Presentatie privacy in de arbeidsrelatie Dirkzwager advocaten & notarissen N.V.
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Presentatie privacy in de arbeidsrelatie Dirkzwager advocaten & notarissen N.V.

on

  • 1,652 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,652
Slideshare-icon Views on SlideShare
1,551
Embed Views
101

Actions

Likes
0
Downloads
23
Comments
0

1 Embed 101

http://dirkzwagerieit.nl 101

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Presentatie privacy in de arbeidsrelatie Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. Presentatie privacy in de arbeidsrelatie Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. Presentation Transcript

    • advocaten & notarissenCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Privacy in de arbeidsrelatie Workshop 1 november 2011Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • VerantwoordingIn deze presentatie wordt algemene en beknopte informatie verstrekt overeen aantal juridisch relevante ontwikkelingen. Niet beoogd is om hiermeejuridisch advies te geven voor concrete situaties.Hoewel veel zorg is besteed aan het opstellen van deze presentatie, aanvaardtDirkzwager advocaten & notarissen N.V. geen aansprakelijkheid voor deinhoud ervan.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Programma vanmiddag1. Juridisch kader (45 min.)2. Pauze (15 min.)3. Concrete toepassing in arbeidsrelatie (45 min.)4. Behandeling vragen (15 min.)5. BorrelCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Wat is privacy? Relationeel  Informationeel  Bescherming intimiteiten  Beginselen van zorgvuldige  Vertrouwelijkheid woning, verwerking van gegevens gezinsleven, communicatie,  Altijd van toepassing, dus etc. zowel bij verwerking (“Right to be left alone”) publieke als “privé” dataCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Juridisch kader Grondrechten Relationeel Arbeidsrecht (BW) Relationeel / informationeel Strafrecht Relationeel Medezeggenschapsrecht Informationeel / relationeel Wet bescherming Informationeel / relationeel persoonsgegevensCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Grondrechten Werknemer heeft enige ruimte voor onderhouden privérelaties op het werk Europees Hof voor de Rechten van de Mens, 16 december 1992, Niemietz-arrest Het grondrecht op “private life and correspondence” strekt zich ook uit tot de werkplek. Bij ontbreken van andere signalen mag werknemer een “reasonable expectation of privacy” op werkvloer verwachten Europees Hof voor de Rechten van de Mens, 25 juni 1997, Halfords-arrestCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Arbeidsrecht Artikel 7:611 BW: “De werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen.” De meeste grondrechten in te roepen via dit wetsartikel Bovendien algemene vangnetbepaling. Rekening houden met in Nederland levende rechtsovertuigingen en alle relevante belangenCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Strafrecht Afluisteren/opnemen met hulpmiddel (139a Sr) Misbruiken bevoegdheid tot aftappen/opnemen tele-/datacommunicatie (139c Sr) Heimelijk cameratoezicht (139f Sr) Advies: formuleer beleid en maakt dit kenbaarCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Medezeggenschapsrecht Instemmingsrecht ondernemingsraad op:  Privacyreglement “een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen”, artikel 27 lid 1 k WOR  Volg-/controle-/registratiesysteem “een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen”; artikel 27 lid 1 l WORCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Wet bescherming persoonsgegevensCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • De wet bescherming persoonsgegevens Ordeningswetgeving  Basisprincipes  Zorgvuldigheid  Doelbinding  Grondslagvereiste  Gegevenskwaliteit  Beveiliging & bewaring  Transparantie  Verscherpt regime voor bijzondere persoonsgegevens  Procedurevoorschriften  Melding bij CBP  Exportvergunning bij Justitie Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • WBP: algemeen kader Doel: bescherming persoonlijke levenssfeer Uitgangspunt: verwerking persoonsgegevens mag, mits… Persoonsgegevens: gegevens herleidbaar tot natuurlijk persoon• Verwerking: alle handelingen (ruim begrip)Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • WBP: algemeen kader 2 Verwerking mag alleen voor:  duidelijk omschreven en bepaald doel  dat kenbaar is en  gerechtvaardigd is. Gerechtvaardigde verwerking vereist grondslag:  ondubbelzinnige toestemming;  uitvoering overeenkomst; of  wettelijke verplichting; of  noodzakelijk voor gerechtvaardigd belang verwerker, bv. historisch overzicht personeel (afweging belangen)Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Persoonsgegevens? Adres van werknemer Foto werknemer Rapport met statistische gegevens over uw bedrijf (waaronder gemiddelde salaris per functie) Klantnummer werknemer bij bijvoorbeeld pensioenfonds Kenteken auto‟s geparkeerd op uw terreinCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verantwoordelijke en bewerker Verantwoordelijke  Stelt doel en middelen vast Bewerker  Uitvoerder namens en in opdracht van verantwoordelijke Verplichtingen WBP primair bij verantwoordelijke  Waaronder (actief!) toezicht houden op bewerker In overeenkomst met bewerker afspraken over  geheimhouding  beveiligingCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Informatieverplichting Vooraf informeren over  Identiteit verantwoordelijke  Doel van de verwerking  Andere gegevens, afhankelijk van  Aard gegevens;  Omstandigheden verkrijging;  Gebruik gegevens. Praktijk: hoofdstuk privacy in personeelshandboek, privacyreglement, uitleg op intranet, etc.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Informatieverplichting 2 Verbod verwerking onverenigbaar met verkrijgingsdoeleinden Kijken naar  Verwantschap doel verwerking en verkrijging  Aard gegevens  Gevolgen voor betrokkene  Wijze van verkrijging  Waarborgen jegens betrokkeneCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Beveiligingsverplichting Artikel 13 WBP  Technische maatregelen  Organisatorische maatregelen  Passend niveau (afweging)  Tegen verlies en onrechtmatige verwerking  Dus beveiliging moet op naleving wet zijn gericht!Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Bijzondere persoonsgegevens 1 Extra streng regime voor gegevens betreffende  godsdienst of levensovertuiging  ras  politieke gezindheid  gezondheid  seksuele leven  lidmaatschap van een vakvereniging / vakbondCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Bijzondere persoonsgegevens 2 Enkele gegeven dat iemand ziek is, is (al) een gezondheidsgegeven Uitzondering op verbod verwerking voor werkgevers, maar slechts voor zover noodzakelijk voor:  uitvoering wet, pensioen, collectieve arbeidsovereenkomsten  de re-integratie of begeleiding in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Alleen verwerking door personeel dat geheimhoudingsplicht heeft. Schending geheimhoudingsplicht is misdrijf. Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Rechten betrokkene Inzage  Binnen vier weken volledig overzicht! Correctie  Verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming  Binnen vier weken beslissen op verzoek  Derden aan wie gegevens zijn doorgegeven informeren Verzet  Bij grondslag “gerechtvaardigd belang”  Tegen commercieel gebruikCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Overige eisen WBP Niet te lang bewaren Toezien op juistheid gegevens Geen bovenmatige verwerking Bij bewerking door derde overeenkomst vereist Melding bij CBP  Tenzij vrijgesteld Verbod gegevensexport buiten EERCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Sancties WBP Boete € 4.500,- op schending meldingsplicht Dwangsommen, bestuursdwang Betrokkene onderneemt individueel (of collectief) actie Reputatieschade!  CBP zoekt publiciteit bij handhaving In de toekomst waarschijnlijk ook boetes overige schendingen WBPCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Privacycheck Dirkzwager heeft op 7 april 2011 de gratis online privacycheck gelanceerd op: www.dirkzwagerieit.nl/priv acycheckCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Conclusies Bij beide begrippen privacy is transparantie vooraf van groot belang  Wat mag werknemer verwachten?  Waar liggen grenzen handelen werkgever? Formuleer beleid en leg dit voor aan de OR Handel overeenkomstig eigen beleidCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • PAUZECopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • en nu de praktijkCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers Verwerking gebaseerd op artikel 8  sub b (uitvoering overeenkomst),  c (nakomen wettelijke verplichting), en  f (gerechtvaardigd belang) WBP  en niet zozeer op sub a: toestemming.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: verwerking voor? Art 7 lid 2 Vrijstellingsbesluit Wbp (VB) geeft een aardige opsomming. O.a.: *leidinggeven aan werkzaamheden *behandeling personeelszaken *vaststellen salarisaanspraken *verlenen ontslag *opleiding *interne controle en bedrijfsbeveiligingCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: verwerking voor? *bedrijfsmedische zorg *bedrijfsmaatschappelijk werk *verkiezing leden OR *het innen van vorderingen, waaronder het in handen van derden stellen van die vorderingen *het doen uitoefenen van accountantscontroleLet wel: VB betekent vrijstelling melding en niet vrijstelling WBPCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: wat verwerken? Art. 7 lid 3 Vrijstellingsbesluit Wbp O.a.: *naam, adres, telefoonnummer, bankrekening e.d. *nationaliteit en geboorteplaats *gevolgde en te volgen opleidingen *gegevens betreffende de functie, aard, inhoud en beëindiging dienstverband *gegevens betreffende aan- en afwezigheid, ook wegens ziekteCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: wat verwerken? *gegevens, waaronder begrepen gegevens t.a.v. gezinsleden, noodzakelijk ter uitvoering van een arbeidsvoorwaarde *gegevens m.b.t. organiseren beoordeling en loopbaanbegeleiding, “voor zover deze bij de betrokkenen bekend zijn”Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: praktische inhoud Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Mutaties dienstverband, salarisgegevens etc. etc. Maar ook klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever is verantwoordelijk voor juistheid en nauwkeurigheid gegevens. Gegevens dienen toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt worden. Werknemers moeten geïnformeerd worden over doeleinden waarvoor verzameld wordt.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: verplichtingen wg Werkgever dient technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beveiligen. Werknemers moeten mogelijkheid hebben het dossier in te zien; eventueel verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering. Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is verwezenlijking doel waarvoor verwerkt is.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossiers: bewaartermijnen Art. 7 lid 5 Vrijstellingsbesluit: persoonsgegevens worden uiterlijk 2 jaren na einde dienstverband verwijderd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Langer bewaren: melden. Werkgever dient zich af te vragen wat nog relevant c.q. noodzakelijk is als het om bewaartermijnen ná einde dienstverband gaat.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossier: bewaartermijnen Voorbeelden wettelijke bewaartermijnen: * fiscaal relevante gegevens salarisadministratie 7 jaren * loonbelastingverklaringen en ID-bewijs 5 jaren na einde dienstverband Werknemer kan toestemming geven om langer te bewaren.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossier: bewaartermijnen CBP: als gegevens al eerder niet meer relevant zijn, dan direct verwijderen en niet 2 jaar na einde dienstverband afwachten (artikel 10 Wbp). Bijvoorbeeld: beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten, correspondentie over benoeming, ontslag, administratieve verzuimgegevens. CBP o.i. behoorlijk streng, redenen langer bewaren denkbaar (bijv. werkgeversaansprakelijkheid, loonvordering).Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Personeelsdossier: bewaartermijnen Verwijderen hoeft niet altijd vernietigen te zijn. Gegevens kunnen bijvoorbeeld gearchiveerd worden voor statistische doeleinden of uit de actieve administratie gehaald worden.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verder verwerken van gegevens Verstrekken gegevens aan derden = verwerken. Art. 9 Wbp: gegevens niet verder verwerken op wijze die onverenigbaar is met doel waarvoor ze verkregen zijn. *doorgeven verjaardag aan afdeling communicatie voor maken verjaardagskalender op intranet mag (tenzij uitdrukkelijk bezwaar). *doorgeven gegevens aan verzekeraar voor het doen van een aanbieding aan werknemers mag niet.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verstrekken gegevens aan derden Verstrekken aan derden mag indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst. *bijvoorbeeld: aan de leasemaatschappij of Arbo-dienst. Verstrekking die niet noodzakelijk is kan o.b.v. toestemming werknemer plaatsvinden. Let wel: duidelijk informeren waarvoor toestemming wordt gevraagd en wat gevolgen zijn. Toestemming in arbeidsrelatie niet te snel aannemen.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verstrekken gegevens aan derdenEr kan ook een wettelijke plicht bestaan: Fiscale wetgeving (art. 47 Algemene wet inzake rijksbelastingen, Wet inkomstenbelasting 2001). Loonbeslag (art. 475g lid 3 Rechtsvordering). CBP: in veel gevallen zullen leidinggevende en P&O over gegevens loonbeslag mogen beschikken. Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verstrekken gegevens aan derden: politieVerstrekken gegevens aan de politie: De Wbp verplicht niet tot verstrekken maar geeft regels voor zorgvuldig gebruik. Plicht tot verstrekken kan wel uit andere wetten voortvloeien. Vraag politie aan te geven o.b.v. welke regeling gegevens verstrekt moeten worden.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verstrekken gegevens aan derden: politie Blijft antwoord uit, dan is wg niet verplicht te verstrekken. En mag dat vaak ook niet: gegevens worden niet bewaard ten dienst van politie. Vraagt politie om vrijwillige medewerking, dan moet afweging worden gemaakt tussen opsporingsbelang en privacybelang. Let wel: informatieplicht jegens werknemer!Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Verstrekken gegevens aan derden: fusie ofovernameFusie of overname: Geen persoonsgegevens in data room, tenzij het werknemers betreft van bijzonder belang voor onderneming. Geaggregeerde gegevens mogen wel. Groepjes van 5 of meer werknemers bijvoorbeeld. Personeelsdossiers opschonen vóór overgang. Betrokken werknemers gelegenheid geven dossier in te zien, eventueel op verzoek gegevens verwijderen.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle werknemers: 3 uitgangspunten Werknemer heeft onder omstandigheden een “reasonable expectation of privacy”. Privacyinbreuken moeten kenbaar zijn voor werknemer. Werkgever dient zich als goed werkgever te gedragen.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle: cameratoezicht Het plaatsen van camera‟s is toegestaan als het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Er is wel een privacytoets nodig: belangenafweging wg/wn. Beveiliging eigendommen, bescherming werknemers en klanten kunnen een gerechtvaardigd belang zijn. Maar stel altijd de vraag of het noodzakelijk is.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle: cameratoezicht Cameratoezicht dient kenbaar te zijn. Bewaartermijn in beginsel 24 uur. Wetsvoorstel: 4 weken. langer bewaren: melden Normen voor verborgen cameratoezicht zijn anders.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle: cameratoezicht Heimelijk cameratoezicht is strafbaar tenzij het gebruik kenbaar is gemaakt. Kenbaar maken dient het „opsporingsbelang‟ veelal niet. Oplossing: met instemming OR beleid invoeren en in organisatie kenbaar maken: “in voorkomende gevallen kan werkgever gebruik maken van heimelijk cameratoezicht”. Privacyinbreuk is groot, verborgen camera is laatste redmiddel.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle: e-mail en internet Privétisering van de werkplek: werknemer heeft in zekere mate recht op vertrouwelijke communicatie op de werkplek, zonder inmenging werkgever. Anderzijds is controle op e-mail en internetgebruik van werknemers toegestaan. Verstandig om beleid te formuleren en dit kenbaar te maken. Dit sterkt een eventuele ontslagzaak in grote mate!Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle e-mail en internet: vuistregelsAlgemene vuistregels: Behandel zaken online op dezelfde manier als off line. Privé telefoontje wel, privé e-mail niet? Stel heldere regels op met instemming OR. Maak regels kenbaar voor werknemers. Pop up tijdens opstarten computer?Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle e-mail en internet: vuistregels Stel vast in hoeverre privé-gebruik is toegestaan. Totaal verbod op privé van e-mail en internet in zijn algemeenheid niet aanvaardbaar. Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk. Blokkeren sociale netwerksites? . Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken. Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle e-mail en internet: vuistregels Houdt rekening met back-ups van het systeem. Onzorgvuldig en onbevoegd gebruik van een back up kan even schadelijk zijn voor persoonlijke levenssfeer. Garandeer de integriteit van de systeembeheerder. Geheimhoudingsplicht opleggen (art. 12 lid 2 Wbp)Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle e-mail en internet: vuistregelsHoe wordt controle ingestoken? Wederom een aantal vuistregels: Probeer zakelijke en privé-mail te scheiden en ontzie privémail zoveel mogelijk. Voor controle privé-mail is een gewichtigde reden nodig. Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. * begeleiding en/of individuele beoordelingen. Controle zakelijke mails indien er rechtstreeks verband met de functie bestaat, bijvoorbeeld helpdesk;Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Controle e-mail en internet:vuistregels *systeem- en netwerkbeveiliging; *beschermen bedrijfsgeheimen; *voorkomen negatieve publiciteit; *tegengaan seksuele intimidatie; *controle op verboden gebruik Pas maatwerk toe bij controle in geval van verdenking. Wie controleren, hoe lang, welke mails openen?Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Zwarte lijsten Een waarschuwings- of signaleringslijst, zijnde een registratie van personen die door een bedrijf of bedrijfstak is aangelegd. Doel: het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk worden geacht voor een goede beoordeling van de persoon waarmee een overeenkomst zal worden aangegaan. Wbp is van toepassing.Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Zwarte lijsten Zwarte lijst ex-werknemers? Op grond van Wbp niet ondenkbaar, formuleren criteria vergt aandacht! Meldingsplicht Delen met derden: voorafgaand onderzoekCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Uw kennis op peil houden?Volg ons op Twitter: Jokelien Brouwer: @arbeidsrechtadv Sectie IE/IT: @ieitrechtVolg onze kennispagina‟s: Sectie Arbeidsrecht: http://dirkzwagerarbeidsrecht.nl/ Sectie IE/IT: http://dirkzwagerieit.nl/Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • EINDE PRESENTATIEWELKOM BIJ DE BORRELCopyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen
    • Advocatuur Arnhem Notariaat Arnhem Advocatuur Nijmegen Notariaat Nijmegen Postbus 3045 Postbus 111 Postbus 55 Postbus 1104 6802 DA Arnhem 6800 AC Arnhem 6500 AB Nijmegen 6501 BC Nijmegen Kantoor Velperpoort Kantoor Velperpoort Kantoor Stella Maris Kantoor Stella Maris Velperweg 1 Velperweg 1 Van Schaeck Mathonsingel 4 Van Schaeck Mathonsingel 4 6824 BZ Arnhem 6824 BZ Arnhem 6512 AN Nijmegen 6512 AN Nijmegen T +31 (0)26 353 83 00 T +31 (0)26 365 55 55 T +31 (0)24 381 31 31 T +31 (0)24 381 27 27 F +31 (0)26 351 07 93 F +31 (0)26 365 55 00 F +31 (0)24 322 20 74 F +31 (0)24 324 07 26Copyright 2011. Dirkzwager advocaten & notarissen