Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Like this presentation? Why not share!

Workshop inkoop IT-systemen door overheden

on

  • 1,338 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,338
Views on SlideShare
1,296
Embed Views
42

Actions

Likes
0
Downloads
13
Comments
0

1 Embed 42

http://dirkzwagerieit.nl 42

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Workshop inkoop IT-systemen door overheden Workshop inkoop IT-systemen door overheden Presentation Transcript

  • WORKSHOP INKOOP IT-SYSTEMEN DOOR OVERHEDEN 26 OKTOBER 2010
  • Verantwoording
    In deze presentatie wordt algemene en beknopte informatie verstrekt over een aantal juridisch relevante ontwikkelingen. Niet beoogd is om hiermee juridisch advies te geven voor concrete situaties. Hoewel veel zorg is besteed aan het opstellen van deze presentatie, aanvaardt Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. geen aansprakelijkheid voor de inhoud ervan.
    © Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. 2010.
    Alle rechten voorbehouden.
  • Inhoud
    Aanbestedingsrecht
    (mr. Tony van Wijk)
    Algemene voorwaarden
    (mr. Ernst-Jan van de Pas)
    IT-recht(mr. Theo Bosboom)
  • Aanbestedingsrecht algemeen
    Bronnen aanbestedingsrecht:
    - richtlijnen (2004/18 en 2007/66)
    - nationale regelgeving (Bao en Wira)
    - eigen inkoopbeleid
    - rechtspraak
  • Levering of dienst?
    Levering = product
    (standaard hardware/ software)
    Diensten = maatwerk
    Vaak gemengd:
    hoogste waarde bepaalt kwalificatie
    Onderscheid weinig relevant
    voor levering/dienst: Europese aanbestedingsdrempel € 193.000,-
  • Europese procedures
    Standaard procedures:- openbaar
    - niet-openbaar (met selectiefase)
    Uitzonderingsprocedures
    - onderhandelingsprocedure
    - concurrentiegerichte dialoog
  • Open standaard / OSS
    Actieplan “Nederland Open in Verbinding” 2007- bestuursafspraak gebruik OSS/OS
    - complyorexplain and commit
    Handreiking “Het verwerven van (open source) software” 2007
  • Aanbesteding open standaard
    Open standaard is een technische specificatie (art. 23 Bao)
    Verwijzing naar open standaard in beginsel toegestaan mits- Europese of nationale norm met toevoeging “of gelijkwaardig”- omschrijving prestatie en functionele eisen
  • Aanbesteding OSS
    OSS waarschijnlijk géén technische specificatie
    OSS toegestaan als eis of wens, mits:- specifieke kenmerken duidelijk gedefinieerd in aanbestedingsdocument;- kenmerken objectief, niet-discriminatoir en proportioneel
  • Tips/ aandachtspunten
    Neem rechtsverwerkingsclausule in aanbestedingsdocument op:
    De aanbestedingsdocumenten zijn met zorg samengesteld. Mocht een gegadigde desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient de gegadigde deze zo spoedig mogelijk, doch voor de Nota van Inlichtingen aan de contactpersoon kenbaar te maken op straffe van verval van recht. Als naderhand blijkt dat er onvolkomenheden en/ of tegenstrijdigheden in de aanbestedingsdocumenten zitten en deze zijn niet door de gegadigde zijn gemeld, kan dit de aanbesteder niet worden aangerekend.
    Ingeval een gegadigde wel tijdig melding doet bij de aanbesteder, maar de aanbesteder er blijk van geeft niet van mening te zijn dat er sprake is van een onvolkomenheid en/ of tegenstrijdigheid althans de aanbestederterzake geen aanpassingen respectievelijk wijzigingen verricht, is de gegadigde verplicht nadere acties (bijvoorbeeld een kort geding) te ondernemen op straffe van (wederom) verval van recht om over deze (eventuele) tegenstrijdigheid en/ of onvolkomenheid (na inschrijving) in rechte te klagen.
  • Tips/ aandachtspunten
    Neem alcateltermijn ook in aanbestedingsdocument op:
    Een inschrijver verliest zijn recht om op te komen tegen de voorlopige en/ of definitieve gunningsbeslissing wanneer de inschrijver niet binnen 15 dagen na de datum van verzending van de brief waarin het voornemen tot gunning bekend is gemaakt, is gedagvaard in kort geding voor de burgerlijke rechter door betekening binnen de genoemde termijn van een kort gedingdagvaarding.
  • Tips/ aandachtspunten
    Voorlopige gunning bevat (tenminste) de relevante redenen
    Bij onvoldoende motivering gaat alcateltermijn niet lopen
    Inschrijver kan binnen zes maanden (of 30 dagen bij Europese publicatie van de gunning) de overeenkomst laten vernietigen
  • Tips/ aandachtspunten
    Onderhandelen/ wijzigingen na gunning beperkt mogelijk: voeg bij aanbestedingsdocument concept van de overeenkomst
    Aanvullen offerte beperkt mogelijk
    - kennelijke omissie
    - bedoeling objectief bepaalbaar
    Let op (verstrijken) gestanddoeningstermijn
  • WORKSHOP INKOOP IT-SYSTEMEN DOOR OVERHEDENAlgemene voorwaardenmr. Ernst-Jan van de Pas
  • Mislukken van IT-projecten
    Overgrote deel van IT-projecten mislukt:
    Niet op tijd opgeleverd (geen fixed date)
    Buiten budget (geen fixedprice)
    Systeem werkt niet zoals afgesproken (geen garanties)
    Goed contract kan helpen om problemen te voorkomen + vangnet als het toch misgaat
    Let op “kleine lettertjes”:
    AV IT-leveranciers bevatten vergaande beperkingen
  • Toepasselijkheid AV
    Overeenstemming over toepasselijkheid door aanbod en aanvaarding (kan ook impliciet)
    Twee vereisten:
    AV moeten van toepassing worden verklaard “bij of voor het sluiten van de overeenkomst” = dus niet achteraf!
    Redelijke mogelijkheid tot kennisneming geven (Informatieverplichting) = in beginsel ter hand stellen!
    Advies: AV van toepassing verklaren en als bijlage aan RFP/aanbestedingsdocument hechten
  • Toepasselijkheid AV (2)
    Vraag:
    Opdrachtligtonderaanbestedingsdrempel. Gemeentestuurt RFP uit en verklaartdaarinhaaralgemeneinkoopvoorwaarden van toepassing.
    Leverancierstuurtofferte en verklaartdaarinzijnalgemeneleveringsvoorwaarden van toepassing.
    Welke AV gelden?
  • Veelgebruikte AV
    Overheden hanteren vaak ARIV of ARVODI
    Let op: niet echt toegesneden op inkoop van IT
    ARIV 2008 = inkoop van spullen
    ARVODI 2008 = inkoop van diensten
    IT-inkoopvoorwaarden voor overheden:
    BIZA 1996 = inkoop van IT, maar verouderd
    ARBIT 2010 = inkoop van IT
    IT-leveranciers hanteren doorgaans:
    Fenit-voorwaarden 1994 / 2003
    ICT-Office voorwaarden 2008
  • ICT-Officevs ARBIT
  • ICT-Office
    ICT-Office zeereenzijdig in voordeelleverancier:
    levertermijnen zijn onverbindende streefdata
    geen rechten of verwachtingen ontlenen aan begrotingen of voorcalculaties van leverancier + afgegeven budget is nooit een vaste prijs
    zeer beperkte garantie
    directe schade begrensd tot bedrag opdracht of € 500.000,-
    indirecte schade (waaronder verlies van data) uitgesloten
    bij gebrek altijd ingebrekestelling sturen = vertraging
    geen recht op opschorting of verrekening
    bij ontbinding geen geld terug; openstaande nota’s direct opeisbaar
    etc.
  • Casus
    Vraag:
    Leverancier pleegt wanprestatie, gemeente ontbindt het contract en vordert betaalde licentiegelden terug (100.000 euro).
    Leverancier weigert met een beroep op uitsluiting van aansprakelijkheid ICT-Office voorwaarden.
    Wie heeft gelijk?
  • ARBIT
    Rijksinkoopvoorwaarden IT-Producten en Diensten
    Bedoeldvoorrijksoverheid en voor “modale” projecten
    Gemeenten en provinciesnietwettelijkverplichtom ARBIT tegebruiken, al wordtditwelaanbevolen
    Uitgangspunt: gezochtnaarverantwoord en contractueelmidden (=trendbreuk)
    ARBIT minder eenzijdigdan BIZA, maarnog steeds weleenzijdigetrekjes: goeduitgangspunt
    Let op: ARBIT vereist nog een apart contract voor nadere uitwerking!
  • ARBIT (2)
    Enkele aandachtspunten ARBIT:
    Geen harde bepaling over vaste prijzen
    Geen harde bepaling over vaste levertermijnen
    Geen goed raamwerk implementatiefase + “Implementatie” ziet alleen op aanpassen organisatie op software en niet andersom; geen (data)conversie
    Redelijk ruime garantie: 12 maanden garantie op software na acceptatie. Leverancier garandeert dat hij software 5 jaar lang kan onderhouden
    Acceptatieprocedure summier uitgewerkt
    Pas betalen na acceptatie (= verplicht voorfinancieren)
    Aansprakelijkheid voor wanprestatie beperkt: 1.250K bij zaak- en persoonsschade en daaruit voortvloeiende schade of 4X totale Vergoeding bij andere schade
  • Tips voor gemeenten
    Hanteereigeninkoopvoorwaarden en/of -contract die/dat is toegesneden op inkoop van IT
    Kan ookzijn IT-addendum bijbestaandeinkoopvoorwaarden (ARIV of ARVODI)
    Bijgebruik ARBIT het contract nietvergeten!
    Verklaarinkoopvoorwaarden (+contract) van toepassing in bestek/RFP
    Stuurinkoopvoorwaarden (+contract) toe aanleverancier of aanhechtenaanbestek/RFP
    Verklaar AV leveranciers (ICT-Office of Fenit-voorwaarden) uitdrukkelijkbuitentoepassing!
  • Vragen ?
    vandepas@dirkzwager.nl / 026 353 8323
    Bekijk ook onze kennispagina: www.dirkzwagerieit.nl
  • WORKSHOP INKOOP IT SYSTEMENDOOR OVERHEDENDo’s en don’ts IT contractenmr. Theo Bosboom
  • Uit het nieuwe regeerakkoord:
  • Kan een goed IT-contract mislukkingen voorkomen?
    Nee, waarschijnlijk niet
    Maar een goed contract kan wel:
    Een handige leidraad vormen voor het project
    Duidelijkheid scheppen over de rechten en plichten van beide partijen en daarmee discussies en geschillen voorkomen
    Uw juridische positie versterken voor als het project toch misloopt of dreigt te gaan lopen
  • Kan een goed IT-contract mislukkingen voorkomen? (II)
    Bovendien: door serieuze aandacht voor het contract, komen omissies uit de selectiefase op tafel
    Stuur zo concreet mogelijk IT-contract mee met aanbestedingsstukken of offerte-aanvraag, eventueel in combinatie met de eigen inkoopvoorwaarden (ARBIT)
    Is efficiënt
    Schept duidelijkheid richting potentiële leveranciers
    Acceptatie contract kan rol spelen bij keuze voor leverancier
    Aanbieding gebaseerd op juiste contract
    Geeft voorsprong in de onderhandelingen
  • Soorten IT-contracten
    IT-overeenkomsten vaak gemengd karakter: verschillende onderwerpen en juridische aspecten:
    Levering hardware (pc’s, servers): koop, huur of lease
    Gebruik software (licentie)
    Ontwikkelen (maatwerk)software
    Dienstverlening: implementatie, consultancy
    Detachering
    Onderhoud/SLA
    Outsourcing/ASP/SAAS/Cloud computing
  • Specificaties
    Onenigheid over uitleg specificaties is een van de voornaamste oorzaken van geschillen:
    weet wat u koopt!
    Wees duidelijk en zo volledig mogelijk
    Verwijs naar de afspraken en stukken uit de aanbestedingsprocedure/voorfase
    (die worden namelijk regelmatig onbewust weer weggecontracteerd!)
  • Specificaties II
    “Weet wat u koopt” geldt ook voor implementatie en onderhoud
    Zorg ervoor dat dit duidelijk is voordat het hoofdcontract wordt getekend
    Bij voorkeur al uitgewerkt implementatieplan en complete SLA
  • Prijzen en betaling
    Probeer prijzen (ook voor implementatie en consultancy) al zoveel mogelijk duidelijk te krijgen en vast te leggen
    Neem regels op voor tussentijdse prijsstijgingen (indexcijfer) en voor meerwerk
    Let op betaalmomenten (substantieel deel pas betalen na volledige acceptatie)
  • Acceptatieprocedure
    Goede acceptatieprocedure heel belangrijk:
    Opdrachtgever wordt gedwongen software kritisch te testen;
    Problemen vóór live-gang op tafel;
    Manier om juridische positie te verstevigen (maatregelen bij falen acceptatietest)
    Manier om betalingen in pas te laten lopen met opleveringen
  • Aansprakelijkheid
    Stel dat er met het IT-systeem
    absoluut niet te werken valt,
    of het lukt niet om het aan de praat
    te krijgen
    Na maandenlang ploeteren nog altijd
    geen oplossing
    Wat nu!?
  • Aansprakelijkheid II
    Wat zegt de wet?
    Toerekenbare tekortkoming vereist
    Daarnaast eisen inzake verzuim, causaal verband en toerekening
    Belangrijk: in beginsel onbegrensde aansprakelijkheid
    In de praktijk vergaande beperkingen
    Wat is redelijk?
  • Aansprakelijkheid III
    Gezichtspunten:
    wat zijn de belangrijkste risico’s van het project?
    welke schade kan daar uit voortvloeien?
    wat is de waarde van de opdracht en van de eigen investeringen?
    Hoe ziet de rest van het contract eruit?
    Beperking/uitsluiting belangrijk onderdeel contract, maar let ook op andere (impliciete) beperkingen
    Vraag: kan rechter beroep op clausule opzij zetten, als dat heel onredelijk is?
  • Intellectuele eigendom
    Software wordt met name beschermd door auteursrecht en wordt in de regel geëxploiteerd door middel van licenties (gebruiksrechten)
    Let op beperkingen in licentiecontract mbt bijvoorbeeld aantal gebruikers, locatie, looptijd, enz: mogelijk obstakel bij outsourcing, ASP en SAAS
    Zelf eigenaar blijven van maatwerk (of terugverdienregeling)
  • Open source software
    Let in contracten op specifieke kenmerken open source software
    Kan consequenties hebben voor regeling projectverantwoordelijkheid, intellectuele eigendom, licentievoorwaarden, aansprakelijkheid, enz.
    Neem kennis van de toepasselijke licentievoorwaarden (zoals de GPL)
  • Onderhoud en SLA’s
    Standaard onderhoudscontract meestal helpdeskfunctie en recht op nieuwe releases
    Geeft weinig waarborgen voor afnemer
    Bij systemen waarvoor een hoge beschikbaarheid cruciaal is, Service Level Agreement (SLA) aan te raden
  • Onderhoud en SLA’s (II)
    In SLA gedetailleerde afspraken over te verrichten onderhoudsdiensten, meestal gekoppeld aan ernst van het probleem
    Niet alleen responstijden, bij voorkeur ook oplostijden (en algemene beschikbaarheidsgarantie)
    Denk aan stok achter deur!
    Maak tijdig melding van uw wensen
  • Escrow
    Escrow regeling kan zinvol zijn, voor waarborgen continuïteit onderhoud, met name bij faillissement
    Let op inhoud en goede uitvoering regeling (pas op voor schijnzekerheid!):
    Duidelijk contract, met betrouwbare derde
    Controlemogelijkheid
    Niet alleen broncode, ook documentatie
    Periodieke update
    Let op bij SAAS en ASP constructies