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Sap Business One 2007 Brochure
 

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Questa è la brochure di SAP Business One, la soluzione ERP di SAP rivolta alle PMI.

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    Sap Business One 2007 Brochure Sap Business One 2007 Brochure Document Transcript

    • SAP® BUSINESS ONE:EFFICIENZA, CONTROLLOE PROFITTABILITÀ
    • Java è un marchio registrato di Sun Microsystems, Inc. © Copyright 2007 SAP AG. Tutti i diritti riservati. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta JavaScript è un marchio registrato di Sun Microsystems, Inc., o trasmessa, in qualsivoglia forma o per qualsivoglia fine, senza concesso in licenza per la tecnologia inventata e implementata l’esplicita autorizzazione di SAP AG. Le informazioni in esso da Netscape. contenute sono soggette a modifiche senza preavviso. MaxDB è un marchio depositato di MySQL AB, Svezia. Alcuni prodotti software commercializzati da SAP AG e dai suoi distributori contengono componenti di software proprietario di SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, e altri fornitori di software. altri prodotti e servizi SAP menzionati nel presente documento e i rispettivi logo sono marchi depositati o marchi registrati di Microsoft, Windows, Excel, Outlook e PowerPoint sono marchi SAP AG in Germania e in diversi altri paesi in tutto il mondo. registrati di Microsoft Corporation. Tutte le altre denominazioni di prodotti e servizi menzionate nel presente documento sono marchi depositati delle rispettive IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ società. I dati contenuti in questo documento hanno una ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, finalità puramente informativa. Le specifiche di prodotto zSeries, System i, System i5, System p, System p5, System x, nazionali sono soggette a modifiche. System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, Questi materiali sono soggetti a modifiche senza preavviso e OpenPower e PowerPC sono marchi depositati o marchi sono forniti da SAP AG e le sue consociate (“Gruppo SAP“) a registrati di IBM Corporation. scopo puramente informativo, senza alcun fine illustrativo o di garanzia e il Gruppo SAP non sarà responsabile di errori od Adobe, il logo Adobe, Acrobat, PostScript e Reader sono marchi omissioni in relazione a questi materiali. depositati o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated Le uniche garanzie per i prodotti e i servizi del Gruppo SAP negli Stati Uniti e/o in altri paesi. sono quelle previste eventualmente nelle dichiarazioni espresse di garanzia che accompagnano tali prodotti e servizi. Nulla Oracle è un marchio registrato di Oracle Corporation. in questo documento deve essere interpretato come garanzia aggiuntiva. UNIX, X/Open, OSF/1 e Motif sono marchi registrati di the Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame e MultiWin sono marchi depositati o marchi registrati di Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML e W3C sono marchi depositati o marchi registrati di W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology.2
    • INDICEExecutive Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5SAP Business One: L’applicazione integrata che risponde al meglio a tutte le esigenzedelle imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Migliorare il controllo dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6– Piena visibilità su tutte le attività aziendali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6– Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, produzione e contabilità . . . . . . . . . . . . . 7– Notifica immediata di eventi aziendali e risposte automatiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7– Il software che evolve insieme all’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7– Il software che si adatta alle modalità operative dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7– Più vantaggi in meno tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8SAP Business One: Dedicato al successo delle piccole e medie imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Architettura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9– Funzioni applicative e caratteristiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Configurazione della soluzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11– Personalizzazione con elevata flessibilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11– Campi definiti dall’utente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12– Ricerche formattate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Funzioni facoltative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12– Integrazione di Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12– XL Reporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12– Migration Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– Business Configuration Sets (BC Set) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– Payment Engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– Support Desk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– SAP EarlyWatch Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– Immobilizzazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– DATEV-FI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13– Intrastat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14– Integrazione ELSTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3
    • – Integrazione di SAP Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 – Consolidamento dati con SAP Business Warehouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 – SAP NetWeaver Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 – Ruoli utente definiti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 – Requisiti di sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 SAP Business One: L’applicazione ideale per la piccola e media impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Appendice: Funzioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Contabilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Opportunità di vendita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Vendite – Contabilità clienti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Business Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Banche e pagamenti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Magazzini e logistica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 MRP – Pianificazione fabbisogno materiali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Gestione servizi e assistenza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report contabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report finanziari. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report di confronto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report di budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report delle Opportunità di vendita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 – Report Vendite e Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 – Report Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 – Report di servizio e assistenza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 – Report di magazzini e logistica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 – Report di produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 – Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
    • EXECUTIVE SUMMARYL’applicazione SAP® Business One è una soluzione aziendaleintegrata, caratterizzata da ottimo rapporto costo-prestazionie concepita appositamente per le piccole e medie imprese.Indipendentemente dal settore e dall’area geografica in cui leimprese operano, SAP Business One le supporta efficacementecon un sistema unico estremamente efficiente; automatizzandotutti i processi di business, tale sistema consente di ottenereinformazioni che riflettono la situazione attuale e reale diciascuna area aziendale, dalla gestione delle relazioni con iclienti (CRM), alla produzione e alla contabilità. Grazie aSAP Business one l’impresa può essere gestita con un nettoincremento di profittabilità e un controllo rigoroso di ognisingolo processo. 5
    • SAP® BUSINESS ONE: L’APPLICAZIONE INTEGRATA CHE RISPONDE AL MEGLIO A TUTTE LE ESIGENZE DELLE IMPRESE Solo chi è attivamente coinvolto in un’impresa è in grado di Migliorare il controllo dell’impresa comprenderne al meglio le esigenze operative e gestionali. Mantenere il controllo di tutte le attività aziendali costituisce Indipendentemente dagli obiettivi che si vogliono conseguire, solo il primo passo di ciò che offre questa soluzione. quali l’espansione della presenza, l’incremento della profittabilità, Introducendo un maggiore controllo aziendale, SAP Business l’acquisizione di nuovi clienti o semplicemente una maggiore One consente di focalizzarsi sul conseguimento degli obiettivi disponibilità di tempo libero, la gestione e il controllo dell’impresa prefissati e offre alle piccole e medie imprese una serie di costituiscono sempre gli elementi fondamentali. vantaggi fondamentali. I sistemi “tradizionali” di gestione aziendale, che frequentemente Piena visibilità su tutte le attività aziendali sono solo una serie di programmi applicativi obsoleti e SAP Business One consente di: scarsamente integrati, non sono in grado di soddisfare le esigenze • Gestire e controllare le operazioni aziendali mediante attuali. Informazioni insufficienti, interruzioni nel flusso che un’unica soluzione integrata che automatizza e razionalizza collega i processi di business nonché dati obsoleti e non aggiornati tutti i processi di business critici dell’impresa, inerenti a costituiscono gli ostacoli principali che impediscono un controllo contabilità, gestione magazzino, acquisti, produzione, efficace ed efficiente delle operazioni aziendali. operazioni bancarie e relazioni con i clienti (CRM - Customer La dislocazione delle informazioni critiche in diverse location Relationship Management) non integrate e isolate obbliga gli utenti a operazioni lunghe e • Utilizzare le funzionalità CRM integrate allo scopo di complesse per portare a termine attività aziendali di per sé semplici instaurare un collegamento continuo tra tutti i processi e consuete. In molti casi ciò si traduce in perdite di opportunità di relativi a vendite, servizi di assistenza, contatti con i clienti, grande interesse per l’impresa, in sprechi di risorse aziendali e in integrandoli perfettamente con tutte le rispettive funzioni inefficienze che generano costi elevati. all’interno dell’impresa • Utilizzare la gestione dei clienti basata su Web allo scopo di Per affermarsi, le piccole e medie imprese devono disporre di una gestire e coordinare le attività remote di vendita, assistenza soluzione aziendale caratterizzata da piena integrazione e costi e marketing; creare un collegamento tra la sede centrale e i contenuti: un unico sistema che automatizzi i processi di business team di commerciali e di assistenza tecnica che operano fuori e fornisca un accesso semplice e immediato a informazioni sede fornendo loro i dati richiesti residenti all’interno di SAP costantemente aggiornate. Devono quindi utilizzare un sistema Business One di gestione aziendale che offra loro il pieno e totale controllo • Migliorare la gestione della produzione, automatizzando e sull’intera attività dell’impresa. snellendo i processi inerenti alla pianificazione dei materiali e alla gestione delle distinte basi; la soluzione prevede L’applicazione SAP® Business One offre tutto quanto occorre per cinque fasi estremamente semplici con cui definire scenari gestire efficacemente un’impresa. Opera con le modalità richieste di pianificazione e gestire al meglio la pianificazione del al presente, ma può essere adattata di pari passo alla crescita materiale, coniugando efficacemente domanda e produzione aziendale e al cambiamento dei processi di business. SAP® Business • Implementare una soluzione pienamente integrata di One costituisce il software aziendale leader di mercato, distribuito commercio elettronico che abiliti la commercializzazione e la da una rete internazionale di business partner altamente vendita online garantendo un costante aggiornamento delle qualificati che garantiscono il massimo supporto e la migliore informazioni relative a contabilità, magazzini e spedizioni. assistenza a livello locale.6
    • Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, • Definire determinati processi all’interno del workflow,produzione e contabilità quali approvazioni, autorizzazioni, procedure attivateSAP Business One consente di accedere in modo semplice automaticamente dal sistema in modo da poter risponderee immediato a informazioni aziendali complete, precise, immediatamente nel momento in cui si verifica unattendibili e aggiornate all’interno di tutte le aree funzionali. determinato evento.Utilizzando un’unica ed esaustiva fonte di dati, si ottiene unavisibilità globale di tutte le operazioni e le attività aziendali. Il Software che evolve insieme all’impresaSAP Business One consente di: Con modalità estremamente semplici, SAP Business One può• Navigare agevolmente attraverso i dati, grazie a un’interfaccia essere oggetto di un processo di adattamento che risponda caratterizzata da semplicità e immediatezza d’uso. adeguatamente al cambiamento delle condizioni di business e L’accesso immediato a dati aggiornati sulla performance alle nuove esigenze dell’impresa, senza appesantire l’area IT con consente di operare più efficientemente e prendere decisioni funzionalità complesse. SAP Business One consente di far leva rapide e affidabili. sulle seguenti funzioni:• Identificare immediatamente relazioni e transazioni di • Modificare e adattare rapidamente la soluzione per soddisfare importanza fondamentale grazie all’esclusiva tecnologia di nuovi requisiti formulati da clienti o da nuove normative. Drag&Relate™. • Integrare all’interno di nuove versioni le modifiche apportate Qualora siano richieste informazioni supplementari sui dati, alla soluzione con attività che non richiedano un eccessivo è possibile trascinare tali dati da un’area dell’applicazione a impegno in termini di tempi e risorse evitando gli svantaggi un’altra. È inoltre possibile eseguire il drilldown per ottenere generalmente correlati alle procedure di upgrade. informazioni maggiormente dettagliate e visualizzare le • Integrare il software SAP con altre applicazioni utilizzando rispettive relazioni. a questo scopo procedure estremamente semplici e facendo• Sincronizzare le comunicazioni grazie alla piena integrazione leva sugli investimenti effettuati precedentemente e su tra SAP Business One e Microsoft Outlook; in tal modo gli tecnologie innovative. utenti possono operare su agende e calendari, schedulare contatti e attività, e acquisire tutte le informazioni rilevanti di Il Software che si adatta alle modalità operative clienti, partner e fornitori. dell’impresa SAP Business One offre potenti strumenti volti allaNotifica immediata di eventi aziendali e risposte personalizzazione della soluzione e all’adattamento dellaautomatiche stessa alle esigenze specifiche dell’impresa. Con SAP Business èAl verificarsi di eventi eccezionali, SAP Business One possibile:consente agli utenti di gestirli monitorando, notificando e • Personalizzare, conformemente alle proprie esigenze, moduli,intraprendendo misure adeguate ai singoli casi. La violazione contratti, interrogazioni (query) e report.di regole predefinite e parametrizzate genera una notifica • Utilizzare le potenti funzionalità di personalizzazione alloimmediata al rispettivo responsabile e attiva un processo di scopo di apportare modifiche alla soluzione, con modalitàworkflow mirato a gestire adeguatamente l’evento. Grazie alle estremamente semplici e senza la necessità di conoscenzemodalità descritte di seguito, SAP Business One consente di informatiche specifiche.migliorare la capacità di risposta degli utenti che possono: • Implementare immediatamente le modifiche apportate al• Ricevere messaggi di allarme (alerts) in relazione a software. determinati eventi aziendali; tali messaggi di allarme attivano anche processi automatici di workflow.• Prendere decisioni più appropriate grazie all’accesso rapido e semplice a informazioni dettagliate sull’evento di business che ha generato l’allarme. 7
    • Più vantaggi in meno tempo Le caratteristiche che fanno di SAP Business One SAP Business One consente alle imprese di ridurre i tempi legati una soluzione unica all’implementazione e di conseguire più rapidamente i vantaggi Oltre ai vantaggi offerti da SAP Business One in termini di offerti da questa soluzione. SAP Business One è una soluzione business, questa soluzione presenta benefici legati all’operatività caratterizzata da: dell’impresa, tra cui: • Un’interfaccia utente intuitiva e un ambiente Microsoft • Integrazione – SAP Business One è l’unica soluzione di Windows standard. Ciò contribuisce ad abbreviare i tempi di gestione aziendale dedicata alle piccole imprese, totalmente apprendimento necessari agli utenti per essere pienamente integrata ed espressamente concepita per automatizzare, produttivi. L’implementazione di SAP Business One risulta all’interno di un unico sistema, la gestione delle relazioni con più semplice rispetto a quella di altre soluzioni; i suoi costi i clienti (CRM), la produzione e la contabilità. sono più contenuti grazie a un ambiente basato su un unico • CRM nativo – SAP Business One è l’unica soluzione server (single-server). comprendente funzionalità native di CRM. Anche le funzioni • Funzionalità semplificate di gestione del sistema, le quali legate a Vendite, Servizi, Assistenza e Processi di interazione snelliscono sia l’operatività quotidiana che le procedure di con i clienti sono perfettamente integrate con tutte le altre aggiornamento e manutenzione, riducendo drasticamente i funzioni rilevanti all’interno dell’impresa. costi d’esercizio. • Drag&Relate – SAP Business One è l’unica soluzione che • Un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente utilizza la funzione innovativa di Drag&Relate per offrire una contenuto; la soluzione consente anche a persone prive visibilità completa di tutte le operazioni aziendali agli utenti di conoscenze tecniche specifiche di aggiungere nuove di qualsiasi livello, mettendoli in condizioni di identificare funzionalità al sistema. SAP Business One elimina i costi immediatamente relazioni e transazioni di importanza richiesti per l’integrazione e la manutenzione di più sistemi. fondamentale all’interno dell’impresa. • Workflow-based alerts – SAP Business One è l’unica soluzione che prevede una serie di funzioni di allarme basate su workflow, grazie alle quali è possibile controllare e segnalare eventi specifici e intraprendere le azioni correttive del caso. • Adattabilità – SAP Business One è l’unica soluzione che permette agli utenti di operare con la massima libertà aggiungendo campi, modificando moduli già esistenti e personalizzando interrogazioni (query) e reports. Figura 1: La funzionalità Drag&Relate™ consente agli utenti di generare report personalizzati in pochi secondi8
    • SAP BUSINESS ONE: DEDICATO AL SUCCESSODELLE PICCOLE E MEDIE IMPRESEArchitettura SAP Business OneL’applicazione SAP Business One risiede su un unico serverperfettamente integrato nella rete Microsoft Windows Mandantidell’impresa. Con un’architettura client-server a due livellie basata su Win32, SAP Business One garantisce agli utenti la Servermassima performance anche in situazioni di picco. Il sistema Interfacciasfrutta la rete già esistente ai fini di ottenere la massima XML Adapterefficienza. SAP Business One comprende funzioni di sicurezza,backup e protocolli di accesso alla rete. L’accesso avviene Databasetramite servizi in rete WAN (Wide Area Network) o connettività Server API (COM)di tipo dial-up.L’ambiente di SAP Business One offre procedure standard Servizidi backup del database che consentono di salvare i dati con E-Mailmassima facilità e di trasferirli su un’altra macchina in modo da Backupaccedere immediatamente a tutte le informazioni critiche.Con un’architettura particolarmente snella, SAP Business Onesupporta i seguenti database: Figura 2: Un ambiente basato su un unico server (single-server) rende SAP®• Microsoft SQL Server Business One semplice da gestire, facile da manutenere e• IBM DB2 Universal Database Express Edition integrare con altre soluzioniSAP Business One offre un sistema software di grande stabilità, Il SAP Business One Software Development Kit (SAP Businessdotato di potenti funzionalità core nell’area del CRM, della One SDK) fornisce interfacce API (Application Programmingproduzione e della contabilità. L’applicazione comprende Interfaces) che supportano efficacemente le imprese nelleprocessi operativi primari come pure localizzazioni che procedure di interfacciamento e di ampliamento di SAPsoddisfano i requisiti in materia legale, monetaria e finanziaria Business One. Facilita le operazioni di modifica delle videate edei diversi paesi dove la localizzazione è disponibile. semplifica progetti di integrazione sofisticati grazie a un insieme flessibile di tool tra cui: • L’Interfaccia utente API, con cui modificare SAP Business One creando nuove finestre, ridisegnando quelle già esistenti e aggiungendo menu o finestre di dialogo. Le operazioni di modifica possono essere semplici come quelle che nascondono o disabilitano un campo oppure di tipo molto più complesso come quelle finalizzate all’integrazione di una nuova transazione. 9
    • • L’interfaccia dati API, con cui creare link in tempo reale CRM - Gestione delle Opportunità di vendita: grazie a tra SAP Business One e applicazioni esterne. Fornendo questa funzione è possibile registrare qualsiasi opportunità di un’interfaccia di programmazione verso SAP Business One vendita, dal primo contatto alla chiusura di una transazione. attraverso una serie di business object pienamente funzionali, Integrata all’interno del modulo CRM, questa funzione l’interfaccia dati API consente di collegare le applicazioni e consente agli utenti di acquisire informazioni dettagliate automatizzare i processi. relative alle singole opportunità, tra cui l’origine, il potenziale • Il connettore Java, attraverso il quale gli sviluppatori di vendita, la data di chiusura della transazione commerciale, dispongono della flessibilità e delle potenti funzionalità i dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Nel momento in dell’interfaccia dati API in un ambiente di sviluppo Java. cui gli utenti definiscono una quotazione, questa è collegata alla rispettiva opportunità al fine di semplificare le operazioni di Funzioni applicative e caratteristiche tracciabilità e di analisi che verranno eseguite successivamente. Soluzione semplice ma potente, SAP Business One può Potenti report consentono agli utenti di analizzare le essere utilizzata nell’impresa come l’applicazione principale opportunità per lead source, area geografica, settore, cliente di gestione aziendale. La sua applicazione core fornisce una e articolo. Grazie a tali report è possibile gestire le previsioni serie completa di funzionalità mirate a soddisfare tutte le e visualizzare anticipatamente i ricavi impostando diverse esigenze specifiche dell’impresa gestendone la totalità delle date alternative, ad esempio, periodi mensili o trimestrali. Gli attività. Qualora la situazione specifica dell’impresa lo richieda, utenti possono inoltre visualizzare la distribuzione dei lead, è possibile aggiungere ulteriori ampliamenti funzionali. suddivisi per source nell’arco di un periodo specifico, in modo Collegandosi perfettamente ad altre applicazioni attraverso da identificare le attività di lead generation maggiormente interfacce standard SAP Business One diventa uno strumento di profittevoli. gestione aziendale completo e versatile. Vendite e Assistenza: avvalendosi di Internet, questo modulo SAP Business One offre tutti gli strumenti che l’impresa richiede permette agli addetti di Vendite e Assistenza di operare online, per eseguire il customizing e il backup dei dati, definire tassi creando e visualizzando in tempo reale ordini di vendita e di cambio, configurare autorizzazioni e allarmi, accedere alle offerte; grazie a questa modalità gli addetti possono selezionare informazioni provenienti da software di terze parti. 12 moduli e visualizzare prodotti, eseguire attività legate alla gestione dei contribuiscono all’ampliamento delle funzionalità di SAP conti, definire schedulazioni e tempistiche, gestire opportunità, Business One oltre alla sua primaria funzione amministrativa. cataloghi prodotto, ordini di servizio, prospects e campagne di Il design modulare consente ai componenti di “dialogare”, marketing. utilizzando un’interfaccia API. Le funzionalità principali di SAP Business One sono: Vendite - contabilità clienti: con questo modulo è possibile creare quotazioni, inserire ordini di vendita, definire consegne, Contabilità: gestisce tutte le transazioni finanziarie, tra cui aggiornare i livelli dello stock e gestire tutte le fatture come la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento dei pure tutte le attività relative alla contabilità clienti. conti, gli inserimenti di prima nota, gli adeguamenti della divisa estera, le definizioni di budget, di centri di costo e di regole di Acquisti - contabilità fornitori: questo modulo gestisce e distribuzione dei costi. aggiorna i contratti con i fornitori e le transazioni correlate, quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento dello stock in transito, il calcolo del valore del prezzo d’acquisto di articoli importati e la gestione dei resi e dei crediti.10
    • Gestione magazzino: questo modulo gestisce i livelli Commercio elettronico: offre una soluzione completa perdello stock, gli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi la vendita online. La soluzione comprende funzioni quali:speciali, i trasferimenti tra magazzini, le transazioni relative elaborazione e notifica degli ordini, gestione di cataloghi,alla correzione dello stock, il prelievo e l’imballaggio per le SKU (UMM) e relative configurazioni, prodotti configurabili,spedizioni. monitoraggio dello stock, una struttura articolata dei conti, customer self-service, merchandising, sconti e pricingProduzione: questo modulo fornisce tool specifici per la personalizzato, customer service online, gestione prospect eproduzione che definiscono le distinte base multilivello e campagne promozionali.creano ordini di lavoro, consentendo di verificare e analizzare ladisponibilità del prodotto e del materiale. Configurazione della soluzione Personalizzazione con elevata flessibilitàMRP: questo modulo gestisce la pianificazione MRP tramite un SAP Business One consente di parametrizzare la configurazioneprocesso basato su wizard che consente di definire uno scenario base del sistema per tutte le funzioni. Le operazioni previstedi pianificazione. A questo scopo sono previste cinque semplici comprendono la definizione dei tassi di cambio, l’impostazionefasi, che si basano su una serie di criteri, grazie alle quali è dei parametri di autorizzazione, la definizione dellepossibile calcolare i fabbisogni in funzione delle previsioni. impostazioni per la posta interna, la posta elettronica e gli SMS, la configurazione delle funzioni di importazione/esportazioneCRM – Gestione Servizi e Assistenza: ottimizza l’operatività dei dati. Le funzioni principali previste per la configurazione deldei reparti di servizi e assistenza, offrendo un valido supporto sistema sono:per tutte le attività correlate a questa area, quali la gestione dei • Selezione dell’impresa – parametrizzazione fondamentale.contratti di servizio, la pianificazione degli interventi, il tracking • Inizializzazione del sistema e impostazioni delledelle richieste di intervento e il supporto clienti. Questo preferenze generali – dati relativi all’impresa e impostazionimodulo presenta inoltre un knowledge database che gestisce i generali.problemi di questo settore nonché le relative soluzioni. • Definizioni utente – piano dei conti, codici IVA, agenti, aree geografiche, progetti, formati indirizzo, termini diRisorse Umane: questo modulo offre funzioni di gestione pagamento, gruppi di fornitori, clienti, articoli e provvigioni,del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti, magazzini, modelli di contratto di servizio, banche, modalitàinformazioni sui contatti e report sulle presenze. di pagamento e di spedizione. • Autorizzazioni – gli amministratori possono definire leReporting: sistema con cui creare report efficaci destinati a informazioni a cui gli utenti sono autorizzati ad accedere.essere utilizzati all’interno di tutte le aree aziendali, ovvero Ogni documento è attribuito a un owner (proprietario)report su clienti e fornitori, vendite, flusso di cassa, storici specifico e, in base alla relazione dell’utente con il relativodei contatti cliente, contabilità, stock di magazzino, stato owner (proprietario), sarà caratterizzato da un accessopatrimoniale, prezzi, attività dei clienti. Questo strumento completo, di sola lettura o da nessuna possibilità di accesso.presenta anche report predefiniti o interrogazioni L’accesso può essere definito in funzione del fatto che l‘utentepersonalizzate che possono essere esportate direttamente in appartenga allo stesso gruppo, reparto o alla stessa filialeMicrosoft Excel, strumento principale di reporting. oppure abbia come riferimento lo stesso manager dell’owner (proprietario), oppure ne sia il responsabile o un subalterno. 11
    • • Definizione dei tassi di cambio – base di tutti i report e dei Integrazione di Microsoft Outlook dati archiviati. SAP Business One è totalmente integrato con Microsoft • Utility – dati di backup e definizione di processi automatizzati. Outlook e comunica all’interno dell’impresa con tutti i settori • Import/export di dati. e le aree aziendali integrandovi tutte le più diverse funzioni. • Ripristino – gestione e ripristino dei dati. Offerte, attività, contatti e appuntamenti sono gestiti in modo • Funzioni di allarme – definizione di profili personali per condiviso tra SAP Business One e Microsoft Outlook. messaggi di avvertimento. • Invio di messaggi – utente interno, cliente e fornitore. XL Reporter • Saldi iniziali – definizione dei saldi iniziali per conti Co.Ge. e Unendo le funzioni di reporting di Microsoft Excel a quelle di business partner. SAP Business One, il tool XL Reporter consente agli utenti di operare con massima efficienza ed efficacia. Le imprese possono Per un elenco dettagliato delle opzioni di configurazione far leva sulle potenzialità di gestione integrata delle informazioni relative ad altri moduli e funzionalità, si consiglia di consultare aziendali di SAP Business One coniugandole alle funzionalità la sezione “Appendice: Funzioni”. di Excel, conosciute e utilizzate dalla quasi totalità di utenti. La creazione dei report risulta essere un’operazione eseguibile con Campi definiti dall’utente facilità e immediatezza grazie alle funzionalità di “point-and- SAP Business One offre agli utenti la possibilità di definire campi click” e “drag-and-drop”. In pochi secondi è possibile realizzare specifici per qualsiasi tipo di oggetto, quali articoli, business report aziendali completi ed esaustivi. Laddove le esigenze degli partner e ordini. Ciò consente di gestire le informazioni che sono utenti siano più complesse (calcoli o grafici) è possibile avvalersi necessarie per eseguire le più svariate attività aziendali. I campi delle opzioni di analisi offerte da Microsoft Excel coniugate alle definiti dall’utente sono selezionabili al fine di acquisire diversi informazioni aziendali integrate di SAP Business One con cui tipi di informazioni come, ad esempio testi, indirizzi, numeri eseguire un reporting sofisticato e flessibile che abbraccia le più telefonici, URL, allegati di file, immagini ed elenchi a discesa. svariate aree aziendali, dalla gestione delle relazioni con i clienti (CRM) alla produzione e alla contabilità. Ricerche formattate • XL Reporter fornisce informazioni dinamiche all’interno Grazie alla ricerca formattata, i valori di un processo di ricerca dei report grazie a potenti funzionalità analitiche, che predefinito possono essere salvati all’interno del sistema per offrono all’intera impresa disponibilità di dati costantemente ciascun campo (compresi i campi specifici dell’utente). aggiornati. • In quanto tool intuitivo, XL Report consente di creare i report Di seguito sono elencate alcune tra le possibili modalità di utilizzo in pochi secondi con modalità immediate e procedure facili da della ricerca formattata (selezione): utilizzare. • Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di oggetti • XL Reporter comprende funzionalità che spaziano dai report differenti utilizzati all’interno del sistema. standard delle vendite e della contabilità fino alla reportistica • Imputazione di valori nei campi sulla base di liste predefinite. ad-hoc più complessa, tra cui dashboard con valutazioni • Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di query istantanee dei key performance indicator (KPI). predefinite (specifiche dell’utente). • XL Reporter offre funzionalità live di analisi dettagliate • Definizione di interrelazioni tra diversi campi di sistema (ad che possono scendere al livello della singola registrazione esempio il valore del campo X dipende dal valore del campo Y). contabile. • Campi di visualizzazione utilizzabili esclusivamente per query, • XL Reporter prevede funzionalità di schedulazione dei report ad esempio firma utente, data di creazione, saldo di assegni e distribuzione automatica degli stessi via e-mail. ordinari (per un business partner). • XL Reporter gestisce la nomenclatura tecnica e le tabelle del database di sistema e facilita in tal modo gli utenti privi di Funzioni facoltative competenze specifiche che non riscontrano alcuna difficoltà Le funzioni facoltative comprendono le seguenti funzionalità: nella navigazione all’interno del sistema.12
    • Migration package SAP EarlyWatch AlertConcepito per SAP Business One, il tool di migrazione Data Il servizio SAP EarlyWatch® Alert fornisce informazioni sullaTransfer Workbench, offre un valido supporto nei progetti performance di sistema. Contribuisce a prevenire i problemidi implementazione, semplificando la migrazione dei dati inerenti a quest’area, prima che questi si manifestino. I datianagrafici e transazionali dai sistemi preesistenti (legacy) a SAP sono rilevati dal software SAP Business One ed esportati perBusiness One. Data Transfer Workbench contiene modelli di file essere analizzati da esperti SAP. L’accesso ai risultati dell’analisipredefiniti che facilitano sostanzialmente l’approntamento dei viene fornito tramite il SAP Service Marketplace. In alternativadati. In presenza di una forte crescita dell’impresa, la migrazione i report delle analisi effettuate possono essere recapitati aialla famiglia di applicazioni aziendali mySAP™ Business Suite si rispettivi interessati sulle caselle di posta elettronica.dimostra sempre una scelta vincente, in quanto tali applicazionioffrono un ampliamento delle funzioni e consentono ai Immobilizzazioniprocessi aziendali di interfacciarsi con quelli di capogruppo e Con un libro cespiti destinato alla contabilità generale, ilpartner. software specifico per le immobilizzazioni integrato in SAP Business One consente di gestire efficientemente e monitorareBusiness Configuration Sets (BC Set) rigorosamente le immobilizzazioni. Questo software offre unI Business Configuration Set si dimostrano di grande utilità valido supporto in processi fondamentali quali acquisizioni,per semplificare il processo di personalizzazione. Sono note di credito, eliminazioni e trasferimenti. Il sistema calcolaparticolarmente vantaggiosi per i partner semplificando l’ammortamento programmato in base ai costi di acquisizionele operazioni di creazione e manutenzione di soluzioni e produzione come pure la vita utile, ed esegue le registrazionipersonalizzate. Le parametrizzazioni possono inoltre essere richieste nella contabilità generale. Per quanto concerne iutilizzate ripetutamente per una determinata funzione o per un dati anagrafici delle immobilizzazioni è possibile osservare ilintero processo di business. cambiamento dei valori nel corso di un anno; la funzione di previsione dell’ammortamento può simulare l’ammortamentoPayment Engine futuro. Integrazione fondamentale per il bilancio, lo schemaIl Payment Engine di SAP Business One crea i formati di file di variazione dei cespiti visualizza tutte le variazioni delda utilizzare per i pagamenti elettronici. Garantisce l’accesso a patrimonio immobilizzato (transazioni) verificatesi nel corsoformati di file predefiniti destinati a: di un esercizio. I dati storici e i valori iniziali di un esercizio• Bonifici bancari possono essere resi disponibili grazie alla funzionalità di• Addebiti diretti importazione dei dati (disponibile in Austria, Belgio, Canada,• File bancari per documenti relativi a effetti Germania, Finlandia, Francia, Repubblica d’Irlanda, Paesi Bassi,• Import di estratti conto Portogallo, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito).• Assegni elettronici, specifici di singoli paesi DATEV-FILa funzionalità “cash and bank” integrata consente di elaborare La funzionalità DATEV-FI è costituita da un’interfacciae riconciliare in un unico step diverse transazioni relative a che consente agli utenti di esportare informazioni di tipoestratti conto bancari. finanziario e inoltrarle a consulenti fiscali. Questa interfaccia può essere utilizzata per la creazione e il trasferimento di datiSupport Desk finanziari da SAP Business One all’ufficio tedesco DATEV. OltreIl Support Desk consente di accedere a SAP Service Marketplace ad essere trasferiti da SAP Business One al sistema DATEV i datidirettamente da SAP Business One. La configurazione richiede finanziaria possono essere inoltrati a un consulente contabiletempi estremamente brevi; è possibile creare messaggi di servizio (nel formato di spedizione DATEV disponibile unicamente inoffline da inviare, unitamente ad allegati di dimensioni fino a 4 Germania).MB, al SAP Service Marketplace. 13
    • Intrastat Intrastat (intra-European-Union-trade statistics) è un sistema Magazzino Ufficio statistico completo, atto a monitorare il flusso di merci tra gli stati membri dell’Unione Europea. La funzionalità add-on Intrastat esegue la creazione dei file destinati alle dichiarazioni Ufficio (specifiche di ogni singolo paese); rileva dai dati residenti all’interno di SAP Business One quanto richiesto in materia dagli uffici di competenza a cui inoltra le informazioni. Fabbrica Magazzino Integrazione ELSTER Elektronische Steuererklärung (ELSTER) è un sistema elettronico per la dichiarazione dei redditi. E’ stato concepito espressamente per consentire agli utenti, indipendentemente dal rispettivo luogo Ufficio Fabbrica di domicilio in Germania, di compilare elettronicamente la propria dichiarazione delle tasse via Internet. SAP Business One Magazzino è compatibile con ELSTER e supporta le funzionalità in materia di dichiarazioni IVA (disponibile unicamente in Germania). Figura 3: SAP® Business One vede l’intera impresa come un unico oggetto, a prescindere dalla sua ubicazione Integrazione di SAP Business Suite L’architettura aperta di SAP Business One garantisce una piena Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni integrazione con SAP Business Suite, nonché con altri software SAP di terze parti. SAP Business One integra perfettamente società SAP Business One è la soluzione ideale da utilizzare all’interno controllate, partner e fornitori nell’ambiente SAP Business di gruppi multinazionali per gestire filiali o società controllate. Suite, tramite la piattaforma tecnologica SAP NetWeaver® che L’integration package costituisce il collegamento migliore tra abilita tutte le applicazioni SAP Business Suite. La piattaforma la famiglia di applicazioni SAP Business Suite, residente nella SAP NetWeaver consente alle imprese di ottenere un valore sede centrale, e il sistema SAP Business One, installato nelle aggiunto dagli investimenti IT precedentemente effettuati e di società controllate e nelle filiali di gruppi o multinazionali. implementare, laddove richiesto, un’architettura orientata ai Con tale configurazione si ottiene un’infrastruttura di sistemi servizi. SAP NetWeaver offre le modalità migliori per integrare perfettamente integrata basata sulle funzionalità di SAP all’interno di un’unica piattaforma tutti i sistemi che utilizzano Business Information Warehouse e sulla tecnologia di SAP software SAP o di terze parti. L’ambiente Microsoft Windows NetWeaver, tra cui il componente SAP NetWeaver Portal. integrato all’interno di SAP Business One consente agli utenti di scambiare dati con altre applicazioni desktop di Microsoft Consolidamento dati con SAP Business Warehouse Windows, quali Microsoft Word, Excel e Outlook. Soprattutto per i manager delle aziende multinazionali, chiamati a prendere decisioni di importanza strategica, è indispensabile disporre di sistemi informativi integrati che consentano di monitorare i dati provenienti da diverse applicazioni e soluzioni. Oltre a soddisfare pienamente tale esigenza, SAP Business One esegue l’estrazione dei dati in vista del reporting. Alle consociate estere che utilizzano SAP Business One, SAP offre sia il pacchetto di configurazione che le relative funzionalità richieste per l’accesso e l’allocazione dei dati.14
    • SAP NetWeaver Portal SERVERGrazie a SAP NetWeaver Portal è possibile integrare SAP Business Sistema Operativo • Microsoft Windows Small Business Server 2003One con SAP Business Suite, con fonti di dati esterne come pure SP1 • Microsoft Windows Server 2003 SP1 Standard/con qualsiasi altra soluzione software. Tramite tale portale, le Enterprise 32 Bitaziende possono creare un punto di accesso centrale per tutte le CPU • MS SQL Server – 1x Intel Pentium IIIattività aziendali condivise, rendendo disponibili le informazioni a • IBM DB2 Universal Database Express Edition – 1x Intel Pentium IVcollaboratori, partner e clienti in qualsiasi paese. Memoria RAM • MS SQL Server – 1 GBI vantaggi garantiti da SAP NetWeaver Portal comprendono: • IBM DB2 Universal Database Express Edition• Accesso centralizzato alle informazioni, indipendentemente – 1 GB dall’ubicazione della fonte dati (Intranet o Internet). Spazio su HD • MS SQL Server – System partition 0.5 GB/Data• Integrazione di processi di business trasversali rispetto partition 2 GB • IBM DB2 Universal Database Express Edition all’azienda. – System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB• Accesso trasparente e standardizzato alle soluzioni che DVD-ROM Drive 24x o superiore consente la collaborazione tra più aziende o all’interno di Video 640 x 480 con 256 colori o maggiore un’unica azienda. Database • Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard o• Tecnologia interattiva di alto livello, staging intelligente dei Enterprise Edition • Microsoft SQL Server 2005 Standard o Enter- contenuti, funzionalità point-and-click e Drag&Relate facili e prise Edition (solo su sistema operativo Windows rapide da utilizzare. 2003 Server) • IBM DB2 Universal Database 8.2.2 FP5 Express EditionRuoli utente definiti Software • Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o successivoNello svolgimento delle rispettive attività, il personale che • Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) o successivoopera presso filiali o società controllate di gruppi multinazionali • Solo per IBM DB2 UDB – Microsoft .NET SDKutilizza generalmente l’interfaccia standard di SAP Business One WORKSTATIONinvece dell’interfaccia di SAP NetWeaver Portal. Utilizzando Sistema Operativo Microsoft Windows XP Professional SP2 32 Bittuttavia SAP NetWeaver Portal, è comunque possibile accedere CPU 1x Intel Pentiumall’applicazione SAP Business One attraverso un browser Web, Memoria RAM 128 MB + 60–80 MB per singolo add-on supple-indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. mentare e seguito sulla workstationGli utenti necessitano inoltre delle seguenti funzionalità: Spazio su HD 500 MB• Una videata iniziale che visualizzi i dati di importanza CD-ROM Drive 24x o superiore primaria, i KPI o i messaggi di avvertimento. Video 800 x 600 con colori 24 bit o maggiore• Funzioni mirate alla visualizzazione in dettaglio delle Software • Microsoft IE 6.0 SP1 informazioni, abilitazione della funzionalità di Drag&Relate con • MDAC 2.6 o successivo cui trascinare gli oggetti da un report e/o un allarme all’interno Requisiti minimi hardware e software per SAP Business One dell’iPanel, permettendo agli utenti di reperire informazioni supplementari o avviare processi trasversali rispetto all’azienda.• Informazioni, provenienti in particolare dalle aree Contabilità e Vendite.Requisiti di sistemaI requisiti minimi di sistema della soluzione assicurano unTCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto egarantiscono immediatezza e semplicità nella gestione e nellamanutenzione del sistema. 15
    • SAP BUSINESS ONE: L’APPLICAZIONE IDEALE PER LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA SAP Business One garantisce il massimo controllo dell’impresa in qualsiasi situazione, presente e futura. Caratterizzata dalla massima integrazione e da costi estremamente contenuti, questa applicazione gestionale è stata concepita con un’attenzione particolare alle esigenze specifiche delle piccole e medie imprese. Con SAP Business One è possibile apportare modifiche al software, adattandolo perfettamente alle proprie esigenze; con altrettanta semplicità e rapidità SAP Business One fornisce le informazioni e le risposte ai quesiti da risolvere per gestire l’impresa. SAP Business One è un’applicazione sviluppata da SAP, il principale fornitore di software gestionale nel mondo, con oltre 30 anni di esperienza e 12 milioni di utenti a livello internazionale in tutti i settori d’industria. Per saperne di più, vistare il sito www.sap.com/italy/pmi16
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    • APPENDICE: FUNZIONIContabilità Budget – Questa funzionalità supporta gli utenti in fase diPiano dei conti – SAP Business One offre, per ogni singolo definizione e gestione dei budget. È possibile configurare metodipaese, un modello di piano dei conti che può essere adeguato di assegnazione del budget, definire budget in qualsiasi divisaalle esigenze specifiche dell’impresa. Se richiesto dal reporting, (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report riepilogativotale modello può inoltre essere utilizzato allo scopo di definire che confronti gli importi attuali con quelli pianificati. È inoltresingoli piani dei conti, suddivisi fino a un numero massimo di 10 possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisaresegmenti. l’utente ogniqualvolta una transazione supera il limite di budget mensile o annuale.Registrazioni di prima nota – L’applicazione consente agliutenti di creare nuove registrazioni di prima nota e di ricercare Definizione di centri di profitto – Questa funzione permette diquelle già esistenti (la maggior parte delle registrazioni nel definire diversi centri di profitto (profit center) o reparti. I relativilibro giornale vengono eseguite automaticamente dalle aree conti di costi e ricavi possono essere attribuiti a un centro diVendite, Acquisti e Transazioni bancarie.) Gli utenti possono profitto predefinito nel piano dei conti.inoltre attribuire automaticamente ogni singola transazione a unprogetto o a un centro di profitto. Definizione delle regole di distribuzione – Sulla base deiRegistrazioni provvisorie di prima nota – Gli utenti possono costi definiti e dell’esperienza maturata è possibile definire diversesalvare diverse registrazioni contabili manuali in un batch ed regole di distribuzione al fine di contraddistinguere le attivitàelaborarle contemporaneamente; ciò consente di verificare di business e assegnare un conto di costi e ricavi alla regola die rettificare le registrazioni prima di inserirle in Contabilità distribuzione corrispondente.Generale. Tabella per centri di profitto e regole di distribuzioneModelli di registrazione – Questa funzionalità permette di Questa funzione consente di visualizzare diversi centri di profittodefinire modelli di contabilizzazione di contabilità generale e regole di suddivisione sotto forma di tabella. Tutti i datiriducendone i tempi ed evitando eventuali errori in fase di sono visualizzati in modo chiaro e, se richiesto, possono essereregistrazione manuale nel libro giornale. modificati. È inoltre possibile creare centri di profitto e regole di suddivisione supplementari. Una volta definiti tutti i fattori diRegistrazioni ricorrenti – Gli utenti possono definire che costo, il sistema li attribuisce automaticamente ai singoli centri dile proprie registrazioni siano eseguite in Contabilità su base costo all’interno di ogni transazione, fornendo quindi un rapidoperiodica, specificando la frequenza di ogni registrazione accesso alle informazioni dettagliate relative ai costi.ricorrente (in questo caso, la soluzione invia automaticamenteagli utenti un sollecito affinché provvedano a inserire le proprie Report per centri di profitto – Questo conto economico si basaregistrazioni). sui costi e sui ricavi, sia di tipo diretto che indiretto, in funzione di quanto definito nelle regole di allocazione, e può essere eseguitoStorno delle registrazioni – L’applicazione consente di stornare per qualsiasi centro di profitto. È possibile optare tra il formato diautomaticamente le registrazioni dei ratei/risconti eseguiti a visualizzazione mensile e annuale e confrontare i risultati con glifine periodo. Di default, lo storno delle registrazioni specificate importi dell’anno precedente.sarà eseguito il primo giorno del mese di calendario successivo;tuttavia, se necessario, è possibile specificare una data di storno Elaborazione modello 1099 – Con SAP Business One èdiversa per ogni registrazione. possibile eseguire la registrazione dell’U.S. Internal Revenue Service Form 1099 e delle relative informazioni per ogni specificoDifferenze di cambio – L’applicazione consente di valutare pagamento eseguito dal fornitore. Queste informazioni possonoperiodicamente le partite aperte in divise estere, di identificare ledifferenze e di scegliere la transazione di rettifica adeguata. essere modificate fino al momento della loro presentazione. Durante l’anno è possibile inserire, a scopo informativo, i saldiModelli di report finanziario – È possibile generare in modo iniziali provenienti da altri sistemi; a fine anno, è possibilesemplice e rapido un numero illimitato di modelli di report eseguire l’output delle informazioni 1099 in vista della lorofinanziari. Questo modulo consente di creare modelli per qualsiasi presentazione alle autorità competenti.scopo (come, ad esempio, conti economici supplementari). 19
    • APPENDICE: FUNZIONI Opportunità di vendita Resi – Questa funzione consente di gestire facilmente i resi Le funzionalità inerenti alle opportunità di vendita consentono senza note di credito o resi per riparazioni utilizzando il agli utenti di registrare ogni singola opportunità commerciale, documento resi. a partire dal primo contatto fino alla chiusura positiva della transazione. Gli utenti possono specificare diverse informazioni Fatture clienti – La fattura crea automaticamente una dettagliate sulle singole opportunità, tra cui la fonte, il registrazione corrispondente nel libro giornale. Ne consegue che potenziale, la data di chiusura, dati sulla concorrenza e le gli utenti possono creare una ricevuta automatica nel caso in cui attività eseguite. Dopo aver creato la prima offerta in relazione il cliente paghi immediatamente parte della fattura. a un’opportunità, è possibile collegarla all’opportunità stessa al fine di semplificare la tracciabilità e l’analisi che saranno eseguite successivamente. Vendita con pagamento immediato – È possibile creare una fattura e una ricevuta in un unico passaggio, utilizzando lo Vendite – Contabilità clienti stesso documento. Offerte – Questa funzionalità garantisce la massima flessibilità nella creazione dei contenuti delle offerte stesse o di qualsiasi Nota di credito cliente – Quando si crea una nota di credito altro documento di marketing. All’interno di un documento per il cliente, ad esempio per merce resa, i dati richiesti possono possono essere utilizzati diversi tipi di righe e ciò consente di essere facilmente importati dalla fattura originale o da qualsiasi creare totali parziali di righe precedenti. È possibile inserire altro documento di vendita o di acquisto. testo in formato libero ovunque all’interno del corpo del documento, nonché visualizzare articoli alternativi. Commenti Stampa documenti – Questa funzione è utilizzata per stampare o testi standard possono essere memorizzati e riutilizzati. Per qualsiasi documento di vendita e di acquisto. È possibile operare ogni singolo documento è possibile definire liberamente testi di intestazione oppure piè di pagina. È molto semplice calcolare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di l’utile lordo per ogni singola offerta oppure visualizzare gli documento. ultimi prezzi offerti a un cliente specifico. Dopo aver creato un’offerta, questa può essere esportata con la massima Generazione massiva documenti – Questo wizard consente semplicità in Microsoft Word. di raggruppare in un’unica fattura tutti i documenti di vendita esistenti per un determinato cliente. Il wizard risulta Ordine – Questa funzionalità snellisce il processo di particolarmente utile per coloro che, nell’arco del mese, creano acquisizione degli ordini di vendita e offre una visibilità una molteplicità di ordini e documenti di trasporto (bolle di completa sulla situazione di un determinato articolo nei diversi consegna), i quali, alla fine del mese, necessitano di una fattura magazzini, in modo da segnalare immediatamente articoli riepilogativa per ogni cliente. mancanti o in esaurimento. L’addetto all’acquisizione degli ordini può scegliere tra due opzioni: ordinare gli articoli da Bozza documenti – Questa funzionalità consente di stampare, una lista di prodotti ordinati in precedenza oppure abilitare elaborare e gestire tutti i documenti salvati come bozze. la consegna parziale di quanto ordinato. All’interno di ogni ordine e per ogni singola posizione è possibile specificare diverse date di consegna e indirizzi di spedizione. Basandosi su un Assistente solleciti – Questo wizard estremamente potente ordine di vendita gli utenti possono creare automaticamente gestisce diverse lettere di sollecito per singolo cliente e aggiorna ordini d’acquisto e provvedere affinché i relativi articoli siano uno storico dei solleciti per ciascuno di essi. Il wizard può consegnati presso il cliente. essere eseguito a intervalli regolari, ad esempio mensilmente o settimanalmente, per eseguire un controllo delle fatture Consegna – Con questa funzionalità i reparti di spedizione insolute. Una serie di lettere di sollecito di diverso livello può possono generare la documentazione relativa all’imballaggio essere inviata a intervalli predefiniti. È inoltre possibile definire il per tutte le merci spedite a un cliente. Il processo di packaging metodo per calcolare gli interessi e le spese di sollecito. integrato facilita l’assegnazione degli articoli a diversi colli nel corso della consegna. Nel documento di trasporto (bolla di consegna) è possibile introdurre un numero specifico collegato al singolo collo che consente di tracciare esattamente tutti i dati relativi alla spedizione. Con un semplice clic del mouse si accede quindi allo stato della spedizione. Le quantità a magazzino sono aggiornate automaticamente dopo che la consegna è effettuata.20
    • Acquisti Bozze di documenti – Questa funzionalità consente diOrdine d’acquisto – SAP Business One offre la possibilità di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti d’acquisto salvatiordinare materiali o servizi ai fornitori. Tali ordini aggiornano come bozze.la quantità disponibile degli articoli ordinati e informano ilresponsabile del magazzino in merito alla data di consegna Stampa documenti – Questa funzione consente di stampareprevista. Gli utenti possono suddividere un singolo ordine tutti i documenti di vendita e di acquisto. È possibile operared’acquisto in diverse parti, nel caso in cui, ad esempio, gli articoli una selezione per periodo, numero di documento o tipo didebbano essere spediti a magazzini diversi. La suddivisione, o documento.la revisione, è necessaria allo scopo di creare diverse distintecolli e documenti di trasporto (bolle di consegna) per ciascuna Business Partnerspedizione. Ogni posizione all’interno di un ordine d’acquisto Tutte le informazioni rilevanti relative ai clienti e ai fornitorio di un documento fornitori può essere inviata a un diverso (indirizzo, preferenze, addetti alle vendite, condizioni dimagazzino o a un’ubicazione specificata. pagamento) sono inserite nella funzionalità destinata alla gestione dei business partner. In tale funzione è possibile definireEntrata merci collegata a ordine d’acquisto – Questa un numero illimitato di contatti per ogni business partner,funzione consente di ricevere una consegna presso un nonché i relativi numeri di telefono, indirizzi di posta elettronicamagazzino o di allocare le consegne a diversi magazzini. Le e altri dati importanti. È possibile inoltre inserire un contattoentrate merci possono essere collegate a un ordine d’acquisto ed cliente o il nome di un fornitore e inviare e-mail o SMS. Possonoè possibile modificare la quantità dell’ordine d’acquisto a fronte essere altresì visualizzati tutti i dati che hanno una correlazionedella quantità effettivamente ricevuta. con quelli sopra indicati (compresi report di vendita del cliente, saldi dettagliati, ecc.). Per trovare le posizioni corrispondenti,Resi – È possibile gestire i resi fornitori per riparazione o i resi SAP Business One consente di utilizzare metodi di ricerca comesenza nota di credito utilizzando il documento di reso. “Inizia per”, “Contiene” e “Maggiore di”.Fatture fornitori – Quando si elaborano le fatture fornitori, Attività – Grazie a questa funzionalità è possibile documentareSAP Business One crea contemporaneamente una registrazione tutte le interazioni che intercorrono con i clienti, quali contattinel libro giornale. Queste informazioni possono essere utilizzate telefonici, incontri e attività di follow-up. Nelle singole attivitàper elaborare i pagamenti successivi al fornitore. gli utenti possono inoltre aggiungere note specifiche e allegati e programmare gli interventi successivi.Nota di credito fornitore – Con questa funzione la soluzioneconsente di emettere una nota di credito per il fornitore per le Calendario – SAP Business One è dotato di un calendariomerci rese. I dati richiesti possono essere facilmente importati che consente di visualizzare graficamente le attività relativedalla fattura originale, come per qualsiasi altro documento di a uno o più utenti. Tale calendario offre altresì funzioni chevendita e di acquisto. permettono di programmare le attività nonché di modificare quelle già schedulate. Il calendario può essere configuratoCosti d’importazione – SAP Business One consente di in modo da visualizzare solo determinati utenti e attività. Ècalcolare il prezzo d’acquisto della merce importata. Le diverse possibile inoltre visualizzare le attività in diversi layout, basativoci di importazione (nolo, assicurazione e imposte doganali) sul giorno, sul mese, sulla settimana lavorativa o solare e suipossono essere assegnate ai costi FOB di ogni posizione calendari di gruppo.determinando un aggiornamento del suo effettivo valore dimagazzino. 21
    • APPENDICE: FUNZIONI Banche e pagamenti Estratti conto e riconciliazione – La soluzione abilita la Pagamenti in entrata – Questa funzione fornisce un supporto riconciliazione in modalità totalmente automatica. È possibile per la registrazione di tutti gli incassi (assegni, pagamenti con riconciliare tra loro le transazioni a credito e a debito; in questo carte di credito, pagamenti in contanti e bonifici bancari). È modo è possibile riconciliare qualsiasi conto di Contabilità possibile altresì assegnare i pagamenti alle fatture aperte allo Generale oppure confrontare i saldi del libro cassa con i saldi scopo di semplificare il processo di incasso. Nel momento in cui degli estratti conto. si crea un pagamento, la Contabilità Generale viene aggiornata automaticamente. Assistente di riconciliazione – Dopo aver definito i parametri di riconciliazione, questa soluzione basata su wizard utilizza Gestione degli assegni – È possibile gestire facilmente tutti i dati un sofisticato algoritmo per calcolare in modo automatico la relativi agli assegni, nonché girare o annullare i singoli assegni. riconciliazione bancaria corretta. Gestione delle carte di credito – Grazie a questa funzione è Magazzini e logistica possibile gestire tutti i dati relativi alle carte di credito nonché Le funzionalità destinate alla gestione del magazzino approvare o annullare un documento relativo alla carta di credito. consentono di gestire le informazioni anagrafiche degli articoli e di aggiornare i numeri di serie e di partita come pure i listini Depositi – Questa funzione consente di registrare le operazioni prezzi. È possibile definire articoli sostitutivi, eseguire rettifiche bancarie in contanti, quelle con carte di credito e quelle effettuate della quantità di stock, rivalutare i costi dello stock basandosi con assegni. Per i versamenti si utilizza un elenco di tutti gli sui valori attuali del mercato, eseguire attività di cycle-count e assegni da cui si selezionano quelli che si intende presentare generare liste di prelievo per ordini aperti. all’incasso. I pagamenti con carta di credito possono essere versati automaticamente, in funzione degli accordi presi con i fornitori di Dati anagrafici articoli – Questa funzionalità consente di carte di credito. definire articoli di produzione (make), articoli di acquisto (buy) oppure articoli non gestiti a magazzino, tra cui Pagamenti in uscita – Questa funzione consente di definire i manodopera, trasferte o immobilizzazioni. L’anagrafica gestisce pagamenti verso i fornitori. È possibile assegnare i pagamenti alle le informazioni di default, quali il fornitore abituale, l’unità di fatture fornitori aperte, nonché avviare l’emissione automatica misura di acquisto e di vendita, nonché l’aliquota IVA a cui i degli assegni ai fornitori. singoli articoli sono soggetti. Gli articoli a stock possono essere gestiti nei diversi magazzini; la soluzione può altresì gestire i Sistema di pagamento – La presente funzionalità consente di costi di ogni singolo articolo nei diversi magazzini. SAP Business risparmiare tempo in quanto permette di creare un’intera serie One supporta vari metodi di valutazione dello stock in base al di pagamenti da effettuarsi tramite bonifico bancario elettronico singolo articolo. I metodi attualmente supportati sono a costo o con emissione di assegno. Gli utenti selezionano i fornitori standard, a media mobile e a FIFO. Anche i dati relativi alla che devono essere pagati in base a una serie di criteri definiti da pianificazione sono gestiti all’interno dell’anagrafica articolo. essi stessi come, ad esempio, la data di scadenza della fattura o la È possibile definire un metodo di approvvigionamento (quale data di scadenza dello sconto. Il sistema crea quindi una serie di make oppure buy), nonché la frequenza e gli intervalli degli pagamenti (batch) visualizzabile sotto forma di report. Tale batch ordini d’acquisto (ordini mensili, settimanali o giornalieri). Si può essere salvato come attività raccomandata o essere eseguito possono stabilire le dimensioni dei lotti con cui si acquistano gli nel momento della sua creazione. articoli, così come la quantità minima degli ordini e il lead time medio. Annullamento di assegni – Questa funzionalità permette di stornare la registrazione completa di un pagamento e di Numeri di serie – I numeri di serie possono essere generati iniziare nuovamente con le informazioni corrette. Tale funzione automaticamente in base a maschere predefinite; possono risulta particolarmente utile quando, in fase di esecuzione di un tuttavia essere creati anche manualmente e assegnati solo nel pagamento, si verificano eventi imprevisti (ad esempio blocco momento del rilascio di un articolo dal magazzino o, nel caso, della stampante) in seguito ai quali i dati registrati divergono dalle contestualmente a ciascuna transazione. informazioni stampate sugli assegni.22
    • Lotti – È possibile attribuire le partite ai prodotti e classificarle Rivalutazione del materiale – Questa funzionalità consentein base alla data di scadenza o a qualsiasi altro attributo di apportare cambiamenti agli attuali prezzi del magazzino.definibile a discrezione dell’utente. Negli ordini di vendita, nei Ciò è necessario quando il prezzo corrente del materiale nondocumenti di trasporto (bolle di consegna) e nei movimenti di corrisponde al prezzo di mercato vigente. In casi di questo tipo,stock sono quindi definite le partite per questi prodotti. Per il il prezzo è adeguato e viene eseguita una registrazione manualemonitoraggio delle partite è disponibile un report specifico. del cambiamento.Articoli alternativi – Questa funzionalità consente di creare Listino prezzi – È possibile definire un numero illimitatoun elenco di prodotti che possono essere suggeriti al cliente di listini prezzi e di collegarli successivamente ai clienti o aicome alternativi se il prodotto richiesto non è disponibile. I fornitori. Inoltre, si possono creare collegamenti dinamici diprodotti alternativi possono essere classificati in base all’analogia rapido utilizzo tra i listini prezzi e aggiornarli automaticamentecon i prodotti “originali” in termini di tipologia, prezzo o ogniqualvolta il listino prezzi principale sia modificato.quantità. Prezzi speciali – È possibile definire prezzi speciali per iDefinizione del codice di catalogo del business partner singoli clienti o fornitori. È inoltre consentito definire prezzi– Questa funzionalità gestisce una tabella di riferimento specifici per quantità in base al volume dell’ordine e definire unincrociato tra i codici articolo dei fornitori e i codici articolo periodo di validità per ogni listino prezzi, che viene aggiornatodi magazzino. I codici articolo dei fornitori possono essere automaticamente ogni qualvolta si modifichino i dati. Èutilizzati all’interno dei documenti d’acquisto al posto dei codici possibile altresì definire sconti in base alle diverse condizioni diarticolo di magazzino. pagamento.Motodo di valutazione del magazzino – L’instaurarsi Pick and pack manager – Questa funzione consente didi situazioni diverse o di condizioni di mercato differenti gestire il processo di prelievo e di imballaggio degli articolipuò richiedere cambiamenti nel metodo di valutazione in tre fasi. Nel momento in cui si acquisiscono gli ordini didello stock. Grazie al report di valutazione del magazzino, è vendita, questi sono visualizzati in stato “open” (aperto);possibile selezionare in modo semplice gli articoli da una lista e è possibile contrassegnare le quantità come disponibili almodificare il metodo di valutazione attuale adottandone uno rilascio completo o parziale per l’operazione di prelievo. Loalternativo. stato “released” (rilasciato) visualizza tutti gli ordini rilasciati per il prelievo; anche in questo caso gli ordini possono essereEntrata/uscita merci – Queste due funzioni consentono di contrassegnati come prelevati completamente o parzialmente.registrare le entrate e le uscite merci che non sono direttamente Sia nello stato di “aperto” che in quello di “rilasciato”, glicollegate a un documento di acquisto o di vendita. utenti possono creare automaticamente liste di prelievo per singolo ordine o per una serie di ordini. Nell’ambito dello statoTrasferimento stock – Questa funzionalità consente di “picked” (prelevato) gli ordini contrassegnati come prelevatitrasferire gli stock tra differenti magazzini. possono essere visualizzati e selezionati per l’imballaggio. La funzione di ”Pick and pack manager” offre una serie di opzioniRegistrazione stock – Con questa funzione gli utenti possono di classificazione (sorting) e presenta un’elevata flessibilitàinserire i saldi iniziali per le posizioni stock e aggiornare i dati che consente di operare al meglio nell’ambito dei processi direlativi al magazzino all’interno del sistema. prelievo e di imballaggio.Inventario a rotazione – Questa funzione semplifica il Produzioneprocesso identificando il momento in cui ogni posizione nello Definizione della distinta base – In questa finestra è possibilestock deve essere conteggiata. I messaggi di allarme (alert) e i definire una distinta base multilivello specificando un prodottoreport creati aiutano a garantire che le posizioni (articoli) con finito (e tutte le materie prime richieste per produrlo) con lediversi livelli di importanza siano conteggiate con la frequenza specifiche esatte delle quantità e i magazzini coinvolti.richiesta. 23
    • APPENDICE: FUNZIONI Ordine di produzione – Le funzionalità destinate alla Nello scenario si possono selezionare i criteri richiesti, quali, ad produzione consentono di creare tre tipologie di ordini di esempio, i livelli di stock esistenti, gli ordini d’acquisto aperti, gli produzione: un ordine standard (generato da una distinta base ordini di vendita, gli ordini interni e lo stock che ha raggiunto esistente), un ordine speciale (creato ex-novo) e un ordine di il livello minimo, nonché le previsioni di vendita predefinite. disassemblaggio (utilizzato per disassemblare i prodotti finiti e Una volta eseguito lo scenario, l’applicazione, in un apposito reinviare i relativi componenti allo stock). Gli ordini possono report, visualizza una raccomandazione che suggerisce di essere creati per gli articoli da produrre con uno stato pianificato “produrre” o ”acquistare” articoli. Sono disponibili varie opzioni e per essere successivamente rilasciati per la produzione. I di drill-down che consentono agli addetti alla pianificazione di componenti assegnati a un prodotto finito possono essere inviati visualizzare i calcoli del fabbisogno netto e i documenti effettivi all’ordine di produzione in modo manuale oppure tramite il per la definizione del fabbisogno lordo. Sono inoltre disponibili metodo del prelievo retroattivo. I componenti possono essere messaggi di avvertimento per eccezioni e code che consentono sostituiti oppure aggiunti. La soluzione supporta inoltre il di identificare gli ordini che devono essere sollecitati. Gli scenari completamento parziale di ordini di produzione, che garantisce di pianificazione possono essere salvati come “simulazioni” e flessibilità e controllo globali per quanto concerne gli ordini gli utenti possono eseguire una serie di scenari “what if” senza interni. È inoltre possibile visualizzare le quantità pianificate produrre alcun impatto sul report delle azioni raccomandate. a fronte di quelle completate e respinte; le date di scadenza dell’ordine possono essere controllate con la massima precisione. Report ordini raccomandati – Da questo report, gli addetti Gli ordini cliente possono fare riferimento a un ordine di alla pianificazione possono automaticamente selezionare gli produzione e, in tal modo, gli utenti possono controllare lo stato ordini di produzione e d’acquisto raccomandati da destinarsi dell’articolo durante il processo di lavorazione. alla creazione automatica. Se per un articolo è richiesto un outsourcing (terziarizzazione), il sistema consente agli addetti Entrata da produzione – Tale funzionalità consente di alla pianificazione di trasformare un ordine di pianificazione in ricevere ordini di produzione completati e versarli nello stock un ordine d’acquisto senza necessità di procedure complesse dei prodotti finiti. o onerose. Gli ordini d’acquisto destinati allo stesso fornitore possono essere consolidati in un unico ordine, ottimizzando il Uscita per produzione – Tale funzionalità consente agli utenti processo degli acquisti. di inviare componenti (materie prime) a ordini di produzione specifici. Gestione servizi e assistenza La funzionalità di Service Management (Gestione servizi e MRP - Pianificazione fabbisogno materiali assistenza) ottimizza il servizio di assistenza clienti fornendo SAP Business One offre un sistema di pianificazione semplice e supporto per le operazioni di servizio, la gestione dei contratti di potente che supporta gli addetti alla pianificazione e agli acquisti servizio, la pianificazione dei servizi, il monitoraggio delle attività nella schedulazione e nella gestione degli articoli relativi a di contatto con i clienti, il supporto ai clienti e la gestione delle produzione e acquisti, sulla base di una serie di criteri. opportunità di vendita. Definizione delle previsioni – Questa funzione consente Chiamate di servizio – Questa funzionalità consente di gestire di definire la domanda basandosi su previsioni, senza doversi e monitorare le richieste dei clienti dando risposte adeguate e affidare esclusivamente agli ordini ricevuti. Ciò permette agli affrontando tutti i problemi correlati ai prodotti. È possibile utenti di effettuare una previsione sulla domanda del prodotto, inoltre visualizzare e aggiornare uno storico delle chiamate adeguando il fabbisogno dei relativi materiali. Nel rispettivo relative a un evento specifico. Sono previsti vari stati di chiamata report tali previsioni sulla domanda possono esser utilizzate che possono essere monitorati; le chiamate possono essere come fabbisogno supplementare. inoltrate a singoli tecnici oppure tenute in coda a livello di gruppo/squadra di intervento. Assistente pianificazione MRP – Il wizard di pianificazione assiste gli utenti nel processo di creazione degli scenari Scheda attrezzatura del cliente – Questa funzione fornisce di pianificazione con cinque semplici fasi. L’orizzonte di agli addetti ai servizi e all’assistenza le informazioni dettagliate pianificazione viene definito e visualizzato sulla base di settimane in merito a un prodotto venduto a un cliente: numero di serie o giorni. È possibile escludere dalla pianificazione della del produttore, numero di serie del prodotto sostitutivo, storico produzione e degli acquisti i giorni non lavorativi. Gli scenari delle chiamate. Fornisce inoltre un elenco dei contratti di possono essere previsti per tutti gli articoli o gruppi di articoli. servizio correlati al singolo prodotto o alla singola posizione.24
    • Contratto di servizio – Questa funzione consente di creare Report contabiliun regolare contratto di servizio e assistenza per prodotti o • Saldi per business partner e conti di contabilità generale.servizi specifici forniti a un cliente. Nel contratto sono indicate • Storico contabilità clienti e fornitori per data di scadenza.e aggiornate le date di inizio e di fine prestazione, come pure Cliccando con il mouse su una riga “cliente”, il sistemacondizioni specifiche previste dal contratto, quali, ad esempio, visualizza un report dettagliato per il cliente in oggetto. Contempi di risposta garantiti o di soluzione dei problemi. Lo storico un semplice clic del mouse su un link a Microsoft Word,delle chiamate di servizio può essere visualizzato da qualsiasi vengono visualizzati i saldi del conto del cliente nonché locontratto e questa funzione visualizza altresì tutti i prodotti o stato della relativa contabilità.servizi correlati al contratto stesso. • Libro giornale delle transazioni. • Libro giornale delle transazioni per progetto.Database soluzioni – Questa funzionalità comprende soluzioni • Report fiscale che visualizza gli obblighi fiscali accumulati inessenziali volte a risolvere problemi e situazioni di vario tipo. conformità ai requisiti giuridici locali.Aiuta a snellire e accelerare la performance degli addetti al servizioclienti. Offre la possibilità anche ad esterni di visualizzare quesiti e Report finanziarisoluzioni inerenti ai prodotti dell’impresa. • Bilancio. • Bilancio di verifica.Report di servizio – Consentono di visualizzare e analizzare dati • Conto economico.relativi a contratti di servizio, impianti e attrezzature del cliente e • Flusso di cassa. Il flusso di cassa analizza tutti i ricavi e le spese,chiamate di servizio. È possibile verificare le chiamate di servizio compresi assegni, pagamenti con carte di credito, transazionieffettuate da singoli addetti alle vendite oppure quelle segnalate periodiche e contabilità clienti. È possibile operare unada determinati clienti. I report possono essere inoltre utilizzati per selezione tra numerosi livelli di dettaglio.valutare l’efficienza e la performance. Report di confrontoRisorse Umane Tutti i report possono essere eseguiti anche con valenzaIl modulo HR (Risorse Umane) offre funzionalità di gestione comparativa (su base mensile, trimestrale, annuale o per altridel personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti e periodi).informazioni per contattarli. Report di budgetDati anagrafici dipendenti – Questa funzione consente agli Questa funzionalità supporta gli utenti nella definizioneutenti di documentare e controllare le informazioni e i dati relativi e nella gestione dei budget. È possibile configurare metodia ogni singolo dipendente, quali nome, mansione, competenze, di assegnazione dei budget, definire i dati in qualsiasi divisareparto, responsabile di riferimento, informazioni relative a (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report di budgetpresenze, retribuzione, appartenenza a un gruppo di lavoro e riepilogativo che confronti gli importi attuali con quelliindirizzo. pianificati. E’ inoltre possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisare l’utente ogniqualvolta una transazioneReporting supera il limite di budget mensile o annuale.Le funzionalità di reporting consentono di creare report,adottando immediatamente tutte le eventuali misure correttive Report delle Opportunità di venditache si rendono necessarie. Comprende report contabili, report • Opportunità – È possibile eseguire un’analisi delleaziendali, di magazzino, finanziari, nonché report a supporto del opportunità partendo da tre diversi punti di vista: in base alprocesso decisionale. È possibile esportare i report in Microsoft cliente, in base al prodotto e in base all’addetto alle vendite.Excel con un semplice clic del mouse. Navigando tra i dati della Tali punti di vista possono essere combinati tra loro; il sistemasoluzione è consentito inoltre reperire esattamente i dati richiesti crea inoltre diagrammi che visualizzano i dati con maggioreper la singola esigenza. Il modulo permette di risparmiare tempo chiarezza. I report possono essere visualizzati in diversi livelliprezioso, accedendo a dati e informazioni in modo semplice di dettaglio, così come richiesto dall’utente, dal livello piùe immediato. La riconciliazione interna ed esterna può essere generale (ad esempio opportunità in base a gruppo di clienti)eseguita attraverso il reporting delle eccezioni; grazie a tale a livelli estremamente dettagliati e specifici (opportunità perprocedura si riduce il tempo richiesto alla chiusura del bilancio e singolo cliente).alla preparazione dei report. Il reporting comprende le seguentifunzionalità: 25
    • APPENDICE: FUNZIONI • Analisi delle fasi – Questa funzione consente di visualizzare le • Analisi degli acquisti – Questa analisi è analoga al report di opportunità di vendita così come si presentano durante le varie analisi delle vendite e consente di analizzare i trend di acquisto fasi del ciclo attivo. in relazione a vari articoli acquistati dai fornitori nell’arco di vari • Report pipeline – La pipeline genera un riepilogo dinamico periodi di tempo. delle opportunità relativo a tutte le fasi di vendita, dal lead all’ordine, e rappresenta tale riepilogo in un diagramma a Report Business Partner imbuto. Per visualizzare un report dettagliato per ogni livello • Riepilogo delle attività – Il riepilogo classifica tutti i contatti è sufficiente cliccare su un qualsiasi elemento. Per illustrare aperti in base alla data e con riferimento al giorno o alla il processo di vendita sono disponibili anche altre funzioni settimana corrente. È possibile completare le attività e i contatti grafiche. Ad esempio, la soluzione può visualizzare le più in corso nonché chiudere le attività e i contatti che sono già stati importanti opportunità, da 10 fino a 30, complete di tutti i completati. dettagli, dall’inizio alla chiusura. Questo report rende molto più • Clienti non attivi – Questo report fornisce un elenco semplice identificare tendenze e modelli di acquisto. completo dei clienti considerati non attivi. • Previsione delle opportunità – Questa funzionalità consente • Storico solleciti – Il report esegue la tracciatura dello storico di eseguire una stima delle opportunità aperte, raggruppate per dei solleciti in relazione a un business partner. area geografica, addetto alle vendite o business partner. • Previsione delle opportunità nel tempo – Tale funzionalità Report di servizio e assistenza visualizza le opportunità di vendita nell’arco di periodi specifici • Chiamate di servizio – Questo report consente di visualizzare di tempo (mese, trimestre o anno); in tal modo i trend possono tutte le chiamate di servizio inserite nel sistema che sono state essere efficacemente identificati e analizzati e ciò costituisce create, gestite o chiuse in una determinata data oppure nell’arco un valido supporto per il processo decisionale nell’area del di un intervallo di date. È possibile delimitare il report in modo marketing e delle vendite. da visualizzare esclusivamente le chiamate di servizio per una • Opportunità vinte – Questo report costituisce un efficace specifica attesa o effettuate da un determinato tecnico, oppure supporto per poter analizzare le opportunità di vendita che in base al tipo di problema riscontrato, alla priorità, all’articolo hanno avuto un esito positivo e le fasi in cui le transazioni sono coinvolto e allo stato della chiamata. È altresì possibile state concluse. visualizzare esclusivamente chiamate in ritardo. • Opportunità perse – Questo report fornisce informazioni sulle • Chiamate di servizio in base alla coda d’attesa – Questo opportunità che hanno avuto un esito negativo e sulle fasi in cui report esegue il tracking di tutte le chiamate di servizio che si ogni singola opportunità è andata persa. trovano in attesa. • Opportunità utente aperte e chiuse– Questa funzione • Tempo di risposta per responsabile – Questo report consente visualizza le opportunità aperte e quelle chiuse di un utente di seguire l’interazione tra un cliente e gli addetti ai servizi e specifico. all’assistenza, registrando il tempo necessario per rispondere a • Distribuzione del lead nel tempo – Questa funzione fornisce una singola chiamata di servizio. informazioni sulla distribuzione delle opportunità aperte e di • Tempo medio di chiusura – Questo report analizza il tempo quelle chiuse nell’ambito di un determinato periodo di tempo. medio impiegato per risolvere un intervento richiesto da un cliente o una serie di interventi. Report Vendite e Acquisti • Contratti di servizio – Questo report fornisce un elenco dei • Lista delle partite aperte – Questa lista presenta un riepilogo contratti di servizio in relazione a un cliente o a una serie di di tutte le partite aperte all’interno di un’area, tra cui fatture clienti, in base al tipo e allo stato del contratto in essere. non pagate, offerte aperte, consegne non fatturate e ordini in • Report dati anagrafici attrezzatura cliente – Questo sospeso. L’integrazione con Microsoft Word consente di creare report visualizza le attrezzature (impianti / apparecchiature / lettere da inviare ai clienti. dispositivi) con i rispettivi numeri di serie venduti a un cliente • Analisi delle vendite – Tale funzione permette di eseguire specifico o a una serie di clienti. un’analisi delle vendite da tre prospettive: per cliente, per • Monitor servizi – Il presente report monitora le chiamate prodotto e per addetto alle vendite. È possibile combinare aperte e quelle in ritardo tramite un report grafico dinamico. tra loro le diverse prospettive e ottenere ulteriori dettagli Attiva allarmi acustici nel momento in cui una chiamata (ad esempio, articoli venduti da un determinato addetto alle raggiunge il limite massimo di attesa. vendite oppure articoli acquistati da un cliente). Il report crea automaticamente grafici che visualizzano i dati con maggiore chiarezza. Le informazioni possono essere visualizzate in molteplici livelli di dettaglio, dal più generico (come, ad esempio, le vendite in base al gruppo di clienti) al più specifico (una fattura relativa a un determinato cliente).26
    • • Chiamate di servizio specifiche di un utente – Questo Report di produzione report consente agli addetti al servizio e all’assistenza di • Ordini interni aperti – Questo report offre un riepilogo gestire e controllare le rispettive chiamate nei vari stati. di tutti i lavori in corso e visualizza gli ordini interni• Chiamate di servizio aperte specifiche di un utente – Il corrispondenti. report visualizza le chiamate aperte per un singolo addetto al • Distinte base – Il presente report visualizza un riepilogo servizio e all’assistenza. di tutte le distinte base del prodotto a qualsiasi livello di• Chiamate di servizio in ritardo specifiche di un utente dettaglio. – Questo report visualizza questo tipo di chiamate per un singolo addetto al servizio e all’assistenza. Risorse Umane • Lista dipendenti – Questo report contiene informazioni suiReport di magazzini e logistica dipendenti quali filiale, reparto, definizione della mansione,• Lista degli articoli. posizione, responsabile e dettagli personali.• Ultimi prezzi – Il report visualizza una lista degli ultimi • Report assenze – Il presente report elenca i giorni di assenza. prezzi offerti a un cliente specifico. • Elenco telefonico – Questo report visualizza le informazioni• Articoli non attivi – Questo report visualizza un elenco di dettagliate richieste per contattare ciascun dipendente, articoli non attivi in un determinato periodo, consentendo in tra cui numero di telefono, interno, numero di cellulare, tal modo di ridurre i costi di immagazzinamento. cercapersone e numero di fax.• Interrogazione articoli – Questa query reperisce dettagli • Generatore di query – Questo strumento si basa su un relativi agli articoli. semplice linguaggio per la creazione di interrogazioni al• Lista delle registrazioni di stock– Questo report raggruppa database e la definizione di report. È possibile creare un tutte le registrazioni di stock in base al business partner o report dettagliato o riepilogativo utilizzando i dati di qualsiasi all’articolo. campo. Una volta definita un’interrogazione, è possibile• Situazione stock – Questo report visualizza tutti gli stock salvarla nella libreria delle query per essere eventualmente di magazzino per singolo articolo a magazzino, quantità utilizzata in un momento successivo, oppure utilizzare ordinata e quantità disponibile. Con un semplice clic del l’editor del report per affinare e modificare le interrogazioni mouse su una posizione è possibile eseguire un report ordine esistenti. di vendita aperto per l’articolo selezionato. • Assistente di Query– Questo strumento è analogo• Report stock in magazzino – Il report visualizza tutti al generatore di query, ma consente di generare le gli stock di articoli in base al magazzino e il saldo totale di interrogazioni utilizzando un wizard per avviarle durante il ciascun articolo. processo. Si tratta di uno strumento particolarmente utile per• Report di valorizzazione stock – Il report esegue varie gli utenti non esperti di sintassi SQL. valorizzazioni dello stock utilizzando diversi metodi di valorizzazione (FIFO, LIFO, costi standard, media mobile e ultimo prezzo di acquisto) indipendentemente dal metodo di valorizzazione corrente utilizzato per registrare le transazioni. Consente inoltre di visualizzare un riepilogo di tutti gli articoli oppure dei singoli articoli in modo dettagliato. La soluzione comprende un algoritmo speciale che garantisce la corretta interpretazione degli stock negativi.• Report transazioni articoli con numero di serie – Questo report elenca ciascuna transazione che interessa un articolo serializzato.• Report transazioni articoli con numero a lotti – Il report visualizza ciascuna transazione che interessi articoli assegnati a partite. 27
    • www.sap.com/italy/pmi50 082 838 (06/12).