vrijwilligers. Wanneer de organisatie een bestuur op afstand heeft is dit niet effectief.• Een aanspreekpunt in het management. Dit is geschikt voor een beroepsorganisatie waar veel vrijwilligers werken en met een bestuur op afstand. De vrijwilligerscoördinator of een leidinggevende met personeelszaken in de portefeuille behartigt de belangen van de vrijwilligers.• Een vrijwilligerspanel. Een groep vrijwilligers (van wisselende samenstelling ) die een of twee maal per jaar bijeenkomt en om een aantal actuele onderwerpen te bespreken die de vrijwilligers aangaan.• Een vrijwilligersraad. Een orgaan met (meestal gekozen) vrijwilligers dat onderwerpen bespreekt die de vrijwilligers direct aangaan• En plaats in de medezeggenschapsraad waarin ook betaalde medewerkers zitten.Een vrijwilligersraad en medezeggenschapsraad vervult drie functies:• signaleren (bottom-up) van problemen, trends, knelpunten• adviseren, gevraagd en ongevraagd• draagvlakvorming (top-down). Met name bij veranderingen die het werk van de vrijwilligers zullen raken kan het verstandig zijn om in een vroegtijdig stadium een vrijwilligers- of medezeggenschapsraad te raadplegen. Zowel de mate van weerstand kun je daarmee peilen als de kritiek op de voorstellen. In een traject van draagvlak verwerven voor veranderingen kan een raad zeer nuttig werk verrichten. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 15
  19. 19. Succesvol werken met vrijwilligers7. Waardering en erkenningWie erkenning krijgt voor zijn inzet en activiteiten weet dat hij serieus genomen wordt.Iedere vrijwilliger heeft daar behoefte aan. Wie weet dat hij gewaardeerd wordt omdatgene wat hij doet, werkt over het algemeen met plezier.Het betekent dat begeleiders van vrijwilligers tijd en aandacht moeten weten te vindenvoor de individuele vrijwilliger. Actief naar de vrijwilligers luisteren (ook tussen de regelsdoor!) is de beste basis om zorgvuldig met vrijwilligers om te gaan.Op verschillende manieren kan de organisatie de waardering tot uiting brengen. Daarbijkan onderscheid gemaakt worden tussen materiële en immateriële vormen vanwaardering.Complimenten gevenDe meest voor de hand liggende vorm van waardering is het maken van complimenten.Wanneer je tevreden bent over de inzet van de vrijwilligers, zeg het ze dan! Alsvrijwilligers nooit, of te laat, te horen krijgen dat hun bijdrage waardevol is, zullen zewellicht het gevoel krijgen dat het niet uitmaakt of ze al dan niet aanwezig zijn. Danhaken ze na verloop van tijd af.Bevoegdheden gevenDe organisatie kan uitdrukking geven aan het vertrouwen in vrijwilligers door het gevenvan bevoegdheden. Dat kan variëren in het toegang geven tot de voorraadkast en hetsleutelkastje tot het beheren van een eigen budget en het inrichten van een eigenruimte.Faciliteiten biedenZorg dat de vrijwilliger zijn activiteiten optimaal kan verrichten. Ook materiële zakenbevestigen de vrijwilliger in het gevoel dat hij of zij gewaardeerd en erkend wordt. Zorgdaarom dat hij of zij beschikt over professionele apparatuur, comfortabel meubilair,goede bureauaccessoires, voldoende attributen om een training te geven, vakliteratuur,enzovoorts.Waarderen van kennis en kundeVrijwilligers ontwikkelen zich in het vrijwilligerswerk. Daarvoor kan de organisatievrijwilligers belonen middels certificaten en getuigschriften. Certificaten geven vaak aandat een trainings- of scholingstraject goed doorlopen is. Ze kunnen echter ook wordeningezet als blijk dat de vrijwilliger goed kan omgaan met bepaalde apparatuur enbetreffende apparatuur zelfstandig mag hanteren.Getuigschriften worden veelal aan de vrijwilliger gegeven als hij of zij gaat solliciteren.Een getuigschrift vermeldt welke werkzaamheden een vrijwilliger heeft verricht en overwelke kwaliteiten de vrijwilliger beschikt.Waarderen van kwaliteitenEen organisatie kan vrijwilligers ook waarderen door ze te vragen een bepaalde taak opzich te nemen. Daarmee spreekt men erkenning uit voor de specifieke kwaliteiten van devrijwilliger. Een vrijwilliger kan ook doorstromen naar een functie met meerverantwoordelijkheid.JubileaVrijwilligers die lange tijd bij de organisatie werkzaam zijn kunnen in het zonnetje gezetworden. Dat kan op verschillende manieren. Van een bos bloemen tijdens deseizoensafsluiting tot een speciale oorkonde.Veel gemeenten hebben ook de mogelijkheid een waarderingsteken uit te reiken. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 16
  20. 20. Succesvol werken met vrijwilligersDe gemeente Zeist kent daartoe drie mogelijkheden:• Het Waarderingssymbool, ook wel de Ot en Sien prijs genoemd, wordt aan het begin van de lente uitgereikt aan individuen die zich voor de Zeister samenleving hebben ingezet. Wordt met name uitgereikt aan vrijwilligers met een grote staat van dienst.• De Ereprijs wordt toegekend aan Zeistenaren of Zeisterse instellingen/verenigingen die zich verdienstelijk hebben gemaakt.• De Erepenning, een vorm van eerbetoon aan personen en instellingen, wordt slechts met hoge uitzondering uitgereikt.Tot slot is er de mogelijkheid om voor mensen met bijzondere verdiensten inmaatschappelijke organisaties een koninklijke onderscheiding aan te vragen.AttentiesEr zijn veel gelegenheden die vragen om extra aandacht vanuit de organisatie.Een verjaardag zou niet onopgemerkt voorbij moeten gaan. Maar ook (langdurige)ziekte, geboortes, huwelijken en het slagen voor een opleiding vragen om een attentie.Ook aandacht bij het overlijden van een dierbare van de vrijwilliger zou vanzelfsprekendmoeten zijn.Collectieve waarderingKerstmis kan een mooi moment zijn om de vrijwilligers een attentie te geven. Een andermoment voor collectieve waardering kan zijn aan het einde van het seizoen. Een jaarlijksvrijwilligersfeest of een vrijwilligersuitje is ook een manier om vrijwilligers eens in hetzonnetje te zetten.Op 7 december wordt in Nederland de Vrijwilligersdag gevierd. Ook dat kan eenaanleiding zijn voor een jaarlijks moment van aandacht voor de vrijwilligers.Heeft de organisatie iets te vieren, bijvoorbeeld doordat er successen zijn behaald,betrek dan de vrijwilligers bij het vieren van dit succes.Afscheid vierenWanneer vrijwilligers afscheid nemen van de organisatie is het goed om daarnadrukkelijk bij stil te staan. Op welke manier het afscheid gevierd wordt zal medeafhangen van de tijd dat een vrijwilliger betrokken is geweest bij de organisatie. Devrijwilliger die er na 22 jaar mee stopt zal wellicht een receptie aangeboden krijgen. Devrijwilliger die er na een korte klus mee stopt ontvangt vaak een kleine attentie.Onkostenvergoeding en schadevergoedingVrijwilligers doen hun werk onbetaald. Het bieden van een reiskostenvergoeding is hetminste wat een organisatie kan doen om te zorgen dat de vrijwilliger geen kosten hoeftte maken voor het vrijwilligerswerk. Ook dit wordt door de vrijwilligers ervaren als eenvorm van waardering.Natuurlijk kan de organisatie ook andere kosten vergoeden, zoals cursuskosten,telefoonkosten of oppaskosten. Sommige organisaties bieden een vasteonkostenvergoeding per dagdeel.Vrijwilligers kunnen schade krijgen tijdens de uitvoering van hun werk, bijvoorbeeldschade aan kleding. Niet altijd kan de organisatie de kosten terug krijgen van deverzekering. Toch zou het vanzelfsprekend moeten zijn dat de organisatie de kosten vande vrijwilliger vergoedt, zelfs als er twijfel bestaat of de vrijwilliger dit niet had kunnenvoorkomen. Het niet vergoeden van schade zal door vrijwilligers zeker gezien wordenals een gebrek aan waardering voor de inzet van de vrijwilliger. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 17
  21. 21. Succesvol werken met vrijwilligers8. OrganisatiecultuurOf vrijwilligers zich thuis voelen binnen een organisatie hangt mede af van deorganisatiecultuur. Het is niet eenvoudig een organisatiecultuur te veranderen. Toch kanhet de moeite waard zijn om eens kritisch te kijken welke aspecten van die cultuur doorvrijwilligers gewaardeerd worden en welke niet.8.1 Wat is organisatiecultuur?Er is geen eenduidige definitie van organisatiecultuur te geven. Enkele belangrijkeaspecten er van zijn:• gemeenschappelijke waarden en normen;• leiderschapsstijl;• taal en symbolen;• procedures en regels;• definitie van succes.Cultuur gaat dus enerzijds over abstracte zaken als identiteit en zingeving en anderzijdsover concrete dingen als elkaar begroeten en de kleding die gedragen wordt.De gemeenschappelijke waarden en normen worden veelal niet uitgesproken. In depraktijk zijn we ons er ook niet van bewust. Pas als mensen iets doen of zeggen wattegen de normen en waarden ingaat worden de geldende waarden en normen duidelijk.Mensen die zich thuis voelen in organisatie delen de (onuitgesproken) waarden ennormen van de organisatie.Juist in organisaties die met vrijwilligers werken zijn mensen vaak op basis van gedeeldenormen en waarden actief. Veel vrijwilligersorganisaties hebben dan ook een sterkecultuur. Een sterke cultuur betekent dat er weinig ruimte is voor afwijkende waarden ennormen.Hoe beter de cultuur aansluit bij de doelstelling van de organisatie en de wensen van debetrokkenen (waaronder de vrijwilligers) hoe succesvoller de organisatie zal zijn.Wie bepaalt de organisatiecultuur?De cultuur van de organisatie wordt altijd bepaald door de mensen die er werken. Zowelhet bestuur, de directie en de leidinggevenden als de beroepskrachten en de vrijwilligersbepalen gezamenlijk het klimaat waarbinnen gewerkt wordt. Vrijwilligers die eenondersteunende en aanvullende rol vervullen hebben minder invloed op de cultuur danvrijwilligers die het grootste deel van het uitvoerend werk in de organisatie verrichten.Vergelijk bijvoorbeeld de vrijwilligers in een zorgcentrum met de vrijwilligers in eenjongerencentrum. Binnen een organisatie die uitsluitend uit vrijwilligers bestaat zijn hetde vrijwilligers die het langst aan de organisatie verbonden zijn die het meeste invloedhebben op de organisatiecultuur.8.2 Zicht op de eigen organisatiecultuurWie weet wat de cultuur is van de eigen organisatie krijgt zicht op de redenen vanmensen om vrijwilliger te worden (en te blijven) van de organisatie.Het ontdekken van de cultuur van de organisatie is niet eenvoudig. De volgende vragenkunnen daarbij helpen:• Hoe gaan mensen met elkaar om?• Hoe is de communicatie tussen beroepskrachten en vrijwilligers? Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 18
  22. 22. Succesvol werken met vrijwilligers• Wat wordt er van vrijwilligers verwacht? Welke eigenschappen en kenmerken?• Wat wordt er van beroepskrachten verwacht?• Welke rituelen zijn er?• Hoe kleden mensen zich?• Wat valt er te zeggen over het taalgebruik van mensen?• Zijn de betrokkenen vooral intern gericht of vooral extern gericht?• Wordt er veel waarde gehecht aan stabiliteit of is er juist veel vrijheid?• Welke waarde hecht men aan regels en procedures?• Welke waarde hecht men aan vernieuwend bezig zijn?• Welke waarde hecht men aan het resultaat van het werk?• Welke waarde hecht men aan de onderlinge relaties binnen de organisatie?Denk ook eens aan (kandidaat-) vrijwilligers of (kandidaat-)beroepskrachten die nietbinnen de organisatie passen of pasten. Welke afwijkende kenmerken hebben ofhadden zij en wat zegt dat over de cultuur van de organisatie?Meer informatie over de organisatiecultuur kan men ook krijgen door het doen van decultuurproef, een instrument van CIVIQ (landelijke organisatie ter stimulering vanvrijwilligerswerk). In de cultuurproef wordt een cultuurmodel gehanteerd waarin viercultuurtypen worden onderscheiden.8.3 Vier cultuurtypenIedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken en zijn eigen organisatiecultuur. In theoriekunnen we vier cultuurtypen onderscheiden. Over het algemeen hebben alleorganisaties wel iets van alle vier de cultuurtypen in huis, maar is er één het sterkstaanwezig.De vier cultuurtypen zijn onderdeel van een cultuurmodel. Dit model ontstaat wanneertwee belangrijke kenmerken van organisatie in een assenstelsel worden gezet. Op dehorizontale as staat de interne gerichtheid van de organisatie tegenover externegerichtheid. In de verticale as staat de flexibiliteit van de organisatie tegenover destabiliteit.Wanneer we beide kenmerken combineren komen we tot de vier typenorganisatieculturen. De cultuur van een organisatie die gekenmerkt wordt door een grotemate van flexibiliteit en die vooral intern gericht is noemen we een familiecultuur.Daartegenover staat de marktcultuur waarbij stabiliteit van groot belang is en men vooralextern gericht is. flexibiliteit en vrijheid van handelen Familie- Innovatie- Cultuur cultuur intern gericht extern gericht en en integratie differentiatie Hiërarchie- Markt- cultuur cultuur stabiliteit en beheersbaarheid Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 19
  23. 23. Succesvol werken met vrijwilligers1. De familiecultuurEen zeer vriendelijke werkomgeving die lijkt op een grote familie en waar mensen elkaarkennen. Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen. Mensen zijn verbonden aan deorganisatie vanuit loyaliteit en traditie. Belangrijke waarden zijn: betrokkenheid,samenwerking, meedenken en overeenstemming. De organisatie is succesvol als deklanten naar tevredenheid worden geholpen en er voor mensen in de organisatie goedwordt gezorgd.2. De hiërarchiecultuurEen werkomgeving met veel structuur en strakke regels en met aandacht voor eensoepel draaiende organisatie. De leidinggevenden zijn gericht op efficiëntie en debegeleiding is gericht op zekerheid en voorspelbaarheid. Mensen die aan de organisatieverbonden zijn waarderen het soepel functioneren, wat te danken is aan de regels enprocedures. De organisatie is succesvol als zij een betrouwbare dienstverlening biedtmet een soepele planning en lage kosten.3. De marktcultuurEen resultaatgerichte organisatie met mensen die graag willen uitblinken en diedoelgericht zijn. De leidinggevenden zijn zakelijk en veeleisend. Mensen zijn aan deorganisatie verbonden door de nadruk op presteren. De organisatie is succesvol als zijnaamsbekendheid heeft en belangrijk is in de betreffende sector.4. De innovatiecultuurEen dynamische, ondernemende en creatieve werkomgeving. De leidinggevendendienen vernieuwend te zijn en risicos niet te schuwen. Mensen die zich verbondenvoelen aan de organisatie zijn bereid te experimenteren en te vernieuwen. Succesbetekent voor deze organisatie nieuwe projecten en diensten ontwikkelen en aanbiedenen hierin voorop te lopen. De organisatie stimuleert individueel initiatief en vrijheid.De effectiviteit van een organisatiecultuurWelke cultuur het meest effectief is voor een organisatie hangt sterk af van de doelenvan de organisatie. Een toneelvereniging die veel en goede voorstellingen wil maken isvooral gebaat bij een marktcultuur. Een toneelvereniging die mensen de kans wil gevenom zich te ontwikkelen binnen het toneelspelen is meer gebaat bij een familiecultuur.Ook de fase waarin de organisatie zich bevindt is van invloed. Een nieuwe organisatieheeft veel kenmerken van een innovatiecultuur. Een organisatie die net een fusie achterde rug heeft is vooral intern gericht en op zoek naar stabiliteit, en zal vooral kenmerkenvan een hiërarchiecultuur vertonen.8.4 Verandering van organisatiecultuurWie constateert dat de cultuur van zijn organisatie niet effectief is kan gaan werken aancultuurverandering. Dit is meestal niet eenvoudig omdat de mensen samen bepalen watde cultuur is. Het is dan ook van belang dat er voldoende draagvlak is om veranderingenaan te brengen.In de cultuurverandering kunnen we 6 stappen onderscheiden:1. Vaststellen van de huidige organisatiecultuur2. Vaststellen van de gewenste organisatiecultuur3. Vaststellen van gewenste veranderingen. Dit kunnen materiële en niet materiëlezaken zijn. Bijvoorbeeld: om de onderlinge betrokkenheid te vergroten pauzeren weallemaal tegelijk en krijgen alle vrijwilligers een kaartje als ze jarig zijn. Het kan ook zijndat er gedragscodes opgesteld moeten worden.4. Vaststellen van belemmerende en bevorderende factoren. Wie of wat helpt deorganisatie in de goede richting. Zijn er dominante persoonlijkheden die veranderingenin de weg staan of juist kunnen stimuleren. Zijn er communicatiemiddelen die een Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 20
  24. 24. Succesvol werken met vrijwilligersbijdrage kunnen leveren aan veranderingen. Zijn er voldoende financiële middelen omgewenste veranderingen door te voeren.5. Zorgen voor voldoende draagvlak. Bespreek de gewenste veranderingen eerst meteen kleine groep vrijwilligers of met of met de vrijwilligersraad. Betrek daarna ook deandere vrijwilligers en/of leden.6. Maak samen, leiding en vrijwilligersraad (of andere afgevaardigden), een plan vanaanpak. Bepaal daarin wat de prioriteiten zijn, wat de aanpak is per punt, wie betrokkenzijn en wat het tijdspad is. Zorg voor spreiding van de verantwoordelijkheden om hetdraagvlak zo groot mogelijk te houden.Het veranderen van de organisatiecultuur is een hele onderneming. Het is echter ookmogelijk om onderdelen van de organisatie te veranderen. Als vrijwilligers devergaderingen erg vervelend vinden dan kan daar wat in veranderen. Moet devergadering strakker geleid worden of moet er juist meer ruimte zijn om te brainstormenen ideeën uit te wisselen. Zijn de vergaderingen te weinig resultaatgericht of is er juistbehoefte aan meer aandacht voor het individu? Als mensen met plezier met elkaar werken, komt dat ten goede aan de kwaliteit van het product of de dienst. Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 21
  25. 25. Succesvol werken met vrijwilligersGeraadpleegde literatuurC. van Dam e.a. Zicht op zorg en welzijn: vrijwilligers. NIZW/NOV, Utrecht, 1998S. van Grinsven en M. Hottentot Cultuurproef.CIVIQ, Utrecht 2003J. Heinsius Vrijwilligersmanagement. Coutinho, Bussum 1998M. van Putten en A. Helwegen-Blanksma Visie, voorwaarden, verbintenis - Vrijwilligersbeleid in het sociaal-cultureel werk. NIZW, Utrecht, 1999K. Remmerswaal en J. Veldkamp Succesvol werken met vrijwilligers. Hof, Den HaagNOV / sVM Onvoltooide toekomst – trendrapport vrijwilligerswerk 2002 Steunpunt Vrijwilligerswerk Zeist 22

×