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EverSuite Compliance - Votre système d'archivage mixte

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EverSuite Compliance permet la mise en œuvre d’un système mixte d’archivage électronique (SAE) et papier sécurisé et évolutif. La solution aide les organisations à désengorger leurs applications …

EverSuite Compliance permet la mise en œuvre d’un système mixte d’archivage électronique (SAE) et papier sécurisé et évolutif. La solution aide les organisations à désengorger leurs applications métier et à urbaniser leur système d’information tout en facilitant l’accès aux éléments archivés grâce à des fonctions de remise en ligne intégrées. Conforme aux normes archivistiques et aux exigences légales de traçabilité et de conservation internationales, le logiciel d’archivage électronique EverSuite Compliance préserve l’intégrité de l’information afin de garantir une valeur probatoire forte aux archives numériques en cas de litige.

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  • 1. 1© EVER TEAM SA – www.ever-team.comPhilippe KERREST – Consultant EverSuiteJuin 2013EverSuite ComplianceVotre système darchivage mixteJuin 2013Noureddine Lamriri - Responsable consultant ECM
  • 2. 2© EVER TEAM SA – www.ever-team.comLes enjeux de l’archivage électroniqueL’archivage est une préoccupation grandissante des entreprises.Celles-ci devant relever des enjeux : Économiques : en maîtrisant les processus de tri et de destruction desarchives. Il est à noter que le volume à archiver double tous les 9 à 12 mois. Organisationnels : en rationalisant les flux d’archives entrant. Ces flux sontaujourd’hui multi-canal, multi-format, multi-flux. Réglementaires : en étant en phase avec le cadre réglementaire, normatif,législatif, en lien avec leur activité et leur fond documentaire.EverSuite Compliance constitue une solutionsimple et cohérente pour l’archivage de tousles types de flux de l’entreprise. De plus,quelque soit le support, électronique oupapier, en donnant le cas échéant une valeurprobatoire au document archivé, avec uneremise en ligne et un accès facilité àl’information.
  • 3. 3© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Ce type de progiciel s’articule autour demodules interopérables etcomplémentaires permettant de couvrirl’ensemble du spectre applicatif : Guichet unique d’accès aux archives Référentiel archives mixte unifié La gestion des archives physique La gestion des archives électroniqueProgiciel d’archivage mixte – Pourquoi ? Les apports ? Partage de l’information Maitrise des risques Référentiel documentaire d’entreprise fiableAinsi, garantir une parfaite gouvernance de l’information
  • 4. 4© EVER TEAM SA – www.ever-team.comLes atouts d’EverSuite Compliance Archivage Mixte de tous types de flux de données ou de documentsquel que soit leur support : Combinaison de l’archivage papier etélectronique Respect du cadre normatif : NFZ 42013:2009, ISO-15489, ISO-14721(OAIS),… Module de remise en ligne et de recherche avancée Prise en charge de la valeur probatoire
  • 5. 5© EVER TEAM SA – www.ever-team.comDispositifs depérennisationSystèmed’ArchivageGlobalSolutionEverSuite ComplianceLes apports d’EverSuite ComplianceSystèmes OpérationnelsDispositifs depérennisationERPCRMEditiqueFlux papierGEDRHDispositifs de sauvegardeBrique Archivage dédiéeBrique Archivage dédiéeBrique Archivage dédiéeBrique Archivage dédiée…Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitives
  • 6. 6© EVER TEAM SA – www.ever-team.comDispositifs depérennisationSystèmed’ArchivageGlobalSolutionEverSuite ComplianceSystèmes OpérationnelsDispositifs depérennisationERPCRMEditiqueFlux papierGEDRHDispositifs de sauvegardeSystème d’ArchivageGlobalSolution EverSuiteCompliance…Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitivesLes apports d’EverSuite Compliance
  • 7. 7© EVER TEAM SA – www.ever-team.comEverSuite Compliance
  • 8. 8© EVER TEAM SA – www.ever-team.comLes fonctions à retenirSas d’importmulti sources1Mécanisme d’injectiondédié à la prise en charged’archives2Sécurisationdes dépôts5Stockage multi sites etindépendance / support7Traçabilitédes actions9 Remise en ligneautomatisée8Aiguillage intelligent versles supports6Référentield’archivage métier3Souplesse d’unprogiciel intégré10Maitrise du cyclede vie4
  • 9. 9© EVER TEAM SA – www.ever-team.comLes fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance RechercheMode de recherche simple /avancéeAffichage des listes de résultatsConsultation de l’archive Navigation dans le plan de classementAffichage de la notice archives ou du fichierélectroniquePlan de classement dynamique (multiclassement, respect du référentield’archivage,…)Accès au plan de classement depuis le poste detravailAffichage des propriétés du document
  • 10. 10© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Saisie manuelle d’archivage mixteFormulaire webAjouter un fichier électronique par la fonction« Parcourir »Ajouter un fichier électronique par lafonction« Glisser déplacer » depuis WindowsAffichage de l’archive et des fichiers associés Import de masse d’archivesImport de masse électroniqueImport de versement de masse Référentiel d’archivageDéfinition des règles de gestionLes fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance
  • 11. 11© EVER TEAM SA – www.ever-team.com Espace de stockage papier et électronique Statistique et traçabilitéModule CommunicationCompteurs boites et dossiersEtat des magasinsLes fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance
  • 12. 12© EVER TEAM SA – www.ever-team.comObjectifs d’un référentiel d’archivage Outil indispensable dans la mise en œuvred’une politique d’archivage globale Outil de référence décrivant, pour chaqueorganisation, les règles applicables à chaquetypologie de document, dont principalement : La durée de conservation, La durée d’accès, Le sort final, Les conditions de diffusions, La description du cadre d’application. Le référentiel d’archivage prend en compte,notamment : Les exigences législatives, réglementaires etnormatives, Les exigences particulières (géographiques,organisationnelles, temporelles, autres)
  • 13. 13© EVER TEAM SA – www.ever-team.comEverSuite Compliance – En synthèse Le système répond au triple objectifs suivant : Sécurisation/pérennisation de l’archivage de flux de donnéeset de documents Réduction du coût de stockage et du coût de remise en ligne Satisfaction des utilisateurMais également : Désengorgement des applications métiers en production. Dispose d’une progiciel de gestion d’archives électronique : Administration « fonctionnelle » Briques intégrées (import, gestion, recherche,…) Indépendance vis-à-vis des supports, solutions de stockagechoisie. Centralisation de la politique d’archivage sur une unique solution(données et documents électronique et flux papier) L’adéquation avec les normes archivistiques et de RecordsManagement (ISO 15489, NFZ42013, Dublin Core, MoReq2, ISO14721, ISO 19005)
  • 14. 14© EVER TEAM SA – www.ever-team.comExpert de l’ECM+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents etde ContenuDes centaines de clients en EMEA10% de croissance en France en 2012
  • 15. 15© EVER TEAM SA – www.ever-team.comLa gamme EverSuiteDes solutions packagées, paramétrables & évolutivesUn spectre ECM complet :acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher,valoriserDisponibles sous J2EE ou SharePoint
  • 16. 16© EVER TEAM SA – www.ever-team.comhttp://blog.ever-team.comEVER BLOGSSuivez nos experts enArchivage&Case Management
  • 17. 17© EVER TEAM SA – www.ever-team.comPour contacter EVER TEAMwww.ever-team.comhttp://blog.ever-team.commarketing@ever-team.com+33 (0)4 26 68 33 00www.facebook.com/everteamhttp://twitter.com/ever_team_fr