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Dématérialisation et archivage: le ROI comme levier de décision?

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  1. 1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 Dématérialisation et Archivage : le ROI comme levier de décision ? Présentée par M. RICHOU Franck, société SWISSLIFE www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
  2. 2. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012Depuis plus de 110 ans, Swiss Life est un intervenant majeur sur les marchés de l’assurancevie et de la santé-prévoyance en France.Swiss Life France est le 2ème assureur privé sur le marché de la santé individuelle, et se placeaussi 4ème assureur sur le marché de la prévoyance des indépendants et sur celui de leurretraite.En 2011, Swiss Life a examiné l’intérêt de dématérialiser tout ou partie de ses archivesphysiques pour répondre à la double problématique de ses 20 kms de dossiers archivés(documents physiques conservés chez ses archiveurs) et d’une utilisation de la GED enconstante progression (actuellement environ 30% des documents entrants et lobjectifdatteindre les 100%). www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
  3. 3. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 Volumes fin 2011 : • Iron Mountain : 12 kml Augmentation des volumes de 10% / an • Archiv System : 8 kmlLa saisie et la conservation des dossiers représentent environ 70 % des coûts de fonctionnement Quelques éléments du calcul de ROI :Coûts de fonctionnement de lexistant (conservation + consultation) :- Immobilier interne (surfaces darchivage "locales")- Archiveurs (dossiers physiques)- Personnel des services archives (interfaces entre utilisateurs et archiveurs)- … www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
  4. 4. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 Prospectives et scénarii proposés :Scénario 1 : Optimisation de l’archivage papier, s’appuyant notamment sur la dématérialisation (nouveauxversements + consultation du stock) :Scénario 2 : Archivage hybride : papier et électronique à valeur probante: Comparaison des scenarii avec les variantes possibles et inclusion du scénario opérationnel sans changement SC1 SC1 variante 2 sans changement SC2 variante 1 SC2 variante 2 SC opérationnel 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
  5. 5. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 Exemple de gain :Actuellement, la gestion des demandes de consultation quotidiennes mobilise 2 ETP sur le site de Levallois,soit environ 7,49 € HT / demande.Les coûts de recherche, transport, réintégration… chez notre archiveur s’élèvent à 4,17 € HT / demande.Le coût de consultation (hors stockage) d’un dossier « physique » se chiffre donc à 11,66 € HT.Proposition : numérisation "à la demande" et indexation "basique" au dossierMoyenne de 40 pages par dossier => 2 solutions : - numérisation de tout le dossier (sans tri) : 4,42 € HT (2,02 € pour 10 pages) - numérisation d’une partie des pièces (avec tri) : 7,22 € HT (2,72 € pour 10 pages)Une fois numérisés, les dossiers sont stockés en archivage dormant et leur image peut être réutilisée autant defois que nécessaire (évite les sorties "multiples"). Par ailleurs, lintervention du service archives sera limitée(saisie de la demande dans un 1er temps…). Le coût de consultation (hors stockage et évolution GED) d’un dossier « numérique » serait denviron : 0,94 + 4,42 = 5,36 € HT ! www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
  6. 6. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 MERCI www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv
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