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  • 1. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012Dématérialisation des documents : quelles technologies privilégier ? Présentée par : M. Gilles ROSSIGNOL - StorageAcademy M.Christophe CLEMENT-COTTUZ - ADETEM / SAP StorageAcademy www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv Réunion des 1 Présidents de
  • 2. Contenu de la session•Présentation de l’ADETEM•Les enjeux de l’archivage électronique dans larelation BtoC•Quelles technologies privilégiées ? StorageAcademy
  • 3. L’ADETEM : The place to be La 1ère association française qui réunit tous les professionnels du marketing pour échanger, se perfectionner et s’inspirer les uns les autres Audience : 1500 membres et 3000 participants aux événements ADETEM
  • 4. Les missions de l’ADETEM
  • 5. Les Clubs d’Echanges Professionnels 21 clubs multi-sectoriels et transversaux, à Paris et en régions Le cœur de métier de l’ADETEM ! Echange sur les best practices Benchmark Réseau (près de 60 réunions par an soit plus de 2000 participants) Approfondissement de son expertise
  • 6. 5 bonnes raisons d’adhérer !
  • 7. Nos prochains rendez-vous 5 et 6 avril 2012 - Paris Le printemps des études Toute Juillet 2012 - Paris l’actualité 5e Nuit du Marketing des Clubs et del’ADETEM sur Novembre 2012 - Parisadetem.org 12e Journée Nationale Marketing
  • 8. Contenu de la session•Présentation de l’ADETEM•Les enjeux de l’archivage électronique dans larelation BtoC•Quelles technologies privilégiées ? StorageAcademy
  • 9. De nouveaux services….
  • 10. …le développement durable…
  • 11. …la sécurité…
  • 12. Contenu de la session•Présentation de l’ADETEM•Les enjeux de l’archivage électronique dans larelation BtoC•Quelles technologies privilégier ? StorageAcademy
  • 13. Storage AcademyStorageAcademy Storage Academy est une société de conseil indépendante, spécialisée dans le stockage, la protection, la conformité, la dématérialisation, et l’archivage électronique SARL créée en décembre 2000 par des experts du stockage, de l’archivage et de la gestion de données Activités : audit/état des lieux, conseil (besoins, études, architectures, état de l’art et meilleures pratiques), assistance pour cahier des charges et dépouillement d’appel d’offres, assistance à maîtrise d’ouvrage, séminaires et formations, conférences et publications, support aux startups Consultants spécialisés : analyse continue (veille technologique) du domaine et pratique quotidienne en entreprise www.storageacademy.com 13
  • 14. Les enjeux : l’explosion du numériqueStorageAcademy Plus de 12 millions de télé-déclarations des revenus en 2011 Plusieurs centaines de millions de factures dématérialisées En 2009, 47% des français ont effectué des démarches en ligne Télé-déclaration de la TVA pour toutes les entreprise ayant un CA de 230 000 € et plus Depuis avril 2009, il est possible de ne plus fournir de bulletin de salaire papier aux salariés volontaires Tous les grands noms de la banque, de l’assurance, La Poste, … ont ouvert un service de coffre-fort numérique pour les particuliers ….. 14
  • 15. Les enjeux : l’explosion du numériqueStorageAcademy Notion de « Big Data » qui amène à repenser radicalement les SGBD Il y a environ 2 à 3 fois plus d’appareils électroniques produisant des données numériques (téléphones mobiles, GPS, tablettes, lecteurs RFID, …) que d’habitants sur la Terre. Explosion de l’offre de Cloud Le volume mondial d’informations numériques est estimé à 1,2 Zo (zetta-octet = 1021 octets) en 2010. Il devrait être de l’ordre de 35 Zo en 2020 ….. Sommes-nous menacés par cette « inforhée » ? Est-ce que « l’électronasse » va remplacer la paperasse ? 15
  • 16. L’archivage électronique ?StorageAcademy Discipline ringarde ? Activité de second ordre ? Une simple transposition de l’archivage papier ? Est-ce d’actualité ? Est-ce un phénomène de mode ? Représente-t-il un véritable besoin pour les entreprises ? En informatique, est-ce une variante de la sauvegarde ? Quelles sont ses spécificités ? Et beaucoup d’autres questions…16
  • 17. Pourquoi archiver ?StorageAcademy Archiver pour agir … se défendre … s’enraciner … témoigner … s’épanouir … (Source : « Archiver , et après ? » M.A. Chabin)17
  • 18. Le changement de statut de l’archivage électroniqueStorageAcademy Ce qui est toujours vrai : La permanence d’un message que véhicule l’archive : il doit avoir du sens pour l’émetteur et pour les récepteurs. Une archive ce n’est pas seulement un contenu et un contenant, c’est aussi des règles, des méthodes. L’archive n’appartient pas à celui qui la crée mais à l’organisation à laquelle il appartient L’archivage se fait en fonction du contenu et non du contenant18
  • 19. Le changement de statut de l’archivage électroniqueStorageAcademy Le numérique induit un vrai changement qualitatif dans la gestion de l’information Ce qui change : L’archive numérique est un objet virtuel dont l’appréhension est soumise au truchement de technologies L’électronique abolit les distances et évite la multiplication des fonds d’archives L’espérance de vie de l’objet numérique est faible si l’on n’y prend pas garde La capture et le contrôle des données sont largement automatisables, de même que les réplications de sauvegarde La non-distinction entre original et copie implique une traçabilité absolue19 Tous droits réservés Storage Academy 2012
  • 20. Obsolescence des formats et des supportsStorageAcademy On accède sans difficulté à une information « matérialisée » qui a 3500 ans mais comment accède-t-on à une information numérique âgée de 20 ans ? Qui possède sur son poste de travail, dans son entreprise, les moyens de lire un fichier Multiplan ? L’archivage électronique de longue durée implique la mise en œuvre d’une stratégie de conversion20
  • 21. Politique d’archivageStorageAcademy L’archivage doit être vu comme un projet d’entreprise à part entière : de dimension transversale (toutes fonctions de l’entreprise) et pluridisciplinaire (technique, organisationnelle, réglementaire et juridique) validé au niveau DG s’appuyant sur une politique d’archivage21
  • 22. Politique d’archivageStorageAcademy Définir les objectifs du système d’archivage électronique en tenant compte de l’environnement sous ses aspects légaux, réglementaires mais également propres à l’organisation Préciser l’ensemble des intervenants et en définir clairement les obligations et les responsabilités correspondantes Définir les fonctionnalités mises en œuvre au sein du service d’archivage (versement, stockage, communication-interrogation, gestion des données descriptives-techniques, administration) et lorganisation fonctionnelle correspondante Présenter l’environnement sécuritaire associé en lien avec la politique de sécurité de l’organisation22
  • 23. Normes et standardsStorageAcademy Norme AFNOR NF Z42-013 du mois de mars 2009 et son équivalent ISO 14641-1 Norme ISO 14721 – OAIS (Open Archival Information System) de mars 2003 MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), diffusé en février 2008 Norme ISO 19005 du 10 octobre 2005 (PDF/A) Standard d’Echange de Données pour l’Archivage électronique (SEDA), rendu public en mars 2006 (Direction des Archives de France / DGME)23 CNIL : loi Informatique et Liberté
  • 24. S’il ne fallait retenir que quelquesStorageAcademy mots Les technologies de l’archivage électronique sont matures La sécurité juridique est assurée Tout projet de dématérialisation doit inclure dès l’origine la composante archivage Les gains de toute nature sont réels et mesurables Il n’y aura pas de « grand soir » (cohabitation à très long terme entre archivages électronique et physique) 24
  • 25. CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Jeudi 22 mars 2012 Merci de votre attention Gilles ROSSIGNOL StorageAcademy 06 09 56 58 70 grossignol@storageacademy.com Christophe CLEMENT-COTTUZ 06 85 76 91 45 christophe.clement-cottuz@adetem.net christophe.clement-cottuz@sap.com www.documation.fr www.documation.net www.documation.tv