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6 la gerencia de proyectos clase 6
 

6 la gerencia de proyectos clase 6

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programancion de obras rodriguez castillejo universidad nacional de ingenieria

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    6 la gerencia de proyectos clase 6 6 la gerencia de proyectos clase 6 Presentation Transcript

    • LA GERENCIA DE PROYECTOSIng. Walter Rodríguez CastillejoProfesor FIC-UNI-2004
    • ÍNDICE TEMÁTICO• 1.-ANTECEDENTES• 2.-LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.• 3.-LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.• 4.-EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS.• 5.-TIPOS DE PROYECTOS.• 6.-FASES DE UN PROYECTO.• 7.-CONCEPTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.• 8.-PROCESOS MEDULARES( BASE) Y FACILITADORES( AUXILIARES) DE LA GERENCIA DE PROYECTOS.• 9.-FLUJOGRAMA DEL PLANEAMIENTO-PROGRAMACIÓN Y CONTROL.• 10.-PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO.• 11.-PLANEAMIENTO TÁCTICO.• 12.-ESTÁNDAR DE LA GERENCIA DE PROYECTOS : (PMBOK Guide) Project Management Body of Knowledge(Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 2
    • 13.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ( Nivel de autoridad del Gerente de Proyectos en la Organización). – 13.1 Organigrama tipo funcional. – 13.2 Organigrama tipo Proyectizado. – 13.3 Organigrama tipo matricial.14.-GRUPOS DE PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.15.-LOS CINCO NIVELES DE MADUREZ EN LA GERENCIA DE PROYECTOS (HAROLD KERZNER).16.-GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO.17.-PLANEACIÓN: PROCESO DE ITERACIÓN Y REFINAMIENTO.18.-ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT.19.-EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) ó WBS (Work Breakdown Structure)..20.-GERENCIAMIENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTO.21.-GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO. 21.1 Impacto de las tendencias organizacionales en Proyectos ( Teoría X e Y de DouglasMcGregor y Teorías A y Z de William Ouchi). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 3
    • – 21.2 Empowerment (Empoderamiento). – 21.3 Motivación el equipo de Proyecto. – 21.4 El ciclo de la Motivación. – 21.5 Comparación de los modelos de motivación de MASLOW MC GREGOR Y HERZBERG. – 21.6 Capacitación de los RRHH. – 21.7 Perfil del puesto del Gerente de Proyecto. – 21.8 MBA VS PMP• 22.-GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. – 22.1 EL sistema comunicacional. – 22.2 Manejo de reuniones. – 22.3 Actitudes en la comunicación. – 22.4 Bases para construir un sistema de comunicación efectiva. – 22.5 Fuentes de conflictos. – 22.6 Perspectivas de una comunicación• 23.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO. – 23.1 La logística corporativa como estrategia. – 23.2 Actividades logísticas. – 23.3 Justo a Tiempo (JIT) en Logística. – 23.4 El método ABC como herramienta para la toma de decisión en el ámbito logístico. – 23.5 Objetivos de la aplicación de las 4S en logística – 23.6 Logística internacional INCOTERMS 2000.• 24.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO DE ACUERDO AL PMI.• 25. CONCLUSIONES.• 26.-BIBLIOGRAFÍA. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 4
    • • 1.-ANTECEDENTES• “El centro de una sociedad, economía y comunidad moderna no es la tecnología. No es la información. No es la productividad. Es la institución administrada como el órgano de la sociedad que está para producir resultados.”( Peter Ferdinand Drucker: “Los Desafíos de la Gerencia para el siglo XXI” ) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 5
    • • “El fracaso de la gestión para planificar el futuro y predecir problemas ha traído como consecuencia un despilfarro de mano de obra, de materiales, y de tiempo-máquina, todo lo cual incrementa el costo del fabricante y el precio que debe pagar el comprador. El consumidor no siempre quiere subvencionar este despilfarro. El resultado inevitable es la pérdida del mercado y la pérdida de mercado genera desempleo”• (W. Edwards Deming: “Calidad, Productividad y Competitividad: la salida de la crisis” ) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 6
    • 2.-LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• 1.-Los proyectos son una actividad humana que tiene como fin último su reverencia y servicio al Dios creador, brindando servicio y bienestar al ser humano( imagen y semejanza del Creador).• 2.-Para cumplir con esta misión el hombre ha creado organizaciones, las cuales adoptan una misión y generan una cultura o forma de hacer las cosas.• 3.-Una labor importante de estas organizaciones es la elaboración de PROYECTOS que permitan generar nuevas infraestructuras o modificar las existentes, con el objetivo de que estas le permitan al hombre SERVIR mejor a los demás y por tanto al DIOS creador.• 4.- Para generar esta infraestructura eficientemente, las organizaciones deben emplear la GERENCIA DE PROYECTOS. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 7
    • LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• 5.-La Gerencia de Proyectos está basada en el uso integrado de una serie de conocimientos del área del Conocimiento y que garantiza el éxito del proyecto mediante la Planificación, Programación y Control de los parámetros de COSTO-TIEMPO Y DESEMPEÑO.• 6.-El esquema planteado toma sentido cuando estos parámetros son definidos en función de las necesidades de todos los afectados por el Proyecto en mención( involucrados o stakeholders). Este grupo de interesados está conformado por un gran número de entidades e individuos como: clientes, promotores, usuarios, inversionistas, diseñadores, supervisores, trabajadores, proveedores, etc.• 7.-Ninguna organización puede hacer de la Gerencia de Proyectos su fin último de existencia, sino un medio mediante el cual se logre el pleno desarrollo humano. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 8
    • LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS DIOS( Servir a los demás) (Fin único) DEMÁS HOMBRE (Involucrados) 1.-Libertad 1.-Usuarios 2.-Razón 2.-Trabajadores 3.-Talentos ORGANIZACIÓN 3.-Inversionistas 1.-Misión 4.-Proveedores. 2.-Visión 3.-Valores 4.-Políticas INFRAESTRUCTURA PROYECTOS PARÁMETROS 1.-Nueva 1.-Costo 2.-Existente 2.-Tiempo 3.-Calidad GERENCIA DE PROYECTOS Areas de Conocimiento Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 9
    • 3.-LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• 1.-La Estructura de Decomposición o Desagregación o Desglose del Trabajo(EDT) ó Work Breackdown Structure(WBS) para manejar el Alcance del Proyecto.• 2.-El Cronograma ( Redes o grafos de trabajo) para manejar el tiempo.• 3.-El Presupuesto y flujo de caja para manejar los Costos.• 4.-Las especificaciones técnicas, gráfico Pareto y diagrama Causa-efecto para manejar la calidad.• 5.-La matriz de Responsabilidades para manejar los RRHH.• 6.-Plan de respuesta( Análisis de Montecarlo y árbol de decisiones) para manejar los riesgos. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 10
    • LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• ALCANCE TIEMPO RED O GRAFO EDT (WBS) (Cronograma) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 11
    • LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• COSTO CALIDAD% CostosAcumulados Xprom Tiempo ESPECIFICACIONES Tiempo TÉCNICAS(Diagrama PRESUPUESTO de Control de Ing. Walter Rodríguez Performance) wrcastillejo@terra.com.pe 12
    • LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS• RECURSOS HUMANOS(RRHH) RIESGO PLAN DE RESPUESTA ANÁLISIS DEL ARBOL DE DECISIONE MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 13
    • 4.-EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS• DEFINICIONES DE PROYECTO• 1.Un Proyecto es un trabajo que realiza una organización con el objetivo de dirigirse hacia una situación deseada. Es un conjunto de actividades orientadas a un fin común, que tienen un comienzo y una culminación.• 2.-(PMI). Un Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio único.• 3.- Eliyahu Goldratt: “Cadenas críticas”: Conjunto de actividades orientadas al logro de un objetivo específico que tienen un punto de partida , medio y final claros.• 4.-David Cleland &William King “Proyecto es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado”. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 14
    • EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS• CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS• 1.-TEMPORAL y FINITO.-Un inicio y término definidos.• 2.-UNICO e IRREPETIBLE.-Significa que el producto o servicio es diferente en alguna forma que lo distingue de todos los demás productos o servicios.• 3.-ELABORACIÓN PROGRESIVA.-Trabajar paso a paso con cuidado y detalladamente.• 4.-MUCHA INCERTIDUMBRE.-Este hecho exige mucha labor de Planificación y Control.• 5.-COMPLEJA Y MULTIDISCIPLINARIA.-Requiere la participación de un conjunto de recursos y personas de distintas habilidades tanto interna como externa a la Organización.• 6.-RECURSOS LIMITADOS Y PROCEDIMIENTOS PREESTABLECIDOS.-• 7.-CARÁCTER EVOLUTIVO.-Todo Proyecto tiene un ciclo de vida, donde se producen secuencialmente las transformaciones de un conjunto de materias primas, a productos y servicios comercializables con mayor valor agregado. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 15
    • EL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS • CAMBIOS ESTRATÉGICOS QUE PRODUCEN LOS PROYECTOS PRESENTE CAMBIOS ESTRATÉGICOS FUTURO Infraestructura Procesos Recursos Estructura organizativa Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 16
    • 5.-TIPOS DE PROYECTOS• CONTINUUM DE RENTABILIDAD• El continuum es un instrumento que consiste en graficar una recta cuyos extremos representan conceptos expuestos y luego ubicar el Proyecto a evaluar en base a su posición relativa en la línea , de forma que se pueda analizar la proximidad a alguno de los extremos; Interés social Autogestionario Alta rentabilidad• Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 17
    • TIPOS DE PROYECTOS• CONTINUMM DE MERCADOConsumo masivo Consumo industrial Monoconsumidor CONTINUMM DE TEMPORALIDADLargo plazo Madiano plazo(2 años) Corto plazo(5 años) (6 meses) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 18
    • 6.-FASES DE UN PROYECTONivel de costo ypersonal Fase de arranque Fases intermedias Etapa E Etapa organizativa Fase final s conceptual Ing. Básica f Estudio de Anteproyecto Etapa de Etapa final u factibilidad Proyecto ejecución e Puesta en Plan de Ing. Detalle marcha r negocios Construcción Introducción z al mercado o Tiempo Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 19
    • INGENIERÍA NEGOCIOS Estudio de mercado Anteproyecto conceptual Estudio técnico Ingeniería básicaIngeniería de Detalle Estudio financiero Evaluación Procura Construcción Proyecto Puesta en marcha Introducción al mercado Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 20
    • 7.-CONCEPTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS • ES LA APLICACIÓN SISTEMÁTICA DE UNA SERIE DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA ALCANZAR O EXCEDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS STAKEHOLDERS (INVOLUCRADOS) Tiempo ideal Costo (Cronograma) adecuado Buen uso de (Presupuesto) Los recursos SATISFACCIÓN DE TODOS limitados LOS CLIENTES Calidad integral Especificaciones Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 21
    • Gerencia de Proyectos EFECTIVIDAD COSTO TIEMPO (Gatado lo (Terminado en lo Presupuestado) Programado) INTEGRACIÓN COMPETITIVIDADVIABILIDAD CALIDAD ALCANCE (Conforme con (Completado todo Las especificaciones) el trabajo requerido) DESEMPEÑO Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 22
    • 8.-PROCESOS MEDULARES( BASE) Y FACILITADORES( AUXILIARES) DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Gerenciar el alcance Gerenciar el tiempo Gerenciar el costo Gerenciar la calidadPlan y INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS ÉXITOcontrol Gerenciar la comuni Gerenciar las Gerenciar el RRHH Gerenciar el riesgo cación adquisiciones Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 23
    • 9.-FLUJOGRAMA DEL PLANEAMIENTO-PROGRAMACIÓN Y CONTROL • PROGRAMACION ó EJECUCIÓN PLANEAMIENTOY • 1.-Lógica de la red: Flujogramas. ORGANIZACIÓN • 2.-Hoja de Programación y Ley dePLANEAMIENTO DE PROYECTOS Pareto. • 3.-Lógica de la red( Flujograma, EMPRESARIAL 3.-Operativo Matriz de Precedencias, Red de Plan. Exógeno- flechas) • 4.-Elaboración de red PERT/CPM Endógeno-EDT- en Primavera Project Planner ó 1.-Estratégico EDO-EDR- EDC) MSPROJECT 2000 o 2002. Reporte de recursos(Mano de Obra- 2.-Táctico 4.-De contingencia Materiales)-Flujo de Caja y Hoja de Riesgo. • 5.-Curva S de Horas-Hombre y/o Costo. RETROALIMENTA • 6.-Programa de las 3 semanas CIÓN 3Week Look Ahead Planning. • 7.-Last Planner(Ultimo (FEEDBACK) Programador) CONTROL O VERIFICACIÓN 1.-Control del Programa en P3 o MSProject, semanalmente y Reprogramación de saldos de obra. 2.-Control curva S de Costos y HH( 2.1CPTR(Realizado o Valor Ganado) vs CPTP(Programado) : Avances o atrasos físicos de Obra. 2.2 CPTR vs CRTR(Valor real): Ganancias y pérdidas económicas. Evaluaciones semanales. 3.-Control de Producción por Commodity(Fases) y Sub commodity( sub-fases): Programado vs Real. Evaluaciones diarias 4.-Control de Productividad-Rendimiento y Velocidad de Producción por Fases y Subfases. Evaluaciones diarias. 6.-Benchmarking interno( Indices de Productividad e Indices de Rendimiento) 6.-Mejoramiento Continuo de Productividad: KAIZEN( Revisión de ciclos de trabajo- Tiempos Contributorios-Tiempos No Contributorios o Improductivos y Tiempos Productivos). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 24
    • 10.-PLANEAMIENTO ESTRATEGICO PLANEAMIENTO O PENSAMIENTO ESTRATÉGICO VALORES EMPRESARIALES VISIÓN POLÍTICASETAPA GENERALESFILOSÓFICA MISIÓN ANÁLISIS DELETAPA AMBIENTEANALÍTICA EXTERNO INTERNO ANÁLISIS ANÁLISIS CADENA MACROVARIABLES DE VALOR .Crecimiento del PBI (M.PORTER) .Política monetaria .Política Fiscal .Política Salarial Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 25
    • PLANEAMIENTO ESTRATEGICO Externo InternoANÁLISIS DE FUERZASCOMPETITIVAS (M.PORTER)Amenaza de nuevos Actividades de Apoyoingresos I nfraestructura de la Empresa M Poder negociador Poder negociador.. de Competidores de Potenciales Administración de RRHH A los Proveedores los Clientes R Desarrollo de Tecnología G Competidores en E el sector Compras NProveed Construcciòn Compradores ores Logística Operacio- Logis- Mercado- Servicios Post Interna nes ò tica tecnia y Venta Rivalidad entre procesos Externa VentasAmenaza de . competidoresproductos . existenteso Servicios sustitutos. Actividades primarias SustitutosMATRIZ BOSTON MATRIZ MATRIZ ANÁLISIS DE LACONSULTING PORTER EMPRESA Y COMPETENCIA.GROUP (BCG) MAPEO ESTRATÉGICO FORTALEZAS Y DEBILIDADES OPORTUNIDADES Y AMENAZAS Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 26
    • PLANEAMIENTO ESTRATEGICO E. OPERATIVA FORMULACIÓN ESTRATÉGICA PROGRAMA DE ACCION PRESUP..-PROG-CONTROL OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS METRICA BALANCED SCORECARD(CUADRO DE MANDO INTEGRAL)Robert Kaplan-David Norton FINANZAS CLIENTES PROCESOS FORMACIÓN Y1.-Rendimiento sobre INTERNOS CRECIMIENTOlas Inversiones 1.-Satisfacción 1.-Calidad 1.-Satisfacción de los emplea-2.-Valor Añadido Eco 2.-Retención 2.-Tiempo de respuesta Dos.Nómico. 3.-Costo 2.-Disponibilidad de Sistema 3.-Cuota de mercado. De Información. 4.-Introducción Nuevos productos. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 27
    • 11.-PLANEAMIENTO TACTICO 1.1 EMPRESA.-Ingresos y ventas. Rendimientos y utilidades. PROCESO Crecimiento . Resultados PLANEACION operativos. Investigación y TACTICA Desarrollo. Calidad y Seguridad. 1.2 UNIDAD OPERATIVA: Producción y Rendimiento. Productividad. Administración de Programas y proyectos. 1.-AREAS DE RESULTADOS CRITICAS Aplicación de ley de Pareto par seleccionar el 20% de los pr. 2.-ANALISIS DE Críticos. Reducción de la base de PROBLEMAS CRITICOS clientes. Márgenes de utilidad más reducidos. Mejoramiento de la Productividad, etc. Son factores medibles dentro de un Are de 3.-INDICADORES DE Resultados Críticas. Los IRC, identifican, seleccionan, establecen acciones y ratrean el RENDIMIENTOS rendimiento relacionado con los objetivos y CRITICOS planes de acción.Ejm.-Recuperación en la inversión. Indice de Productividad y Rendimiento, etc. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 28
    • PLANEAMIENTO TACTICO Son declaraciones de resultados medibles que se deben lograr en George Doran (1981( Mètodo SMART( Listo) un tiempo especificado. 1.-Debe empezar con un verbo eSpecìfico( al enfocar un objetivo) de acción o logro(Plantear, realizar, etc). Medible( Establezca indicadores medibles del 2.-Debe especificar un resultado avance) medible por lograr.4.- 3.-Debe especificar una fecha de Asignable(El objetivo deberà poder asignarseOBJETIVOS inicio y término. a alguien para que lo lleve a cabo 4.-Debe tener un Presupuesto. Realista(Enuncie lo que puede lograrse 5.-Debe ser medible y verificable. realmente dentro del tiempo y el presupuesto 6.-Debe especificar sólo el QUÉ establecidos. y el CUÁNDO y no en el PORQUÉ ni el CÓMO. Ligado al Tiempo(Exprese cuàndo puede 7.-Debe ser realista y alcanzable. alcanzarse el objetivo, es decir, su duraciòn). Son el medio específico mediante el cual se logran los objetivos.1.-Pasos a5.-PLANES DE seguir.2.-Responsables3.-CronogramaACCION 3.-Recursos necesarios. 4.-Mecanismos de retroalimentación. Controlar el tiempo, recursos, calidad y 6.-REVISION DEL cantidad. PLAN ¿Que podría cambiar?. ¿Cómo y cuándo lo sabrá?. ¿Qué hará? Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 29
    • PLANEAMIENTO OPERATIVO DE PROYECTOSPlaneamiento Planeamientoexógeno: Accesos, Endógeno: Frentes debotaderos y canteras. Trabajo o Sectorización de Proyecto Layout-plant( Distribución horizontal y vertical de la Obra) A) ESTRUCTURA DE B) ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DESCOMPOSICION DE LA DEL TRABAJO(EDT ó ORGANIZACIóN(EDO ó WBS) OBS): Gastos Generales C) ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE LOS RECURSOS(EDR ó ESTRUCTURA DE SISTEMA DE RBS): Costo Directo: DESCOMPOSICIÓN INFORMACION Equipo, mano de obra y DE COSTOS(EDC) ó materiales). COST BREACKDOWN STRUCTURE(CBS) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 30
    • 12.-Estándar de Gerencia de Proyectos (PMBOK Guide) Project Management Body of Knowledge(Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos)• Es el resultado del trabajo realizado por el Comité de Estándares del PMI, cuya Visión es: – Lograr la excelencia mundial en la práctica de la gerencia de proyectos a través de estándares que son ampliamente reconocidos y consistentemente aplicados Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 31
    • Evolución del “PMBOK Guide”• 1976: Comienza la documentación• 1984: Publicación de la primera edición del PMBOK• 1987: Edición revisada del PMBOK• 1996: Actualización y publicación del nuevo PMBOK.• 2000: Última edición del PMBOK Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 32
    • El “PMBOK”• Provee una estructura básica para el entendimiento de la gerencia de proyectos y del ambiente en los que opera el proyecto• Vista generalizada de cómo varios procesos de gerencia de proyectos actúan recíprocamente Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 33
    • “PMBOK” - Areas del Conocimiento• Gerencia Integrada del proyecto• Gerencia del Alcance del proyecto• Gerencia del Tiempo del proyecto• Gerencia del Costo del proyecto• Gerencia de la Calidad del proyecto• Gerencia del Recurso Humano del proyecto• Gerencia de las Comunicaciones del proyecto• Gerencia del Riesgo del proyecto• Gerencia de la Procura del proyecto Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 34
    • 13.-Estructura organizacional ( Nivel de autoridad del Gerente de Proyectos en la Organización) 100% 0% Gerente Proy. Gerente funcional Personal asig Gerente Nado a sus funcional Gerente Ge5rente 50% del Proy. Funcional Staff funciones Gerente 50% del Proy. Gerente Staff Staff Staff funcional Staff Staff Personal asig Líder del nado a l Proyecto Staff Proyecto 0% 100% Baja Nivel de autoridad AltaLíder del Proyecto a Coordinador del Gerente del Proyecto Oficina del Proyecto Proyecto a a tiempo completo a dedicaciónTiempo compartido exclusiva Medio tiempo Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 35
    • 13.1 ORGANIGRAMA TIPO FUNCIONAL DIRECTORIO Planeamiento Estrategico Gerente GeneralPlaneamiento Gerente de Operaciones Gerente Técnico Gerente Financiero Gerente RRHH Gerente LogisticaTacticoPlaneamineto G.P2 G.P3 G.P1Operativo Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 36
    • 13.2 ORGANIGRAMA TIPO PROYECTIZADO DIRECTORIO Planeamiento Estrategico Gerente GeneralPlaneamiento Gerente de Proyecto 1 Gerente Prtoyecto 2 Gerente Proyecto 2 Gerente Proy. 3 Gerente Proy. 4TacticoPlaneamineto RRHH Finan. G.TécnicoOperativo Ings. Campo Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 37
    • 13.3 ORGANIGRAMA TIPO MATRICIAL DIRECTORIO Planeamiento Estrategico Gerente GeneralPlaneaminetoOperativo Gerente de Operaciones Gerente Técnico Gerente Financiero Gerente RRHH Gerente LogisticaPlaneamiento G.P1 Personal PersonalTactico Personal Personal Personal G.P2 Personal Personal Personal Personal Personal G.P3 Personal Personal Personal Personal Personal Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 38
    • ¿QUÉ HACEN O DESARROLLAN LAS ORGANIZACIONES? OBJETIVOS IMPLANTACIÓN RESULTADOS ESTRATEGIA DE NEGOCIOS PROYECTOS OPERACIONESMODELOS DE ALGUNASORGANIZACIONES LAGUNAS O VACÍOS DE COMUNICACIÓN(GAPS) Alta Dirección R S F Gerencia de Línea E I I G S N I T A O E N Gerente de Proy. N M Z E A A S S S Operaciones DEPARTAMENTOS FUNCIONALES Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 39
    • 14.-GRUPOS DE PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEPROYECTOS Inicio Inicio Planeación Planeación Ejecución Ejecución Control Control Cierre Cierre ETICA Y RESPONSABILIDAD PROFESIONAL LAS FLECHAS REPRESENTAN FLUJO DE INFORMACIÓN Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 40
    • 15.-LOS CINCO NIVELES DE MADUREZ EN LA GERENCIA DE PROYECTOS (HAROLD KERZNER) Mejora de Procesos Control de NIVEL 5 Procesos MEJORA Definici CONTINUA ón de Procesos NIVEL 4 BECHMARKINGConocimientobásico NIVEL 3 METODOLOGÍA SINGULAR RETROALIMENTACIÓN NIVEL 2 PROCESOS COMÚNES NIVEL 1 LENGUAJE COMÚN Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 41
    • 16.-GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO• 1.-Incluye los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del Proyecto sean convenientemente coordinados. GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Desarrollo del Plan del Proyecto(Sirve para guiar la ejecución del Proyecto 1.-Entradas 1.1 Otras salidas de Planificación(Estratégico, Táctico, EDTetc) de las otras áreas del conocimiento 1.2-Información histórica(base de datos de costos, archivos de eje cución de proyectos pasados) 1.3 Política organizacional(-Gerencia de calidad: auditoría de procesos-G. Adm. Personal: políticas de contratación y despido -Contro financiero: reportes, revisión de gastos, plan de contabili dad, contratos estándar). 1.4 Restricciones(Cláusulas del contrato, presupuesto contractual restrin ge el alcance, personal y cronograma. 1.5 Suposiciones.-Se basan en premisas consideradas verdaderas, reales o seguras. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 42
    • • GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Desarrollo del Plan del Proyecto(Sirve para guiar la ejecución del Proyecto2.-Herramientas y técnicas2.1 Metodología de Planificación del Proy. Uso de software de gestión de Prykick off meeting, etc.2.2-Habilidades y conocimientos de los involucrados , que pueden ser útilespara desarrollar el Plan del Proyecto.2.3 Sistema de Información de la GP. Son herramientas y técnicas usadaspara reunir, integrar, y distribuir las salidas de los procesos de la GP.2.4 Gerencia del Valor Ganado: Utilizada para integrar los alcances, cronogramay recursos del Proyecto, así como ganancias o pérdidas económicas y adelanto o atrasosde obra.3.-Salidas3.1 Plan del Proyecto. Es un documento formal utilizado para gerenciar la ejecución del PConformado por a)Documento de inicio del Pry(Project Charter); resumen de los planes de gerencias indiViduales de las otras áreas del conocimiento; EDT, etc.3.2 Detalles de soporte(documentación técnica, especificaciones; normas legales Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 43
    • • GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Ejecución del Plan del Proyecto1.-ENTRADAS1.1 Plan del Proyecto y las líneas base de desempeño.1.2 Detalles de soporte( bases, especificaciones técnicas, planos, etc)1.3 Acción preventiva.-Es todo aquello que reduce la probabilidad de las consecuenciasPotenciales de los eventos de riesgo del Proyecto.1.4 La acción correctiva.-Es toda acción tomada con el objetivo de alterar el desempeñoFuturo en forma compatible al Plan del Proyecto( Ejm. Dato de entrada (input))3.-SALIDAS3.1 Resultados de trabajo.- Son los resultados de las actividades para lograr el Proyecto.3.2 Propuestas de cambio.- Los pedidos de cambio(Ejm. Extender o acortar el alcance delProyecto, cambio en Presupuesto y Cronograma original) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 44
    • • GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Ejecución del Plan del Proyecto2.-Herramientas y técnicas2.1 Habilidades de la Administración en general(liderazgo, comunicación y negocia-Ción).2.2 Habilidades y conocimiento del producto del Proyecto.2.3 Sistema de autorización de trabajo (Autorización escrita para empezar el trabajo en una actividad específica.2.4 reuniones de revisión de estado ( semanalmente con el equipo del Proyecto ymensualmente con el cliente o dueño).2.5 Sistema de información de la GP.2.6 Procedimientos organizacionales Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 45
    • • GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO CONTROL INTEGRAL DE CAMBIOS1.-ENTRADAS1.1 Plan del Proyecto y las líneas base de desempeño, partir del cual se controlan los cambios.1.2 Reportes de desempeño.1.3 Propuestas de cambio.- Oral, escrita, fuente externa o interna.3.-SALIDAS3.1 Actualización del Plan del Proyecto3.2 Acción correctiva3.3 Lecciones aprendidas.- Deben ser documentadas como las causas de las variaciones oCambios al Proyecto original. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 46
    • • GERENCIA DE INTEGRACION DEL PROYECTO Control integral de cambios2.-Herramientas y técnicas2.1 Sistema de control de cambio.- Conjunto de procedimientos formales y documentos que define cómo la ejecución del Proyecto será monitoreado y evaluado(Trámitede documentos, sistemas de seguimiento, procedimientos)2.2 Gerencia de Configuración.- Procedimiento documentado para identificar, controlar, informar y registrar el cambio.2.3 Medida de desempeño( Aplicación del Valor Ganado o Earned Value).2.4 Planificación adicional.- Los posibles cambios requieren nuavas estimaciones decostos, modificaci{on del Cronograma original, etc.5.- Sistema de Información de la Gerencia de Proyecto( Manuales o computarizados Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 47
    • COORDINACION DE LOS CAMBIOS A TRAVÉS DE TODO EL PROYECTO Comunicación • Integración Reporte de Desem • Control integral peño o Performance de cambiosCONTROL DE CAMBIOS SUBSIDIARIOS1.-Control de cambios del Alcance2.-Control de cambios del cronograma3.-Control de cambios de Costos4.-Control de calidad5.-Control de Cambios de riesgos6.-Administración del Contrato Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 48
    • EL PLAN INTEGRAL Y LA REPLANIFICACIÓN• EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO SE REALIZA DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA.• EL PLAN INTEGRAL.-Es un proceso de la Gerencia de Integración que consiste en consolidar los resultados de todos los procesos de Planificación (las 9 áreas del Conocimiento) de tal forma que constituya la línea base para comparar con lo realmente ejecutado.• El documento del plan integral se inicia en la REUNION DE ARRANQUE (Kick-off meeting), donde se desarrolla el código de ética que guiará al equipo por todo el proceso y se establecen las prioridades del trabajo.• Un Plan integral comprende: la definición del alcance, la planificación del tiempo, de los fondos, de la calidad, de los RRHH, de las comunicaciones, de la logística de materiales y equipos, de la identificación de los riesgos y el desarrollo de las contingencias para afrontarlos. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 49
    • 17.-PLANEACIÓN: PROCESO DE ITERACIÓN Y REFINAMIENTO Inicio( Contrato ó Enunciado del Plan de EDT (WBS) Inicio( Contrato ó Enunciado del Plan de EDT (WBS) Carta constitutiva Alcance Administración Carta constitutiva Alcance Administración del Proyecto) de cambios del Proyecto) de cambios Riesgo Plan de Programaci Riesgo EDO(OBS) Riesgo Plan de Programaci Riesgo EDO(OBS)cuantitativo Costo (CBS cuantitativo Costo (CBS ón(Plan del Cualitativo EDR(RBS) ó EDC) ón(Plan del Cualitativo EDR(RBS) ó EDC) tiempo) RAM(MAR) tiempo) RAM(MAR) Plan de Plan de Plan de Plan del Plan de Plan de Plan de Plan del Calidad Adquisiciones Comunicaciones Proyecto Calidad Adquisiciones Comunicaciones Proyecto EDT =ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (RBS=RESOURCE BRECKDOWN STRUCTURE) (WBS =WORK BREACKDOWN STRUCTURE) MAR=MATRIZ DE DE ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES EDO=ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN (RAM= RESPONSIBILITY ASSIGNMET MATRIZ) (OBS=ORGANIZATIONAL BREACKDOWN STRUCTURE) EDC=ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL COSTO EDR = ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE LOS (CBS=COST BREACKDOWN STRUCTURE RECURSOS(RBS=RESOURCE BRECKDOWN STRUCTURE) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 50
    • EL CONTROL Y LA GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DELPROYECTO GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO Desarrollo del Plan del Ejecución del Plan del Proyecto Proyecto . Resultados de los Trabajos . Plan del Proyecto . Datos del Desempeño . detalles de Soporte . Solicitudes de Cambio . Planes Subsidiarios Control Integral de Cambios . Actualizaciones al plan del Proyecto . Acciones correctoras . Lecciones Aprendidas . Para alcance, tiempo, costo, LOS PROCESOS DE riesgo, calidad y administración de LA INTEGRACIÓN contratos. SON ITERATIVOS CONTROL DEL PROYECTO Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 51
    • GERENCIA DE PROYECTOS EMPRESARIALES(EPM: ENTERPRISE PROJECTMANAGEMENT) Administración de Programas o Multiproyectos Oficina de Oficina de Proyectos(Project Proyectos(Project Office) Office) ADMINISTRA Alcance I P CIÓN DEL Integración PORTAFOLIO Tiempo Co E DE Costo PROYECTOS Riesgo Ci Calidad RRHH Comunica. Logística Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 52
    • 18.-ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENTES UNA FILOSOFÍA GERENCIAL ALNIVEL DE TODA LA ORGANIZACIÓNQUE SE BASA EN EL PRINCIPIO QUE LAS METAS DEL NEGOCIO SE ALCANZAN A TRAVÉS DE UNCONJUNTO DE PROYECTOS QUE SE EJECUTAN SIMULTÁNEAMENTE Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 53
    • ESTRUCTURAS AD-HOCPSO – PROJECT SUPPORT OFFICEPMCOE – PROJECT MANAGEMENT CENTER OF EXCELLENCE PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICE CPO – CHIEF PROJECT OFFICE Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 54
    • OBJETIVOS DE UNA CPO(CHIEF PROJECT OFFICE)• PRIORIDADES• RECURSOS• METODOLOGÍA• SISTEMAS Y PROCESOS• SEGUIMIENTO DE PROYECTOS• INYTEGRACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS(STACKEHOLDERS) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 55
    • SU PREOCUPACIÓN INICIAL CUENTE CON LA EDT(WBS) DE SU PROYECTOQUE LO CONDUZCA HACIA EL ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT (EPM) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 56
    • 19.-EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) ó WBS (Work Breakdown Structure) • Una Organización Jerárquica del Conjunto de Elementos del Proyecto, Orientada a Entregables (Productos), que Organiza y Define el Alcance del Proyecto. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 57
    • ESQUEMA DE UN WBS Proyecto P1Sub Proyectos S1 S2 S3 S4 Entregables E1 E2 E3 E4 Tareas T1 T2 T3 T4 Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 58
    • 20.-GERENCIAMIENTO DEL ALCANCE DEL PROYECTOSon los Procesos Requeridos para Asegurar queel Proyecto Incluya Todo el Trabajo Requerido ySolamente el Trabajo Requerido, para Completarel Proyecto Exitosamente Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 59
    • • GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO INICIO1.-ENTRADAS1.1 Descripción del producto.1.2 Plan estratégico.1.3 Criterios de selección del Proyecto.1.4 Información histórica2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Métodos de selección de Proyectos2.2 Juicio experto.3.-SALIDAS3.1 Declaración del Inicio del proyecto(Charter del proyecto)3.2 Gerente de Proyecto: Identificado/asignado.3.3 Restricciones.3.4 Suposiciones. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 60
    • • GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE1.-ENTRADAS1.1 Descripción del producto.1.2 Declaración del Inicio del proyecto(Charter del proyecto)1.3 Restricciones.1.4 Suposiciones2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Análisis del producto2.2 Análisis de costo/beneficio.2.3 Identificación de alternativas2.4 Juicio experto3.-SALIDAS3.1 Declaración del Alcance.3.2 Informaciones de soportes.3.3 Plan de Gerencia del alcance3.4 Suposiciones. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 61
    • • GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO DEFINICIÓN DEL ALCANCE1.-ENTRADAS1.1 Declaración del alcance.1.2 Restricciones.1.3 Suposiciones1.4 Otras salidas de la planificación.1.5 Información histórica.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Plantillas de la EDT(WBS).2.2 Descomposición.2.3 Identificación de alternativas2.4 Juicio experto3.-SALIDAS3.1 EDT (WBS).3.2 Actualización de la declaración del alcance. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 62
    • • GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO VERIFICACIÓN DEL ALCANCE1.-ENTRADAS1.1 Resultados del trabajo.1.2 Documentación del Producto.1.3 EDT (WBS).1.4 Declaración del alcance.1.5 Plan del Proyecto.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Inspección3.-SALIDAS3.1 Aceptación formal. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 63
    • • GERENCIA DEL ALCANCE DEL PROYECTO CONTROL DE CAMBIOS DEL ALCANCE1.-ENTRADAS1.1 EDT (WBS).1.2 Reportes de desempeño.1.4 Propuestas de cambio.1.5 Plan de Gerencia del Alcance.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Control de cambios del alcance.2.2 Medidas de desempeño.2.3 Planificación adicional.2.4 Juicio experto3.-SALIDAS3.1 Cambios del alcance.3.2 Acción correctiva.3.3 Lecciones aprendidas.3.4 Ajustes de la línea base (baseline). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 64
    • ESTATUTO DEL PROYECTO (Project Charter)Es el documento que reconoce formalmente la existenciadel proyectoDetalla la necesidad de negocio que justifica el proyectoDescribe el producto o servicioEs emitido por la autoridad formalOtorga al gerente de proyecto la autoridad para utilizarlos recursos de la organizaciónPuede ser el contrato firmado Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 65
    • Tipos de Proyectos Método Conocido Producción ConstrucciónProducto ProductoConocido Nuevo Ingeniería Servicios Método Desconocido Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 66
    • DETERMINACIÓN DEL ALCANCEEs necesario entender: Lo que tiene que ser producido Los componentes del proyecto mas importantes y los entregables Las especificaciones y la solución técnica Que trabajo se requiere Las tareas requeridas para elaborar cada entregable Las tareas gerenciales de apoyo Quien va a hacer el trabajo Por subcontratistas - para los acuerdos contractuales Por equipos internos - para dimensionar el esfuerzo Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 67
    • ESPECIFICACIÓN DEL ALCANCEJustificación del Proyecto: La necesidad de negocio para lo cualel proyecto fue llevado a cabo.Producto del Proyecto: Un resumen de la descripción del producto.Entregables del Proyecto: Una lista de productos cuya completay satisfactoria entrega marca el cumplimiento del proyecto.Objetivos del Proyecto: Los criterios cuantificables que debenser logrados para que el proyecto pueda ser considerado exitoso. Un Alcance del Trabajo Bien Escrito, produce una Adecuada Definición del Proyecto Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 68
    • LOS CLIENTES GENERALMENTE NO SABEN QUÉ NECESITAN• Ellos saben qué necesitan luego de verlo• Si dicen que ellos saben exactamente qué es lo quenecesitan, probablemente no lo sepan• A medida que un deliverable es desarrollado y tomaforma tangible, el cliente ve toda clase de nuevasposibilidades y trata de cambiar el proyecto• Los clientes deben ser tomados seriamente. Unproyecto puede ser definido fallido cuando un entregablees mal utilizado, no es utilizado o es poco utilizado J.Davidson Frame Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 69
    • WBS (Work Breakdown Structure) Estructura de trabajo detallada Una Organización Jerárquica del Conjunto de Elementos del Proyecto, Orientada a Entregables,que Organiza y Define el Alcance del Proyecto. Tarea No Incluida en el WBS está Fuera del Alcance del Proyecto.Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 70
    • WBS INDENTADOIng. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 71
    • PRUEBAS DE ACEPTACIONEl éxito o fracaso de las pruebas, y finalmente del proyecto mismo, depende de la calidad y cantidad de su temprana planificaciónLa planificación debe incluir: La creación de estrategias y procedimientos La evaluación del plan del proyecto desde un punto de vista de las pruebas La inspección y evaluación de las decisiones de diseño El desarrollo de los planes y procedimientos de las pruebas del producto o servicio del proyecto y de las pruebas de aceptación Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 72
    • MATRIZ DE CUMPLIMIENTO Requerimiento Demostrado Cumplido Tiempo de res- puesta de x seg. En prueba del xx/xx OKNo más del xx % de... Verificado según ... OK Según documenta- OKDeberá cumplir con ción presentada ... ........ Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 73
    • LOS CAMBIOS PUEDEN IMPACTAR• El cronograma - demoras en hitos y/o fecha de entrega• El Alcance del Trabajo - requerimientos de mayor nivel de conocimientos• El factor de rendimiento - tiempos de respuesta• Interfases• Costos operativos• Documentación• Moral del grupo de trabajo• El presupuesto - costos adicionales Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 74
    • PROCESO DE CONTROL DE CAMBIOSComité de Control de Cambios (CCC) Punto Focal de la Administración de Cambios Responsable de la evaluación del impacto de los cambios Fuente de dirección para la implementación de los cambios Rol de Auditoría: detección de cambios no autorizadosMiembros Director del Proyecto Gerentes del Director del Proyecto Cliente Otros Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 75
    • REVISIONES• Reuniones InternasEfectuadas con el equipo de trabajo, para asegurar lavisibilidad gerencial de todo el proyecto - Cantidad y duración - Trabajo Técnico - Cronogramas - Presupuesto - Estado de los subcontratistas• Reuniones ExternasRealizadas con el cliente aunque no lo requiera, paraasegurar el entendimiento mutuo de - Requerimientos - Diseño - Implementación - Estado del cronograma Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 76
    • REVISIONES GERENCIALES DE PROYECTOProblemas comúnmente encontrados• Requerimientos no claros• Requerimientos no baselined• Inadecuadas revisiones internas• Inadecuado control de los subcontratistas• Rendimiento inadecuado de los subcontratistas• Gerente de Proyecto sin apropiada autoridad• Falta de habilidades técnicas o de administración• No disponibilidad de recursos comprometidos• Falta de cronograma y/o presupuesto detallado• Clientes que no cumplen con sus dependencias• Criterios de aceptación no especificados claramente• Seguimiento de los costos insuficiente• Escasa acción de las recomendaciones de la revisión anterior Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 77
    • CONCLUSIONES• Determinación de qué incluye y qué no• Documento inicial: Project Charter• Método de desagregación: WBS• Entregables: criterio de aceptación• Especificación de dependencias• Junta de Control de Cambios• Principio de inspección y revisión Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 78
    • 21.-GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO• Incluye los procesos requeridos para hacer más efectivo el empleo de las personas involucradas con el Proyecto.• Tópicos que se incluyen en la Gerencia de RRHH• 1.-Liderar, comunicar, negociar.• 2.-Delegar, motivar, entrenar, aconsejar.• 3.-Formar equipos (Team building); tratar los conflictos.• 4.-Evaluación del desempeño o performance, recluatamiento, retención del personal; relaciones laborales, regulaciones de salud, seguro social y seguridad preventiva en el trabajo. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 79
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Planificación Organizacional :Identificación, documentación y asiganción de roles y ponsabilidades.1.-ENTRADAS1.1 Interfaces del Proyecto: a) Organizacionales Relación de reportes entre las diferentesunidades organizacionales. b)Técnicas.-Reportando relaciones entre las diferentes disci-plinas técnicas. C)Interpersonales.-Reportando relaciones formal e informal entre las di-ferentes personas trabajando en el Proyecto.1.2 Requerimiento del personal. Definen qué clase de competencias se requieren del per-nal requerido.1.3 Restricciones.- a) Estructura matricial; b) Acuerdos contractuales con los sindicatos ogrupos de empleados; c) Preferencias del Equipo de Gerencia de Proyecto; d)Asignacióndel personal esperado.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Plantillas.- Tomada de proyectos similares.2.2 Prácticas de RRHH.-Políticas y procedimientos de la Empresa preestablecidos.2.3 Teoría Organizacional.2.4 Análisis de los involucrados.-Deben ser analizados para que sus necesidades sean satifechas. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 80
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Planificación Organizacional :Identificación, documentación y asiganción de roles y ponsabilidades.3.-SALIDAS3.1 Asignaciones de roles(quién hace qué) y responsabilidades(quién decide qué) debenser asignados adecuadamente a los involucrados del Proyecto. Se utiliza la Matriz de Asígnación de Responsabilidades(RAM).3.2 Plan de Gerencia del Personal.-Describe cómo y cuándo los recursos humanos seránutilizados. Se utilizan los histogramas de Recursos.3.3 Diagrama de la Organización.-Se utiliza la Estructura de Descomposición de la Organización (EDO).3.4 Detalles del Soporte. Varía por área de aplicación y tamaño del Proyecto. Incluye:a) Impacto organizacional; b)Descripciones de trabajo y c)Necesidades de entrenamiento Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 81
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Incorporación de personal1.-ENTRADAS1.1 Plan de Gerencia de peronal.1.2 Descripcón de la fuente personal.-a)Experiencia previa, b)Intereses personales, c) Características personales, d) Disponibilidad, e) Habilidades y destrezas.1.3 Prácticas de reclutamiento.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Negociaciones con las Gerencias de línea por ejemplo.2.2 Pre-asignación del personal ( de acuerdo a propuesta de licitación).2.3 Procura( Logística y adquisiciones).- Para obtener servicios de personas específicas a través de la Gerencia de Procura.3.-SALIDAS3.1 Personal asignado al Proyecto.- El personal puede estar asignado al Proyecto aTiempo completo, parcial o tiempo variable, de acuerdo a las necesidades.3.2 Directorio del equipo del proyecto.- Tiene la lista de personas del equipo de Pro-yecto y otros involucrado. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 82
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo1.-ENTRADAS1.1 Personal del Proyecto.- Define las habilidades individuales y competencias degrupo con las que se puede contar para iniciar actividades.1.2 Plan del Proyecto.- Describe el contexto técnico dentro del cualopera el equipo.1.3 Plan de Gerencia de Personal.1.4 Reportes de performance o desempeño.- Proporcionan la retroalimentación para el equipo del Proyecto acerca del desempeño realcomparado con el Plan del Proyecto.1.5 Retroalimentación externa.- El equipo del Proyecto debe evaluarSu propio desempeño comparando contra las expectativas de aquellosque están fuera del proyecto. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 83
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Actividades para la Formación de Equipos (Team building).2.2 Habilidades de la Gerencia general.- a) CONTABILIDAD, b) FINANZAS,c) MARKETING Y VENTAS, d) INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO, e) FABRI-CIÓN Y DISTRIBUCIÓN, f) PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO, g) PLANEAMIENTO TÁCTICO, h) PLANEAMIENTO OPERATIVO, i) ES-TRUCTURA ORGANIZACIONAL, j) CONDUCTA ORGANIZACIONAL, k) ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL, l) COMPENSACIÓN, BENEFI-CIOS Y LÉNEA DE CARRERA, m) GERENCIA DE LAS RELA-CIONES DE TRABAJO A TRAVÉS DE LA MOTIVACIÓN, DELE-GACIÓN, SUPERVISIÓN, DESARROLLO DE EQUIPO (TEAMBUILDING), o) GERENCIA DE CONFLICTOS, DEL ESTRÉS, etc.2.3 Sistemas del reconocimiento y retribución.2.4 Colocación.- Ubicar al equipo del Proyecto y todos los involucrados en un mismo lugar físico para mejorar como equipo.2.5 Entrenamiento. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 84
    • • GERENCIA DE LOS RRHH DEL PROYECTO Desarrollo de equipo3.-SALIDAS3.1 Mejoras de desempeño:a) Las mejoras de las habilidades individuales permiten a una persona específicadesarrollar sus actividades más eficientemente.b) Las mejoras en la conducta del equipo (identificación y solución delos conflictos) pueden permitir a los miembros del equipo del proyectoDedicar un mayor esfuerzo a las actividades técnicas.c)Las mejoras tanto de las habilidades individuales o como de las capaCidades del equipo, puede hacerse identificando y desarrollando mejoRes formas de conducir el Proyecto.3.2 Entradas para la evaluación de desempeño del equipo del Proyecto Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 85
    • PROCESOS RELACIONADOS CON EL MANEJO DEL RECURSO HUMANO PLANIFICACIÓN ADQUISICIÓN DESARROLLO RETORNO .Organigrama .Disponibilidad . Team building . Evaluación . Requerimientos . Reclutamiento . Recompensa . Capacitación .Responsabilidades . Negociaciones . Entrenamiento . FinalizaciónFORMACIÓN DE UN EQUIPO EFECTIVO PARA PROYECTOS Distri bución física NIVEL 5 Activ. de COMPROMISO Team Buildi ng NIVEL 4 Sistem a de COOPERACIÓN recom pensa NIVEL 3 Entre CONFIANZA namie nto NIVEL 2 PARTICIPACIÓN NIVEL 1 INTEGRACIÓN RETROALIMENTACIÓN Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 86
    • PROCESOS DE MADURACIÓN Y CRECIMIENTO TEAM APRENDIZAJE APRENDIZAJE MEDITACIÓN TEAM MEDITACIÓN BUILDING BUILDING Equipo Equipo Conocimiento Conocimiento Cambio de Cambio de Efectivo interiorizado interiorizado actitud actitud EfectivoInfancia Compromiso Guiar Decidir DependenciaAdolesc Cooperación Aplicar Sentir Ind.Adultes Confianza Entender Saber Interdep. Participación Leer Reflexionar Integración Abrir Contemplar Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 87
    • ETAPAS DEL DESARROLLO DE UN EQUIPO DE TRABAJO EFECTIVO( TEAM BUILDING) P R O D U C T I V I D A D D E L Formación Tormenta Normalización Desempeño E Q U I FASES P O Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 88
    • Autorenovación INDEPENDENCIA Cooperacion Sinergia Éxito públi co Empatia INTERDEPENDENCIA voluntad Éxito priva do proactividad Finalidad DEPENDENCIA AutorenovaciónIng. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 89
    • RUEDA DEL APRENDIZAJE EN EQUIPO c AcciónN o coordinadai nv c Reflexión p Planificacióne r conjuntal e td o úblicaea Ab Sentido compartido bs st ta rc ac c Acción Reflexióni tón Nivel de actividad Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 90
    • 21.1IMPACTO DE LAS TENDENCIAS ORGANIZACIONALES EN PROYECTOS TEORÍA X TEORÍA A (Douglas (William McGregor): Ouchi): Autocracia Especialistas Nivel de participacion orientación TEORÍA Z (William Nivel de TEORÍA Y (Douglas Ouchi): McGregor): Integralistas DemocraciaIng. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 91
    • TEORÍA X TEORÍA Y1X.-A los seres humanos no les 1Y.-El trabajo puede ser unagusta el trabajo y tenderán a fuente de satisfacción o deevitarlo sufrimiento.2X.-Toda organización tiene 2Y.- El control externo y lasobjetivos cuyo logro requiere que amenazas de castigo no son losse obligue, se controle y hasta se únicos medios para paraamenace con castigos que en ella estimular y dirigir los esfuerzos.trabajan para que sus esfuerzos se Las personas pueden ejercer elencaminen a la consecución autocontrol y autodirigirse, si pueden ser convencidas de comprometerse a hacerlo. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 92
    • TEORÍA X TEORÍA Y3X.-El ser humano prefiere 3Y.-Las recompensas en elser dirigido, en vez de dirigir trabajo se hallan ligadas a los compromisos asumidos4X.-El ser humano procura 4Y.-Las personas puedenevitar las responsabilidades aprender a aceptar y asumirsiempre que sea posible. responsabilidades.5X.-El hombre común es, 5Y.-La imaginación, larelativamente, poco creatividad y el ingenio seambicioso. hallan en la mayoría de las personas6X.-Las personas se 6Y.-El potencial intelectual delpreocupan sobre todo por su ser humano normal está lejos depropia seguridad y bienestar. ser utilizado en su totalidad Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 93
    • TEORÍA A TEORÍA Z1A.-Las empresas tienen un alto 1Z.-Son empresas orientadas agrado de especialización la integralidad.2A.-Cada persona suele tener un 2Z.- Cada persona desarrollaárea de experiencia muy carreras menos especializada,particular, a partir del cual pasando por distintosorienta su desarrollo departamentos y aprendiendo”profesional. de toso un poco”.3A.- El empleo es acorto plazo y 3Z.-El empleo es a largo plazo,los procesos de evaluación y con procesos de evaluación ypromoción son violentos y la promoción lentos y la toma detoma de decisiones se hace en decisiones y la responsabilidadforma individual. es del tipo colectivo.4A.- Esta tendencia 4Z.-Este tipo de organizacionesorganizacional se observa en la son propias de la culturacultura occidental, representada oriental, representada porpor empresas norteamericanas. empresas japonesas. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 94
    • VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LAS RELACIONES HUMANAS P r Visión o Visión Sentido yy c Sentido orientación e orientación s Políticas, Sistema de o leyes y producción s normas Motivación o p Clima Administración Resolución e organiz r de acional a Planificación, conflictos c ejecución y P control Liderazgo i o o d Comunicación n Ideología e a s r l e s Procesos humanosIng. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 95
    • LAS FUENTES DE PODER DISPONIBLES EN SITUACIONES DE PROYECTOS Capacidad coercitiva(Policía, padres) Proveer recompensas(Jefe, Posibilidad de abuelo) conexión (Político) BASES DE ExperienciaDerecho legítimo( BASES DE ( Científico) PODER PODERHeredero, rey) Autoridad Formal Habilidad referncial ( Presidente, Gerente) (Caudillo, líder carismático) Posesión de información(Profesor, Medios de comunicación) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 96
    • 21.2 EMPOWERMENT (EMPODERAMIENTO) ES UNA TENDENCIA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A BUSCAR QUE EL TRABAJADOR EXPLOTE SU POTENCIAL, MUCHAS VECES SUBUTILZADO, MEDIANTE LA LIBERACIÓN DE LA ENERGÍA CREADORA Y MOTIVADORA, QUE HAY EN LA COMPAÑÍAIng. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 97
    • 21.3 MOTIVACION EN EL EQUIPO DE PROYECTO Es como saber qué es aquello que atrae la atención de alguien, cómo se pone en marcha, como se canaliza esta atención para realizar acciones y cómo se puede mantener
    • 21.4 EL CICLO DE LA MOTIVACION Replanteo META ¿Puedo? Expectativa negativa Expectativa positiva: Seguridad, motivación Inseguridad no motiva Éxito aumenta la Fracaso disminuye la autoestima ¿Intento? autoestima Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 99
    • 21.5 COMPARACION DE LOS MODELOS DE MOTIVACION DE MASLOW MC GREGOR Y HERZBERG MotivacionalesTeoria Y (nesecidades secundarias) Nesecidades De El trabajo en si Autorrealicacion Reponsabilidad (superracion permanente, Progreso, Crecimiento talento individual) Realización Nesecidad del ego(yo): Reconocimiento Autoestima(estatus,prestigio, Estatus Reputacion, consideracion) Higienicos Realaciones interpersonales Supervisión, Necesidades sociales Colegas y Subordinados (asociación, amistad, afecto, amor) Supervición técnica Nesecidades de seguridad Politicas administrativas y empresariales Teoria X (peligro real o imagiario, fisico o abstracto) Estabilidad en el cargo (nesecidades primarias) Nesecidades fisiologicas Condiciones fisicas de trabajo (alimentación, abrigo, vestido salario vida personalDOUGLAS ABRAHAM MASLOW FREDERICK HERZBERGMCGREFOR Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 100
    • 21.6 CAPACITACION DE LOS RRHH Hacer capaz a una persona para ejecutar una tarea ) QU ñar IER nse o ent ée E( Ha imi (Qu Mo bil noc ida tiva BE Co des SA ció Actitudes n ) PUEDE (Adiestra) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 101
    • Flujo grama de la capacitación Capacitar Desarrollo de la persona Linea de carrera En el hogar social Linea de carrera fisico economico ) P Pu S e (s ede C Sab (p ) Quiere(Q) Q LINEA DE CARRERA DE PERSONAL CAPACITADO Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 102
    • 21.7 PERFIL DEL PUESTO DEL GERENTE DE PROYECTOCAPACITACION PESO: CONOCIMIENTO HABILIDADES( ACTITUDES(Q S(SABE) PUEDE) UIERE) SABE =1AREA DEL PUEDE=2CONOCIMIENTO QUIERE=3IGP B R M Prudente Detallista IGP:Integraci{on de laAGP Detallista gerencia de proyectos AGP:alcance de laGTP Analitico Concentrado gerenica de proyectos.GCP Analitico GTP:gerencia del tiempo de proyecto.GQP Prafmatico Perfeccionist GCP:gerencia del a costo del proyecto. GQP: grenciade laGRH CULTURA Liderazgo Carismatico, calidad del proyecto. GENERAL motivador Pulcritud GRH:gerencia de los RRHH.GIP Extrovertido Buenos GIP:gerencia de las modales, comunicaciones del sociable proyecto. GRP:gerencia delGRP Controlado riesgo del proyecto.GPP Creativo Honesto, GPP:gerencia de la xxx() proyecto. desiciones ético rapidas CGG:conocimientos complementarios de laCCG gerencia Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 103
    • 21.8 MBA VS PMP Profesionales de la Magister en Adminstración de Gerencia del Proyecto Negocios MBA PMP1 Genérico Especifico2 Manejo de riesgos Manejo profundo de riesgo3 Alta preparación en planeamiento estratégico Mediana preparación en mediante plan.tactico y bajo un plan operativo Planeamiento Táctico y Operativo4 Manejo de tiempos y costos mediano. Manejo alto de tiempos y costos5 Manejo mediano de logistica(procura). Alto manejo de logistica.6 Menejo de probabilidades medianas Alto manejo de probabilidades Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 104
    • 22.-GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO• ( Fuente: PMBOK del PMI): “La GCP incluye los procesos requeridos para garantizar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto en forma apropiada y oportuna. Proporciona los enlaces críticos entre las opersonas, ideas e información que son necesarias para el éxito. Todos los involucrados en el Proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones, deben entender cómo las comunicaciones en las que están involucrados afectan al Proyecto en su conjunto”• Principales procesos de la GCP• -Planificación de las Comunicaciones: Quién necesita información, y qué tipo de información es ésta; cuándo la necesitan y cómo les será entregada.• -Distribución de la Información: Se dispone de la información necesaria y que ésta llegue oportunamente.• -Reporte de performance o desempeño: Incluye el reporte del estatuto, medida del avance y pronósticos.• -Cierre administrativo: Generando, reuniendo y distribuyendo la información para formalizar la culminación de una fase o de todo el Proyecto. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 105
    • • GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES1.-Entradas1.1 Requisitos de las comunicaciones.- a)Relaciones entre la organiza ción del Pry. y las responsabilidades de los involucrados.b) Las disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en elProyecto.c) La logística y localización de todas las personas involucradas .d)Necesidades de información externa ( medios de comunicación).1.2 Tecnología de las comunicaciones.- Pueden variar de una brevecharla a reuniones extensas, de simple documentos a base de datos y sofwares.1.3 Restricciones.- Limitaciones en el manejo de la informaciónContractual.1.4 Suposiciones, son las premisas ante hechos inciertos. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 106
    • • GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Análisis de los involucrados.- Considera el análisis de métodos yTecnologías adecuadas al proyecto, que proporcionarán la información necesaria. Cuidarse de información inadecuada y tecnologías noapropiadas.3.-SALIDAS3.1 Plan de Gerencia de las comunicaciones.- Es un documento queproporciona: a) Una estructura de recolección y archivo que detallaLos métodos que serán usados por todos. b) Una estructura de distribución. c) La descripción de la información a ser distribuida. d) LosMétodos de acceso a la información entre las comunicaciones programadas. El método para actualizar la información Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 107
    • • GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DISRTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN1.-ENTRADAS1.1 Resultados del trabajo.1.2 Plan de Gerencia de las Comunicaciones.1.3 El Plan del proyecto.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Habilidades para las comunicaciones y sus dimensiones: a )Oral yescrita; escuchada y hablada. b) Interna(dentro del Proyecto) y externa (hacia el cliente, los medios, el público, etc). c) Formal(reportes,instrucciones) e informal(memorandos, conversaciones ad hoc, etc).2.2 Sistemas de recuperación de información( softwares).2.3 Métodos de distribución de información (fax, correo electrónico, video conferencia, Internet, Intranet, etc).3.-SALIDAS3.1 Registros del Proyecto.3.2 Los reportes del proyecto.3.3 Presentaciones del Proyecto. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 108
    • • GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO REPORTE DE PERFORMANCE1.-ENTRADAS1.1 Plan del proyecto.1.2 Resultados del Trabajo.1.3 Otros registros del Proyecto.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Revisiones de desempeño.2.2 Análisis de variación entre lo real y lo polaneado.2.3 Análisis de tendencia.2.4 Análisis del valor ganado.3.-SALIDAS3.1 Los reportes de desempeño.3.2 Solicitudes de cambio. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 109
    • • GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO CIERRE ADMINISTRATIVO1.-ENTRADAS1.1 Documentación de medida de desempeño.1.2 Documentación de productos( planos de replanteo, especificacione1.3 Otros registros del Proyecto.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 RHerramientas y técnicas para reportar desempeños.2.2 Reportes de Proyecto.2.3 Presentaciones del Proyecto.3.-SALIDAS3.1 Archivos del Proyecto.3.2 Cierre del Proyecto( evaluación del personal, la liquidaciónEconómica, etc aceptado por el cliente)3.3 Lecciones aprendidas. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 110
    • 22.1 EL SISTEMA COMUNICACIONAL GERENCIA Comunicación Comunicación formal formal Comunicación informalDepartamento Departamento Mensaje Receptor Fuente codificador decodificador Feedback Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 111
    • 22.2MANEJO DE REUNIONESDetectar necesidad Preparación. Buscar múltiples opiniones . Momento oportuno . Comunicar información . Espacio adecuado . Decisión colectiva . Facilidades comunicacionales . Buscar apoyo. . Agenda SALA DE REU- Desarrollo NIONES Invitación . Tiempo de socialización . Propósito . Minuta anterior . Lugar, fecha, hora y duración . Agenda flexible/rígida . Distribución de la agenda. . Eventos urgentes al inicio . Que se espera del participante Cierre . Conclusiones, próximos pasos y distribución del acta Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 112
    • 22.3 Actitudes en la comunicaciónFacilitador ConcluyenteSecretario REUNIÓN Motivador EFECTIVAIniciador Indagador Solucionador Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 113
    • Actitudes en la comunicación Saltador Bloqueador Ausente REUNIÓN Agresor INEFECTIVAAbogado del diablo Monopolizador Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 114
    • 22.4 Bases para construir un sistema de comunicación efectiva PROJECT OFFICE (Oficina exclusiva para INTRANET el Proyecto) WAR ROOM (Lugar de reunión,información actualizada ) PROJECT SUPPORT OFFICE ( Oficina KICK OF MEETING especial de apoyo a(Reunión de arranque del Todas las Gerencias Proyecto) De Proyecto Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 115
    • 22.5 FUENTES DE CONFLICTOS• 1.-PRIORIDADES DEL PROYECTO• 2.-RECURSOS HUMANOS• 3.-FUENTES TÉCNICAS• 4.-PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES• 5.-PROCEDIM. ADMINISTRATIVOS• 6.-CONTROL PRESUPUESTARIO• 7.-DIFERENCIAS EN LAS PERSONALIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 116
    • 22.6 PERSPECTIVAS DE UNA NEGOCIACIÓN YO GANO YO PIERDO TÚ GANAS TÚ GANAS I D N I T S E T G NEGOCIACIÓN R R I A B T U I T V I A V A YO PIERDO YO GANO TÚ PIERDES TÚ PIERDES Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 117
    • 23.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO • Incluye los procesos requeridos para adquirir productos( bienes y servicios) externos a la organización ejecutora, para lograr el alcance del Proyecto. • LOGÍSTICA.-Es el proceso de administrar estratégicamente el abastecimiento, el movimiento y almacenamiento de los materiales; inventario del producto terminado ( y los flujos de información relacionados) a través de la organización y canales de distribución, de forma tal que la actual y futura rentabilidad sean maximizadas a través del cumplimiento efectivo de los requerimientos. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 118
    • 23.1 LA LOGÍSTICA CORPORATIVA COMO ESTRATEGIA Sistema de Control Información Capital Trabajo Tecnplogía ORGANIZACIÓN Mercaderías DineroGestión de materiales Aprovisionamiento Producción, Distribución. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 119
    • 23.2 ACTIVIDADES LOGÍSTICAS LOGÍSTICA COMERCIAL/EMPRESARIAL Abastecimiento de Distribución materias primasFuentes desuministro Fabricas Almacén . Transporte . Control de inventarios . Proceso de pedidos . Compras . Packing (empaque)de Protección Clientes . Almacenamiento . Manipulación de mercaderías Picking(Atender o satisfacer el requerimiento de variados . Tipos de productos para un mismo pedido o solicitud). . Distribución . Entrega y Almacenamiento. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 120
    • 23.3 Justo a Tiempo (JIT) en Logística• Consiste en movilizar oportunamente las mercaderías o insumos de un punto a otro, de tal manera que no interrumpa el proceso productivo. Reduce los stocks d materias primas.• El Justo a Tiempo, nació a finales de la década de 1960-1970. Es una filosofía de control del flujo de los materiales.• El Justo a tiempo, evita el despilfarro desde la etapa de fabricación, mantenimiento y alamacenamiento.• Solo puede ser implementada con total efectividad si están integrados en ella todas las etapas de los procesos productivos:• Proveedores-Compradores-Centros de Almacenaje-Compras- Centros de distribución-Centros financieros. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 121
    • APLICACIÓN DEL JUSTO A TIEMPO LOGÍSTICO• LA FILOSOFÍA JAT (JIT) TRATA BÁSICAMENTE DE AÑADIR VALOR AL PROCESO PRODUCTIVO, ELIMINANDO DESPERDICIOS.• 1.-REALIZAR LAS COMPRAS DE INSUMOS EN EL MOMENTO JUSTO QUE SE NECESITEN PARA SER TRANSFORMADOS DE INMEDIATO.• 2.-ALMACENAR SOLO LA MATERIA PRIMA EN LA CANTIDAD NECESARIA PARA UN CORTO PROCESO PRODUCTIVO.• 3.-HACER LLEGAR LOS MATERIALES AL CENTRO DE PRODUCCIÓN EN EL MOMENTO REQUERIDO, NI ANTES NI DESPUÉS.• 4.-MOVER LOS MATERIALES EL MÍNIMO POSIBLE, CON EL MÍNIMO DE PERSONAL Y MÁQUINAS.• 5.-ELIMINAR LOS ALMACENES INTERMEDIOS Y FINALES.• 6.-DISTRIBUIR EL PRODUCTO, INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE SER PRODUCIDO, ELIMINANDO EN LO POSIBLE LOS ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS, CON UNA EXTRAORDINARIA ROTACIÓN.• 7.-ELIMINAR CUALQUIER PROCESO QUE SUPONGA ACUMULACIÓN O MOVIMIENTO QUE NO GENERE VALOR AL PRODUCTO. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 122
    • EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS• Los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) o Intranet constituyen en la actualidad una poderosa herramienta de las empresas para acercarse a sus clientes, proveedores y viceversa. Administra el intercambio de información entre la Empresa y sus colaboradores, tanto administrativo como guías de remisión, facturas, pedidos, controles de inventarios ajenos, datos técnicos, planificación de entregas y dinámica de las compras, etc. DISTRIBUIDORES TRANSPORTISTAS LOGÍSTICA JUSTO A TIEMPO FABRICANTES PROVEEDORES Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 123
    • 23.4 EL MÉTODO ABC COMO HERRAMIENTAPARA LA TOMA DE DECISIÓN EN EL ÁMBITO LOGÍSTICO• Se basa en la ley de Pareto o regla 80/20: “El 20% de los elementos ocasionan el 80% de los resultados y viceversa, el 80% de los elementos es responsable sólo del 20% del problema”.• EL MÉTODO ABC:• “ El 10% de los elemntos es responsable del 75% de los resultados, el 20% responde por el 15% y por último el 70% restante incide en el 10% del resultado total”. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 124
    • APLICACIÓN DEL MÉTODO ABC EN EL ALMACÉN• El método ABC nos permite diferenciar en tres grandes áreas los artículos, los que en primera instancia se clasifican por la importancia que representan al aparato productivo, por su utilidad y valor económico, debiendo previamente definir algunos conceptos técnicos.• ITEM ACTIVO.- Es cualquier artículo que en los últimos 12 meses a la fecha del análisis, haya tenido un flujo permanente de salida (consumo).• ITEM INACTIVO.- Este es definido como todo elemento o artículo que no ha tenido salida (Consumo) en los 12 meses antes a la fecha del estudio.• ITEM DEL GRUPO “A”.-Muy pocos en cantidad pero por el contrario un alto valor de consumo es significativa su importancia, por la representación que implica su alta inversión.• ITEM DEL GRUPO “B”.-La cantidad de productos es relativa y un Valor de consumo intermedio, por lo tanto los artículos son de importancia secundaria.• ITEM DEL GRUPO “C”.-Son artículos muy numerosos, de menor importancia, con un valor de consumo bajo, que tienen poca relevancia sobre la inversión, representando entre un 5 a 8% del Capital invertido.• FÓRMULAS A CONSIDERAR PARA LOS EJES “X” e “Y”• A=A ITEM CANTIDAD VALOR• B= A + B A 10% 75%• C= A + B + C B 20% 15% C 70% 10% Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 125
    • MÉTODO ABC 100 90 80 70V 60A 50L 40O 30R 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 CANTIDAD DE ARTÍCULOS Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 126
    • 23.5 OBJETIVOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 4S EN LOGÍSTICA CALIDAD TOTAL ELIMINAR ELIMINAR ELIMINAR ERRORES EQUIPOS INNECESARIOS AVERÍA ELIMINAR ELIMINAR INVENTARIOS INNECESARIOS DESPILFARRO ELIMINAR ELIMINAR ELIMINAR DEFECTOS DESASEO AUSENTISMO SEIRE SEITON SEISOU SEIKETSUArreglar Ordenar Limpiar Conservar Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 127
    • BENEFICIOS DE LA APLICACIÓN DE LAS 4S EXCELENCIA EN EL SERVICIO CERO CERO CERO CERO DAÑO DESPILFARRO AVERÍA DEFECTOS CERO CERO CERO CEROESTANCAMIENTO RETRASO CAMBIO QUEJAS CALIDAD TOTAL SEIRE SEITON SEIKETSU SEISOU Arreglar Ordenar Conservar Limpiar Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 128
    • 23.6 LOGÍSTICAINTERNACIONAL INCOTERMS 2000 • Establecen obligaciones entre vendedor y comprador respecto a la entrega y recepcion de mercaderías. • Señalan el lugar en el que el riesgo de pérdida se transmite de vendedor a comprador. • Indica quién asume las formalidades aduaneras y quien paga los derechos de aduana. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 129
    • LOS 13 INCOTERMS (I)Grupo E EXW En fábrica Ex Worksde SalidaGrupo F FCA Franco Free Carrier TransportistaSin Pago FAS Franco junto FreeTransp. al buque Alongside ShipPrincipal FOB Franco a Free On bordo del Board buque Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 130
    • LOS 13 INCOTERMS (II)Grupo C CFR Costo y flete Cost and Freight Cost CIF Costo, seguro y Insurange flete FreightCon pago CPT Transporte pagado Carriagetransp. Paid toprincipal hasta Carriage CIP Transporte y and seguro pagado Insurange hasta Paid Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 131
    • LOS 13 INCOTERMS (III)Grupo D DAF Entregada en Delivered AtLlegada frontera Frontier DES Entregada sobre Delivered buque Ex Ship DEQ Entregada en Delivered muelle Ex Quay DDU Entregada sin Delivered pagar derechos Duty Unpaid DDP Entregada Delivered derechos Duty Paid pagados Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 132
    • EXW - Ex Works (... Lugar convenido) -Documentos - Riesgo - Costos Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 133
    • FOB – Free On Board(... Puerto de carga convenido) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 134
    • CIF – Cost Insurange and Freight(... Puerto de destino convenido) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 135
    • DEQ – Del ivered ex Quay(... Puerto de destino convenido) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 136
    • DDP – Delivered Duty Paid(... Lugar de destino convenido) Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 137
    • INCOTERMS 2 000
    • Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 139
    • 24.-GERENCIA DE LA PROCURA (LOGÍSTICA) DEL PROYECTO DE ACUERDO AL PMI GERENCIA DE LA PROCURA DELPROYECTO 1.-PLANIFICACIÓN DE LA 5.-ADMINISTRACIÓN 3.-PROPUESTAS PROCURA DEL CONTRATO 2.-PLANIFICACIÓN 4.-SELECCIÓN 6.-CIERRE DE DE LAS DE LA CONTRATOS PROPUESTAS FUENTE Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 140
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de la Procura(Proceso de identificar qué necesidades del Proyecto pue den satisfacerse mejor, mediante la obtención de productos o servicios externos.1.-ENTRADAS1.1Documento de Alcance.- Describe los l´mites actuales del Proyecto.1.2 Descripción del Producto.1.3 Recursos de la Procura.-1.4 Condiciones de mercado.- Qué productos y servicios están disponibles en el mercado.1.5 Otras salidas de la Planificación. Estimaciones preliminares de costo y cronograma,planes de gerencia de calidad, proyecciones de flujo de caja, EDT, riesgos identificados ypersonal planificado.1.6 Restricciones.- Disponibilidad de recursos financieros, por ejemplo.1.7 Suposiciones.- Verdaderos reales o ciertos.2.-HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1 Análisis fabricar o comprar.- Determinar si un producto puede ser producido conefectividad en términos de costo por la organización ejecutora.2.2 Juicio experto.- Consultores, asosciaciones profesionales y técnicas, etc.2.3 Selección del tipo de contrato.-A suma alzada, costo reembolsable o de tiempo ymaterial(es un híbrido de los dos casos anteriores). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 141
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de la Procura(Proceso de identificar qué necesidades del Proyecto pue den satisfacerse mejor, mediante la obtención de productos o servicios externos.3.-SALIDAS3.1El Plan de Gerencia de la Procura.- Describe cómo los procesos de la Procura(desdela Planificación de las propuestas hasta el cierre de contrato) serán manejados.3.2.- Especificaciones de trabajo.- Describe en detalle suficiente el artículo a obtener. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 142
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Planificación de las Propuestas1.-ENTRADAS1.1.- El Plan de la Gerencia de la Procura.1.2.- Especificaciones de trabajo.1.3.- Otras salidas de la Planificación. Debe ser coordinada con el Cronograma delProyecto.2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1.- Formas estándar. Incluyen contratos estándar, descripciones estándar d e artículos de la procura.2.2.- Juicio experto.3.-SALIDAS3.1.-Documentos de la procura: Invitación a licitación, solicitud de propuesta; solicitud de cotización; invitación a negociación y respuesta inicial del contratista.3.2.- Criterios de evaluación del proveedor: comprensión de la necesidad, el costo de ciclo de vida o costo global, la capacidad técnica, capacidad financiera, enfoque ge-rencial. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 143
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Propuestas1.-ENTRADAS1.1.- Documentos.1.2.- Lista de proveedores calificados.2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1.-Conferencias o reuniones de postores.2.2.- Publicidad.3.-SALIDAS3.1.-Propuestas. Son documentos preparados pòr los proveedores que describen lahabilidad y disposición del proveedor del producto solicitado. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 144
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Selección de la fuente1.-ENTRADAS1.1.- Propuestas.1.2.- Criterios de evaluación.1.3.-Políticas organizacionales.2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1.-Negociación del contrato.2.2.-Sistema de ponderación en la evaluación de propuestas.2.3.- Sistema de filtrado.2.4.- Estimaciones independientes3.-SALIDAS3.1.-Contrato. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 145
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Administración del Contrato1.-ENTRADAS1.1.- Contrato1.2.- Resultados del trabajo del proveedor.1.3.- Solicitudes de cambio.1.4.- Facturas del proveedor.2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1.-Sistema de control de cambios del contrato.2.2.- Reportes de performance.2.3.- Sistema de pagos al proveedor.3.-SALIDAS3.1.-Correspondencia.3.2.- Cambio del contrato.3.3.- Solicitudes de pago. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 146
    • • GERENCIA DE LA PROCURA DEL PROYECTO Cierre del Contrato1.-ENTRADAS1.1.- Documentación de cierre; contrato, cambios, cronogramas, documentos financieros, etc.2.- HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS2.1.-Auditorías de la Procura. Revisión estructurada del proceso de la procura des-de la Planificación hasta la administración del contrato.3.-SALIDAS3.1.-Archivo del contrato.3.2.- Aceptación formal y cierre. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 147
    • 25. CONCLUSIONES.• 1.-Definitivamente para mejorar el desempeño ( Calidad, Productividad, Innovación tecnológica los cuales generan Competitividad, Aseguramiento de Calidad, Rentabilidad y Cumplimiento de Objetivos) se debe capacitar a los responsables de Proyectos en Gerencia, siendo los postulados del PMBOK, junto con el reforzamiento de la nueva filosofía de la Producción aplicada a la Construcción(LEAN CONSTRUCTION) los más indicados.• 2.-Todo Gerente de Proyecto debe tener un dominio de las siguientes áreas del conocimiento:• 2.1 Gerencia del Alcance.• 2.2 Gerencia de la Integración• 2.3 Gerencia de las Comunicaciones• 2.4 Gerencia de los Recursos Humanos.• Debe tener conocimientos de las demás Gerencias que exigen una mayor especialización como:• 2.5 La Gerencia de Costos• 2.6 gerencia del Tiempo• 2.7 Gerencia de Logística.• 2.8 Gerencia de Riesgos• 2.9 Gerencia de Calidad y Productividad..• Debe, el Gerente de Proyecto poseer conocimientos de Economía Gerencial( macro y microeconomía); Contabilidad Gerencia, para interpretar los Balances, Estados de Ganancias y pérdidas, Evaluación de Proyectos de Inversión(VAN, TIR, B/C); Marketing, Finanzas(interpretación de indicadores financieros como el ROI). Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 148
    • 26.-BIBLIOGRAFÍA• 1.-Américo Albala-Ediciones del Colegio de Ingenieros de Chile:1993• Dirección de Proyectos: teoría y Práctica.• 2.-Rafael Heredia-Editorial Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales Universidad Politécnica de Madrid-España: 1985. * Libro de consulta recomendado.• Dirección Integrada de Proyecto(DIP)-“Project Management”.• 3.-Alfredo Serpell Bley.-Ediciones Universidad Católica de Chile:1997• Administración de Operaciones de Construcción. * Libro de consulta recomendado.• 4.-Project Management Institute-Editorial Asociación Española de Ingeniería de Proyectos AEIPRO: 1998• Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos: PMI Standard Committee.• 5.-Donald Barrie y Boyd C. Paulson-McGraw Hill Inc.-USA: 1992• Professional Construction Management.• 6.-George J. Ritz-Editorial McGraw Hill Inc-USA: 1990• Total Engineering Project Management• 7.-Michael T. Callahan-Daniel G. Quackenbush-James E. Rowings- Editorial McGraw Hill Inc-USA: 1992• Construction Project Scheduling Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 149
    • • 8.José Antonio Domínguez Machuca y colaboradores-Tomos I y II- Editorial McGraw Hill-España 1999• Dirección de Operaciones: aspectos tácticos y operativos en la Producción y los Servicios• 9.-David Burstein-Frank Stasiowsky-Editorial Trillas-España: 1998• Administración de Proyectos: Guía para Arquitectos e Ingenieros Civiles.• 10.-Primer Vicerrectorado y sección estudiantil PMI-UNI. Perú 2001• Gerencia de proyectos: hábito de vida profesional.• 11.-Alberto Domingo Ajenjo. Editorial Alfaomega-México. 2000.• Dirección y Gestión de Proyectos: un enfoque práctico.• 12.-Pedro Briceño L. Editorial McGraw Hill/Interamericana de Chile Ltda.. 1996• Administración y Dirección de Proyectos. Un enfoque integrado.• 13.-W. Alan Randolph-Barry Z. Posner. Editorial McGraw Hill. Santa Fé de Bogotá-Colombia. 2000.• Gerencia de Proyectos. Cómo dirigir exitosamente equipos de trabajo.• 14.-Luis Enrique Palacios A. Editorial Universidad Católica Andrés Bello-Caracas. 2000.• Principios esenciales para realizar Proyectos. Un enfoque latino. Ing. Walter Rodríguez wrcastillejo@terra.com.pe 150