Caso de éxito: Gestión Documental Agencia Valenciana de la
Energía
ENCAMINA y CANON desarrollan e implantan
una aplicación de gestión documental en
AVEN.
S Visión General
País: España
“ENCAMINA y CANON automatizan la digitalización e
Sector: Energético inserción de de documentos escaneados al sistema
Perfil del cliente: La Agencia Valenciana
de la Energía es la entidad de la
de gestión documental usado en AVEN, Document
Generalitat Valenciana adscrita a la Manager de Canon”
Conselleria d'Infraestructures i Transport,
que tiene por finalidad la gestión y
ejecución de la política energética en el
ámbito de la Comunidad Valenciana
ENCAMINA y CANON han desarrollado una aplicación para
Necesidad: AVEN necesitaba una solución digitalizar documentos y automatizar la inserción de éstos al
de digitalización y gestión documental, y
mejorar la inserción de los documentos
Document Manager, el gestor de documentos de CANON. Esta
escaneados en el sistema de gestión solución se ha implantado en la Agencia Valenciana de la Energía,
documental, automatizando este proceso y
mejorando los mecanismos para detección
de este modo, los documentos escaneados se insertan
y resolución de incidencias. automáticamente a través de tareas programadas, sin importar el
Solución: ENCAMINA y CANON han
desarrollado una solución basada en
número de clientes conectado al Gestor documental de CANON. La
escáneres de Canon y su base de datos IW aplicación, desarrollada por ENCAMINA, cuenta también con un
Document Manager. La solución permite
digitalizar los documentos de papel, e
servicio de reporte informativo que facilita la detección y resolución
insertarlos en el sistema de gestión de incidencias producidas durante el proceso.
documental a través de un proceso
automatizado, el cual ejecuta tareas
Un paso más de ENCAMINA en el desarrollo de soluciones de
programadas, que recogen todos los gestión documental, las cuales evitan la intervención humana,
documentos y la información adicional de
las carpetas predeterminadas y los inserta
mejorando así la productividad, la rapidez del proceso y su
en el Document Manager fiabilidad, además del resto de beneficios de contar con un archivo
Beneficios: AVEN cuenta ahora con una
solución de gestión documental que
digitalizado y un gestor documental.
permite la digitalización y carga
automatizada en la base de datos,
Document Manager, de los documentos en
papel

Situación
AVEN necesitaba una solución para digitalizar
su documentación analógica, y gestionarla Equipo
posteriormente de un modo adecuado para Por parte de ENCAMINA ha colaborado:
facilitar su acceso, control, búsqueda, Luis Máñez. Director del Proyecto.
almacenamiento, etc. Antonio Ruiz. Comercial.
Hasta ahora, los documentos PDF generados José Antonio Rosalén. Analista Programador
por los escáneres Canon se subían de Miguel Alberto García. Programador
manera manual a través de una interfaz
gráfica. AVEN deseaba optimizar este Por parte de CANON han colaborado:
proceso para que los documentos subieran José Lino. Responsable del Proyecto
de manera automática al Document Alfredo de Miguel. Ingeniero Técnico
Manager.
Por parte de AVEN han colaborado:
María José Dolz
Solución Marcos Sánchez
ENCAMINA y CANON han desarrollado una Jaume Ribera
solución basada en escáneres de Canon y su
base de datos IW Document Manager. La
solución permite digitalizar los documentos
en papel, e insertarlos en el sistema de
gestión documental a través de un proceso
automatizado, el cual ejecuta tareas
programadas, que recogen todos los Contactar.
documentos y la información adicional de las
carpetas predeterminadas y los inserta en el ENCAMINA www.encamina.com
Document Manager. Debido al volumen de Tel. 902 196 893
ficheros manajedo por la Agencia, el proceso
se realiza fuera de horas de oficina de modo CANON www.canon.es
automático, eliminando así cualquier efecto Tel. 963 533 669
negativo sobre los usuarios finales.
La solución permite posteriormente gestionar AVEN www.aven.es
toda esa documentación digital de un modo Tel. 963 427 900
Software y más sencillo y eficiente, y además cuenta con
servicios un sistema de alertas que permite detectar y
Visual Basic .Net diagnosticar cualquier incidencia.
SDK de CANON
Microsoft Windows 2003 Beneficios
AVEN cuenta ahora con una solución de
gestión documental que permite la
digitalización y carga automatizada en la
base de datos, Document Manager, de los
documentos en papel.