Oficina Virtual

  • 7,447 views
Uploaded on

del curso de Sistemas de Informacion - facultad de Ciencias Contalbes de la UNA - Puno

del curso de Sistemas de Informacion - facultad de Ciencias Contalbes de la UNA - Puno

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
No Downloads

Views

Total Views
7,447
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
258
Comments
2
Likes
2

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Universidad Nacional del Altiplano FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS Escuela Profesional de Ciencias Contables “ Oficina Virtual”
  • 2.
      • ¿QUE ES LA
      • OFICINA VIRTUAL?
    OFICINA VIRTUAL
    • El término Oficina Virtual se corresponde con aquellos servicios que, siendo propios de cualquier despacho físico, se pueden prestar a distancia y se confían al personal de un Centro de Negocios.
    • Una oficina virtual es un espacio virtual, es decir, que la información de tus servicios y/o productos con tus datos de contacto y catálogo están en la Internet, en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina.
    • Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes..
  • 3. OFICINA VIRTUAL VENTAJAS Menor costo de instalación. Menor costo de equipo. Contribución social. Menos interrupciones del trabajo.
  • 4. OFICINA VIRTUAL DESVENTAJAS
    • Sensación de aislamiento. Al no tener un contacto
    • asiduo con el resto del personal de la empresa,
    • pierden la sensación de ser parte de dicha
    • organización.
    • Temor a la pérdida del trabajo.
    • Decaimiento en el ánimo.
    • Tensión familiar.
  • 5. METODOLOGIA PARA LA IMPLANTACION DE LA OFICINA VIRTUAL 1. Preparar una propuesta de oficina virtual. 2. Obtener el apoyo de la gerencia o alta direc. 3. Establecer un comité de puesta en práctica del teletrabajo. 4. Definir las condiciones del plan piloto. 5. Divulgar los conceptos de oficina virtual, dentro del personal. 6. Desarrollar una política de teletrabajo para la organización. 7. Redactar un acuerdo de teletrabajo. 8. Establecer los criterios de selección de los participantes. 9. Establecer los criterios de evaluación del programa. 10 Estudiar y decidir la tecnología a utilizar. 11. Desarrollar material de capacitación. 12. Seleccionar el grupo de participantes. 13. Implantar una metodología de dirección por objetivos. 14. Seleccionar los trabajadores virtuales y supervisores. 15. Seleccionar grupo de control. 16. Capacitar a trabajadores virtuales y supervisores. 17. Comenzar con la oficina virtual. 18. Comenzar la evaluación del sistema . 19. Analizar los resultados de la evaluación. 20. Redefinir la propuesta si es necesario. 21. Monitorear el programa constantemente. 22. Efectuar ajustes si es necesario. Pasos ideales para implantar un programa de oficina virtual
  • 6. SELECCION DE TRABAJOS Y TAREAS Aquellos trabajos que Implican bastante Iniciativa. Tareas que permiten Controlar el ritmo de trabajo Las tareas que sean mas Fáciles de evaluar en Cuanto a resultados Trabajos que implican un Alto grado intelectual, Mas que manual. Los trabajos que exigen espacios reducidos Para su desempeño . E l trabajo que se puede hacer individualmente o con áreas claramente Definidas de tareas individuales.
  • 7.
    • Ventas.
    • Consultoria en cualquier tarea.
    • Digitadores.
    • Contabilidad y facturacion.
    • Trabajos editoriales.
    • Programacion informatica.
    • Desarrollo de software.
    • Periodismo y publicidad
    • Enseñanza y formacion.
    • Mercadeo.
    ACTIVIDADES QUE SE AJUSTAN A LAS EXIGENCIAS DE LA OFICINA VIRTUAL
  • 8. SELECCIÓN DE LOS TRABAJADORES VIRTUALES Responsabilidad y madurez. Capacidad para organizarse. Profesionalidad. Emprendedor. Capacidad de comunicación. Capacidad de adaptación. Autonomía. Con ambiente familiar y domicilio adecuado. METODOLOGIA PARA LA IMPLANTACION DE LA OFICINA VIRTUAL
  • 9. FORMAR EL COMITÉ DE OFICINA VIRTUAL 1. El director de la implantación de la Oficina virtual. 2. Directores de departamentos implicados. 3. Representantes del departamento de personal y relaciones humanas. 4. Representantes de los departamentos Financieros y contables. 5. Representantes de informática y Comunicaciones. INTEGRANTES.
  • 10. TECNOLOGIAS PARA LA OFICINA VIRTUAL OFICINA VIRTUAL Es necesario escoger ante todo una tecnología que no sea muy costosa y que cumpla satisfactoriamente las funciones que se de la empresa en este aspecto. La segunda es instalar un sistema que homologue las aplicaciones de un sistema diseñado especialmente, es decir, software que sirvan para elaborar informes, manejo de bases de datos, intercambio de datos, Información multimedia, intercambio de mensajes, obtención de información, agenda colectiva de grupo de trabajo, compartir tareas, etc. Esto también respaldado por un sistema de hardware que soporte el software y las necesidades de la empresa.
  • 11. ¿COMO HACER FACTIBLE LA OFICINA VIRTUAL? Proporcionar recursos de cómputos. Proporcionar acceso a las fuentes de información. Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Utilizar llamadas de conferencia. Programar reuniones periódicas. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados . Seguir una rutina de trabajo.
  • 12. Sistema de información gerencial - Oficina virtual ¿COMO SE TRABAJA CON UNA OFICINA VIRTUAL? Delegar la recepción de su correspondencia, faxes, emails, llamadas telefónicas o la atención de sus visitas. Servicio de Secretariado Telefónico: si necesita enviar un fax, email o carta a un cliente, bastará con llamar por teléfono y dar instrucciones. Necesita comunicarse con un cliente en el extranjero y no habla su idioma. La oficina virtual ayuda a realizar realiza las llamadas y ponemos en conferencia al traductor, su cliente y a usted. SERVICIOS INCLUIDOS EN UNA OFICINA VIRTUAL Atención de sus llamadas, visitas,telefónica bilingüe. Recepción de correspondencia Recepción de fax. Recepción y reexpedición de emails. Reporte de Actividades, según frecuencia y forma acordada. Servicio de Teletraducciones en cualquier idioma (el cargo telefónico y honorarios de traductor se facturan aparte). Transferencia de llamadas
  • 13. VERSIONES DE LA OFICINA VIRTUAL Sistema de información gerencial - Oficina virtual
    • Versión individual: Autónomos, profesiones liberales, particulares, etc.
    • Versión grupos: PYMES, asociaciones profesionales, organizaciones, clubes, etc.
    • Versión personalizada: Portales, operadoras de telecomunicación, asociaciones,
    • grandes empresas, PYMES, etc.
    • Versión educación: Instituciones de educación, de las escuelas a las universidades
    La materia prima es la Información LA SOCIEDAD DE INFORMACION DE LA OFICINA VIRTUAL se distingue por una serie de rasgos característicos La globalización la información sustituye a los antiguos factores de producción y creación de riqueza sector terciario supone, como mínimo, el 50% de la población ocupada La mayor parte de las tareas laborales están automatizadas y se definen en términos de captura de información, solución de problemas es una sociedad de estructura y ámbito mundiales. La terciarizaciòn La automatización
  • 14. Sistema de información gerencial - Oficina virtual La interactividad La complejidad El dominio de los medios de comunicación La televida o vida virtual las telecomunicaciones imponen ya una interconexión de tipo multidireccional, lo cual ofrece la posibilidad de que aparezcan y existan tantas fuentes y motores de información Dicha complejidad surge, en gran parte, a que los cambios se dan en forma simultánea, como ocurre en todo periodo de innovación. la necesidad e importancia de la información, es prácticamente visible
      • Proveedores, incorporando al mercado de las redes
      • un producto o servicio.
      • Clientes, acudiendo a la red para todo tipo de
      • actividades de trabajo, diversión, cultura,
      • entre otros.
    la información aportan a la vida de los ciudadanos, donde ellos pueden actuar como:
  • 15. Sistema de información gerencial - Oficina virtual TECNOLOGIAS RELACIONADAS CON EL DESARROLLO Y APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL "Una red es una manera de interconectar computadores de tal forma que estén conscientes unas de otras y puedan unir y compartir sus recursos"
    • Acceso simultaneo
    • Dispositivos Periféricos
    • Compartidos
    • Respaldo más fácil
    • Transferencia de datos
    • LAN (Red de Área Local )
    • WAN (Red de Área Extendida)
    REDES
    • Punto a Punto
    • Multipunto
    • Inalámbrica
    LAN WAN VENTAJAS TIPOS Tipos de Conexión es una red de computadores de cualquier variedad que están ubicadas relativamente cerca una de otras y conectadas por un cable contiguo o por enlace inalámbrico es comúnmente dos o más LAN interconectadas, generalmente a través de una amplia zona geográfica,
  • 16. Sistema de información gerencial - Oficina virtual INTERNET "red de redes", cuyos elementos (computadores y/o usuarios) se encuentran distribuidos por todo el mundo
    • Promover el intercambio
    • de información
    • Identificar estándares
    • tecnológicos para utilización
    • en lo referente al hardware
    • y al software
    • Correo Electrónico (e-mail
    • Usenet
    • Archie
    • IRC ( Chat; Conversación Transmitida
    • por Internet)
    • Ghoper
    • WAIS (Servidor de Información de área
    • amplia)
    • Word Wide Web (WW)
    • Telnet
    Seguridad en Internet
    • Mecanismos
    • PGP
    • Muros de Seguridad
    • SSL
    Permite comunicarse, compartir recursos y datos con personas ubicadas en la calle de enfrente o al otro lado del planeta. "la sociedad Internet" ISOC, que cumple con las siguientes funciones: Servicios y herramientas
  • 17. Sistema de información gerencial - Oficina virtual INTRANET
    • diferencia entre estos dos
    • tipos de redes
    • Internet el acceso a la información es público, y
    • Intranet se restringe a determinados usuarios.
    • Capacidad de accesar bases de datos
    • Disponibilidad de la información
    • Aprovechamiento de recursos tales
    • Útil en la comunicación
    • Es ideal para difundir información interna
    • Distribución de software de trabajo
    • Mensajería eficiente, por medio de correo electrónico
    como una herramienta para las organizaciones y empresas que querían hacer uso de las ventajas que Internet brinda pero con un enfoque más interno V E N T A J A S
  • 18. Sistema de información gerencial - Oficina virtual parte esencial de la nueva forma de trabajo en la oficina virtual existen diversidad de sistemas como las microondas, la fibra óptica, el satélite, y últimamente hasta la misma red energética
  • 19. Sistema de información gerencial - Oficina virtual Es una colección de tecnologías basadas en la utilización de la computadora que da al usuario la capacidad de acceder y procesar información
    • texto,
    • gráficas,
    • imagen fija,
    • imagen con movimiento
    • y audio.
    implica tres conceptos básicos I nmersión . Porque la presentación debe ser tan interesante que debe sumergir o atrapar al usuario para que esté lo suficientemente interesado en ver la presentación. Navegación . El recorrido no debe ser lineal, es decir, el usuario puede elegir si desea ir al final regresarse ir al principio, etc. . Manipulación. Inherente al anterior, el sistema le debe dar diferentes acciones para que el usuario pueda interactuar con las opciones que se le presenten de la forma más fácil e intuitiva posible elemento imprescindible en todo Producto Multimedia es la INTERACCION
  • 20. Sistema de información gerencial - Oficina virtual BASE DE DATOS Son todos los registros de información operacional necesarios para manejar los negocios de una compañía Existe software especializado para operar con las bases de datos
    • se llaman manejadores de bases de datos
    • Oracle
    • Acces
    • Foxpro
    • Paradox
    • Dbase
  • 21. ALGUNAS APLICACIONES DE LA OFICINA VIRTUAL MERCADEO VIRTUAL BANCA VIRTUAL UNIVERSIDAD VIRTUAL Desarrollo del mercadeo virtual Ciber banco
  • 22. TELETRABAJO DOMICILIO OFICINAS SATELITES MODALIDADES TELECENTROS TELECABANAS MOVILES O NOMADAS
  • 23. EVALUACION DEL IMPACTO DE LA OFICINA VIRTUAL IMPACTO EN LA EMPRESA DESVENTAJAS
    • Incremento de la Productividad
    • Reducción de costos
    • Dirección por objetivos
    • Nuevas actitudes ambientales
    • Mejor atención al cliente
    • Costos en equipo
    • Imposibilidad de controlar el trabajo físicamente
    • Dificultades para el trabajo en equipo
    • Seguridad
  • 24. EVALUACION DEL IMPACTO DE LA OFICINA VIRTUAL IMPACTO EN EL TRABAJADOR VENTAJAS DESVENTAJAS
    • Mas Libertad para el trabajador
    • Mas Flexibilidad
    • Menos gastos
    • Mercado laboral
    • Mas disponibilidad de tiempo.
    • Aislamiento
    • Inseguridad económica, social y profesional
    • El trabajo de la mujer
    • El primer remezón
  • 25. EVALUACION DEL IMPACTO DE LA OFICINA VIRTUAL IMPACTO EN LA SOCIEDAD VENTAJAS DESVENTAJAS
    • Grandes ciudades se puede mejorar los índices de contaminación
    • La cantidad de energía eléctrica que gasta el trabajador virtual en comparación con el modo tradicional.
    • Despidos masivos
    • Los individuos no se adaptan al sistema
    En síntesis la población esta sufriendo a raíz de la oficina virtual, un cambio sociológico importante, que sólo con el tiempo se podrá evaluar completamente
  • 26. CUESTIONES LEGALES RELACIONADAS CON LA OFICINA VIRTUAL CONTRATO DE TRABAJO
    • La comunicación con los trabajadores por parte de la empresa.
    • Los procedimientos y normas a seguir.
    • Los horarios en que el trabajador ha de estar localizable en la empresa.
    • Las hs de presencia cuando se requiera trabajar en grupo, (telepresencia)
    • Las frecuencias y lugares de reuniones, así como las hs habituales para ellas.
    • Los días laborables y las vacaciones, la duración de las jornadas, etc.
    • Equipos y útiles de trabajo
    • Indemnización por gastos extras de oficina virtual.
    • Gastos de transporte los días que haya que hacer presencia en la empresa.
    • Gastos de alimentación .
    • Accidentes de trabajo
  • 27. CUESTIONES LEGALES RELACIONADAS CON LA OFICINA VIRTUAL SALARIO
    • Instalar alarma en el domicilio del trabajador para evitar robos.
    • Dar instrucciones precisas a los empleados virtuales para que apaguen sus terminales cuando abandonen el trabajo.
    • Prevenir a los trabajadores para que no se sitúen al trabajar en lugares donde sus pantallas puedan ser observadas por extraños.
    • El trabajador debe cuidarse y poner mucha atención de lo que bota a la basura , es decir, listados, informes, etc.
    • La empresa debe contratar, siempre que pueda, seguros de protección y seguridad de datos.
    SEGURIDAD EN LA INFORMACION
  • 28.
    • EASTMAN KODAK DE COLOMBIA : UN CASO DE APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL
    • CON LA CRISIS DEL 89
    • Despido de 4.500 empleados en todo el mundo
    • Congelamiento de sueldos de los empleados en Rochester
    • Reducción de inventarios
    • Venta de negocios improductivos
    • Pago de ejecutivos por comisión.
    • ESQUEMA QUE APLICA PARA SALIR DE LA CRISIS
    • Reconocer a los empleados, su contribución y su esfuerzo. Celebrar los éxitos pero siempre recordando que lo que se ha logrado es en beneficio del cliente.
    • Para sostener el clima de acción hay que continuar haciendo las cosas que condujeron al éxito .
    • Para obtener un buen trabajo hay que escuchar a la gente.
    • La compensación monetaria es importante, pero es un tema muy inflado.
    • El delegar no implica una amenaza para el gerente . Este no cede control, cede status y autoridad .
    CASO PRACTICO
  • 29. EASTMAN KODAK DE COLOMBIA : UN CASO DE APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL En el momento de mandar los empleados a la calle, se hizo necesario darles nuevas herramientas basadas en una red sofisticada de telecomunicaciones de alta capacidad. Lo primero fueron computadores portátiles con un software especialmente diseñado por Kodak Chile para toda la región, el TMS (Territorial Managment System). A través de el cada vendedor tiene acceso directo y actualizado a las cuentas de sus clientes, puede realizar consultas de su estado en cuanto a facturación, pedidos e inventarios . También comunicarse con otros funcionarios de Kodak en cualquier lugar del mundo, a través de su correo electrónico. Una central de atención al cliente recibe toda la información diaria de los vendedores y actualiza el sistema todas las noches. CASO PRACTICO
  • 30. EASTMAN KODAK DE COLOMBIA : UN CASO DE APLICACION DE LA OFICINA VIRTUAL Cada empleado virtual, también cuenta con una impresora portátil, en caso de que el cliente requiera impresión de alguna información o cotización, un teléfono celular y un beeper que les permite estar siempre en contacto con la parte administrativa o con cualquier cliente. Gracias a la oficina virtual, la productividad de Kodak se ha incrementado en cerca del 20%, aun en condiciones donde la competitividad es cada vez más exigente y donde las condiciones del mercado han obligado a las empresas del sector a redoblar sus esfuerzos par mantenerse vigentes. "Las condiciones del mercado son cada vez más difíciles, pero nuestra gente esta preparada", sostiene Alfonso Parra Ortiz, Gerente General de Eastman Kodak Colombia. CASO PRACTICO
  • 31.
    • La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas en este nuevo escenario, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado.
    • Fundamentalmente la oficina virtual es y puede ser implantada en empresas y/o áreas de servicios, ya que la técnica se acomoda mejor al manejo de intangibles, como es el caso de la información. Es así, como esta área de los servicios crece vertiginosamente, pues creada la necesidad de la información y creadas las herramientas para su manejo, es el rubro económico que tiene mas posibilidad de expansión globalmente.
    C O N C L U S I O N E S
  • 32.
    • La oficina virtual enriquece el área de servicios, otorgándole a sus actores dones tales como la omnipresencia, la simultaneidad, la agilidad, la eficacia y la eficiencia en sus labores, lo que nutre a este sector en especial con un tinte de perfección.
    • La técnica de Oficina Virtual es riesgosa, ya que depende en exceso de factores psicológicos de los individuos que se ven involucrados en el proceso de implantación de la técnica. Factores tales como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad. Factores que como es sabido, pueden variar y dar un vuelco total de un momento a otro, y con ese vuelco puede rodar también la empresa y sus aspiraciones.
    C O N C L U S I O N E S
  • 33. ... Gracias