Manual deusuario siagie 1
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MANUAL DE USUARIO SIAGE

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Manual deusuario siagie 1 Manual deusuario siagie 1 Document Transcript

  • OFICINA DE INFORMÁTICA - OFINSistema de Información de Apoyo a laGestión de la Institución EducativaSIAGIE v.2.3.8Manual de UsuarioLima, 18/08/2011
  • HISTORIAL DE REVISIONESFecha Versión Descripción Autor28/06/2011 2.3.1 Ingreso al sistema: Inicialización de institucioneseducativas.Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso deboletas.Nómina de matrícula y sello de aguaLA14/07/2011 2.3.4 Control de Ejecución del procesamiento de notas. Se creóEstado En procesamiento.Mejoras en la impresión de boletas de notas.LA18/08/2011 2.3.8 Opción de Rectificación de formatos oficialesSolicitud de creación de talleresLAAutor(es):LA : Liz ÁlvarezRevisores:HZ : Hugo Zumaeta
  • Contenido1. Introducción............................................................................................................................... 52. Ingreso al Sistema.................................................................................................................... 83. Datos de la Institución Educativa......................................................................................... 144. Año Académico....................................................................................................................... 255. Fases........................................................................................................................................ 296. Períodos de Evaluación......................................................................................................... 317. Registro de Ambientes .......................................................................................................... 338. Grados y Secciones............................................................................................................... 359. Fechas Especiales IE ............................................................................................................ 4810. Padrón Nacional del Personal ............................................................................................... 5011. Registro Personal de la IE ................................................................................................ 5912. Registro Asistencia Personal IE....................................................................................... 7113. Administrar Roles ............................................................................................................... 7414. Mantenimiento de usuarios.................................................................................................. 7615. Asignación Accesos a Familiar............................................................................................... 7816. Registro de Estudiantes .................................................................................................... 8317. Matrícula de Estudiantes................................................................................................. 10418. Nómina de Matrícula........................................................................................................ 12419. Registro de Nómina Básica ............................................................................................ 13120. Resoluciones IE................................................................................................................ 14421. Estudiantes por sección .................................................................................................. 15022. Padrón de Apoderados.................................................................................................... 15523. Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................... 15624. Traslado de Estudiantes.................................................................................................. 16025. Retiro de Estudiantes....................................................................................................... 16326. Asistencia Mensual a la IE.............................................................................................. 16527. Registro de Notas Genérico............................................................................................ 16928. Subir Notas desde Excel................................................................................................. 17729. Registro de Apreciaciones de Docentes....................................................................... 18030. Procesar Notas ................................................................................................................. 18431. Proceso Disgregado de Notas........................................................................................ 193
  • 32. Impresión de Boletas de Información............................................................................ 19833. Rectificación de formatos oficiales ................................................................................ 20234. Solicitud de creación de talleres .................................................................................... 20835. Acta Consolidada de Evaluación ................................................................................... 21536. Recuperación Subsanación............................................................................................ 21637. Registro de Notas de recuperación y de áreas a Cargo y de recuperación ........... 21738. Reporte Recuperación y Subsanación.......................................................................... 223GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES ....................................................................... 22439. ¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegadorde internet?.................................................................................................................................... 22440. ¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menú principalutilizando el navegador de Internet? ......................................................................................... 22741. ¿Qué hago si la ventana principal del sistema le aparece con opcionessobrepuestas?............................................................................................................................... 228
  • 1. Introduccióna) OBJETIVO DEL SISTEMAEl Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación paraser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en lasInstituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesosadministrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generarFichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros deEvaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa yque tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y losrecursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas.b) ALCANCE DEL SISTEMAEl sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las institucioneseducativas en tipos de funcionamiento básico y completo. También es usado en las instanciaseducativas regionales en modos de consulta y de gestión.c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMAEl sistema cuenta con los siguientes módulos:Administración del SistemaMódulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados parasu acceso al sistema. Este módulo en utilizado centralizadamente y a nivel de las instanciaseducativas locales.ConfiguraciónMódulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel detodas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte delequipo de administración central del MINEDU.Administrar PersonalMódulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institucióneducativa. Permite la configuración de cada personal de la IE con el fin de poder asignarle susresponsabilidades en el módulo de evaluación.Administrar IEMódulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de suproceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte alas funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.Administrar Red
  • Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo elregistro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.SeguridadMódulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, laasignación de roles y la administración de privilegios.El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede tener unconjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el sistema. Sin embargoel agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista más genérico.Por otro, desde el punto de vista de la institución educativa se tiene un agrupamiento en procesos dela siguiente manera:Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:AyudaSon ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades delsistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videosinteractivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema.La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá lasiguiente ventana.
  • Para ver el contenidopulse sobre la opciónque quiere ver
  • 2. Ingreso al SistemaSe puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,después ingresar a la opción de “Intranet”Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativoscon los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistemaIngrese a laopción IntranetIngrese alSIAGIE 2.0
  • En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por partedel usuario, mediante la siguiente ventana.El asistente de configuración de Instituciones educativas.Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será lael asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datosbásicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada,entonces esta ventana no se visualizará.
  • Los datos ingresados en esta ventana son:Institución educativa Corresponde a una colección de las institucioneseducativas asociadas al usuario que sonsusceptibles de ser inicializadas.Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa.Al indicar un turno se solicita el ingreso del horariodentro del turno.Por defectoaparecen lasinstitucioneseducativas a lasque el usuarioestá asociadoSeleccione losturnos en el quefunciona la IE.
  • Año Académico El año Académico que se desea inicializar.Se trata de los años académicos vigentes paratodas las instituciones educativas a nivel nacional.Número de ambientes Seleccione el número de aulas con los que cuentala Institución Educativa. El sistema creará las aulas01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado eneste campo.En esta pantalla, se tiene un máximo de veinteambientes. Si posteriormente se desea agregar másambientes, se podrá realizar a partir de la opción deRegistro de ambientes.Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluaciónDependiendo de lo indicado en este campo, secreará:Anual: 01 periodo anual.Bimestral: 04 periodos bimestrales.Trimestral: 03 periodos trimestralesTipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistemaBásico: El usuario tiene las opciones básicasCompleto: El usuario tiene todas las opcionesdisponibles para la gestión de la IE.Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráficode la aplicación de estos dos roles de usuario.Grados y cantidades Seleccione los grados que funcionarán en la IE y sedebe indicar el número de secciones por grado en laIE.El sistema creará las secciones con código 01, 02,
  • etc, para cada grado de la IE.En esta pantalla, se tiene un máximo de veintiséissecciones por cada grado de la IE. Siposteriormente se desea agregar más secciones, sepodrá realizar mediante de la opción de Grados ysecciones.Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativopulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización deIIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes veces queingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución.Una rápida navegación por las opciones del sistema muestra que el usuario ya puede trabajar en elregistro de información en el sistema. Por ejemplo: la ventana de grados y secciones se vería de estaforma:
  • En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario de acuerdo al tipo deusuario del sistema:
  • CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL3. Datos de la Institución EducativaEsta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permitecomplementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de páginaweb, entre otros.Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción serealiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene unbotón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que estápreviamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo lasIE que están registradas allí tienen acceso al sistema.La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tieneque hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera lainformación se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptarDatos de la IEextraídos delpadrón deESCALE.
  • En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.A continuación realice los siguientes pasos:a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitanlos campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.Para modificar los datos del director:Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”Buscar personal enSistema Único dePlanillasBúsqueda de personalen la base del sistemaTamañodel escudo
  • Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)Código Modular Identificador del personalAnexo AnexoNivel Nivel EducativoNombre Nombre de la institución educativaGestión Encargado de la gestiónDepartamento Departamento de institución educativaProvincia Provincia de institución educativeDistrito Distrito de institución educativeDirección Dirección de institución educativeCentro Poblado Nombre del centro pobladoTipo I.E. Tipo de institución educativeForma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)Cod. Local Código numeral asignado al localDRE DRE a la cual pertenece la Institución EducativaUgel Ugel a la cual pertenece la Institución EducativaResoluciónAUTORIZACION DEFUNCIONAMIENTODetalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de lainstitución educativaFecha Res. Fecha de la resolución de autorizaciónTurno Turno de enseñanzaDías de la SemanaLaboralesSeleccione los días laborables de la I.E
  • Horas pedagógicas pordíaDistribución de las horas pedagógicas por díaGenero Genero de la I.ECaracterística Modo de enseñanza establecidoDatos de RegistroDirector Nombre del director de la IETeléfono Número telefónico de la IEEmail Cuenta de correo electronicPágina Web Dirección de página web1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventanaque pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestrauna ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en laopción Registro de Personal.
  • 3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguienteventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicascomo la duración de la hora libre4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puedeagregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.Ingrese el horariodel turnoIngrese la duraciónde la horaacadémica y de lahora libreSeleccione el turno
  • Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo dehora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta quéhora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces elsistema irá mostrando las mismas.Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguienteventana:Si el usuario ha establecido laduración de las horas, tantoacadémica como libre, entonces elsistema colocará la hora quecorresponde.En caso contrario, el ingreso delas horas se hará libremente.
  • Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de ordensuperior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de lasemana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa alsistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5cm.Carga imagenal sistemaMuestra la ventanade dialogoRuta de laimagen
  • b) MODIFICAR PARÁMETROS.-Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetrosy luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar uncomportamiento especial del sistema en la IE.Los valores de los parámetros son los siguientes:Límite Criterio de EvaluaciónBoleta de información.Indica el valor máximo de criterios de evaluación en laslibretas de notas del estudiante a partir del cual elsistema empezará a reducir el tamaño de letra. Pordefecto, el valor es 40.Si una IE emplea un total de criterios de evaluaciónmayor, se recomienda disminuir esta cifra para que elsistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta yde esta forma permitir que la libreta se emita en unacara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así sevisualiza con un valor de 40:Elija una imagen delordenador o PCPulse el botónAbrir para copiar laruta de la imagen
  • Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 eneste parámetro:NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuariodebe volver a generar las boletas de información paraque se vean los resultados.Registrar/Imprimir apreciacionesdel tutorEsta opción indica si las apreciaciones del tutor seimprimen o no en la libreta de notas. El check indica quesi se va a imprimir las apreciaciones del tutor en lalibreta de notas.Líneas en blanco para registromanualSi es que el check anterior fue desmarcado, entoncesmediante esta opción se indica cuántas líneas sereservará para las apreciaciones escritas del tutor.Visualización de datos de libretasde notasPermite indicarle al sistema si se va a imprimir o no elOrden de Mérito y el Promedio final en la libreta denotas.
  • 1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestañacorrespondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permitenconfigurar los programas en la IE.Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un añoacadémico en la IE.Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas enlos que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, elusuario podrá seleccionar el o los programas.Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haberseleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:
  • El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.
  • 4. Año AcadémicoEsta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el períodode inicio y fin de vigencia.a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luegoingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Año Detalle descriptivo del año académicoFecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académicoFecha Fin Calendario fecha de fin de año académicoEstado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en unasección posterior en esta opción cómo se activa unaño académico.b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija elenlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse elbotón Eliminar (símbolo del aspa).Registrar AñoAcadémicoEliminar elregistroEnlacemodificar AñoAcadémico
  • d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que seanofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que semuestra a continuación:Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles decombinación entre especialidades y módulos:El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar elbotón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de gradoacadémico dentro de la IE.e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de sumaimportancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación delmismo. Los estados posibles de un año académico son:Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso deactivación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. Elproceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostraráel siguiente mensaje:
  • Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el añoacadémico:Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académicoindicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas porgrado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, alcual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido alsiguiente.Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar lapágina desde el explorador presionando la tecla F5.Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a unaño académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el íconoHacer clic enaño inactivo
  • de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un añoacadémico.Nota: El cierre de un año académico es irreversible.Hacer clic enaño abierto
  • 5. FasesPermite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarsedentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos acontinuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Fase Identificador y descripción de la fase.Fecha Desde Calendario fecha de fase desdeFecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estardentro de las fechas de año académico.Registrar FaseEnlaceModificarFaseElimina elregistroListado de fasesAl marcar la casilla seestablece laasistencia a la faseESTADOActivoInactivoPermite cambiarel estado de lafase.
  • Estado Estado de registroPermite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de lacolumna “ID” para realizar los cambios.c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolodel aspa).d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivoa Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que serealizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrárealizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificaciónEnlace de modificardeshabilitado.
  • 6. Períodos de EvaluaciónEsta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el PeríodoEducativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del AñoAcadémico.a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luegoingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluaciónFecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluaciónEstado Estado de la etapa de evaluaciónSin evaluar: Es el estado por defecto del períodoEn evaluación: Implica que los usuarios del sistemapueden registrar las notas del periodo en cuestión.En procesamiento: Significa que ningún usuariopuede registrar notas de evaluaciones.Evaluado: Significa que el procesamiento de notas delperiodo ha concluido.Finalmente, queda la siguiente ventana.
  • El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esainconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlacedebajo de la columna “ID” para realizar los cambios.c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botónEliminar (símbolo del aspa).Enlace ModificaPeríodoEvaluación
  • 7. Registro de AmbientesEsta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de lainstitución educativa.a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar losdatos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Código Identificador del ambienteTipo de Ambiente Tipo de área físicaDescripción Descripción del ambienteUbicación Descripción detallada de la local físicoCapacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en elambiente.Área Medida del local en metros cuadrados.Estado Condición del local físico del ambienteEstado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.Bueno Número de bienes en óptimo estadoRegular Número de bienes en regular estadoMalo Número de bienes en mal estadoLuego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.Registro deAmbiente
  • b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajode la columna “Código” para realizar los cambios.c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar(símbolo del aspa).d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.Descripción del Reporte:Aula Es la descripción del aula.Ubicación Ubicación física del aula.Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.Cap Capacidad de estudiantesEstado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenosEstado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenosEstado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenosEstado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenosEnlaceModificaAmbienteEliminarel registro
  • 8. Grados y SeccionesEsta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la InstituciónEducativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va allevar en un año académico determinado.a. AGREGAR GRADO POR AÑO.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcarlas casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles paraagregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradascomo talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace“Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes aun determinado grado.Elimina elregistroLista deGradosdisponiblesMarcar la casilla deselección de registro.El sistema reconoce que para elnivel educativo al que pertenece laIE y según el diseño curricular sevan a asociar estas áreascurriculares a cada grado.
  • Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luegoseleccione los talleres y pulse el botón Agregar.En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en dondesale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.Seleccione los talleresque va agregarFinalmente pulseAgregarDado que los talleres queaparecen son áreas, debe haberun catálogo único de áreas quepueden ser talleres.Configuración deEspecialidad a un áreade grado de la IE.
  • Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, sedeberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación deuna lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botónEliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de seccionesasociadas a un grado de la IE.Pulse sobre el aspaFinalmente pulse aceptarAl presionar el botónAgregar, se muestraesta ventana.Seleccione el módulode especialidad ypulse el botón Grabar.
  • 3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el gradoseleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del áreagenérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Seaccede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas porAño.ContenidoSilábicoNúmeros decriterios deevaluación
  • 5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botónAgregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede alelegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregary luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Elimina elregistroAgregaCriterio deEvaluación
  • Los datos que se registran en este mantenimiento son:Código Año Identificador del año académicoCódigo Diseño Identificador del diseño curricularCódigo Nivel Identificador del nivel educativoCódigo Grado Identificador del gradoCódigo Área Identificador de área genericCódigo Identificador del contenido silábicoDescripción Descripción del contenido silábicoFecha Programada Fecha de exposición programada.8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro degrados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.b. AGREGAR SECCIONES.1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debepulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar losdatos pulse el botón GrabarOpción paramodificar la secciónEstudiantesde SecciónHorarios deSección
  • Al elegir el tutor mostrará la siguiente ventana en donde está la lista de personal de laInstitución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse dobleclick en el registro del aula.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Id Sección Identificador de secciónDescripción Descripción de la secciónTutor Es el personal encargado o responsable de lasección. Previamente debe estar registrado comopersonal de la IE, pero si no se conoce el tutor almomento de crear la sección el registro puedecontinuar.Aula Especifica el aula de uso más frecuente por lasección.Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. Enuna fase de recuperación es posible crear seccionesque agrupen a los estudiantes de diferentessecciones para que se recuperen en un áreadeterminada.Cuando una sección ya cuenta con estudiantesListado dePersonalListado deAulas
  • matriculados no es posible modificar este dato.Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En lafase de recuperación de la IE, se forman seccionesque van a agrupar a los diferentes estudiantes queestán recuperándose en un área en particular.Turno Es el turno en el que funcionará la sección.2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la faserecuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.Para grabar los datos pulse el botón GrabarAl elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la InstituciónEducativa, pulse doble click en el registro del personal.Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulsedoble clic en el registro del aula.Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas,seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro delaula.
  • Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventanaDespués de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en dondemuestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes querecuperaran una determinada área3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de unregistro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.
  • 4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botónAgregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse elbotón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Áreas Área genérica impartidaDocentes Docente responsable del dictadoDía Día de la semana en que se dicta el área en lasección.Desde Hora de inicio del dictadoHasta Hora de fín del dictadoEsta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizadaposteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario delsistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen unaasignación de este tipo.Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registrode sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.Para una sección regular:Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:Listado de ÁreasGenéricasListado deDocentesElimina elregistroOpción para modificarlos horarios
  • Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nosmuestra la siguiente ventanaPara una sección de recuperación:Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistemamostrará una ventana similar a la siguiente:Pulse aquí para ver laúltima boleta de notascomo muestra la siguienteventana
  • Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible iragregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra lasiguiente ventana:Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del añoacadémico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionarel botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.5) Registro de NotasEl control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrarlas notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear odesbloquear el registro de notas.En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que sedesea controlar.Pulse la opción y lemostrara la siguienteventanaPor defecto se muestrantodos los registrosmarcados para seragregados.
  • Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado yviceversa.Elige el periodo deevaluaciónSi el candado seencuentra abierto podrárealizar modificacionesde notas en el áreaSi el candado seencuentra cerrado nopodrá realizarmodificaciones de notasen el área
  • 9. Fechas Especiales IEEsta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborablesdentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas derecuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones enfechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luegoingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Código Identificador de la fecha especial, este número esautogenerado por el sistema.Descripción Descripción de la fecha especialTipo fecha Especial Tipo de fecha especialFacha no laborable significa que ni los estdiantes ni elpersonal docente se les registrará la asistencia.Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a laInstitución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija elenlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.Agregar fechaespecialEliminarel registroEnlaceModificarfechaespecial
  • c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botónEliminar (símbolo del aspa).d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechasespeciales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.Al poner el botón Grabar, queda así el registro.Por defecto aparecenmarcadas todas lasfechas especialesgenerales.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 50 de 23010. Padrón Nacional del PersonalEsta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes,administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos,nombre y código modular.RegistrarnuevopersonalModificardatos delpersonalBúsquedapor filtrosEliminarregistroSeleccione elcriterio debúsqueda
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 51 de 2301. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual sehabilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos acontinuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Número Personal Identificador asignado por el sistema.Tipo documento Tipo y número de documento de identidad. Si después dehaber registrado el tipo y número de documento, el sistemareconoce que ya existen alguna persona (estudiante,personal o familiar) con el mismo documento, entonces semostrará un mensaje similar al siguiente:Si se trata de la misma persona y si es confirmado,entonces los datos son precargados.Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido enel SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datosson extraídos y no pueden ser modificados.Sexo Género masculino o femeninoListado de UbigeoCalendario paraelegir la fechaSeleccione el año escolar encurso
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 52 de 230Apellido Paterno Apellido paterno del personalApellido Materno Apellido Materno del personalNombres Nombre completo del personalPaís Nacimiento País de origen de la personaFecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es undato opcional)Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la personaAsociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora enla Institución Educativa que realiza el registro.El registro del lugar de nacimientoEl registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende paracualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si elusuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a laayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:Listado Ubicación Geográfica¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario noindica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica eIca, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que setiene el siguiente resultado:Buscar textoingresadoSelección elregistroPermite hacerbúsquedasexactas al textode detalleingresado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 53 de 230Como puede observar sólo semuestran cinco páginas para que elusuario pueda ubicar el distrito conmayor rapidez.Asociar año académico.Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un añoacadémico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s)académico(s) que corresponda(n):Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y semostrará la siguiente ventana de confirmación.2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda:búsqueda específica y búsqueda por filtros.a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algúndato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número dedocumento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultadoen la ficha de registro de personal para su mantenimiento.Seleccione losaños académicosy luego pulse elbotón agregar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 54 de 230Los datos que se registran en este mantenimiento son:Código Personal Identificador asignado por el sistemaCódigo Modular Identificador de personalTipo de Documento Documento de identidadNúmero de Documento Número de documento de identidadb. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar unpersonal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar alpersonal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran losdatos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:Pulse buscapersonalPulsar el botónBuscar el cual nosmostrara la siguientepantalla1. Ingrese todo el apellido onombre (parte de cualquiera deellos) que el usuario requiereubicar. Por ejemplo, el sistemamostrará, todos los registros quecontengan la palabra rojas comoparte del nombre, apellido patero omaterno.2. El botón Buscar nosmostrara todos los registrosque coinciden con la palabraque ha ingresado3. Pulse sobre el registro el cual abrirála siguiente imagen
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 55 de 230Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datosdel personal que hemos estado buscando3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la BúsquedaEspecífica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar yluego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo lamodificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario quepertenezca a la IE que creó el personal.Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro denuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidadque puede tener el personal de la IE.Registro de documentos de identidad.El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar elregistro.Agrega un nuevodocumentoMuestra todos los datosde la persona que estababuscando
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 56 de 230Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, semuestran al posicionarse sobre el registro.Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Lugar Nacimiento Ubicación geográficaDirección Dirección de la personaTeléfono Número telefónico de la personaTipo de servidor Tipo de servidor públicoCondición Condición laboralEditarListado de UbigeoAgrega documentoEliminar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 57 de 230Cargo Cargo del personal dentro de la institución educativa:Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtrospara ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje deconfirmación de la acción.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 58 de 230Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existirregistros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar alsiguiente:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 59 de 23011. Registro Personal de la IEEn esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de laInstitución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nospermite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar elregistro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académicodeterminado. Note que es importante el año académico porque el personal que laboraen un año académico suele ser diferente de un año para otro.Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo laresponsabiliad de un personal de la IE.a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicarfácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puedehacerse por apellidos y nombres así como por código modular.Indica si el personalregistrado tiene unacuenta de usuario.Estado Activo oNo ActivoCódigo modular delpersonal de la IE
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 60 de 230Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar elbotón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de selecciónde personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente se muestra lasiguiente ventana:Filtros y criterios de Búsqueda:Es posible elegir algún criterio de filtro, como por ejemplo:Existen diferentesfiltros por loscuales es posibleobtener los datosdel personal de laIE
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 61 de 230Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de búsqueda:Apellidos y nombresCódigo modularTipo y número dedocumentoÁmbito de Búsqueda:El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a laIE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito debúsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “Engeneral”, respectivamente.Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botóngrabar nos mostrara la siguiente ventana.Esta opción muestrasolo el personal quelabora en la I.E.Esta opción muestratodo el personal engeneral.Marcar la casillapara agregar a laIE. y luego pulsegrabar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 62 de 230El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docentepueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsadoel ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene quepulsar Aceptar.Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en lasiguiente ventana:c) Identificar a personal como responsable de matrícula.- Un personal de IE en unaño determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrícula de lainstitución educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable matrícula.Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los íconos de esta columna es posiblecambiar el estado. Los estados son:Cambio a estadoActivo
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 63 de 230Es responsable de matrículaNo es responsable de matrículaEste campo es utilizado en el registro de las secciones de la institución educativa ypermite que sólo visualice los responsables de matrícula.NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrícula no se afectan los registros deresponsables de matrículas de la sección anteriormente atribuidos en el sistema.d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos asociadosdirectamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic sobre el códigomodular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:Los datos que se pueden modificar son los siguientes:Cargo: El cargo de un personal de la institución educativapuede variar año a año. El sistema consideraEn este punto seindica quién es elresponsable dematrícula de lasección.Hacer clic en estelink y se podrámodificar los datosdel personal de la IE.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 64 de 230únicamente un solo cargo para el año. El cargo delpersonal de la institución educativa se visualiza en elformato impreso de la ficha de matrícula. Por ejemplo:Responsablede matrículaIdentifica si el personal se asocia al grupo deresponsables de matrícula. Es lo mismo que laidentificación del personal como responsable dematrículaEstado Corresponde al estado del personal de la IE en el añoen curso.e) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique elregistro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). NOTA: Esta eliminación noborra el personal de la IE, únicamente hace constar que en el referido año académicoel personal seleccionado no estará participando.En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, elsistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá quese elimine el registro.Botón para eliminarla asociación deldocente a la IE en elaño académico encurso.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 65 de 230Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a unapersona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.f) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar unpersonal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quienposteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad deáreas asociadas al personal.Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el unpersonal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.Para asignar áreas al personalse ingresa a este enlace. Elcero indica que no tiene áreasasignadas.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 66 de 230El sistema solicita los siguientes datos:Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que elpersonal va a asociarse.Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.Area Es el área que será asociada al personalEstado Es el estado de la asociaciónEl registro puede quedar de la siguiente manera:Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personaltiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo porel docente.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 67 de 230g) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, sepodrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Esteregistro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opciónde Grados y Secciones.Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso undocente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario delsistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda,principalmente con respecto al proceso de evaluación.Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:En esta ventana se registran los siguientes datos:Sección Es la sección donde el personal (docente) va a serresponsable del área.Para asignar secciones alpersonal se ingresa a esteenlace. El cero indica que notiene secciones asignadas parael grado y área.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 68 de 230Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesionesde clase.Hora El botón permite obtener el listado de las horaspedagógicas definidas a nivel de toda la institucióneducativaDesde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión declases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo08:45, 20:30)Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión declases.h) Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, esposible obtener los siguientes listados del personal:Ejemplos de estos listados se muestran a continuación:Listado de personal de la institución educativa:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 69 de 230Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 70 de 230
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 71 de 23012. Registro Asistencia Personal IEEsta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institucióneducativa por los meses correspondientes al año académico establecido para lainstitución educativa.El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobrecada una de las celdas.Pulse seleccionarpara ingresar laasistenciaListado deregistro deasistenciapor mesPulsar con elmouse en lacasilla paracambiar elestadoLeyenda:Descripción de losestados
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 72 de 230Al presionar el botón Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativase ha indicado que se laboran un conjunto de días en particular, esos días seránsusceptibles de registro de asistencia.Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.Por ejemplo: Seincluye sábado comodía laborable.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 73 de 230Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 74 de 23013. Administrar RolesEste mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de unadeterminada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a surol.Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada ypulse el botón grabar.Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:Id Rol El código el cual va identificar al RolDescripción La descripción del RolAl pulsar la opción de usuariosabrirá la ventana donde seencuentra la lista de usuarios deun determinado RolAl hacer click en el enlace deactualizar Privilegios abrirá laventana donde mostrara la lista deprivilegios las cuales se podrámodificar de cuerdo al requerimiento
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 75 de 230Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen larelación de usuarios de un determinado rolAl pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escogerlos privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar losprivilegios pulse guardar.El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo demantenimiento.El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimientoSeleccione el privilegio quetendrá el usuario de la I.E
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 76 de 23014. Mantenimiento de usuariosEsta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E unusuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado elcual tendrá privilegiosAl pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventanaLos datos que se ingresan en este mantenimiento son:Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistemamostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en elaño académico en curso. La siguiente pantalla muestra en unrecuadro los usuarios que serían incluidos.En el caso que quiera realizaralguna modificación pulse sobre elusuario.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 77 de 230Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. Elsistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si esque existiera.Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseñaingresada en el campo anterior.Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar queel formato del correo sea válido.Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará unaventana que solicite el cambio de password.NO: El usuario podrá entrar al sistema directamenteRol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. Elsistema va a validar que un personal de institución educativa tengasolo un usuario (login) en la institución educativa.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 78 de 23015. Asignación Accesos a FamiliarEsta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que estepueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo.Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:Los datos que se ingresan en este mantenimiento sonCódigo de familiar El código que identifica al familiarLuego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiarDomicilio Se muestran el domicilioCentro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 79 de 230Teléfono Se muestra el teléfono del familiarEmail Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistemaUsuario login Usuario con el cual va ingresar al sistemaPara la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y despuéspulse el botón “Buscar”Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datosdel familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IEcorrespondiente.Doble clic paraseleccionar alfamiliarIngrese la informaciónrequerida y pulse buscar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 80 de 230Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:Pulse el botón modificar para quepueda realizar las modificacionescorrespondientes
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 81 de 230Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabócorrectamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI delfamiliar) con los cuales podrá ingresar al sistema.Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlacecorrespondiente.Después de pulsar modificar se vahabilitar para que puedaseleccionar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 82 de 230En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente alestudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra lainformación correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.Seleccionar al estudiantey pulse grabar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 83 de 230CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS16. Registro de EstudiantesEsta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda lainformación necesaria para llevar un control de su progreso durante su estancia en el sistema educativo.A continuación se muestran algunos detalles de la pantalla que visualiza el usuario:Las operaciones que puede realizar un usuario son las siguientes:a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitala siguiente ventana y los campos para registro. Ingrese los datos a continuación descritos. Paragrabar los datos pulse el botón Grabar.Búsquedapor filtrosBúsquedaespecíficaImpresión dela Ficha deMatricula.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 84 de 230Nota: En la opción “Posee Apellidos”, si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos ynombre de estudiante. Si escoge la opción Solo Paterno, el campo del Apellido Materno sebloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueará.Los datos que se registran en esta ventana son:Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistemaCódigo Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistemaeducativo nacional.Sexo Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer)Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paternoy/o materno.Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que paraefecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en estecampo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplicatambién para el apellido materno.Apellido Materno Apellido materno del estudianteNombres Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta quepara efectos de la presentación de los formatos oficiales(por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de estecampo es siempre: La primera con mayúscula y lassiguientes con minúsculas.Sin embargo como excepción a esta regla y solo en lapresentación de los formatos oficiales se considera que losnombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los”serán presentados tal como se ingresa. Por ejemplo:María Del Carmen, María del Carmen, Flor De LosAngeles, Flor de los Angeles, etc.Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. yser de los formatos .jpg, .bmp.País Nacimiento País de origen del estudianteFecha Nacimiento Fecha de nacimientoListado de Ubigeo:Calendario paraselección de fecha
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 85 de 230Estado Civil Condición del estudiante:Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)Usted podrá notar que al intentar registrar un código eneste campo, aparece flotando dos opciones en la parteizquierda del campo:Mediante estas opciones, el usuario le indica al sistemaque el código que va a digitar en el campo corresponde yasea al INEI o a la RENIEC.El sistema únicamente trabaja con el código de INEI, poreso cuando un usuario registra un código de UbigeoRENIEC que viene en el DNI de las personas, el sistemamuestra el código INEI correspondiente.Inmediatamente se muestra el mensaje siguiente, queindica la correspondencia de códigos.Finalmente, el campo queda siempre con el código delINEI.Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 86 de 230El control de la homonimia en el sistema.En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de unestudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere laexistencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistemamuestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o un personal de una institucióneducativa. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si setrata de un caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde lacolumna “Registrado como”.Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga conlos datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda lainformación como nueva.Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar lainformación requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y lesaldrá la siguiente ventana.Si ingresa el nombre condoble espacio el sistema lemostrara este mensajePara acceder a la informaciónpulse doble clik en el registro
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 87 de 230En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos sepueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtrospara ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botónModificar para realizar los cambios.Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botóncorrespondiente y aparece la siguiente ventana.Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante.Enseguida pulse Abrir.Nuevas pestañas
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 88 de 230Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra deprogreso:Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 89 de 230FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código deEstudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, país de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil,lugar de nacimiento y foto del estudiante.A continuación se va a detallar las demás fichas:FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitarlos campos para que podamos ingresar la información correspondienteLos datos que se registran en este mantenimiento son:Año Año de nacimientoLugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudianteDirección Detalle de la dirección del domicilio del estudianteLugar Lugar de domicilioTeléfono Teléfono de domicilioDespués de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la informaciónsolicitada y nos mostrara la siguiente ventana.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 90 de 230FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar elcual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondienteLos datos que se registran en este mantenimiento son:Año Año de laboresEdad Edad correspondiente al año de laboresDescripción Detalle del trabajo o las labores realizadasHoras Sem. Número de horas semanales que laboróDespués de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la informaciónsolicitada y nos mostrara la siguiente ventana.Ficha Registrar Estudios/ Situación LaboralRegistro deSituaciónLaboral
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 91 de 230FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificarel cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondienteFicha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar EstudiosEn esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar elregistro.Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados alestudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 92 de 230Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitadaLos otros datos que se registran en este mantenimiento son:Lengua Materna Lengua por parte de madreSegunda Lengua Segunda lengua que dominaReligión Religión que profesa.Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudianteParto Modo de nacimiento del estudianteObs. del Parto Detalles del modo de nacimientoNúmero Hermanos Número de hermanos del estudianteLugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanosGRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUDSeleccione el tipode documentoIngrese el númerode documento
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 93 de 230FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información delpeso y talla del estudiante.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Fecha Fecha del chequeo médico realizadoControl Tipo de control realizado.Resultado Resultado de la consulta realizadaObservaciones Detalle u observaciones adicionalesFICHA ESTADO DE SALUD:Los datos que se registran en este mantenimiento son:Edad aprox. Edad aproximada del estudianteTipo Tipo de estado de salud.Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacunaSi se trata de una enfermedad:Si se trata de una vacuna:Calendario
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 94 de 230Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):FICHA OTROS (Controles de salud):Los datos que se registran en este mantenimiento son:Alergias Detalle de las alergias que puede sufrirExperiencia Traumática Accidente o caso acontecidoTipo de Sangre Tipo de sangre del estudianteGRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 95 de 230Los datos que se registran en este mantenimiento son:Apellido Paterno Apellido paterno del familiarApellido Materno Apellido materno del familiarNombres Nombres del familiarPaís Nacimiento País de nacimiento del familiarFecha Nacimiento Fecha de nacimientoEstado Civil Estado civil del familiarLugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiarParentesco Relación del familiar con el estudianteSexo Género masculino o femeninoGrado Instrucción Grado alcanzado.Domicilio Dirección de vivienda del familiarCentro de Trabajo Centro de labores del familiarTeléfono Número telefónico del familiarCelular Número de teléfono móvil del familiarEmail Correo electrónico del familiar.Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiarVive Estado de existencia del familiar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 96 de 230c. Generar Ficha de Matrícula.- Se pulsa el botón Imprimir Ficha de Matrícula, ubicado en la partesuperior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la FichaÚnica de Matrícula.Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.Generación de la fichaúnica de matrícula
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 97 de 230d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros paraubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje deconfirmación de la acción.e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún datoespecífico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento.Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registrode estudiante para su mantenimiento.Los datos a partir de los cuales se puede buscar son:Código Estudiante Identificador asignado por el sistemaCódigo del Educando Identificador de único de estudianteTipo de Documento Documento de identidadNúmero de Documento Número de documento de identidadf. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un estudiante en elsistema a través de uno de los filtros disponibles: Nombres y apellidos y código de estudianteLa búsqueda por Apellidos (que es el filtro por defecto) y nombres el estudiante de maneradisyuntiva (operador O) por cualquiera de los criterios. Por ejemplo:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 98 de 230Una búsqueda más fina se muestra a continuación:También es posible buscar por código del estudiante, tal como se muestra a continuaciónEsta búsqueda también es por aproximación a la derecha:Note que es posiblebuscar poraproximación por laderecha en cualquierade los campos de estamodalidad.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 99 de 230Finalmente, también es posible hacer una búsqueda especial que es recomendable en situacionesen la que no se tiene una información precisa del estudiante y se desea buscar en paralelo en losapellidos a nombres sin importar si se trata del nombre o cualquiera de los apellidos. Para activaresta búsqueda es necesario pulsar el botón de la parte superior izquierda.Al pulsar este botón se muestra la siguiente ventana modal:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 100 de 230El resultado de esta búsqueda se muestra a continuación
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 101 de 230g. Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el botón Matricular. Permite registrar una nuevamatricula o ratificar una matrícula del estudiante consultado.En caso el estudiante no tenga algún familiar registrado, el sistema le mostrará este mensaje.Si el estudiante tiene al menos un familiar registrado, el sistema mostrará el siguiente formulario:Botón paramatricular alestudiante.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 102 de 230Si un estudiante es matriculado con éxito, se muestra el siguiente mensaje:Si por el contrario, el estudiante ya ha sido matriculado en el año indicado, se emite un mensaje devalidación similar a este:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 103 de 230
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 104 de 23017. Matrícula de EstudiantesEsta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presenteaño académico.Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal dondese podrá registrar la matricula de los estudiantesa. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitanlos campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datospulse el botón Grabar.Búsqueda pordatosespecíficos
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 105 de 230Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que esasignado por el sistema para cada año académico encada IE.Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Veaposteriormente en este acápite la búsqueda y creaciónde estudiantes para ser matriculados.Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Estafecha se usa también al momento de asociarresoluciones a las matrículas. Esta fecha puede serdiferente a la del sistema. El sistema internamenteguarda la fecha en la que se crea un registro dematrícula.Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.Condición de MatriculaEnlace Registrarel apoderado
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 106 de 230Situación matrículaIngresante El estudiante ingresa a estudiaren la IE al primer grado del nivel.Promovido El estudiante ha sido promovidodesde el grado anterior.Repite El estudiante no ha sidopromovido, es decir ha repetido elgrado.Reentrante El estudiante ha regresado aestudiar el mismo gradoReingresante El estudiante ha reingresado aestudiarGrado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Sila matrícula es Ingresante, entonces solo se permitiráel registro del primer grado. Si es promovido, entoncesno se permitirá el primer grado del nivel.Sección Es cualquiera de las secciones que se han registradoen el sistema.TrabajaSi el estudiante trabaja se habilitará la opción horassemanales en la cual se tiene que poner las horascorrespondientes al trabajo y la condición de trabajoen la cual se tiene que elegir una de las dos opcionesI.E ProcedenciaMisma IE El estudiante procede de lamisma IE para esta matrícula.Otra IE El estudiante procede de una IEdiferente a la de la matrícula.Su casa El estudiante no proviene deninguna IE.Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempreque la IE de procedencia del estudiante matriculadosea “Otra IE”.Condicion Laboral
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 107 de 230En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismoaño académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, elcódigo de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.Búsqueda y creación de nuevos estudiantesSe debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado elestudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo.Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantespulse clic en el botón de ayuda.Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionaruna de las dos opciones “En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asumeque el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE. “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta serámás costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre elregistro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguienteventanaRegistrarEstudianteBúsquedadentro de la IEBúsqueda en elarchivo generalde estudiantes
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 108 de 230En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar laopción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de RegistrarEstudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que quedase parece a la siguiente:Pulse sobre elregistro
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 109 de 230Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.Código Educando Identificador único del estudiante dentrodel sistema educativo nacional.Sexo Género masculino o femeninoApellido Paterno Apellido paterno del estudianteApellido Materno Apellido Materno del estudianteNombres Nombre completo del estudiantePaís Nacimiento País de origen del estudianteFecha Nacimiento Fecha de nacimientoEstado Civil Condición del estudianteLugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento,provincia, distrito)Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que estámatriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguientemensaje:Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información delapoderado:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 110 de 230Este formulario solicita los siguientes datos:Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es elapoderado.Tipo y número dedocumentoEs el tipo y número de documento de identidaddel familiar.Apellido Paterno Apellido paterno del familiarApellido Materno Apellido materno del familiarNombres Nombres del familiarPaís Nacimiento País de nacimiento del familiarFecha Nacimiento Fecha de nacimiento.Estado Civil Estado civil del familiar.Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activasiempre y cuando el país de nacimiento seaPerú.Parentesco Relación del familiar con el estudianteSexo Género masculino o femenino. Si se eligió elparentesco Madre, entonces se marcará Mujer.De igual manera, con el parentesco Padre, semarcará Hombre en sexo.Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 111 de 230Domicilio Dirección de vivienda del familiarCentro de Trabajo Centro de labores del familiarTeléfono Número telefónico del familiarCelular Número de teléfono móvil del familiarEmail Correo electrónico del familiar.Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiarVive Estado de existencia del familiarPulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar lainformación.Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ellola ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registrode la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar,ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”Seleccione la opción de apoderado
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 112 de 230Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema alsuministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y númerode documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula deestudiante.Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambiosnecesarios y abrirá la siguiente ventana.En la ventana encontrará los siguientes complementos: Requisitos de Matricula Registrar ApoderadoLas cuales pasamos a describir a continuación:REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula yrealizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.Búsquedas específicasPermite ver lafotografía delestudiante.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 113 de 230REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos delapoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse elbotón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos delestudiante.Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.Tipo y número dedocumentoEs el tipo y número de documento de identidad del familiar.Apellido Paterno Apellido paterno del familiarApellido Materno Apellido materno del familiarNombres Nombres del familiarPaís Nacimiento País de nacimiento del familiarFecha Nacimiento Fecha de nacimiento.Estado Civil Estado civil del familiar.Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuandoel país de nacimiento sea Perú.Parentesco Relación del familiar con el estudianteSexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentescoMadre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con elparentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.Domicilio Dirección de vivienda del familiarCentro de Trabajo Centro de labores del familiarTeléfono Número telefónico del familiarCelular Número de teléfono móvil del familiar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 114 de 230Email Correo electrónico del familiar.Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiarVive Estado de existencia del familiarSi lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado queaparece en la parte inferior de la ventana.En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”En dicha opción encontrara Áreas exoneraradas Áreas a CargoPulse elenlace paramodificar elfamiliarIngrese a laopción de “OtrosDatos”
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 115 de 230Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar lainformaciónAGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunasáreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas.Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que sepuede exonerar.Los datos que se registran en este mantenimiento son:Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudiosAreas Área genérica. No todas las áreas pueden serexonerables. Solo se despliegan las áreas quepueden ser exonerables, como por ejemplo Religión.Resolución Documento que autoriza la exoneración delestudiante.Fecha Calendario de fecha de exoneraciónObservaciones Comentario u observación referidas a laexoneración.Pulse ModificarPulse grabar para guardar la informacióningresada, caso contrario pulse salir
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 116 de 230Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmaciónSe quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de“ID”REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de unamatrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién iniciadentro del nivel académico, no existe un grado previo).Pulse elenlace paramodificar
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 117 de 230En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que elestudiante tiene de matrículas anteriores.Los datos que se ingresan en esta ventana son:Año Año al que corresponde al área a cargo.Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante hacursado el área que lleva como cargo.Diseño curricular Es la estructura curricularGrado Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debeingresarse un área precedente del grado dematrícula.Área Es el área del diseño curricular que el estudiante llevacomo cargo.Dado que la situación deesta matrícula es Promovido,se tiene la posibilidad deRegistrar áreas a cargo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 118 de 230Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmaciónEl registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventanac. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. Laeliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” yno existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botónEliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matriculaha sido eliminada:d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudianteson los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 119 de 230“En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo demodificación como se muestra en la siguientes ventanas.Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a losdatos.Para lo cual saldrá la siguiente ventana:Pulse la opción cuandoeste seguro que todoslos datos estáncorrectosEstadoEstado paso adefinitiva
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 120 de 230Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado“DEFINITIVA”.Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventanaDespués de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reportePuede visualizar la ficha dela matricula pulsando en eliconoSi quiere ver el reverso dela ficha de matriculaseleccione esta opción
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 121 de 230En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguienteventana.e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsaesta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 122 de 230Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventanaen la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matriculaAl escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguienteimagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 123 de 230
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1112418. Nómina de MatrículaEsta opción permite emitir los formatos oficiales de Nómina de Matrícula de las secciones de lainstitución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobaciónen la UGEL/DRE o municipalidad a la que está adscrita la IE.Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula.Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:Primero se tiene que seleccionar el grado y sección. Automáticamente, en la parte derecha de laventana, se mostrarán los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobacióncomo se muestra en la siguiente pantallaDespués, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nómina deMatricula. La imagen de la cara anterior es como sigue:Primero tiene queseleccionar el grado.Seleccionela secciónPulse el botónGenerar NóminaEstos datos se pueden actualizaren el registro de la sección
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11125La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:Sello de agua que indica que lanómina no es aún definitiva.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11126Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indicaque el formato no es definitivo.NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un mensaje similar alsiguiente:Remisión del formato de la nómina de matrícula.Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02,tal como lo muestra este diagrama:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11127Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada enel sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar nómina oficial final.Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmaciónsimilar a la siguiente:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11128Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina dematrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.Esta imagen de la nómina es capturada y almacenada en la base de datos del sistema. Note tambiénque no es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja de checkGenerar nómina oficial final queda bloqueada.Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Porejemplo:Note que cuando lanómina de matrículaes la oficial final , yano se muestra el sellode agua.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11129Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a laUGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envíode nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones seleccionadasserán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas nóminas esnecesario volver a generar un nuevo envío.Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el Censo Escolardel año correspondiente.Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE.Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado unpaquete de envío.Note que es posiblearmar un envío conformatos de nóminasde secciones dediferentes grados.Es posible tambiéningresar undocumento dereferencia que puedeser el número deoficio de la IE con laque se envían losformatos.En este sectoraparecen losformatos oficialescorrespondientes a lasección.Es posible eliminar elregistro siempre ycuando no se hayaenviado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11130Impresión del formato de envío.Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de lasnóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de losformatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, deesta manera:Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:Este es el número deenvío
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1113119. Registro de Nómina BásicaEn algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, paraello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de unainstitución educativa.Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados enel siguiente esquema:El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente:1. El usuario, al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin derealizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo.2. Se realiza el registro de los estudiantes.3. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes.4. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre laaplicación, ya no sobre el archivo Excel.5. En ambos casos, el sistema debe validar la información ingresada.6. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-111327. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuariodesea realizar una nueva carga completa, deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar losdatos por Excel (o directamente, ver actividad 4)8. Si no existen inconsistencias, se transfiere la información y se elimina automáticamente los datoscargados.9. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección.Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el añoacadémico en curso y posteriormente ingresar a esta opción, tras lo cual se muestra la siguientepantalla:a) Se selecciona el grado y la secciónSe activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar losestudiantes de la sección.b) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar unarchivo Excel.En este sector puedeconsultar losestudiantes siendomatriculados en lasección.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11133El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente queno debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que lainformación allí contenida actualizará los datos correctamente.El nombre del archivo tiene esta estructura:Posiciones Descripción EjemploDel 1 al 7 Identifica que se trata de unarchivo de nóminaNomina_Del 8 al 16 Es el código modular, elanexo de la institucióneducativa y un separador06352840_Del 17 al 18 Es el nivel educativo de la IE B0Del 19 al 22 Es el año académico 2011Del 23 al 24 Es el código de grado 10 (es primer grado desecundaria)Del 25 al 26 Es el código de la sección 04 (que le corresponde a lasección 4° D de esta IE)Del 27 al 35 Es un separador y unnúmero de control_84327Del 36 al 39 Es la extensión del archivo .xlsPor ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro dela rutac) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:Se puede indicarcualquier otra ruta y elusuario puede optarpor crear subdirectoriospor grados, porejemplo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11134La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así comotambién las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará unmensaje similar al siguiente:La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados, es donde se deben ingresar los datos delos estudiantes que pertenecen a la sección
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11135Aquí, algunos alcances sobre esta hoja de cálculo:La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo, de tal maneraque , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendrá la letra M (Mujeres). Si la IEes mixta, se mostrará por defecto H (hombres)Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de lasegunda lengua:Estos valores se corresponden con los valoresencontrados en la primera página:d) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si laIE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase,solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página..
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11136Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamentegenerado.Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiantetiene DNI, en las nóminas de matrícula imprimirá el DNI con el prefijo de DNI.La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir másestudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas:51, 52, 53, etc.e) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la informaciónal sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.f) Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11137g) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivoExcel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se haleído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuarioh) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que elusuario pueda observar los datos que serán actualizados.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11138i) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Paramodificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondientepara modificar los datos que se requiere para la nómina.Para eliminarregistrosPara modificarregistrosPara agregarregistros
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11139NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como código de estudiante debe quedar enblanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. Si el estudiante tienecódigo de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir.j) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carganuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva esnecesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cualse muestra el mensaje siguiente:Luego de aceptar se muestra losiguiente:k) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre lainformación registrada por el usuario.Las validaciones del sistema son:Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:Para grabar losdatos registrados.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11140En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres,apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Si todohace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmación por parte delusuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que semuestra a continuación:En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que esun homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre elregistro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. Elsistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en lahoja de cálculo es el válido.Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante queya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11141Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la mismavalidación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la informaciónantes de transmitir.Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Paraello se puedeCaso 3: Tratamiento del DNI del estudiante:En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en unacolumna correspondiente en la hoja de cálculo.Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como elnuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se haconvertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:El archivo Excel decarga contenía DNIpara estos estudiantes
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11142l)m) Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:n) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información,tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:o) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:El nuevo código delestudiante es el DNIEl antiguo código delestudiante se quedaregistrado como unnuevo documento.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11143Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otratransferencia.p) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante laopción de Nómina de matrícula.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1114420. Resoluciones IEEsta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven enproceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendoen el sistema.Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.Inicialmente la lista está vacía.Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.Los datos que se registran en esta ventana son:Id resolución No está disponible para ingreso por el usuario.Tipo resolución Dependiendo del tipo de resolución se activará lafinalidad. El tipo de resolución identifica el alcance quetiene las resoluciones siendo registradas.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11145Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se activanestas finalidades.N° resolución Indique el número de resoluciónFecha de aprobación Es la fecha en la que se aprobó la resoluciónResponsable Es el personal de la IE que se hace responsable de laresolución.Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar losregistros de interés de la resolución, según la finalidadde la resolución. Por ejemplo, si se trata de unaresolución con la finalidad de matrícula adicional,entonces esta fecha corresponderá al inicio del rangopara agrupar las matrículas.Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al rangofinal de agrupación.Descripción Es una descripción breve o resumida de la resolución.Texto resolución Es el texto de la resoluciónAl grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajarcon la información contenida en el sistema.En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículasasociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:Mientras la resolución esté comoregistrada, podrá ser eliminada.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11146Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango defechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial,podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones oestudiantes.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11147Si selecciona el filtro por gradosSi selecciona el filtro por seccionesSi selecciona el filtro por estudiantes. Se puedebuscar por apellidos y nombres o por código deestudiante:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11148Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución,apareciendo de la siguiente manera:Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado deregistrado.Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas sonconfirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clicsobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del procesoLa resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono deeliminación.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11149
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1115021. Estudiantes por secciónEsta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección,también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.La lista de estudiantes se puede ordenar de dos manerasa. Orden AutomáticoAl presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenaraautomáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguienteventana.b. Orden ManualEsta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios quevea por conveniente el docente.Diseño CurricularNacional vigenteSecciones del gradoEnlace quepermitemodificar losdatos delestudiantematriculadoPulse Orden Automático
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11151En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya estáncambiadosDespués de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón“Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado,como se muestra en la siguiente ventana.En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momentode grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.Se podrá cambiar elorden de la lista,cambiando el orden delos númerosEl usuario puede cambiarla numeración
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11152En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total deestudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá lasiguiente ventana de advertencia.c. Modificación de una matrícula de estudianteEn el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiantepresione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos delestudiante matriculadoDespués de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tieneque pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que puedarealizar las modificaciones.Pulse este enlace para modificarlos datos del estudiantematriculado
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11153Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en lacual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresandolos datos requeridosd. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes.Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla.Los estados posibles son:Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso depromoción del año académico anterior.En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso depromoción del año académico anterior.Definitiva La matricula no puede ser modificadaAnulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuariopodrá eliminar toda la información del estudiante, puesse activa el botón de eliminaciónLos cambios de estado posibles son los siguientes:PrematrículaEn proceso Definitiva AnuladaPrematrículaNo No Si Si
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11154En proceso No No Si SiDefinitiva No Si No SiAnulada Si Si Si No
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1115522. Padrón de ApoderadosEsta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos verla lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.Los datos que se seleccionan en esta ventana son:Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderadosDiseño Curricular Escoger el diseño curricularGrupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderadosSección La sección del cual quiere saber la lista de apoderadosDespués de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación detodos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1115623. Cambio de Sección por EstudianteEsta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso delaño académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiantedesde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente.Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se varealizar el cambio de sección.e. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresarlos datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Los datos que se muestran / registran son:Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educandoGrado Grado del estudiante.Sección Sección del estudianteNombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre delestudianteFecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estardentro del año académico en curso.Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de seccióndel estudiante.Al pulsar abrirá laventana de búsquedapor el estudiante.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11157El registro, puede quedar de esta forma:Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debepulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.Al pulsar este ícono sepodrá proceder alcambio de sección.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11158Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.f. Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.Al presionar refrescar sepuede apreciar el estadodel proceso.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11159Descripción del Reporte:Código de estudiante Código de identificación del estudiante.Estudiante Apellidos y nombres del estudianteEstado Procesado, Registrado.Fecha Fecha de registro del cambio de secciónObservación Motivo del cambio de sección.Resolución Numero de resolución del cambio de sección.Sección Destino Sección Destino del cambio.Sección Origen Sección Origen
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1116024. Traslado de EstudiantesEsta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa.Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:Los datos que se solicitan son:Código traslado Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo ala IE durante un año académico.Código matrícula Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.Grado Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladadoSección Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladadoObservaciones: El usuario registra alguna observaciónResolución traslado Es la resolución que se ha emitido por el trasladoFecha traslado Es la fecha que se ha realizado el trasladoIE a trasladar Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. Elsistema considera que solo se pueda trasladar a una IE delmismo nivel educativo.El registro quedaría de esta manera:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11161El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de laAsistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que lecorresponden, tal como se muestra a continuación:Al pulsar abrirá la ventanade búsqueda de la I.E a lacual se le va trasladar alestudianteLas IIEE posibles de trasladodeben ser del mismo nivel alque pertenece la IE deorigen.Se puede filtrar para que semuestren las IIEE quepertenecen a undepartamento en especial.En este campo seingresa el nombre dela IE.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11162Note que el sistemareconoce al estudiante comotrasladado (ver el colornaranja de la leyenda).
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1116325. Retiro de EstudiantesEsta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un añoacadémido.Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventanaLos datos que se registran en este mantenimiento son:Código de retiro Identificador asignado por el sistemaCódigo de matrícula Identificador único de matrícula del educandoNombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudianteResolución de retiro Número de la resolución de traslado.Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante.Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro delPulse Agregar parainsertar un nuevo retiroen la IE.Al pulsar abrirá laventana de búsquedapor el estudiante.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11164estudiante.Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso quedesee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registroNote que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistenciaimpide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, talcomo se muestra a continuación:Pulse el enlacepara modificarla informaciónNote que el sistemareconoce al estudiantecomo retirado (ver el colorrojo de la leyenda).
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11165CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN26. Asistencia Mensual a la IEEsta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa pormeses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de laasistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación:a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como límitehasta la fecha actual.b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen comoAsistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantesque no asistieron a clases.c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa,así como una descripción por cada uno de los estados.d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen alposicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.EnlaceRegistro deAsistenciaPermite consolidar oresumir el total deasistencias por mes,para su posteriorconsulta.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11166Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fuerongrabados con éxitoPara marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada alestudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.Descripción SímboloFalta FTardanza TFalta Justificada JTardanza Justificada UAsistió símbolo de puntoPulsar con elmouse en lacasilla paracambiar elestado FechasespecialesmarcadasSi pone el cursoraparecerá elsignificado decada letraLeyenda que describe cada uno de losestados de la asistencia
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11167No se registroespacio enblancoa. Imprimir asistenciaPara imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará lasiguiente ventana:b. Eliminar asistenciaLa eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos lesestudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguienteventana de confirmación y pulse “Aceptar”Pulse “Limpiar asistencia” para borrar laasistencia de todos los estudiantes
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11168En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el iconoEn el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventanade confirmación y pulse “Aceptar”Pulse el icono para borrar la asistenciadel estudiante
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1116927. Registro de Notas GenéricoEsta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado,sección y área.Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenadode las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema.Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:Allí se pide ubicar la siguiente información:Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel alque pertenece la institución educativa.Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que van aser registradas y responden a la configuración realiza por lainstitución educativa para el año académico.El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar seencuentren en el estado En evaluación, de lo contrario semostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados,como por ejemplo:GradoViene a ser el grado al que pertenece la sección que se va aingresar notas.Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11170Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa elbotón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivose va a generar para la sección que se ha elegido hasta estemomento.Más adelante en este acápite abordaremos la generación de estearchivo:Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notasexistentes.Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11171En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo yen el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de coloranaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registrode las notas.Para registrar notas se procede de la siguiente manera:Naranja: RetiradoAmarillo: TrasladadoDatos generalesEsta leyenda corresponde alos criterios de calificación
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11172Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar yCancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:Algunas consideraciones para el ingreso de notas:- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; esdecir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardaracomo “09”.- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C seránde color rojo.- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validarantes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:Finalmente, se realiza la grabación:Cualquier ingresoincongruente, se marcainmediatamente con unasterisco. En este caso, se hadefinido que para tipos denotas vigesimales, esta notano esta permitida.Note que la nota final por áreano es editable. Esta nota secalcula al final, cuando seguarda el ingreso para estasección.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11173a. Cierre del registro de notasComo mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos eindicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrarregistro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.Note que al grabar, secalculan las notas finales.Cuando se tratan de notasliterales, la nota final secorresponde con la nota delúltimo criterio de evaluación.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11174b. Generación de archivo Excel para carga de notasComo se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde segenerará un archivo que permita hacer la carga de notas.Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primerotendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresarlas notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16Registro de Notas por Docente”Pulse la opción “GenerarArchivo Excel”Note que ambos botones sebloquean. El usuario no podrámodificar las notas a menosque sea liberado por unusuario de tipo administradorque tenga los suficientesprivilegios.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11175Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.En cada hoja del libro(archivo Excel) seencuentra cada área.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11176En este sector el usuariodebe ingresar lascalificaciones de losestudiantes al finalizar elperiodo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-1117728. Subir Notas desde ExcelEsta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculopreviamente descargada desde el sistema.En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirála ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de cargaDespués de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la informaciónde las notas que se han registrado.Busque el archivo deexcelPulse “Abrir”Informe deCargaPulse“CargarNotas”Pi
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11178En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento soloacepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde lemostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluación haya sido modificadoUsted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabaro puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos casomostrara la siguiente ventanaIngrese lasnotasdirectamenteInforme deInconsistenciasMostrara este mensaje sihay inconsistencias en elingreso de notasRelación de inconsistencias
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11179En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.Opción para realizarnueva carga
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 180 de 23029. Registro de Apreciaciones de DocentesEsta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el gradoy sección.Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde estála lista de estudiantes.Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguienteventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.Opción pararegistrar lasapreciaciones
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 181 de 230Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en lasiguiente ventanaIngrese lasapreciaciones delestudiante
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 182 de 230Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quieraseguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno deellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como semuestran en la siguiente ventana.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 183 de 230Apreciaciones delDocente
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 184 de 23030. Procesar NotasEsta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico encurso, tanto para las fases regulares y de recuperación.Este proceso tiene las siguientes características: Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden deejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos. Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que elservidor va realizando el cálculo correspondiente.Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puedeactualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden deprocesamiento de notas.El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo denotas.FASE REGULARAl ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra lasiguiente pantalla:Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académicoa) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del añoacadémico.b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posiblesson: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.Porcentaje de avance
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 185 de 230 En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el periodo. Solo sepueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está Enevaluación. Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota finalpor área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este proceso calculaestadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la boleta de notas.Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que semuestra en la ventana siguiented) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizarantes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activapara el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar lasituación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas depromoción y repitencia que han sido definidas previamente.El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas depromoción y repitencia se definen centralizadamente.Enlace Informede ProcesoCálculo deNotas.Informe deProceso deCálculo de NotasDatos de la fecha,hora y usuario queejecuto el procesoDatos de la secuencia de proceso seguida(grados, secciones, número de estudiantes)
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 186 de 230Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestraen la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en elestado de Conforme.Así mismo se puede consultar el informe del proceso:Procesosprevios. Aplicalas reglas depromoción yrepitenciaCon estebotón esposibleconsultar elestado decada proceso.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 187 de 230e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este procesoconsiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en lalibreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo PDF, una vez generado, puede serconsultado en cualquier momento por el familiar del estudiante o el docente.Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso degeneración de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario confirma elproceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del procesamiento. Porejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el botón de Generar boletas.Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o amarilla segúnsea el caso:Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutandoAmarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que culminen otrosque ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior aparece una leyendaTambién aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la posición en laque se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso va a demorar en iniciar.Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible ver el porcentaje de avance.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 188 de 230Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondientea un periodo determinado.Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedesseleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones,seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.Pulse el icono deimpresora y abrirá lasiguiente ventana
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 189 de 230Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en dondemuestra el consolidado de evaluaciones.Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.Seleccione el grado Seleccione la secciónPulse mostrarreporte y le mostrarala siguiente ventanaÁreas y criterios deevaluación.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 190 de 230Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no sepodrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.Proceso de generación de pre-matrícula.Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobadosy desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente añoacadémico.Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 191 de 230Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, delo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos losestudiantes.Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso noserá completado y se mostrará el siguiente mensaje:Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:Los estados seencuentrancomo Evaluados.Cuando el estado seencuentra en evaluadoRecién se activan el botón
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 192 de 230FASE DE RECUPERACIONEste proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Procesode Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 193 de 23031. Proceso Disgregado de NotasEn opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a unestudiante en particular.Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE seesté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensajecorrespondiente, permitiendo solo un procesamiento.Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de lasección y generar las libretas de calificaciones.La pantalla de registro es como sigue:Los datos que se seleccionan en esta ventana son:Diseño Curricular Escoger el diseño curricularFasePeríodo Escoger un periodoCriterio deSelecciónEscoger una opción para procesar las notasLista de losprocesos quefueron ejecutadosanteriormenteMuestra el estadoen que seencuentra elregistroSector de selección deestudiantes paraprocesarSector deselección.Sector deprocesamiento
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 194 de 230Primer Criterio de Selección: GradosEl primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criteriosolo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionarDespués de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académicoen el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas comose muestra en la siguiente ventana.Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar deprocesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescartablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 195 de 230Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notasSegundo Criterio de Selección: Secciones.Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en lasiguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara derealizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.% deAvancePulse esta opciónpara actualizar el %de avanceSelección losgradosSeleccione lassecciones
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 196 de 230Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensajeFinalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.Sector de búsquedade estudiantesPresione latecla DELpara eliminarel estudiantede la lista.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 197 de 230Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 198 de 23032. Impresión de Boletas de InformaciónEsta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cualtiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletasRegresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.Cuando el periodo se muestra en letracursiva, no se puede tener accesos.Consulte con el administrador del sistemaen la IE. Es probable que no se hayarealizado el proceso de generación deboletas de información o que el período seencuentre EVALUADO.Este proceso debe sercompletado para quese pueda teneracceso a seleccionarel periodo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 199 de 230En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguienteventana:También existe la opción de selección “Por secciones”Seleccione uno de los 3 criterios ypulse “Generar archivo de impresión”Puede seleccionar un grado o varios yluego pulse la opción “Generar archivode impresión”Puede seleccionar la sección de ungrado o varias secciones de diferentesgrados y luego pulse “Generar archivode impresión”
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 200 de 230La última opción de selección es “Por estudiante”Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cualaparece el registro del estudiante que estamos buscandoPara elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.Ingresar los datosdel estudiante ypulse buscarPulse sobre el registro yeste se pasara a la parteizquierda como semuestra en la siguienteventanaPuede pasar uno o variosregistros y finalmentepulse “Generar archivo de
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 201 de 230Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando elbotón de Generar archivo de impresión.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 202 de 23033. Rectificación de formatos oficialesEsta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir nóminas dematrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y haciendo participar en elprocedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien visa y aprueba la rectificación.Este procedimiento se lleva en dos etapas:La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a corregir uno o másformatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia de Gestión Educativa Localcorrespondiente, quien “libera” los formatos para que puedan ser modificados.La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la informacióncontenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la IGEL.Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por la Instancia deGestión Educativa local correspondiente.Primera Etapa: Solicitar la rectificación.Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos oficiales generadospor la institución educativa en el año académico en curso.Registrar la solicitud de rectificación de formato oficialAl presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud derectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 203 de 230Los datos que se solicitan son:N° de Solicitud deRectificaciónEs un número autogenerado por el sistema. Es correlativo ala IE durante un año académico.Tipo de formato Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede serNómina de matrícula o Acta de NotasAsunto referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia. Medianteeste datos se ubicará fácilmente la solicitud.Fecha aprobación Es la fecha interna del sistema.Motivo Es un sustento a la rectificación.Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de lamisma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud.Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede eliminarse encualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:Remitir la solicitud de rectificación de formato oficialEl siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende corregir (y quepreviamente ya han sido aprobados) hacia la Instancia de Gestión Educativa Local a la que pertenecejurisdiccionalmente la institución educativa. Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras locual aparece la venta que permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas)emitidos por la Institución Educativa que se desean declarar para modificación.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 204 de 230Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible eliminar lasolicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la eliminación). Una solicitud derectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL (Instancia de Gestión educativa Local) hastaque se sea aceptada por esta instancia1.Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios1La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si lasolicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 205 de 230Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la información contenidaen el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato que se solicitó corregir aparecerá conel estado de Rectificado. Por ejemplo:Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada por la IGELcorrespondiente. Se nota que el ícono esta vez es , lo que indica que el usuario de la InstituciónEducativa puede realizar el cambio en la información contenida en el formato. La ventana se vería talcomo sigue:Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la sección, delosfamiliares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de rectificación original. Al hacerclic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que indica que se van a generar2los formatos yacorregidos. El mensaje es similar al siguiente:2Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.Note que el estadodel formato tiene elvalor de rectificado.En este punto lasolicitud ha sidoaceptada y el usuariopuede realizar lascorrecciones
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 206 de 230Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se van a generar(es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema). El usuario deberá refrescar lapantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de estado (ícono correspondiente al estadoGenerado).Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la siguiente manera:Enviar la solicitud de rectificación de formato oficialEl siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados. El usuario debehacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual se muestra una ventana modalque incluye la lista de las secciones involucradas. De esta manera:Note que el sistemano sobrescribe elformato original.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 207 de 230En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se muestra en lamodalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a generar el formato.Finalmente al enviar la solicitud, aparecerá el mensaje siguiente:Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado:En este punto, la solicitud regresa a la IGEL con la finalidad de aprobar los formatos oficialesmodificados.Use la opción deGenerar si se deseavolver a generar elformato seleccionado.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 208 de 23034. Solicitud de creación de talleresLos talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas lassecciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido.Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleresque considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita unaaprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE.Para definir un taller se requiere la siguiente información:- El nombre del taller.- Los criterios de evaluación del taller.- Los grados a los que está dirigido el taller.Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vezaprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para quepueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres.Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudesrealizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visay aprueba la creación del taller.Solicitar la creación de tallerAl ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna y el usuario procederá a buscarlas solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico encurso.Registrar la solicitud de creación de talleres.Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud decreación de taller, similar a la siguiente ventana:Inicialmente no sevisualizan solicitudesregistradas.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 209 de 230Los datos que se solicitan son:N° de Solicitud deRectificaciónEs un número autogenerado por el sistema. Es correlativo ala IE durante un año académico.Fecha de solicitud Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente.Doc. referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia quejustifica la creación del taller en la institución educativa. Esrecomendable que ente los documentos que se hacenreferencia deba existir alguno que mencione que no existentalleres registrados en el sistema similares al que se deseaincorporar.Diseño curricular Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso.Detalle Es un sustento para la creación del taller.Taller base Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces seestá manifestando que el taller que se está solicitando notiene ninguno similar previamente registrado en el sistema.Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendosolicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto sehace con el fin de mantener la uniformidad del nombre.Nuevo taller Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se haindicado un taller base.Grados Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá eltaller. Se recomienda que se activen todos los grados, deesta manera, las instituciones educativas que deseen aplicareste taller podrán determinar los grados que corresponda.Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de lamisma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. Elresultado puede ser similar al siguiente:Es posible eliminaruna solicitudgenerada antes deser remitida.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 210 de 230Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse encualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:Para seguir modificando los datos de la solicitud debe presionarse el botón Modificar.Registro de criterios de evaluaciónEl siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde la parte inferiordel formulario, para ello debe habilitarse el botón . Es importante indicar que loscriterios de evaluación que se determinen en una solicitud aplicarán para todos los grados previamenteseleccionados.Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe pulsar el botón Crear criterio, con lo que semuestra la ventana siguiente:Este sector de laventana queda comoactivada.Este sector de laventana queda comodesactivada.Use este botón paramostrar (+) u ocultar(-) el detalle de lasolicitud.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 211 de 230Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en la lista delformulario de la solicitud.Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras lo cual se haobtenido una solicitud similar a la siguiente:Registro de solicitud de creación de talleres con taller base.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 212 de 230Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren paraeste nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un tallerbase.Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de lassiguientes maneras o en una combinación de ellas:a) Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado yluego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará laventana principal de esta forma:b) Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base,lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.Remitir solicitud de creación de talleres.Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:Cuando se ha seleccionadoun taller base, entonces esposible seleccionar alguno desus criterios de evaluación (deacuerdo al grado).El dato de la procedencia serefiere al código de criterio deevaluación original en el tallerbase.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 213 de 230Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de lamisma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión ycorrespondiente aprobación.Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas.Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en lainstitución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc.Cuando una solicitud es aprobada entonces no puede ser modificada y ya es posible utilizar el tallercomo parte de las áreas impartidas:Si se consulta las áreas asociados a grados y secciones se tiene que ya aparece el taller solicitado
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 214 de 230Note que ya aparece el tallersolicitado. Puede sereliminado
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 215 de 23035. Acta Consolidada de EvaluaciónEsta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y semuestra el acta correspondiente.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 216 de 23036. Recuperación SubsanaciónEsta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanaciónpara lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la secciónDespués de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen sunota de subsanación
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 217 de 23037. Registro de Notas de recuperación y de áreas a Cargo y derecuperaciónEsta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de recuperaciónde un año académico así como también las notas de las áreas a cargo (subsanaciones).Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la matrícula (oposiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y Repitencia) y corresponden aaquellas áreas que no fueron aprobadas por algún estudiante durante un año académico anterior.En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se registran enesta sección:Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y corresponden a losestudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es por esta razón que solo se activaeste valor cuando la sección seleccionada es de recuperación.Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la fase derecuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la fase continua derecuperación, solo se presentan al final para dar este examen.Note que la matrículael registro de las áreasa cargo corresponde aun año académicoprevio.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 218 de 230Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha podidoaprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación. Un estudiante puedearrastrar solamente un área para recuperación.Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como también elegirtambién el tipo de nota que se va a registrar.a. Procedimiento de registro de notas de recuperación.La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año académico ygeneralmente se extiende a los primeros meses del año cronológico siguiente al año académicoen curso.Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección derecuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede revisar el instructivode la opción Grados y Secciones.En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus secciones derecuperación:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 219 de 230Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a permitir que seregistre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.Secciones derecuperaciónSecciones derecuperación
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 220 de 230Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va a activar lalista de la siguiente manera:Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con lo que lapantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.b. Procedimiento de registro de notas examen de recuperación.Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos aquellosestudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la opción Grados ySecciones:Este es el periodo detiempo quecorresponde a la fasede recuperación. Elregistro de notas derecuperación y deexamen derecuperación debehacerse dentro de esteplazo.Registre acá lafecha en la queel estudianterindió elexamen derecuperación.Registre acá lanota obtenidapor elestudiante.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 221 de 230El registro de notas se realiza de forma similar.c. Procedimiento de registro de notas de subsanaciónEste registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica para aquellosestudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el proceso de notas de la faseregular o recuperación en algún año precedente, en el mismo nivel educativo. También aplica paraaquellos registros de áreas a cargo en la opción de matrícula de estudiantes.El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos mencionados.d. Listado de registro de notas de recuperación y subsanación.Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los estudiantes deuna IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este capítulo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 222 de 230Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente a un grado yuna sección.El reporte es similar al siguiente:
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 223 de 23038. Reporte Recuperación y SubsanaciónEste reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el añoacadémico como se muestra en la siguiente ventana:Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara lasiguiente ventana:Seleccione añoacadémico y haga clicken Mostrar reporteEn este ejemplo hay unestudiante que tiene nota derecuperaciónNota y fecha de recuperación
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 224 de 230GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES39. ¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en elnavegador de internet?Al hacer uso del SIAGIE versión 2.0 a través de un navegador de internet (porejemplo Internet Explorer), en algunos casos el navegador no nos permite visualizarlas ventanas emergentes que el sistema utiliza de manera concurrente para gestionarlas opciones del sistema.En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos lasecuencia que se muestra a continuación pulsando el botón derecho de su mousesobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuración,debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen.Mensaje deBloqueoMensaje deBloqueo
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 225 de 230Pulsar con el botónderecho del mousesobre el mensaje ydesactive la opciónde bloqueo.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 226 de 230En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquearventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botónOpciones, lo que desplegará un menú y en el elegiremos “Permitir ventanaemergente para….”, lo cual dejará sin efecto el bloqueo tal como se muestra en laimagen.Mensaje deBloqueoPulsar el botónOpciones yseleccionamos elmensaje Permitirventana emergente.Mensaje deBloqueo
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 227 de 23040. ¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menúprincipal utilizando el navegador de Internet?Cuando accedemos a las opciones del Menú Principal, por lo general el sistema nosapertura una nueva ventana de internet por cada opción de menú elegida, ello con laintención de independizar y hacer más flexible el ingreso de datos y la configuraciónde cada opción de mantenimiento del sistema.Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de páginas web: InternetExplorer 7 (versión 7 ó superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox,tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio desolapas integradas en el mismo navegador de páginas web, de modo que la gestióndel sistema se realice utilizando una solaventana de internet.Ventanasde internetpor cadaopcióndel menú
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 228 de 230Al organizar las ventanas de esta manera, la gestión de las mismas se realiza en unasola ventana y por medio de solapas o pestañas que proporcioan el navegador deinternet.41. ¿Qué hago si la ventana principal del sistema le aparece con opcionessobrepuestas?Si las opciones estan sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, estose debe a la incopatibilidad del explorador(1)Pulse elbotónderechodel mousesobre laopción delmenú.(2)Del menúcontextualseleccionela opciónAbrir enuna nuevapestañaOpcionesdel MenúPrincipalVentanasde internetorganizadasen solapas ópestañas.
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 229 de 230Para solucionar la incompatibilidad lo único que tiene que hacer en lo siguiente:Después de pulsar la opción de “Vista de compatibilidad” mostrara la ventanaarreglada donde ya no están sobre puestas las opcionesOpciones sobre puestasPulse la opción de “Vistade compatibilidad”
  • MANUAL DE USUARIOMINEDU – OFINFecha: 28-Ener-11OFIN -2011 Página 230 de 230