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Saneamento e Manutencao de Cadastro - KeySupport

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Saneamento e Manutenção de Cadastro de Clientes e Fornecedores, e agora também de Materiais e Produtos, é uma necessidade crítica para todas as empresas que precisam aderir ao SPED Contábil, SPED …

Saneamento e Manutenção de Cadastro de Clientes e Fornecedores, e agora também de Materiais e Produtos, é uma necessidade crítica para todas as empresas que precisam aderir ao SPED Contábil, SPED Fiscal e a NFe. A KeySupport tem uma oferta abrangente de serviços e produtos que consegue atender com diferencial esta necessidade.


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  • 1. Saneamento de Dados Cadastrais: Clientes, Fornecedores e Produtos por Eduardo Lanna Consultoria em Projetos de TI 24/mar/2010 www.keysupport.com.br Projeto Nacional da NF-e e SPED Fiscal
  • 2. Modelo Operacional da NF-e Transporte da mercadoria 5 CLIENTE Imprime DANFe 4 Recebe mercadoria + DANFe 7 1 XML Contribuinte Envio do XML+ Autorização de uso ao Destinatário t Barreira Fiscal Autor: Eduardo Lanna Autorização de uso NFe 3 Consulta NFe 8XML é assinado Fazenda de Destino Receita Federal Transmite NFe t Transmite NFe t Valida DANFe Consulta NFe 6 Fazenda de Origem Solicita autorização de uso da NFe 2 Barreira Fiscal www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais. XML NF-e
  • 3. Verificações da NF-e pela SEFAZ 1 XML Contribuinte A SEFAZ origem verifica: A Validade do Certificado Digital do emissor; O cadastrado do Contribuinte como emissor adotante de NFe; A numeração da NFe tem que ser única (de 0 até 999.999.999) dentro da mesma série; Os campos obrigatórios do arquivo XML, e Autor: Eduardo Lanna Rejeição de uso NFe 3 XML assinado Fazenda de Origem Solicita autorização de uso da NFe 2 www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais. Os campos obrigatórios do arquivo XML, e seu schema (versão). A estrutura de dados: CNPJ, IE, e UF contra o cód. do Município, e alguns outros campos. Havendo inconsistências a NF-e é REJEITADA, e não fica armazenada nas bases da SEFAZ. XML NF-e
  • 4. Verificações da NF-e pela SEFAZ 1 XML Contribuinte Se o cadastro for inconsistente: É possível que o emitente gere um XML da NF-e com dados cadastrais incorretos; A NF-e pode ser autorizada se não houver erros de estrutura nos campos obrigatórios; Se autorizada, a NF-e (c/ erro!) fica armazenada nas bases da Receita a disposição do Fisco; Autor: Eduardo Lanna Denegação de uso NFe 3 XML assinado Fazenda de Origem Solicita autorização de uso da NFe 2 www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais. nas bases da Receita a disposição do Fisco; Se a NF-e for solicitada contra um CNPJ inativo a NF-e será DENEGADA. Havendo DENEGAÇÃO a NF-e não pode ser cancelada, e fica armazenada nas bases da SEFAZ para uso do Fisco!!! XML NF-e Receita Federal Transmite NFe tArgumento para Autuação pelo Fisco
  • 5. A situação dos Dados Cadastrais A situação cadastral do CNPJ ou IE destinatário não é verificada pela SEFAZ na autorização de uso da NF-e; Só se verifica a estrutura do dado: CNPJ, IE, UF x Cód. Município. Quando uma NF-e é autorizada fica armazenada nas bases da Receita Federal por pelo menos 5 anos; Inconsistências serão auditadas pelo FISCO no prazo decadencial Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Inconsistências serão auditadas pelo FISCO no prazo decadencial Quando uma NF-e é denegada fica armazenada nas bases da Receita Federal e será argumento para autuação pelo FISCO. O cadastro precisa estar adequado e atualizado para atender aos documentos eletrônicos do SPED: Nota Fiscal eletrônica (NF-e) SPED Fiscal e Contábil Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) – novo www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 6. Exigências do SPED e a NF-e Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais, espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc) Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ) Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do órgão regulador (Qde de caracteres). Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal) O sistema (validador) não atesta a validade da maioria dos dados, mas somente a estrutura dos mesmos... ainda!!! Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade,estado e CEP. Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 7. Riscos do Cadastro Desatualizado Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Necessidade de Consultas às bases oficiais www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 8. Legislação Pertinente ao Cadastro Ato COTEPE nº 22 de 25/jun/2008: NF-e Ato COTEPE nº 9 de 18/abr/2008: SPED Fiscal IN RFB nº 787 de 19/nov/2007: SPED Contábil Lei Nº 5.172 (CTN) – Código Tributário Nacional Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Lei Nº 5.172 (CTN) – Código Tributário Nacional Alguns Estados (ex.: ES) tem legislação própria sobre a obrigatoriedade da consulta a situação cadastral do CNPJ A situação cadastral está disponível para consulta pública nos sítios oficiais de registro (federal, estadual, municipal) Algumas SEFAZ já disponibilizam até webservices (testes) Não se pode alegar desconhecimento da Lei www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 9. O Cadastro no CNPJ na SEFAZ IN RFB nº 748 de 28/jun/07 foi revogada em 08/fev/2010 por; IN RFB nº 1.005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral do CNPJ: I – ativa; única situação operacional aceitável. Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna I – ativa; única situação operacional aceitável. II - suspensa; III - inapta; IV - baixada; V – nula. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais. Há risco fiscal e tributário se ocorrerem operações com empresas nestas situações cadastrais do CNPJ...
  • 10. Riscos da inconsistência no Cadastro Código Tributário Nacional – Lei 5.172 de 25/10/1966 art. 124 (devedor solidário) e art. 134 e 135 (resp. direto) A figura do devedor solidário entra quando se mantém relações comerciais com algum contribuinte inapto. Dependendo da inaptidão, sujeita-se a qualificação como Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Dependendo da inaptidão, sujeita-se a qualificação como co-participante (devedor solidário ou responsável direto) A SEFAZ não está denegando a NF-e, mas a está armazenando na base para auditoria do FISCO A auditoria ocorrerá por processo eletrônico (robô) sobre a base... Em até 5 anos!!! www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 11. Riscos da inconsistência no Cadastro Protocolo ICMS nº 66, de 03/07/2009 - DOU 1 de 15.07.2009 “As Secretarias de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação dos Estados de Goiás, Minas Gerais, Mato Grosso do Sul, Paraná, Piauí, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo, neste ato representados pelos respectivos Secretários de Fazenda, Finanças, Receita ou Tributação, tendo em vista o disposto nos arts. 102 e 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172 de 25.10.1966), resolvem celebrar o seguinte: Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna disposto nos arts. 102 e 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172 de 25.10.1966), resolvem celebrar o seguinte: PROTOCOLO Cláusula primeira. Fica instituído o Sistema de Inteligência Fiscal - SIF -, integrado pelas Unidades de Inteligência Fiscal (UnIF) dos Estados, signatários do presente protocolo, e orientado pela Doutrina de Inteligência Fiscal - DIF - definida no Anexo Único deste protocolo.” (consulte na internet...) Autuação automatizada: evidências com Certificados Digital!!! www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 12. Riscos da inconsistência no Cadastro Exemplo de legislação específica sobre consulta a CNPJ: Decreto 1.554 de 17/out/2005 Estado do Espírito Santo § 10. O contribuinte que, por si ou por seus prepostos, contratar com outros contribuintes a realização de uma operação ou prestação fica obrigado a exibir o documento Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna operação ou prestação fica obrigado a exibir o documento comprobatório de sua inscrição e, também, a exigir o mesmo procedimento da outra parte, quer esta figure como remetente ou destinatário da mercadoria, ou prestador ou tomador do serviço, bem como certificar-se, mediante consulta à internet, no endereço www.sintegra.gov.br, de que o contratante encontra-se na situação cadastral de “habilitado”. (NR) www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 13. Riscos da inconsistência no Cadastro Operar com fornecedores ou clientes inaptos perante a Receita Federal, ou inabilitados no Sintegra. Devoluções de créditos de impostos, e multas por lançamento de créditos inválidos. Incorrer em falhas nas obrigações acessórias, passíveis de multas e outras sansões legais pelo Fisco. Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna de multas e outras sansões legais pelo Fisco. Transtornos na implementação da NFe, EFD e ECD Problemas na validação dos arquivos enviados... Impossibilidade de retificação por decorrência de prazos Prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custo de advogados, multas, etc. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 14. Porque começar pelo Projeto NF-e? A NF-e é o documento principal do SPED porque: Registra todas as entradas e saídas da operação, que: Alimentam dados do SPED Fiscal (EFD), e; Alimentam dados do SPED Contábil (ECD) Erros do cadastro aparecerão no SPED Fiscal/Contábil: Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Erros do cadastro aparecerão no SPED Fiscal/Contábil: Os arquivos da EFD são enviados mensalmente; Os problemas se acumulam depois no arquivo ECD; Já não haverá mais prazo para reparar os erros das NF-e... Resultado: aumento do riscos tributários e fiscais, e prejuízos financeiros com autuações iminentes do Fisco. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 15. Erros comuns que implicam em risco Emissão de NF-e para empresa com IE ATIVA, mas que no seu cadastro consta como ISENTA. Emissão de NF-e para empresa em situação ATIVA na Receita, mas INATIVA no Sintegra. Aquisição de material de uma empresa em uma das situações anteriores, ou com CNPJ inapto... Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Endereço de entrega diferente do cadastro no CNPJ RFB IE no Sintegra não corresponde ao CNPJ da empresa Emissão de NF-e em contingência (FS/FS-DA) e com erro cadastral no final do mês: impossibilidade de cancelar a nota!!! Operar com um cliente com o cadastro no CNPJ Suspenso, Baixado, Inapto, ou Nulo... www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 16. Consultas, Saneamento, Enriquecimento e Manutenção do Cadastro Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Processos da Base Cadastral e Serviços disponíveis www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 17. Consulta, Saneamento e Manutenção A Consulta é informativa, a partir de diferentes bases; Bases oficiais: Receita Federal, Sintegra, Suframa, Anvisa, ANTT, Correios, IBGE, etc. Bases privadas: Provedores de informações cadastrais e de risco de crédito: SERASA, EQUIFAX, SPC BR. Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna A Consulta só retorna as informações disponíveis a partir de uma chave: por exemplo, o CNPJ. Consultas não tratam as diferenças entre os campos do cadastro do interessado e os da base consultada Saneamento compara e trata os dados (higienização) A Manutenção de cadastro precisa ser um processo continuado que monitore e trate as alterações www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 18. O Cadastro de Materiais e o NCM O Ajuste SINEF 12 de 29/set/2009 obriga informar na NFe o código NCM para as mercadorias de uso, consumo e ativo fixo (a partir de 01/jan2010). Classificações da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): NCM Capítulo : 2 posições (atacado, varejo, serviços, agronegócio); NCM Completo: 8 posições (exportação, fabricação, insumos, etc,); Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna NCM Completo: 8 posições (exportação, fabricação, insumos, etc,); Sem esta informação no campo da NFe ela será rejeitada... Mas se estiver presente, porém errado, a NFe será aprovada (risco fiscal...). Adequação do cód. NCM no cadastro de materiais implica na classificação fiscal de mercadorias: Classificação indevida implica em erro na aplicação da alíquota dos impostos ICMS, PIS/COFINS, IPI. Implica em risco de autuação por crédito indevido de impostos na compra ou na venda. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 19. O Cadastro de Materiais e o NCM O saneamento é feito por Consultoria especializada com pesquisa de dados sobre o produto: Documentação técnica dos fabricantes (manuais, catálogos, etc.) Decisões da Receita Federal do Brasil sobre a classificação fiscal do item Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Consulta à Receita Federal para os casos mais complexos Corrigir descrição, código NCM, e as alíquotas de impostos O saneamento deve atender aos demais requisitos estabelecidos para o SPED Fiscal e Contábil A manutenção deste cadastro é normalmente reativo, a partir do monitoramento das alterações na legislação www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 20. Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores O saneamento de cadastro consiste em retificar e ajustar todos os campos de registros às especificações do SPED Pode incluir enriquecimento do cadastro com a inclusão de campos não presentes (cód. Municipio IBGE) Deve incluir campo que indica a situação do CNPJ e da IE: a situação precisa ser a mais atualizado possível (do dia) Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Para sanear é recomendável consultar as bases oficiais Receita Federal: situação cadastral no CNPJ é a principal Sintegra Estadual: situação do contribuinte do ICMS Outros: IBGE (endereços), ANTT, ANVISA, etc. De posse dos dados oficiais, deve-se higienizar todos os campos e atualizar a base cadastral da empresa www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 21. Higienização de Dados do Cadastro É a adequação dos campos dos dados cadastrais às especificações técnicas dos arquivos do SPED: Ajuste de caixa alta e eliminação de caracteres especiais não permitidos em todos os campos Padronização de nomenclaturas e de abreviaturas (dicionário padrão) Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna (dicionário padrão) Checagem das informações de endereço do CNPJ com os dados do Correio, CEP, etc. Alimentação do código do município no IBGE Ajuste do tamanho dos campos retornados aos especificados pelo cliente para seus registros Indicação de inconsistências graves não reparáveis www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 22. Manutenção do Cadastro de Clientes e Fornecedores Toda operação entre empresas requer prévia consulta à situação cadastral, ou implica em risco fiscal: A situação cadastral do cliente ou fornecedor pode ser alterada na Receita ou no Sintegra no dia seguinte... Solução: monitorar situação cadastral antes de realizar transação comercial com o Cliente ou Fornecedor. Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna transação comercial com o Cliente ou Fornecedor. A janela de risco depende da decisão do Contribuinte: Risco ZERO: consultar todos os registros de CNPJ e IE do cadastro diariamente (consulta 100% dos registros) Risco Moderado: consultar a situação de CNPJ e IE nas transações do dia (só pedidos aprovados dentro de 24hs). Risco Alto: qualquer janela de verificação superior a 24hs. Risco Muito Alto: janelas de consulta maiores que 7 dias... www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 23. Como evitar os riscos? O cadastro do sistema de gestão deve ser único para Clientes, Fornecedores e Produtos Deve haver controle rígido para acesso e para direitos de alteração sobre o cadastro: Alterações no cadastro devem ser submetidas a instância superior para aprovação Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna superior para aprovação Novas entradas no cadastro devem ser antes validadas nas bases oficiais, e então aprovadas pela instância superior Estes processos devem ser implantados sobre um cadastro já saneado sob as regras do SPED O cadastro, uma vez saneado, deve ser mantido assim! Automatizar o processo de gestão do cadastro é solução. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 24. Serviços da KeySupport para Processos do Cadastro Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Consulta Saneamento Manutenção Monitoramento do Processo do Cadastro www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 25. Serviços KeySupport para o Cadastro Serviço de Saneamento e Enriquecimento da base: Cópia da Base de Dados de Clientes e Fornecedores é recolhida (excel, txt, XML, ou banco de dados) Cliente define fontes oficiais: Receita, Sintegra, IBGE, SUFRAMA, etc. Processamos uma consulta às bases oficiais e Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna Processamos uma consulta às bases oficiais e apresentamos um relatório comparativo com os dados existentes; Os dados consultados já são entregues higienizados pelas regras do SPED para cada registro. O saneamento pode ser feito opcionalmente através de integração com webservices www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 26. Receita Federal – Situação do CNPJ ou CPF, e Simples. SINTEGRA – Situação do CNPJ, Inscr. Est., EPP, ME. ECT – Endereço e CEP PMSP - Situação Cadastral INSS – (NIT) Número de Identificação do Trabalhador DENATRAN e DETRAN – Inform. de veículos e multas Bases de Consulta a Dados Cadastrais Consultas realizadas nos sites oficiais por processo robotizado Autor: Eduardo Lanna ECT – Endereço e CEP SUFRAMA - Situação cadastral do CNPJ ANVISA - Autorização de Funcionamento e de Atividades ANTT - Habilitação de Transportador Terrestre ANP - Habilitação de posto de combustíveis Inform. de veículos e multas CRM/SP - Médicos registrados no CRM Companhias Telefônicas (Telefônica, Telemar, Brasiltelecom, CTBC...) SERASA, EQUIFAX, SPC Br Bases privadas para consulta de risco de crédito, Junta Comercial e outros dados cadastrais. Autor: Edu Lanna – Set/2009 Reprodução proibida – uso limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 27. Manutenção de Cadastro A Manutenção de cadastro é um processo operacional: Consiste em consultar a situação cadastral nas bases oficiais regularmente, e apontar eventuais mudanças Cliente define a janela entre consultas a partir do nível do risco a ser administrado: risco zero exige consultas diárias. As mudanças identificadas nas consultas requerem ações imediatas: Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna • Atualização de campo de endereço, ou razão social, etc.; • Bloqueio de operação em caso de inaptidão do CNPJ; • Alteração da situação da IE requer acompanhamento fiscal para as questões de crédito A Manutenção do cadastro precisa gerar um histórico para apoiar a auditoria do processo. Um Sistema de Gerenciamento e Monitoramento de Eventos permite automatizar este processo. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 28. Sistema de Gerenciamento de Eventos Um evento produz uma evidência dentro de um processo operacional, quer seja ele automatizado ou manual. A evidência do evento é um indicador de informação sob a forma de um campo na base de dados, ou um arquivo presente num diretório, ou um e-mail, por exemplo. A partir destes indicadores o processo pode ser monitorado por um sistema de gerenciamento de eventos, por ex.: Autor: Eduardo LannaAutor: Eduardo Lanna um sistema de gerenciamento de eventos, por ex.: Uma alteração no cadastro dispara uma Consulta nas bases oficiais Obtida a resposta, analisa-se discrepâncias nos campos do cadastro, e um alerta é enviado para um usuário tratar o dado. Dados críticos são alarmados para tratamento imediato. O processo do tratamento do dado pode também ser monitorado. Monitora quaisquer eventos de processo a partir de indicadores NFe recebida, Qde de pedidos aprovados, fila de despacho de mercadoria, duplicatas vencidas, desempenho de tarefas, etc. www.keysupport.com.br O uso deste material é limitado pela propriedade dos direitos autorais.
  • 29. Entre em contato conosco para mais esclarecimentos! Eduardo Lanna Consultoria em Projetos de TI 24/mar/2010 www.keysupport.com.br Projeto Nacional da NF-e e SPED Fiscal