ЕЛАУ, типові рішення для архівів

1. Рішення та послуги компанії
для державних установ
Нова ера інформації!

2. «Паперова» інформатизація
 Станом на 2011 рік в Україні оцифровано близько
1% архівної інформації.
 Паперовий документообіг в міністерствах та
відомчих установах становить 70% від загального
масиву інформації.
 На заводах та промислових підприємствах 80%
технічної документації знаходяться в
паперовому вигляді.
 За даними компаній Gartner і Xerox,
використовуючи паперовий документообіг
компанії витрачають 10% робочого часу на
пошук інформації, тобто щороку організація
витрачає місячний зарплатний фонд.

3. Компанія ЕЛАУ пропонує комплексні рішення зі створення
електронних архівів
• Розробка інноваційних інформаційних систем та
технологічних рішень, з урахуванням індивідуальних
потреб Замовника.
• Повний комплекс робіт зі сканування, наповнення і
індексації будь-яких видів документів.
• Інформаційна, технологічна, сервісна підтримка
роботи з електронними архівами на всіх етапах
співробітництва, а також після завершення активної
фази проектів.

4. Рішення і послуги «ЕЛАУ»,
розроблені спеціально для державних установ:
Департамент/відділ: Рішення:
Канцелярія, відділ  Електронний архів організаційно-розпорядчих документів.
делопроизводства
 Folium.Кадровик, електронна картотека співробітників.
Кадровий відділ
Архівний відділ  Бібліотека електронних архівних справ.
Департамент фінансового  Система обліку договорів
забезпечення, бухгалтерія
 Наповненння й актуалізація даних інформаційних систем
Юридичний відділ
 Науково - технічний архів
Відділ забезпечення
доступу до публічної
інформації  Електронна бібліотека

5. Переваги електронного архіву
 Оперативність. Потрібний документ можна використовувати за лічені секунди.
Співробітникові не потрібно переглядати паперові документи, щоб виконувати
аналітику.
 Упорядковане зберігання. Структурований масив файлів, зручний механізм
представлення електронних образів.
 Безпека і конфіденційність. Електронний фонд архівних справ вбереже від
несанкціонованого доступу до документів, забезпечить додаткову копію документа, в
разі його незворотної втрати (, изъятие, стихийные бедствие, и т.д.).
 Одночасне використання. Електронну копію документа можуть одночасно переглядати
кілька співробітників.
 Віддалений доступ. Щоб отримати доступ до системи не потрібно додатково
встановлювати програми – достатньо підключення до локальної або інтернет-мережі.

6. Електронний архів
організаційно-розпорядчої документації
Пошук документа
здійснюється за
узгодженими критеріями.
Наприклад,
• тип документа (наказ,
протокол, заява, рішення,
тощо);
• дата (можуть вводитися
крайні значення – з .. до … );

7. Електронний архів ОРД
Приклад сформованої бази даних відсканованих документів.

8. «Folium.Кадровик»
рішення для роботи з особовими справами і картками співробітників
• Пошук інформації про співробітника займає всього 10 секунд!
• Структурована інформація за кожною кадровою одиницею.
• Наявність страхового фонду облікової документації у разі форс-мажорної втрати
• Зручний і розмежований доступ до копій документів.
• Отримання копій документів без звернення до паперового оригіналу (наприклад, для надання за запитом, для
відправки в інші підрозділи.

9. Наповнення
систем електронного документообігу
ЭЛАУ здійснює роботи із завантаження оцифрованих документів,
проіндексованих за необхідними полями до СЕД, у т.ч. такі як:
А також виконує актуалізацію даних інформаційних систем організації/
установи

10. Рішення «Система обліку договорів»
для відділів фінансів, юридичного, кадрів
Електронна база даних архіву
договорів з можливістю:
• пошуку документа за його
реквізитами;
• одночасної роботы користувачів з
одним документом;
• формування підбірки документів
за будь-якою ознакою;
• роздрукувати комплект
необхідної документації,
надсилання електронною
поштою.

11. «Система обліку договорів»
Простий формат
представлення
пов’язаних документів у
вигляді електронних
справ.

12. Научно-технический архив
Решение дает возможность осуществлять поиск документа
согласно введенным данным, содержащееся в спецификации

13. Технологія ЕЛАУ

14. Гарантії якості ЕЛАУ
• компанія використовує промислове обладнання і технології
• працює з сертифікованим програмним забезпеченням;
• практикує проектний підхід до роботи: проведення
експертизи, підготовка технічного завдання, календарного
плану робіт, регламенту організації робіт, узгодження
критеріїв якості;
• здійснює технічну підтримку інформаційного ресурсу;

15. Наші переваги. Промислова технологія сканування
Швидкість виконання на 1 одиниці обладнання:
Розшиті документи
(посторінково) 1млн. стор. 10 млн. стор. 100 млн. стор.
Виконання робіт із залученням
персоналу компанії 100 днів 3,8 роки 38 років
Технологія ЕЛАУ* 10 днів 100 днів 2,7 років
Швидкість виконання на 1 одиниці обладнання:
Зшиті документи
1млн. стор. 10 млн. стор. 100 млн. стор.
Виконання робіт із залученням
персоналу компанії 3,8 років 38 років 380 років
Технологія ЕЛАУ* 0,6 року 6 років 60 років
* Технологія ЕЛАУ – це використання промислового обладнання, спеціалізованого
програмного забезпечення для обробки графічних образів,
сертифіковані спеціалісти, високий рівень організації робіт.

16. Наші переваги. Технологія індексації
Індексація – внесення інформації (ключових слів), що містяться в
документах, згідно затверджених пошукових полів.
 робота с рукописними документами;
 машинодрукованими документами поганої якості (згасаючий текст, часткова
втрата тексту, тощо) та/або документи з рукописними ідентифікаційними ознаками (номер,
дата, ПІБ, тощо);
 документи з плаваючими ідентифікаційними ознаками (на різних документах
розміщенні в різних місцях);
 створення комплектів пов’язаних
документів (наприклад, до договору потрібно
прикріпити всі залежні від нього документи – рахунки,
рахунки-фактури, видаткові накладні, тощо – усього до 15
типів документів);
 індексація відповідно до ГОСТів
(конструкторської і технічної документації,
бібліографічний, тощо);
 багаторівнева система верифікації
(перевірки) даних.

17. Запрошуємо до співпраці!
Тел./факс: +380 (44) 498-20-09
Ел. пошта: info@elau.org
Наш сайт: www.elau.org