INGE COM - Optimisez vos processus métiers en dématérialisant vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

INGE COM - Optimisez vos processus métiers en dématérialisant vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010

on

  • 997 views

Conférence INGE COM au salon Documation 2012 ...

Conférence INGE COM au salon Documation 2012

WebTV : http://www.documation.tv
Blog : http://www.documation.net
Site : http://www.documation.fr
Salon : 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris La Défense

Statistics

Views

Total Views
997
Views on SlideShare
995
Embed Views
2

Actions

Likes
0
Downloads
27
Comments
0

2 Embeds 2

http://www.linkedin.com 1
https://www.linkedin.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

INGE COM - Optimisez vos processus métiers en dématérialisant vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010 INGE COM - Optimisez vos processus métiers en dématérialisant vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010 Presentation Transcript

  • Dématérialiser vos courriers entrants et dossiers dans SharePoint 2010 Armando BenzaquenInge-Com Senior ECM Consultant15 rue Charles Paradinas abenzaquen@inge-com.fr92110 Clichy 01-40-87-68-89Std : 01.40.87.16.16 www,inge-com.fr
  • AgendaPrésentation INGE-COM & Software InnovationChallenges des Entreprises pour améliorer la gestion des flux Entrants (Courrier,Email,..)Bénéfices pour lEntreprise de dématérialiser les courriers EntrantsPrésentation de l’offre 360 Case ManagementDémonstration LiveQuestions / Réponses
  • Présentation d’Inge-Com Inge-Com est une société d’ingénierie spécialisée dans l’intégration de solutions logicielles dans le domaine de l’E.C.M et la mise en œuvre des infrastructures techniques associées. Création en 1988, 60 collaborateurs CA consolidé : 8,58 Millions € 2 structures Plus de 1000 clients actifs Pôle SSII Pôle Projet & Intégration
  • Ingénierie Documentaire Un département Ingénierie Documentaire lancé en 2001. Expériences de nos équipes dans la conduite de projet ECM (méthodologie projet, conduite du changement, intégration au SI…) Compétences SharePoint 2007/2010 Expertise Open Text Content Server 2010 /Open Text Edocs Prestations AMOA /AMOE Case Management 360Exemples de projets : Gestion de Contenu Dématérialisation de documents (contrats, factures…) Business Process Management (BPM) Record Management / Archivage légal, Archivage Messagerie, Applicatifs…
  • Quelques Références Inge-Com
  • Software Innovation in shortCompany Facts 25th Anniversary Focused ISV with a portfolio of standard Case & Document Management systems on the SharePoint and Office platforms Strong Technical and Business Alignment with Microsoft Target Market Segments: Public Sector, Government, Healthcare Organizations, Utilities Oil & Gas, Construction, Engineering Multi-Channel Business Model Over 300 employees based out of Norway, Sweden, and Denmark R&D in Norway and India Owned by Borea Private Equity Approx. 50 MEUR in 2009 revenues
  • Software Innovation international positioningSoftware Innovation has more than 25 years of experience and expertise in theInformation Management areaSoftware Innovation is a leading vendor of standard Case & Document Managementsolutions on Microsoft SharePoint, with a strong dedication to help organizationscontrol, manage and share information and documents.With its 300 employees, Software Innovation is perceived as a leading provider ofvertical Enterprise Content Management applications on Microsoft SharePoint.The company is committed to providing future proof, flexible, and user friendlystandard solutions that promote increased productivity, efficient processes andbusiness control for public authorities and private enterprises.The company has local operations and a strong partner network across the EMEA
  • 360° Competitive Positioning °360° does not compete directly with ECMplatforms like Open Text LiveLink, Oracle ECM,EMC Documentum, or IBM FileNet360° combines document-, records- , case- andrelationship management in one single productand is built into a leading ECM & coplatform -Microsoft SharePoint360° is a “Composite Content Application”that can orchestrate people, process and content Contactbased on a framework and vertical configurationsbased on domain expert knowledge Case Project Document Activity Custom
  • Challenges desEntreprises Slide 9
  • Quelques chiffresEntre 70-90% du contenu est detype non structuré … a typical organisation spends …Environ 200 de croissance par an $20 in labor to file one document $120 in labor to find a misfiled documentLe volume papier continu à $220 in labor to reproduce a lost documentaugmenter $8 to $15 to courier or overnight a document $12,000 per year to maintain one fileLes volumes eMails connaissent cabinet with four file drawersune croissance exponentielle Photocopies a typical document 19 timesDe plus en plus d’échanges Loses 7.5 percent of all documentsélectroniques. Misfiles a remaining 3 percent of all documents Slide 10
  • Challenges des EntreprisesProblème numéro 1 -- > le papierAu niveau de l’Entreprise : Volumétrie : Il y a encore trop papier (courrier, ..) dans l’Entreprise Coût/ Temps de traitement élevé du courrier papier versus un document électronique : - Distribution manuelle - Indexation - Recherche - Classement - Archivage Le temps de traitement élevé est un frein à l’amélioration de la qualité de service Client Nombreux risques liés aux traitements des courriers papiers : - perte/oubli d’un document - problème de confidentialité Slide 11
  • Challenges des EntreprisesAu niveau de l’Entreprise : Rends plus difficile la mise en conformité des documents vis à vis des différentes régulations en vigueur (plus facile à gérer au format électronique). Difficulté d’accéder aux documents dans un contexte multi-site Difficulté d’avoir un vue globale d’un dossier (client, affaire, crédit, contrat ..) Duplication du contenu inévitable Besoins croissants en espaces de stockage physique, Slide 12
  • Challenges des EntreprisesAu niveau du Service Courrier Manque d’efficacité et coût de fonctionnement élevé Difficulté à fournir un service de qualité et rapide aux différents départements de l’Entreprise Erreurs de qualification/dispatch du courrier Difficulté d’accélérer les processus liés au courrier entrant Nécessite de nombreuses ressources pour préparer les courriers et le capturer efficacement. Perte dinformation ou documents égarés Slide 13
  • Mise en œuvre d’une politique dedématérialisation progressive :- Courrier Entrant- Dossiers (Case)- Autres Formulaires Slide 14
  • 1 - Dématérialisation de certains dossiers/case Capture de toutes les informations du dossier Partenaires externes Notes du dossier Tâches Profil du dossier Collaboration Documents du dossier Traçabilité
  • Exemples de cases Entreprises Fonctionnalités clés : 110103 Sinistre Crédit ABC2010 • Capture d’informations • Extraction des données • Gestion des processus métiers Gestion d’une enquête • Gestion de contenu Gestion d’un appel d’offre • Conformité et conservation Demande de Prêt Bancaire des records Gestion d’une Plainte • Collaboration (et workflow ad Gestion d’un incident Technique hoc) • Gestion des communications clients Slide 16
  • 2- Dématérialiser le courrier entrantPourquoi la dématérialisation du Courrierentrant est un processus Clé ?Parce que tous les documents CRITIQUESde l’Entreprise passent par le Mailroom (leschèques, les contrats, les propositions, lesavenants, les factures, …) afin d’êtredistribués au bon service pour traitement . Slide 17
  • Bénéfices pour l’Entreprise Création de valeur : -- > Permets d’automatiser de nombreux processus de l’Entreprise par une intégration forte au SI (Processus Factures, Relance Contrats, Cdes, ..) en remplacement des processus manuels. Réduction des coûts élevés du Back Office Réduction du temps de traitement par une mise à disposition immédiate de l’information aux utilisateurs (après Capture & indexation) Augmentation des revenues par un meilleur processus de traitement plus rapide (relance des contrats, facturation, ..) Réduction des espaces de stockage Slide 18
  • Bénéfices pour l’EntrepriseAmélioration de la qualité de Service Client (capacité deréactivité, )Réduction des risques en respectant les exigences deconformité (Traçabilité, Sécurité,..)Productivité & compétitivité accrue (Optimisation de la réactivitédu Front Office )Gestion multicanale Entrante/ Sortante : prise en charge desflux Emails, Fax et Formulaires Web. Slide 19
  • Enquête AIIM 2012 Slide 20
  • Solution proposée Slide 21
  • Combinaison de Microsoft SharePoint + 360 Fonctions de Case management & Ergonomie Record Management avancé pour Facilite Adoption utilisateur SharePoint 2010 Collaboration Module 360 de Correspondance Moteur de Worfklow Intégré Management Multi-Canal Portail Intranet/Extranet Dématérialisant de tout type de Fonctions de Web content dossier (clients, Contrats, Crédits, HR,) Slide 22
  • Part de marché de SharePointUn engouement croissant du marché Monde 100 Millions d’utilisateurs (soit 20% de la base installée Office Client), +17.000 clients dans le Monde 1 Milliards $ de CA atteint en l’espace de 6 ans France : Plus de 2 millions d’utilisateurs* 1000 clients Compte EPG :40% du PCIB (soit environ 3,5 millions de PC) sont équipés de licences SharePoint 30% de croissance entre FY08 et FY09 + de 55% sur les Grands Comptes
  • SharePoint as Business Platform Portail Workflow GEDSocialNetworking CollaboratifBusiness Compositesintelligence Recherche dEntreprise Formulaires
  • 360 Case ManagementUne application pouvant répondre en Standard à de nombreux besoins des départements Suivi des projets Tous types de demandes (travaux, plaintes, Base de contacts crédits , ..) internes & externes Project (fournisseurs, .) Case Contact Process Document Activity Property Gestionnaire de tâches Courrier, Email, FAX, formulaire Web Property, contracts etc.
  • Diapositive 251 Mona - two titles on this page, have translated both Mac User; 10/06/2011
  • 1The Case Management Folder 8 9 2 3 7 4 6 5 Capture de toutes les informations concernant le Case depuis sa création jusqu’à son archivage Documents Record classificatio Process info n Etc Board handling Case folder Access Log history Parties References involved Case details
  • Schéma fonctionnel
  • SharePoint & 360 Web Upload Initiate parts Archive All components in SharePoint Foundation can be used with 360 Live MeetingDocuments & News Project Office Images Tasks Lists Blogs Survey/Calendar Discussions Links Wikis forms
  • Applications 360 de CaseManagement prêtes à l’emploi Slide 29
  • 360 Correspondance Management
  • 360 Contract ManagementDocuments Activities Contacts- contracts - meetings - suppliers- correspondence etc. - telephone conversations - customers Vue à 360 degré d’un dossier
  • 360 Project Management 360 degrees overview: Starting from the project folder Project Case Contact Process Document Activity Property
  • 360º Paperless Meetings
  • Mobilité eWorker for iPad Slide 34
  • Mobilité eWorker for iPad Slide 35
  • Démonstration