Manual siage

3,201 views

Published on

Comparto este documento pra mis colegas

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
3,201
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
37
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Manual siage

  1. 1. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11OFICINA DE INFORMÁTICA - OFINSistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v.2.0.1 Manual de Usuario OFIN -2011 Página 1 de 111
  2. 2. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC09/06/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC26/07/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA12/09/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC23/09/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC12/10/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC25/10/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC11/11/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC13/12/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución YC Educativa: parámetros, Año Académico (activación), Módulos y especialidades, Procesamiento de notas: prematrículas28/01/2011 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC21/02/2011 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YCAutor(es):YC : Yajaira CanalLA : Liz AlvarezRevisores:HZ : Hugo Zumaeta OFIN -2011 Página 2 de 111
  3. 3. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Contenido1. Introducción ......................................................................................................................... 42. Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5 CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL............................................................................ 83. Datos Institución Educativa ............................................................................................... 84. Año Académico ................................................................................................................. 155. Fases .................................................................................................................................. 196. Períodos de Evaluación ................................................................................................... 207. Registro de Ambientes .................................................................................................... 218. Grados y Secciones ......................................................................................................... 239. Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34 CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 3610. Registro de Estudiantes .............................................................................................. 3611. Matrícula de Estudiantes ............................................................................................. 4712. Nómina de Matrícula .................................................................................................... 6213. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 6414. Resoluciones IE ............................................................................................................ 7115. Estudiantes por sección .............................................................................................. 7516. Padrón de Apoderados ................................................................................................ 7917. Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................... 7918. Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 8119. Retiro de Estudiantes................................................................................................... 83 CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN ........................................ 8420. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 8421. Registro de Notas Genérico........................................................................................ 8722. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 9323. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 9524. Procesar Notas ............................................................................................................. 9725. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................. 10226. Impresión de Boletas de Información ...................................................................... 10627. Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................. 10928. Recuperación Subsanación ...................................................................................... 11029. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................ 11030. Reporte Recuperación y Subsanación.................................................................... 111 OFIN -2011 Página 3 de 111
  4. 4. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-111. Introducción a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional. El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado). b) ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada. c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: d) Administración del Sistema Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. e) Configuración Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. f) Administrar Personal Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. g) Administrar IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes. h) Administrar Red Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. i) Seguridad Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: j) Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema. OFIN -2011 Página 4 de 111
  5. 5. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana. Para ver los videos pulse sobre la opción que quiere ver2. Ingreso al Sistema Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación, después ingresar a la opción de “Intranet” Ingrese a la opción Intranet Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0. OFIN -2011 Página 5 de 111
  6. 6. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Ingrese al SIAGIE 2.0Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistemaPara facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistemaserá la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datosbásicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa OFIN -2011 Página 6 de 111
  7. 7. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Por defecto aparece el nombre de la IE Seleccione los turnos de la IELos datos ingresados en esta ventana son: Institucion Educativa El nombre de la Institución Educativa Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa Año Academico El año Académico correspondiente Nro de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema OFIN -2011 Página 7 de 111
  8. 8. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I.E Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”, pulsar varias veces el botón Refrescar. Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme” Finalmente pulse el botón “Finalizar” CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL3. Datos Institución Educativa Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros. Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE. OFIN -2011 Página 8 de 111
  9. 9. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción serealiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene unbotón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que estápreviamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que sololas IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que setiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de estamanera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana ypulse aceptarEn la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.A continuación realice los siguientes pasos:a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.- Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal” Buscar personal en Sistema Único de Planillas Búsqueda de personal en la base del sistema Tamaño del escudo OFIN -2011 Página 9 de 111
  10. 10. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son: Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular Identificador del personal Anexo Anexo Nivel Nivel Educativo Nombre Nombre de la institución educativa Gestión Encargado de la gestión Departamento Departamento de institución educativa Provincia Provincia de institución educative Distrito Distrito de institución educative Dirección Dirección de institución educative Centro Poblado Nombre del centro poblado Tipo I.E. Tipo de institución educative Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cod. Local Código numeral asignado al local DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la AUTORIZACION DE institución educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización Turno Turno de enseñanza Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E Laborales Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día día Genero Genero de la I.E Característica Modo de enseñanza establecido Datos de Registro Director Nombre del director de la IE Teléfono Número telefónico de la IE Email Cuenta de correo electronic Página Web Dirección de página web OFIN -2011 Página 10 de 111
  11. 11. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-111. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opción Registro de Personal.3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre Seleccione el turno Ingrese el horario del turno Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana. OFIN -2011 Página 11 de 111
  12. 12. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas. Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde. Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana: Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades. OFIN -2011 Página 12 de 111
  13. 13. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.Ruta de laimagen Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema Elija una imagen del ordenador o PC Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen b) MODIFICAR PARÁMETROS.- Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE. OFIN -2011 Página 13 de 111
  14. 14. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Los valores de los parámetros son los siguientes: Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las Libreta. libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que Registrar/Imprimir apreciaciones si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la del tutor libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opción se indica cuántas líneas se reservará para las apreciaciones escritas del tutor. Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas. Visualización de datos de libretas de notas1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE. OFIN -2011 Página 14 de 111
  15. 15. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar el o los programas. Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente: El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.4. Año Académico Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia. OFIN -2011 Página 15 de 111
  16. 16. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Registrar Año AcadémicoEnlacemodificar AñoAcadémico Eliminar el registro a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Detalle descriptivo del año académico Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico. b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación: OFIN -2011 Página 16 de 111
  17. 17. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos: El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE.e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje: Hacer clic en año inactivo Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico: OFIN -2011 Página 17 de 111
  18. 18. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académicoindicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreaspor grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en elinforme, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado seríaparecido al siguiente.Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar lapágina desde el explorador presionando la tecla F5.Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda aun año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre elícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder acerrar un año académico. Hacer clic en año abierto OFIN -2011 Página 18 de 111
  19. 19. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Nota: El cierre de un año académico es irreversible.5. Fases Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación). El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico. Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente: Registrar Fase Enlace Modificar Fase Elimina el registro a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Listado de fases ESTADO Activo Inactivo Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Identificador y descripción de la fase. Fecha Desde Calendario fecha de fase desde Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. Estado Estado de registro Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado. OFIN -2011 Página 19 de 111
  20. 20. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).6. Períodos de Evaluación Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico. a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser: Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación Estado Estado de la etapa de evaluación En el inicio del año académico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado, respectivamente a En evaluación y Evaluado. OFIN -2011 Página 20 de 111
  21. 21. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Finalmente, queda la siguiente ventana. Enlace Modifica Período Evaluación El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana: b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).7. Registro de Ambientes Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa. Registro de Ambiente a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. OFIN -2011 Página 21 de 111
  22. 22. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Identificador del ambiente Tipo de Ambiente Tipo de área física Descripción Descripción del ambiente Ubicación Descripción detallada de la local físico Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Área Medida del local en metros cuadrados. Estado Condición del local físico del ambiente Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.EnlaceModificaAmbiente Eliminar el registro b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir. OFIN -2011 Página 22 de 111
  23. 23. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Descripción del Reporte: Aula Es la descripción del aula. Ubicación Ubicación física del aula. Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Cap Capacidad de estudiantes Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos8. Grados y Secciones Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente: El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a. A GREGAR G RADO POR A ÑO .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Lista de Marcar la casilla de Grados selección de registro. disponibles Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente: OFIN -2011 Página 23 de 111
  24. 24. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 El sistema reconoce que para el Elimina el nivel educativo al que pertenece la registro IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares a cada grado. 1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a un determinado grado. Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE. Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.Finalmente pulseAgregar Seleccione los talleres que va agregar Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres. OFIN -2011 Página 24 de 111
  25. 25. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar. Finalmente pulse aceptar Pulse sobre el aspa Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados. Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado. Seleccione el móduloAl presionar el botón de especialidad yAgregar, se muestra pulse el botón Grabar.esta ventana. 2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE. OFIN -2011 Página 25 de 111
  26. 26. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”. Contenido Silábico Números de criterios de evaluación 4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.AgregaCriterio deEvaluación Elimina el registro OFIN -2011 Página 26 de 111
  27. 27. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-115. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar elbotón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botónGrabar.6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede alelegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botónAgregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse elbotón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Código Año Identificador del año académicoCódigo Diseño Identificador del diseño curricularCódigo Nivel Identificador del nivel educativoCódigo Grado Identificador del gradoCódigo Área Identificador de área genericCódigo Identificador del contenido silábico OFIN -2011 Página 27 de 111
  28. 28. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Descripción Descripción del contenido silábico Fecha Programada Fecha de exposición programada. 8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones. Opción para modificar la sección Horarios de Estudiantes Sección de Secciónb. A GREGAR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar Listado de Personal Listado de Aulas Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal. Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula. OFIN -2011 Página 28 de 111
  29. 29. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Sección Identificador de sección Descripción Descripción de la sección Tutor Es el personal encargado o responsable de la sección. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Num. Vacantes Número de vacantes disponibles. Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Turno Es el turno en el que funcionará la sección.2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal. OFIN -2011 Página 29 de 111
  30. 30. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulsedoble click en el registro del aula.Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista deáreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble click en elregistro del aula.Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventanaDespués de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en dondemuestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes querecuperaran una determinada área OFIN -2011 Página 30 de 111
  31. 31. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-113) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección. Opción para modificar los horarios Elimina el registro4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Listado de Áreas Genéricas Listado de Docentes Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Área genérica impartida Docentes Docente responsable del dictado Día Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Desde Hora de inicio del dictado Hasta Hora de fín del dictado Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular: OFIN -2011 Página 31 de 111
  32. 32. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguientemanera: Pulse aquí para ver la última libreta de notas como muestra la siguiente ventanaDespués de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nosmuestra la siguiente ventanaPara una sección de recuperación:Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistemamostrará una ventana similar a la siguiente: OFIN -2011 Página 32 de 111
  33. 33. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana: Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados. Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.5) Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas. Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar. Elige el periodo de evaluación OFIN -2011 Página 33 de 111
  34. 34. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa. Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área 9. Fechas Especiales IE Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.Agregar fecha especial a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción Descripción de la fecha especial OFIN -2011 Página 34 de 111
  35. 35. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrará la asistencia. Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales. El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera: EnlaceModificar fecha Eliminarespecial el registro b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales. Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales. Al poner el botón Grabar, queda así el registro. OFIN -2011 Página 35 de 111
  36. 36. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS10. Registro de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso. Búsqueda por filtros Búsqueda específica a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Calendario para selección de fecha Listado de Ubigeo: Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son: OFIN -2011 Página 36 de 111
  37. 37. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Sexo Género masculino o femenino Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante Apellido Materno Apellido Materno del estudiante Nombres Nombre completo del estudiante Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. País Nacimiento País de origen del estudiante Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento Estado Civil Condición del estudiante Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo: Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensajeEl control de la homonimia en el sistema.En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre deun estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana quesugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato elsistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes. Para acceder a la información pulse doble clik en el registroEl registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Paraque el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un OFIN -2011 Página 37 de 111
  38. 38. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado como”. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana. En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Nuevas pestañas Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón correspondiente y aparece la siguiente ventana. Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse “Abrir”. OFIN -2011 Página 38 de 111
  39. 39. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barrade progreso:Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOSFICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se puedencomplementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados alestudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha: OFIN -2011 Página 39 de 111
  40. 40. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Ingrese el número de documento Seleccione el tipo de documentoFinalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitadaA continuación se va a detallar las demás fichas:FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos vahabilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondienteLos datos que se registran en este mantenimiento son: Año Año de nacimiento Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante Lugar Lugar de domicilio Teléfono Teléfono de domicilioDespués de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde lainformación solicitada y nos mostrara la siguiente ventana. OFIN -2011 Página 40 de 111
  41. 41. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamosmodificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacióncorrespondiente Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral Registro de Situación LaboralLos datos que se registran en este mantenimiento son: Año Año de labores Edad Edad correspondiente al año de labores Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas Horas Sem. Número de horas semanales que laboróDespués de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde lainformación solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamosmodificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacióncorrespondienteFicha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios OFIN -2011 Página 41 de 111
  42. 42. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios Los datos que se registran en este mantenimiento son:Lengua Materna Lengua por parte de madreSegunda Lengua Segunda lengua que dominaReligión Religión que profesa.Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudianteParto Modo de nacimiento del estudianteObs. del Parto Detalles del modo de nacimientoNúmero Hermanos Número de hermanos del estudianteLugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del peso y talla del estudiante. OFIN -2011 Página 42 de 111
  43. 43. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 CalendarioLos datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Fecha del chequeo médico realizado Control Tipo de control realizado. Resultado Resultado de la consulta realizada Observaciones Detalle u observaciones adicionalesFICHA ESTADO DE SALUD:Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Edad aproximada del estudiante Tipo Tipo de estado de salud. Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad: Si se trata de una vacuna: Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna. OFIN -2011 Página 43 de 111
  44. 44. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):FICHA OTROS (Controles de salud):Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudianteGRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES OFIN -2011 Página 44 de 111
  45. 45. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido paterno del familiar Apellido Materno Apellido materno del familiar Nombres Nombres del familiar País Nacimiento País de nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento Estado Civil Estado civil del familiar Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar Parentesco Relación del familiar con el estudiante Sexo Género masculino o femenino Grado Instrucción Grado alcanzado. Domicilio Dirección de vivienda del familiar Centro de Trabajo Centro de labores del familiar Teléfono Número telefónico del familiar Celular Número de teléfono móvil del familiar Email Correo electrónico del familiar. Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar Vive Estado de existencia del familiar c. Generar Ficha de Matrícula.- Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de Matrícula”, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula. Ficha Registrar Estudios/ Principal Opción para generar elGeneración de la ficha reverso de la ficha únicaúnica de matrícula de matrícula OFIN -2011 Página 45 de 111
  46. 46. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF. Si el usuario ha indicado “Reverso” como se muestra en la siguiente imagen Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de matrícula como se muestra en la siguiente ventana.d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción. OFIN -2011 Página 46 de 111
  47. 47. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento. Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Identificador asignado por el sistema Código del Educando Identificador de único de estudiante Tipo de Documento Documento de identidad Número de Documento Número de documento de identidad f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Campo para ingreso Filtros (apellidos de texto nombres y código modular)11. Matrícula de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año académico. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes OFIN -2011 Página 47 de 111
  48. 48. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Búsqueda por datos específicosa. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Enlace Registrar el apoderado Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es asignado por el sistema para cada año académico en cada IE. Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados. OFIN -2011 Página 48 de 111
  49. 49. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula.Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.Condición de MatriculaSituación matrícula Ingresante El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. Promovido El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. Repite El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. Reentrante El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado Reingresante El estudiante ha reingresado a estudiarGrado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel.Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.Trabaja Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opcionesI.E Procedencia Misma IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. Otra IE El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula. Su casa El estudiante no proviene de ninguna IE.Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”. OFIN -2011 Página 49 de 111
  50. 50. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Condicion LaboralEn el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en elmismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventanaindicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguienteventana.Búsqueda y creación de nuevos estudiantesSe debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registradoel estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego podermatricularlo.Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantespulse clic en el botón de ayuda.Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos yseleccionar una de las dos opciones “En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE. “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo. Registrar Estudiante Búsqueda Búsqueda en el dentro de la IE archivo general de estudiantesEn caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobreel registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en lasiguiente ventana OFIN -2011 Página 50 de 111
  51. 51. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Pulse sobre el registroEn caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar laopción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de RegistrarEstudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana quequeda se parece a la siguiente:Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema. Código Educando Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. OFIN -2011 Página 51 de 111
  52. 52. MINEDU – OFIN MANUAL DE USUARIO Fecha: 21-Febr-11 Sexo Género masculino o femenino Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante Apellido Materno Apellido Materno del estudiante Nombres Nombre completo del estudiante País Nacimiento País de origen del estudiante Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento Estado Civil Condición del estudiante Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que estámatriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguientemensaje:Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información delapoderado:Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Tipo y número de Es el tipo y número de documento de identidad documento del familiar. Apellido Paterno Apellido paterno del familiar Apellido Materno Apellido materno del familiar Nombres Nombres del familiar País Nacimiento País de nacimiento del familiar Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento. Estado Civil Estado civil del familiar. Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa OFIN -2011 Página 52 de 111

×