Aspectos Generales de la Gerencia de Proyectos

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Asignacion Realizada de Control de Proyectos Universidad de Oriente Núcleo Monagas

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  • 1. UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE MONAGAS DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS MATURÍN /ESTADO/ MONAGASProfesor: Bachilleres:Chaparro, Jesús Martino del M. Manuel Marcano, Julio Malave V. Franco Maturín, Abril de 2013.
  • 2. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosContenido 1.1.- Introducción e importancia de la gerencia de proyectos 1.2.- Definición de Gerencia de Proyectos, según la GUÍA del PMBOK - Objetivos - Dinámica y efectividad gerencial 1.3.- Proyecto de Inversiones - Concepto - Ciclo de vida de un proyecto de inversiones - Los cinco Procesos de Gerencia de Proyectos 1.4.- Interrelación y responsabilidad funcional en el manejo de proyectos - Función de ingeniería - Función procura - Función construcción 1.5.- Sistema de Gerencia de proyectos 1.6.- Criterios gerenciales de diseño
  • 3. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosIntroducción e importancia de la gerencia de proyectos Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear unproducto, servicio o resultado único, y tiene la característica de sernaturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, yque el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando setermina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden sercumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Su administración podemos definirla como la Aplicación de habilidades,herramientas y técnicas para planear, supervisar y controlar un proyecto con elpropósito de alcanzar los objetivos del proyecto, esto exige equilibrardemandas competitivas relacionadas con el tiempo, los costos y la calidad.
  • 4. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosIntroducción e importancia de la gerencia de proyectos La Gestión de Proyectos, es una de las actividades de Gerencia que lleva la mayor responsabilidad dentro de la empresa, una empresa que vive creando, planificando y desarrollando proyecto, quiere decir que es una empresa que esta a la vanguardia de los cambios continuos e imparables de la globalización actual, en una entidad que esta en constante cambio interno y crecimiento gradual y sostenible. De aquí marca la gran importancia, garantizando la adecuada distribución y control del presupuesto, realizándola al tiempo justo cada fase del los proyectos administrados, reduciendo a su mínima expresión los costos, detectando y anticipándose a los posibles problemas e inconvenientes que puedan surgir en la marcha.
  • 5. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosDefinición de Gerencia de Proyectos La gerencia de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Según Guía PMBok, Año 2004.
  • 6. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosDefinición de Gerencia de Proyectos Equilibrar las Adaptar las Establecer unos demandas Identificar los especificaciones, los objetivos claros y concurrentes de requisitos planes y el enfoque posibles de realizar calidad, alcance, tiempo y costes La Gerencia de Proyectos incluye
  • 7. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosObjetivos de la Gerencia de Proyectos1. Controlar: Consta de Implementar un proceso de control de cambio adecuado para incluir propiamente todos los nuevos requerimientos y cambios. Mantener siempre actualizado su plan de proyecto/trabajo, evaluar el progreso del proyecto (planeado vs. real).2. No Exceder Presupuesto: Asegurar los costos del proyecto de acuerdo al presupuesto o en muchos casos por debajo, no es tarea fácil. Para ello establecer líneas en base de presupuesto permitirán comparar y hacer seguimiento en todo momento a la ejecución de dicho presupuesto.
  • 8. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosObjetivos de la Gerencia de Proyectos3. Satisfacer los Requerimientos: Este objetivo es intrínseco ya que es por los requerimientos que se definió el proyecto para el cual estamos trabajando o vamos a trabajar. Sin importar cuales sean estos requerimientos, nuestro objetivos como gerentes es garantizar que estos requerimientos se cumplen en un 100%4. Hacer Felices a los Clientes: Para garantizar que el patrocinador del proyecto (sponsor), los clientes y otros interesados (stakeholders) están contentos al final del proyecto, es vital gestionar y manejar las expectativas de cada uno de forma cuidadosa. Para ello, es importante mantener un contacto regular con ellos, informando sobre el avance
  • 9. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosObjetivos de la Gerencia de Proyectos5. Mantener un Equipo Alegre y Motivado: Mantenga a su equipo de trabajo contento, recompensando sus éxitos y reconociendo el esfuerzo. Asigne el trabajo garantizando que aquellos que tienen la responsabilidad de hacer algo, tienen las competencias para hacerlo. Las actividades de construcción de equipo son necesarias para elevar la moral del equipo. Con un equipo motivado y alegre es posible lograr todo objetivo
  • 10. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosDinámica y Efectividad Gerencial Hablar de efectividad, es hablar de resultados y cumplimiento, y por ende, se deriva una interrogante ¿qué tan eficaces y eficientes son los gerentes en las organizaciones?, dentro de las múltiples definiciones, se puede señalar que una persona eficaz, es quien cumple con los objetivos que le fueron encomendados, y usando su creatividad, inteligencia y métodos comúnmente tiene resultados positivos y lo hace de manera reiterada. Un elemento que el gerente debe tomar en cuenta para ser efectivo, es la habilidad para ser asertivo.Otro elemento para la efectividad gerencial es la creatividad, que podemoscomprenderla como la habilidad de inventar o crear algo nuevo o de relacionaralgo conocido de forma innovadora. Un tercer elemento que el gerente debetener en cuenta para ser efectivo es el manejo de conflictos, que debe seratendido de manera oportuna y de forma inteligente.
  • 11. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosProyectos de Inversión Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos, materiales y tecnológicos entre otros. Es un documento por escrito formado por una serie de estudios que permiten al emprendedor que tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y dará ganancias. Tiene como objetivos aprovechar los recursospara mejorar las condiciones de vida de una comunidad,pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo.Comprende desde la intención o pensamiento deejecutar algo hasta el término o puesta en operaciónnormal.
  • 12. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCiclo de Vida de un Proyecto de Inversión Es el proceso de transformación de una idea, desde su formulación, su aplicación y seguimiento, derivado de la detección de alguna necesidad, problemática u oportunidad, con el fin de contar con las provisiones de bienes o servicios que las pudieran resolver de la mejor manera. Además de tener como objetivo elevar las probabilidades de éxito, dado que la investigación y análisis realizados, hacen posible detectar las posibles soluciones y definir el proceso de la Inversión. Operación, Pre- Inversión Ejecución y Evaluación Inversión Monitoreo
  • 13. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCiclo de Vida de un Proyectos de Inversión Pre- Inversión Es la fase en la cual, después Consta de 3 Fases:de haber nacido la idea, se inicia y seprofundiza, en los estudioscorrespondientes para la preparación Estudioy formulación del proyecto, el cual de Perfilnos va permitir resolver laproblemática, la necesidad o laoportunidad, que nos planteamos Estudio dedesde un inicio, planteándonos Pre-diferentes alternativas para llevarlas Factibilidada cabo, identificando los beneficios ylas afectaciones que pudieran Estudio degenerarse, para poder tomar una Factibilidaddecisión.
  • 14. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCiclo de Vida de un Proyectos de Inversión Inversión Es la fase en la cual se materializan todas las accionesque se van a llevar a cabo para dar funcionamiento al proyecto, lascuáles fueron evaluadas como convenientes.Ya sea para la adquisición de bienes, para las capacitaciones, osimplemente para reajustes en el estudio. Con el fin de poner enmarcha dicho proyecto.Consta de tres fases que son: Estudio Montaje Puesta en Definitivo Marcha
  • 15. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCiclo de Vida de un Proyectos de Inversión Operación, Ejecución y Monitoreo Es en esta fase donde se producen los bienes o serviciosdel proyecto seleccionado de acuerdo al estudio que se fuedesarrollando. Además es en esta etapa donde comienza agenerarse un flujo de ingresos y egresos, del producto de laoperación del proyecto.
  • 16. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCiclo de Vida de un Proyectos de Inversión Evaluación Es la fase última, encargada de dar seguimiento alproyecto en toda su operación, en base a una serie deindicadores, previamente definidos para la validación de losresultados y el seguimiento en la operación. • Es el principal punto que debe tomarse en cuenta Medición para saber si el resultado del proyecto es el mismo de los que solucionó el problema para el cual fue creado • En caso de no ser así, pone en evidencia errores en la Resultados formulación del proyecto . • Este mide la eficiencia del proyecto, es decir la Medición relación del costo del proceso y el resultado obtenido. de la • Con esto, no quiere decir, que entre más eficiencia tenga, mejor va ser, porque puede tener demasiada Operación eficiencia, pero el resultado no es eficaz.
  • 17. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto Los procesos de dirección de proyectos se presentan comoelementos discretos con interfaces bien definidas. Sin embargo, en lapráctica, se superponen e interactúan de maneras que no se detallantotalmente en esta guía. La mayoría de los practicantes con experiencia endirección de proyectos reconocen que hay más de una manera de gestionarun proyecto. Los detalles específicos de un proyectose definen como objetivos que deben cumplirsesobre la base de la complejidad, el riesgo, eltamaño, el plazo, la experiencia del equipo delproyecto, el acceso a recursos, la cantidad deinformación histórica, la madurez de laorganización en la dirección de proyectos, laindustria y área de aplicación.
  • 18. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto (INICIACION) El Grupo de Procesos de Iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciación, por lo general, se realizan fuera del ámbito de control del proyecto por la organización o por los procesos del programa o del portafolio, lo cual puede hacer borrosos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto. Por ejemplo, antes de comenzar con las actividades del Grupo de Procesos de Iniciación, se documentan las necesidades o requisitos de negocio de la organización.
  • 19. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto (PLANIFICACION) El equipo de dirección del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planificación, y los procesos e interacciones que lo componen, para planificar y gestionar con éxito un proyecto para la organización. El Grupo de Procesos de Planificación ayuda a recoger información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. Los procesos de planificación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto.
  • 20. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto (EJECUCION) Se compone de los procesosutilizados para completar el trabajodefinido en el plan de gestión del proyectoa fin de cumplir con los requisitos delproyecto. El equipo del proyecto debedeterminar cuáles son los procesosnecesarios para el proyecto específico delequipo. Este Grupo de Procesos implicacoordinar personas y recursos, así comointegrar y realizar las actividades delproyecto, de acuerdo con el plan degestión del proyecto. Este Grupo deProcesos también aborda el alcancedefinido en el enunciado del alcance delproyecto e implementa los cambiosaprobados
  • 21. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto (SEGUIMIENTO Y CONTROL) Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecucióndel proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemasoportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, paracontrolar la ejecución del proyecto. El equipo del proyecto debe determinarcuáles de los procesos son necesarios para el proyecto específico del equipo. Elbeneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto seobserva y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto delplan de gestión del proyecto. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Controltambién incluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas comoanticipación de posibles problemas.
  • 22. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosLos 5 Procesos de la Gerencia de Proyecto (CIERRE) El Grupo de Procesos de Cierre incluye los procesos utilizados parafinalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fasede un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar unproyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verificaque los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos deProcesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, segúncorresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto ofase del proyecto.
  • 23. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosInterrelación y Responsabilidad Funcional en el Manejo deProyectos Función Función de Procura Ingeniería Función de Construcción
  • 24. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosInterrelación y Responsabilidad Funcional en el Manejo deProyectos Función Ingeniería: el estudio general de esta función es resolver todo lo concerniente al diseño del problema a tratar con todas sus ventajas y desventajas, desde la descripción de los procesos hasta las distribuciones económicas y jurídicas que abarcan al proyecto. En este marco se generan todos los estudios e informaciones necesarias para poder llevar a cabo el proyecto.
  • 25. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosInterrelación y Responsabilidad Funcional en el Manejo deProyectos Función Procura: consiste en guiar y administrar los procesos de la manera mas eficaz y transparente posible, incluye la formulación de la logística del proyecto y asegura que las adquisiciones concernientes al proyecto bien sean tangibles o intangibles sean adquiridos bajos los términos y condiciones mas favorables.
  • 26. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosInterrelación y Responsabilidad Funcional en el Manejo deProyectos Función Construcción: es el procedimiento técnico que el grupo aplica para la elaboración o ejecución del proyecto, aplicando herramientas y conocimientos con el fin de ejecutar paso a paso toda la parte teórica que se desarrollo en el estudio del proyecto.
  • 27. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosSistema de Gerencia de Proyectos El sistema de gestión de proyectos es el conjunto deherramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos utilizadospara gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal, y ayuda al directordel proyecto a gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusión. Elsistema es un conjunto de procesos y de las funciones de controlcorrespondientes, que se consolidan y combinan en un todo funcional yunificado. El plan de gestión del proyecto describe cómo se va a usar el sistemade gestión de proyectos. El contenido del sistema de gestión de proyectosvariará dependiendo del área de aplicación, influencia de laorganización, complejidad del proyecto y disponibilidad de los sistemasexistentes. Las influencias de la organización conforman el sistema paraejecutar los proyectos dentro de esa organización. El sistema se ajustará oadaptará a cualquier exigencia impuesta por la organización.
  • 28. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosSistema de Gerencia de Proyectos Si existe una oficina de gestión de proyectos en la organizaciónejecutante, una de las funciones de la oficina de gestión de proyectosnormalmente consistirá en gestionar el sistema de gestión de proyectos, a finde asegurar la consistencia en su aplicación y la continuidad en los diferentesproyectos que se estén llevando a cabo.
  • 29. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCriterios Gerenciales de Diseño En la Gerencia de proyectos no sólo esnecesario definir las funciones básicas sino que espreciso establecer una serie de criterios queorienten el proceso investigativo, a considerarse enel desarrollo y desempeño de las funciones deplanificación, organización, dirección y control, espor ello que la dirección de proyectos se logramediante la ejecución de procesos, usandoconocimientos, habilidades, herramientas y técnicasde dirección de proyectos que reciben entradas ygeneran salidas.
  • 30. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCriterios Gerenciales de Diseño Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:  Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.  Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto.
  • 31. Aspectos Generales de la Gerencia de ProyectosCriterios Gerenciales de Diseño Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados. Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.
  • 32. GRACIASPOR SU ATENCION