KODAK - Gestion documentaire enrichie pour SharePoint 2010 - capture, recherche et collaboration

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Atelier Exposant Kodak au salon Documation 2012

WebTV : http://www.documation.tv
Blog : http://www.documation.net
Site : http://www.documation.fr
Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense

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KODAK - Gestion documentaire enrichie pour SharePoint 2010 - capture, recherche et collaboration

  1. 1. Gestion Documentaire Enrichiepour SharePoint 2010 :Capture, Recherche & CollaborationEdward O’MearaBusiness Development Manager, SoftwareEurope, Moyen-Orient, AfriqueDocumation - Mars 2012
  2. 2. www.kodaktransforms.com LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATIONVOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNISLes filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et nesont pas sous contrôle judiciaire.La circulation des marchandises et des services vers les clients continuenormalement dans le monde entier.La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’unfinancement de débiteur-exploitant :Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde,Monétiser les brevets non stratégiques,Résoudre équitablement les problématiques de pensions,Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs dactivités les plusrentables.
  3. 3. Les bases d’une GED réussie 1. Adoption des Utilisateurs 2. Méthodologie 3. Technologie
  4. 4. ECM : 1 Stratégie & 5 PhasesGérer la Croissance du Contenu Non-Structuré
  5. 5. Meilleures pratiques pour la GEDSharePoint • Gouvernance • Gestion du Cycle de Vie du Contenu • Plan de Classement • Ressources • Gestion du Changement • Gestion des Exceptions • Traçabilité • Politique de Rétention
  6. 6. Documents & Processus Métiers Quel processus allez-vous implémenter en priorité dans SharePoint 2010? Marketing • Direct Mail Customer • Newsletters Call Center • Product Marketing Brochures • Letters • Product Specifications • Vouchers • Market Attack Plans Sales • Coupons • Sales Manuals • Checks • Proposals/RFPs • Sales Program • Event Invitations Information • Sales Collateral • Product Literature Enterprise • Parts Catalogs Information Accounting Human • Statements Resources • Invoices • Recruiting Collaterals • Reporting Manufacturing • Employee Benefit General Services Communications • Product Drawings • Work Orders • Office Printing • Employee • Safety Data Sheets • Commercial Print Education • Change Orders • Publishing/Reprographics • Process Sheets • Forms • Product Documentation • Transactional Documents
  7. 7. SharePoint 2010 : Focus GED Document Sets BLOB Storage Business Connectivity Services Audit Trail Document ID Content Organization Managed Metadata List Validations Large List Optimization Search
  8. 8. Des fonctions GED à ajouter • Capture • Workflow • Storage & Archive Management
  9. 9. Exemple de mise en œuvre par Circum • La société Circum : – SSII spécialisée dans la mise en place de solutions SharePoint (Gold Microsoft) – Partenaire Kodak pour son activité « traitement de documents numériques » • Proposition de valeur : – Utiliser SharePoint comme une plateforme de productivité collaborative – Déployer les solutions complémentaires Kodak, Nintex et Arx pour Capturer, enrichir, visualiser, procédurer, valider et signer ! • Domaines d’application : – Note de frais, demande de congés, … – Contrats, procédures qualité,… – Gestion des factures fournisseurs, courriers entrants
  10. 10. Exemple de mise en œuvre par Circum • La dématérialisation des factures fournisseur (Civia) : – Scan des factures, visualisation, association à un domaine (Market, Sce gx, Com,…) – Déclenchement d’un workflow (approbation, annotation, rejet,…) – Signature forte du document • Bénéfices : – Réduction du temps : fini les parapheurs ! – Mobilité : les signataires peuvent approuver à partir d’un mobile – Réduction de 40% des coûts de traitement – Fiabilité – Réutilisation
  11. 11. Pourquoi la GED dans SharePoint? • SharePoint est déjà dans votre entreprise ! • Pour tout ou une partie de vos process métiers • Compétences internes existantes • Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint • SharePoint Professionals • Subject Matter Experts • Accompagnement intégrateurs • Solutions clés-en-main et personnalisables
  12. 12. Adoption Utilisateurs:Simplifier la Capture Contrôle, Coût SW Conformité < 4000 € & ROI Recherche Approbation Workflow Stockage Envoi automatique des Numérisation Dossiers surveillésCollaborateurs Documents et Données en réseau libre-service et tâches illimités dans SharePoint
  13. 13. Adoption Utilisateurs :Simplifier la Capture… riche en informations !
  14. 14. Adoption Utilisateurs :Simplifier la Capture… riche en informations ! CAPTURE INDEX OUTPUT Entrée Optimiser Extraire les Indexer les Valider les FormaterDocuments Données Documents Informations Image & Data Envoi les images ODBC Scanners CAPTURE PRO SOFTWARE
  15. 15. Adoption Utilisateurs :Simplifier la Capture… riche en informations !
  16. 16. Adoption Utilisateurs:Simplifier la Capture Scan & View Coût SW de & vers < 3600 € SharePoint! 10 users Recherche Approbation Workflow Stockage Numériser, Visualiser, Comparer, Agents Numérisation ponctuelle Editer, Indexer, Annoter Service Clients depuis SharePoint & Trouver dans SharePoint
  17. 17. DEMOScan And ViewNumériser depuis SharePoint vers SharePoint
  18. 18. De SharePoint vers SharePointKodak Scan And View: DEMO numérisation
  19. 19. Meilleures Pratiques : Trouver + vitevos documents SharePoint Taxonomie: Comment classez-vous vos documents? Types de Contenu: Assistant Capture Pro - indexation automatique Dossiers: Assistant Capture Pro - création automatique Comment nommez-vous vos documents? Ponctuel : fonction embarquée dans le scanner Ponctuel + Colonnes manuelles : Scan & View Multiple, variable & automatique (Colonnes & Dossiers) : Capture Pro Effectuez-vous des recherches sur: Contenu ? PDF OCR embarqué dans le scanner & Capture Pro Recherche SharePoint plein-texte Métadonnées? Colonnes complétées automatiques Capture Pro Recherche multi-critères sur les Colonnes Scan and View Combien de temps consacrez-vous à chercher? Trouver visuellement Document Viewer
  20. 20. Adoption Utilisateurs:Trouver en un clin d’œil !
  21. 21. Adoption Utilisateurs:Trouver précisémentavec les Colonnes !
  22. 22. Adoption Utilisateurs:Comparer vos documents SharePoint
  23. 23. Adoption Utilisateurs:Editez les images & infos… simultanément ! Toolbar ribbon Document tabs Column Search tab Document explorer Document view Metadata panel Page thumbnails Annotations
  24. 24. Accélérez l’expansionde la GED avec SharePoint Eliminez les silos d’information ! Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts ! Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée ! Avec le soutien de Partenaires glocaux
  25. 25. Evolution du rôle de SharePoint ECM ECM Amélioration de productivité pour une fonction unique unique Partage de fichiers fichiers Client léger
  26. 26. Les Partenaires Kodakaméliorent votre usage de la GED SharePoint ! Capture, Recherche & Collaboration
  27. 27. Points clés• SharePoint valorise vos informations Economies en vue ! Plus que du partage Pas une GED clés-en-main• Une GED SharePoint réussie requiert : Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe Compréhension des processus métiers avec les fonctionnels Design Add-ons GED tiers clés-en-main Configuration Support Partenaires glocaux
  28. 28. www.kodak.com/go/sharepoint Edward O’Meara Kodak edward.omeara@kodak.com +33 1 40 01 31 23

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