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Informe pormenorizado del estado del control interno enero octubre
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Informe pormenorizado del estado del control interno enero octubre

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  • 1. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011Jefe de Control Interno, Período evaluado: Enero – Octubre 2011 GLORIA ELENA LÓPEZ RIVASo quien haga sus veces: Fecha de elaboración: Nov. 09 de 2011 Subsistema de Control Estratégico Dificultades • No se han implementado mecanismos para el despliegue y evaluación de los principios y valores institucionales. • No se ha implementado el programa de re-inducción. • No se ha adoptaba el sistema de evaluación de desempeño acorde a la normativa vigente. • La intervención forzosa administrativa a la ESE Hospital Francisco Valderrama ha exigido un replanteamiento general de las estrategias administrativas, como es la necesidad de realizar una reestructuración los pasivos de la entidad, cuya información financiera presenta saldos irreales, dado que en la entidad se pueden evidenciar un sinnúmero de cuentas por pagar que no han sido legalizadas por falta de algunos soportes. • No se ha conformado la comisión de personal. • La estructura organizacional no ha sido actualizada. • Se evidencian en la institución riesgos de tipo laboral, los cuales deberían ser monitoreados por el Comité de Salud Ocupacional, quienes el cual se encuentra inoperante en estos últimos tres meses. • No se ha definido el responsable para la ejecución del programa de Tecnovigilancia. Avances • Los principios y valores institucionales se encuentran documentados y adoptados mediante acto administrativo. Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia
  • 2. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8 • El manual de funciones y competencias se encuentra documentado y aprobado mediante acto administrativo. Su actualización está en proceso. • El programa de inducción y reinducción se encuentra documentado. • El comité de bienestar social se encuentra activo. • Los procesos de gestión de talento humano se encuentran documentados. • Se fusionó comité MECI-CALIDAD-SIAU en busca de la integración del Sistema Obligatorio de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno. • Se efectuó la verificación de los estándares de Habilitación en todos los puestos y centros de salud. • Se documentó el programa de Tecnovigilancia. • Se realizaron capacitaciones al personal administrativo y asistencial respecto a la Administración del Riesgo. • Se adelante la remodelación y ampliación del Servicio de Urgencias para mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud. • Se realizó despliegue del reglamento o estatuto de trabajo a todo el personal de la institución. • Se realizó capacitación por parte de la oficina de talento humano sobre el tema de Carrera Administrativa y Evaluación del Desempeño. • Clara definición de procesos estratégicos, misionales y de apoyo a través del mapa de procesos.Subsistema de Control de GestiónDificultades • La ESE aún no cuenta con un sistema de Costos Hospitalarios que le permita llevar el control de costos por cada unidad de producción, lo que no permite que la información sea real respecto a costos fijos o variables ocasionados en razón de la prestación de los servicios de salud. Se requiere capacitar al personal en el tema. • El inventario de activos fijos se encuentra desactualizado, lo que repercute notablemente en el cálculo de las depreciaciones y genera incertidumbre del valor de salvamento de los activos que son propiedad de la empresa, así como la actualización de las pólizas que cubren activos que a la fecha pueden estar depreciados en su totalidad y los que han sido adquiridos recientemente no se encuentren asegurados aún. • Persisten debilidades en la aplicación y comprensión de los indicadores institucionales. En este tema se han hecho esfuerzos institucionales Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia
  • 3. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8 mediante ejercicios de acompañamiento, evaluación y seguimiento, pero ha sido un proceso lento pero progresivo. • No se cuenta con información real respecto a las cuentas por cobrar a otros particulares porque la gestión llega hasta la firma de un pagaré por parte del usuario que se compromete a pagar, pese a la insistencia de la persona encargada del proceso de información y atención al usuario quien realiza los cobros a medida que se acercan las fechas de vencimientos de los términos de dicho pagarés. Así mismo los abonos que se han realizado llegan a tesorería y son consignados en cuentas bancarias sin antes realizar la identificación y descuento en cartera. Esta situación ha generado más incertidumbre en dicho saldo. • La ESE recibió visita de auditoría integral por parte de la Contraloría General de Antioquia de la cual se obtuvo un resultado favorable con observaciones, donde las principales observaciones radicaban en la necesidad de depuración contable, establecimiento de algunos controles como las conciliaciones periódicas de las cuentas, documentación de todas las operaciones realizadas, así como el soporte de los ajustes que se realizan en materia contable. • Pese a que se ha dado inicio a la actualización de manuales de procesos y procedimientos la actividad no ha se ha terminado en su totalidad. • No se ha realizado el despliegue de las políticas de operación por procesos. • Un alto porcentaje de quejas y reclamos no son tramitados oportunamente por los responsables. • El proceso de control disciplinario es incipiente. • No se han implementado las tablas de retención documental. • No se ha realizado rendición de cuentas a la comunidad. • Incumplimiento de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000). • Incumplimiento de la Ley 962 de 2005 (Ley Antitrámites). • No se han implementado los buzones de sugerencias. • A la fecha no se ha realizado la rendición de cuentas del proceso de contratación en la página de Gestión Transparente de la Contraloría General de Antioquia.Avances • Se actualizó el Software Xenco, con el fin de mejorar la gestión de la información contable y administrativa. • Se trabaja arduamente en la gestión de facturación para evitar glosas Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia
  • 4. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8 que puedan traer algún tipo de detrimento a la institución, se cuenta con auditor médico quien revisa las cuentas médicas antes de ser enviadas a los diferentes clientes. • Los funcionarios de facturación gestionan las glosas derivadas de la realización de sus funciones. • Se adelanta la adecuación de infraestructura del Archivo Clínico, el cual requería de espacios suficientes para cumplir con el ciclo de vida de dichos documentos. Archivos de gestión, central y pasivo. • Se han mejorado las comunicaciones institucionales, a través de la utilización de las redes sociales, página web, correos electrónicos internos, chats institucionales, que permiten la interacción entre funcionarios. • Se han establecido controles en el uso de internet y redes telefónicas. • El código de ética y buen gobierno se encuentra documentado y adoptado mediante acto administrativo, fue desplegado a través de plegables, página web y redes sociales. • Los procesos se encuentran documentados en su mayoría. • El manual de procesos y procedimientos de la oficina de atención al usuario se encuentra documentado y aprobado mediante acto administrativo, así como el manual de referencia y contrarreferencia de pacientes. • Portafolio de servicios publicado en página web.Subsistema de Control de EvaluaciónDificultades • No se han elaborado encuestas de satisfacción al cliente interno en la presente vigencia. • No se han formalizado ni estandarizado mecanismos de autoevaluación como: encuestas, listas de chequeo, indicadores entre otros. • Incumplimiento alto en el sistema de Evaluación del desempeño laboral. • No se han implementado los planes de mejoramiento producto de la verificación del Sistema Único de Habilitación. • Los funcionarios de la ESE tienen la concepción que la Oficina de Control Interno es quien debe ejercer control policivo sobre todos los procesos, dejando de lado el principio del Autocontrol. Pese a las diferentes capacitaciones que se han realizado sobre este tema. • Los funcionarios de la ESE confunden la Oficina de Control Interno con la Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia
  • 5. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8 Oficina de Quejas y Reclamos.Avances • Informe ejecutivo anual del Sistema de control Interno a entes de control, Gerencia interventora en el mes de febrero de 2011. • Informe del estado de control interno presentado a la gerencia en el mes de Agosto de 2011. • Informes de auditoría realizado a los puestos de salud presentados a la gerencia. • Autoevaluación del Sistema Único de Acreditación para el Programa de Auditoría para el mejoramiento de la Calidad PAMEC. • Informes de actividades realizadas por la Oficina de Control Interno. • La oficina de Control Interno hace acompañamiento y seguimiento a la rendición de cuentas a los entes de control y presenta las recomendaciones y observaciones pertinentes a la Gerencia. • La oficina de Control Interno presentó informe de seguimiento al mapa de riesgos institucionales y realiza las observaciones respecto a los mismos a los diferentes procesos.Estado general del Sistema de Control InternoDe acuerdo a la normativa vigente y la metodología implementada por el DAFPel Modelo Estándar de control Interno de la ESE Hospital Francisco Valderramade Turbo Antioquia presenta un grado de incumplimiento medio en laimplementación del MECI.Recomendaciones • Fortalecer las comunicaciones institucionales, para que sean asertivas y sin distorsiones. • Trabajar arduamente para la actualización de la plataforma estratégica para la nueva vigencia. • Dar inicio a la consolidación de necesidades por unidad funcional para la proyección del presupuesto 2012 según los lineamientos de la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia. • Finalizar la conformación de la comisión de personal. Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia
  • 6. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL FRANCISCO VALDERRAMA TURBO ANTIOQUIA NIT. 890981137-8• Aplicación de la evaluación del desempeño.• Finalizar la actualización del manual de funciones, y hacer el despliegue con todos los funcionarios e iniciar el seguimiento a la aplicación del mismo.• Fomentar la cultura del autocontrol y uso racional de los recursos.• Implementar mecanismos de control por procesos.• Establecer los controles necesarios en la entrada de la institución para que no se permita el acceso a vendedores ambulantes.• Realizar la medición del clima laboral, cuyos resultados sirvan de insumo para la proyección del plan de Bienestar Social, Incentivos.• Realizar encuesta de necesidades de capacitación para la consolidación y proyección del Plan de Capacitaciones para la próxima vigencia.• Mejorar el proceso de gestión ambiental, en cuanto clasificación en la fuente y almacenamiento central. Kilómetro 1. Salida Turbo Apartadó Teléfono: 8272088 Celular: 311 390 49 47 Fax: 827 90 04 www.hfv.gov.co. Email. controlinterno@hfv.gov.co Turbo Antioquia

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