0
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàAGENDA      ¿Qué es la Gestión Documental?      Enterprise Content Managemen...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
El fundador de la Gestión DocumentalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàZenodoto de Efeso (s. III a.C.)      Pri...
Los problemas de ZenodotoEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà      ¿Qué rollos forman parte de la biblioteca?   ...
Zenodoto en la era digitalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà      Los rollos son ahora documentos digitales.  ...
Zenodoto trabaja en una organizaciónEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Tiene un portátil con 500 Gb de disco d...
Gestión documentalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàSubtítol apartat 1    La Gestión Documental busca ofrecer ...
¿Información o conocimiento?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà  La información acumulada en una organización e...
¿Porque implantar ECM?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà    Reducir riesgos       Deslocalización de informaci...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
Enterprise Content ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàComponentes       Gestión de documentos       P...
Gestión de documentos: El Core de ECMEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà     Un documento es el conjunto formad...
Gestión de documentos: FuncionalidadesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà      Incorporar/obtener documentos   ...
Procesamiento de imagenesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà    Para hacer una gestión documental completa se r...
Workflow/Business Process ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà    El Business Process Management (BPM)...
Capacidades de SocializaciónEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà    Ofrecer la posibilidad de compartir y anotar...
Web Content Management (WCM)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà    Los contenidos generados en la empresa son m...
Record ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà     Un record es un contenido que:         No debería ser ...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
¿Qué opina Gartner?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
Productos destacadosEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà      Documentum (EMC)      Sharepoint (Microsoft)      ...
Documentum (EMC)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà      Fortalezas                 Solución muy integrada     ...
Sharepoint (Microsoft)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà   Fortalezas   Percepción de bajo coste/libre en el ...
IMB ECM (IBM)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà     Fortalezas                 Una de las plataformas con más ...
Alfresco (Open source)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà     Fortalezas                 Percepción en el merca...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
Una herramienta completaEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter    Desarrollar un portal de        ...
WebCenter en Fusion MiddlewareEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter      Marca única y plataforma...
WebCenter en Fusion Middleware (Oracle WebCenter)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter           ...
Oracle WebCenter SitesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàWebCenter Sites      Antiguo fatwire                  ...
Oracle WebCenter SitesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Sites
Oracle WebCenter SocialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàWebCenter Social                                     ...
Oracle WebCenter SocialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Social
Oracle WebCenter ContentEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàGestor documental 2.0    Gestor documental colaborat...
Oracle WebCenter ContentEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Documental
Portal integrador de aplicacionesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter Portal    Creación de apli...
Oracle WebCenter PortalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Portal
Oracle Content Management                  Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                                 ...
Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà                              ...
Eliminación de facturas en papelEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàArquitectura de la solución                 ...
Modernización de la fuerza comercialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàArquitectura de la solución
PreguntasEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Sesión técnica sobre gestion documental

475

Published on

Jornada sobre Gestión Documental
Ayer tuvo lugar la sesión técnica sobre Gestión Documental, que llevó a cabo Carlos Biosca, consultor de Avanttic
A lo largo de la misma se presentaron las ideas básicas de los “gestores documentales” que nos pueden ayudar a gestionar la gran cantidad de información no estructurada que movemos día a día, y se presentaron diferentes productos del mercado e ideas generales sobre cómo abordar un proyecto de estas características.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
475
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
39
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Sesión técnica sobre gestion documental"

  1. 1. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es Gestión Documental
  2. 2. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàAGENDA ¿Qué es la Gestión Documental? Enterprise Content Management Productos de ECM Oracle WebCenter Content Casos
  3. 3. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es ¿Qué es la Gestión Documental?
  4. 4. El fundador de la Gestión DocumentalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàZenodoto de Efeso (s. III a.C.) Primer bibliotecario de la Biblioteca de Alejandria 400.000 rollos de papiro ¿Cómo localizar cada uno de los rollos?
  5. 5. Los problemas de ZenodotoEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà ¿Qué rollos forman parte de la biblioteca? ¿Cómo puedo saberlo de una forma rápida? ¿Cómo encuentro el rollo dentro de la biblioteca? ¿Cómo consigo encontrar el conocimiento que busco?
  6. 6. Zenodoto en la era digitalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Los rollos son ahora documentos digitales. Ya no llenan estantes si no bytes Hoy en día, llevaría toda su Biblioteca en el bolsillo ¿Tendría problemas similares?
  7. 7. Zenodoto trabaja en una organizaciónEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Tiene un portátil con 500 Gb de disco duro El documento medio pesa 0,5 Mb 500.000 Mb / 0,5 Mb = 1.000.000 documentos La empresa tiene 50 trabajadores con portátiles similares 1.000.000 documentos x 50 = 50.000.000 documentos ¿Como consigue la organización saber donde está lainformación que requiere en cada momento?
  8. 8. Gestión documentalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàSubtítol apartat 1 La Gestión Documental busca ofrecer a las organizaciones herramientas para gestionar sus documentos: Con seguridad Con trazabilidad Colaborativa Hablamos más de Enterprise Content Management (ECM) porque esta última tiene una visión más ámplia. No sólo gestiona documentos, si no, todos los contenidos digitales de la organización (imágenes, videos…)
  9. 9. ¿Información o conocimiento?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà La información acumulada en una organización es mayor a cada día que pasa Existen 2 grandes tipos de información Estructurada (20%): es posible procesarla de manera automática No estructurada (80%): es heterogénea tanto en la forma como en el contenido La información estructurada se puede transformar en conocimiento (por ejemplo, con Business Intelligence) ECM intenta organizar la información no estructurada para que pueda extraerse conocimiento de ella
  10. 10. ¿Porque implantar ECM?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Reducir riesgos Deslocalización de información importante Acceso no autorizado a la información Indeterminación del origen No conocer qué versión es la última Mejorar la eficiencia Reducir duplicidades Reducir tiempos de búsqueda de la información Reducir ciclos de vida documentales Cumplimiento estándares de calidad (ISO 9001, ISO 14001)
  11. 11. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es Enterprise Content Management
  12. 12. Enterprise Content ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàComponentes Gestión de documentos Procesamiento de imágenes Workflow/Business Process Management Capacidades de Socialización Web Content Management (WCM) Records Management Digital Asset Management (DAM)
  13. 13. Gestión de documentos: El Core de ECMEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Un documento es el conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados en el mismo. Un documento digital es un archivo en un formato concreto (pdf, jpeg…) Los metadatos son datos estructurados que se pueden asociar El primer paso hacia la estructuración de la información, es la definición de conjuntos de metadatos asociados a tipos de documentos
  14. 14. Gestión de documentos: FuncionalidadesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Incorporar/obtener documentos Control de versiones Control de la seguridad de acceso Búsqueda por metadatos Búsqueda por contenido Texto Audio reconocido
  15. 15. Procesamiento de imagenesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Para hacer una gestión documental completa se requiere convertir el documento en papel a documento electrónico Captura de documentos Hardware (fuera del alcance de los productos) Software (OCR) Procesamiento de formularios Capacidades de automatización del proceso Capturar  Guardar en el repositorio  Iniciar proceso
  16. 16. Workflow/Business Process ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà El Business Process Management (BPM) intenta alinear el negocio con las TIC mediante herramientas de diseño e implementación de procesos A nivel de ECM, se exige que admita la definición de procesos de negocio orientados a la revisión y aprobación de nuevos contenidos Definir participantes Definir flujo de tareas (paralelo o secuencial) Es deseable que ofrezca alguna herramienta gráfica para el diseño de estos procesos
  17. 17. Capacidades de SocializaciónEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Ofrecer la posibilidad de compartir y anotar documentos y contenidos. Herramientas 2.0: Blogs Wikis Foros Los usuarios (empleados o externos) de la organización complementan la información de los documentos, transformándola en conocimiento compartido En esta interacción social, cada vez tienen más peso los contenidos de video. Cada vez más organizaciones ofrecen este tipo de contenidos
  18. 18. Web Content Management (WCM)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Los contenidos generados en la empresa son material susceptible de formar parte de: Portales corporativos Portales de clientes Webs externas El Web Content Management facilita la gestión de todo este contenido, de tal manera, que no requiera la intervención de IT. Los usuarios responsables pueden: Añadir nuevas páginas Modificar contenido existente Ligar con documentos almacenados en el repositorio
  19. 19. Record ManagementEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Un record es un contenido que: No debería ser alterable una vez creado Debe ser conservado por un periodo mínimo de tiempo Normalmente está asociado a requisitos legales o corporativos ECM debe facilitar la gestión y control de este tipo de contenidos
  20. 20. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es Productos de Gestión Documental
  21. 21. ¿Qué opina Gartner?Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
  22. 22. Productos destacadosEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Documentum (EMC) Sharepoint (Microsoft) IBM ECM (IBM) Alfresco (Open source) Webcenter (Oracle)
  23. 23. Documentum (EMC)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Fortalezas Solución muy integrada Ofrece soluciones verticales de negocio Alto nivel de integración con generadores de contenido Mensajería para la gestión del ciclo de vida Debilidades Reciente enfoque al Case Management vs posicionamiento del ECM WCM poco elaborado. Delegado a Fatwire Ausencia de soluciones 2.0 Alto coste de consultoría para su implementación Licenciamiento por usuario + CPU
  24. 24. Sharepoint (Microsoft)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Fortalezas Percepción de bajo coste/libre en el mercado Atractivo a usuarios de negocio, con alto nivel de integración con el escritorio Integración del ECM en Office y Aplicaciones de Windows Server Genera funcionalidad completa - ECM, BI, Portal, colaboración, búsqueda y formularios Debilidades •Fomenta particiones de contenido contra la filosofía de ECM •Sin funcionalidades de escaneado •Integración parcial con DAM de terceros 3 ª mediante infraestructuras separadas •WCM poco elaborado •La solución completa sale cara
  25. 25. IMB ECM (IBM)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Fortalezas Una de las plataformas con más historia Muy buena organización de los servicios que ofrece Muy potente comercialmente Debilidades Suite de productos con funcionalidades duplicadas Implementación costosa y compleja Funcionalidad de búsqueda dependiente de un producto externo (Verity) WCM poco elaborado Mala integración con .NET
  26. 26. Alfresco (Open source)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà Fortalezas Percepción en el mercado de solución “gratuita” o de “bajo coste de suscripción” Comunidad en alza Canal de partners Debilidades Servicios básicos de contenido WCM poco elaborado Ausencia de DAM Sin funcionalidades de escaneado Sin workflow propio Elevado coste de integración (desarrollos a medida)
  27. 27. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es Oracle WebCenter
  28. 28. Una herramienta completaEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter Desarrollar un portal de Oracle Fusion Middleware empresa que concentre nuestras aplicaciones Oracle WebCenter Gestionar documentación Portal Content Composite Applications Enterprise asociada al negocio & Mash-ups Content Management Proveer de herramientas Social Sites Web Experience colaborativas para facilitar el Enterprise Social Software Management trabajo de los empleados Gestionar webs orientadas a clientes
  29. 29. WebCenter en Fusion MiddlewareEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter Marca única y plataforma integrada: Portales, Sites, WCM, WEM, ECM, Colaboración, Document Management, Records Management, Imaging, DAM Componente Clave: + de 90.000 clientes Middleware + de 19.000 clientes WebCenter Crecimiento tecnológico Adquisición de Fatwire Fuerte inversión en personas & I+D
  30. 30. WebCenter en Fusion Middleware (Oracle WebCenter)Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter 1. Gestión documental y de contenidos integrada Completa 2. Aplicaciones Ricas y Aplicaciones Compuestas 3. Colaboración, Servicios 2.0 y Redes Sociales 4. Basada en estándares web y Java. 5. Integración con sistemas existentes. Muchos conectores Abierta preexistentes. 6. Multiplataforma y multicanal 7. Interfaz de usuario y administración unificada. Integrada 8. Pila de software empresarial integrada (FMW). 9. Reconocimiento de Analistas (Gartner) Líder 10. Presencia en el Mercado
  31. 31. Oracle WebCenter SitesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàWebCenter Sites Antiguo fatwire Oracle Fusion Middleware Publica toda la información Oracle WebCenter proveniente de cualquier canal o sistema Portal Content Composite Enterprise Applications Content Management Sitio web de canal para la & Mash-ups comunicación, marketing, clientes y el comercio. Social Sites Web Experience Solución web integradora y Enterprise Social Software Management abierta
  32. 32. Oracle WebCenter SitesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Sites
  33. 33. Oracle WebCenter SocialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàWebCenter Social Oracle Fusion Middleware Creado y optimizado para realizar todo tipo de redes Oracle WebCenter sociales empresariales con usabilidad compartida por las Portal Content Composite redes más extendidas Applications Enterprise Content Management & Mash-ups Entorno de colaboración 2.0 profesional, privado, seguro y Social Sites Web Experience organizado según tipos de Enterprise Social Software Management mensajes.
  34. 34. Oracle WebCenter SocialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Social
  35. 35. Oracle WebCenter ContentEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàGestor documental 2.0 Gestor documental colaborativo Oracle Fusion Middleware y abierto Oracle WebCenter Gestión de Documentos y Contenidos en muy diferentes Portal Content Composite formatos Applications Enterprise Content Management & Mash-ups Integración con Contenidos y Documentos de Oracle Fusion: BPM, Portal, CRM, Apps, … Social Sites Enterprise Web Experience Social Software Management Conjuntamente con Sites tiene un motor de conversiones para entregar documentos y multimedia en formatos optimizados para su consumo en sitios Web
  36. 36. Oracle WebCenter ContentEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Documental
  37. 37. Portal integrador de aplicacionesEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàOracle WebCenter Portal Creación de aplicaciones Oracle Fusion Middleware compuestas Oracle WebCenter Acceso a Contenidos y Portal Content Documentos Composite Enterprise Applications Content Management & Mash-ups Colaboración basada en Software Social para compartir y Social Sites Web Experience comunicarse de una forma más Enterprise Social Software Management ágil y eficiente
  38. 38. Oracle WebCenter PortalEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàExperiencia Portal
  39. 39. Oracle Content Management Escola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà E-BUSINESS SUITE PEOPLESOFT SIEBEL | JD EDWARDS Oracle Enterprise Content ManagementSOA, BPM, JDev Desktop & Portal OOTB Application Mobile Connectors Office Web Apps Connectors Delivery IntegrationsIdentity Mgmt A High Values Features and Services D Notes / Business Capture Web Content Archiving Imaging A Domino FUSION Intelligence P File MIDDLE T Systems WARE Digital Assets Document Rights Records E 3rd Party R Application Core Content Services S Grid Oracle Database Oracle 3rd Party SecureFiles, AuditVault, Storage Database, Database Vault, RAC File System Archive Manager
  40. 40. Escola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà www.eug.es Casos
  41. 41. Eliminación de facturas en papelEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàArquitectura de la solución Facturas de Proveedores Facturas de Proveedores Oracle UCM Oracle OSB Oracle OFR Oracle BPM (gestor (bus) (captura) (proceso) documental) Sistema Sistema Intermedio SerhsNET legalización (SQL Server)
  42. 42. Modernización de la fuerza comercialEscola Universitària d’Informàtica Tomàs CerdàArquitectura de la solución
  43. 43. PreguntasEscola Universitària d’Informàtica Tomàs Cerdà
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×